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会议的组织和管理会前准备的开始时间：开会日期前一个月准备；会议TEAM 小组成立：开会日期前一个月成立；会议策划案：开会日期前三周定稿；会务组成立并分工：开会日期前三周确定；会场勘察：开会日期前三周确定；与宾馆的协议书：开会日期前二周签定；制定会议费预算：开会日期前二周制定并获得通过；向会议地点汇款：开会日期前一周汇出；首先来讲策划案对会务的指导作用。
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。
所以一个会议的策划实施案对会务的会前准备来说，是非常重要的。
一般策划案包含以下几方面的内容：会议目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作的负责人、各子活动推进时间表、等等。
我在这里并不讲如何写一个策划案，只是讲策划案的各项内容对会务工作的关联性和指导性。
（有些内部或小型会议的策划案，需要会务人员写，因此，了解策划案的基本要点，如何条理清楚地写出来，也是大家要掌握的技能之一）会务工作相对策划案来讲，是被动性的工作，因为会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。
会务工作要保证策划案的顺利实现。
会务工作可以在自己的工作范围内发挥其主动性和创新性。
（例如：代表证的多用性、问候卡的亲情、签到程序的开发等等）下面，我用一个策划案来说明这些项目对会务的指导性。
案例：《99大联想伙伴工作会议及联欢会策划实施案》1、目的：确定了整个会议的基调2、主题：条幅、问候卡等也要围绕主题3、时间：非常重要！到计时的基准线4、地点：要考虑当地的住宿、交通（往返、当地）5、参会人员：会议规模、邀请、吃、住、行、费用6、会议日程：安排接机、签到、实施活动、车辆7、会议议程：安排会场、就餐时间8、人员分工：分清责任，各自推进工作9、各自活动：了解内容，需要会务什么支持要有全局意识：不能只求会务操作方便，不顾其它；客户意识：要时时事事考虑参会者的感受；补台意识：为保证会议顺利进行，会务必须不分份内份外，随时“拾遗补缺”；奉献意识：会务永远是默默无闻、早来晚走、“全天候”工作；策划案确定之后，需要尽快成立各TEAM组（指大型会议、活动），以便各自分工负责推进工作。
会务组织“三部曲”，办会的各种细节都在这里日常工作中，经常要开各种各样的会，比如工作调研会、项目启动会、研讨座谈会等等。
会议是各级党政机关研究部署工作的重要手段，会务工作的质量与水平直接影响到决策及其落实的质量和水平。
那么会务工作应该做些什么事情呢？今天就和大家分享会务工作“24节点法”，把会前筹备、会中服务、会后总结“三部曲”细化量化为24个节点，将会务工作纳入了程序化、规范化的轨道。
01会前准备1.拟订会议方案。
会议方案是组织安排会议的总纲，是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。
内容包括：会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。
制订会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则，增强方案的指导性和可操作性。
方案报送相关领导审定后，要立即召集相关单位负责人召开协调会，对各项任务进行分解。
2.起草、审核会议通知。
会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式，也是参会人员反馈信息的前提和条件。
起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。
通知的内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。
会议通知一般由会议的承办单位负责起草，然后报有关部门和领导审核签批。
做好这项工作，关键在于落实会签制度与提高效率相结合，既要严格按程序逐级审核把关，又要迅速及时。
3.下发会议通知。
要把握好两点：一是及时，使参会人员有充裕时间做好准备；二是准确，防止重发、错发、漏发。
在召开紧急会议需要电话通知时，要注意语言的使用，避免出现“明天”“后天”等字眼，必要时说明“星期几”，防止产生歧义。
4.落实与会人员。
按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话核查、督促，统计汇总后拉出请假人员名单，并及时向有关领导报告。
5.协调出席领导。
公司会务管理制度一、会务管理概述公司会务管理是指公司组织各类内部和外部会议、培训、活动等的一系列管理和执行过程。
公司会务活动分为内部会议（如年度会议、部门会议等）、外部会议（如客户招待会、展会、研讨会等）和培训活动等，这些会务活动都需要进行有效的策划和管理，以确保活动的顺利进行。
二、会务管理的组织结构公司会务管理应该建立相应的管理组织结构，明确各个岗位的职责和权限。
公司会务管理组织结构一般包括：1. 会务管理部门：负责公司所有会务活动的策划、组织和执行，并通过有效的协调和管理确保活动的高效进行。
2. 会务管理岗位：包括会务专员、会务主管、会务经理等不同级别的会务管理人员，负责具体的会务策划和执行工作。
3. 其他相关部门：包括财务部门、行政部门等，与会务管理部门合作，确保会务活动的顺利进行。
三、公司会务管理制度的内容1. 会务策划：公司会务管理部门应该提前对各类会务活动进行充分的策划，并按照公司的发展战略和需求来确定会务目标和内容。
会务策划应该考虑到会务活动的性质、规模、时间、地点、费用等方面，为活动的顺利进行提供保障。
2. 会务组织：在会务策划的基础上，公司会务管理部门应该组织相关的资源和人员，对活动进行详细的组织和安排，确保各个环节的协调和顺利进行。
会务组织涉及到会务人员的配备、活动场地的选择、设备设施的准备、食宿安排等方面。
3. 会务执行：公司会务管理部门应该指导和监督会务活动的具体执行过程，确保活动按照预定计划来进行，保障各项工作的顺利进行。
会务执行包括会议现场管理、嘉宾接待、演讲安排、宴会筹备等方面。
4. 会务评估：公司会务管理部门应该对会务活动进行及时的评估和总结，收集参会人员的意见和反馈，以便及时改进和提高下一次活动的效果和效率。
会务评估主要包括活动效果的评估、费用的核算和支出的审查等方面。
四、公司会务管理制度的执行公司会务管理制度需要得到全体员工的认同和执行。
为了确保公司会务管理制度的顺利执行，公司应该建立健全的管理机制，包括：1. 岗位分工：公司应该明确各个岗位的职责和权限，建立相应的激励和约束机制，促使员工认真履行自己的工作职责，确保会务活动的顺利进行。
会议工作人员组织架构表会议工作人员工作项目内容1、会议活动总指挥:本次会议活动最高决策人，对本次会议活动整体运作体系和方向作出指示和判断,对所有有关会议活动事件具有最终决定权;（建议同剩设计主要负责人担任)2、会议会务副总指挥:本次会议会务活动事件的全局直接负责人，直接领导会务下属4个组的人员安排，工作职责及会务组突发事件的应急决策；（建议同剩设计主要负责人担任）3、会议财务负责人：负责本次会议活动一切财务支出和核算以及财务监督工作；（建议同剩设计主要财务负责人担任)3、执行组副总指挥：负责本次会议活动现场布置包装，会议活动的流程和进度，舞美效果，媒体公关活动，演艺人员以及会议品质和效果的全局负责人直接领导会议执行下属3个组的人员安排，工作职责及执行组突发事件的应急决策，甲方代表的直接联络人；(建议索尔企划主要负责人担任)4、会议会务组人员安排及工作职责:A、发放邀请函件接受回执、来宾确认、来宾档案及信息管理；B、会议资料、会议礼品准备装袋；C、项目现场参观的解说员；D 、领导讲话稿，项目介绍PPT的撰写、保管和现场操作；E 、职工宣誓仪式的组织和排练，以及人员的确；F 、检查规范与会全体工作人员的着装整洁和规范；（建议同剩设计3-4名行政部门员工担任)5、会议接待组人员安排及工作职责:A、与会嘉宾签到,来宾确认，入住登记,安排房间,餐饮座次安排会议座次安排，接洽宾馆餐饮水酒;B、会议资料、会议礼品发放和剩余物料回收保管;C、配合礼仪人员完成会议及宴会现场签到，领位，佩戴嘉宾证鲜花；D 、配合礼仪人员完成会议及宴会现场来宾需求服务和维护客情关系；E 、接洽来宾返程日程安排，退订房间，车船票事宜；F 、负责前期车船飞机接站事宜的安排和统筹安排;（建议同剩设计7-8名业务部门员工担任)6、会议交通联络组人员安排及工作职责：A、与会来宾所有接站交通工作；B、与会来宾会议场地往返交通工作；C、会议活动中所有联络交通工作；D 、会议物料运输工作；E 、针对会议制定车辆使用方案和行走路线并确保车辆安全和来宾人身安全;F 、会议零时用车的调度和安排；（建议5-6名司机大巴2辆，小车3-4辆）7、会议后勤保障组人员安排及工作职责:A、会议物料的补充和零时购买;B、会议会务工作的零时机动工作;C、会议会务所有工作人员生活保障工作；D 、会议活动中突发事件应急支援工作（建议同剩设计采购部门工作人员担任）。
企业会议的组织及管理企业会议的组织及管理一、会议的准备工作会议的组织及管理是企业日常工作中的重要环节，只有通过合理的组织和管理，才能确保会议的顺利进行。
在会议之前，需要进行一系列的准备工作，以确保会议的高效和有效。
1.确定会议目的和议题在召开会议之前，首先要明确会议的目的和议题。
明确会议目的有助于确定会议的主题和重点，确保会议的高效和有效。
同时，明确会议的议题可以帮助与会人员提前做好准备工作，以提高会议的效果。
2.确定会议时间和地点会议时间和地点的选择也要充分考虑与会人员的时间安排和地理位置。
合理的时间和地点安排能够减少与会人员的出行成本和时间浪费，提高会议的参与率和效果。
3.确定会议参与人员在确定会议参与人员时，要根据会议的目的和议题确定参会人员的职务和能力要求。
确保与会人员的专业性和参与度，从而提高会议的讨论质量和决策效果。
4.制定会议议程会议议程是会议的重要组成部分，对会议的顺利进行起到重要的指导作用。
制定会议议程时要根据会议的目的和议题确定会议的各个环节和时长，合理安排会议时间，确保会议的条理性和高效性。
5.准备会议材料在会议之前，要提前准备好与议题相关的材料，如报告、数据、资料等。
确保会议的参与人员提前了解会议的主题和议题，提高会议的讨论质量和决策效果。
二、会议的组织和管理会议的组织和管理是会议顺利进行的关键，通过合理的组织和管理，可以提高会议的效果和效率。
1.会议主持人的选择会议主持人对会议的顺利进行起到至关重要的作用。
主持人要有较强的组织能力和应变能力，能够引导与会人员进行有效的讨论和决策。
主持人还要做好会议的笔录工作，确保会议纪要的准确和完整。
2.会议的桌位安排会议的桌位安排要考虑与会人员的职务与角色，避免发生冷场和僵局。
一般来说，会议的组织者和主要演讲者坐在主位，而其他与会人员则按照职务和能力从上至下有序就座。
3.会议的发言顺序和时间限制在会议开始之前，要明确发言顺序和时间限制，避免发生频繁打断和延误会议进度的情况。
