文件、材料收集归档制度

第一章总则第一条为加强公司文件归档整理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有文件归档整理工作，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。

第三条文件归档整理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件归档齐全，不遗漏任何重要信息。

2. 真实性原则：归档文件必须真实反映公司工作情况，不得伪造、篡改。

3. 便捷性原则：便于档案的查找、利用和保管。

4. 安全性原则：确保档案在保管和使用过程中的安全。

第二章组织与管理第四条公司设立档案管理部门，负责文件归档整理工作的组织实施和监督管理。

第五条档案管理部门职责：1. 制定文件归档整理方案，并组织实施。

2. 指导各部门做好文件归档整理工作。

3. 负责档案的接收、整理、保管和利用。

4. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。

第六条各部门应指定专人负责本部门文件归档整理工作，并接受档案管理部门的指导和监督。

第三章文件归档整理要求第七条文件归档整理应遵循以下要求：1. 文件收集：各部门应按照归档范围，及时收集应归档的文件材料。

2. 文件鉴定：对收集到的文件材料进行鉴定，确定其保存价值。

3. 文件分类：根据文件内容、性质和保存价值，对文件进行分类。

4. 文件整理：按照分类标准，对文件进行装订、排列、编号、编目等整理工作。

5. 文件归档：将整理好的文件材料按照归档顺序，逐级归档。

第八条归档文件应具备以下条件：1. 文件材料齐全，无缺页、破损。

2. 文件材料分类准确，排列有序。

3. 文件材料编号规范，便于查找。

4. 文件材料编目完整，便于检索。

第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：1. 档案室应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘、防盗。

2. 档案柜应按照档案分类、年代、编号等进行排列。

3. 档案管理人员应定期检查档案，确保档案安全。

第十条档案利用应遵循以下要求：1. 查阅档案需提前预约，填写《档案查阅申请表》。

文件归档管理制度•相关推荐文件归档管理制度（通用6篇）在现在社会，接触到制度的地方越来越多，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。

那么拟定制度真的很难吗？下面是小编为大家收集的文件归档管理制度（通用6篇），希望对大家有所帮助。

文件归档管理制度1第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。

第二条根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。

按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。

具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。

第三条公文的签收1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。

在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

第四条公文的编号保管办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。

2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。

第五条公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。

文档档案管理制度一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。

二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。

三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。

3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。

文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。

四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。

2、文件的存放和提取应由专职人员负责。

3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。

4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。

5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。

对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。

五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。

交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。

2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。

3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。

六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。

文档档案管理制度（2）是一项组织的制度和规范，用于管理和维护组织内部的文档和档案。

公司文件材料归档管理制度
制定归档管理制度的目标在于确立文档管理的标准流程，明确各部门及员工的责任与义务。

为此，制度中应包含文档的分类、存档期限、存储方式和保管责任等关键要素。

例如，合
同类文档、会议记录、项目报告等，都应根据其性质和重要性进行不同年限的保存。

制度中应详细规定文档的归档流程。

从文档生成、审核、分发到最终的归档，每一步骤都
应有明确的操作指南和时间节点。

比如，文档在完成后应由相关负责人审核签字，然后按
照既定的路径进行分发，最终在规定时间内由专人负责归档。

对于电子文档的管理同样不可忽视。

随着信息技术的发展，越来越多的企业采用电子文档
管理系统来提高办公效率。

因此，制度中应包含电子文档的命名规则、存储位置、备份周
期以及访问权限设置等内容。

确保电子文档的安全性和可追溯性。

为了保障文档安全，制度中还应明确防火、防潮、防盗等物理安全措施，以及对电子文档
的数据加密和防病毒措施。

同时，定期对文档存储环境进行检查和维护，确保文档的完整
性和可用性。

在实施过程中，监督和检查是不可或缺的环节。

制度应设立专门的监督机构或人员，定期
对文档归档情况进行抽查，发现问题及时整改。

并且，通过不定期的培训和宣导，提高员
工的文档管理意识和能力。

随着企业发展和外部环境的变化，文档管理制度也需要不断更新和完善。

因此，制度中应
包含修订机制，确保制度能够与时俱进，适应企业发展的需要。

档案分类方案、文件材料归档范围和档案管理期限表三合一制度工作要点三合一制度，是一种规范和指导档案形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作的一项基本档案制度。

全面推行三合一制度，对于进一步提升各单位档案基础业务和信息化、智慧化水平，维护国家档案资源完整与安全，促进档案事业长远发展具有重要意义。

执行该制度主要有如下工作要点：一、科学制定档案分类方案。

以在公务活动中形成的各种形式、各种载体的全部档案为对象，按照《机关档案管理规定》要求，明确档案门类、各门类档案分类方法和档号编制要求。

所确定的档案门类应当包括本单位所有档案门类；分类方法应当采用年度、保管期限等分类项相结合的方法，不同门类、载体或形式档案的分类方法相对统一、相互呼应；档号结构以《归档文件整理规则》确定的编制规则为基础，不同载体或形式的档号编制方法应当协调呼应。

二、确定文件材料归档范围。

按照《单位档案管理规定》和《单位文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合《科学技术研究档案管理规定》《科学技术研究课题档案管理规范》《建设项目档案管理规范》《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》《照片档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》《录音录像档案管理规范》《印章档案整理规则》等制度规范要求，确定各门类文件材料归档范围，确保纳入归档范围的文件材料能够全面、系统反映机关主要职能活动和基本历史面貌。

三、准确划分档案保管期限。

全面分析和鉴别文件材料的利用价值、凭证价值、查考价值，准确地判定档案的保管期限。

文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

其他各门类档案有专门规定的，从其规定；无专门规定的，参照文书档案执行。

四、编制机关文件材料归档范圈和档案保管期限表。

机关文件材料归档范围和档案保管期限表以三合一方式编制（见附件2），由条款号、条款、保管期限组成。

条款号一般分为2到4个层次，按照“1、1.1、1.1.1”层次按顺序统一编制。

文书档案立卷归档制度[找文章到☆一站在手，写作无忧。

]为保证公司档案的完整性，加强文书档案立卷工作，特制定本制度。

一、公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按年度分别立卷归档。

二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。

结案后及时交专(兼)职档案人员归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

三、文件材料的收集管理1、坚持部门收集、管理档案材料制度。

各部门均应指定专(兼)职档案人员，负责管理本部门的归档材料，并保持相对稳定。

人员变动应及时通知公司档案室。

2、凡公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复、请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

3、一项工作由几个部门参与办理，在办理过程中形成的档案材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

四、各部门专(兼)职档案员的职责：1、了解本部门的工作业务，掌握本部门材料的归档范围，收集管理本部门的归档材料。

2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的档材料及时收集归卷，每年____月份前将应归档材料归档完毕，并向档案室办好交接手续。

3.承办人员借用归档材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用材料登记手续。

五、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录、____等。

2、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等材料。

3、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

4、公司____请示与上级机关的批复。

5、公司反映主要职能活动的报告、总结。

6、公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。

7、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

8、公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件。

9、公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录影等。

资料、档案管理制度一、为加强本公司资料、档案工作，特制定本制度。

二、公司办公室统一负责管理公司的资料、档案工作。

三、公司各部门应指定专(兼)职人员负责管理，收集本部门的文件、资料，并保持相对稳定，专(兼)职人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

四、资料归档范围1、上级部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

2、本公司正式发文及与有关部门来往的文书。

3、本公司的请示与上级部门的批复。

4、反映本公司主要活动的各种计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报、报道。

5、本公司与外单位签订的各种合同，协议等文件资料。

6、本公司所完成的工程任务的招投标文件、中标通知书、合同书、责任状、工程设计、工程量清单、变更请示及批复、质检验收及竣工报告、验收鉴定书等，以及工程有关剪报、照片、录音、录像等。

7、本公司所购机械设备、财产清单、说明书、履历等。

8、本公司关于管理者任免文件及员工奖励处分材料。

9、本公司员工劳务合同、考勤管理、工资、福利等方面的材料。

10、本公司股东会、董事会有关决议及会议纪要、会议记录。

五、各部门都要建立健全平时归卷制度，对处理完毕或批复的文件材料，统一交由专(兼)职经办人员集中保管。

六、各部门除应平时及时将文件、资料交公司办公室外，最迟于每年____月底前将上年的所有文件、资料、移交公司办公室。

七、公司办公室与各部门的文件、资料、移送、接交应办理有关手续，明确责任。

八、公司档案室应按有关统一立卷归档规范要求，按年、部门、内容分类进行整理归档，保持文件、材料的齐全完整和随时可查性。

九、公司档案室的文件、材料要注意安全和保密，未经公司董事长领导批准，不准翻看、抄录、复印、带走，确因工作需要，经过批准的要有详细登记，并办理有关手续。

十、多余重复过时和无保存价值的文件、材料，档案室要定期(按年)清理造册，并经总经理审核批准后，在公司经营部最少二人的监督下进行销毁。

第一章总则第一条为规范归档工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位各部门、各岗位在业务活动中形成的具有保存价值的各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等归档工作。

第三条归档工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则：所有归档材料必须集中统一归档，任何人不得擅自留存或销毁。

2. 完整性原则：归档材料应完整无缺，确保档案的真实性和完整性。

3. 及时性原则：归档材料应在形成后及时归档，确保档案的时效性。

4. 分类管理原则：根据档案的性质、用途、保管期限等因素，对档案进行分类管理。

第二章归档材料范围第四条归档材料范围包括：1. 机关、团体、企事业单位在行政管理、业务活动、学术研究、技术改造等方面形成的各类文件、资料；2. 重要的会议记录、报告、总结、讲话稿等；3. 奖励证书、荣誉证书、资质证书等；4. 具有保存价值的照片、录音、录像等；5. 其他具有保存价值的文件、资料。

第三章归档程序第五条归档材料应按照以下程序进行归档：1. 收集整理：各部门、各岗位在业务活动中形成的文件、资料，由专人负责收集整理，确保材料完整、准确、系统。

2. 鉴定：档案管理部门对收集整理的归档材料进行鉴定，确定其保存价值。

3. 编号：对鉴定合格的归档材料进行编号，编制归档目录。

4. 立卷：根据档案的性质、用途、保管期限等因素，将归档材料立卷。

5. 归档：将立卷的档案送交档案管理部门进行归档。

第四章档案保管与利用第六条档案管理部门负责档案的保管、整理、修复、复制、提供利用等工作。

第七条档案保管应遵循以下要求：1. 设立专门的档案库房，保持库房通风、干燥、清洁，防止档案霉变、虫蛀、火灾等事故；2. 配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、消防器材等；3. 对档案进行分类、编目、登记，建立档案检索体系，方便查阅利用。

文件、材料收集归档制度本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。

(一)本级文件1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。

10、电报、重要电话记录、机关工作日记。

11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

14、已故人员资料。

15、重要的人民来信及处理材料。

16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

(二)上级文件材料1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

部门档案管理办法及实施细则（通用3篇）部门档案管理办法及实施细则篇1一、文书档案归档制度1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位责任制1、认真学习专业知识，贯彻执行<档案法>、<档案法实施办法>，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项。

2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。

档案质量和工作质量符合“规范”要求。

3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4、负责档案库房各项制度的落实。

5、积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

三、兼职档案工作人员岗位责任制1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

3、兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

4、严格执行各项档案管理制度。

5、接受本公司专职档案员的监督指导。

努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

四、部门立卷制度1、凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

一、总则为了规范医院文件材料的归档管理，确保文件材料的完整、准确、安全和有效利用，提高医院管理水平和效率，特制定本制度。

二、归档范围1. 本院各部门、科室在日常工作中形成的文件材料，包括但不限于以下内容：（1）行政文件：通知、报告、请示、批复、函等；（2）业务文件：医疗、护理、药品、财务、设备等业务工作文件；（3）会议文件：会议记录、纪要、决议等；（4）人事文件：人员调动、招聘、培训、考核、奖惩等文件；（5）其他文件：反映本院主要职能活动和基本历史面貌的文件材料。

2. 外部单位发送给本院的文件材料，包括但不限于以下内容：（1）上级机关颁发的文件；（2）同级机关和非隶属机关的文件；（3）下级单位报送的文件；（4）与本院业务相关的其他文件。

三、归档程序1. 文件材料的收集与整理：各部门、科室在文件材料形成后，应及时收集、整理，确保文件材料的完整性和准确性。

2. 文件材料的审核与鉴定：文件材料收集整理后，由档案管理部门进行审核与鉴定，确定其归档价值。

3. 文件材料的归档：经审核、鉴定合格的文件材料，按照规定的时间、程序和标准进行归档。

4. 文件材料的编号与编目：归档文件材料应按照统一的标准进行编号和编目，便于查阅和管理。

5. 文件材料的保管与维护：档案管理部门负责归档文件材料的保管与维护，确保文件材料的安全、完整和可用。

四、档案的保管期限1. 永久保存：反映本院主要职能活动和基本历史面貌，对本院、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。

2. 长期保存：反映本院一般工作活动，在较长时间内对本院工作有重要参考价值的档案。

3. 短期保存：反映本院一般工作活动，在一定时间内对本院工作有参考价值的档案。

五、档案的查阅与利用1. 档案查阅：本院各部门、科室和个人需查阅档案时，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可查阅。

2. 档案利用：档案管理部门应根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行合理的利用。

六、附则1. 本制度由医院档案管理部门负责解释。

工程项目文件收集归档制度一、总则为了规范工程项目文件的管理和归档工作，提高文件管理效率和工作效能，确保工程项目文件的安全性、完整性和可追溯性，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司内所有工程项目文件的管理和归档工作，包括但不限于项目资料、图纸设计、施工方案、合同协议等所有涉及工程项目的文件。

三、文件管理流程1. 文件的建立和整理项目文件应以统一格式进行建立，包括项目名称、项目编号、文件编号、文件名称、编制单位、编制日期、审核人、审批人等必要信息，并按照文件性质、文件编号等进行分类整理。

2. 文件的传送和归档项目文件应按照制定的文件传送和归档流程进行传送和归档。

文件传送应注明传送人、接收人以及传递时间，确保文件传送的及时性和准确性。

文件归档应按照文件编号、文件性质等进行分类和整理，确保文件的易查性和可查性。

3. 文件的保密和安全项目文件涉及公司机密信息，应按照公司文件保密制度进行保密处理。

文件管理人员应妥善保管文件，防止文件丢失、泄露等情况发生。

4. 文件的查阅和利用项目文件归档后，除了文件管理人员外，其他人员需提出申请进行文件查阅和利用。

文件管理人员应按照申请人的要求进行文件查阅和利用，确保文件的安全性和完整性。

四、文件归档管理1. 文件归档管理责任公司确定专门的文件管理人员，负责项目文件的归档工作。

文件管理人员应定期对文件进行归档整理，确保文件的安全性和完整性。

2. 文件归档标准项目文件归档按照文件分类标准进行，包括项目资料、设计图纸、施工方案、合同协议等各种类型文件的归档管理。

3. 文件归档时限项目文件根据文件性质和重要程度进行归档时限的规定，确保项目文件的及时性和可查性。

五、文件归档保管1. 文件存放位置项目文件应存放在公司专门设立的文件存储室内，保证文件的安全性和完整性。

2. 文件保管措施项目文件采用电子化管理，确保文件的防火、防水、防潮等方面的保管措施。

3. 文件定期检查定期对文件进行检查和整理，清除过期文件和无用文件，确保项目文件的归档管理的清晰和有序。

一、目的为了加强学校文件材料的管理，确保文件材料的完整、准确、安全，提高文件材料的使用效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于学校各部门、各单位、各学院及全体教职工。

三、归档范围1. 学校党委会、校长办公会、教职工代表大会等会议记录及决议；2. 学校制定的规章制度、发展规划、工作计划、总结报告等；3. 学校与上级部门、外单位签订的协议、合同、备忘录等；4. 学校各部门、各单位、各学院上报的各类报表、统计资料；5. 学校教职工的职务任免、职称评定、考核、奖惩等材料；6. 学校招生、就业、财务、资产、基建、设备等管理方面的文件材料；7. 学校对外宣传、交流、合作等方面的文件材料；8. 学校认为需要归档的其他文件材料。

四、归档要求1. 文件材料应当完整、准确、真实，具有保存价值；2. 归档的文件材料应当按照文件类型、时间顺序、内容类别等进行分类；3. 归档的文件材料应当标注文件编号、文件名称、文件来源、文件日期等信息；4. 归档的文件材料应当装订整齐，使用统一规格的档案盒；5. 归档的文件材料应当进行编号、登记、归档，并建立档案目录。

五、归档程序1. 文件材料收集：各部门、各单位、各学院在文件材料形成过程中，应当按照归档范围进行收集，确保文件材料的完整；2. 文件材料整理：对收集到的文件材料进行分类、整理，填写档案目录；3. 文件材料鉴定：对整理好的文件材料进行鉴定，确定其保存价值；4. 文件材料归档：将鉴定通过的文件材料按照规定程序进行归档；5. 文件材料保管：对归档的文件材料进行妥善保管，确保其安全、完整。

六、归档管理1. 学校设立档案室，负责全校文件材料的归档、保管、利用等工作；2. 档案室应当配备专职或兼职档案管理人员，负责档案工作的具体实施；3. 档案管理人员应当熟悉档案管理业务，掌握档案管理法规，提高档案管理水平；4. 档案室应当建立健全档案管理制度，定期对档案进行清理、鉴定、销毁等工作。

文件、材料收集归档制度模版第一章总则第一条目的和依据1.1 为了规范公司文件、材料的收集和归档工作，保证文件、材料的安全、完整和易于检索，提高工作效率和知识管理能力，制定本制度。

1.2 本制度的制定依据有：公司相关管理制度、法律法规等。

第二章收集范围和方式第二条收集范围2.1 公司文件和材料的收集范围包括但不限于：计划、报告、合同、协议、凭证等各类文件和材料。

2.2 公司文件和材料必须符合收集要求，与公司业务运作相关，能够提供有效的信息支持。

第三条收集方式3.1 公司文件和材料的收集方式包括但不限于以下几种：(1) 纸质文件收集：通过纸质方式收集并归档，包括纸质文件的文件夹、文件柜等；(2) 电子文件收集：通过电子方式收集并归档，包括电子文档的文件夹、电子档案管理系统等；(3) 录像、录音等媒体文件收集：通过相应设备将媒体文件进行记录和归档。

第四章归档要求第四条归档标准4.1 公司文件和材料的归档标准包括但不限于以下几个方面：(1) 根据文件和材料的类型、属性进行分类归档；(2) 采用科学合理的编号方式，确保文件和材料易于辨识和检索；(3) 根据文件和材料的重要性和保密级别，确定合适的存储位置和权限控制。

第五条归档流程5.1 公司文件和材料的归档流程如下：(1) 收集文件和材料：按照规定的收集方式，收集并核实文件和材料的准确性和完整性；(2) 分类归档：根据文件和材料的类型、属性，在归档系统中进行分类归档；(3) 编号：采用科学合理的编号方式，将文件和材料进行编号，并记录在归档系统中；(4) 存储和管理：根据文件和材料的重要性和保密级别，将其存放在相应的位置，并进行权限控制；(5) 更新和维护：定期对归档文件和材料进行更新和维护，确保其有效性和可用性。

第六章归档管理第六条责任人员6.1 公司文件和材料归档管理的责任人员包括但不限于以下几个方面：(1) 文件管理员：负责文件和材料的收集、归档和管理工作；(2) 系统管理员：负责电子归档系统的维护和管理；(3) 安全管理员：负责文件和材料的保密和安全控制。

文件、材料收集归档制度范文一、背景介绍随着现代化办公环境的快速发展，各类文件和材料的产生数量越来越庞大，要想有效管理这些文件和材料就变得尤为重要。

为了提高工作效率和便于查阅，制定文件、材料收集归档制度势在必行。

二、制度目的文件、材料收集归档制度的目的是为了规范和标准化文件和材料的收集、归档和管理，确保文件和材料能够及时被找到并保持完整。

三、制度适用范围本制度适用于公司全体员工，包括所有与文件和材料有关的工作。

四、制度内容1. 文件和材料收集（1）全体员工在办理完相关事务后，需要按照统一的规定，将所有涉及的文件和材料进行收集归档。

（2）文件和材料收集主要包括纸质文件、电子文件、照片、录音和视频等多种形式的资料。

2. 文件和材料归档（1）归档前的准备工作：员工需要对文件和材料进行分类、整理和标识，确保能够快速定位和归档。

（2）归档的区分：根据文件和材料的属性和性质，设置不同的文件夹、标签或编号。

（3）归档的存储方式：纸质文件和材料要放置在专门的文件柜或文件袋中，电子文件要存储在指定的服务器或云端存储中。

3. 文件和材料管理（1）文件和材料的保密：对于涉及公司机密的文件和材料，应严格遵守保密规定，确保不被非法获取。

（2）定期检查和整理：定期对文件和材料进行检查和整理，发现问题及时处理，保持文件和材料的完整性和可用性。

五、制度实施1. 推行宣传：公司需要对全体员工进行文件、材料收集归档制度的相关培训和宣传，确保全员理解和遵守制度。

2. 监督考核：设立专门的监督检查机构，对文件和材料的收集、归档和管理情况进行定期检查和考核，对未按规定执行的人员进行纪律处分。

六、制度效益1. 提高工作效率：规范的文件、材料收集归档制度能够使员工快速定位和查找相关文件和材料，从而提高工作效率。

2. 便于管理：规范的文件、材料收集归档制度能够使文件和材料得到统一存放和管理，减少混乱和丢失的可能性。

3. 保护权益和利益：合理、规范的文件、材料收集归档制度能够保护公司的权益和利益，应对法律和审计的检查。

文件、材料收集归档制度一、引言文件、材料的收集和归档是组织或机构管理工作中非常重要的一环。

一个高效的文件、材料收集归档制度可以有效地帮助组织或机构管理相关信息，提高工作效率和管理水平。

本制度旨在规范和指导文件、材料的收集和归档工作，确保信息的准确性和及时性，以便于工作人员的查阅和使用，同时保护机构和个人的利益。

二、基本原则1. 公平公正原则：对于同一类型的文件、材料，应遵循统一的收集和归档原则，不偏袒任何个人或部门。

2. 及时性原则：文件、材料应及时进行收集和归档，以保证信息的准确性和有效性。

3. 保密原则：对于敏感或机密的文件、材料，必须严格保密，仅限有权人员查阅和使用。

4. 简化程序原则：尽量简化文件、材料的收集和归档程序，减轻工作负担，提高工作效率。

三、收集流程1. 领取文件、材料：相关工作人员按照规定的权限和程序领取文件、材料，并签署相关登记表。

2. 审查文件、材料：收到文件、材料后，工作人员应认真审查其完整性和准确性，并核对相关内容。

3. 编目登记：根据文件、材料的性质和内容，进行编目登记，包括文件名称、分类、来源、日期等。

4. 整理归档：文件、材料应按照编目登记的顺序进行整理和归档，确保文件的有序存放和易于查阅。

5. 标识和贴标签：对归档的文件、材料进行标识和贴标签，以便于工作人员快速查找和使用。

四、归档管理1. 存储环境：归档文件、材料应存放在干燥、通风、无尘的环境中，避免光线直接照射，防止损坏和变质。

2. 存储方式：文件、材料可以按照不同的分类进行存储，如按照年份或主题进行存储，便于查阅和统计。

3. 保管责任人：指定专人负责文件、材料的保管和管理，并定期检查文件的完整性和准确性。

4. 档案借阅：工作人员如需查阅档案文件、材料，必须填写借阅申请表，并经过相关审批程序，确认借阅目的和期限。

5. 档案销毁：对于已过期或不再具有参考价值的文件、材料，应按照规定的程序进行销毁和清理，防止信息泄露。

文件材料的收集管理制度1. 简介文件材料是组织正常运转和管理的重要元素，具有不可替代的作用。

正确、规范、科学的文件材料管理制度有助于提高工作效率、规范工作行为、改进组织管理。

本制度适用于本单位工作过程中所有文件材料的收集、保存、利用和销毁。

2. 收集范围文件材料的收集范围包括但不限于以下几类：1.公文、报表、合同等行政办公类文件；2.员工档案、职业资格证书、考试成绩单等人事资料；3.常规的电子邮件、聊天记录、社交媒体信息等电子数据。

3. 文件材料收集规定3.1 文件材料的分类文件材料根据其性质、用途和内容，应分类保存。

具体分类如下：1.行政办公类文件：按照主题进行分类；2.人事资料：按照员工类别进行分类；3.电子数据：按照数据源和类型进行分类。

3.2 文件材料的收集方式1.行政办公类文件：可以采用纸质形式和电子形式收集，应确保文件清晰、完整、准确；2.人事资料：采用电子形式和纸质形式相结合的方式进行收集，应涵盖员工全部信息，确保员工资料完整、审核无误；3.电子数据：通过网络、存储设备等方式收集。

3.3 文件材料的接收登记所有文件材料应进行接收登记，并详细记录文件的基本信息，如来源、文号、收件日期、份数、存放地址等。

3.4 文件材料的归档存储应选用防尘、防潮、防火、防盗的专用柜，并按照文件材料的性质和类别进行归档存储。

3.5 文件材料的保密措施涉及单位涉密信息的文件材料，应采取加密、密级标明、控制查阅、限制复制等措施。

4. 文件材料利用规定文件材料的利用必须符合国家法律法规和本单位有关管理制度的规定。

具体规定如下：1.对于公文、报表等行政办公类文件，应严格按照文件的权限、程序进行查阅和使用；2.对于人事资料，除应急情况外，应遵循“谁申请、谁使用”的原则，并要求使用人严格按照用途进行保密；3.对于电子数据，应根据文件类型、敏感程度等有序使用。

5. 文件材料销毁规定文件材料的销毁应根据文件材料的性质和类别，按照相关法律法规和管理制度的规定进行销毁，确保销毁过程合规、环保。

文档材料管理制度一、总则为了规范文档材料的收集、存储、利用和销毁，提高办公效率和信息的安全性，我公司制定了本管理制度。

二、管理范围本管理制度适用于公司所有部门和员工，包括纸质文件、电子文件、邮件、备忘录等各种文档材料的管理。

三、文件的收集与存储1. 纸质文件的收集和存储（1）凡涉及到公司业务的重要文件，应当统一存放在公司的档案室中，并按照文件类别进行整理和分类存放。

（2）每份文件必须标明文件名称、文件编号、文件日期等基本信息，并按照规定的格式填写文件封面。

（3）公司负责人应当制定文件的借阅和归还制度，对于需要借阅文件的员工，必须提供充分的理由，并填写借阅登记表。

2. 电子文件的收集和存储（1）公司应当购置合适的电子存储设备，并建立统一的文件存储系统。

（2）对于重要的电子文件，必须进行备份，并设置权限管理，防止文件的遗失或篡改。

（3）公司应当建立文档审批流程和版本管理制度，确保每份文件的真实性和完整性。

四、文件的利用与归档1. 文件的利用（1）公司应当建立文件利用的制度，明确规定文件的查阅、复制、传递等操作的权限和流程。

（2）对于需要使用的文件，员工必须提前提交申请，并经过审核批准。

2. 文件的归档（1）公司应当制定文件的归档期限和方式，并明确规定了文件的销毁、归档和移交的程序。

（2）对于过期的文件，必须按照规定的程序进行归档和销毁，避免造成不必要的信息泄露和存储浪费。

五、文件的安全管理1. 纸质文件的安全管理（1）公司应当建立文件的安全保管制度，对于重要的文件必须采取物理隔离和定期检查的措施。

（2）对于机密文件，必须进行加密处理，严禁非授权人员查阅和传递。

2. 电子文件的安全管理（1）公司应当购置合格的防火墙和安全软件，防范网络攻击和病毒侵袭。

（2）公司应当制定员工的网络安全培训计划，加强员工的网络安全意识和技能。

六、文件的移交与外借1. 文件的移交（1）对于需要转交他人的文件，必须经过书面申请，并经过负责人的审批。

文件采集管理制度第一条总则为了规范文件采集管理工作，提高文件利用效率，保障文件的安全、完整和可靠性，根据国家有关法律法规及上级部门文件管理规定，制定本制度。

第二条适用范围本制度适用于全单位所有文件的采集、管理及利用工作。

第三条文件采集1. 单位各部门应当按照部门职能和责任范围，主动收集或接收与本部门工作相关的文件材料，并按照规定进行归档。

2. 各部门应当对收集到的文件材料进行清点、整理、分类和编目工作，确保文件的完整性和可查阅性。

3. 文件采集应当实行责任制，由专人负责具体文件的采集和归档工作，并定期向领导汇报工作进展情况。

第四条文件管理1. 文件管理人员应当熟悉国家有关文件管理法律法规和文件管理规定，加强对文件的保管、利用和传送的监督和管理。

2. 文件管理人员应当制定并严格执行文件管理规章制度，做好文件的保管、整理和更新工作，确保文件的安全和完整。

3. 文件管理人员应当加强对文件的借阅和利用的管理，确保借阅人员按规定使用文件，并按时归还。

第五条文件利用1. 单位各部门应当根据工作需要，合理使用文件材料，确保文件的有效利用和延续价值。

2. 文件管理人员应当定期对文件进行筛选和清理工作，将过期、失效的文件进行淘汰和销毁，减少存储空间和资源浪费。

3. 文件管理人员应当在文件使用过程中按需提供必要的指导和支持，确保文件的规范利用。

第六条文件安全1. 文件管理人员应当制定和执行文件保密制度，严格保守文件的安全性，防止文件泄密或遗失。

2. 文件管理人员应当完善文件存储设施和设备，确保文件的安全存储和便捷利用。

3. 文件管理人员应当对文件转递和传送过程严格控制，确保文件的安全传递和传送。

第七条监督检查1. 单位领导应当定期对文件采集管理工作进行检查和督导，确保文件管理工作的规范进行。

2. 部门主管应当加强对部门内文件管理工作的监督和检查，及时发现和解决存在的问题。

3. 文件管理人员应当对文件管理工作进行自查和整改，确保文件管理工作的规范执行。

文件、材料收集归档制度模板总则第一条为规范本机关文件、材料的使用、保存与收集，特制定本制度。

第二条与本机关关系很密切的各种文件和在工作中形成的具有保存价值的文件、材料，都应该按照本制度进行严密的收集与归档。

□归档文件范围第三条本机关在工作中产生以下各种文件、材料均属较为重要的工作文件，应予存档保存。

１．各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

２．工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

３．各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

４．向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

５．各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

６．各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

７．反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

８．各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

９．反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。

１０．电报、重要电话记录、机关工作日记。

１１．年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

１２．本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

１３．有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

１４．已故人员资料。

１５．重要的人民来信及处理材料。

１６．本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

１７．本机关（包括上报和下批）干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

第四条本机关在工作中接受上级文件过程中，以下文件、材料均属较为重要的工作文件，应予存档保存。

１．上级（包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同）有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

２．各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关及本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。