03-沟通管理程序(NAPC-QP5.5-01-2012)

内部沟通监控程序1.0 目的公司应建立适当的内部沟通渠道，保证有效的沟通过程，确保对体系的有效性进行充分的沟通。

2.0 范围公司内部各单位、层次之间的沟通。

3.0 职责3.1 管理者代表负责保障沟通渠道的建立，汇总各单位的沟通信息。

3.2 单位主管负责本部门内部沟通，并乐观与相关单位进行有效沟通。

3.3 每位职工或职工或员工应注意日常信息收集，为内部沟通提供良好的素材。

4.0 程序4.1 部门间的沟通4.1.1 各部门应建立每周一次的例会制度，会议由部门主管负责召开。

4.1.2 例会内容以总结上周工作履行状况和部署下周工作为主，并以会议签到的形式保留相关记录。

4.1.3 部门间因工作牵涉面和检查覆盖面的关系，有必要对本部门下周开展工作的状况与相关部门联系，并将联系的状况填写在《内部沟通记录》上。

4.1.4 各部门保留本部主动沟通的关于记录，对关心其它部门的沟通只需在召集部门的沟通记录上签字认可。

4.1.5 部门间的沟通的形式有以下几种：1)参加对方例会2)与对方人员沟通3)由主管领导组织关于部门主管的会议4.1.6 部门间的问题传递由发觉部门填写《公司总部问题转呈单》，并由对方签字确认。

4.1.7 各部门应对本部门接手的事项及时、认真处理。

4.2 部门与管理处的沟通4.2.1 在管理处发觉问题后，对一般的问题由管理处电话通知或上访到相关部门即可。

4.2.2 对较复杂或较严峻的问题，由管理处填写《管理处对公司部门问题转呈单》，并及时反馈到相关部门。

4.2.3 相关部门应及时处理，并及时反馈到管理处，并由主任签字认可。

4.2.4 部门主动反馈到管理处的信息，接听电话人员必需及时将关于信息准确登记，属公司内部事务的登记在工作记录上，属顾客信息类的应登记在《与顾客沟通登记表》中，并加以注明由部门转告。

4.3 管理处间的沟通4.3.1 管理处间应主动加强沟通和沟通，方式由互相参观、派人培训、学习等方式进行。

程序文件编号：NK/QSP-553-01版号：A/0发布日期：2018年02月01日实施：2018年02月01日拟制：审核：批准：受控编号:受控印章:1目的规范公司内部各层面的沟通，确保质量管理体系的有效性。

2适用范围适用于公司内总经理与管理层、管理层之间，管理层与被管理层之间的有关质量管理体系过程，信息及有效性的交流。

3职责3.1总经理或管理者代表定期召开关于质量体系有效性的沟通会议。

4.2各部门主管就质量体系有关事宜可随机向管理者代表提出“沟通申请”。

4控制程序4.1信息类别a）下级员工（部门）对上级领导（部门）的意见和建议；b）上级领导（部门）对下级员工（部门）的要求和指示；c）同级员工（部门）间的建议和意见；d）公司质量管理方面的信息。

4.2信息交流方式4.1.1会议方式：如每周工作例会、月度工作总结会、年度总结会、员工座谈会等，通过会议可以相互传递有关的信息，办公室负责作好各种会议的签到和《ZX/QR-553-02会议记录》，对于重要内容要以会议决议形式分发给相关人员。

4.1.2公告方式：公司向部门或员工传达信息时，可由总经理以通知、通报等公文形式下发。

4.1.3意见邮箱：公司为了收集公司员工的意见和建议，可设立意见邮箱。

公司员工可以任何电子邮件形式提出意见或建议，管理者代表负责管理意见邮箱，并把收集到的意见传达到相关责任部门。

4.1.4 2.4沟通申请单方式：下级员工（部门）对上级领导（部门）或同级员工（部门）提意见和建议时，可填写《NK/QR553-01信息联络单》或其他书面形式，将填写的书面东西可交管理者代表转交或直接交责任人进行处理。

4.3信息处理反馈4.3.1各责任部门（人）收到《NK/QR553-01信息联络单》或其他信息交流资料后，要认真对待，积极处理，并给当事部门（人）一个明确答复。

5.4信息库的建立和应用4.4.1管理者代表负责建立公司的信息库，不断汇集各方面反馈的信息，按照载体的不同，提供相应适宜的环境分别存放，统一保存。

一、物资流淌治理程序1.目的使物资验收、托运、防护及交付过程程序化、规范化，确保过程的正确、安全高效和受控。

2.范畴适用于公司各部门进出仓库的物品。

3.职责3.1仓库治理中负责物资入库前的验收及入库登记、入库后的防护、出库时的登记工作。

3.2各部门负责各自物资的运输工作。

3.3总经理/副总经理决定物资是否能够将付。

4.程序要求4.1验收及入库。

4.1.1采购物资入库前，仓库治理员依照《供应商送货单》核实物资数量、质量、包装等，如货单相符，则验收合格，并填写《检验单》。

4.1.2《检验单》一式三联，验收并填写完毕后由仓库治理员把第二联、第三联分别交给物资所属部门和财务部储存。

4.1.3验收时如发觉不合格或货单不符时，由仓库治理中通知物资所属部门及时与供应商协商解决。

4.1.4仓库治理员负责将已验收合格物资搬入仓库，摆放在正确的区域，并按《标识和可追溯性操纵程序》的要求对入库物资进行标识。

4.1.5物资所属部门与仓库治理员依照《检验单》分别填写《库存明细表》以备核查。

4.1.6入库记录应明确、完整、清晰，做到账、物、单相符。

4.2搬运搬运过程必须使用正确的搬运方法和必要的搬运设备、工具，严禁野蛮装卸，防止搬运过程造成物资的损坏。

4.3防护4.3.1物资储存场所应采取必要的防潮、防火、防盗等措施。

4.3.2依照产品特性，有专门防护要求的物资应按要求对其进行防护，确保物资在存放期间不损坏、不变质。

4.3.3仓库治理员应每半月检查一次库存品状况，并记录于《检验单》，发觉已损坏、变质的物资应及时通知物资所属部门进行处理。

4.4交付。

4.4.1物资交付时由物资所属部门开具《送货单》（一式四联），经副总经理/总经理或被授权人员批准盖章后，交仓库治理员，仓库治理员依照《送货单》要求进行备货。

4.4.2物资交付前必须由仓库治理员重新确认产品状况，并将最终确认结果记录于《检验单》上。

4.4.3物资的交付工作，由各职能部门与仓库治理员按“先进先出”的原则进行。

文件名称沟通管理程序页次1/3 生效日期文件变更修定履历序号日期修订记录页次版次修订人审核人12345678910分发部门□总经理□行政部□资材部□品管部□市场部□开发部□生产部□采购部受控印章批准审核编制编制单位市场部文件名称沟通管理程序页次2/3 生效日期1.目的:建立适当的内外部沟通过程, 增强内外部人员相互了解, 确保公司内部能及时、准确地收集、传递及反馈相关信息，达到相互信任的目的。

2.范围:包括公司与顾客之间的沟通、公司内部沟通、公司与供货商之间的沟通。

3.定义:无4.权责:4.1 市场部：同顾客之间的沟通；4.2 采购部：同外部供方之间的沟通；4.3 各部门：公司内部各层次、各职能间相互沟通；5.作业内容:5.1 采购员同外部供方沟通：5.1.1 外部供方物料之样品经工程部确认合格后，采购员及时同外部供方联系，要求报价，报价单经核准后及时以传真或E-mail方式传送供货商, 并以电话确认收到情况。

5.1.2 采购员将以传真或E-mail方式传送给合格外部供方, 外部供方收到【采购单】签名回传至公司采购或以电话方式告之采购人员。

5.1.3 若外部供方不能按【采购单】要求的交货日期交货, 采购人员以口头或文件方式跟催。

5.1.4 IQC检验来料连续三次不合格时（同一外部供方），填写【外部供方品质改善通知书】，由采购传送至外部供方, 并由采购联络外部供方进行处理。

5.1.5 采购品质问题，品质部以电话或【外部供方品质改善通知书】方式随时同外部供方沟通,解决双方理解不一致之处。

5.2 公司内部沟通：5.2.1 各部门之间就质量管理体系、产品、过程有关的各种信息或以张贴通告或内部联络单的方式横向联系，理解不一致、含糊不清或矛盾的问题。

5.2.2 总经理就质量管理体系的过程及其有效性，包括质量要求、质量目标和完成情况有关的信息、数据, 以电话、会议或【内部联络单】的方式传达相关部门和人员。

5.2.3 各部门负责人就体系、产品、过程有关的信息、数据以电话、会议或【内部联络单】的方式纵向传达给下属。

QP03信息沟通运作控制程序1、目的为了及时、准确地对收集传递及反馈有关信息的管理，特制定本程序。

2、适用范围适用于公司内部信息的沟通与处理，以及与外部各方的信息交流。

3、职责3．1安全小组组长负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理，建立信息库，保存和管理相关的信息。

3．2 各部门负责工作范围内信息的传递与沟通。

4 工作程序4．1 信息的分类4．1．1 外部信息包括：A 质量技术监督局、商检局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；B 政策法规标准类信息，如环境、质量法律、法规、条例、产品标准等;C 相关方（顾客、供方、计量单位、媒体等）反馈的信息及其投诉等；D 其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有质量改进技术，质量管理等方面的信息。

4．1．2 内部信息包括：A 正常信息，如质量方针（目标）及完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；B （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；C 紧急信息，如出现重大质量、安全卫生、事故等情况下的信息与记录；D 其它内部信息（如员工的建议等）。

4．2 信息的收集、处理与沟通工具信息可采用书面资料、质量记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯、互联网等沟通的工具或方式予以传递。

4．2．1 外部信息的收集与外理4．2．1．1 安全小组和质量部负责质量技术监督局、商检局、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，由安全小组传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正和预防措施管理程序》的要求进行处理。

4．2．1．2 政策法规标准类的资料信息由质量部门负责收集、更新、整理、交综合办保存，详见《文件控制程序》。

4．2．1．3 仓储、销售、质量部分类负责与原辅料供应商、运输公司、计量所等到服务供方进行信息沟通，对其提供的产品质量施加影响，销售部负责与顾客的信息沟通，以满足顾客各方面要求；综合办负责与公司上级主管部门、媒体等的沟通，了解相关的信息。

通过畅通高效的沟通渠道与方法,使与日常工作与质量管理体系有关的信息在各级各部门与全体工作人员之间得到及时传递,从而在系统内部形成相互熟悉、相互信任、团结协作、全员参与的良好氛围.二.范围：习惯于本公司范围内就质量体系的运作事项进行的沟通.三.权责：无四.定义：4.1对外会议：指上级单位、行业单位与第二方、第三方等单位来本公司检查、审查工作、洽谈业务、参观访问等需要组织召开的会议.5. 2.管理会议：对全公司有重大影响的会议,包含董事长、总经理主持的会议,与月末大会、工作例会、生产质量等专题会议.6. 3.专案会议：对某一工作事项或者工作流程召开有针对性主题的会议.7. 4.部门会议：指处理部门（车间）内部事务,通常由本单位人员参加的会议.8. 5.视觉沟通：指通过看板、黑板、公告栏、海报与标语等视觉交流的形式,把公司的决定、通知与质量、生产、顾客反馈等信息与员工进行沟通.五.参考文件：无六.作业流程：七.作业内容:7.1.沟通的方式：本公司除使用质量体系内其它文件中规定的文件、表格进行信息传递与沟通外,还使用了如下的沟通方式：A.电话联络：电话联络方式适用于各部门间、部门内就简单事项的联络进行沟通.B.工作联络单：在没有书面文字可能导致错误产生或者在部门负责人认为有必要时,就特定事项进行联络时使用.C.班前会：主持:生产部门主管/组长参会人员:生产部员工会议内容:熟悉生产进度及产品质量状况,布署当天的工作任务,协调解决本部门内的工作.D.早会：主持:行政部主管参加人员：公司全体员工.会议内容:意识,观念宣导及各有关工作事项传达.E.管理会议：主持：（副）总经理参加人员:各部门主管会议内容:工作状况的总结与下阶段工作的安排.F.专题会议：主持:有关负责人参加人员:各部门主管及有关负责人.会议内容:熟悉专案现状与运作的管理现状,协调解决专案推动中所发现的问题,并安排下阶段工作.7. 2.会议管理：7. 2.1管理职责：A.公司行政部是会议室使用的归口管理部门.B.行政部前台负责公司级会议的组织、督办,并公布公司级会议的通知.C各部门主管负责本部门会议的组织、召开、会议决议的实施与督办工作.D.会议主持人负责制定会议议程,确定议题及参加会议人员名单.E.会议主持人或者指派专人负责会议记录及会议纪要的起草、发放,会议纪录需经由主持人审核确认.F.与会人员应服从会议安排,遵守会议纪律.G.会议主持人应亲自或者指派专人对会议制订的整改计划、纠正/预防措施进行跟踪、验证,并在下一次同类会议时进行讲评.H.各部门应指定一名看板管理人员，负责本单位管理看板内容的更新.8. 2.2.会议管理规定：A.当多个会议在同一时间或者空间上有冲突时,实行小会服从大会,通常会议服从紧急会议的原则.B.公司工作例会应按规定准时召开,无特殊情况不得延期,不必每次通知.C.需召开对外会议时,接待部门应提早1天通知行政部，以便商定会场,确定参加会议人员及其它会前准备工作.D.召开部门会议需要使用会议室时,该单位应提早4小时通知行政部，以便安排会场.E.会议上的个人发言一律讲普通话,发言内容应提早准备,不得长篇大论,不得偏离议题或者对他人进行人身攻击.主持人有权对任何讲话予以制止.9. 2.3.会议纪律:A.与会人员务必准时到会,会议期间未经主持人同意不得擅自离席,对违反者将罚款10元/次.B.会议开始前,参会人员务必将手机调为振动或者关机,会场内禁止接听电话,对违反者将罚款10元/次.C.会场内严禁吸烟,违反者罚款50元.D.接到会议通知且无故缺席者，罚款20元/次,中层以上干部罚款50元/次.E.会议通知者未及时通知,造成缺席时,将对会议通知者罚款10元/次.注：罚款由会议主持人负责当场兑现,作为会议经费.F.参会人员务必保持肃静，爱护会场设施，保持会场清洁.7.3.视觉沟通管理：7.3.1.看板的设置:在每个部门分别设立管理看板,公司在门卫室旁设立公告栏.7.3.2.看板内容的管理:看板上能够张贴公司的质量方针、质量目标、质量目标完成情况、工作进度计划、月度质量信息、产量信息、顾客反馈信息、纠正预防措施与公司决定、决议、公告、通知等内容.部门根据工作需要能够在看板上公布本单位管理工作的有关信息.7.3.2,每块看板应确定管理负责人，由其及时更新有关信息.7.3.3.表彰好人好事的海报能够在公司公告栏或者宣传栏上张贴.7.3.4.未经行政部同意,不得擅自在公司视觉沟通设施上公布私人信息,禁止涂鸦、更换公司公布的决定、通知等文件,对违反者将视情节与后果罚款50-100元.7.4.公司同时鼓励员工提出合理化建议,公司各部门主管负责调动员工合理化建议的积极,并负责收集与传达,公司每年对产生效益的合理化建议的提出人员进行表彰与奖励.7. 5.信息的处理：7. 5.1.对收集到的信息，各部门根据实际需要,有目的地加以整理、分析,编制出可利用信息、，向有关部门提供有价值信息.8. 5.2.对发现的质量问题，品质部应查出原因,建议责任部门采取有效的相应措施,关于存在重大隐患的,应立即向管理者代表汇报.八.附件：8.1.工作联络单8. 2.会议记录。

目录QP01 《文件控制程序》QP02 《记录控制程序》QP03 《信息沟通运作控制程序》QP04 《管理评审控制程序》QP05 《人力资源控制程序》QP06 《基础设施、工作环境控制程序》QP07 《危害分析和预防措施控制程序》QP08 《确定关键控制点控制程序》QP09 《建立关键限值控制程序》QP10 《关键控制点监控控制程序》QP11 《应急准备和响应控制程序》QP12 《验证控制程序》QP13 《过敏源控制程序》QP14 《采购控制程序》QP15 《标识和可追溯性控制程序》QP16 《监视和测量控制程序》QP17 《测量仪器控制程序》QP18 《不合格品/召回控制程序》QP19 《内部审核程序》QP20 《纠正预防控制程序》QP21顾客沟通及满意度控制程序QP22 生产过程控制程序QP23顾客财产控制程序QP24产品防护控制程序QP25 质量控制管理程序QP26 有毒有害物品控制程序QP27建立食品安全防护计划程序QP01 文件控制程序1.目的对本公司质量安全管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用的文件均为有效版本。

2.范围适用于与质量安全管理体系有关的文件和资料的控制。

3.职责3.1综合办是文件控制的归口部门，负责质量手册的编制，及质量安全管理体系文件的定期评审,评审结果上报管理者代表,收集整理有关法律、法规、标准，确保体系文件有效实行。

并负责文件统一编号、发放、整理、更改及作废文件的收回销毁。

3.2总经理负责批准发布质量手册。

3.3管理者代表负责质量手册的审核，程序文件和第三级文件的审批。

3.4各部门负责编写各自的程序文件、编写和审核各自使用的程序文件和第三级文件并设计记录表格，负责本部门有关文件的保管和使用。

4.工作程序4.1.文件分类4.1.1.质量手册：包括质量方针、质量目标。

4.1.2.程序文件4.1.3.第三级文件：包括管理制度、岗位职责、作业指导书、行业标准、相关法规、质量记录表格等。