会议管理实务(项目一)

《会议管理实务》第四版每章核心要点摘要：一、引言- 会议管理实务的概念和重要性- 本书的目标读者和结构二、会议筹备1.确定会议目的和议程2.选择合适的会议时间和地点3.安排会议场地和设施4.发布会议通知和邀请三、会议组织1.成立会议筹备组2.制定会议日程安排3.安排会议发言和讨论环节4.确定会议参与人员和角色四、会议现场管理1.会议签到和资料发放2.会议现场布置和设备检查3.会议进程控制和时间管理4.会议现场安全和应急处理五、会议记录和总结1.会议记录的内容和形式2.会议纪要的整理和分发3.会议成果的评估和反馈4.会议后续行动的跟进和督促六、会议沟通与协调1.会前沟通与资料准备2.会议期间的沟通与交流3.会后沟通与行动计划4.跨部门和跨层级的协调七、提升会议效果的方法1.明确会议目标和议题2.优化会议流程和形式3.提高参会者的参与度和责任感4.利用现代技术提高会议效率八、会议管理中的挑战与应对1.会议组织与时间管理的冲突2.会议决策与执行的困境3.会议中的冲突与协调问题4.提高会议效果的策略和方法正文：《会议管理实务》第四版旨在为从事会议管理工作的人员提供全面而实用的指导。

全书围绕会议筹备、组织、现场管理、记录与总结、沟通与协调、提升会议效果及应对挑战等方面展开，旨在帮助读者更好地理解和运用会议管理的方法和技巧。

在会议筹备阶段，确定会议目的和议程、选择合适的会议时间和地点、安排会议场地和设施以及发布会议通知和邀请都是至关重要的环节。

这些工作的完成将为后续会议的顺利进行奠定基础。

会议组织阶段涉及成立会议筹备组、制定会议日程安排、安排会议发言和讨论环节以及确定会议参与人员和角色等方面。

通过精细的组织，确保会议能够按照既定计划顺利进行。

会议现场管理是会议成功的关键环节。

这一阶段需要做好会议签到和资料发放、会议现场布置和设备检查、会议进程控制和时间管理以及会议现场安全和应急处理等工作。

会议记录和总结是会议成果的体现，需要对会议内容进行详细记录，整理会议纪要，评估会议成果，并进行后续行动的跟进和督促。

《会议管理实务》教学一、课程性质会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。

本课程是文秘专业的一门专业主干课程。

根据用人单位反馈信息和毕业生就业状况分析，经校内外行业专家、教育教学专家等多方调研讨论，确定文秘专业的培养目标为：培养具备良好职业素质，掌握专业知识和职业技能，能胜任机关及企事业单位文秘一线工作岗位办公室文秘工作岗位的高素质技能型专门人才。

本课程面向办公室会务管理工作岗位，针对秘书会务典型工作任务，着力培养秘书会务工作所需的会前筹备、会中服务与会后落实基本理论知识、工作方法以及工作过程中的注意事项，掌握办会的一般流程及会务礼仪，树立正确的会务管理理念，养成良好的职业习惯。

前导课程：秘书理论与实务（或秘书学概论）、秘书写作、办公室实务、口才实训、庭审速录等。

后续课程：专业综合实训、顶岗实习、毕业设计。

二、学习目标本课程使学生了解会务工作的基本内容及工作程序，掌握作为秘书，如何拟定会议方案、做好会前准备工作、会中协调管理工作、会议记录与会议简报的写作及会后落实反馈工作，能熟练掌握办会的基本礼仪，具备组织协调的能力，懂得秘书在办会中的职责，达到秘书办会能力的要求，培养学生良好的职业素质与专业核心能力，为从事文秘类工作打下坚实基础。

通过教学与实践，使学生系统地学习秘书会务工作的理论和实务，掌握秘书会务工作的一般规律，培养学生形成秘书会务工作的综合能力和训练学生掌握秘书会务工作的操作技能，形成秘书的职业素质。

具体包括以下几个方面：1、专业能力目标（1）能够制订会议计划、方案、预案或策划书；（2）能够做好会议筹办工作；（3）能够开展会前检查；（4）能够做好会中服务工作，做好会议记录，拟写会议简报；（5）能够拟写会议总结，组织会议信息落实与反馈以及文档管理工作。

2、方法能力目标（1）树立自我学习意识，灵活运用会务工作的普适程序与方法，举一反三，融会贯通，合理应用到各种类型的会务工作中；（2）掌握计算机与网络的信息收集、整理、存储以及展示能力，灵活运用文字、数据和音像等多媒体技术，以优化会务管理工作，解决不同会议类型遇到的实际问题。

项目一会议认知教案一、教学目的通过本项目学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，掌握会议效果的因素，树立会议成本意识。

二、教学重点了解会议的概念、要素与工作流程；掌握影响会议效果的因素。

三、教学难点预算会议成本。

四、教学时数理论教学2课时五、教学内容案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。

接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。

一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。

几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。

事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。

但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。

尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。

这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？一、会议的含义商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或做出决定。

几个同事在走廊里偶然相遇，也可以说是一个会议。

然而，大多数工作会议比较正式，有预先确定的时间和地点。

这些会议可以是与高级经理、同事或客户一对一的会议，但通常有两人以上参加。

典型的会议有一个明确的目标，并概括于方程（一张议事清单）上，议程预先在与会者中传阅。

（一）是指有组织有领导地商议事情的集会。

（二）是指人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程，是一种经常商议事情并处理重大事务的常设机构或组织。

它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。

如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议等。

会议管理实务
•内容简介：
•《会议管理实务》贯彻项目化教学改革的要求，对会议管理实务的教学内容进行了整合，让学生在完成“任务”的过程中，学习应用相关知识，掌握会议管理与服务的方法与技巧。

《会议管理实务》设计了多个会议管理工作项目与任务，以项目、任务为载体，穿插相关知识。

在教学过程中，教师可以根据不同专业对会议管理与服务的不同要求，对相关内容有所选择与侧重。

•目录：
•项目一会议基础
•任务一认识会议
•
•项目二会议策划与会前准备工作
•任务一进行会议策划
•任务二确定会议的名称与议题
•任务三确定会议工作机构与人员分工
•任务四拟订会议议程和日程
•任务五确定会议地点与场所
•任务六制作并发送会议通知
•任务七编制会议预算
•任务八准备会议资料和会议物品
•任务九会场布置
•
•项目三会中服务工作
•任务一接站和报到工作
•任务二进行会间服务
•任务三编写会议记录
•任务四编写会议简报
•任务五处理会中突发事件
•
•项目四会议评估与会后工作
•任务一送别与会人员
•任务二会场善后工作
•任务三会议经费结算
•任务四制发会议纪要
•任务五会议文件资料的收集和整理
•任务六会议评估和总结
•
•项目五其他类型会议的组织与管理
•任务一开业庆典的组织与管理
•任务二新闻发布会的组织与管理
•任务三股东大会的组织和管理
•
•项目六综合实训
•综合实训一新产品介绍、咨询暨订货会议•综合实训二文书拟写、商务接待与会议筹备•综合实训三课程学习总结与汇报。

1. 文秘人员与会议文秘人员的工作总是和各种各样的会议联系在一起。

文秘人员在会议中的角色可能是参加者、组织者、协调者、某个会议的与会者或主持者的助手，或充当会议记录员。

所以会议对文秘人员而言非常重要。

通常，会议是沟通的主要方式，而且是企业进行工作的重要活动。

上司因为本身的任务，为实施管理而主持会议；或者参加组织内外举办的各种会议。

事实上，上司在日常业务中，为会议所耗费的时间非常多。

文秘人员为尽量减轻上司的负担，必须具备会议的相关知识，也需要了解会议的事前准备和事后处理的程序，对会议安排的方方面面都要熟悉。

2. 会议的目的会议的具体目的是（1）信息的传达；（2）信息的交换；（3）相互启发；（4）作出决定；（5）收集创意。

3. 会议的计划和准备为使会议成功举行，需要文秘人员安排承办。

大中型会议应设置专门的秘书机构，即大会秘书处或大会办公室，按照会务工作的要求，秘书机构下设会务组、材料组、简报组、后勤组和保卫组等，各个小组分工明确，各负其责。

小型、内部会议则简单一些。

一般而言，会议需要准备的计划以及程序如下。

3．1 举行会议的决定企业中的会议是为了公司经营管理的需要而召开，所以必须根据这一目的来判断有无召开的必要，计划及召开会议，评估成果，是上司的工作。

为了符合上司预期，遵照上司指示去准备会议，是文秘人员的重要工作。

不管会议的计划多么完善，有时会由于准备的疏忽而使会议失败。

因此会议准备工作的周全与否，对会议的成果有极大的影响。

3．2 参加会议的人选会议的目的和议题决定以后，上司要决定参加会议的人选。

如果是例行会议，人员和开会日期都已固定。

如果是为特定的问题而召开的会议，而这时人选有误，会议的成果必然不会乐观，所以应慎重行事。

文秘人员按照上司的指示，事先调查参加者是否方便？并收集会议必要的各种信息，从无法出席会议的有关人士那里获取必要的意见、答复或文件。

3．3 会议日期、时间的决定什么日期、什么时间召开会议？要考虑议题的紧急程度及预定出席者是否方便？都由上司判断并决定。