文件、材料收集归档制度文档

文件归档管理制度•相关推荐文件归档管理制度（通用6篇）在现在社会，接触到制度的地方越来越多，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。

那么拟定制度真的很难吗？下面是小编为大家收集的文件归档管理制度（通用6篇），希望对大家有所帮助。

文件归档管理制度1第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。

第二条根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。

按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。

具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。

第三条公文的签收1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。

在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

第四条公文的编号保管办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。

2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。

第五条公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。

文档档案管理制度一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。

二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。

三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。

3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。

文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。

四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。

2、文件的存放和提取应由专职人员负责。

3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。

4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。

5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。

对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。

五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。

交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。

2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。

3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。

六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。

文档档案管理制度（2）是一项组织的制度和规范，用于管理和维护组织内部的文档和档案。

单位文件收发归档工作制度一、总则为了加强单位文件的管理，确保文件的安全、完整和及时提供利用，根据《中华人民共和国档案法》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

二、文件收发1.文件接收（1）单位各部门收到文件后，应及时进行验收，确保文件的数量、质量和完整性。

（2）对收到的文件进行登记，包括文件编号、文件名称、文件密级、发送单位、接收时间等信息。

（3）对文件进行分类、归档，确保文件有序存放。

2.文件发送（1）单位各部门发送文件时，应填写《文件发送单》，明确文件接收部门、文件名称、文件密级、发送时间等信息。

（2）文件发送部门应确保文件完整、清晰，并进行封装。

（3）文件发送部门应按时将文件送达接收部门，确保文件及时到达。

三、文件归档1.归档范围（1）本单位的各类文件，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等。

（2）与本单位有业务往来的其他单位的文件，需归档的，应进行复制或摘录。

2.归档时间（1）纸质文件应在文件办理完毕后一个月内归档。

（2）电子文件应在文件办理完毕后一个月内进行备份，并按照相关规定进行归档。

3.归档要求（1）文件应按照分类、编号、排序的顺序进行归档，确保文件有序、便于查找。

（2）文件应使用符合国家标准的文件夹、文件盒等进行存放，确保文件安全、便于管理。

（3）文件归档应填写《文件归档登记表》，包括文件编号、文件名称、文件密级、归档时间、归档人等信息。

四、文件保管1.文件保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘、防有害气体等条件，确保文件安全。

2.文件应按照保密等级、文件类型、归档时间等进行分类存放，确保文件便于查找、利用。

3.文件保管人员应具备一定的文件保管知识，熟悉本单位的文件管理规定，确保文件安全、完整。

五、文件利用1.文件利用应遵循保密、合法、及时、准确的原则。

2.单位内部人员查阅文件，应填写《文件查阅申请表》，经批准后方可查阅。

档案管理制度（精选6篇）档案管理制度1为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。

进行管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。

不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

档案管理制度2一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。

二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请单》。

文件、材料收集归档制度一、引言文件、材料的收集和归档是组织或机构管理工作中非常重要的一环。

一个高效的文件、材料收集归档制度可以有效地帮助组织或机构管理相关信息，提高工作效率和管理水平。

本制度旨在规范和指导文件、材料的收集和归档工作，确保信息的准确性和及时性，以便于工作人员的查阅和使用，同时保护机构和个人的利益。

二、基本原则1. 公平公正原则：对于同一类型的文件、材料，应遵循统一的收集和归档原则，不偏袒任何个人或部门。

2. 及时性原则：文件、材料应及时进行收集和归档，以保证信息的准确性和有效性。

3. 保密原则：对于敏感或机密的文件、材料，必须严格保密，仅限有权人员查阅和使用。

4. 简化程序原则：尽量简化文件、材料的收集和归档程序，减轻工作负担，提高工作效率。

三、收集流程1. 领取文件、材料：相关工作人员按照规定的权限和程序领取文件、材料，并签署相关登记表。

2. 审查文件、材料：收到文件、材料后，工作人员应认真审查其完整性和准确性，并核对相关内容。

3. 编目登记：根据文件、材料的性质和内容，进行编目登记，包括文件名称、分类、来源、日期等。

4. 整理归档：文件、材料应按照编目登记的顺序进行整理和归档，确保文件的有序存放和易于查阅。

5. 标识和贴标签：对归档的文件、材料进行标识和贴标签，以便于工作人员快速查找和使用。

四、归档管理1. 存储环境：归档文件、材料应存放在干燥、通风、无尘的环境中，避免光线直接照射，防止损坏和变质。

2. 存储方式：文件、材料可以按照不同的分类进行存储，如按照年份或主题进行存储，便于查阅和统计。

3. 保管责任人：指定专人负责文件、材料的保管和管理，并定期检查文件的完整性和准确性。

4. 档案借阅：工作人员如需查阅档案文件、材料，必须填写借阅申请表，并经过相关审批程序，确认借阅目的和期限。

5. 档案销毁：对于已过期或不再具有参考价值的文件、材料，应按照规定的程序进行销毁和清理，防止信息泄露。

文书档案立卷归档制度[找文章到☆一站在手，写作无忧。

]为保证公司档案的完整性，加强文书档案立卷工作，特制定本制度。

一、公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按年度分别立卷归档。

二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。

结案后及时交专(兼)职档案人员归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

三、文件材料的收集管理1、坚持部门收集、管理档案材料制度。

各部门均应指定专(兼)职档案人员，负责管理本部门的归档材料，并保持相对稳定。

人员变动应及时通知公司档案室。

2、凡公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复、请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

3、一项工作由几个部门参与办理，在办理过程中形成的档案材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

四、各部门专(兼)职档案员的职责：1、了解本部门的工作业务，掌握本部门材料的归档范围，收集管理本部门的归档材料。

2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的档材料及时收集归卷，每年____月份前将应归档材料归档完毕，并向档案室办好交接手续。

3.承办人员借用归档材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用材料登记手续。

五、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录、____等。

2、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等材料。

3、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

4、公司____请示与上级机关的批复。

5、公司反映主要职能活动的报告、总结。

6、公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。

7、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

8、公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件。

9、公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录影等。

资料、档案管理制度一、为加强本公司资料、档案工作，特制定本制度。

二、公司办公室统一负责管理公司的资料、档案工作。

三、公司各部门应指定专(兼)职人员负责管理，收集本部门的文件、资料，并保持相对稳定，专(兼)职人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

四、资料归档范围1、上级部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

2、本公司正式发文及与有关部门来往的文书。

3、本公司的请示与上级部门的批复。

4、反映本公司主要活动的各种计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报、报道。

5、本公司与外单位签订的各种合同，协议等文件资料。

6、本公司所完成的工程任务的招投标文件、中标通知书、合同书、责任状、工程设计、工程量清单、变更请示及批复、质检验收及竣工报告、验收鉴定书等，以及工程有关剪报、照片、录音、录像等。

7、本公司所购机械设备、财产清单、说明书、履历等。

8、本公司关于管理者任免文件及员工奖励处分材料。

9、本公司员工劳务合同、考勤管理、工资、福利等方面的材料。

10、本公司股东会、董事会有关决议及会议纪要、会议记录。

五、各部门都要建立健全平时归卷制度，对处理完毕或批复的文件材料，统一交由专(兼)职经办人员集中保管。

六、各部门除应平时及时将文件、资料交公司办公室外，最迟于每年____月底前将上年的所有文件、资料、移交公司办公室。

七、公司办公室与各部门的文件、资料、移送、接交应办理有关手续，明确责任。

八、公司档案室应按有关统一立卷归档规范要求，按年、部门、内容分类进行整理归档，保持文件、材料的齐全完整和随时可查性。

九、公司档案室的文件、材料要注意安全和保密，未经公司董事长领导批准，不准翻看、抄录、复印、带走，确因工作需要，经过批准的要有详细登记，并办理有关手续。

十、多余重复过时和无保存价值的文件、材料，档案室要定期(按年)清理造册，并经总经理审核批准后，在公司经营部最少二人的监督下进行销毁。

档案管理制度(试行)第一章总则第一条目的1.为了规范公司档案管理工作，特制定本制度。

2.本制度适用于档案的收集归档、编目、保管、借阅、清理等各项事宜。

第二条管理部门1.公司档案管理工作由行政部负责，文书结束后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需求留存复印件。

如因业务需要，原稿须由经办部门保管，应经行政部负责人同意后妥善保存，行政部以复印件归档。

2.公司档案分类目录及编号原则由行政部统一制定。

3.各部门安排档案兼职管理员，按照档案管理制度进行部门级档案管理。

第三条适用范围本制度适用于各类档案管理。

第二章文件收集及归档第四条档案收集范围1.重要会议文件，包括会议通知、报告、决议、重要领导讲话、会议简报、会议纪要、会议督办等。

2.上级机关下发的有关本公司的指示、命令、决议、规定等文件。

3.本公司对上级机关的请示与上级机关的批复。

4.公司对外的正式发文以及有关企业的往来文书。

5.公司的各种工作计划、工作总结、工作报告、统计报表等文件。

6.公司与有关单位牵动签订的合同、协议等。

7.公司干部任免，员工的工资、福利以及对员工的奖励、处罚等文件。

8.本公司的历史沿革、大事记及反应本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

9.反映公司设计、策划、营销等活动的有价值的文件、图纸、信息、财务资料、市场营销资料等。

10.记录公司项目节点过程的记录型资料。

第五条档案收集归档要点1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查并归入。

2.文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。

3.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

4.不同年度的文件原则上要分放，单跨年度的请示与批复以批复的年度为准，跨年度的规划放在规划资料的第一年，跨年度的总结放在总结资料的最后一年，跨年度的会议以会议开始的年度为准。

5.绝密、机密文件单独归档，相关的文件与绝密、机密文件放在一起。

6.填写卷内文件目录要使用黑色钢笔或黑色碳素笔，字迹要工整、清晰。

文件材料整理归档制度一、背景与目的为了提高企业内部文件材料的管理效率，规范文件材料的整理归档流程，确保文件的安全保存和方便查找，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于企业所有部门的文件材料整理归档工作。

三、管理标准1.文件材料整理原则–文件材料应按照类别进行分类，确保归档的文件材料具有一致性和相关性。

–文件材料的整理应遵循时间顺序，确保归档的文件材料能够反映真实的时间线。

–文件材料应按照规定的格式进行整理，确保归档的文件材料具有一致的表现形式。

2.文件材料归档流程–部门负责人应每周指派专人负责文件材料归档工作，并核实文件材料的完整性和准确性。

–归档人员应按照规定的分类体系将文件材料进行整理，并为每份文件材料编制索引，确保文件材料的易查找性。

–归档人员应确定合适的存储介质，保证文件材料的长期保存，并做好防火、防灾等安全措施。

–归档后的文件材料应记录详细的归档信息，并在系统中备案，确保文件材料的追溯性。

3.文件材料查阅权限–经过指定的主管部门审批后，归档人员方可提供文件材料的查阅，无权限人员不得私自查阅。

–有查阅权限的人员应填写查阅申请表，并在规定的地点和时间内进行查阅。

4.文件材料保密措施–归档人员应严格遵守文件材料保密制度，确保文件材料的机密性。

–归档人员应将涉及商业秘密和个人隐私的文件材料存放在专用的安全柜中，并实施权限管控。

四、考核标准1.归档工作的准确性和完整性–归档人员应按照规定的分类体系准确无误地整理文件材料，确保文件的完整性。

–归档人员应编制详细的索引，方便文件材料的查找和追溯。

2.文件材料的易查找性和追溯性–归档人员应按照规定的存储介质和归档流程，确保文件材料能够轻松找到。

–归档人员应记录详细的归档信息，并在系统中备案，方便文件材料的追溯。

3.文件材料的保密性和权限管控–归档人员应严格遵守文件材料保密制度，确保文件材料的安全性和机密性。

–归档人员应掌握查阅权限的管控，确保文件材料仅被授权人员查阅。

公司文档归档制度范本第一条总则为了加强公司文档管理，规范文档归档工作，确保文档的安全、完整和可追溯性，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条适用范围本制度适用于公司各部门和员工的文档归档工作。

第三条归档范围归档范围包括：1. 公司各项经营活动和管理工作的文件材料；2. 公司与外部单位签订的合同、协议等文件材料；3. 公司内部管理制度、政策、规定等文件材料；4. 公司各类报告、总结、工作计划等文件材料；5. 公司员工的人事档案、工资档案等个人档案；6. 其他具有查考利用价值的文件材料。

第四条归档要求1. 归档文件材料应齐全、完整，确保反映公司各项工作的真实情况；2. 归档文件材料应按照一定的分类和顺序进行整理，便于查阅和管理；3. 归档文件材料应使用耐久、安全的书写材料和装订材料；4. 归档文件材料应注明密级、保密期限和归档日期；5. 归档文件材料应由专人负责保管，确保文档的安全和保密。

第五条归档时间各部门应在每季度结束后一个月内，将本季度的文档归档工作完成。

特殊情况下，经公司领导批准，可以适当延迟归档时间。

第六条归档流程1. 各部门负责人对本部门的文件材料进行审查，确定归档范围；2. 各部门指定的文档管理员负责将归档文件材料进行分类、整理、装订；3. 各部门将归档文件材料提交给公司档案室；4. 公司档案室对归档文件材料进行接收、登记、编号，并纳入档案管理系统进行管理；5. 公司档案室定期对归档文件材料进行查阅、利用和保管。

第七条归档文件材料的保管1. 公司档案室应确保归档文件材料的的安全、完整和可追溯性；2. 公司档案室应定期对归档文件材料进行清理、修复、复制等工作；3. 公司档案室应建立健全档案借阅制度，确保归档文件材料的查阅和利用；4. 公司档案室应定期对归档文件材料进行统计和分析，为公司决策提供支持。

第八条归档文件的销毁1. 对于确实没有保存价值的归档文件材料，应经过公司领导批准，由公司档案室负责销毁；2. 销毁归档文件材料时，应由两人以上在场，确保销毁过程的安全和保密；3. 销毁归档文件材料后，应填写销毁记录，并由负责人签字确认。

文件、材料收集归档制度本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。

(一)本级文件1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。

10、电报、重要电话记录、机关工作日记。

11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

14、已故人员资料。

15、重要的人民来信及处理材料。

16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

(二)上级文件材料1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

文件材料归档制度模板一、总则为了加强文件材料的管理和归档工作，确保文件材料的完整性、准确性和及时性，根据《中华人民共和国档案法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

二、归档范围1. 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文件材料；2. 本机关在工作中形成的具有保存价值的文书、会计、人事和其他专门文件材料；3. 声像、照片、电子等不同载体的文件材料；4. 其他应当归档保存的文件材料。

三、归档流程1. 文件材料的收集各部门应当及时收集在工作中形成的文件材料，包括文书、会计、人事和其他专门文件材料，以及声像、照片、电子等不同载体的文件材料。

2. 文件材料的整理各部门对收集到的文件材料进行整理，确保文件材料的完整、准确和有序。

整理工作应当符合国家档案局制定的《归档文件整理规则》的要求。

3. 文件材料的移交各部门将整理好的文件材料移交给档案部门，档案部门对移交的文件材料进行接收和登记。

4. 文件材料的归档档案部门对接收的文件材料进行归档，归档工作应当符合国家档案局制定的《档案著录规则》和《档号编制规则》的要求。

四、归档时间文件材料的归档工作应当及时进行，一般应当在文件材料形成后的三个月内完成。

对于特殊情况下需要延长的归档时间，应当向档案部门提出申请，并经档案部门同意。

五、归档要求1. 文件材料应当真实、完整、准确，不得遗漏、篡改、毁损；2. 文件材料应当有序、规范，便于查阅和管理；3. 文件材料应当使用耐久、可靠的载体，确保文件材料的长期保存；4. 文件材料应当注明来源、日期、作者等基本信息，便于查阅和鉴定；5. 文件材料应当归档齐全，不得遗漏重要文件材料。

六、档案保管1. 档案部门应当对归档的文件材料进行妥善保管，确保文件材料的安全、保密和防火防盗；2. 档案部门应当定期对归档的文件材料进行检查、修复和复制，确保文件材料的完整和可用；3. 档案部门应当对归档的文件材料进行鉴定，确定文件材料的保管期限和销毁期限；4. 档案部门应当对归档的文件材料进行统计和检索，提供档案查询、借阅等服务；5. 档案部门应当对归档的文件材料进行研究和利用，发挥档案的价值和作用。

文件、材料收集归档制度模板总则第一条为规范本机关文件、材料的使用、保存与收集，特制定本制度。

第二条与本机关关系很密切的各种文件和在工作中形成的具有保存价值的文件、材料，都应该按照本制度进行严密的收集与归档。

□归档文件范围第三条本机关在工作中产生以下各种文件、材料均属较为重要的工作文件，应予存档保存。

１．各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

２．工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

３．各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

４．向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

５．各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

６．各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

７．反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

８．各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

９．反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。

１０．电报、重要电话记录、机关工作日记。

１１．年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

１２．本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

１３．有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

１４．已故人员资料。

１５．重要的人民来信及处理材料。

１６．本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

１７．本机关（包括上报和下批）干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

第四条本机关在工作中接受上级文件过程中，以下文件、材料均属较为重要的工作文件，应予存档保存。

１．上级（包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同）有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

２．各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关及本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

文件材料整理归档制度概述文件材料是组织内部运作的紧要构成部分，也是组织与外部单位交流的基础。

良好的文件材料整理归档制度可以帮忙组织更好地存储、管理和运用这些文件材料。

本文档将就文件材料整理归档制度的核心内容进行认真阐述。

文件材料整理1.定期清理：为避开文件材料的混乱和过期，每个部门应定期进行文件清理工作。

实在时间间隔可以依据部门实际情况决议，但一般建议为季度或半年。

2.标准规范：为了使文件材料归档更加标准化，每个部门应当订立相应的归档标准和规范。

这些标准和规范可以包括文件的命名规定、存储格式、文件权限等。

3.分类整理：文件材料应当依照内容和形式进行分类整理。

形式上可以分为纸质和电子两类，内容上可以依照时间、地点、类型等进行分类。

在归档时，应当对材料进行关键字标记，便于后续查找和使用。

文件材料归档1.确定归档范围：在确定文件材料是否需要归档时，应当考虑它的紧要性、保密程度和长期保存价值。

对于需要归档的文件材料，应当明确归档范围和所属部门。

2.归档程序：归档程序包括分类、编目、编号、标识等。

在归档前应当先进行信息登记和编目工作，对全部文件材料进行全面的归档准备。

3.归档后的维护：归档之后，对文件材料进行维护工作也特别紧要。

维护工作包括整理、修补、备份等，以保证文件材料的完整性和长期保存价值。

文件材料使用1.查阅程序：为了便利用户查阅文件材料，应当建立查阅程序和机制，确保用户能够便利地查找和使用文件材料。

2.文件借阅：在需要使用文件材料时，可以进行文件借阅。

借阅前应当填写借阅申请表，并被授权人完成审批签字后方可借阅。

附：文件材料归档的相关工具文件材料归档需要常规性的工作程序和相应的工具，以下为供给几种常用工具：1.文件归档箱：为较小的材料进行归档使用。

2.文件柜：为中等大小的材料进行归档使用。

3.数字化仓库：为较大且回收需要比较频繁的材料进行归档使用。

结论为了更好地管理和运用文件材料，建立完善的文件材料整理归档制度是至关紧要的。

文件、材料收集归档制度模版第一章总则第一条目的和依据1.1 为了规范公司文件、材料的收集和归档工作，保证文件、材料的安全、完整和易于检索，提高工作效率和知识管理能力，制定本制度。

1.2 本制度的制定依据有：公司相关管理制度、法律法规等。

第二章收集范围和方式第二条收集范围2.1 公司文件和材料的收集范围包括但不限于：计划、报告、合同、协议、凭证等各类文件和材料。

2.2 公司文件和材料必须符合收集要求，与公司业务运作相关，能够提供有效的信息支持。

第三条收集方式3.1 公司文件和材料的收集方式包括但不限于以下几种：(1) 纸质文件收集：通过纸质方式收集并归档，包括纸质文件的文件夹、文件柜等；(2) 电子文件收集：通过电子方式收集并归档，包括电子文档的文件夹、电子档案管理系统等；(3) 录像、录音等媒体文件收集：通过相应设备将媒体文件进行记录和归档。

第四章归档要求第四条归档标准4.1 公司文件和材料的归档标准包括但不限于以下几个方面：(1) 根据文件和材料的类型、属性进行分类归档；(2) 采用科学合理的编号方式，确保文件和材料易于辨识和检索；(3) 根据文件和材料的重要性和保密级别，确定合适的存储位置和权限控制。

第五条归档流程5.1 公司文件和材料的归档流程如下：(1) 收集文件和材料：按照规定的收集方式，收集并核实文件和材料的准确性和完整性；(2) 分类归档：根据文件和材料的类型、属性，在归档系统中进行分类归档；(3) 编号：采用科学合理的编号方式，将文件和材料进行编号，并记录在归档系统中；(4) 存储和管理：根据文件和材料的重要性和保密级别，将其存放在相应的位置，并进行权限控制；(5) 更新和维护：定期对归档文件和材料进行更新和维护，确保其有效性和可用性。

第六章归档管理第六条责任人员6.1 公司文件和材料归档管理的责任人员包括但不限于以下几个方面：(1) 文件管理员：负责文件和材料的收集、归档和管理工作；(2) 系统管理员：负责电子归档系统的维护和管理；(3) 安全管理员：负责文件和材料的保密和安全控制。

文件、材料收集归档制度范本1. 制度目的文件、材料收集归档制度的目的在于规范和统一组织内部的文件、材料收集、整理、归档工作，确保文件、材料的高效管理和方便查阅，提高工作效率。

2. 适用范围本制度适用于所有组织内部的文件、材料收集归档工作。

3. 责任部门和岗位文件、材料收集归档工作由行政部门负责，具体工作由行政部门内的归档员负责。

4. 文件、材料收集归档的原则4.1 完整性原则：要求收集所有与组织工作相关的文件、材料，确保文档完整性和信息的全面性。

4.2 时效性原则：要求文件、材料的收集和归档工作必须及时进行，避免过期失效。

4.3 有序性原则：要求文件、材料按照一定的顺序和分类方式进行归档，方便查阅和管理。

4.4 安全性原则：要求文件、材料的收集归档过程中要保证信息的机密性和安全性。

5. 文件、材料收集归档的步骤5.1 收集阶段：5.1.1 及时收集相关文件、材料，确保及时性和完整性。

5.1.2 根据文件、材料的性质和内容，进行初步分类。

5.2 整理阶段：5.2.1 仔细阅读文件、材料，确保理解内容。

5.2.2 对文件、材料进行整理，按照一定的分类方式进行编号。

5.3 归档阶段：5.3.1 将整理好的文件、材料按照分类号依次归档到相应的档案盒或文件夹中。

5.3.2 准确记录每个文件、材料的基本信息，包括文件名、编号、归档日期等。

5.3.3 档案盒或文件夹上应贴有标签，标明所属分类和编号。

5.3.4 将归档好的文件、材料放置在专门的档案室或柜中，并进行定期检查和维护。

6. 文件、材料查询和借阅6.1 文件、材料查询：6.1.1 员工可以通过向归档员提出申请，查询所需的文件、材料。

6.1.2 归档员应在规定的时间内提供查询结果，并保证查询的准确性和及时性。

6.1.3 查询结果应记录在查询登记册上，包括查询人、查询日期、查询目的等信息。

6.2 文件、材料借阅：6.2.1 员工可以通过向归档员提出借阅申请，借阅所需的文件、材料。

文件、材料收集归档制度范本一、目的为了确保文件、材料的有序收集和有效归档，提高信息管理和工作效率，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于我司全体员工在工作中涉及文件、材料收集和归档的情况。

三、职责分工1. 负责人事部门负责制定和监督落实文件、材料收集归档制度，并对相关人员进行培训。

2. 各部门负责指定专人负责文件、材料的收集和归档工作。

3. 具体责任人负责每天对本部门相关文件和材料进行收集和归档，并保证归档的准确和完整。

四、工作流程1. 文件、材料收集a. 每个部门设立专门文件、材料收集点，将相关文件和材料收集到指定地点，定期进行整理。

b. 收集的文件和材料必须清晰、准确、完整，避免遗漏或混乱。

2. 文件、材料归档a. 收集点负责根据文件、材料的性质、种类等进行分类，并采用统一的编号规则进行标识。

b. 归档时要注意文件和材料的时效性，过期文件要及时清理或归档到历史档案中。

c. 归档的文件和材料必须按照规定的标识放入文件柜或文件架中，并做好相应的记录。

3. 文件、材料查询a. 需要查询文件和材料的人员可以向收集点或归档点提出申请，并提供相关信息以便快速准确地查询到所需文件和材料。

b. 查询到文件和材料后，必须在办理完成后及时归还到原位，并记录查询人员和时间。

五、注意事项1. 文件和材料的收集和归档工作必须按照制度规定进行，严禁任意变更或擅自删除或篡改文件和材料。

2. 文件和材料的保密工作必须做好，严禁将机密文件和材料外借或随意传阅给无关人员。

3. 工作中发现文件和材料有遗漏、错误或过期的情况，必须及时上报或处理，不得擅自处理或销毁。

六、制度的执行和监督1. 管理人员必须严格执行本制度，并对下属进行相应的培训和监督。

2. 定期进行制度的检查和评估，及时发现问题并及时整改。

3. 针对制度执行中的问题和建议，及时进行改进和完善。

七、附则本制度自发布之日起执行，如有修订或调整，将另行通知。

以上为文件、材料收集归档制度的范本，供参考。

收集归档制度范本一、总则为规范档案收集归档工作，保障档案的完整性、准确性和及时性，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《机关档案工作条例》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

二、归档范围1. 反映单位主要职能活动和基本历史面貌的，对单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2. 单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3. 单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4. 其他对单位工作具有查考价值的文件材料。

三、归档要求1. 归档文件材料应打印或用钢笔、毛笔书写，严禁使用圆珠笔、铅笔书写；2. 文件材料用纸要规范，纸质良好，必须符合档案保管的要求，归档案文件纸张规格除有特殊要求的以外，均应使用A4纸型；3. 字迹工整，破损的要修补、裱糊，对于不符合要求的档案室不接收；4. 归档文件材料要收集齐全完整，准确地反映其工作的真实内容和历史过程。

要按照文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，正确区分保存。

四、归档流程1. 文件材料形成部门应对形成的文件材料进行初步整理，确保文件材料的完整、准确、系统；2. 文件材料形成部门应在文件材料形成之日起3个月内，将文件材料归档；3. 归档时，应填写《档案归档登记表》，并注明归档文件材料的名称、数量、形成时间、形成部门等信息；4. 档案管理部门应对归档文件材料进行审核，确保归档文件材料的完整性、准确性、合规性；5. 审核通过的归档文件材料，由档案管理部门统一编号、登记，并进行妥善保管。

五、档案保管1. 档案管理部门应设立专用档案室，配置适宜的档案保管设施设备，确保档案安全；2. 档案管理部门应定期对归档文件材料进行清点、检查，确保档案的完整、安全；3. 档案管理部门应建立档案借阅制度，明确借阅范围、程序、期限等，确保档案的利用和安全管理；4. 档案管理部门应加强对电子档案的保管，采用可靠的技术手段，确保电子档案的完整性、可用性和安全性。

文件、材料收集归档制度范文一、目的与适用范围为了加强文件和材料的管理，确保信息的准确性和及时性，提高工作效率，特制定本文件、材料收集归档制度。

本制度适用于本公司各部门的文件和材料的收集和归档。

二、基本要求1. 文件和材料收集归档工作要按照规定的程序和要求进行，确保信息的准确、完整；2. 文件和材料要进行分类、编号和整理，建立完善的档案管理系统；3. 文件和材料的保管要安全可靠，防止丢失和损坏；4. 文件和材料的检索要方便快捷，确保能够及时获取所需信息。

三、具体规定1. 文件和材料的收集（1）文件的收集要及时、全面。

各部门应按照工作需要及时收集各类文件，包括内部文件和外部文件。

内部文件包括会议纪要、工作报告、规章制度等；外部文件包括行业资讯、市场报告、竞争对手信息等。

（2）材料的收集要全面、准确。

各部门应按照工作需要收集所需材料，包括合同、报价单、客户资料等。

对于重要的材料，要进行备份，确保安全性。

2. 文件和材料的归档（1）文件的归档要按照规定的分类和编号进行。

根据文件的性质和用途，可分为行政文件、财务文件、人事文件等不同类别，各类文件要在归档前进行编号，以方便后续的管理和检索。

（2）材料的归档要按照分类和时间进行。

根据材料的性质和用途，可分为合同材料、报价材料、技术资料等不同类别，对于同一类别的材料，要按照时间进行归档，确保文件的时效性和可追溯性。

3. 文件和材料的保管（1）文件和材料的保管要放在专门的文件柜或档案室内，保证安全可靠。

文件柜和档案室要配备锁具，并且要定期检查和维护，确保其正常使用。

（2）文件和材料的保管要做好防火、防潮和防虫等工作。

文件柜和档案室要放置在通风干燥的地方，避免阳光直射和潮湿环境，定期进行防虫处理。

4. 文件和材料的检索（1）文件和材料的检索要便捷高效。

文件和材料的编号要规范统一，以便于查找和使用。

对于重要文件和材料，可采取电子数据库的形式进行存储和检索，提高检索效率。

办公材料归档制度范本模板一、总则第一条为了加强办公材料的归档管理，确保归档材料的完整性、准确性和及时性，根据《中华人民共和国档案法》及其实施细则和相关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于本机关、企事业单位和其他社会组织在日常工作中产生的办公材料的归档管理。

第三条办公材料归档工作应当实行统一领导、分级负责、分工协作、规范操作的原则。

第四条归档材料应当真实、完整、准确地反映本机关、企事业单位和其他社会组织的各项工作情况和历史面貌。

二、归档范围第五条归档范围包括：（一）反映本机关、企事业单位和其他社会组织主要职能活动和基本历史面貌的文件材料；（二）本机关、企事业单位和其他社会组织制定的规章制度、重要决策、会议纪要、工作总结、报告、计划、统计报表等文件材料；（三）本机关、企事业单位和其他社会组织与其他单位、个人之间的往来文件材料；（四）本机关、企事业单位和其他社会组织所属部门、分支机构产生的与主要职能活动相关的文件材料；（五）其他具有保存价值的文件材料。

第六条不归档范围包括：（一）重复的文件材料；（二）内部草稿、征求意见稿、修改稿等非定稿；（三）无保存价值的信封、便条、账单、发票等；（四）其他不属于归档范围的文件材料。

三、归档流程第七条归档流程分为：收集、整理、审核、装订、编号、登记、归档、保管和利用。

第八条收集：各部门应当及时收集本部门产生的文件材料，并进行初步整理。

第九条整理：对收集到的文件材料进行分类、排序、编号、标注等整理工作，确保归档材料的完整性和准确性。

第十条审核：各部门应当对整理好的文件材料进行审核，确保归档材料的合法性、真实性和准确性。

第十一条装订：对审核无误的文件材料进行装订，使其便于保存和利用。

第十二条编号：对装订好的文件材料进行编号，编号应具有唯一性和连续性。

第十三条登记：对编号后的文件材料进行登记，登记内容应包括文件材料的名称、编号、形成时间、形成部门、内容摘要等。

第十四条归档：将登记好的文件材料按照规定的时间节点和归档要求，移交档案部门或者档案人员。