外来文件收发登记表

文件收发工作制度
1.0目的：
规范文件收发要求，提高工作效率。

2.0适用范围
公司各部门。

3.0职责
3.1总经理负责文件的审批；
3.2办公室负责提出文件的处理意见；
3.3办公室负责文件的接收、登记、送文、取文、分发等；
3.4各部门负责人负责本部门文件的提交和接收。

4.0内容：
4.1定义：
a）文件指决定、决议、通报、通知、报告、请示、批复、会议纪要、备忘录、工作计划、函、呈批单等。

b）内部文件指公司各部门送往总经理需阅示的文件。

c）外部文件指内部文件以外的文件，包括政府部门、社会团体、上级公司、外部企业等发来的文件。

4.2接收与登记：
a）办公室接收公司外部和内部所有来文。

b）办公室将所有接收的外来文件登记在《外来文件登记表》，作为查证依据
4.3文件分发方式：
a）总经理批阅后的内部文件，由办公室电话通知相关部门或文件提交人取回已批阅文件。

若通知上述文件接收人未果，文件又
属急件，办公室应将文件及时送达相关部门。

b）总经理批阅后的外部文件，由办公室存档和发送。

c）办公室把公司发出的文件登记在《发出文件登记表》。

d）各部门以公司名义向外界发出的文件，须在总经理批准后方可印发。

5.0相关记录
5.1《外来文件登记表》
5.3《发文登记表》
5.4《发文登记表》。

1.目的确保公司所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性，使公司所有与质量管理体系有关的文件、图样与技术资料之流通、应用、处理等得到有效控制，以控制与本质量管理体系要求有关的所有文件与资料，使所有持有文件、图样与技术资料的相关部门、生产场所能及时获得有效的最新版本的文件、图样与技术资料。

2.范围本程序适用于本公司质量管理体系所涉及到的有关产品和辅材料的接单、采购、制造（包括打样、试生产、批量生产等）、检验和试验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的所有文件、图样与技术资料和顾客、供应商提供的相关文件、图样与技术资料及与国际/国家政府、安全和环保法规有关的相关外部文件与资料之控制。

3.权责3.1本公司文件的制订、审批、修改及废止与收发控制职责表如下：3.3工程部负责技术图纸个控制管理；3.4 质量体系相关产品实现、体系运行等由品质部负责管理。

4.定义体系管理文件：一阶文件、二阶文件、三阶文件和四阶文件。

一阶文件：管理手册；二阶文件：程序文件；三阶文件：公司各项规章制度、技术文件、作业指导书（包括：操作说明书、检验标准/检验规程、操作标准/操作规程、在过程中所需使用的工艺文件、工序卡片、图样与技术资料等）；四阶文件：表单/表格、记录；外部文件：顾客或公司外所输入的图样与资料或书籍文件（政府、安全与环保法规及国际/国家标准）等；技术文件：指本公司内部编制的工程规范、工程标准、环境标准、工作规范、作业标准、检查基准、图样、包装标准、工艺技术文件等和/或顾客提供的图样、工程规范、工程标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标准、环境标准、电脑数据软盘/软件、样品等和/或本公司与供应商签订的协议等。

5.作业内容5.1文件编写原则质量手册、程序文件与三阶文件除以文字由左到右横向书写外，必要时辅以表格、图片及流程图作为附件。

5.2文件打印格式质量手册由文控依实际需要确定打印规格；程序文件由相关部门按5.5格式进行编写；三阶文件由各部门自行依据实际编写，但同部门同类三阶文件格式须统一。

办公室档案管理分类
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办公室档案管理分类
一、档案建设
1、人事档案分为:入职（辞职）职工档案、考勤、目标责任书、
健康证、告假单、信息资料
（按月一致归档，一年更新一次）
2、行政档案分为：调令、工作计划、通知、会议资料、
（按季度一致归档，一年更新一次）
二、外面收发文件
1、企业内部对外公布的文件资料，第一需经过朱总确认，而后办
公室建档案登记。

2、外来文件分为：a质量安全文件，b卫生防备文件，c行政事
业单位文件。

外来文件交由各部负责人后，办公室备份，进行编
号分类归档。

附件： 1 档案借阅登记表
2外面收发文件登记表
.。

公文管理办法为规范公司各类文件的起草、审核、签发流程，加强日常行文管理，做到政令畅通，令行禁止，根据集团《公文处理管理办法》、《规章制度制定管理办法,》制定本办法。

公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

本办法合用于公司各类收文、发文的处理工作。

一、发文是指公司制发的公文，包括发往上级机关单位的公文(上行文)，发往同级机关单位或者与公司无隶属关系的其他单位的公文(平行文)，下发给公司下属有关单位的公文(下行文)。

二、收文是指公司收到的外部单位的公文，包括上级机关单位发给公司的公文(下行文)，同级机关单位或者与公司无隶属关系的单位发给公司的公文(平行文)。

三、公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

四、办公室是公司公文处理工作的主管部门，并负责对各部门的公文处理工作进行业务指导和催促检查。

公文种类主要有：一、决策指挥性公文，包括决定、决议、批复、意见等。

(一)决定。

合用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销不适当的决定事项。

(二)决议。

合用于会议讨论通过的重大决策事项。

(三)批复。

合用于答复下级部门请示事项。

(四)意见。

合用于对重要问题提出见解和处理办法。

二、报请商洽性公文，包括报告、请示、提案、函等。

(一)报告。

合用于向上级部门汇报工作、反映情况，答复上级部门的问询事宜。

(二)请示。

合用于向上级部门请求指示、批准。

(三)提案。

职工代表向职工代表大会提出的意见及建议。

(四)函。

合用于不相隶属单位/部门之间商洽工作、问询和答复问题、请求批准和答复审批事项。

三、发布知照性公文，包括通告、通报、通知、记要等。

(一)通告。

合用于在一定范围内发布应当遵守或者周知的事项。

(二)通报。

合用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(三) 通知。

合用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项、规约、批转、转发公文。

一、目的为确保本公司质量环境体系文件制定、发行、分发、修改、废止及编号和标识的一致性、以便于建立、归档及管理。

二、适用范围本公司质量环境手册、程序文件、三阶文件，以及顾客标准，国家标准，国际标准，各种相关规定等外来文件和资料的控制。

三、定义3.1一阶文件：叙述公司方针与政策之文件。

3.2二阶文件：与ISO9001&ISO14001系列要项相关之所需程序文件。

3.3三阶文件：检验标准书、作业标准书、管理办法等。

3.4四阶文件：表单记录。

3.5外来文件：如国家法律、法规、客户图面、客户标准等。

四、权责4.1本公司文件的制订、审批、修改及废止与收发控制职责表如下：4.2外来文件4.2.1外来文件经签署后，由文控中心统一控制、管理（登录、发行、回收、保存、销毁等）。

五、作业内容5.1 文件管制流程图见附件。

5.2 文件按性质分为四层文件：5.3文件编号方式：5.3.1 一阶文件编号原则(质量环境手册)□□―□□流水号(从001---099)文件阶别：QM例如： QEM-015.3.2二阶文件编号原则(程序文件)□□―□□流水号(从01---99)文件阶别：P例如： P-015.3.3三阶文件编号原则：□□―□□―□□□流水号(从001---999)部门代码文件阶别WI例如：WI-GL(管理部代码)-0015.3.4四阶文件编号原则：□□□□―□□□流水号版本代码(从001开始，版本从A开始)文件阶别FM例如： FM-001A□□□□□□―□□例如：140216-01表示2014年2月16日接到的第一个外来文件。

5.3.6公司及部门简称:公司—GX 总经理—GM 管理代表—MR 品质部—QC文控中心-DCC 生产部—SC 管理部-GL 业务部—YW仓库—CK5.4文件版本版次之识别5.4.1体系文件：版本由A~Z，版次由0~5，依次编列。

如是局部修订文件，如更改错别字，更改附件表单（不影响文件内容之情况下），可不变更版本版次，直接在（局部）修订处标识“局部修订及修订者”予以识别。

工程图纸与档案管理流程1.范围适用于项目部工程图纸与档案资料的管理。

2.控制目标2.1确保项目工程图纸与存档资料的完整性和有效性；2.2及时对项目管理提供信息资源。

3.职责3.1项目部1)负责项目文件、图纸的分类归档；2)负责接收技术部发放的工程图纸、设计变更并发放至施工单位、监理单位并记录；3)负责施工现场对内对外文件的收发并记录，下发的工作联系单、签证等文件发至相关部门资料员1份；4)负责接收监理公司提交的有关工程方面的文档资料；5)负责项目工程各阶段交工资料的收集、审查、汇总、报送和移交；6）负责相关文件（包括付款申请、签证单等）在公司内部的传签跟踪；7）负责开工前收集工程资料，协助开发部办理开工手续8）负责向物业公司及行政管理部移交工程竣工资料；9）工程验收后配合外联部报送工程资料到质量监督部门办理竣工验收工作3.2品质部1）检查、监督各项目工程资料的及时性、完整性；2）负责对项目工程资料管理进行全面交底；3.3技术部1）负责项目工程图纸、设计变更并发放至项目部及相关部门并记录，下发的图纸、变更、工作联系单等均需发至成本合约部资料员3份（A3规格以上的文件需提供3套原件）；2）负责向外联、开发部提供办理工程手续所需的相关资料；4.管理规定4.1项目部资料员负责接收工程图纸和设计变更并负责向施工单位、监理单位及时下发施工图纸或设计变更；其他人员严禁向施工单位、监理单位下发施工图纸或设计变更。

4.1.1项目资料员接收施工图及设计变更通知单后，应保存一套完整的施工图及设计变更通知单。

4.1.2发放施工图纸技术部资料员要在【图纸收发记录表】做好登记，列明专业、图号、版号、图纸名称、份数及发放时间，由接收人签名确认。

4.1.3项目资料员也应在【图纸收发记录表】做好登记并发放，列明专业、图号、版号、图纸名称、份数及发放时间，由施工单位、监理单位接收人签名确认。

4.1.4因为设计变更具有较强的时效性，因此项目部可接收由技术部相关负责人签章后的临时变更，及时发放施工单位、监理单位，并作签收记录。

外来文件管理规定
1.目的：
规范外来文件的管理，确保外来文件得到有效控制，保证其正确性、有效性、统一性。

2.适用范围：
适用于所有公司外部所提供文件的管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等。

3.定义：
3.1 技术性文件：与本公司产品涉及技术有关的国家标准、行业标准，客户提供的图纸、技术要求等；
3.2质量类文件：与公司产品的检验、测量有关或与质量管理体系相关的国家标准或国际标准、政策文件、客户要求资料等；
3.3管理性文件：适用的法律法规，与管理、安全、卫生等相关的政策文件。

4.职责：
4.1技术部负责客户资料的接收与更新；
4.2品质部负责识别、更新质量类文件，和外来文件收发、保存、销毁等管理工作；
4.3工艺部负责识别、更新技术性文件；
4.6相关部门负责文件的确认，文件的承认。

5.工作程序：
5.1 外来文件的获取。

外部公文收发管理办法1．目的：为有效管理外部公文接收或发出，特制定此管理办法。

2．适用范围：泛指外来或对外的文件，不包括内部或对内的行文。

3．权责单位：3.1文控中心负责公司的公文管理工作。

4．名词释义：本办法所指公文分为收发和发文两类。

4.1．收文：指由外单位：如政府机关、工会、律师、会计师、券商、银行等发送到公司的正式函文。

4.2．以公司名义向外单位所发的正式函文。

5．作业程序：5.1．公文的密级设置与管理5.1.1．公司公文实行密级管理。

密级公文分为绝密、机密、秘密三等。

绝密指极为重要并且不得再传和复制的文书；机密是指次重要，仅能向规定范围传达且不得复制的文书；秘密可向规定传达或发送的文书。

5.1.2．密级公文必须严格管理，不得放置于公共场所。

对于违反公文密级管理，泄露公文内容或超出规定范围传达者，公司将视其情节轻重予以处罚。

5.1.3．根据公文的内容工作需要，制发后的公文需要变更和解除原定密级，必须经总经理批准后办理。

5.2收文管理程序收文办理包括：签收、登记、分送、批办、承办、督办、注结、归档环节。

5.2.1．签收：外来公文送达时，收件人签收确认，收到文件务必在24小时内交与文控中心。

5.2.2．登记：文控中心收到文件后应及时在《公文收文登记表》登记（传真件应复印后办理）。

5.2.3．分送：登记完毕的文件由文控中心按分文意见分送办理。

5.2.4．拟办：公司领导或相关部门负责人对收到的文件提出处理意见。

5.2.5．承办：相关人员或部门根据处理意见落实办理，并负责回复办理结果。

5.2.6．督办：文控中心按照办理时限和要求对承办工作情况进行督促检查，并及时收集办理进展情况上报。

5.2.7．注结：文件办理完毕，应在《公文收文登记表》上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。

5.2.8．归档：承办人或部门要及时将办理完毕的来文转由文控中心备案归档。

5.3．发文包括：拟稿、初审、复审、呈批、签发、印发、登记、归档等。