外来文件处理程序

引言:外来文件控制程序是一个重要的工具，它帮助组织和管理所有进入组织的外部文件。

本文将深入探讨外来文件控制程序的相关概念以及其在组织中的重要性，并介绍如何有效地实施这一程序。

概述:外来文件控制程序是指组织在收集、保存、审查和分发外部文件时所采用的一系列流程和实践。

这些外部文件可能是来自供应商、客户、合作伙伴或外部机构的文件，包括合同、报价单、技术文件等。

外来文件控制程序的目的是确保组织始终拥有准确、可靠的外部文件，并能够在需要时快速访问。

正文:1.识别和收集外来文件1.1确定需要收集的外来文件的类型和来源1.2设立一个集中的收集点，以确保文件的整合和安全性1.3建立一个有效的通信渠道，与外部机构保持联系，以及及时收集外来文件2.外来文件的审查和分类2.1制定一套标准和程序，用于审查外部文件的准确性和完整性2.2根据文件的性质和目的进行分类，以便更好地进行管理2.3建立一个文件审批流程，确保外来文件经过适当的审核才能使用3.外来文件的保存和归档3.1建立一个有效的文件归档系统，以确保文件的易于访问和保密性3.2使用适当的标签和目录，将文件分类存储，并建立索引以方便查找3.3确定文件的保留期限，及时清理过期的文件，以保持存储空间的有效利用和数据的安全性4.外来文件的分发和利用4.1设立一个文件分发流程，确保信息的传递高效和准确4.2使用合适的技术工具和系统进行文件分发，以确保安全性和可追溯性4.3为工作人员提供必要的培训和指导，以正确使用和处理外来文件5.外来文件控制程序的监督和改进5.1建立一个监督和评估机制，定期检查外来文件控制程序的有效性和符合性5.2确定改进的机会和挑战，并制定相应的行动计划5.3与内部各个部门进行协作，共同推动外来文件控制程序的改进和发展总结:外来文件控制程序在现代组织中扮演着重要的角色。

通过识别和收集外来文件、审查和分类、保存和归档、分发和利用以及监督和改进等步骤，组织能够有效地管理外部文件，并实现对外来文件的控制。

外来文件控制程序1.目的保证公司对外来文件的正确有效使用。

2.适用范围本程序适用于对外来文件的管理。

3.引用文件无4.定义外来文件是指由公司总部转发或国家党政机关下发的标准、规范、规定等文件。

5.职责5.1 现场办公室负责人负责外来文件送阅批示及制定选用的外来文件分发清单。

5.2 各部门负责人负责建议选用外来文件及已批准使用的外来文件在本部门的实行。

5.3 现场办公室资料员负责接收、登记外来文件,办理送批选用手续。

5.4 现场办公室资料员负责选用的外来文件的归档、保管及销毁等。

6.资格和培训执行本程序不需特别的资格或培训。

7.程序7.1 外来文件的接收现场办公室资料员接收外来文件时,填写《收文处理单》（见GFP5-4-F1）,然后送现场办公室负责人审阅。

7.2外来文件的下发、传阅7.2.1 现场办公室负责人审阅后，认为需要下发的，制定《外来文件使用及下发清单》（见GFP5-4-F2）交资料员，若无需下发，要求现场办公室资料员保存即可。

7.2.2 现场办公室资料员根据下发清单填写《外来文件使用通知单》（见GPP5-4-F3）,连同加盖“选用”标志的外来文件复印件一起送指定部门负责人。

7.2.3 各部门负责人签收外来文件后，组织部门相关员工传阅，并要求其填写《外来文件传阅单》（见GFP5-4-F4）。

7.2.4 各部门直接从党政机关接收的外来文件，须由资料员送往现场办公室登记，加盖“选用”标志后下发到使用部门。

7.3外来文件变更处理7.3.1部门负责人须及时掌握外来文件更新或修改情况。

7.3.2 现场办公室资料员接到更新或修改后的外来文件,按第7.1～7.2的规定办理。

7.3.3 更新的外来文件发放时，必须收回先前分发到各部门的原使用本，现场办公室资料员、各部门负责人均在下发清单回收栏上签字后，现场办公室资料员才将修改、更新本发至部门负责人。

7.4外来文件的归档保管、回收及销毁7.4.1 现场办公室资料员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案员归档保管，并填写《文件移交单》（见GFP5-3-F5）。

第1篇第一章总则第一条为加强公司文件管理，规范外来文件接收、登记、分发、归档和销毁等工作，确保文件安全、准确、及时地服务于公司各项工作，特制定本规定。

第二条本规定适用于公司所有部门、子公司以及公司内部各层级机构。

第三条公司外来文件管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保外来文件的完整性，不得擅自删改、涂改或销毁。

2. 及时性原则：确保外来文件及时接收、登记、分发和归档。

3. 安全性原则：确保外来文件在接收、分发、归档和销毁等环节的安全。

4. 保密性原则：严格保密涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的文件。

5. 有效性原则：确保外来文件内容真实、有效，为公司决策提供依据。

第二章文件接收第四条文件接收部门：公司办公室（以下简称“办公室”）为文件接收部门，负责公司外来文件的接收、登记、分发、归档和销毁等工作。

第五条文件接收程序：1. 接收人员对来文进行初步审查，确认文件是否符合接收条件。

2. 对符合接收条件的文件，接收人员应在第一时间将文件送至办公室。

3. 办公室工作人员对来文进行登记，包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人等基本信息。

4. 办公室对来文进行分类整理，并根据文件性质、紧急程度和相关部门职责，将文件分发至相关部门。

第三章文件登记第六条文件登记要求：1. 文件登记应做到准确、完整、规范。

2. 文件登记表应包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人、分发部门、归档日期等基本信息。

3. 文件登记表应使用统一格式的登记簿，并由办公室工作人员负责填写。

第七条文件登记程序：1. 办公室工作人员在接收文件后，应立即进行登记。

2. 登记完毕后，办公室工作人员应将文件登记表存档，以便查阅。

第四章文件分发第八条文件分发要求：1. 文件分发应按照文件性质、紧急程度和相关部门职责进行。

2. 文件分发应确保文件安全、准确、及时地送达相关部门。

3. 文件分发后，相关部门应做好文件接收、阅读、执行等工作。

文件管理制度第一章总那么第一条为了加强文件管理工作，建立高效的沟通平台和机制，保证各项指令和信息准确传达和迅速执行，特制定本规定。

第二条本制度管理的围包括公司、各部门所发出的各种公文、表格、方案、总结、上报的各种请示、报告等纸质文件和电子文件、电子。

第二章外来文件处理第三条收文的登记1、外来文件统一由综合办公室收取。

2、外来文件必须在?收文登记簿?上登记来文的发文单位、文号、收文时间、份数。

第四条收文的签批和传阅1、外来文件由综合办公室贴上?文件处理签?，然后分类处理：〔1〕一般性文件，近需要有关人员知晓的，又综合办公室签署传阅围，然后送给相关人员传阅；〔2〕重要文件或需要办理的文件，由综合办公室报送总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见。

综合办公室文员按照总经理或总经理委托的分管副总经理签署的意见传阅或交办。

2、传阅人员应抓紧时间阅读文件,一般情况应在接到文件后2小时阅读完毕，并在?文件处理签?上签署阅文者XX和阅文日期。

需要签署意见和建议的可以在文件的页眉和页脚签署，签署意见和建议必须署名。

综合办公室文员负责催促文件传阅人尽快阅读文件。

3、级文件在副总经理、〔含〕以上人员间传阅。

4、绝密级文件只由单位负责人阅读，不得传阅。

5、文件不得横向传阅。

综合办公室文员将文件交给阅文者，阅文者阅文完毕并签署XX、阅文时间及意见和建议后，将文件交回给综合办公室文员，. 可修编综合办公室文员再将文件交给下一位阅文者。

第五条收文的办理和结果反应1、需要办理的文件，由综合办公室文员在总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见后立即将文件和?文件处理签?一并复印一份交给承办人员。

承办人员在承受文件复印件时，必须在?收文传递单?上签字。

2、综合办公室文员负责催促承办人在在总经理或总经理委托的分管副总经理签署的办理期限或者文件要求的期限办理完毕。

34561、不需要办理的文件，在传阅完毕后，由综合办公室文员将文件正本、文件处理签一并存档。

0—00—00外来文件处理流程与规范步骤1（1）所有外单位发来的文件应统一交由办公室行政人事专员签收、处理。

（2）办公室行政人事专员须将传真文件、电子文件打印成纸质文件。

（3）所有外单位发来的文件核对无误后，均须附《外来文件处理单》，并在《外来文件处理单》上准确填写收文时间、发文单位、收文号、文件标题、份数、密级、处理时限及签收人等内容。

步骤2（1）办公室行政人事专员须按照收文时间顺序在《外来文件登记簿》上对收到的外来文件进行登记。

（2）登记内容包括：收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、内容提要等。

步骤3（1）招待当天提前6小时与对方联系，明确对方的车次，如在高铁站或飞机场，明确一下接站时间、地点，及做好车辆协调。

（2）如需接站，由提出申请的招待部门负责人亲自前往高铁站及飞机场进行接站。

（3）如无需接站，则在等候对方抵达，并亲自进行引领和服务。

（4）如用餐则需向各部门协调是否需要敬酒等事宜。

（5）如住宿则需向客房提醒进行用心服务。

（6）招待结束后，到对应部门打印账单，找总经理进行签批，并将对应单据交财务。

步骤4（1）总经理批阅后，在《外来文件处理单》“领导批示”一栏中批示批办意见,交办公室主任分办处理。

（2）需要办理的文件：①办公室主任按批办意见，将需办理的文件分送有关部门或承办人员办理。

②对需要有关部门办理的重要文件，办公室主任须对办理情况进行督促检查，并做好督促记录向集团总裁汇报。

（3）需要传阅的文件：①办公室主任按批办意见，将需传阅的文件送交阅读范围的人员进行传阅，先送主要领导和文件相关分管领导传阅，然后送交其他人员传阅。

②领导阅文后要在《外来文件处理单》“传阅”一栏中签字，并注明阅读时间。

③办公室主任要随时掌握文件的去向，在文件传阅结束后回收文件并检查文件是否齐全完好。

（4）文件办理完毕，承办人须在《外来文件处理单》“处理结果”一栏中注明处理结果及办理日期。

步骤5（1）办公室行政人事专员将无批示的外来文件按类别归档。

外来文件管理制度第一章总则为了规范和加强对外来文件的管理，提高文件管理的效率和安全性，制定本制度。

第二章外来文件的定义外来文件是指非本单位或非工作人员所编写或出版的文件，包括但不限于书籍、报刊、光盘、磁盘、电子邮件等。

第三章外来文件的采购1、单位需要采购外来文件时，应提前制定采购计划，并经过审批。

2、采购外来文件应选择正规的渠道和供应商，确保文档的质量和真实性。

3、在采购外来文件时，应注明文件的用途和归属单位，以方便管理。

第四章外来文件的接收与登记1、外来文件到达后，应有专人进行接收，并填写《外来文件接收登记表》，登记文件的标题、来源、数量等信息。

2、接收后的文件应及时送交相关部门或个人，未经授权不得私自留存或处理。

3、外来文件应按照规定时间内进行归档，确保信息的安全和便捷检索。

第五章外来文件的保管1、外来文件的保管应按照文件的种类、重要性和保密级别进行分类，并设立相应的档案柜或仓库进行存放。

2、对于机密文件或涉及个人隐私的文件，应设立专门的保密区域进行存储，并采取密封、密码等措施确保安全。

3、外来文件的借阅应按规定流程进行，借阅人需提供有效证明并经过审批方可借阅。

第六章外来文件的利用与销毁1、外来文件在使用过程中，应保持整洁、完整，并妥善保护，不得私自涂改或损坏。

2、外来文件使用完毕后，应及时归还原位置或交由专门人员进行清点和整理。

3、外来文件达到保存期限或失去使用价值时，应按照规定程序进行销毁，不得随意处理或外泄。

第七章外来文件的安全管理1、外来文件的安全管理应建立完善的制度和流程，对文件的获取、存储、传输等环节进行严格监控和管理。

2、对于涉及国家机密或重要信息的外来文件，应严格控制访问权限，并设立专门岗位进行监控和保护。

3、外来文件的传输应采取加密、签名等技术手段确保信息的安全性，禁止使用未经授权的传输设备。

第八章外来文件管理的监督与检查1、外来文件管理工作应定期进行自查和检查，在发现问题时及时整改和补救。

医院外来文件处理程序
1、文件、资料应在收文当天，使用专用登记本进行登记。

2、登记后，应及时送院长办公室主任（副主任）阅签。

然后按照签拟办意见，分送有关领导阅示。

传文要迅速，急件急送，不积压、不拖延，紧急文件应在226小时内催办完毕。

领导批阅
后的文件，根据领导批示，送有关人员传阅或送有关科室，并及时向有关领导汇报办理情况。

3、规定限期办理的文件，承办人应及时办理，负责公文处理人员应做到心中有数，主动催办，如期完成。

4、传阅和承办后，按文件内容分类整理归档，应保证文件完整无损、查阅方便，于第二年六月底以前移交综合档案室。

5、处理人员必须严格遵守保密制度。

外来文件管理制度1. 引言外来文件是指公司或组织从外部获得的各种文件材料，包括合同、报告、信件、备忘录等。

由于外来文件的重要性和数量不断增长，为了有效管理这些文件并确保信息的安全性和完整性，公司需要建立一套完善的外来文件管理制度。

2. 目的外来文件管理制度的目的是规范公司对外来文件的接收、存储、传递和销毁，保护公司的商业机密并提高工作效率。

3. 职责与权限•管理部门负责制定和执行外来文件管理制度，并监督各部门的执行情况。

•各部门负责按照制度规定的程序和要求，接收、存储、传递和销毁外来文件。

•公司员工应当严格遵守制度规定，妥善处理和保护外来文件，不得私自拷贝、传播或泄露文件内容。

4. 外来文件的接收•外来文件应当经过事先约定的渠道和方式送达公司，不得私自寄送或送达。

•接收人员应当及时查收外来文件，并按照接收记录进行登记和存档。

•对于重要文件，应当及时向有关部门或负责人通报。

5. 外来文件的存储•外来文件应当按照一定的分类和编号规则进行存储，以便于查找和管理。

•电子文件应当存储在公司指定的网络存储设备中，进行备份和加密保护。

•纸质文件应当存放在专门的文件柜或保险柜中，未经授权人员不得随意携带或外带。

6. 外来文件的传递•外来文件的传递应当采用安全、可追溯的方式，不得使用不安全的通讯工具或媒介。

•传递文件前应当核对文件的完整性和准确性，并填写传递记录。

•对于重要文件的传递，应当采取加密或密码保护等措施，确保信息的保密性。

7. 外来文件的销毁•外来文件的销毁应当按照制度规定的程序进行，不得擅自销毁或丢弃。

•纸质文件的销毁应当采用碎纸机进行，以防止文件内容泄露。

•电子文件的销毁应当通过格式化或磁盘擦除等方式进行，确保文件无法被恢复。

8. 文件管理的监督与检查•公司应当定期进行文件管理的内部检查和外部审查，发现问题及时整改。

•对于违反制度规定的行为，公司可采取相应的纪律处分措施，并追究相关人员的法律责任。

9. 附则•外来文件管理制度需要与公司其他相关制度相衔接，确保各项管理工作的协调性和一致性。

1.0 目的本程序规定了对外来文件(不包括外来记录)的编码、批准、发放的控制程序，以保证外来文件在受控状态下使用。

2.0 适用范围本程序文件仅适用于与质量管理及服务质量有关的外来文件。

3.0 职责3.1 外来文件由文件管理员负责整理、存档。

4.0 程序4.1评审与批准对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由经理进行评审后批准使用,并制定分发范围。

4.2标识经批准使用外来文件由文件管理员接收并盖“外来文件”章,并对外来文件进行编码,编码方式按” 发文单位- 日期-序号码”发文单位 - 文件发出的单位序号 - 文件顺序编号取二位数字,从01开始进行日期 - 取文件的年月的四位4.3发放与保管4.3.1文件管理员根据发放范围复印,文件原件为正本，如若是传真文件则先复印一份以该份复印文件作为正本。

正本存入文件档案内, 正本文件的复印件为副本，作为发放文件。

对于接收的外来完整的装订本，则在正本的封面盖“外来文件”章，在副本的封面亦盖“外来文件”章后发放。

4.3.2文件管理员根据发放范围将文件发给有关部门负责人，并填写《文件签收记录表》。

4.3.3外来文件必要时也可张贴在有关的作业场所，但须做好发放登记。

4.3.4若需领用外来文件,须填写《文件发放审批表》经批准后分发；4.3.5若文件严重损坏或遗失，应立即汇报，并书面申请补办；填写《文件发放审批表》经批准后补发。

4.4外来文件的更改4.4.1 更改的外来文件接收、发放与“4.1,4.2,4.3”相同。

4.4.2 文件管理员在发放更改的外来文件的同时收回旧文件各级文件管理员收到新版的外来文件后应及时将其发放到相关部门、场所。

若新版文件是旧版文件的替代，则收回旧版文件,文件管理员将旧文件正本从档案中取出盖上“作废”章印，并存入作废文件档案内，更改的文件正本存入文件档案内，所有旧文件的副本作废品处理。

外来文件和资料控制程序一、目的为了确保公司能够有效地识别、获取、登记、分发、使用、保存和处置与公司业务相关的外来文件和资料，保证其适用性、有效性和完整性，特制定本控制程序。

二、适用范围本程序适用于公司所有部门和场所，包括但不限于办公室、车间、仓库、实验室等，涉及的外来文件和资料包括法律法规、标准规范、客户提供的文件和资料、供应商提供的文件和资料等。

三、职责分工1、综合管理部门负责制定和修订外来文件和资料控制程序，并监督其执行情况。

负责收集、识别和登记国家和地方发布的法律法规、政策文件等外来文件。

负责与相关部门沟通协调，确保外来文件的及时更新和有效传递。

2、技术部门负责收集、识别和登记与产品技术、工艺、质量等相关的标准规范、技术文件等外来文件。

负责对技术类外来文件的适用性进行评估和审核，确保其符合公司的技术要求和生产实际。

3、市场营销部门负责收集、识别和登记客户提供的订单、合同、技术要求、图纸等外来文件和资料。

负责与客户沟通协调，确保客户提供的文件和资料的完整性和准确性，并及时传递给相关部门。

4、采购部门负责收集、识别和登记供应商提供的产品说明书、质量证明文件、检验报告等外来文件和资料。

负责与供应商沟通协调，确保供应商提供的文件和资料的真实性和有效性，并及时传递给相关部门。

5、其他部门负责收集、识别和登记与本部门工作相关的外来文件和资料，并按照规定的程序进行处理和传递。

四、外来文件和资料的分类1、法律法规类国家和地方颁布的与公司业务相关的法律、法规、条例、规章等。

2、标准规范类国际标准、国家标准、行业标准、地方标准等。

与产品技术、工艺、质量、安全、环保等相关的规范、规程、指南等。

3、客户提供类客户订单、合同、技术要求、图纸、样品等。

4、供应商提供类供应商产品说明书、质量证明文件、检验报告、资质证书等。

5、其他类行业协会发布的通知、公告、调研报告等。

专业机构发布的技术报告、研究成果等。

五、外来文件和资料的获取1、各部门应通过以下途径获取外来文件和资料：政府部门网站、行业协会网站、标准发布机构网站等官方渠道。

外来文件管理制度模板一、目的为了规范公司对外来文件的管理，确保文件的安全性、完整性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有部门及员工接收、处理和保管外来文件的全过程。

三、定义外来文件：指公司外部单位或个人发送给公司的，需要公司内部处理或参考的文件。

四、职责分工1. 行政部：负责外来文件的接收、登记、分发和归档。

2. 相关部门：负责外来文件的内容审核、执行和反馈。

3. 信息安全部门：负责监督外来文件的安全管理。

五、文件接收1. 所有外来文件应首先送至行政部进行登记。

2. 行政部需对文件进行初步检查，确保文件无损坏、无病毒。

六、文件登记1. 行政部应建立外来文件登记簿，详细记录文件的名称、发送单位、接收日期等信息。

2. 所有外来文件必须有唯一的登记编号。

七、文件分发1. 行政部根据文件的性质和内容，决定文件的分发范围和对象。

2. 分发前应征得相关部门负责人的同意。

八、文件处理1. 相关部门在接到外来文件后，应在规定时间内完成内容的审核和处理。

2. 处理过程中应保护文件的完整性，不得擅自修改或删除文件内容。

九、文件反馈1. 相关部门在处理完外来文件后，应将处理结果反馈给行政部。

2. 行政部负责将反馈结果整理后，按照规定程序回复给文件发送方。

十、文件保管1. 外来文件应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。

2. 行政部应定期对文件进行清点和检查。

十一、文件归档1. 对于需要长期保存的外来文件，行政部应按照公司档案管理制度进行归档。

2. 归档的文件应有明确的分类和索引，便于检索。

十二、文件销毁1. 对于不再需要保存的外来文件，应按照公司文件销毁程序进行安全销毁。

2. 销毁前应得到相关部门和信息安全部门的确认。

十三、违规处理1. 对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款或解除劳动合同等处分。

2. 造成严重后果的，将依法追究责任。

十四、附则1. 本制度自发布之日起生效，由行政部负责解释。

1 目的编制本程序的目的在于确定公司记录的内容及记录标识、储存、保管和处理等管理要求，使公司记录得到有效的控制，为证实产品质量及知识产权管理符合规定要求，以及体系有效性提供可靠的客观证据。

2 适用范围本程序适用于公司管理体系运行过程中所有记录的管理。

3 职责1、各部门负责本部门文件涉及的记录的编制，记录的审批发布执行《文件控制程序》，经批准后，记录电子文档交由知识产权管理部门归档和管理；2、各部门本部门记录的收集、标识、归档及保管工作；3、未经审批，各部门不得随意编制、使用未经批准的记录。

4 总则4.1 记录的种类与内容公司的记录主要包括：1、设计开发、生产、检验、采购、销售等各项记录，如采购品验收记录、产品检验（测试）记录等；2、知识产权管理体系、质量管理体系等体系运行的记录，如管理评审记录、知识产权内部审核记录等；3、有关顾客的记录，如顾客提供的产品的使用结论、顾客信息反馈、顾客抱怨等；4、供方的知识产权记录，如供方提供的检测报告、认证证书等。

4.2 记录的媒介知识产权记录以纸张（如书面报告、表格记录等）、软件（如磁带、磁盘）和/或照片（含胶片）三种媒体或其中一种记载。

4.3 记录控制要求记录必须满足以下要求：1、各类知识产权记录必须真实、清晰、完整，可以提供可靠证据；2、记录不得随意涂改（若一时疏忽，可采取划改，但须进行标识）；3、记录应按时分类整理归档；4、存档的记录须进行标识、编目，易于识别，并在适宜的环境下妥善保管；5、存档期限符合顾客、法律、法规的要求，一般不得少于2年；6、记录的销毁应经过审批，并记录销毁情况，参照《文件控制程序》执行；7、按有关程序、规定审核、批准、发放，并记录发放情况；8、向外部提供的记录应履行相应的审批手续；编制《记录文件清单》，规定需要保存的记录和保存期限。

记录的保管条件要适宜，注意防火、防水等，防止由于环境的恶化而损坏记录；同时须注意保密要求，防止未经许可的人员接触保密记录。

文件处理细则一、外来文件处理程序所有外来寄送和在网络上传送给公司的文件、信函(含抄送件）,由公司办公室按以下办法办理:办件——部门办理办公室登记——分办-———归档。

阅件--领导(有关人员）二、办件处理细则及要求（一）上级公司、外单位来文,根据文件内容由公司办公室编号登记后填写《文件传阅单》(附件一）。

（二)文件经办公室负责人审核后转相关公司领导、部门传阅办理,并由办公室机要员全程跟踪办结，文件办结后及时交回办公室归档。

（三）各部门要建立文件收办制度，指定专人负责做好本部门文件收文登记、分送、归档工作.文件办理要明确主办人，由主办人负责全程跟踪办结。

（四）各部门在处理对外和重要普发文件需请示领导,必须呈批办理.1、填写《文件呈批表》（附件二），提出拟办意见,送办公室机要员呈送各级公司领导审批。

2、部门拟办意见应包括如下内容：来文单位要求解决的问题；有关职能部门的意见；有关的政策规定；本部门拟办措施。

拟办意见或者建议应当明确，要注意与以前所印发文件的政策规定相衔接.由于文件内容复杂的，文件呈批表容纳不下拟办意见的,可在《文件呈批表》报批。

3、附件要求。

文件呈批如有附件，要在呈批表落款之上列出目录。

附件及有关资料按下列顺序附排列：（1）文件呈批表；(2）来文；(3）以前有关领导的批示；(4)有关政策规定；（5）其他附件.三、阅件处理细则及要求（一）办公室编号登记后填写《文件传阅单》(附件一），经办公室负责人审核送领导及有关人员阅.（二）经领导批办的阅件，迅速转为办件处理。

四、部门文件处理细则及要求（一)各部门需呈交领导审批办理的事项（请示、报告、工作方案等)统一报送办公室,由办公室提出处理或分办意见，交相关职能部门按办件程序及要求办理(参照二）。

（二）部门之间互协助办理的事项，可直接与相关职能部门沟通联系办理。

（三）按有关规定需作退文处理的，办公室说明理由将该文退回来文单位（内容详见附件三）。

五、发文（一)拟文部门填写《文件呈批表》（附件二），直接或交办公室机要文员经有关部门会签后，交办公室主任初审，由办公室呈公司领导审批。

外来文件控制程序摘要：外来文件是指从外部来源获取的任何形式的文件或数据。

在现代企业环境中，外来文件的数量和种类不断增加，对于组织的信息管理和安全性带来了挑战。

为了确保外来文件的有效管理和保护，公司需要实施一种外来文件控制程序。

本文将介绍外来文件控制程序的重要性，以及如何设计和执行一个有效的控制程序。

1. 引言外来文件对于现代企业来说具有重要的意义。

这些文件可以是电子邮件、传真、合同、报告、表格等各种形式的信息。

外来文件可以包含重要的商业机密、个人信息或其他敏感数据，因此，控制和管理这些文件变得至关重要。

2. 外来文件的挑战管理外来文件面临的主要挑战包括：2.1 大量的文件：随着企业的发展和业务的扩大，外来文件的数量不断增加。

企业需要确保能够有效地处理和管理这些大量的文件。

2.2 多种形式的文件：外来文件可以是电子形式的文件，也可以是纸质文档或其他形式的媒体。

企业需要有相应的处理能力来处理不同类型的文件。

2.3 信息安全风险：外来文件可能包含机密的商业信息或个人身份信息。

恶意使用或泄露这些信息将造成严重后果。

企业需要确保外来文件的安全性，防止未经授权的访问或数据泄漏。

3. 设计外来文件控制程序设计一个有效的外来文件控制程序需要考虑以下几个方面：3.1 确定文件来源：企业应该明确规定外来文件的来源，包括哪些部门或人员有权限接收外来文件。

这有助于减少不必要的外来文件的数量，并确保只有授权人员能够接收和处理这些文件。

3.2 文件分类和标记：对于接收到的外来文件，企业应该根据其性质和重要性进行分类和标记。

例如，可以将文件分为商业机密文件、个人信息文件和一般文件等。

这有助于更好地控制不同类型的文件并确保其安全处理和存储。

3.3 文件审查和批准：在接收到外来文件后，企业应该设立一个审核和批准的过程。

这一过程可以包括对文件内容的审核、安全性的评估以及相关部门的批准。

只有经过审核和批准的文件才能被接受和处理。

3.4 文件存储和访问控制：对于接收到的外来文件，企业应该建立一个安全的文件存储系统。

外来文件管理制度外来文件管理制度一、目的与意义外来文件是指非本机构部门或人员送达的文件。

为了规范外来文件的接收、分发、传递和存档工作，提高工作效率，确保文件安全，制定外来文件管理制度成为必要举措。

二、文件接收1. 外来文件的接收由专门负责人员进行，要求接收人员具备良好的文字理解能力和文件处理经验；2. 接收外来文件的同时，要认真填写接收登记表，记录文件的编号、标题、来文单位、来文日期等信息，并签字确认接收；3. 接收人员要及时核查文件的来源和真实性，确保接收的文件是合法合规的；如发现异常情况，应及时上报领导并协助处理。

三、文件分发1. 接收到的外来文件要尽快进行分发，确保相关人员及时获知文件内容；2. 分发时要根据文件的紧急程度、内容重要性和有关人员的工作职责合理安排；3. 分发时要填写分发登记表，记录文件的编号、标题、分发日期、受文人员等信息，并由受文人员签字确认。

四、文件传递1. 文件传递的方式可以采用纸质传递或电子传递，但要根据具体情况选择合适的方式；2. 纸质传递时要注意保密和防丢，避免文件被泄露或丢失；3. 电子传递时要使用加密工具进行文件加密，防止文件被非法获取或篡改。

五、文件存档1. 对于重要的外来文件，要及时进行存档，并做好归档记录；2. 存档采用按年度、按文件类型等分类方式，便于查找和管理；3. 存档材料要定期进行整理和清理，确保文件库容量充足。

六、文件处理1. 对于需要回复的外来文件，要及时安排有关人员进行回复，并保留回复的文件以备查证；2. 对于需要转发的外来文件，要按照相关程序进行转发，并保留转发的证据；3. 对于需要公开的外来文件，要及时公开并做好相关宣传工作。

七、督查与考核1. 部门负责人要定期对外来文件的管理情况进行督查，发现问题要及时进行整改；2. 外来文件管理纳入岗位责任考核范围，对于工作不到位、问题频发的人员要进行相应的处理和奖惩。

以上就是外来文件管理制度的内容。

外来文件处理程序在当今信息快速流通的时代，企业和组织常常会接收到来自外部的各种文件。

这些外来文件可能包含重要的信息、指令、合作意向或者其他对组织运作产生影响的内容。

因此，建立一套科学、规范、高效的外来文件处理程序至关重要。

外来文件的来源广泛，可能来自政府部门、合作伙伴、客户、行业协会等等。

其形式也多种多样，有纸质文件、电子邮件、传真，甚至是社交媒体上的信息。

为了确保对这些文件的有效处理，我们需要从接收环节开始就进行严格把控。

首先是文件的接收。

负责接收文件的人员应该对文件的来源、类型、紧急程度等进行初步判断。

对于纸质文件，要确保文件的完整性，检查是否有缺页、破损或者字迹不清的情况。

对于电子文件，要确认文件格式的兼容性以及是否携带病毒。

接收人员应及时记录接收时间和文件的基本信息，如文件名、文号、发送单位等。

在接收文件后，需要进行登记。

登记的内容应包括文件的编号、标题、接收日期、来源、紧急程度等。

这一环节就像是为每一份文件建立一个“身份档案”，方便后续的查询和跟踪。

通过建立详细的登记制度，可以有效地避免文件的遗漏和混淆。

接下来是文件的分类。

根据文件的内容和性质，可以将其分为不同的类别，如政策法规类、业务合作类、技术标准类等。

分类的目的是为了将文件准确地传递给相关的部门或人员进行处理，提高处理的效率和准确性。

文件分类完成后，就进入了传阅环节。

对于一些重要的文件，可能需要多个部门或人员共同审阅。

在传阅过程中，要明确传阅的顺序和时间要求，确保每一个需要了解文件内容的人都能及时得到信息。

同时，要做好传阅记录，包括传阅人的姓名、传阅时间等。

对于需要回复的外来文件，要根据文件的要求和组织的内部流程，及时组织起草回复意见。

回复意见的起草要准确、清晰、有条理，并且要经过相关部门和领导的审核。

审核通过后，按照规定的方式和渠道进行回复。

在整个处理过程中，文件的保管也是非常重要的一环。

要建立专门的文件保管库，按照分类和编号存放文件。

外来文件的识别、流转程序1. 目的确保外来文件的识别、流转、作废处于受控状态。

2. 适用范围：本程序适用于与质量健康安全环保体系有关文件的管理与控制。

3. 职责3.1 总经办负责对各部门外来文件的控制进行指导和监控。

3.2 各部门主管负责本部门外来文件的管理和控制。

3.3 综合管理部文书负责建立外来文件清单。

4.0 程序内容4.1 外来文件的主要分类A类：相关政策、法规类，包括：国家、部委、省委、省府、市委、市府、相关职能部门的政策、法规，B类：相关标准、规范类，包括：国际标准、国家标准、行业标准、地方标准、区域标准；建筑规范、设计规范、采暖、供热、给水、排水、管材、空调、水处理、消防等规范；C类：其他类，包括：外颁证照、政府主管部门文件、通知、行业信息的传递文件；D类：图书类，包括设计图纸、杂志、技术资料等。

4.2 外来文件的控制4.2.1 A类、B类外来文件的控制4.2.1.1公司各部门应建立本部门A类、B类外来文件清单，并定期随时领取或购买、上网查询与本部门有关的最新政策、法规、标准等文件，随时更新本部门的外来文件清单；4.2.1.2各部门在更新外来文件清单的同时，及时销毁作废文件。

如作废文件需存档，应在作废文件封面加盖“作废”章，并在文件清单中注明。

4.2.1.3文件保存部门应每半年将本部门建立的最新外来文件清单递交至综合管理部文书处，由文书建立公司总的外来文件清单。

4.2.2 C类、D类外来文件的控制相关部门在收到、领取到C类、D类文件时，应及时交综合管理部文书进行处理，由文书根据文件的内容和性质判断是直接存档或传阅、发放，需直接存档的，文书应建立文件清单。

4.3 文件的借阅由借出部门办理文件借阅登记，借出期限最长为15天。

如需续借，须重新办理借阅登记；文档查阅应当在文件存放处进行查看。

4.4 文件复印公司职员不得使用非受控外来文件及不得私自复印外来文件。

如因工作所需复印外来文件，部门主管签字同意后方可复印。

外来资料接收与备案程序1. 简介外来资料接收与备案程序指的是一个组织结构中负责接收、处理和备案外来资料的一系列流程和操作。

这些外来资料可以是来自其他组织、部门、个人的文件、报告、数据等。

2. 外来资料接收与备案程序步骤2.1 资料接收资料接收是外来资料接收与备案程序的第一个关键步骤。

在这一步骤中，组织需要确保正确地接收到外来资料，并进行初步检查和整理。

1. 资料登记接收到外来资料后，应及时登记相关信息，包括资料来源、发送日期、发送方等。

这有助于组织建立一个可追溯的资料接收记录。

2. 资料检查对接收到的资料进行初步检查，确保其完整性和准确性。

如有需要，可以与发送方进行进一步确认。

3. 资料整理对接收到的资料进行分类、整理，并分配相应的编号和存档位置。

这有助于后续的备案和查找工作。

2.1 资料接收资料登记接收到外来资料后，应及时登记相关信息，包括资料来源、发送日期、发送方等。

资料检查对接收到的资料进行初步检查，确保其完整性和准确性。

资料整理对接收到的资料进行分类、整理，并分配相应的编号和存档位置。

2.2 资料备案资料备案是外来资料接收与备案程序的核心步骤。

在这一步骤中，组织需要将接收到的外来资料进行归档和存储，以便于后续的访问和使用。

1. 选择合适的存储方式根据资料的特点和组织的需求，选择合适的存储方式，可以是电子存储或纸质存储。

2. 归档和标识将接收到的外来资料按照一定的分类标准进行归档和标识。

可以使用目录、文件夹、标签等方式进行标识，以便后续的查找和检索。

3. 存储安全性控制确保存储的外来资料的安全性，包括备份和防护措施。

可以定期进行数据备份，并设置相应的权限和访问控制策略，保护资料的机密性和完整性。

2.2 资料备案选择合适的存储方式。

归档和标识将接收到的外来资料按照一定的分类标准进行归档和标识。

存储安全性控制确保存储的外来资料的安全性，包括备份和防护措施。

3. 结论外来资料接收与备案程序是组织管理中重要的一部分。