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《秘书沟通协调的原则、要求和方式、方法》作业设计方案一、背景介绍秘书在组织中扮演着重要的角色，其工作职责不仅仅是执行上级的指示，更需要在沟通协调中发挥积极作用。
因此，掌握秘书沟通协调的原则、要求和方式、方法对于提高秘书工作效率和组织运转效果至关重要。
二、作业目标1. 理解秘书沟通协调的重要性；2. 掌握秘书沟通协调的基本原则和要求；3. 学会运用不同的沟通方式和方法进行协调工作。
三、作业内容1. 原则和要求（1）尊重和理解上级的意图和要求，积极主动地协调各方利益；（2）保持沟通通畅，及时反馈信息，避免信息传递失误；（3）保持客观中立，不偏袒任何一方，维护组织利益。
2. 方式和方法（1）书面沟通：通过邮件、备忘录等书面形式进行沟通，记录重要信息和决策；（2）口头沟通：面对面或电话沟通，及时解决问题和沟通不畅的情况；（3）会议沟通：组织会议讨论并达成共识，落实决策和任务分工；（4）协调工作：根据情况调整工作进度和分工，确保工作顺利进行。
四、作业要求1. 阅读相关理论知识，了解秘书沟通协调的基本原则和要求；2. 分析实际案例，探讨不同沟通方式和方法的适用情况；3. 撰写作业报告，总结秘书沟通协调的经验和教训，提出改进建议。
五、作业流程1. 第一周：阅读相关理论知识，理解秘书沟通协调的重要性和基本原则；2. 第二周：分析实际案例，讨论不同沟通方式和方法的优缺点；3. 第三周：撰写作业报告，总结经验和提出建议；4. 第四周：提交作业并进行讨论和评判。
六、评分标准1. 对秘书沟通协调的原则和要求有深入理解，能够灵活运用不同的沟通方式和方法；2. 分析案例准确透彻，提出的改进建议具有可行性和实用性；3. 作业报告结构清晰，表达流畅，逻辑周密，无语法错误。
七、参考资料1. 《秘书工作手册》2. 《沟通与协调技巧》3. 《管理沟通学》以上为《秘书沟通协调的原则、要求和方式、方法》作业设计方案，希望同砚们能够认真完成作业，提高秘书工作的效率和质量。
秘书如何做好沟通协调工作秘书如何做好沟通协调工作秘书工作者在做协调沟通工作时，应摆正位置，把握分寸，谨慎从事，特别要注意以下几点：一、把握好角色，不越权越位秘书工作者做协调工作时，虽然是主持者，但也并不是一切都可以自行做主。
从严格意义上说，秘书工作者是代表领导做协调工作的。
如果把主持者误认为决策者，必将产生角色错位问题。
我们在与协调对象沟通，传达领导指示和意见时，不可随意引申发挥，加进自以为和领导意见一致的内容。
二、把握好方法，不以权压人在工作协调过程中利用领导人的影响力是十分重要的，特别是在被协调者意见难以统一的时候，传达权威领导人的意见，常常能使问题迎刃而解。
但这种方法只能在必要时慎重使用，尽可能少用。
因为协调的主要手段是协商，应以平等的态度倾听各方意见，即便是错误的.要求，也要考虑有无合理因素。
三、把握好分寸，不把简单的问题复杂化在协调工作中，既不要把复杂的问题作简单化处理，也要注意不把小事扩大化，不把简单的问题复杂化，不把明明白白的事情神秘化。
在办公室的日常工作中，需要协调的事，几乎无时不有，但绝大多数是在举手投足之间便可处理，只要脑勤、眼勤、腿勤，随时注意发现需要调节的问题，说几句调节的话，甚至开一个幽默的玩笑，便可把矛盾化解在萌芽状态。
有些矛盾在未激化前，做点幕后工作就可缓解。
就协调而言，涉及重大原则的事，权力或利益冲突较大的事，具有广泛群众性的事，需要多方听取意见，公开处置。
但一般的，发生在日常工作中的责、权、利不平衡的事，处理的方针应是能私下解决的就不公开解决，能会下协调的就不开协调会，即便需要开会协调的，也应在条件具备时、在宽松的环境中来召开。
四、把握好火候，既不失时机也不急于求成要搞好协调，时机十分重要。
当不同部门急需完成同一任务，工作又难以有序展开时，我们及时出面理顺关系，就可一呼百应。
相反，时机不成熟，十分勉强地去统一认识，统一行动，反而会扩大矛盾，形成误解或成见。
有的同志急于完成领导交办的任务，在有关部门毫无思想准备的情况下，让其立即做出较大牺牲，结果形成了僵持的态势。
秘书工作总结：沟通，协调，解决问题2023年的秘书工作总结：沟通，协调，解决问题随着科技的不断发展，未来秘书工作将不可避免地受到人工智能的冲击和影响，但秘书在工作中协调各种资源，解决问题和促进沟通等本质工作将永远不会过时。
在这篇文章中，我将分享我在2023年秘书工作中的体会和经验。
沟通作为秘书，沟通是我们的基本功。
在表达能力上，我越来越懂得与对方保持良好的互动和情感共鸣，注重表达中的人情味和匠心精神。
在应对考场嘈杂的吵杂环境、电话诊断和实际操作中，我不断提升自己的语言表达能力、言辞流畅度和话语逻辑。
与客户和合作伙伴的交流也越来越成熟、稳定和自如，有效地维护了公司的声誉和业务运营。
在信函和电子邮件的撰写上，我也更注重语言准确性、合理性和语气温和，尽可能地减少误解和阻碍，让信息能够清晰地传递和接收。
协调在工作中，秘书的协调能力十分重要。
对于会议和商务活动，我在规划、组织、管理和执行方面积累了一定经验和技巧。
在会议准备阶段，我对会议议程、参会人员和会议场所进行细致的安排和预定，并与相关人员进行及时的沟通和确认。
在会议过程中，我高效地执行主持和记录职责，利用巧妙的语言引导议程，充分调动参会人员的积极性和创造性，推动会议向预期的方向顺利开展。
对于商务活动，我同样注重策划、组织和执行的方方面面，深入了解客户的需求和公司的传统，制定切实可行的方案和实施计划，从头到尾把握好整个过程的节奏和质量，给客户和合作伙伴留下诚实、专业和可信的印象。
解决问题作为企业秘书，解决问题是我们职业能力的重要标志。
在工作中，我时刻将解决问题放在重要位置，尽可能地把公司可能出现的问题预见和规避在解决问题之前。
在解决问题的过程中，我会全面地考虑问题的各种因素, 采用多种方法和策略进行分析和判断，通过充分聚集各类信息，物色合适的资源和人员，寻找最优解决方案。
在实际操作过程中，我注重沟通协调与合理安排工作，从而成功地解决了各种风险和难题，保护了公司的利益和发展。
秘书的沟通与协调工作【知识要求】1、了解秘书沟通与协调工作的内容；理解沟通与协调的概念和内容，2、了解秘书协调工作的内容和方法以及进行协调工作的原则；3、熟悉沟通与协调的基本步骤和方法，4、了解造成沟通障碍的原因；5、认识秘书协调工作的重要性，有懂得秘书具备较强协调能力才能胜任秘书工作的意识。
6、理解协调的概念和基本原则；熟悉协调的基本步骤和方法。
【能力要求】1、掌握沟通与协调的原则和技巧，掌握不同关系协调的程序与方法，能够按照沟通与协调的基本步骤和方法进行沟通、协调；2、能够正确处理上下级和平级的关系，并与他们和谐相处。
【案例引入】〖案例1〗小李：我们领导今天对我发了一通脾气，说我目无领导，让他难堪。
小张：什么事你让他下不来台？小李：他刚进外事处工作，没有谈判经验，但又不虚心向即将离任的老处长学习，撇开老处长自己另搞一套，结果外方不想跟我们合作了。
老外希望跟原来的处长谈。
我把外方意见翻译给他听了，他说，不谈拉倒，抬起腿就要走。
我提醒他这次谈判是在前二次谈判基础上进行的，要珍惜前二次谈判成果，要注意自己的社交礼貌。
他马上说我目无领导……。
连ABC都不懂，还当外事处领导？小张：你很傻，不管他有没有本事，懂不懂A、B、C，他是领导，你就听他的，你是秘书，领导怎么说，你就怎么干，这样能讨领导喜欢，不会下岗……。
问题：1、秘书小李应如何处理协助领导谈判这件事？2、如何正确处理与领导的关系？（资料来源：《百度网站·2008-5-18 14:11）〖案例2〗某省委决定于某月某日召开一次重要会议，省委主要领导同志指定省委的C领导同志一定要参加。
交办此事的一位办公厅领导同志还特别交代，要提前发通知，以便于C 领导预先安排工作等等。
值班同志马上将开会的时间、地点、内容、要求通知到C领导的秘书，并要他及时向上汇报。
但到开会的前一天，C领导有事与主要领导通电话，电话中C领导说：“没有接到通知，我已安排明天有会，有几十人参加，怎么办？”那位主要领导马上找发通知的值班室查问，经查实，某月某日某时已通知到C的秘书。
浅谈秘书工作中的沟通协调职能姚冰玉（江苏省城市职业技术学院张家港 215600）本文阐述沟通在秘书工作中的重要性，沟通协调有利于更好地处理人际关系，从秘书工作中所需的沟通流向上，将其分为横向沟通和纵向沟通。
再对横向沟通和纵向沟通进行详细论述。
秘书沟通协调的特点，秘书协调工作的原则，以及秘书沟通协调的策略。
1．沟通协调在秘书工作中的重要性从管理学的角度讲，沟通是指在组织中各部门之间、层次之间、人员之间凭借一定的媒介和通道传递思想、观点、情感和交流情报、信息、意见，以期达到相互了解、支持与合作．从而实现组织和谐有序运转的一种管理行为或过程。
沟通是人们传达信息、交流感情和思想的桥梁，是人们相互了解和影响的行为过程，本质上体现着人们的利益关系和文化需求关系。
沟通的过程正是相互了解的过程，进而相互理解、融和、认同，达到共赴愿景的目的。
而人们积极主动的沟通行为无不是为了影响他人的思想和言行闭。
协调是指管理者为了确保组织目标的实现。
运用沟通等方式使活动中的各个因素、环节、层次结合起来、形成合力的行为过程。
从哲学意义上看，协调是指事物存在的一种和谐有序的平衡状态。
秘书部门在各类组织中处于中心枢纽位置，能贯穿上下，沟通内外，联系左右。
秘书要做好工作，首先要处理好工作中的人际关系。
这就决定了沟通协调是秘书的重要职能。
协调工作是系统内部运动不停顿的调节组合工作，也是深入细致的思想工作。
孔子云：“言不顺，则事不成。
”我们在协调工作的过程中，需要借助沟通技巧，化解不同的见解与意见，建立共识，推动工作。
因此，秘书的沟通协调能力非常重要。
2. 秘书沟通的分类根据社会沟通的向度，我们可以将秘书沟通可以分为横向沟通和纵向沟通2.1横向沟通横向沟通指的是同一权力层次上进行的沟通。
美国学者费尧(Henri Fay01)最先提出其横向沟通理论，他发现许多组织内部同—级的功能单位的相互沟通，往往是一方向上层传递，到达最高层后再向下层层传递，直至另一方。
秘书的沟通协调工作介绍秘书是一个组织中非常重要的角色，需要具备出色的沟通和协调能力。
本文将从秘书的职责、沟通技巧和协调工作中的重要性等方面介绍秘书的沟通协调工作。
一、秘书的职责秘书是组织中的重要角色，负责协助上级管理层进行日常工作，包括安排会议、处理文件、协调与管理团队成员的沟通等等。
在这个过程中，秘书需要与各个部门、团队成员以及外部联系人进行频繁的沟通。
二、沟通技巧1.有效听取：秘书需要善于倾听和理解他人的需求和问题，了解上级的意图和指示。
通过有效听取，秘书可以更好地理解他人的意图，并提供相应的帮助和支持。
2.清晰表达：秘书需要用清晰、准确的语言表达自己的意见和需求，确保信息的传递不会产生歧义。
同时，秘书还要学会使用简洁明了的语言，使沟通更加高效。
3.灵活应变：秘书需要根据不同的沟通对象和情境，灵活调整自己的沟通方式。
有时候需要耐心细致地解释和交流，有时候需要迅速明了地表达，以适应不同的沟通需求。
4.善于借助工具：现代科技为我们提供了很多方便快捷的沟通工具，秘书可以善于利用这些工具进行沟通，比如电话、电子邮件、社交媒体等。
三、协调工作的重要性协调是秘书工作中非常重要的一部分，主要体现在以下几个方面。
1.内部协调秘书需要协调各个部门、团队之间的合作，确保工作的顺利进行。
他需要了解各个部门的工作内容和进展情况，及时沟通协调，解决问题和冲突，保持团队的合作和和谐。
2.外部协调秘书还需要与外部合作伙伴、供应商等进行协调，以确保组织与外部的合作关系良好。
秘书需要与外部人员进行沟通和协商，了解他们的需求和要求，并将其传达给相应的部门和团队。
3.会议协调秘书需要协助上级安排会议，并确保会议的顺利进行。
他需要与与会人员进行有效的沟通，向他们发送邀请函，并核实他们的出席与否。
同时，秘书还需要为会议准备文件、材料，并记录会议的要点和决议。
4.资源协调秘书需要协助上级管理层进行资源的调配和协调。
他需要了解组织中的资源分配情况，包括人力、财务、物资等方面，以便为上级提供相关的信息和建议。
秘书学中的跨部门协作与协调能力秘书作为一个组织中重要的一环，其职责不仅仅是处理日常事务，还要在各个部门之间起到沟通与协调的纽带作用。
在现代企业的复杂运营中，跨部门协作与协调能力对于秘书的重要性不可忽视。
本文将从不同角度探讨秘书学中的跨部门协作与协调能力，以提供一些对于秘书职业的优化建议。
一、沟通能力在跨部门协作中的重要性在秘书职责范围内，沟通是一项基本技能。
但在跨部门协作中，沟通能力的重要性更加凸显。
秘书需要以高效的沟通方式促进部门间信息的流动，并确保相关信息的准确性和及时性。
此外，秘书还需要具备善于倾听、理解和解释的能力，以便更好地传达各部门之间的想法和需求。
二、协调能力的必要性在一个组织中，不同部门之间常常存在着各种利益冲突和交叉问题。
秘书需要具备协调能力，以平衡各方的需求与利益，避免冲突的发生，并协调解决已经发生的冲突。
协调工作需要秘书具备较高的谈判技巧和解决问题的能力，能够理解并满足各个部门的需求。
三、项目管理中的协作能力项目管理是一个组织中常见的跨部门合作形式。
在项目执行过程中，秘书需要起到项目团队的组织者和协调者的角色，确保各个部门按照计划有序地开展工作，并保证项目的高效完成。
协作能力使得秘书能够与项目成员进行有效的沟通和协商，解决项目中出现的问题，确保项目顺利进行。
四、技术工具的应用随着科技的进步，秘书需要掌握并灵活运用各种办公软件和工具，以提高工作效率和协作能力。
例如，电子邮件、在线会议工具、办公自动化系统等，都可以有效地促进部门间的沟通与协作。
秘书还可以运用云存储和共享技术，方便各部门之间的文件共享和信息传递。
五、跨文化沟通与协作在与跨国公司或国际组织合作的秘书工作中，跨文化沟通和协作能力是必不可少的。
秘书需要了解和尊重不同文化背景下的礼仪和工作习惯，以更好地与各国员工进行合作。
此外，秘书还需要具备良好的外语能力，以便与来自不同国家的合作伙伴进行有效的沟通。
六、建立互信与合作关系跨部门协作需要建立互信和合作的关系。
（⼀）、对上关系的协调对上关系协调是指组织对其上级领导⼈和领导部门的协调。
这个过程往往通过正确贯彻上级的政策、指⽰，全⾯领会领导意图，局部利益与整体利益保持⾼度的⼀致性，不折不扣地完成上级下达的⼯作计划和⼯作布置，并及时地汇报执⾏情况等组织⾏动来实现。
秘书要在上级与本单位之间做好沟通⼯作，既要促进本单位正确、及时地贯彻落实领导的意图，⼜要促进上级及时、全⾯地了解本单位的实际情况，从⽽促进本单位与上级保持⼀致，协调运转。
对上关系协调的⽅法主要有以下⼀些：1．及时发现问题发现问题是解决问题的关键。
秘书⼈员是领导的贴⾝助⼿和参谋，在本部门和上级的关系中处于重要位置，⼀旦发⽣某些不够协调的现象，应能敏锐地从⽂书往来和领导的⾔谈举⽌中及时发现问题。
发现问题后，要及时向领导汇报，并积极采取相应的协调措施。
2．解决问题的⽅法和上级领导部门的关系，与其他的关系相⽐具有⼀定的特殊性，解决⽅法也应与之相适应，没有公式化的程序，⽽是根据情况不同、问题的性质和⼤⼩⽽采取相应的办法。
⼤体上说，可采取以下⼏种⽅法：（1）⾃查：就是检查本部门⾃⾝是否全⾯领会了上级领导的意图；是否贯彻上级部门的政策精神；是否局部利益服从整体利益；是否在各个⽅⾯与上级领导保持了⼀致；是否完成了上级部署的各项⼯作；是否符合标准等。
（2）整改：⼀般⽽⾔，如果本部门的⼯作符合上级部门的要求，得到领导的肯定、认同，就不会产⽣不和谐的现象。
但如果在⾃查中发现有与上级要求不⼀致的地⽅，那就应该加以整顿、改进，已纠正偏差。
（3）积极请⽰：在贯彻执⾏上级的⼯作要求时，会遇到各种不同的情况，这些上级在布置⼯作时未必都能考虑得尽善尽美。
遇到这种情况下级部门不宜擅⾃决定，⽽应多请⽰，请领导对难以解决的问题予以定夺，以便把⼯作搞好。
（4）主动汇报：将本部门的⼯作安排和进展情况、所遇到的问题等主动向上级部门汇报。
这⼀⽅⾯能使上级全⾯了解本部门的实际情况，便于作出正确的判断、适当的决策；另⼀⽅⾯的体现了下级对上级领导部门的充分尊重。
第十三章秘书的沟通与协调工作〖案例〗问题：、秘书小李应如何处理协助领导谈判这件事？、如何正确处理与领导的关系？〖案例〗问题：、会议为什么会发生冲突？、秘书失误在什么地方？怎么做才能避免这样的事情发生？第一节沟通概述一、沟通的概念通过以上分析，我们可以给沟通下个结论，所谓沟通，就是人与人之间通过语言、表情、动作、文字等不同的方式互相传递信息和交换意见,并通过互相传递信息和交换意见对其意图作出反应的行为过程。
沟通是一种双方都有意,都能满足,都可享受的交流方式,双方把感受或想法讲明白,获得共识或了解对方的过程。
沟通的目的是向对方阐明自己的想法并能够获得共识。
沟通的要素：、信息发起者、信息接受者、信息、渠道沟通语言；文字沟通；肢体语言；多媒体技术。
、文化背景〖吸取教训〗〖简评〗这条信息缺乏必要的的背景，如果上级领导提出疑问：“五个小”工程是咋回事？为啥要搞这样的工程？怎么办呢？所以，信息接收者要站在领导的角度上考虑问题，凡是领导都看不明白的地方都要作必要的背景交代。
二、沟通的类型陈云同志说：“只有通气，才能团结。
”这里的通气指的就是意见沟通，有成就的国家领导人都非常重视组织内部的意见沟通。
沟通可以根据不同的标准进行分类，可以划分成不同的类别。
根据是否存在信息沟通反馈分类，可分为单向沟通和双向沟通；根据信息沟通的方向分类，可以分为纵向沟通和横向沟通；根据信息沟通的渠道分类，可以分为非正式沟通与正式沟通；根据信息沟通的方式分类，可以分为口头沟通与书面沟通。
（一）单向沟通与双向沟通、单向沟通单向沟通是指一方发送信息，不允许对方提问，另一方接受信息而不再向发送者反馈信息。
如：领导安排工作，你给他人交代工作，让别人替你办理等，单向沟通的优点是信息传递快，适于上级下达指示、命令等；缺点是发出命令的人没办法得到反馈信息，不能听到接收者的意见，容易犯片面、主观的错误；不考虑接收者能否理解都必须执行，这就有可能使下级产生抵触情绪。
因为没有反馈，对接收的信息是否准确、完整，双方都会产生疑虑。
、双向沟通双向沟通是沟通双方互相传递信息，其发出者与接收者的地位不断交换，双方多次重复交流，达成共识，因此沟通的信息就准确。
由于发出者能充分听取接收者的意见，使其受到尊重，产生参与感，增强了自信心，有利于双方相互理解，形成融洽的人际关系。
（二）横向沟通与纵向沟通〖吸取教训〗由于沟通不畅或沟通失效而导致恶果的事例举不胜举。
（三）正式沟通与非正式沟通（四）书面沟通与口头沟通三、沟通的原则（一）沟通的基本原则、为人谦逊〖吸取教训〗小田、说话委婉〖吸取教训〗这天销售部送来的本季的销售报告，、看人说话、观言察色、第一句话谨慎秘书工作是单位里的交流沟通枢纽，秘书整天与人打交道，要做到每说一句都先打好腹稿、都说的非常准确、非常到位、很能让对方满意不仅很难，而且也很累人，话说脱口也很正常；但作为职业秘书，每次沟通，至少要做到说好第一句话。
交谈一开口最好让对方感到真诚、有兴趣、有好处、热情、关心他，不要说一些对方不感兴趣的话、反感的话，要让对方干你是真诚的值得信赖的。
对方就有可能在不知不觉中被你吸引过来，谈话投机了，当气氛融洽了，后面的沟通就会变得顺畅。
（二）有效沟通的原则、可信赖性原则、一致性原则、内容的针对性原则、明确性原则、持续性原则、渠道恰当性原则四、沟通的方式（一）“说”的艺术秘书的一个基本任务是与各方面联络。
上下级之间，平级之间，都必须由秘书来沟通情况，它要求及时、准确，所以，秘书职业对秘书“说话”的要求非常高。
在交流沟通过程中，秘书还必须学会说话，工作中每一句话，都不能掺杂私人的感情，对上下级、同事之间或者你的客户都应该热情，时刻像初春暖风一样融化别人，这样你的工作目的才能达到。
不经意的一件小事，沟通好了就可以产生深远的影响，也可能这种影响暂时并未显露出来，但少说一句话，就有可能产生不良后果。
秘书说话时应该注意以下几点：、语言简明，通俗易懂〖吸取教训〗月日，县金矿劳动服务公司〖简评〗这条信息对事件交代得过于详细，显得太罗嗦。
高层领导破案只需了解一个梗概。
写这类信息一定要简明扼要，事件的时间、地点、人物、起因、经过、结果这几个要素交代清楚就可以了。
如果这样写：月日。
县金矿劳动服务公司在运输途中丢失桶氰化钠。
其中两桶氰氰化钠月日分别于至县路段间为路人捡到，拾得人出售时，被人发现，报告公安机关，得以收回，另一桶下落尚未查明。
事情就不会变得这么复杂了。
、掌握节奏秘书每天的工作都很忙，向上级反映情况或汇报工作要讲究点节奏。
要掌握一个原则：即把话说明白，意思表达清楚。
不能只是为了节省时间，象扫机关枪似的向上司反映情况或汇报工作，总是希望快点把话说完，这样做的结果，往往不能达到沟通的效果。
因为别人还没有听明白，还没有来得及理解或者还没有理解透彻，你就把话说完了。
但也不能说得太慢了，说得太慢了，别人等的心急，他认为你的思维反应迟钝。
为了提高“说”的表达效果，把握好说话的节奏，掌握说话的技巧，秘书要把说话的语调当作一项基本功练习。
说话的语调往往能够反映一个人说话时的精神状态，因此，秘书说话时，一定要注意说话的语调，因为把说话的语调把握好了，说的抑扬顿挫圆润甜蜜富于激情，那么，你说的语言就富于一定的感染力，给谈话造成和谐的气氛，你的谈话就可以给人带来一种亲和力，亲切感，这样就在一定程度上拉近了交谈双方的距离，有利于谈话双方的的表述和理解。
与客人交谈，阐述自己的观点或提出新思路、新意向，在对方要表示肯定或否定的意见的时候，秘书不能无动于衷，在对方说到关键的地方或者停顿的时候，要稍微点点头或说“是的”、“是吗 ?”这样有礼貌的回应，这表明你是在认真听取他的意见，是尊重他的。
如果你想把没有预约不请自来的客人尽快打发走，采用消极的冷处理，对方说话，你无动于衷不予理睬，这样就有可能伤害对方的自尊心，对你缺乏诚意而产生反感。
如果是领导的重要关系户或密友，以后你就很难与领导相处，给自己造成被动的局面。
、不问“你找我有什么事”有一种被盘问的感受。
所以，询问的方式不是“有”而是“是”遇到这种情况，你应该这样问对方：“刚才是您叫我吗?”或者这样问：“您找我是什么事?”“我能帮您什么忙吗?”或者“如果你不嫌气的话……”这就表明对他是采取积极主动热情的态度，从而产生对你的好感。
（二）“听”的技巧秘书在“听”话的时候一定要注意以下几点：、集中精神、看着对方的的眼睛、小声附和、不能问得太急、让对方说完、重复要点〖吸取教训〗：（三）肢体语言五、沟通的途径（一）书面沟通书画沟通就是文字沟通，它的优点是比较正确、详尽、权威、可以永久保存。
书面沟通在时间和费用方面也比较经济。
书面沟通适用于以下几种情况：、需要沟通的人比较多而且分散，不适合当面沟通。
、对方需要一定的时间来考考虑你所提出的问题。
、对方需要将你提出的问题当作书面的记录加以保存，以便将来查询或当做凭据。
、对方需要按照规定的程序去完成你交待的工作，他们需要有书面的说明，这样可以按部就班，随时查阅。
但书面沟通有两个不足之处：一是对方不想看，材料收到如同没收到，问他意见如何，他可以说没收到或者还没看，从而推卸自己的责任；二是对自己不利的文件，他看完了故意装作还没有看，因此，秘书在进行书面沟通时应注意以下几点：、主题鲜明，引人注目。
、语言尽量通俗易懂，让对方感到亲切。
、在措辞上尽量避免有对抗情绪。
、书面材料送出后，用电话询问对方是否看到文件，有什么困难或意见，使对方没有推脱的借口。
秘书与上司沟通，到底是采用当面沟通还是书面沟通的方式，要以上司喜欢的方式作为选择的沟通方式，不能以自己喜欢的方式或擅长的方式作为选择的沟通方式。
上司喜欢当面沟通，就应尽量以当面沟通为主，书面沟通为辅，相反，上司习惯于看材料，不喜欢人家在自己面前说道，那就应该以书面沟通为主。
（三）电子沟通电子沟通包括电话、电子邮件、网上交流等方式。
其中，电话沟通偏向于当面沟通，电子邮件又类似于书面沟通，而网上即时通讯则介乎这两者之间，电话沟通虽然是一种口头沟通，但一般的电话看不到对方的形象，所以，电话沟通只适用于下列几种情况：、距离远，双方无法当面沟通，但你又希望尽快知道对方的反应。
、双方交情不错，见不见面都一样，通过电话沟通方便快捷。
、一些当面沟通时难以开口的事情可用电话来说明。
、虽然目前不能见面，但可以先用电话沟通，增进感情，为将来的当面沟通作准备。
秘书的日常工作非常繁杂，如果事事都当面沟通的话，确实不现实；但事事都书面沟也不可能做到，拟稿费时费力也费物，送达时间还慢，所以，紧急联系、临时通知等采用快速而有效电话沟通通常是秘书的第一选择。
但是，秘书在电话沟通时应注意以下两点：一是不能在电话里聊天，影响工作；二是如果通话时间太长,影响其他的电话打进来。
使用电子邮件十分方便，但由于每个人使用的习惯不同，带来的效果也不一样。
有些人也借口没收到以推卸自己的责任，这一点一定要注意。
特别需要提醒的是，机密的事情沟通一定要采取合适的方式，切记保密。
现在工作中用、等其他即时通讯手段也很普遍了,这样的沟通方式与电话沟通十分相似。
〖吸取教训〗俄罗斯新闻媒介〖简评〗现代通信设备，均存在电磁波辐射。
在无加密措施情况下，如果以微波方式传播信息，别人利用简单设备就可轻而易举地截获你在微波信道上传输的信息。
世界各国都有明文规定，不准在无保密保障措施情况下谈论和传递秘密信息。
我国《保密法》第二十五条规定：“在有线、无线通信中传递国家秘密的，必须采取保密措施。
”目前通信加密措施主要有信加密和终端加密，其方式可采取数据加密或模拟加密等。
如果你以有线载波传输，别人也可以通过设备直接搭线获取你所传输的信息。
（资料来源：《考试大网站·案例卫星电话引来导弹》( )）（三）当面沟通俗话说见面三分情。
这三份情里面有重视有尊重有感情，当面沟通的特点是更直接、更现实、可以重复、不理解不明白的地方可以解释。
采用面对面地沟通，不仅显得亲切，而且显得灵活；双方通过面对面地沟通还可以增进彼此的感情，同时面对面的沟通还能够了解更多的信息，除了语言信息的交流还可了解非语言方面的信息，诸如通过神态动作观察到的信息，它要比单一的语言沟通有更大的优势，双方如果有不同的意见，可以及时协商；可以在吸收对方意见的基础上完善自己的设想，从而达到最佳的沟通效果。
因此，秘书对于那些重要的或敏感的事情应尽量采用当面沟通的方式。
即使是一些简单的通知或传话，只要条件允许，也最好当面交待。
选择当面沟通的条件是：、对方对你所提的问题很感兴趣。
