文件材料收集归档的通知

重庆市档案局关于印发《重庆市归档文件整理规则》的通知正文：----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------重庆市档案局关于印发《重庆市归档文件整理规则》的通知渝档发〔2016〕7号各区县（自治县）档案局、万盛经开区档案局，市级各部门、各企业、事业单位，有关单位：《重庆市归档文件整理规则》已经2016年4月28日第74次局（馆）长办公会审议通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

重庆市档案局2016年5月26日重庆市归档文件整理规则第一章总则第一条为规范我市归档文件整理，便于保管和利用，充分发挥档案为重庆经济社会发展服务的作用，依据《重庆市档案收集管理办法》的有关规定，制定本规则。

第二条本规则适用于重庆市各级机关、团体、企业事业单位和其他社会组织，以及经其上级确定、列入地方国家综合档案馆接收范围的单位对应作为文书档案保存的归档文件的整理。

其他门类档案可以参照执行。

其他有特殊规定的，从其规定。

第三条本规则中“归档文件”是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

本规则中“归档文件整理”是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

本规则中“件”是指归档文件的整理单位。

本规则中“档号”是指在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

第四条归档文件整理的原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；区分不同价值，便于保管和利用；符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理；保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

公路建设项目文件材料立卷归档管理办法第一章总则第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。

第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。

第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。

本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。

第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。

第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。

项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。

第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。

项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。

公路建设项目文件材料立卷归档管理办法第一章总则第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。

第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。

第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。

本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。

第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。

第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。

项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。

第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。

项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。

审计署关于发布《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 审计署关于发布《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》的通知（审办发[1997]第267号1997年1月1日）各省、自治区、直辖市和计划单列市审计厅(局)，各特派员办事处，驻国务院部门审计局，有关部门内审机构，南京审计学院，新疆生产建设兵团审计局：《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》已经审定，现予发布。

请认真贯彻执行。

审计机关审计文件材料立卷归档作业规程第一条为了做好审计文件材料立卷归档工作，提高审计案卷质量，更好地为审计工作服务，根据《审计机关审计档案工作的规定》和其他审计工作规范，制定本作业规程。

第二条本作业规程所称审计文件材料，是指审计机关在履行审计监督职责和执行审计调查任务的过程中，收集、制作与使用的各种文字、图表、声像、电子和实物等形态的记录材料。

第三条审计机关实行审计文件材料立卷归档工作责任制。

审计文件材料的收集、整理、立卷由审计组负责；审计案卷的质量检查由相关审计业务部门负责；审计案卷的接收由机关档案管理部门负责。

做到谁审计谁立卷，审结卷成，定期归档。

第四条审计文件材料立卷的原则(一)归入审计案卷的文件材料必须是审计监督项目或审计调查项目实施过程中形成的专门性业务文件材料。

(二)审计文件材料的组合要遵循其形成规律和特点，保持内在的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用。

(三)审计文件材料的排列要符合规范化要求，一般应分为“结论性文件材料”、“证明性文件材料”、“立项性文件材料”三个单元。

第五条审计文件材料立卷的基本要求(一)为确保审计档案中文件材料的合法、有用、有效，在案卷内容上，要做到“完整”与“精炼”。

公路建设项目文件材料立卷归档管理办法第一章总则第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。

第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。

第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。

本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。

第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。

第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。

项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。

第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。

项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。

公路建设项目文件材料立卷归档管理办法第一章总则第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008 ）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002 ）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。

第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。

第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。

本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。

第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。

第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。

项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。

第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。

项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。

关于进行档案资料归档工作的通知公各单位：为进一部规范公司档案归档立卷工作，防止2007年重要归档资料流失，保证档案归档内容达到齐全、完整、准确，符合归档“三率”标准要求，现就有关事宜通知如下，望各单位认真组织落实。

一、归档内容（一）、科技档案1、设备改造工程档案、综合建设项目工程档案及大修记录等按公司年度设备改造工程项目计划及年度基建工程项目计划中所列的项目归档。

设备改造档案由各分场、工区专工收集归档立卷，交由生产技术部各专业专工审核无误后，由生产技术部兼职档案员统一交到档案室存档。

综合建设项目档案在工程完成后一个月内由施工单位立卷归档，并由计划营销部负责归档材料的审核把关。

2、有关设备运行日志（典型日和事故前后）、值长调度运行记录、技术统计资料、定期经济指标报表等由生产技术部和值长组归档立卷后移交档案室。

3、对经省、市级及以上部门鉴定、获奖项目的科研成果档案由生产技术部负责归档。

（二）、文书档案总经理工作部、人力资源部、计划营销部、审计部、党委工作部、工会办公室、纪检监察部、生产技术部、安全监察部、物资供应部、燃料管理部、保卫部等部门，按照档案归档范围责成专人将文件材料整理立卷后移交档案室。

（三）会计档案财务部将隔年的财务档案（报表、帐册、工资单、凭证）按照财务档案归档范围整理立卷后移交档案室。

（四）、录像及照片档案由党委工作部按照声像档案归档管理标准进行整理立卷并按时移交档案室。

其中电子照片档案按标准制作成光盘，并在每个事件的照片文件（如一组职代会图片）中，选截较有代表性的图片充印后归档，充印后的纸质照片档案要标注“六要素”，即题名应简明概括事件发生的时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等尽可能齐全，电子照片归档在二次备份时，要按标准分类方案、分类法进行，并保证连续性。

（五）、实物档案凡公司荣获市级及以上荣誉，各分管部门领回之后都要随时移交档案室登记备案，并将获得的奖状、奖牌、奖杯及证书等实物统一存入公司荣誉室。

档案归档的通知关于档案归档的通知公司各部门及负责人：为了保障企业健康运营、规范公司档案管理工作，根据公司《档案管理规定》要求，各部门将本部门2011年度档案按时间顺序分类整理后，于5月20日前交至企管办公室进行归类存档。

存档范围：集团文件、各系统部门制度文件、集团要求集中管理的文件、外部政府管理部门文件、签订的各类合同协议等；还包括各部门日常工作备案文档等。

如生产管理制度文案、计划，各期生产纪要、记录、生管跟踪记录与生产反馈记录、生产会议纪要等；品质管控文案、各期分订单产品品质管控纪要、记录等；工艺管理制度文案、图纸、分件资料、物控核算原始数据等；采购供应商管理制度文案、价格管理文档、原材申购、入库、交接凭证等；业务管理制度文案、订单备案、出货原始数据资料、国外清关数据备案、订单运行跟踪备案等。

财务部管理制度文案、重要财务资料数据的备案。

工务部门的物品领用记录、日常设备维护保养记录。

仓储组物品申领记录，出入库登记等。

此外，各部门负责人结合本部门日常管理实际情况，提报未涉及的类相关管理文案及数据留档保存。

各部门上交档案中涉及后续使用的有重要文件、报表、业务记录等资料请在本部门同时进行留档备份。

以上涉及档案将根据情况不同分别予以三年、五年、永久保存。

企管部2012年5月4日档案归档的通知 [篇2]机关各部门：为做好党工委、管委会机关档案立卷归档工作，提高哈高新区机关档案管理水平，维护档案的完整，使档案工作能更好地为机关各项工作服务，根据《哈尔滨市档案管理条例》、市档案局印发的《2011年全市档案工作安排意见和工作要点》及我委印发的《哈高新区管委会2011年档案管理工作计划》，现就我委档案收集整理和归档工作有关事宜通知如下：一、档案整理、归档范围根据《机关档案工作条例》规定，在我委机关内设机构实施档案收集归档整理工作。

时间范围为：2017年两区管理机构分设至2017年底形成的档案，2017、2011年全年形成的档案业务范围为：文书档案：反映我委机关当年主要职能活动和在工作活动中形成的'具有查考价值的文件材料等；机关财务档案：原始凭证、账簿、决算报表等财务相关文件；企业档案（内外资）：企业入区审批、外商投资企业审批、外商投资企业变更文件等。

关于回收2010年文件材料存档的通知
各局、部：
为做好回收2010年文件材料存档工作，便于今后管理与利用，现将相关事宜通知如下：
一、归档范围
在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的关系密切的文件材料，包括公文、书信、会议记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音、录像带等都属收集归档范围，请按规定的时间和要求移交档案室。

具体归档内容参照《辽宁省乡镇机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。

二、移交方式
根据工作性质不同，可以局（部）、科室、个人为移交单位。

各部门移交材料时，需附移交目录（详见附件）一式两套，一套移交人留存，一套档案室留存。

三、回收时间
回收时间截止于2月28日。

回收文件材料存档是档案工作的一项基础性工作，请各部门给予高度重视，确保这项工作顺利完成。

附件：回收材料移交目录
附表1：
回收材料移交目录
移交人：接收人：年月日。

审计署、国家档案局印发《关于审计档案管理工作的规定》和《审计文件材料立卷归档工作程序》的通知文章属性•【制定机关】审计署,国家档案局•【公布日期】1991.05.08•【文号】审办发[1991]158号•【施行日期】1991.05.08•【效力等级】部门规章•【时效性】现行有效•【主题分类】审计正文审计署、国家档案局印发《关于审计档案管理工作的规定》和《审计文件材料立卷归档工作程序》的通知审办发〔１９９１〕１５８号各省、自治区、直辖市审计局、档案局：现将修订后的《关于审计档案管理工作的规定》和《审计文件材料立卷归档工作程序》印发给你们，请贯彻执行。

一九八六年四月制发的《关于审计档案管理工作的暂行规定》和一九八七年七月制发的《审计文件材料立卷归档工作试行程序》同是废止。

一九八七年六月修订的《审计档案保管期限表》在未重新修订之前，仍应遵照执行。

关于审计档案管理工作的规定（一九九一年五月八日）第一条为了加强审计档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国审计条例》，制定本规定。

第二条审计档案是国家审计机关、内部审计机构和社会审计组织在进行审计活动中直接形成的、具有保存价值的、各种形式的历史记录。

第三条审计档案是国家档案的重要组成部分，建立和管理审计档案是各级审计机关的重要任务，是审计工作中必不可少的环节。

第四条为了搞好审计档案的管理工作，审计署在办公厅设档案处；省、自治区、直辖市审计局应设档案管理机构，编制二至三人；地（市）审计局应设专职档案人员，编制一至二人；县审计局应设一名以档案工作为主、兼其它工作的档案人员。

档案人员应保持相对稳定。

第五条审计机关档案部门和档案工作人员的基本任务是：（一）组织、指导、监督本机关文书部门和业务部门的立卷归档工作。

（二）收集、整理和保管本机关在各项工作中形成的全部档案，并负责档案的提供利用和统计工作。

（三）贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策。

根据国家和地方档案行政管理机关以及上级业务主管部门的有关规定，制定本机关档案工作的规章制度。

国档发〔1987〕27号(国家档案局1987年12月4日发布，自1987年12月4日起施行)为了完整、系统地保存本机关工作活动中形成的公文、电报、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和机关各项工作的需要，为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料，制定《文件材料归档和不归档的范围》。

1归档的文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

1.1上级机关的文件材料：1.1.1上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；1.1.2上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；1.1.3党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像(以下简称声像材料)等材料；1.1.4代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；1.1.5上级机关转发本机关的文件(包括报纸、刊物转载)。

1.2本机关的文件材料：1.2.1本级人代会、政协、顾委，党、政、工、青、妇领导机关召开代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料(由召开机关收集归档)；1.2.2本机关党组(或实行党委制的党委)、行政领导会议文件材料，本机关召开的工作会议、专业会议材料；1.2.3本机关颁发的(包括转发及其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；1.2.4本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；1.2.5本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；1.2.6反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料；1.2.7本机关检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料；1.2.8本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等)；1.2.9本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；1.2.10本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；1.2.11内容重要的人民来信，来访材料、领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；1.2.12本机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料；1.2.13本机关及本机关批准的有关区域变化、解决山林、地界、水利纠纷、征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料；1.2.14本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；1.2.15本机关制订的工作条例、章程、制度等文件材料；1.2.16本机关(本行业)的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关(本行业)重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；1.2.17本机关(包括上报和下批)干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、评残、怃恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；1.2.18本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；1.2.19本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册；1.2.20本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；1.2.21本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；1.2.22本机关与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文(正本、副本)和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；1.2.23各种普查工作中形成的文件材料；1.2.24按有关规定应归档的死亡干部档案材料。

浙江省交通厅关于印发《浙江省交通厅文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 浙江省交通厅关于印发《浙江省交通厅文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的通知各市交通局（委），厅管厅属各单位，温州市、嘉兴市、舟山、台州市港航（务）局：根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）精神，结合我厅的工作实际，制订《浙江省交通厅文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》并经省档案局核准，现印发给你们，请遵照执行。

实施过程中如有意见或建议，请及时反馈厅办公室。

联系电话：*************。

浙江省交通厅二○○八年六月十八日浙江省交通厅文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条为便于厅机关各处室和厅管厅属单位正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管利用，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和交通部《交通档案管理办法》，制定本规定。

第二条本规定所称的文件材料，是指本单位在工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条机关文件材料归档范围：（一）反映本厅主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、交通建设具有利用价值的文件材料；（二）在工作活动中形成的在维护国家、集体和职工权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。

第四条机关文件材料不归档范围：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需要本单位办理、供工作参考、参阅的文件和抄送件等；（二）重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，为参考目的从各方面收集的材料，机关内部互相抄送的文件材料，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）不需贯彻执行和不需办理的同级机关的文件材料；（四）下级机关的文件材料中，一般性文件材料，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄报的文件材料；（五）其他无参考保存价值的文件材料。

文件、材料收集归档制度范文一、背景介绍随着现代化办公环境的快速发展，各类文件和材料的产生数量越来越庞大，要想有效管理这些文件和材料就变得尤为重要。

为了提高工作效率和便于查阅，制定文件、材料收集归档制度势在必行。

二、制度目的文件、材料收集归档制度的目的是为了规范和标准化文件和材料的收集、归档和管理，确保文件和材料能够及时被找到并保持完整。

三、制度适用范围本制度适用于公司全体员工，包括所有与文件和材料有关的工作。

四、制度内容1. 文件和材料收集（1）全体员工在办理完相关事务后，需要按照统一的规定，将所有涉及的文件和材料进行收集归档。

（2）文件和材料收集主要包括纸质文件、电子文件、照片、录音和视频等多种形式的资料。

2. 文件和材料归档（1）归档前的准备工作：员工需要对文件和材料进行分类、整理和标识，确保能够快速定位和归档。

（2）归档的区分：根据文件和材料的属性和性质，设置不同的文件夹、标签或编号。

（3）归档的存储方式：纸质文件和材料要放置在专门的文件柜或文件袋中，电子文件要存储在指定的服务器或云端存储中。

3. 文件和材料管理（1）文件和材料的保密：对于涉及公司机密的文件和材料，应严格遵守保密规定，确保不被非法获取。

（2）定期检查和整理：定期对文件和材料进行检查和整理，发现问题及时处理，保持文件和材料的完整性和可用性。

五、制度实施1. 推行宣传：公司需要对全体员工进行文件、材料收集归档制度的相关培训和宣传，确保全员理解和遵守制度。

2. 监督考核：设立专门的监督检查机构，对文件和材料的收集、归档和管理情况进行定期检查和考核，对未按规定执行的人员进行纪律处分。

六、制度效益1. 提高工作效率：规范的文件、材料收集归档制度能够使员工快速定位和查找相关文件和材料，从而提高工作效率。

2. 便于管理：规范的文件、材料收集归档制度能够使文件和材料得到统一存放和管理，减少混乱和丢失的可能性。

3. 保护权益和利益：合理、规范的文件、材料收集归档制度能够保护公司的权益和利益，应对法律和审计的检查。

关于印发《广东省实施公路建设工程项目文件材料立卷归档管理办法》的通知（粤交办函［2002］404号）各市交通局（委）、公路局、档案局；顺德市交通局、公路局、档案局：为规范我省公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证工程项目档案的质量以及项目建设与项目档案工作同步进行，根据交通部印发《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》（交办发［2001］39号）在广泛征求有关部门和各建设单位意见的基础上，制定了《广东省实施公路建设工程项目文件材料立卷归档管理办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

二00二年七月四日广东省实施公路建设项目文件材料立卷归档管理办法第一条为规范我省公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证工程项目档案的内在质量，根据交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》，结合我省实际情况，制订本办法。

第二条本办法适用于全省新建和改建公路建设项目（包括独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口），自立项开始至竣工验收过程中直接形成的各种门类和载体的全部档案文件材料。

第三条公路建设项目档案是指工程建设项目从规划、立项、勘察设计、施工到竣工使用全过程中形成的具有查考利用价值的应归档保存的文件材料。

其具体归档范围按本细则“附件二”执行。

第四条各市交通局（委）、公路局和同级档案行政主管部门根据统一领导、分级管理的原则，依法对所辖范围内公路建设项目竣工文件材料立卷归档工作进行监督和指导。

第五条公路建设项目建设、勘察设计、施工、监理等单位应按照国家对项目档案工作的有关要求，明确各自职责，把公路建设项目竣工文件材料立卷归档工作作为项目建设的重要组成部分，纳入公路建设项目的管理工作中。

各单位要建立公路建设项目档案管理领导人责任制，配备专人负责公路建设项目文件材料的收集、整理和立卷归档工作，保证项目建设与项目档案工作同步进行。

第六条公路建设项目单位在与参建各方签订承包合同时，应明确项目文件材料的积累、整理和移交责任。

第七条各级交通。

工程项目文件材料收集整理归档实施细则详见附件4—9，案卷示例详见附件6第五章案卷汇总整理与移交第二十九条各施工、监理单位应在各自合同段交工验收前，将经过系统化整理的项目档案及案卷目录(含电子版目录)、案卷编制说明提交驻地办和总监办审查，合格后移交项目公司，并按规定办理移交手续。

案卷交接清单格式详见附件8案卷编制说明内容包括：一、本合同段工程施工项目档案整理执行标准二、项目档案整理情况及案卷数量三、竣工图编制质量及其他需要说明的问题按合同约定，各项目部(驻地办)应提交经过审查合格的本合同段项目纸质档案(即竣工文件含竣工图)一式三套，电子光盘一套，另竣工图、竣工表、汇总表、计量支付报表、变更设计、竣工结算报表及各类台帐的光盘需2套(项目公司档案室和技术处各1套)。

第三十条项目法人(项目公司)按照交办发【2023】382号文件要求，结合本《细则》附件3(档案材料分类方案、归档范围、保管期限)实施方案，负责对接收的全部项目档案进行系统化整理编排和汇总、编制档号、编制案卷目录(含电子版)及项目档案整理情况说明。

第三十一条交工验收后三个月内，项目部、驻地办、设代处应向项目公司档案室办完竣工文件移交手续后，方能办理结算支付。

第三十二条项目部、驻地办竣工文件应具备以下条件方可办理移交手续：一、竣工文件按要求整理、装订成册。

二、项目部竣工文件，经驻地办审查合格并逐卷签字盖章完备。

三、提交的纸质竣工文件应装订齐全，一套电子版竣工文件完整。

四、驻地办竣工文件应经总监办审查合格，并签单完备。

五、竣工文件移交清册三套(移交清册格式见69—70页)、一套完整的电子版目第三十三条项目部竣工文件移交程序一、项目部向驻地办递交“竣工文件移交申请\附一套移交清册。

二、驻地办审查合格向项目公司档案室提出“竣工文件移交申请报告\。

三、经本项目公司档案室验收合格，再于项目部办理移交手续。

交接双方在竣工文件移交清册上签字盖章。

第三十四条驻地办、设代处、等合同单位按照本《细则》要求将归档文件整理装订成册，经项目公司档案室验收合格后再按照项目部竣工文件移交程序办理移交手续。