管理文件编写规定

GMP标准文件编制管理规定为规范标准文件的编制程序，特制定本管理规定。

第一条：文件的编制采用word文档编制，用A4纸张印制，装订成份。

第二条：文件版式1.页面设置1.1页边距：上为2.5厘米，下为1厘米，左为2.5厘米，右为2厘米，装订线为0厘米，装订线位置为左。

1.2页眉、页脚：页眉为1厘米，页脚为1厘米。

2.页眉版式2.1标准类文件首页的页眉内容和格式内容包括：公司名称和公司徽标，名称、编号、起草、审核、QA审核、批准、生效日期、页码及分发部门、分发号等内容，段落为1倍行距，字体为中文宋体，字体大小为小四，公司名称，为黑体小五号字体。

页码的格式为“第页共页”，起始页码为1，续页的页码应续首页页码。

西文字体为Times New Roman，小四。

标准类文件首页的页眉如下框所示，标准类文件类型是指标准管理程序，标准操作程序或质量标准。

2.2标准类文件续页的页眉内容和格式内容包括：公司名称和徽标，名称、编号和页码，段落为1倍行距，中文字体为宋体，字体大小为小四，公司名称为黑体小五号字体。

西文字体为Times New Roman，小四。

格式如下框所示。

标准类文件类型是指标准管理程序，标准操作程序或质量标准。

2.3页脚版式内容为“未经QA办允许，禁止复印”字符，加粗，小五号宋体字，格式如下框所示：2.4 正文版式字体：中文字体为宋体，西文字体为Times New Roman，小四；行距：1.5倍行距，对齐方式：两端对齐；间距：段前段后为0行；缩进：左右0字符；第三条：质量标准编写1原辅料、与药品直接接触的包装材料的质量标准一般应包括：统一指定的物料名称和内部使用的物料代码；取样、检验操作规程编码；经批准的供应商；质量标准的依据；定性和定量的限度要求；贮存条件和注意事项；有效期或复验期。

2中间体质量标准应包括：中间体的指定名称；取样、检验操作规程编码；质量标准依据；定性和定量的限度要求；贮存条件和注意事项；复验期。

公司管理制度类文件编写规则编写公司管理制度类文件时，应遵循以下规则：一、规范性原则1.管理制度类文件应具备规范性，即明确规定员工、管理者及公司应如何行动，以确保公司顺利运营。

2.管理制度类文件应规范公司内部的管理流程、业务操作及相关行为准则，为员工提供明确的工作方向和依据。

3.管理制度类文件应遵循国家法律法规、行业规定及公司政策，确保合法合规，并保护公司利益。

二、简明扼要原则1.管理制度类文件应尽量简明扼要，避免繁琐冗长的叙述，以提高员工的理解和记忆效果。

2.使用简单明了的语言，避免使用晦涩难懂的专业术语，以提高文件的可读性。

3.管理制度类文件应结构清晰，内容层次分明，注重段落间的衔接，使读者能够快速找到需要的信息。

三、可操作性原则1.管理制度类文件应具备实际可操作性，即员工可以根据文件中的规定进行具体操作。

2.除了明确规定行动步骤外，还应给出相应操作的具体方法和注意事项，以便员工能够正确执行。

3.同时，管理制度类文件应提供相应的模板、表格或示例，以帮助员工更好地理解和应用。

四、灵活适应原则1.管理制度类文件应灵活适应公司的发展和变化，定期进行更新和修订，以满足实际需要。

2.针对公司的发展战略、业务规模和管理层次等变化，及时调整管理制度类文件的内容和要求。

3.在制定管理制度类文件时，应多听取员工和管理层的意见和建议，集思广益，确保文件的完善性和适用性。

五、统一性和一致性原则1.管理制度类文件的内容应在同一类别中具有一致性，即不同文件中的相同或相似内容应保持统一的表述。

2.管理制度类文件的格式和风格应统一，以增强员工对公司管理制度的整体感知和理解。

3.在修订管理制度类文件时，应对所有相关文件进行全面检查和更新，确保文件之间的一致性。

六、透明公开原则1.公司的管理制度类文件应公开透明，员工可以随时查阅并了解相关规定。

2.管理制度类文件应在适当的范围内向员工公布，包括公司内部通知、官方网站、员工手册等。

管理制度编写规范1 目的为了统一管理文件、制度的编写，特制定本规定。

2 范围各部门管理文件、制度及流程的编制。

3 职责分工3.1 质量部负责审查是否符合程叙文件的要求. 3.2 办公室负责审查是否符合本规范要求。

4 结构4.1层次表 1 层次及其编号示例4.1.1 章章是标准而容划分的基本单元。

应使用阿拉伯数字从 1 开始编号。

每 一章应有章标题，并置于编号之后。

4.1.2 条条是章的细分。

应使用阿拉伯数字对条编号。

第一层次的条(如2.1、2.2 等)可分为第二层次的条(如2.1.1、2.1.2 等)，需要时向来可分到第四2 2.1 2.1.1 无编号列项符号：字母编号 a )、b )和下一层次的数字编 号 1)、2) 附件 1章 条 条 段 列项附件层次(如 2.1.1.1.1、2.1.1.1.2、2.1.1.1.3 等)。

一个层次中有两个或者两个以上的条时才可设条，如第 2 章中，若没有 2.2，就不应设 2.1 。

应避免对无标题条再分条。

第一层次的条宜给出标题，并应置于编号之后。

第二层次的条可同样 处理。

某一章或者条中有无标题应统一，如第2 章的下一层次 2.1 有标题，则 2.2 、2.3 等也应有标题。

4.1.3 段段是章或者条的细分，段不编号。

为了再也不引用时产生混淆，应避免在章标题或者条标题与下层次条之间 设段(称为“悬置段”)。

示例：4.1.4 列项列项应由一段后跟冒号的文字引出(见以下示例)。

列项中的项如果需 要识别，应使用字母编号(后待半圆括号的小写拉丁字母)在各项之前进 行标示。

在子母编号的列项中如果需要对某一项进一步细分成需要识别的 若干分项，则应使用数字编号(后带半圆括号的阿拉伯数字)在各分项之 前进行标示。

示例：正 确2 标记2.1 总则×××××××××××××× ×××××2.2 ××××××××××××××2.3 ××××××××××××××××××××××××××××××× 3 报告不 正 确2 标记×××××××× }××××××××× } 悬置段 ××××××× } 2.1 ××××× ×××××××××2.2 ××××××××××××××× ××××××××××××××× ××××××××××× 3 报告图形标志遇见箭头的位置关系遵守以下规则：a) 图形标志与箭头采用横向罗列：1) 箭头指左向(含左上、左下)时，图形标志应位于右侧；2) 箭头指右向(含右上、右下)时，图形标志应位于左侧。

文件编写及管理规范标准1 目的为规范公司各类文件（如制度、流程、通知、规范等）的管理，对各类文件的编写、管理予以标准化，结合公司实际情况，特制定本规范标准。

2 范围本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。

3 职责3.1 各职能部门：负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监督。

3.2 行政部：负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。

4 定义本标准所述的文件主要包括四大类：管理制度类文件（含：标准、规范、管理办法、手册等）、流程/表单类文件、人事任命类文件、通知类文件（通报、公示、表彰等）。

5 管理规定5.1 管理制度类文件（除财务类）：5.1.1 “管理制度”定义：具有强制性的要求，由公司各职能部门编制，并经公司审批后下发各部门（门店）执行。

财务类文件的编制要求详见5.2的约定。

5.1.2 编号规则等要求：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。

5.2.1 定义：①财务制度：具有强制性要求的有关财务制度，经公司审批后下发各部门执行；②财务规范（总部）：由财务部起草，经审批后下发，对总部各部门具有强制性要求的规范；③财务规范（门店）：由财务部起草，经审批后下发，对门店具有强制性要求的规范；④财务操作指南：根据业务需要，经审批后下发，具有指导性、但不具有强制性要求的具体操作指南；⑤专项操作手册：根据项目需要，经审批后下发，对具体项目（如软件系统等）操作具有指导性的手册。

5.2.2 编号规则等规定：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。

5.4 任命书类文件：5.4.1 编排样式：参见附件4，须为红头文件。

5.4.2 编制发布：由人资中心依据公司授权及批示予以编制发布，按序编号并存档管理。

5.5 通知类文件：5.5.1 编排样式：参见附件5。

通知类文件包括通报、公示、表彰等文书材料。

6 其它本办法由行政部负责制定、实施、修改和解释，经批准后实施，修改时亦同。

7 生效本制度由公司总裁办批准后生效，自颁布之日起执行。

管理制度编写规范管理制度编写规范第一章总则第一条建立规范的文件格式管理规程，以规范公司管理制度编写的内容结构及版式。

第二条本制度规定了公司管理制度的内容结构与版式编写规则，给出了有关表述的一些示例，并对制度文本的格式和字体、字号进行了规范性的要求。

适用于公司管理制度的编写、修订，其它制度的编制可参照本规定进行。

第三条公司各单位根据职能职责分工，负责按照本规定编制相应的管理制度，各单位文件编制人员对本规程实施负责，人力资源部负责对本规程的实施进行组织并监督。

第二章内容要求及结构第一节内容与要求第四条制度规定的条款应明确无歧义，并且：——（一）在其范围所规定的界限内按需要以求完整；（二）清楚、准确、相互协调；（三）能被未参加管理制度编写的相关人员所理解第五条在每项制度内（一）制度的结构、文体和术语应保持一致；(二)给定的概念应当使用相同的术语，必要时可以在系统中予以澄清。

第六条体系内容应符合公司实际情况，便于实施和考核，并可被其他文件引用。

第二节内容结构第七条各项制度的内容结构，一般应包括但不限于以下项目：（一）目的：必备要素，指通过制度的实施应实现或达到的工作或管理目标。

(2)适用范围:要素是指文件使用的范围或条件。

（三）定义（术语）：可选要素，指对关键词语进行解释，主要说明不常用或在文件中有特别意义的用语。

当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影响管理制度的理解时，应对这些词语加以解释说明。

（四）职责：必备要素，指制度所涉及的单位或人员的责、权分工，明确对本制度所担负职责。

（五）内容与要求：必备要素，即制度的主要内容和工作要求，是制度的主体内容。

主要明确制度规范的相关业务活动在时间、内容、方式、过程和结果等工作环节的要求或标准。

(六)考核:可选要素，是指规定制度实施效果的评价项目、周期、标准和奖惩办法。

如果已经在上一级制度或其他相关制度中明确，则不必重复。

（七）附则：可选要素，指制度的解释单位和实施日期，以及与现行管理制度相冲突时，可采取处理原则，也可在制度内容中进行明确。

质量管理体系文件编写程序及要求一、引言质量管理体系文件是指组织在实施质量管理体系过程中所编写的各类文件，用于规范和指导组织的质量管理活动。

本文旨在提供质量管理体系文件编写的程序及要求，以确保文件的准确性、完整性和一致性，从而有效支持组织的质量管理体系。

二、程序1. 制定编写程序制定质量管理体系文件编写程序，明确编写文件的流程和责任。

程序应包括以下步骤：1.1 确定编写文件的需求和范围；1.2 确定文件编写的责任部门或者人员；1.3 制定编写文件的时间计划；1.4 确定文件的审核和批准程序；1.5 确定文件的发布和变更控制程序。

2. 确定文件类型及命名规则根据质量管理体系的需求，确定需要编写的文件类型，并制定相应的命名规则。

常见的文件类型包括但不限于：质量手册、程叙文件、工作指导书、作业指导书、记录表等。

命名规则应简明清晰，便于文件的识别和检索。

3. 编写文件内容根据质量管理体系的要求，编写文件的内容。

文件内容应包括但不限于以下要素：3.1 文件的标题和编号；3.2 文件的目的和适合范围；3.3 文件的引言和背景介绍；3.4 文件的主体内容，包括具体的要求、步骤、流程等；3.5 文件的附录，包括相关的图表、表格、示例等；3.6 文件的审核和批准部门或者人员；3.7 文件的生效日期和版本号；3.8 文件的变更记录。

4. 文件的审核和批准编写完成后，应进行文件的审核和批准。

审核人员应对文件进行全面的审查，确保文件内容准确、合理、可操作。

批准人员应根据审核结果，决定是否批准文件的发布。

5. 文件的发布和变更控制经批准后，文件应按照规定的程序进行发布。

发布时，应确保文件的传达到相关部门或者人员，并进行必要的培训和说明。

对于文件的变更，应制定相应的变更控制程序，确保变更的及时性和有效性。

三、要求1. 文件的准确性质量管理体系文件应准确反映组织的质量管理要求和实践，确保文件内容与实际操作相符。

编写文件时，应充分了解相关要求和流程，并进行必要的验证和确认。

编写管理制度文件的指导原则一、导言在一个组织中，管理制度文件是非常重要的文件，它规范了组织的运作，明确了各项政策和流程。

因此，编写管理制度文件应遵循一些指导原则，以确保文件的准确、清晰和可执行性。

二、明确编写目的在编写管理制度文件之前，首先需要明确编写目的。

这有助于作者更好地确定文件的内容和形式。

编写目的可以包括：明确组织的权责，规范业务流程，传达政策指导，提高工作效率等。

三、准确表达政策内容编写管理制度文件的首要原则是准确表达政策内容。

作者应确保所描述的政策准确、完整，并避免使用模糊、含糊不清的词语或术语。

此外，作者还应该注意使用简洁、清晰的语言，避免冗长和晦涩的表达方式。

四、明确责任和权限在编写管理制度文件时，应明确规定各岗位的责任和权限。

这有助于组织内部管理的清晰性和高效性。

责任和权限的明确可以减少职责模糊、争议或决策失误的情况发生。

五、考虑操作流程编写管理制度文件时，应充分考虑操作流程。

作者应从实际操作的角度出发，描述具体的流程步骤、操作要求和审批程序等。

这有助于员工理解和执行制度文件，提高工作效率和内部协调性。

六、注重可执行性管理制度文件的可执行性是编写过程中需要特别关注的一点。

作者应根据实际工作情况，制定明确的执行细则和操作指导，使文件内容更易于实施。

此外，作者还应充分考虑组织内外的环境因素，确保文件的可操作性。

七、关注培训与宣传为了确保管理制度文件的有效实施，组织需要进行相关的培训和宣传工作。

编写管理制度文件时，可以附上培训资料，制定培训计划，并通过各种途径宣传、解释文件的内容和重要性。

这可以提高员工对文件的认识和遵守程度。

八、定期修订和更新管理制度文件不是一成不变的，随着组织内外环境的变化，它们需要定期修订和更新。

因此，在编写管理制度文件时，作者应明确文件的修订机制，并定期进行评估和调整。

这有助于使文件与时俱进、保持有效性和权威性。

九、确保法律合规性管理制度文件的编写还应确保其与相关法律法规的合规性。

文件编写与管理制度第一章总则第一条为规范文件编写与管理工作，提高工作效率及文件管理水平，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内所有文件的编写与管理工作。

第三条文件编写与管理应坚持依法、科学、规范的原则，确保文件质量、准确性及时效性。

第四条公司内所有文件均应按照统一的格式进行编写，确保文档的统一性、规范性。

第五条公司应设立文件管理部门或委托专人负责文件的编写与管理工作，确保文件的有效管理。

第六条文件编写与管理工作应加强对员工的培训，提高员工的文书表达能力和管理水平。

第七条员工应当按照公司规定的程序和要求编写、审核和管理文件，不得私自修改文件内容或传播不实信息。

第八条文件编写与管理工作应当坚持保密原则，确保文件的安全性和保密性。

第二章文件编写第九条文件的编写应当清晰、简洁、准确，遵循条理性和逻辑性，便于理解和阅读。

第十条文件的格式应当符合公司规定，包括文件编号、标题、起草时间、发布单位、正文内容、颁布日期等必要信息。

第十一条文件的正文内容应当简洁明了，重点突出，避免冗长和复杂的措辞。

第十二条文件的语言应当规范、得体，不得包含粗俗、歧视性、侮辱性等内容。

第十三条文件的编写应当确保逻辑清晰，条理分明，符合事实和逻辑关系。

第十四条文件的主题应当明确，与标题相符，不得内容散乱或题不合理。

第十五条文件的编写应当积极主动，避免模糊不清，推诿责任或玩弄文字游戏。

第十六条文件的编写应当注意杜绝错别字、语法错误、标点符号错误等问题，保证文书的规范性。

第十七条文件的编写应当提高审美度，增加可读性，避免平铺直叙，呆板无趣。

第十八条文件的编写应当重视格式的规范性和统一性，严格按照公司规定格式进行编写。

第十九条文件的编写应当充分考虑受众的需求和理解能力，做到内容简练清晰，易于理解。

第二十条文件的编写应当注意索引和目录的设置，方便查找和管理。

第二十一条文件的编写应当根据不同性质、内容、功能等进行分类、归档，便于管理和查阅。

1.0目的对全公司质量管理体系文件、记录统一编号及格式，便于全公司质量管理体系文件的管理。

2.0适用范围适用于全公司各部门制定质量管理体系文件、记录时的编号及格式。

3.0职责3.1法规部负责监督各部门文件、记录编号及格式是否正确。

3.2各部门按规定对本部门质量管理体系文件、记录进行编号与确定格式。

4.0工作程序4.1质量手册的编号规定AHP/QM质量手册爱厚朴X/Y修订次数版本号4.1.1版本号X：用大写字母A、B、……依次排序如：A/0表示，A版没有修订；B/0表示，B版没有修订。

4.1.2修订次数Y：用1、2、……表示如：A/1表示：A版第一次修订；B/1表示，B版第一次修订。

4.2程序文件的编号规定AHP/QP--××文件序号程序文件爱厚朴4.2.1版次号：同4.1.1。

4.2.2修订状态：同4.1.2。

4.3第三层文件编号规定AHP3-XX-XXX文件序号部门代号4.3.1职能部门代号代号QG XS JS ZG SC CG FG 部门企管部销售部技术部质量部生产部采购部法规部例：AHP3-QG-004含义为：本公司企管部第三层文件：文件序号为004。

4.4第四层次文件（记录）编号规定AHP4-XX -XXX例：AHP4-QG-005含义为：本公司企管部质量记录：记录序号为005。

4.5图纸的编号与工艺文件的编号规定按《产品技术文件的编号规定》执行。

4.6外来文件的编号如果原文件有编号，引用原文件编号加流水号，如无编号按下列执行。

WL—××—×××流水号年度外来文件4.7文件受控号与文件发放号相同4.8文件的修订和修改4.9文件的修订：执行4.1.1、4.1.2规定4.10文件编制要求4.10.1每种文件格式统一，文件一律采用标准A4纸张。

页面上为1.8cm，下为1.8cm，左为2.5cm，右为1.8cm。

4.10.2文件全部用标准宋体字，字符间距为“标准”，行距为“固定值”“22磅”。

管理制度编写规范一、目的：建立并规范公司管理制度，以规范的文件格式编写内容结构和板式。

二、范围：本规范适用于全公司规章制度，要立足公司实际、具有可操作性。

制度起草时须严格遵循规范进行起草，印发的制度附件也须符合本规范。

三、部门职责：1.各公司、职能部门负责分管业务的制度起草、补充、修改工作2.人力资源部负责对规章制度中的职责、奖惩、系统之间、部门之间业务接口进行审查，审核通过后规章制度统一编号和印发。

3.各公司、之能部门负责对《规章制度手册》进行排版、汇编、更新至人力资源部。

四、制度内容（1）编写要求1.1依法合规:制度应正确体现法律法规、相关政策及公司制度要求。

1.2全面具体:制度条款包括目的、范围、术语、职责、内容、表单、主要工作流程图、制度执行工作质量记录及考核要求、相关/支持文件、附录等，可视实际需要适当增减；1.3严谨规范:制度撰写时应按照制度示例进行撰写，符合格式规范。

1.4术语统一：制度的行文用语、结构应保持一致，不使用弹性语言和模糊性描述。

1.5符合实际：便于实施、考核，并可以被其他文件、制度引用。

（2）格式要求2.1序号格式：所有标题格式为“数字+圆点+标题”，具体数字排序层级如下，依次类推：2.2页眉设置：所有管理制度须统一设置页眉，插入页码，格式举例如下：表头为“Logo+##集团”字样，页眉行距0.8cm。

页眉样式为“”页脚为“第1页，共计10页”页眉行距为1.8cm 2.3页面设置：2.4编码原则：采用9位编码，顺序依次为：2位单位编码、2位类目编码、2位职能编码、3位序号编码，中间以“-”分隔。

□□ - □□ - □□ - □□□2.4单位编码：2.5制度分类编码：2.6管理职能编码2.7装订要求：制度文件一般情况下采用竖版左边装订，钉角距左边1.2cm，书钉两钉角中心与上下页边的距离为7cm。

（3）流程编写要求：3.1流程：是指一个或一系列连续有规律的活动，这些活动以确定的方式发生或执行，导致特定结果的实现。

公司文件编写管理制度一、制度概述为了规范公司文件编写工作，提高公司效率，加强知识管理，特制订此制度。

本制度适用于公司所有各类文件的编写、审批、管理等工作。

二、文件编写的基本原则（一）重要性原则重要的文件，尤其是对公司运营、发展有直接关系的文件，应当得到高度重视，加强审核的力度，保证文件的严谨性、准确性和完整性。

（二）适时性原则不同类型的文件，其发布的适时性是不一样的，所以文件编写的适时性原则是不可忽视的，以保证文件在一定的时效内达到预期目的。

（三）简明性原则文件应该简明清晰、条理分明，不过度使用专业术语，尤其是针对非专业领域的读者，让读者能够快速了解内容。

三、文件编写的具体规定（一）文件分类根据文件的不同用途，文件一般可分为决策文件、办公文件、程序文件、技术文件、财经文件等。

（二）文件目录为了方便查询，公司每种文件都应有一个文件目录，文件目录的内容包括：文件的名称、文件的编号、文件的来文来电、文件的处理人等。

（三）文件来源为了保障文件的准确性、权威性，文件的内容必须清楚标明出处，所以不能直接引用他人说法或资料而无出处。

（四）文件格式文件格式包括文件的纸张大小、文字字体、字号、字距等，不同种类的文件格式应当根据需要予以调整。

（五）文本内容在文本内容的处理上，应符合以下要求：1.顶格：文件的正文居中顶格，以方便发件人出现。

2.标题：标题应简单明了，文字大小应较正文大，标题应加粗，以及蓝色下划线。

3.正文：正文字体以宋体为主，并且行距要求必须 >1。

4.时间：日期一律采用阿拉伯数字写法。

5.签名：署名应在文本下方留出空间，签名应为正楷字体，绝不能使用怪异字体。

（六）文件审批为了避免问题的出现，所有文件的编写应经过严格的审批程序，审批程序的内容包括：文件正式定稿前，要经过小组内部讨论，共同拟定内容；由该小组上报至领导办公室，审核通过后，进行公示；公示结束后，领导办公室审核通过正式定稿，并进行批准。

管理体系文件编写一般规定管理体系文件编写一般规定 1 。

目的规范公司管理体系文件的编写,确保文件编写的统一。

2 适用范围适用于管理体系文件的编写，不适用于技术文件及管理制度的编写。

3 职责3.1总经理负责管理体系手册、程序文件的批准.3.2 管理者代表负责管理体系手册的审核。

3。

3分管副总对分管部门程序文件、管理制度进行审核.3。

4技术品质部负责组织管理体系手册的制定、修订和定期评审。

3.5各部门领导负责组织本部门相关程序文件及管理制度的编写。

4管理体系文件编写原则4。

1必须符合相应的法律法规及GB/T19001—2008标准、GB/T28001—2008 、GB/T24001-2004标准的要求。

4。

2必须包含过程活动的目的和范围，明确负责活动的职责、输入、输出的接口、活动的支撑文件。

5质量、环境、职业健康安全管理体系手册编号ST — QEO —1手册为第一册文件编号为1QEO为质量、环境、职业健康安全管理体系英文缩写公司STCA的前两个字母备注:QMS为质量管理体系英文缩写， EMS为环境管理体系英文缩写，OHS为职业健康安全管理体系英文缩写， QEO为质量、环境、职业健康安全管理体系英文缩写。

6程序文件的构成和编写要求6.1 正文6。

1。

1 目的说明为什么开展该项活动。

6。

1.2 范围说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动（((（（（)范围。

6.1.3 职责说明活动的管理和执行、验证人员的职责6.1。

4工作程序详细阐述活动开展的内容及要求.6.1。

5相关文件列出支持本程序的第三层文件。

6.1.6记录列出活动用到或产生的记录。

6.2质量、环境、职业健康安全管理体系程序文件、管理制度及作业文件、记录编号，详见《文件与记录编号类别与方法》。

6.3程序文件的字体及页面设置a.程序文件标题为宋体三号字体，正文为宋体小四号字 b。

纸型：A4，双面打印.c。

版心位置：上边距4cm ，下边距3。

文件的编写与管理一、文件编写的重要性在现代社会中，文件是组织和个人日常工作中不可或缺的一部分。

良好的文件编写能够确保信息的准确传达，避免误解和纠纷的产生，提高工作效率以及保护组织和个人的利益。

因此，合理安排文件编写的内容和格式是非常重要的。

二、文件编写的基本原则1.准确性：文件的编写应尽可能准确地反映所要表达的意思，避免含糊其辞、语法错误或拼写错误的出现。

2.简明扼要：文件的编写应尽量简明扼要，避免冗长的句子和重复的表达，以便读者能够快速理解文件内容。

3.逻辑性：文件的编写应具备一定的逻辑性，按照时间、空间或重要性的顺序进行叙述，使读者能够清晰地了解其中的内容。

4.格式规范：文件的编写应按照一定的格式规范进行，包括文件的标题、日期、编号、页眉、页脚等信息的准确填写。

三、文件编写的步骤1.明确写作目的：在编写文件之前，需要明确自己的写作目的，明确要传递的信息和意图，以便在写作过程中有一个明确的方向。

2.收集必要的信息：在编写文件之前，需要收集必要的信息，包括相关数据、事实和背景资料，以确保编写的内容准确可信。

3.组织文件的结构：文件的编写应具备清晰的结构，包括引言、正文和结尾等部分。

引言部分介绍文件的目的和重要性，正文部分详细阐述文件内容，结尾部分进行总结和建议。

4.选择适当的语言和表达方式：文件的编写应使用简洁明了的语言，避免使用复杂难懂的词汇和句子结构。

同时，也需要根据不同的读者群体选择适当的表达方式。

5.反复校对和修改：在编写完成后，需要进行反复的校对和修改，确保文档的准确性、通顺性和一致性。

四、文件管理的重要性文件管理是对组织内部文档的分类、保存、检索和处理等过程的管理，它对于组织的顺利运作和信息的有效利用具有重要的作用。

1.提高工作效率：良好的文件管理可以帮助组织快速定位和获取需要的信息，避免了查找时间的浪费，提高了工作的效率。

2.减少错误和遗漏：文件管理能够确保文件的准确性和完整性，避免文件的丢失和遗漏，减少了出错的可能性。

文件格式管理规定一、目的为规范校团委、学生会以及各院（系）分团委、学生分会对内对外的文件编写，确保文件格式的规范，特此制定本规定。

二、适用范围适用于党建部门及校内各级学生组织的材料和相关公文。

三、编写要求（一） Excel表格1．表头：采用宋体16号字，加粗，居中。

2．内容：采用宋体12号字，居中。

3．行高/列宽：根据实际情况适当调节行高/列宽。

4.内容格式:班级：全称(例：16通信技术（武警）01)寝室：14南/北xxx出生年月：xxxx.xx籍贯：xx xx申请时间：xxxx.xx成绩排名：x/xx奖惩情况：全称（例：2016-2017学年度第一学期一等奖学金）5．页面设置：①页边距：上2.5厘米，下2.5厘米，左1.9厘米，右1.9厘米，装订线0厘米。

②页眉：1.5厘米，页脚：1.5厘米。

③纸型：A4，根据实际情况选择横/纵向打印。

6．序号：序号层次依次为一、（一）、1、（1）、○1。

7．落款：正文下空两行，居右，使用组织全称，另起一行书写日期，要求大写，字号大小为12号。

8．其他要求：备注与正文内容之间空一行。

（二） Word文档1．标题：采用宋体三号字，加粗，居中。

副标题：采用宋体四号字，居右。

2．正文：采用宋体四号字；行距为固定值25磅；段前段后0行。

3．落款：正文下空两行，居右，使用组织全称，另起一行书写日期，要求大写，字号大小为四号。

4．附件：采用宋体小四号字，附件内容另附文，附件文件名称采用宋体小四号字，加粗；标题书写位置在正文结束后，另起一行空2格处起书写“附件：”，随后标明附件标题书名号)。

如：附件：《2010年度优秀学生干部名单》。

5．版面格式：（1）加页眉，内容为院系全称或组织全称，字体为仿宋，五号，居中。

（2）页面设置：①页边距：上2.5厘米，下2.5厘米，左2.5厘米，右2.5厘米，装订线0厘米。

②页眉：1.5厘米，页脚：1.5厘米。

③纸型：A4，根据实际情况选择横/纵向打印。

企业体系文件编写及管理规定：1.0【目的】规范公司质量管理体系文件的编写管理要求，保证公司质量管理体系文件资料的标准符合性和格式的一致性及标识的规范化。

2.0【范围】适用于公司质量管理体系文件资料的编写管理。

3.0【定义】体系文件：质量管理体系要求的文件结构类文件（质量手册、程序文件、作业指导书、图纸类、技术标准类、检验规范类、质量记录表单等资料）。

4.0【职责】4.1 管理者代表：负责公司体系文件格式的规范、质量手册的编写和程序文件的审核；4.2 体系小组成员：负责程序文件的编写和本部门三级文级的编写；4.3 部门负责人：负责本部门所属文件的审核；4.4 总经理：负责质量方针和质量目标的拟定及质量手册的审核。

4.5 董事长：负责质量方针和质量目标的拟定及质量手册的批准。

4.6 各部门副总：负责本系统部门内各类体系文件的批准。

4.7 文控文员：负责体系文件资料的管理与标识。

5.0 【内容】5.1 公司体系文件资料的架构组成及编号规则和审批权限：5.1.1质量体系文件的层次第一层：质量手册第二层：程序文件(含过程方法)第三层：作业指导文件，通常又可分为：* 管理性第三层文件（如：车间管理办法、仓库管理规定、文件和资料编码规定、产品标识细则规定、产品检验状态标识细则规定等）* 技术性第三层文件（如：产品标准、原材料检验规程、抽样标准、技术图纸、工序作业指导书、工艺卡、设备操作规程等）* 外来文件第四层：质量记录表单类5.2 体系文件格式要求：5.2.1 质量手册格式（QM）1> 封面2> 颁布令3> 手册说明（适用范围）4> 手册目录5> 修订页6> 定义部分（如需要）7> 组织概况（前言页）8> 组织的质量方针和目标9> 支持性资料附录10> 质量体系要素描述—质量体系要素描述的原则；1).符合所选定的标准的要求；2).符合实际运作的需要。

XXXXXX有限公司Document change recordXXXXXX有限公司1.目的为统一公司内文件的编写格式、字体要求、版面要求，现制定下述规范性文件以满足文件编写需要。

2.范围适用于公司内所有管理要领、规定的编写。

3.定义本规范只针对文件编写进行制定，文件及记录的修改、发放、管理、作废等不在此规范内。

4.职责4.1.质量部负责公司内文件及记录的总体管控工作。

4.2.各部门负责相关文件的规范作成、修改、管理等工作。

5.内容5.1.纸张要求：A4纸张5.2.页边距要求：上：2厘米下：2厘米左：2厘米右：2厘米5.3.正文字体要求：微软雅黑五号字，其中7大项标题需加粗。

5.4.段落间距要求：单倍行距。

5.5.页眉要求：中、英文字体均为微软雅黑小四号字，包括“公司名称”“文件名称”“主管部门”。

5.6.页脚要求：均使用微软雅黑五号字，包括“文件编号”“版本”“发行日期”“页码”（文件编号书写要求参照《文件和记录控制程序》）。

5.7.签字栏要求：在页眉书写完毕后在首页下方以表格形式作成制定、审核、核准及时间签字栏，字体均为微软雅黑小四号字。

5.8.正文要求5.8.1.正文共分为7大项，其中包括：1、目的2、范围3、定义4、职责5、内容6、相关文件7、相关记录。

5.8.2.第1、2、3、4项内容请按照实际情况及要求填写，第5项为主要项目，应为此份文件的重要部分，文件的主要宗旨以及要求、做法应在该项中详细说明，填写的内容应与实际做法相一致。

第6项为该份文件所涉及的以及有关联性的文件，第7项为该文件中涉及到的表单，上述第6、7项内容应在文件中有提及，需同正文内容相对应。

5.8.3.此7大项内容原则上均应填写，但“3.定义”项可示情况进行填写，如无定义，则在定义项下行写“无”，不可将该项进行删除。

5.8.4.部分文件在制作时有文件内容跨部门现象，出现此种情况，应同相关联部门进行沟通共同进行文件的制定，文件应确保合理、全面、规范、可操作。