经典 立卷归档流程

文书材料立卷归档程序文书材料立卷归档程序一、文件材料整理组卷（一）将收集起来的零散文件材料，首先按单份文件进行整理，把每份形成过程中不可分割的材料分别集中到一起。

然后按文件特征，结合保管期限，将同一问题或相近似的问题、同一名称、同一制发机关、同一时间阶段、同一地区的单份文件材料分别再集中一起组成案卷。

（二）卷内文件材料的排列：1、一般性文件按正件、签发件顺序排列。

2、批复性文件按批复、请示顺序排列。

3、转发性文件按转发件、被转发件、签发件排列。

4、法规性文件和重要文件按正件、附件、签发件、核办件和重要的修改稿顺序排列。

5、问题相同或相近的两个以上的文件，按每个单份文件排好后，再按文件的重要程度排列，重要的排在前面，一般的可按时间排在后面。

6、刊物性文件按刊物编号或形成时间先后顺序排列。

每期正件在前，签发件附后。

7、统计报表按汇总表、地区报表排列。

8、联发文件，本单位主办的按正件、会签件、签发件、底稿排列；外单位主办的按正件、会签复印件排列。

9、会议文件按会议纪要、会议决定、决议、领导讲话、会议通知、请示、名单、日程安排、简报、参阅文件、学习文件、代表发言材料等顺序排列。

根据会议形成文件材料多少、组成一卷或多卷。

（三）拟写案卷题名1、要对卷内文件材料进行研究，简报扼要的概括出卷内反映的主要内容。

2、题名一般要具有责任者、主要内容、公文种类三要素。

3、责任者用序列号或规范简称或全称，有序列号的局级单位责任者用序列号、无序列号的局级单位，责任者用规范简称或全称。

两个以上责任者的可用“等”字省略。

4、案卷题名字数一般应控制在40个汉字左右。

（四）划定保管期限根据卷内内容和文书档案保管期限的规定，定出案卷的保管期限，永久、长期、短期。

二、档案审查把初步组成的案卷送局办公室或档案馆负责档案指导立卷人员进行审查。

审查的内容是：（一）卷内文件材料是否齐全，呈办过程是否清楚。

（二）组卷是否按文件特征进行组卷。

（三）卷内文件排列顺序是否遵循自然形成规律及相互之间的有机联系。

立卷归档工作方案.正文一后勤管理服务处/后勤服务中心2009年度归档工作实施方案为进一步做好2009年度档案资料的归档与立卷工作，推进各项工作规范有序地开展，根据我校档案工作规范的有关要求，现结合我处机构调整的实际情况，特制定本方案。

一、总体原则统一领导、分级管理、立卷规范、保存完整二、组织机构处/中心的档案管理工作体系如下：（一）处/中心档案工作的分管领导为周娴华副处长。

（二）处/中心综合办公室为处/中心各实体、职能部门及直属单位档案的形成、立卷和归档的归口管理部门，负责有关文件材料的统一制发和立卷归档的布置与验收工作。

处/中心档案员：王XX（机要秘书）。

联系电话：876xxXXXXX （XXX）。

（三）各实体、职能部门及直属单位分管档案工作的部门负责人及兼职档案员。

三、立卷归档交接时间（一）学校档案馆： 2010年3月8日——3月12日。

（二）处/中心：2010年3月15日——3月29日四、立卷归档材料的期间、范围及总体要求（一）立卷归档材料的期间2009年1月1日至2009年12月31日。

（二）立卷归档材料的范围（详见附件一）1.本部门的工作计划。

2.本部门的工作总结。

3.各类请示、批复、报告、函。

4.本部门的规章制度、岗位职责。

5.本部门的党建材料。

6.本部门的各类会议记录（纪要）。

7.与本部门有关的各类合同协议。

8.房产权证相关材料。

9.节能材料。

11.重大活动材料。

12.其它材料。

（三）立卷归档要求：归档案卷的总要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

具体要求如下：1.需上交到学校档案馆的归档文件必须为原件，且一式两份（一份上交学校档案馆，一份留处/中心档案室归档）。

2．所有归档文件中，每份文件的正件与附件、请示与批复须统一存档，不能分开。

其顺序为，正件在前，附件在后；批复在前，请示在后。

3．卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。

以卷为单位文件材料立卷归档方法以卷为单位文件材料立卷归档方法2007-01-11 16:34:16为了方便我市机关、企事业单位每年度文件材料的按时立卷归档，确保案卷的组卷质量，根据《档案法》、《机关档案工作业务建设规范》等规定的要求，特制定本操作流程。

一、概念：所谓文件材料立卷归档工作，就是把已经办理完毕的并具有查考保存价值的文件，根据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成案卷的工作。

其含义有三：1、必须是办理完毕的文件材料；2、必须是有一定查考利用价值的文件材料；3、按照一定的立卷归档要求经过整理、集中保管起来的文件材料。

二、整理步骤：(一) 收集：凡是本单位工作活动中形成的办理完毕的具有保存价值的收发文件、内部文件、电话记录、会议记录、照片、磁盘、录音等都要收集归档。

办理完毕：仅指文件在文书工作处理程序上已办理完毕（在实际工作中的贯彻执行不一定已经全部完毕，有可能还要长期执行）。

保存价值：是指本单位形成的文件，并非全部都要整理立卷，只有查考利用价值的，才需要立卷。

☆归档文件＝（收文＋发文＋无文号的文件）－不归档文件收文、发文：每个单位都要建立收发文制度，一般一个单位一年收文、发文各一个流水编号；党政要分开。

市委、市府等发文较多的单位有几个收、发文号。

无文号文件：是指本单位对上级、平级、下级机关单位，对外、对内发放的，未编文号的文件材料。

不归档文件：见国家档案局《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定。

一个单位都应根据国家档案局《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定，制定本单位文件材料的《归档和不归档的范围》。

归档要领：为了便于大家掌握归档范围，在此介绍一个要领：1、上级和同级机关来文需归档的，主要有二方面内容：①记述和反映了本单位活动情况和历史面貌的。

如，上级机关对本单位人员的任免、机构成立、表彰先进等。

②本单位需要贯彻执行或学习借鉴的文件。

如，上级、同级机关印发的一些规定、办法、讲话等。

公文立卷、归档制度模版一、目的和适用范围此制度的目的是为了规范公文的立卷和归档工作，确保公文的安全保密和便于查询，适用于本单位内所有公文的立卷和归档工作。

二、主要内容及流程1. 立卷1.1 公文立卷的原则是按照公文的种类和内容进行分类，依次编号，内外部公文分开立卷。

1.2 公文立卷程序如下：1.2.1 收到公文后，由收文人员(或相关负责人)负责确认公文的种类和内容，然后按照相关分类标准进行归类。

1.2.2 在公文电子档案系统中新建一个立卷目录，并填写立卷单，包括公文的编号、日期、标题、主题等。

1.2.3 将公文原件进行打印并装订，同时在封面上标明公文的立卷编号，并将立卷单粘贴在封面上。

1.2.4 将装订好的公文原件交由归档人员进行归档。

2. 归档2.1 公文归档的原则是按照立卷的顺序进行归档，归档应当在公文立卷后的一个工作日内完成。

2.2 公文归档程序如下：2.2.1 归档人员收到装订好的公文原件后，核对立卷单和公文原件的内容，确保一致无误。

2.2.2 将公文原件按照立卷编号的顺序依次放入归档柜中的对应位置。

2.2.3 在归档电子档案系统中新建一个归档目录，并将公文相关信息填入归档单，包括公文的编号、日期、标题、主题等。

2.2.4 将归档单与归档的公文原件进行关联，确保公文档案的完整性。

2.2.5 所有归档工作完成后，及时更新归档电子档案系统，并进行备份。

3. 公文查询3.1 公文查询的原则是依据公文的编号、日期、标题、主题等信息进行查询。

3.2 公文查询程序如下：3.2.1 通过电子档案系统查询公文时，可根据公文的编号、日期、标题、主题等信息进行查询。

3.2.2 若电子档案系统无法满足查询需求，可向归档人员提出书面查询申请，申请中需注明所需公文的相关信息。

3.2.3 归档人员根据查询申请，在归档柜中按照相关编号的顺序查找所需公文，并将相关公文交付查询人员。

4. 归档期限4.1 根据相关法律法规和规定，公文的归档期限有一定规定，一般为3年以上。

文件材料立卷归档步骤文件材料立卷归档步骤一、文件材料立卷的重要性文件材料的立卷是每个组织或个人管理文件时的基本环节，它能够确保文件的准确性、完整性并有助于日后的使用和查阅。

无论是企业、政府机关还是个人，都需要进行文件材料立卷及归档工作，以确保组织运作的顺畅和信息的稳定流动。

在文件材料立卷过程中，步骤的规范性和系统性十分重要。

下面将逐一介绍文件材料立卷和归档的具体步骤，以期帮助您更好地理解和应用这一管理方法。

二、文件材料立卷的步骤1. 准备工作：在进行文件材料立卷之前，首先要做好准备工作。

这包括了解立卷的目的和内容、整理需要立卷的文件材料、制定清晰的立卷计划等。

2. 分类整理：将待立卷的文件材料进行分类整理。

可以依据文件的形式、内容、时间顺序等进行分类，以方便立卷过程的进行和后续的查阅操作。

可以进行文件的重命名、标注和编号等处理，有助于提高文件的可管理性和可追溯性。

3. 汇总复核：将分类整理好的文件材料进行汇总复核。

在这一步骤中，需要仔细检查文件的数量、格式、顺序和内容的准确性，以确保立卷的完整和正确。

4. 编制目录：根据立卷的文件材料，编制相应的目录。

目录可以按照文件材料的类别或时间顺序进行编排，并在每个文件的标题、日期、档案编号等信息后面添加简要的说明和摘要，以方便后续的查找和使用。

5. 归档存储：根据编制好的目录，将立卷的文件材料进行归档存储。

可以使用文件柜、存储盒、云端存储等方式进行归档，根据需要设置相应的保密和备份措施，以确保文件的安全性和可持续性。

三、归档管理的好处文件材料立卷的目的是为了更好地管理文件，提高文件的利用率和组织运作的效率。

归档管理带来如下的好处：1. 整齐有序：文件材料立卷和归档能够让文件以一种整齐有序的方式存在，使得文件不会乱放、丢失或遗忘。

这有助于提高工作效率和减少管理成本。

2. 便于查找：文件材料立卷后，可以编制详细的目录和索引，有助于快速查找需要的文件和信息。

这对于日常工作和决策的支持具有重要意义。

立卷整理归档制度一、文书立卷整理是____工作的一项基本制度。

本所文书立卷工作由内勤人员进行负责。

二、本所档案应编制整理类目，认真执行档案管理办法规定。

三、档案质量应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件的有机联系，区别不同价值，一事(问题)一件，便于保管和利用。

1、归档文件、材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制；2、归档文件以件为单位，一般以每份文件为一件，文件正本定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发件与被转发件为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件；3、盒内文件材料应按先批复后请示，先正件后附件，先印件后定稿的次序排列；4、盒卷内文件应除去金属物，已破损的应予以修整，托裱整齐，逐件用缝纫机装订并依次编页号或件号；5、填写盒内目录和备考表应符合有关规定，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰；6、声像档案应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点中心内容和责任者。

7、实物档案应用文字标出授奖单位、获奖名称、日期、单位和载体种类；8、会计档案由财务部门收集齐全，按照会计凭证、会计帐簿、会计报表分类整理立卷，装订成册，并在每册封皮上注明保管期限，在财务部门管理一年后移交档案室，并编写会计档案案卷目录和移交清单一式两份；9、基建档案由基建部门，按分类组合案卷编制目录和移交清单一式两份，工程完工验收后移交档案室；四、文书书写要求1、书写材料应用碳素墨水、蓝黑墨水，除特殊行业规定外不能使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等。

2、文字书写一律从左至右横写。

立卷整理归档制度（2）是指企业或组织为了管理和保存文件资料而制定的规章制度。

该制度旨在规范文件资料的整理、归档和保存，并确保文件资料的安全性和可查性。

立卷整理归档制度的主要内容包括：1. 文件分类和编号：按照一定的分类标准对文件进行分类，并为每个文件编号，以便于整理和查找。

2. 文件整理和归档：根据文件分类和编号的要求，对文件进行整理和归档。

立卷整理归档制度范本一、目的与背景本制度旨在规范公司内部文件的立卷、整理和归档工作，确保文件管理的有序性、规范性和高效性，提高工作效率和信息的及时性。

二、适用范围本制度适用于公司所有部门和员工，包括电子文档和纸质文档的立卷、整理和归档工作。

三、原则和要求1. 规范性原则：立卷、整理和归档工作必须按照统一、规范的程序进行，遵循文件管理的相关法律法规和规定。

2. 及时性原则：文件必须在办理完成后的有效期内及时立卷、整理和归档，确保信息的及时性和可查性。

3. 保密性原则：对于涉密文件，必须按照保密级别进行妥善管理，确保信息的安全性和保密性。

4. 严谨性原则：立卷、整理和归档工作必须认真细致，确保文件的完整性和准确性。

5. 标准化原则：立卷、整理和归档的格式、规范必须统一，避免个人随意修改或使用不规范的方式。

四、程序和要求1. 立卷1.1 根据文件的类别、性质和用途，确定立卷的名称和编号。

1.2 填写立卷登记表，包括立卷日期、文件名称、文件编号等信息，登记表必须由责任人签字确认。

1.3 将文件按照立卷登记表的要求进行装订或存放，确保文件的完整性和可查性。

2. 整理2.1 确定整理的时间和频率，一般建议每月或每季度进行一次整理工作。

2.2 按照文件的类别和立卷的编号，将文件进行分类和整理，确保文件的有序性和易查性。

2.3 对于电子文档，必须在服务器或云存储中建立相应文件夹，并按照立卷的编号进行命名和整理。

3. 归档3.1 根据文件的保管期限，确定归档的时间和方式。

3.2 对于纸质文件，必须在归档柜或档案室中进行存放，并按照年度和文件类别进行分类和归档。

3.3 对于电子文档，必须在服务器或云存储中进行备份，并按照归档的要求进行分类和归档，同时确保数据的安全性和可恢复性。

五、责任人和监督1. 每个部门负责人必须指定专人负责本部门文件的立卷、整理和归档工作，并确保其工作的规范性和及时性。

2. 公司文件管理部门负责协调、指导和监督全公司文件的立卷、整理和归档工作，并对其进行质量评估和监督检查。

档案立卷归档制度（合集5篇）第一篇：档案立卷归档制度档案立卷归档制度为了进一步加强对档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据上级有关法律法规，结合我校档案工作的实际，制定本制度。

一、立卷归档职责1、学校综合档案室负责指导学校各部门的立卷、归档工作。

2、各单位、各部门要将档案工作纳入本单位、部门工作职责范围。

确定一名负责人分管此项工作，指定一至二名专（兼）档案人员，负责本单位、本部门档案的收集、整理和移交工作，做到每项重要工作或具有保存价值的材料，都要有完整、准确、系统的归档保存材料。

3、各单位、各部门对档案工作应做到“三纳入”、“四同步”。

“三纳入”即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，“四同步”即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

4、凡对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收、评审时，有关单位必须通知并会同档案部门对应归档的文件材料进行审查、验收、签署意见。

5、各单位、各部门在公共活动中形成的具有保存价值的文件材料，必须按规定向学校档案室移交；凡个人在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的各种载体的文件材料，也要按规定向校综合档案室移交，集中管理。

6、由几个单位合作完成的项目，由主办单位负责立卷归档，其他单位协办。

7、临时机构产生的档案资料，应于该机构撤销前，由兼职档案员整理立卷，按规定移交档案室。

二、立卷归档范围学校在不同历史时期的教学、科研、党政管理及其他各项社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属归案范围，文件材料的归档范围分为十大类：1、党群类：主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

2、行政类：主要包括行政职能部门（教学管理、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外）在工作中形成的文件材料。

3、教学类：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

4、科学研究类：主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料5、产品生产与科技开发类：主要包括学校自行研制的产品、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

XX大学文件材料立卷归档程序及案卷质量要求细则文件材料立卷归档工作是归档部门的一项重要任务，也是一项繁复的工作，为便于立卷人员操作，提高案卷质量，根据教育部《高校档案工作规范》及《XX大学文件材料立卷归档办法》，特编写本程序及细则。

一、收集收集工作是立卷归档的第一步，就是按照本校立卷归档类目将一个年度需要立卷归档的文件材料收集齐全、完整。

（一）要求：应归档文件的种类、份数以及每份文件的正本、附件、底稿、文件签批单等，均齐全、完整、真实。

（二）收集重点：本部门产生的文件材料，上、下级及平级其它部门针对本部门主管业务有密切联系的文件材料。

二、分类即在文件收集齐全完整的基础上，将文件按其内容反映的问题、针对的时间以及保管期限、密级等特征逐项分开。

1.分年度：即将文件按其形成或内容针对的年度分开，不同年度的文件，一般不得放在一起立卷。

对一些内容联系密切的文件按下列规定处理：（1）工作计划、总结、预决算、统计报表等放在针对年立卷；（2）跨年度的请示、批复放在批复年立卷；（3）几年的规划放在针对年的头一年，几年的工作总结放在针对年的最后一年；（4）跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；（5）跨年度学籍材料，放在一届学生的毕业年度立卷；（6）专案材料放结案年立卷。

2.分级别：将同年度的文件按其发文机关与本单位的关系，分成上级、下级，同级（校）。

对以下与本单位有密切联系的文件，应同本级文件放在一起。

（1）上级对本单位的批复；（2）上级通报本单位的文件；（3）上级普发性文件，其内容虽只有一项涉及本校，但属重要的，如：组织机构、干部任免、领导关系、专业设置、表彰奖励、批评处分等；（4）对某一问题、某一案件与上级机关或同级单位的来往文书。

3.分问题：将同年度同级别的文件再按其所反映的问题分开，问题要求分得准确、鲜明。

4.分期限：按本校《文件保管期限规定》将保管期限相同的文件放在一起。

三、组卷1.组卷原则：（1）党群、行政、教学、外事类及其它各类档案中的综合管理文件材料，应以问题为主灵活运用文件的六个特征（即：问题、责任者、时间、地区、通信者、文种）来组卷；（2）产品、设备、科研、基建等专业性文件材料分别按课题、项目、部件、结构、阶段组卷。