文件编写管理办法(1)

文件编写与管理程序1目的：建立本程序以对生殖中心各种受控文件的编写、对内部编写的文件和外来文件进行规范的管理和控制，保证实验室现场和各部门使用现行有效的文件，防止误用失效或作废的文件。

2适用范围：适用于生殖中心所有受控文件。

3定义：无4职责：4.1生殖中心主任负责组织相关人员编写质量手册和程序性文件，并负责批准发布和签署其作废销毁。

4.2技术负责人负责审核质量手册和程序性文件的技术要素，负责批准发布作业指导书和签署作业指导书废止销毁。

4.3质量负责人负责审核质量手册和程序性文件的管理要素。

4.4各部门负责人负责组织本部门人员编写作业指导书，并负责审核。

4.5档案管理员负责相关文件的收发、归档管理。

5程序：5.1文件的编写5.1.1质量手册和程序文件中心主任组织质量手册、程序文件及其相关记录表格的编写工作。

中心主任将编写的宗旨、方针以及质量目标等内容传达给相关编写人员。

编写人员还须依据《CNAS-CL02医学实验室质量和能力认可准则》、国家卫健委《医疗机构临床实验室管理办法》等相关法规或技术规范的有关要求并结合生殖中心具体情况进行各个文件的编写工作。

各部分内容应当相互衔接，使质量管理体系文件成为一个完善的整体。

5.1.2作业指导书各部门负责人根据质量手册和程序文件有关编写作业指导书的要求，组织人员编写作业指导书及相关记录表格，内容也应符合相关法规或技术规范的有关要求，并结合生殖中心具体情况进行各个文件的编写。

5.2文件的审核5.2.1质量手册和程序性文件编写完成后，技术要素提交给技术负责人审核，管理要素提交给质量负责人审核，审核后的意见返回给编写人员或被授权人员进行修改。

5.2.2部门负责人对作业指导书和相关记录表格的初稿进行审核，审核后的意见返回给编写人员或被授权人员进行修改。

5.3受控文件的排版和标识5.3.1表框、页码页面纸张一般采用A4纸张，页眉为医院的logo，页脚由生殖中心统一制定。

文件表框顶内容为：单位名称、文件类别、文件标题、文件编号、版本和修订号、页码&章节页数、有效（复审）期、复审人、编制人、审批人、实施日期。

部门档案文书管理制度第一章总则第一条为规范部门档案文书的管理，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于本部门所有工作人员及相关工作单位。

第三条本制度所称档案文书，包括电子文书和纸质文书。

第四条本部门办公文书应当符合国家法律法规和相关规范要求。

第五条本部门领导负责本制度的实施和监督。

第六条本部门档案文书管理应坚持依法管理、科学管理、规范管理和安全管理的原则。

第二章文书的生成、编制和归档第七条本部门所有文书应当真实、完整、准确。

第八条所有文书应当按照规定格式编制，标题明确，内容简洁。

第九条各部门应当建立规范的文件编号制度。

第十条文书的密级应当按照国家的规定进行，机密文书应当得到授权才能传送和处理。

第十一条文书的归档应当按照规范要求进行，建立详细的档案目录和检索系统。

第三章电子文书管理第十二条本部门应当建立完善的电子文书管理系统，保证信息安全和便捷检索。

第十三条所有电子文书应当备份，并建立定期更新的备份制度。

第十四条禁止个人私自使用或存储单位电子设备上的文书。

第十五条保密等级高的电子文书应当进行加密处理和权限控制。

第四章档案管理第十六条档案室应当定期清点档案，保障档案的完整性和安全性。

第十七条档案应当按照规定期限进行归档和销毁。

第十八条档案管理人员应当接受相关培训，并严格遵守档案管理规定。

第十九条档案应当根据内容和机密等级进行分类和存储。

第二十条档案管理人员应当接受定期检查和考核，确保档案管理工作的规范和有效。

第五章离职和调离处理第二十一条离职或调离的工作人员应当交接其管辖的档案文书，并签署相关责任承诺书。

第二十二条离职或调离的工作人员应当如实交代其处理的档案文书，并合理交接工作。

第二十三条离职或调离的工作人员离职一年内不得处理或销毁其管辖的档案文书。

第六章监督检查第二十四条监督检查机构应当定期对本部门的档案文书管理情况进行检查和评估。

第二十五条发现问题应当及时整改，并追究相关责任。

文件编写及管理规范标准1 目的为规范公司各类文件（如制度、流程、通知、规范等）的管理，对各类文件的编写、管理予以标准化，结合公司实际情况，特制定本规范标准。

2 范围本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。

3 职责3.1 各职能部门：负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监督。

3.2 行政部：负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。

4 定义本标准所述的文件主要包括四大类：管理制度类文件（含：标准、规范、管理办法、手册等）、流程/表单类文件、人事任命类文件、通知类文件（通报、公示、表彰等）。

5 管理规定5.1 管理制度类文件（除财务类）：5.1.1 “管理制度”定义：具有强制性的要求，由公司各职能部门编制，并经公司审批后下发各部门（门店）执行。

财务类文件的编制要求详见5.2的约定。

5.1.2 编号规则等要求：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。

5.2.1 定义：①财务制度：具有强制性要求的有关财务制度，经公司审批后下发各部门执行；②财务规范（总部）：由财务部起草，经审批后下发，对总部各部门具有强制性要求的规范；③财务规范（门店）：由财务部起草，经审批后下发，对门店具有强制性要求的规范；④财务操作指南：根据业务需要，经审批后下发，具有指导性、但不具有强制性要求的具体操作指南；⑤专项操作手册：根据项目需要，经审批后下发，对具体项目（如软件系统等）操作具有指导性的手册。

5.2.2 编号规则等规定：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。

5.4 任命书类文件：5.4.1 编排样式：参见附件4，须为红头文件。

5.4.2 编制发布：由人资中心依据公司授权及批示予以编制发布，按序编号并存档管理。

5.5 通知类文件：5.5.1 编排样式：参见附件5。

通知类文件包括通报、公示、表彰等文书材料。

6 其它本办法由行政部负责制定、实施、修改和解释，经批准后实施，修改时亦同。

7 生效本制度由公司总裁办批准后生效，自颁布之日起执行。

工业区开发有限公司工程建设项目文件资料汇编编制管理办法公司名称：批 准 人：批准依据：发布文号：发布日期：生效日期：版 本：2013-01发布范围：普发体系名称：工程管理编 码：PM-01-04目录1 目的 (1)2 适用范围 (1)3 编制依据 (1)4 释义 (1)5 职责分工 (1)6 管理程序及要求 (2)7 保密 (4)8 附则 (4)工业区开发有限公司工程建设项目文件资料汇编编制管理办法1 目的规范中海油海西宁德工业区开发有限公司（简称“公司”）工程项目文件资料的编制程序、内容和要求，加强对工程资料保密和使用安全的管理。

2 适用范围公司及所属单位。

3 编制依据3.1 《中海油海西宁德工业区开发有限公司工程建设项目管理制度》，PM-01，2011，公司。

4 释义4.1 公司指公司机关，包括公司管理层和公司机关各业务管理部门。

4.2 所属单位指公司所属的全资或控股子公司（包括上市子公司、其他有实际控制权的子公司）、分公司、事业部。

4.3 项目公司（项目组）指为完成项目目标而组建的相对独立的组织机构。

4.4 工程建设项目基础资料汇编（以下简称“资料汇编”）指公司及其子公司投资控股、参股的工程建设项目，在工程项目完工后对工程建设过程资料所做的汇总工作。

5 职责分工5.1 公司工程建设部5.1.1 组织、指导各所属单位编制工程项目的《资料汇编》工作；5.1.2 审核所属单位提供的《资料汇编》内容；5.1.3 负责《资料汇编》的汇总、出版及分发等工作。

5.2 所属单位5.2.1 组织项目组或项目公司有关人员按时完成《资料汇编》的编写；5.2.2 审查各项目组或项目公司提交的《资料汇编》的内容；5.2.3 依照本规定的时间要求，向总公司工程建设部提交经审查过的各项目《资料汇编》材料。

5.3 项目公司（项目组）5.3.1 依照有关要求，编制《资料汇编》，保证数据的完整性和准确性；5.3.2 依照要求的时间，按时完成《资料汇编》；5.3.3 负责对审核后的《资料汇编》修改、完善。

文件编写及发放管理制度北京龙瑞森石化地址：北京市昌平区龙水路22号院1号楼(昌平综合服务中心对面) 邮编102200Tel： Fax：文件编写及发放管理制度【修订记录】版本修订内容修订日期修订人说明审核执行日期编号LRS(2011)-ZD-A -0000 1.0 创建 2011—11-22 创建王亮【目的】为进一步规范公司管理制度、合同管理文件/记录的编写格式，统一文件号的编制办法,便于文件/记录检索、查询、管理,明确发文流程,特制定此规定.【适用范围】本规定适用于本公司管理文件、员工合同、公司合同所有文件及其记录。

【正文】一、职责人事行政部负责文件/记录的统一编号、归档、管理、保存及文件规范性检查。

二、书写格式1、顺序要求:为确保文件格式统一，在编写文件时一律按以下顺序进行编写：1）修订记录,将编号、版本号、修订日期、执行日期等全部填好.首次修订记录为“创建”；2）目的；3）适用范围;4)职责；5)工作程序;6)相关文件;7）流程图;2、文件编号说明根据档案的性质、对文档和档案夹进行分类编号，具体编号规则 A（B)—C—D-E：1) A：取公司英文名称单词的核心字母 LRS；2）B：年度；3)C：档案类别;如：管理制度—ZD、会议纪要—JY、合同-HT、通知—TZ4）D:取部门英文名称的第一个字母;E:文件的三位编号 5）如：龙瑞森公司 2007 年人事行政部的第 1 号管理制度 LRS（2011)-ZD-A- 001；销售部 2011 年存放合同的文件夹 LRS(2011）-HT—B。

总经办,Z；人事行政部，A;业务部—B;财务部-F;3、版本号的编写规则:创建时版本号为 1.0,再次修改时如变动不大，则版本号升级的间隔为 0。

1；如修改时发生重大变化或修改三次以上，则版本号由小数点符号前的数字直接加 1 升级，小数点后的数字归零.4、字体的规定：1）文件名三号、加粗、黑体字。

2）目的、适用范围、行文、副标题小五、宋体字。

文件编写管理规定1 目的明确XXX公司文件编写要求、内容和格式以及编号方法、命名原则等，以确保公司文件编制规范化，并具有简明性、可操作性。

2 适用范围本规定适用于公司文件的编制，各部门编制、发布文件均应遵守本规定。

3 文件信息及其承载的媒体，媒体可以是纸张，计算机磁盘或其他电子媒体，照片或样件，或他们的组合。

本规范所称文件为公司文件，包括制度、规范性文件；记录格式（即表格）及相应的外来文件等形式。

4 记录格式和模板格式记录格式：用于记录管理所要求的数据的文件。

记录格式大部分为表格。

5 文件分类5.1.1 按类型可将公司文件分为以下几类：XX公司XX字XXX号——公司级以红头文件发放的文件。

包括公司级的任命、重要通知等。

程序文件——公司级制度、规定、规范、专项预案、办法等；记录格式——管理记录格式；外来文件——指经识别需遵守的外来标准、法律法规和其他要求、顾客提供的图纸资料等。

标准指基础标准、产品标准、方法标准、安全标准、卫生标准、环境保护标准、计量标准等；法律法规和其他要求的含义见《法律法规和其他要求管理规定》。

6 编写要求针对某项活动或过程应编制一项单独的文件。

文件所规定的条款应明确而无歧义，并且：—在其范围所规定的界限内按需要力求完整；—清楚、准确、相互协调—能被未参加文件编制的人员所理解；—应当确有需要，少而精，但必须清晰、明确地说明控制要求；—文件中使用的词语应确定，不能使用“一般应”“原则上”等模棱两可的语句。

为了达到所有文件整体协调的目的，文件结构、格式、文体要求统一；所使用的名词、术语、量值单位及其符号、图形符号、缩略语、代号、公式和其它技术内容应保持一致图-1 文件首页页眉格式7 文件的编号原则文件编号格式：AAAA-BB-CCC-DDDD其中：AAAA代表公司名称缩写BB代表文件类别，程序文件（CX）记录格式（JL）CCC代表文件顺序号，同一类型的文件不得有相同的文件顺序号，只取三位数，如“001”DDDD代表文件编写年份如：2011版本/修改：“大写英文字母/罗马数字”如：A/08 汇编文件应设置目录9 记录格式由专业主管部分负责识别、更新和提供。

1.0目的对本公司管理文件、技术文件、记录表格进行规范编写以及统一编号，便于规范化管理。

2.0适用范围适用于本公司管理文件、技术文件、表格记录。

3.0定义3.1文件代号QD: 管理文件代号；JS: 技术文件代号；QR: 记录表格代号；3.2部门代号总经办01 行政部02 业务部03 工程部04 采购部054.0编写方法4.1文件格式文尾采用以下格式设计：其中，版本号以第一、第二……表示，修订状态以小写字母a、b、c、d四种状态表示。

当修订状态达到四次以后，必须改版。

4.2文件结构文件内容一般包括以下内容：a) 目的；b) 范围；c)职责；d)定义；e)工作程序；f)记录；g)支持/相关文件。

5.0编号方法5.1管理文件编号为： QDXXXXXX前两位数字为部门代号，中间两位是文件流水号，后两位补位号为零。

例：《员工工作时间与考勤管理办法》文件编号为QD020200,表示属于管理文件，由行政部编写的第二份文件。

5.2技术文件编号为：JSXXXXXX前两位数为部门代码，中间两位为文件流水号，后两位为零。

5.3记录表格编号为： QRXXXXXX前四位是管理文件或技术文件编号，后两位是记录表格流水号。

例：《请假申请单》表格编号为QR020201，表示由《员工工作时间与考勤管理办法》引申出的第一份记录表格。

当表格内容和格式进行了修改后，则在编号后面按顺序上小写英文字母a、b、c……表示更改版次。

6.0职责6.1由各部门主管或部门主管指派职员编制、修订管理文件、技术文件、表格表单；6.2行政部负责管理文件、技术文件、表格表单的统一编号；。

成都普天联创通信设备有限公司文件编写管理办法文件编号版本版次 A0制订日期制订部门制订审核核准文件编写管理办法制/修订部门品管部页码P7-2制/修订履历序号修订章节制/修订前制/修订后制订日期制订部门制订者文件编写管理办法制/修订部门品管部页码P7-31.目的为确保各级文件结构、格式规范和统一，确保体系建设的规范性，特制订本管理办法。

2.适用范围本管理办法适用于普天联创管理体系文件编写的规范化要求。

3.定义4.职责与权限4.1品管部文控：负责本文件的编写、解释、指导和监督检查，以及在文件发布前按照本文件要求进行标准化审核；4.2品管部经理：负责本文件的审核；4.3管理者代表：负责本文件的批准；4.3各部门：按照本文件要求规范本部门主管文件。

5.内容5.1公司体系文件架构5.1.1一阶文件：质量手册5.1.2二阶文件：程序文件5.1.3三阶文件：指导性文件（管理办法、作业规范、作业指导书等）5.1.4质量记录：表单类文件5.2体系文件编写格式5.2.1质量手册格式5.2.1.1封面5.2.1.2修订页5.2.1.2颁布令文件编写管理办法制/修订部门品管部页码P7-45.2.1.3手册说明（适用范围）5.2.1.4手册目录5.2.1.5定义部分（如需要）5.2.1.6组织概况5.2.1.7组织的质量目标和方针5.2.1.8质量体系要素描述质量手册要素描述各章节的结构和内容A.目的—阐明实施要素要求的目的B.定义—对特定名词或术语的解释C.职责—阐明实施要素要求过程中所涉及到的部门或人员的责任D.运作程序-阐明实施要素要求的全部活动原则和要求E.相关文件—列出实施要素要求所需的各类文件。

包括程序文件、作业程序、技术标准及管理标准。

F.相关表单—列出实施要素要求所需的相关质量记录。

5.2.2程序文件和作业指导文件的格式5.2.2.1封面5.2.2.2修订履历5.2.2.3正文部分A目的B适用范围C定义D职责与权限文件编写管理办法制/修订部门品管部页码P7-5E内容F相关文件G相关记录H流程图（附后）5.2.3表单格式（略）5.3体系文件编号规则5.3.1质量手册编号为： PTLC—QM—流水号5.3.2程序文件编号为：PTLC—QP—流水号5.3.3工作规范编号为：PTLC—三阶文件代码—流水号5.3.4四阶表单编号为：PTLC—系统代号－流水号/版本号5.3.5企业产品标准编号为：Q/PTLC流水号-发布年份5.3.6外来文件编号为：WL+文件原编号注：①PTLC为成都普天联创通信设备有限公司代号；②系统代号分别为：QA （Quality Assurance）品质部PMC（ Production & Material Control）计划部RD（Research & Design）研发部PD（Product Department）生产部PUR (Purchasing)采购HR（Humanresou）人力资源MAR (Marketing & service) 市场部DCC（Document Control Center）文控中心WH （ware house ）仓库文件编写管理办法制/修订部门品管部页码P7-6③QM、QP分别为质量手册、程序文件文件的代号；④三阶文件代码分别为：WI—工作规范 WC—作业指导书 WH—仪器设备操作规程WU—检查作业指导书 Q—企业产品标准 WP—管理办法Bz-作业标准⑤WL-代表外来文件；⑥文件的版本一律用一位大写英文字母和一位阿拉伯数字组成。

编写管理办法格式仅供参考：管理办法（实施办法），一般由标题、发文单位、成文日期、正文和印发传达范围等五部分组成，其它格式要素按规定标注（下同）。

标题。

有两种写法：一是由发文机关名称、公文主题和“办法”组成；二是由公文主题和“办法”组成。

如果所制定的办法是临时性的，或不太成熟，在执行一段后再作修改，有的还要随着事物的发展和情况的变化再修订，均应在“办法”之前加“临时”、“暂行”、“试行”等词。

如果有上位法律法规或上级机关有明确的规定，要求结合实际制定具体措施和办法的，应在“办法”前加“实施”二字。

其中，全国人大及其常委会制定的法律法规授权制定具体措施和办法的，才能结合本地实际制定“实施办法”；法律未授权的，不能制定实施办法。

发文单位与成文日期。

发文单位，有的是发布单位，有三种情况：一是标题之中有发文单位名称的，标题之下不再标注发文单位；二是标题只有公文主题和“办法”的，则应在标题之下居中加圆括号标注发文单位，既可与成文时间标注在同一行，也可在标题之下成文时间之上独立成行；三是应当加盖公章的公文，署名应在正文之后。

成文日期应写明年、月、日，用全称。

其标注方式也有三种情况：一是标题有三个组成部分的，成文日期加圆括号居中标注在标题之下；二是标题只有两个组成部分的，成文日期加圆括号居中标注在发文单位名称之下或标注在发文单位名称之右，与发文单位标注在同一行的应一起括起来；三是应当加盖印章的公文，县级以下及基层党的机关制定的办法的成文日期，标注在正文之后的发文机关名称之下，行政机关发布的办法的成文日期直接标注在正文之后。

正文。

由于办法的适用范围广，正文详细而又具体，因此，其写作方法比较灵活、自由，符合复杂多样的行政管理工作需要。

主要有三种结构形式。

（1）序言（前言）、分项（条）式。

序言在第一条之前，说明制定办法的主题及目的、依据、意义和作用等。

序言之后，是全文的主体部分，也有两种结构形式：一是条连式，即从第一条开始，直至把内容写完；二是分项式，即分几个部分或项目，部分或项目之下分条、款，全文既可统一编写条的序数，也可分开在部分或项目之内分条。