管理秘书实务知识点

管理秘书实务复习一、沟通的六要素1、信源—信宿：传者与受者；2、信息：信源要传递的内容；3、渠道（媒介）：信息传播的中介物或载体；4、反馈：信源—信宿相互间的反应；5、噪音：阻止准确理解和解释信息的障碍（包括：①外部噪音：来自于环境；②内部噪音：传者与受者头脑中；③语义噪音：人们对词语情感上的反应）；6、环境：沟通发生的地方。

二、非语言沟通的四种形式：目光交流、面部表情、身体语言、空间距离。

三、档案：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在社会实践中形成的、保管备查的、对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。

档案的价值：凭证价值、参考价值。

档案管理四个步骤：收集、整理、保管、检索和利用。

四、文书立卷：将本单位在工作中办理完毕的文件材料挑选出有查阅保存价值的部分，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷，叫文书立卷。

人们通常按问题、作者、文种、时间、地区、通讯者六种特征立卷。

五、档案整理工作的三道工序：分类、案卷排列、编制案卷目录。

六、全宗：就是一个独立机关、团体、企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案有机整体。

七、案卷排列：按照一定的分类方法，档案被分成了很多类，这时候需要根据一定方法确定每类案卷的存放位置和前后位置，保持案卷之间的某种联系。

八、案卷目录：案卷的名册，它是揭示案卷内容和成分并固定案卷排列次序的表册。

案卷经系统排列后，应当将其逐个登记到案卷目录上，以固定前后排放顺序。

九、服饰的要求（细看）书本P28~32补充：着装礼仪：三色原则——全身上下不超过三种颜色；三一定律——重要场合，正式场合鞋子、腰带、公文包应该是一个颜色，而且首选黑色。

男士：帽子和手套：在室内的交际场合不能戴；与人握手不戴手套，向人致意取下帽子。

衣服：正装为深色西服，打领带。

鞋袜：正式场合只宜穿黑色或深棕色皮鞋；避免穿白色袜子。

女士：帽子和手套：可佩戴，但帽檐不宜过宽裙袜：职业女性裙子至少应长及膝盖；正式场合应配穿袜口不低于裙摆边的丝袜；不宜当众整理自己的袜子。

秘书管理与实务考试重点一：名词解释1，秘书：秘书是辅助领导和组织实施管理和处理日常事务的人员。

2，秘书工作：秘书工作是指秘书部门和秘书人员辅助领导和组织开展决策和管理的各项实践活动。

3，会议：会议是有组织、有目的的召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。

4，督查工作：督查工作就是督促检查工作，即上级部门或机关对所属的下级单位或部门贯彻执行上级方针政策、工作任务的情况进行督促检查，以保证决策的实施与科学化的过程。

5，公共关系：公共关系是指一个社会组织用传播手段使自己与相关公众之间形成双向交流，使双方达到相互了解和相互适应的管理活动。

6，秘书的职业道德：秘书的职业道德是指秘书在履行职责范围内所遵守的道德原则和行为规范的总和，主要包括：忠于职守，自觉履行各项职责；.服从领导，当好参谋;.兢兢业业，甘当无名英雄; 谦虚谨慎，办事公道，恪守信用，严守机密钻研业务等。

7，ABCD法则：ABCD法则就是四象限时间管理，ABCD法则中的A是指先做重要而紧急的任务；再做重要而不紧急的任务，即 B类事务；后做紧急而不重要的工作，即 C类事务；再处理就是 D类，可做可不做的事务，这样安排，只有这样，才能提高效率，充分利用时间，合理分配精力，完成工作任务。

8，公务秘书：公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书。

9，信访：是指公民、法人或者其它组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动。

[10，印章：是机关、单位、社会团体等管理活动中行使职权的重要凭证和工具。

11.礼仪：礼仪是在人际交往中，以一定的、约定俗成的程序方式来表现的律己敬人的过程，涉及穿着、交往、沟通、情商等内容。

12.人际关系：是指社会人群中因交往而构成的相互依存和相互联系的社会关系。

13.信息管理：信息管理是对各类信息进行管理，从而为信息用户提供优质服务的管理活动。

00510秘书实务笔记秘书实务是一门与办公室管理和行政工作相关的课程，涵盖了各种秘书职责和技能。

下面是关于秘书实务的一些笔记：1. 秘书的职责，秘书在办公室中扮演着重要的角色，负责组织和协调日常工作，安排会议和行程，处理文件和信函，以及提供一般的行政支持。

2. 会议管理，秘书需要具备良好的会议管理能力，包括预定会议室、发送会议邀请、准备会议议程和材料、记录会议纪要等。

同时，秘书还需要协调与会人员的行程安排，确保会议的顺利进行。

3. 文件处理，秘书负责处理和管理各种文件和信函。

这包括收发邮件、整理归档文件、起草和编辑文件、保管机密文件等。

秘书需要具备良好的组织和沟通能力，确保文件的及时处理和准确传达。

4. 行程安排，秘书需要协助上级安排行程，包括预订交通工具和酒店、安排会议和活动、处理行程变更等。

良好的时间管理和协调能力对于成功完成行程安排至关重要。

5. 电话和接待工作，秘书通常是公司或组织的前台接待人员，需要接听和转接电话，处理来访者的咨询和安排。

秘书需要友好、专业地与来访者和电话联系人沟通，给予他们正确的信息和帮助。

6. 人际关系管理，秘书在办公室中扮演着连接各个部门和人员的角色，需要与不同层级和背景的人员进行沟通和协调。

秘书需要具备良好的人际关系技巧，能够处理各种人际关系问题和冲突。

7. 保密和机密性，秘书通常会接触到一些敏感信息和机密文件，因此需要具备保密意识和保护机密的能力。

秘书应该严格遵守保密协议，确保信息的安全和保密性。

8. 技术和软件应用，现代秘书需要熟练掌握办公软件和办公自动化工具，如Microsoft Office套件、电子邮件、日历管理工具等。

掌握这些技术和工具可以提高工作效率和准确性。

9. 专业素养和自我提升，作为一名秘书，不仅需要具备相关的职业技能，还需要不断学习和提升自己。

秘书应该关注行业动态，参加培训和进修课程，提高自己的专业素养和能力。

这些是关于秘书实务的一些笔记，涵盖了秘书的职责、技能和要求。

秘书实务知识点整理一、办公环境管理一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。

（一）开放式办公室开放式办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。

封闭式办公室封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。

开放式优点1、灵活应变，工作位置能随需要而移动、改变2、节省面积和门、墙等，节省费用，能容纳更多的员工3、易于沟通，便于交流4、易受监督，员工的行为容易得到上司的督察5、容易集中化服务和共享办公设备缺点1、难保机密2、难集中注意力，员工容易受电话、人们起动等干扰3、房间易有噪音，如说话声、打电话声和操作设备声易影响他人4、员工难于找到属于自己的私人空间封闭式优点:1、比较安全，可以锁门2、易于保证工作的机密性3、易于员工集中注意力，从事细致或专业工作4、易于保证隐私，明确办公间由自己使用缺点：1、费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修2、难于监督工作人员的活动3、难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独混合式是指把在开放式布局的大办公室内，把各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。

这种布局模式把开放式和封闭式结合起来，扬长避短，使各部门既相对集中，又在一定程度上避免了相互干扰，是较为合理的办公室布局模式。

（二）常见的工作场所和常用设备的隐患1.办公建筑隐患，主要指地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如墙体开裂、墙皮脱落、地板缺乏必要的防滑措施、门锁损坏、窗扇失灵等。

2.办公室物理环境方面的隐患，如光线不足或太强、温度、湿度调节欠佳、通风、噪音控制不当等。

3.办公家具方面的隐患，如家具与设备摆放不当，阻挡通道；家具与设备有突出的棱角，可能伤及人体；橱柜顶上堆放东西太多有倾覆可能等。

《秘书实务课程》复习要点课程名称：《秘书实务》适用专业：2017级人力资源管理（专升本函授）2017级行政管理（专升本函授）辅导教材：《秘书实务》王平侠主编教育科学出版社复习要点：项目一秘书职场认知与基本素养任务一职场基本认知及工作内容一、秘书的职业认知（一）秘书的由来（二）秘书的含义，指领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。

他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。

（三）秘书的类别：可以按照服务对象来划分，也可以按照行业和职能来划分，也可按照从事的工作内容来划分。

（四）秘书的层级：可分为处级秘书、中级秘书、高级秘书。

二、秘书的工作内容：沟通工作、会务管理、办公室管理、日常办公事务处理、常用事务文书写作、信息与档案管理。

三、秘书工作的特点和作用（一）秘书工作的特点，包括从属性、被动型、事务性、综合性等。

（二）秘书工作的作用，包括枢纽作用、参谋助手作用、形象作用、任务二基本素养与职业道德修养一、秘书的职业素质养成（一）秘书的知识结构，包括秘书的基础知识、秘书的专业知识、秘书的辅助知识。

（二）秘书的能力要求，包括办事能力、表达能力、听知能力、社交能力、协调能力、应比啊能力、观察分析能力、操作能力、预测能力、处理信息能力。

（三）秘书的职业性格特征秘书的职业性格特征包括正直善良、热忱温和、豁达内敛、坚毅自制、机敏稳重等，秘书的职业性格修养包括自我认知、自我训练、克服障碍等。

二、秘书的职业道德修养。

职业道德是指从事各种职业活动的人员所应遵守的行为规范。

（一）秘书的职业道德要求：忠于职守，谨行尚实；诚实守信，讲究效率；爱岗敬业，团结合作；遵纪守法，严守机密。

（二）秘书的职业道德修养，包括加强学习、努力实践、自我教育、借鉴先贤。

项目二秘书工作的基本礼仪任务一个人形象礼仪一、静态礼仪。

仪容服饰是秘书个人形象的静态表现，体系安卓秘书的内涵，也折射着秘书的修养。

1/秘书:具有熟练的办公室能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以作出重要决策的管理人员。

2.基本称谓：行政助理，执行秘书，执行助理，专业经理，协调经理，3.基本内容：公关事务管理，沟通管理，文档管理，会议管理，办公室管理，信息管理4.职业道德：1、忠于职守，自觉履行各项职责。

2、服从领导，当好参谋。

3、兢兢业业，甘当无名英雄。

4、谦虚谨慎，办事公道。

5、遵纪守法，廉洁奉公。

6、恪守信用，严守机密。

7、实事求是，勇于创新。

8、刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质。

9、钻研业务，掌握秘书工作各项技能。

5.三种角色：1、普通员工2、是下级3、是单位的代表。

6.作用：一个称职的秘书要既能撰文、办文，又能沟通、协调。

既懂专业，又会管理。

既能处理信息，又能处理公关事务。

既可以为上司办理公众具体事务，又能为上司出谋划策。

既是上司的工作助手，又是上司的生活助理。

7.服务第一原则基本内涵：始终为员工、为领导、为基层、为其他各级各类工作人员提供服务。

1.正确的站姿：腰直、挺胸、收腹、提臀。

头要正，有向上顶的感觉，目光平视前方，嘴微闭，面带微笑，下颚微收，梗颈，肩要平且放松，并微向后展，手臂自然下垂，放在体侧，五指并拢，自然微屈，或双手在体前相握，右手放在左手上，置于腹前，挺胸收腹，立腰，夹臀，两腿挺直，双膝并拢，脚跟靠紧，脚尖外展45到60度，呈v字形，身体重心在两脚中心。

2.正确的坐姿：入座时动作轻盈舒缓，从容自若。

落座声音要轻，保持上身平直。

最多坐满椅子的2/3,沙发的一半或三分之一。

不要跷二郎腿、半蹲半坐、也不要僵硬，把脚外靠，伸直分太开。

3.正确的走姿：上体正直，不低头，两眼平视，面带笑容。

双臂自然摆动，肩部放松，重心微向前，行走轨迹为一条直线，脚尖指向前进方向，脚内侧落在一条直线上。

步伐均匀，步态轻盈。

走路时富有节奏感。

4.服饰选择TPO原则：时间time、地点place、场合object。

秘书实务课程相关知识点秘书是一个组织中不可或缺的角色，他们负责协助管理层进行日常工作，处理文件、组织会议和安排行程等。

作为一个合格的秘书，掌握秘书实务的相关知识点是非常重要的。

在本文中，将会逐步介绍秘书实务课程的一些关键知识点。

1.文件管理文件管理是秘书工作中最基础也是最重要的一项任务。

它包括收集、整理、归档以及检索文件。

在处理文件时，秘书需要注意保密性和文件的存储方式。

例如，秘书应该定期备份重要文件，确保文件安全可靠。

2.会议组织秘书在组织会议方面发挥着重要作用。

他们需要协调与会人员的日程安排，准备会议议程以及发送邀请函。

在会议当天，秘书还负责记录会议纪要，并将其分发给与会人员。

因此，秘书应该具备良好的组织能力和协调能力。

3.行程安排秘书经常需要为管理层安排行程，包括预订交通工具和酒店，制定详细的行程安排以及解决可能出现的问题。

因此，秘书需要对各种交通方式、旅行政策和目的地有一定的了解。

同时，灵活应对突发情况也是秘书的必备技能之一。

4.电子邮件和电话管理秘书通常是负责筛选和回复领导的电子邮件和电话的第一道关口。

他们需要判断哪些邮件或电话是紧急或重要的，并及时转达给领导。

因此，秘书需要具备良好的沟通能力和敏锐的判断力。

5.商务礼仪作为管理层的代表，秘书需要具备良好的商务礼仪。

这包括穿着得体、言谈举止得体、懂得与人交往的技巧等。

商务礼仪的重要性在商务场合中不言而喻，因此，秘书必须时刻注意维护自己和组织的形象。

6.人际关系管理秘书经常需要与各级员工、合作伙伴以及客户进行沟通和协调。

良好的人际关系可以提高工作效率，促进团队的凝聚力。

秘书需要学会与不同性格和背景的人合作，并处理好各种人际关系问题。

7.时间管理秘书的工作通常比较繁忙，因此，良好的时间管理能力是必不可少的。

他们需要优先处理重要事务，合理安排工作时间，并能够应对多任务的情况。

良好的时间管理有助于提高工作效率和减少压力。

8.保密与职业道德秘书经常处理机密文件和敏感信息，因此，他们需要具备良好的保密能力。

管理秘书实务知识点1、管理秘书的学科性质综合说：秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。

边缘说：秘书是一门新兴的边缘科学，是从写作学和管理科学的边缘中产生的，就秘书学的整体而言，既不属于写作学，又不属于管理科学，而是这两门学科的知识圈交叉重叠的产物。

分支说：秘书学从科学体系上讲，属于人文科学的范畴。

从今天这一学科的具体分支来说，现代秘书学又属于人文科学中的行政管理学科的分支，秘书应属于管理类应用技术型的人才。

管理说：秘书属于管理应用技术型的人才。

2、秘书的认知能力：观察感知能力，辨别是非能力，分析综合能力，随机应变能力3、管理秘书实务的原则：系统性，服务第一，全面质量管理，时效性，经济性4、走姿的要求：（1）上体正直，不低头，两眼平视，面带笑容。

（2）两臂前后自然摆动，摆幅30度-——35度（3）肩部放松，重心可稍向前，这有利于挺胸收腹，身体重心在脚掌前部。

（4）行走的轨迹应是一条直线，脚尖指向前进方向，双脚内侧应落在一条直线上。

（5）步幅要均匀（步幅指行进时两脚之间的距离，一般标准是前脚的脚跟与后脚尖相距为一脚长。

男士步幅约在40厘米，女士则为30厘米左右），不宜太大；步态要轻盈。

要走做到这些，膝盖、脚踝都要富于弹性，行走时要有节奏感。

5、气质的四种类型：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质6、TPO原则：这是选择服饰的最基本原则。

T表示时间（time），P表示地点（place），O表示目的（object）。

TPO原则的基本含义是人们在着装、化妆和佩戴首饰时，要兼顾时间、地点和目的，三者必须协调一致。

7、因人而异原则：要与年龄相吻合，要与体型相吻合，要与职业身份相吻合，要与肤色相吻合8、秘书交际礼仪原则：（1）自尊与尊人的原则（2）内在美与外在美的原则，（3）自信大方与适应环境的原则，（4）言行适度与明确交往目的的原则、9、握手的顺序：先女士后男士，先长辈后晚辈，先教师后学生，先上级后下级。

秘书：是指具有熟练的办公室工作能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以作出重要决策的管理人员。

公关事务管理：是指秘书人员不禁要对自己的仪表、礼仪等形象进行管理，以达到端庄、整洁、高雅、成熟、敏捷、规范的标准，而且要对组织的形象进行管理，及对组织的知名度和美誉度进行管理，做好接待工作，管理好专门的公关活动沟通：指人与人之间传递和接收信息、思想和情感的符号化过程。

包括口头语言和书面语言的沟通，也包括形体语言的沟通。

办公室环境：有广义和狭义之分。

从广义上说，是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上讲，是指一定的组织机构的秘书部门所处的环境。

它包括人文环境和自然环境。

时间管理：是指在同样时间耗费的情况下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列计划、组织、协调和控制。

它所探索的是如何减少时间的浪费，以便有效地完成既定目标。

会议：是人们在法律范围内有组织地聚集在一起，讨论和研究问题的一种社会活动方式。

从信息论的角度看，会议是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。

从系统工程的角度看，领导机关召开会议是一种领导方式。

信息：狭义的信息是指反映事物存在和运动差异的，能为某种目的带来有用的、可以被理解或被接受的消息、情况等。

广义的信息是指客观事物的存在方式或运动状态的直接或间接的反映。

档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在社会实践中形成的、保存备查的、对国家和社会有保存价格的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。

档案管理工作：用科学的原则和方法管理档案并为社会实践服务的活动。

开放参观活动：程序：1、确定开放参观活动的主题2、安排开放参观的内容3、选择开放参观的时机4、确定邀请对象5、选择参观路线6、策划宣传工作7、做好解说及接待工作。

注意事项：1、目的应明确2、处理好公开与保密的关系3、安排好细节问题4、精心做好展示工作宴请活动1、列出宾客名单，确定宴请规格2、确定宴请时间，选好宴请场所，发出正式请柬3、确定菜单4、排定座次5、宴请程序的控制签字仪式1、布置好签字厅2、准备好签字用具3、签署涉外商务合同时，需在签字桌上摆放双方国旗4、签字时的座次安排5、对待签合同的要求6、签字仪式的正式程序开业典礼活动1、做好开业典礼的舆论宣传工作2、准备开幕词、致答词3、拟定典礼程序4、做好来宾邀请工作5、发放请柬6、做好场地布置工作7、做好各种物质准备8、安排接待服务人员9、做好礼品馈赠工作信息发布会：会前准备1、确定信息发布会的主题2、选定信息发布会举行的时机3、确定信息发布会举行的地点4、确定邀请的对象并发出邀请5、选择信息发布会的主持人和发言人6、准备会议材料7、预算会议所需费用8、其他准备工作信息发布会的程序控制：1、签到2、分发会议资料3、宣布会议开始4、发言人讲话5、回答记者提问6、接受重点采访发布会后工作：认真评估工作外宾接待工作的基本原则和要求1）不卑不亢。