秘书实务办公用品和设备管理

秘书事务管理之办公用品管理办公用品管理是秘书事务管理中不可忽视的重要环节。

它涉及到办公用品的采购、库存管理、使用与报废等多个方面，对于提高办公效率和节约成本都具有重要意义。

本文将从办公用品采购的策略、库存管理、使用与报废的注意事项等方面进行探讨，以期对办公用品管理有更全面的了解。

首先，办公用品采购的策略十分关键。

秘书应根据公司的需求和预算，制定合理的采购计划。

在采购过程中，应注重与供应商的合作，保证办公用品的质量和供应的及时性。

同时，也应充分利用互联网等信息技术手段，寻找价格优惠、服务优质的供应商，为公司争取到最佳的采购合作。

其次，库存管理是办公用品管理的关键环节之一。

秘书应定期进行库存盘点，了解各种办公用品的库存情况，及时补充不足，避免过剩。

可以借助一些管理软件或者使用表格进行记录，以便更好地掌握库存变动情况。

在进行库存盘点时，还应注意办公用品的质量和有效期，尽量避免过期或者失效的办公用品存留在库存中。

办公用品的使用与报废也需要秘书进行相应的管理。

在使用过程中，员工应合理使用办公用品，尽量避免浪费和破损。

如果发现有损坏的办公用品，应及时报告给相关部门进行修理或更换。

在办公用品报废时，也应遵循公司的相关规定，将其进行分类处理，一方面可以减少环境污染，另一方面还可以合理利用资源。

在办公用品管理中，秘书还需要注意一些细节。

比如，在采购办公用品时，应选择适量、适用的产品，避免囤积或者过度使用；在库存管理方面，应建立标准化的物品编码和分类，并定期清理库存，及时淘汰闲置或过期的物品；在使用过程中，可以通过定期的培训和宣传活动，提高员工的物品使用意识，减少浪费和破损；在报废处理方面，可以选择与环保组织合作，进行资源回收和再利用等。

总结起来，办公用品管理对于秘书事务管理来说是非常重要的一部分。

合理的办公用品采购策略、科学的库存管理、规范的使用与报废等都能够提高工作效率，降低成本，为公司的可持续发展提供保障。

秘书应不断学习和总结经验，不断改进和完善办公用品管理的工作，以更好地服务于公司及员工的日常工作需求。

第三章办公用品及办公设备采购及管理第一节采购与供应商管理一、选择采购策略二、选择与管理供应商三、询价与报价四、谈判策略与讨价策略五、签订并执行合同第二节降低采购成本一、通过商品成本分析来降低采购成本二、通过网上采购降低采购成本第三节办公用品及设备采购细则一、办公用品的采购二、办公设备的采购第四节企业办公用品及设备管理一、清点存货二、订购物品三、登记库存四、物品发放五、库存存储六、库存记录第五节商务印刷一、安排图表设计和排印标记二、安排印刷三、校对第三章办公用品及办公设备采购及管理第一节采购与供应商管理企业办公用品及设备的采购有其特定的流程，如选择采购策略，对供应市场进行竞争分析，寻找合格供应商，潜在供应商的评估，询价和报价，合同条款的谈判，选择最佳的供应商，制定和执行订单计划，从而完成采购过程。

下面对采购流程的各个环节作简要的介绍。

一、选择采购策略企业采购是企业活动中的重要环节，采用合适的采购策略能降低采购产品价格，提高采购产品质量。

企业的采购主要有两种策略：集中采购和分散采购。

两种策略有不同的特性和适用条件，企业进行采购策略的选择时，需要根据不同物品和采购策略的特性，并结合企业自身条件进行选择。

（一）明确两种策略的特性和适用条件集中采购和分散采购这两种策略有不同的特性和适用条件，具体见下表（表3.1集中采购与分散采购方式对比）：表3.1 集中采购与分散采购方式对比（二）结合企业自身特点进行选择1、采购物品的共性要求。

若各事业部或下属单位所需原材料或零部件共性很强，采取集中采购更为有利。

2、地理位置的分布。

若各事业部或下属单位分布在不同的国家或地区，各地的商业贸易政策不同、文化习惯各异，宜采用地区性的分散采购策略。

3、供应市场的结构。

如果供应商具有市场垄断地位，应采取集中策略，统一谈判并尽量争取与供应商发展伙伴关系。

4、降低成本的潜力。

有些原材料或零部件的采购价格与采购量有很大的关系，则应集中起来统一订购以降低采购成本。

办公设备及用品管理制度1. 目的为保证办公设备及用品的合理配置和使用，更好地服务于公司各项工作。

2. 适用范围本制度适用于集团各子公司的办公设备、办公用品、办公耗材采购和管理。

3. 职责3.1 人力资源及行政部负责公司所有办公设备及用品的建档、维修保养、外借管理，采购与报废的审核，办用品的收发管理。

3.2 使用部门负责部门所属办公设备及用品的使用及日常维护保养、并有责任爱护公司的办公设备。

3.3 高级副总裁(总经理)负责单价XX元以上办公设备的申购、报废、外借的审批。

3.4 信息部负责电脑及其周边设备采购、维修、保养、报废确认，网络安全的管理。

3.5 财务部负责办公设备及用品费用的监控。

4. 办公设备及用品分为耐用品和低值易耗品。

4.1 耐用品：4.1.1 办公家具，如：各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、电脑台、保险箱及室内非电器类较大型的办公陈设等。

4.1.2 办公设备类，如：电脑、打印机、电话机、传真机、复印机、碎纸机、电视机、摄像机、幻灯机、数码照相机、音响器材及相应耗材等。

4.2 低值易耗品4.2.1 办公文具类，如：铅笔、胶水、单(双)面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、剪刀、钉书钉、复写纸、大头针、纸类印刷品、打印纸、复印纸等。

4.2.2 生活用品，如：面巾纸、纸球、茶叶、饮料、茶具等招待用品。

5. 办公设备及用品的添置申请流程5.1每月底，各部门填写下月《办公用品申领计划表》送交行政部，逾期不交的部门，视放弃申请处理。

5.2 各部门经理应严把审核关，以控制办公用品开支成本。

5.3 行政助理每月底统计各部门办公设备及用品数量，编制《物品请购单》交人力资源及行政经理审批，批准后统一由行政助理负责采购。

5.4 办公设备的添置由所在部门填写《设备添置备申请单》报人力资源及行政部审核，费用超过XX元的办公设备须送高级副总裁审批后再由人力资源及行政部实施采购。

秘书学中的办公设备与技术应用随着信息技术的迅猛发展，现代办公室正逐渐转变为数字化、网络化和智能化的工作环境。

在秘书学领域，办公设备和技术的应用已经成为秘书工作中的重要组成部分。

本文将探讨秘书学中常见的办公设备和技术应用，帮助秘书们更加高效地完成各项工作。

一、办公设备的应用1. 电脑与笔记本电脑在现代办公环境中，电脑已经成为每个秘书必备的工具之一。

秘书可以通过电脑处理文件、编写邮件、制作报告和统计数据等工作，极大地提高了工作效率。

而笔记本电脑的出现更进一步地增强了秘书的移动性，秘书们可以在任何地方随时处理工作，更加便利高效。

2. 打印机与复印机打印机和复印机是秘书办公中常见的设备。

秘书可以使用打印机将电子文件转化为纸质文件，以便进行传阅和归档。

而复印机则可用于复制和扫描文件，方便秘书处理大量的文件工作。

3. 传真机与扫描仪传真机和扫描仪的应用使得秘书能够快速地传递和保存文件。

传真机通过传真技术将文件从一台机器传输到另一台机器，无论距离多远。

而扫描仪则可以将纸质文件转化为电子文件，方便秘书进行存档和共享。

4. 电话与语音信箱秘书在日常工作中需要经常与客户、合作伙伴进行沟通。

传统的电话和语音信箱使得秘书能够及时接听和留言。

然而，现代办公环境中，很多通信工具也提供了电话功能，例如VoIP电话和视频会议软件，更进一步满足了秘书的沟通需求。

二、技术应用的发展1. 电子邮件电子邮件是现代秘书工作中最常用的通信工具之一。

秘书可以通过电子邮件与客户和同事进行快速、方便的沟通。

电子邮件还可以用于发送和接收文件，取代了传统纸质的邮递方式，更加高效和环保。

2. 云存储与共享云存储和共享技术使得秘书可以将文件保存在云端，随时随地访问和共享。

秘书可以使用云存储服务来备份和管理文件，同时也可以与他人共享和协作。

这种技术不仅提高了工作效率，还增强了信息的安全性。

3. 日程管理和会议安排软件秘书需要负责安排和管理高效的日程安排和会议安排。

四级秘书考点：接收、管理办公用品(一)库存知识1.库存控制的作用在一个有效的库存控制系统中，准确的库存记录可以起到以下作用：(1)保证大量的资金不被不必要的库存占用。

(2)保证空间不被用来存储不必要的货物。

(3)能监督个人和部门对物品的使用。

(4)保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。

(5)监督任何偷窃和破坏行为造成的损失。

(6)可利用准确的库存进行估价。

2.库存定义库存定义涉及3个概念，即最大库存量、最小库存量和再订货量。

(1)最大库存量是为防止物品超量存储而保存该项物品的最大数量。

(2)最小库存量是以防物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量。

(3)再订货量，也称重新订购线，这是提醒购买者库存需要重新订购的标准。

3.库存控制卡库存控制卡上的内容主要有：(1)项目;(2)单位;(3)库存参考号;(4)最大库存量：(5)再订货量;(6)最小库存量;(7)日期;(8)接收;(9)发放;(10)余额。

(二)订购、接收、管理办公用品的工作程序1.选择供应商选择办公设备及用品供应商时要在以下几方面对其进行比较：(1)价格和费用：(2)质量和交货;(3)服务和位置;(4)安全和可靠性。

2.选择订购方式办公设备和易耗品的订购方式通常有以下几种：(1)直接去商店购买公司所需要的办公用品;(2)电话订购;(3)传真订购;(4)网上订购。

3.办理进货手续办理进货的程序主要包括：(1)使用订货单核对对方交付货物时出具的交货单及货物。

(2)要将购货订单与实物认真核对。

(3)在办公用品库存卡的接收项中，应填写所接收的每一类货物的详情。

(4)更新库存卡中的库存余额(5)将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。

4.保管库存保管中应采取的措施主要有：(1)储藏间或物品柜要上锁，以保证安全。

(2)各类物品要清楚地贴上标签。

(3)新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去。

(4)体积大、分量重的物品放在最下面。