ERP系统中内部控制的研究

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当的岗位分离而实现 各种业务环节相互牵制 , 效力就显得非常小。 1. 5 成本控制风险 ERP 系统实施过程中 需要投 入较 大的 成本 , 实施 结束 时资金 付出往往超出当初的 预算 , 由 于系统 实施 的成本 可能 是软 件价格 的 3- 5 倍。聘 用咨询顾 问以 及为此 所花 的成本 可能 会达 到整个 ERP 实施预算的 3 0% 。另外 , 还 存在 着一 些意想 不到 的开支 , 会 使成本急剧增加。因此 , 应降低成本控制风险。 2 加强企业内部控制 , 应对 ERP 系统中存在的风险 # 加强企业的 内部 控制 , 首先 要从 改变管 理理 念出 发。要对 企业人员进行培训 , 不断地在 ERP 系统实 施过程中 对企业 原有的 管理思想进行调整 , 向他们 灌输 ERP 先 进的管 理思想。只 有纠正 企业人员对 ERP 系统认识的偏差 , 才能正确使用 ERP 系统。 ∃ 在确立新的 业务 流程时 , 调 整目 标要与 企业 目标 一致。还 必须赋予执行者一定 的决 策权力 , 尽 量避 免改革 业务 流程 中的种 种阻力。同时 , 企业管理层对职工的的 交流 , 也 可以避免 企业人员 的恐惧和 排斥变革的心理 , 更好地便于 改革旧的业务流程 , 从而使 其符合 ERP 系统的实施。 % 当系统进入长 期的使用、 运行和 维护阶段的 时候 , 就应该在 企业内部建立和实施 信息系统运行管理 制度。通过内 部制度的建 立来约束、 监督系 统使用人员的行为 , 这样充分 发挥系统在企业中 的作用。要建立的规章制度有 以下几种 : &对基础设施使 用建立制度。例如 : 进出机房必 须登记、 机房 内要防火、 禁止外 来盘拷贝避免带来病 毒、 不准 在机房内做工作以 外的事情等。 ∋ 应用程序运行 的规章制度。例如 : 数据应如何 备份、 出现故 障应如何处理、 一些被禁止的操作等。 (系统运行日 记制 度。例如 : 记录 的频 率、 记录 人员 的确 定、 记录的内容等。 2. 1 建立合理的激励机制来吸引人才 、 留住人才 对 参与实 施和应用 的人员 进行充 分的授 权 , 信 任并重 用这些 拥有既懂企业经营业 务又 懂信息 技术 的复 合型人 才 , 保持 这些人 员的长期留用 , 以保 证项目 的实 施和应 用的 连续性 。并建 立一定 的规章制度 , 使这些人员 在工 作中碰 到一 些利益 与其 他部 门相冲
企业的信息被分配到 不同的职能部门里 , 导致信息 传输时间过长、 信息失真度增加 , 甚至出现信息封锁。 再次 , 新建立的 ERP 系统需要与之相适应的组织流程 , 但企业 往往会忽视这一点 , 用旧的、 落后 的组织 流程 , 影响 ER P 系统的 作 用不能完全发挥出来。 1. 2 ER P系统使用的风险 首先 , 由于 ERP 系统存在界 面不友 好或操作 不方便 等类似 的 问题 , 就会给使用 者带 来不方 便。这样 , 用 户就 会排斥 使用 系统 , 造成 ER P系统的闲置或者使系 统流于形式 , 没能实现应有的功能。 其次 , 信息技术再不断的更新 , 系统也 需要不断 的升级。如 果 未能及时更新 , 及时修 正 , 很可 能影响 用户 使用 的信心 , 缩 短 ERP 系统的使用寿命。 1. 3 人力资源调配失当的风险 人力资源调配 失当 风 险是 指实 施 队伍 的搭 配 不当 形成 的 风 险。企业如果把项目完全 交给 外部 服务人 员或 内部技 术人 员 , 要 么不了解企业实际情 况 , 要么不 了解 系统 情况和 缺少 经验。项 目 小组搭配存在缺陷 , 会使项目陷 入不停地进行调整的 恶性循环 , 从 而影响项目的成功实施。 1. 4 软件管理风险 1. 4. 1 软件选型风险 由于企业在选 择软 件 的过 程中 缺 少管 理业 务 人员 的积 极 参 与 , 没有制定 明确的整体选择目 标 , 没有对 不同的业务需求的 重要 性进行先后排序 , 没有 较多地 从各 使用 部门出 发去 考虑软 件的 选 择间题 , 从而造成了最终选择软 件的不配对 性。同时 , 选择软件 时 由于参与软件选择的人 员的贪污舞弊 , 收取不正当的 回扣 , 也 会给 企业带来一定的损失。 1. 4. 2 数据管理风险 一方面 , 操作系统授权、 网络设备权限、 应用系 统功能 权限、 数 据访问权限、 病毒的预防、 非法入侵的监 督、 数据 更改的权 限、 数据 的安全备份与存档、 主机房的安 全管理、 系 统管理员的监督等 等一 系列问题 , 如果处理不好将使系 统在安全设计上存 在漏洞和缺陷 , 最终导致系统的整个瘫痪。 另一方面 , 自动高效的计算机网 络的应用 , 使操作 人员的数 量 减少 , 各种业 务核算手续完全由 计算机统一执行 , 那种试图通 过适
( 上接第 194 页 ) 务、 售中服务和售后 服务一 个都 不能忽 视。我们 应把 每一 个单一 的有价值的顾客当成一个长期 的投资来对待 , 针 对具体的 ) 一个顾 客 ∗ 来服务。实践证明 , 服 务已不 再是 成本 中心 , 尤其 在现 今产品 严重趋同化的环 境下 , 它所 创造 的价值 是不 可估量 的。我 们应通 过高质量 的服务来满足其不 断更新的需要 , 使他们满意 , 建立他们 不断的忠诚。
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ERP ( Enterprise R esources P lann ing! ! ! 企 业资源 计划 ) 是建立 在信息技 术基础上 , 利用现代企业的先 进管理思想 , 全面集成企业 的所有资源信息 , 并为企业提供决策、 计划、 控制、 经营业 绩评估的 全方位和系统化的管 理平台。但 ERP 系统的实施受多种因素的影 响 , 包含众多的不确定因素 , 不 可避免地带来一些风险。 风险是指预期结 果偏离期望值的可能 性。从企业角 度来讲可 以把影响 ERP 实施的风险划分为外部风险和内部风险。外部风险 主要指因环境因素带 来的 风险 , 内部 风险 是指实 施企 业可 控的风 险 , 主要包 括 : 选型风 险、 管 理理念 调整风 险、 人力资源 调配 风险、 进度控制风险和成本 控制风险等。内部风险对 ER P系统能否成功 实施具有决定性的作 用 , 而且保证 ERP 系统中必要的内部控制 , 可 以有助于降低和 消除这 些风 险。因此 , 如 何保证 必要 的内 部控制 是我们急需解决的问 题。 1 影响 ER P系统 实施的内部风险分析 1. 1 组织管理风险 1. 1. 1 企业管理模 式变革的风险 企业实施 ERP 必须要有一 个先进 的管理 模式为 基础 , 他们两 者之间又 是 相 辅相 成、 互 为作 用 的。管 理 模 式 的变 革 必 然 会给 ERP 系统实施带来风险。 首先 , 企业在实施 ERP 系统前 , 忽 视管理 模式变革 的重 要性 , 对企业的管理模式不 进行相应的 变革 , 导致 ERP 系 统在企 业中仅 仅是简单 应用 , 对 于提高企业工作效率 只有一定的作用 , 而不能从 根本上提高企业的运 营效益。 其 次 , 企 业进行 管理模 式的变 革没有 采用科学 合理的 方法指 导 , 在管理模式变 革 时采 用单 一 的方 法 , 忽 略变 革需 求 的不 同特 征。很少有企业从企 业整 体运作 上对 管理 模式进 行变 革 , 而且在 建立新的 管理系统之前未能 把企业的经营战略、 业务流程、 生产过 程和组织结构统一起 来考虑。 1. 1. 2 组织的结构 与 ERP 系统不匹配导致的系统风险 首 先 , 一 些企业 的组织 结构中 没有给 予信息系 统管理 者应有 的指挥权。如果信息 管理 系统的 管理 者没 有决策 权 , 那就 只能由 外行来指挥信息系统 , 系统的风险自然也就不可避免了。 其次 , 企业组织结构中没有设立专门的集中统一的 ER. P 系统 管理机构。企业管理 机构 一般 都是按 照管 理职能 分工 而设 置的 ,
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ERP 系统中内部控制的研究
吴伟光
摘要
( 深圳市美心科技发展有限公司
广东
深圳 )
ERP 系统是一种先进的管理思想 , 它的出现 有助于企 业加快 信息化 的进程 , 但 其实施过 程中存 在着许
多不确定的因素 , 造成 ERP 系统风险的存在 。 本文介绍了 ERP 系统 存在的主 要内部风险 , 并相 应地提出 了一系 列的内部控制策略 。 关键词 ERP 风险 内部控制
突的问题 , 可以有章可循 , 保证工作顺利进行。 # 期召开与员工交流的座谈会议 , 采用问卷 调查等方 法 , 让 企 业人员了解 ER P系统的用途 , 并解决他们对系统运用存在的问题 , 以便使系统能顺利实施。另外 , 领导 要经常听取 下级反映 , 协调 好 各部门的工作。 ∃ 企业选择选择软件时 , 要对企 业内各部门 进行访谈 , 了解 部 门现状及需求 , 并且 结合 未来发 展分 析需 求。使软 件的选 择符 合 企业的 实际 情况 , 并且 符合 企业 的发 展状 况。另外 , 选择 好软 件 后 , 要和供应商签定好合同 , 避免分歧和冲突。 % 建立严格的工作考核制度 , 做 好数据管理 和备份工 作 , 加 强 数据处理人员的 责任 心 , 从 而确 保数 据 的安 全性、 一致 性和 完 整 性。一方面 , 要从技术、 人、 规章制度等 方面采取措 施 , 并 对企业 人 员的工作进行定期评价 , 建立考 核制度 , 通 过奖惩制度来激励 数据 处理人员搞好工作。另一 方面 , 数 据库 中的数 据必 须经过 规定 的 程序后才能进行修改 , 而且必须经特定的管理人 员才能修改。 3 结论 虽然 ER P系统存在的风 险很大 , 但 是历史的 发展又 让企业 不 得不正视这些风险。 ER P 系统 是信 息化的 重要 组成部 分 , 要使 企 业跟上潮流 , 持续稳定地发 展下去 , 就 必须作好 ERP 系统 的工作。 因此 , 我们要尽量规避风险 , 降低风险造 成的损失。用 变革管理 和 风险管理来配合 ER P 系统的 建设 , 充 分认识 ERP 系统 优势 , 使 其 发挥全部的效用 , 为企业和社会 带来经济效益 , 促进企业信息 化发 展的进程。