办公室电话接听记录表

行政前台工作职责主要包括接待来访者、接听电话、办理入住手续、协助解决客户问题等。

下面将详细介绍行政前台工作的职责。

1. 接待来访者行政前台是公司的门面，首要职责是接待来访者。

当来访者进入办公区域时，行政前台应主动出击，微笑着迎接并引导其至指定地点。

在接待中，要表现出礼貌、热情、友好和专业，对待每一位来访者都应给予尊重和关注。

2. 接听电话行政前台通常也是公司的电话转接中心，接听来自内外部的电话。

在接听电话时，要礼貌地回答来电者的问题，耐心倾听，记录信息，并转达给相应的员工。

同时，还需要留意电话的技巧和礼仪，如用语清晰、语速适中、表达准确等。

3. 办理入住手续行政前台在酒店、宾馆等行业中的职责还包括办理入住手续。

对于预订的客户，行政前台需要核对身份证、护照等身份证明文件，确认客户的预订信息，并为其办理入住手续。

在该过程中，行政前台要准确无误地记录客户的信息，如客户姓名、入住日期、离店日期等。

4. 协助解决客户问题作为公司的门面和第一联系人，行政前台经常会接到客户的投诉、问题反馈等。

在这种情况下，行政前台需要耐心倾听客户的问题，并积极找出解决方案。

行政前台要具备处理客户问题的技巧和能力，如沟通能力、解决问题的能力、应急反应能力等。

5. 管理来访登记及访客管理行政前台还需要负责管理来访登记和访客管理。

对于来访者，行政前台要求其填写来访登记表，并记录来访者的姓名、公司、来访目的等信息。

对于各个访客，行政前台要掌握访客的身份和走动，确保只有合法的人员能够进入公司的办公区域。

6. 维护办公环境的秩序和干净整洁行政前台还负责维护办公环境的秩序和干净整洁。

行政前台要保持前台区域的整洁，包括保持桌面的干净整洁、保持接待区域的舒适和有序等。

同时，还要确保会议室、办公室等公共区域的卫生和整洁。

7. 执行领导交办的其他任务行政前台在工作中还可能会执行领导交办的其他任务。

这些任务可能包括文件的传递、文件的整理、行政材料的准备、领导日程的管理、会议的安排等。

值班记录表单位年月日班次早班（8：00~16：00）中班（16：00~0：00）晚班（0：00~8：00）值班人办公室现状交接班记录交班人接班人交班人接班人交班人接班人值班内容记录序号班次时间内容处理情况值班人值班登记表1值班部门值班人数值班负责人值班情况值班人员名单当班时间月日时分至月日时分接班时间月日时分上班责任人签名当班责任人签名名交接情况当班值勤记录来访接待及处理来电内容及处理人员进出记录物品出入记录安全消防记录其他说明交班时间月日时分当班责任人签名下班责任人签名交接情况备注值班日志表2时间月日时分至月日时分值班人：记事待办事项承办事项处理结果拨打电话记录表接话单位接话人电话主要内容发话人签字年月日时分交办或转办单位交办或转办时间年月日时分接听电话记录纸发话单位发话人电话内容：接话人签字：年月日时分领导批示：领导签字：年月日时分××（单位名称）接听电话留言单G.H艾力斯先生：在您外出期间，梅尔温制造有限公司的P.斯派克先生来电话。

电话号码103——568989 灵克顿416打来的电话√请回电话√来访过将再次来访要见你有急事留言内容：P.斯派克先生下周到利丁顿地区，希望到时能拜访你，讨论你于1月3日在信中提及的有关事宜，请今日给他回电话。

留言日期：2000年1月5日接话人：罗娜.菲波斯时间：上午9时30分电话记录单时间年月日来电单位发话人受话人电话内容拟办意见年月日领导批示年月日备注。

办公室接待礼仪剧本办公室接待礼仪剧本「篇一」（一）迎宾礼节。

迎宾礼仪是办公室日常接待的重要工作。

正确的迎宾工作，除了热情与真诚，礼仪常识必不可少。

迎来送往，是日常接待工作的主要方面。

1、办公室日常迎宾。

秘书在办公室接待来访的客人，既有预先约定的，也有临时无约的“不速之客”。

不管是有约的还是无约的，秘书都应热情地以礼相待。

当来宾若是熟悉且依约前来的，秘书可亲切地与其握手并礼貌地将其引到事先安排好的会谈地点。

对首次到访的来宾，不管有约无约，秘书都应诚恳地进行自我介绍，然后或确认或恭敬而礼貌地询问来宾身份，并与其握手致意，必要时可与来宾礼貌地交换名片。

对有约的、重要的，或是远道而来的来宾，为了表示郑重、尊敬与热情、友好，主人（多数是秘书）应提前到达预先约定的地点或本单位的大门口、办公楼下恭候来宾。

当来宾乘坐的车辆驶近时，应面带微笑，挥手招呼致意，以示“我们在此已经恭候多时了，欢迎您的光临”之意。

2、办公室之外迎宾。

有时，秘书必须陪同或代表领导到机场、码头、车站等交通场所迎接来宾，或在接待活动地迎接来宾，这相对于办公室日常迎接来说，程序更为复杂些，礼仪礼节要求也更为讲究。

迎宾时，主人应提前到达迎接地点。

来宾到达后，主人应上前热情地招呼、问候，然后或自我介绍，或互相介绍，或交换名片。

如果与来宾是初次见面，秘书可事先准备好写有如“欢迎XX公司XX先生一行”之类醒目文字的`接站牌。

对重要的来宾，可在交通场所或特定的地方举行一定的欢迎仪式。

必要时，要安排迎宾线，即在迎宾时，为了表示隆重，同时也便于主客双方相互致意，主方人员列队迎接来宾。

迎宾线可安排在门内，也可安排在门外，但是一定要面向来宾方向。

迎宾线的迎接人员要按职务的高低排列，排列方式可是“一字式”或“雁字式”。

欢迎重要来宾时，有时还要安排送花。

送花时，一般宜选择代表“友谊、喜悦、欢迎”花语的花卉，如玫瑰、兰花、紫罗兰等。

如果是接待外宾，送花时，一定要尊重来宾所在国对花的禁忌风俗。

办公室接待礼仪(通用15篇)办公室接待礼仪(通用15篇)办公室接待礼仪11、接访礼仪：来人时，要按照一起身、二询问、三让座、四倒水、五解答或办理、六送客六个环节来操作，态度热情，语气平和。

需引荐领导时，经报告允许后予以引荐。

领导不在时，应根据事情的轻重缓急电话报告领导。

未能和领导联系上的`，当日内要报告领导。

2、接电礼仪：(1)来电时，应在响应5声内接起。

(2)办公室及值班人员要坚守岗位，确保办公室电话畅通。

接打电话时，要注意使用文明用语，谈话事项及时登记并通知有关领导及个人。

3、打电话礼仪：选择适当的时间机会。

不适合打电话的几种情况：刚上班的半个小时之内，快下班的半个小时之内，早、中、晚吃饭及午休时间，休闲度假时间不打公事电话。

最好的时间为上午9点，下午3点半。

公事最好掌握3分钟原则，长话短说，废话少说4、泡茶礼仪：装茶时，用茶匙向空杯内装入茶叶，切忌用手抓茶叶，以免手气或杂味混淆茶叶的品质。

请客人喝茶时，要将茶杯放在托盘上端出，并用双手端出。

茶杯放在客人的右手上方。

办公室接待礼仪21、早做准备，保持办公室优雅环境办公室平时也应保持优雅、整洁的环境。

如有客人来访，则更应保持较高水平的工作条件。

客人来访，一般是会早打招呼、早有约定的。

得知客人来访消息后，应告知有关部门早做准备，把办公室收拾得干净利落。

窗户要明亮，桌椅要整洁，东西要整齐有序，空气要清新。

冬季要温暖，夏季要凉爽。

茶水早备好，对有的客人还可备些水果。

如果来客较多，或客人规格较高，来访的目的又比较严肃，也可以在专门的会议室(会客室)接待。

会议室(会客室)也应早做准备，以迎客人。

2、准备好有关材料客人来访前的准备工作，除了接待场合(办公室或会议室、会客室)精心布置外，还有一项重要任务就是材料的准备。

客人来访，是参观本单位某某部门，还是了解、考察某项工作?是商洽某方面的问题，还是研究相互合作事宜?务必做到心中有数。

有关客人来访的目的，一般对方早已提前告知，应根据双方商定的会谈事宜，或客人的请求，让有关人员早做准备。

接电话技巧当我们打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。

在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下彻底不同的印象。

同样说但声音清晰、悦耳、吐字清脆与否，给对方留下的印象是彻底不一样的。

因此要记住，接电话时，应有“我代表企业形象”的意识。

打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是也会被你欢快的语调所感染，对你留下极佳的印象。

面部表打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿式对方也能够“听”得出来。

如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打彩的；若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。

因此打电话时，即使看不见对方，也要当做对方就在眼前，尽可能注意自己的姿式。

现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，电话铃声响一声大约3 秒种，若长期无人接电话，或者让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，对你的单位留下不好的印象。

即便电话离自己很远，而附近也没有其他人时，听到电话铃声后，我们应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每一个人都应该拥有的，这样的习惯是每一个办公室工作人员都应该养成的。

如果若电话响了许久，接起电话只是“喂”了一声，对方会十分不满，会给对方留下不好的印象。

随时牢记技巧。

所谓在工作中这些资料都是十分重要的。

对打电话，接电话具有相同的重要性。

电话记录既要简洁又要完备，这有赖于5W1H 技巧。

上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每一个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，也切忌只说“不在”就把电话挂了。

接电话时也要尽可能地问清事由，避免误事。

我们首先应了解对方来电的目的，即便自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，非但可以不误事而且赢得对方的好感。

要结束电话交谈时，普通应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。

实训一：办公室环境管理实训一、办公室合理布局实训1．实训情景某公司准备在广州开办一家销售分公司，租用了某写字楼的一层作为分公司的办公场所，其中安排推广部在约60平方米的独立办公室里办公。

如图所示：窗门目前推广部共有7人，分别是推广部经理1人、秘书1人、推广专员5人。

若你是推广部秘书，请你为推广部设计一套既高效，又舒适安全的办公室布置方案，其中必须包括经理的接待区、公用办公设备放置区，办公家具包括办公桌椅、文件柜、隔离屏风等。

2．实训操作步骤(l)将学生分组，要求学生置身于情景之中，小组讨论，分析项目中推广部人员的工作内容和工作空间要求。

(2)每小组独立设计办公布局方案，并绘制在A3纸上。

(3)小组交流讨论每组设计方案的优缺点，并选出最佳设计方案。

(4)获得最佳设计方案的小组在实际场地中根据方案进行现场布置。

(5)全班同学参观现场，并总结该方案在实际布置中的优缺点。

二、办公室环境维护与管理实训1．实训情景王丽是某工程建筑公司新聘用的办公室秘书。

由于该公司急需用人，王丽参加完最后一轮面试，公司领导立马就决定聘用她了，而且要求她即刻上班。

就这样，王丽急匆匆地来到了她的办公室，一打开门，王丽吓了一跳，只见文件柜开着，办公桌堆满各种文件、报表、企业档案、书报杂志、白纸等，加上电话机和台历、茶杯、烟灰缸摆放不整齐，一张办公桌乱成一团；再仔细看看，不仅窗台上布满灰尘，连电脑键盘、显示器、复印机面板也都污迹斑斑，边上的废纸篓也是满满的。

由于办公设备较多，电话线、电脑连接线、网线、传真机线、复印机线、打印机线等都交织在一起，害得王丽差点绊了一跤。

突然电话响起，王丽赶快接电话，领导通知王丽，说市建设局的领导下午要到公司视察，然后开座谈会，让王丽准备好接待和陪同工作。

王丽先是安排人员清洁接待室和会议室，在检查会议室设备时发现投影仪无法使用，又急忙找人赶快修理，接着请示领导还需要通知哪些工作人员下午陪同接待和参加座谈会，确定下午市领导的参观路线，最后王丽又打了几个电话通知有关人员下午参加座谈会。

办公室文员的工作内容办公室文员的工作内容一、每日任务：1、接听电话；接待来访人员，清洗好烟缸、茶杯。

2、负责办公室会议室的清洁卫生。

3、负责传真的收发及相关资料的复印工作。

4、负责办公室会议室的清洁卫生。

5、饭卡充值。

6、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

7、监督食堂的正常秩序8、检查卫生清洁，保安的工作情况。

9、领导临时安排的其他工作二、每月任务：1、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

2、社会保险的投保、申领。

3、负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档工作；4、做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

统计每月考勤并交财务做帐，留底。

5、食堂采购工作。

6、管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

7、做好每月两次管委会会议记录及其他临时会议记录，会上做好服务工作及会后场地清扫工作。

8、每月环保报表的申报及社保的打表。

9、负责各类文件档案的存档工作并做好统计。

10、领导安排的其他工作。

例：每月1-5号1、大部分饭卡充值。

2、上月环保报表的申报。

3、管委会会议记录及其他临时会议记录，会上做好服务工作及会后场地清扫工作。

4、办公室用品、保卫、食堂、清洁组所需物品的领取、发放工作。

中期1、每隔2天食堂采购一次。

2、接收邮件、报刊杂志，并及时归类、分发。

3、25号-月底1、做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

2、统计每月考勤并交财务做帐，留底。

3、各类文件档案的存档工作并做好统计。

4、完善员工人事档案的管理三、办公室常规工作（1）编制公司人力资源规划及具体实施方案；（2）负责组织岗位分析，确定岗位职责和岗位设置以及人员编制计划，并根据人员编制计划进行管理。

（3）负责根据岗位需求，进行招聘工作，合理配置人力资源；（4）负责制定绩效考核方案，为员工提升、降职、调整、工资、培训提供依据；（5）制定公司年度教育培训计划和具体实施方案；（6）做好企业文化建设工作；（7）制定员工职业生涯发展规划，并形成实施方案，督促各部门贯彻落实；（8）做好新员工的岗前培训和岗位培训工作，着重组织实施管理干部培训、业务骨干培训；（9）负责培训资源的开发，做好培训项目和重点培养人才的培训档案的建立与管理工作；（10）完成主管领导交办的其他工作。

电话接听注意事项及记录规范
1、接听电话时：“您好，亿码科技，我是XXX，请问有什么可以帮助您的？”
2、如果一时腾不出空来，电话响了四次以上，拿起电话就应先向对方致歉：“对不起，让您久等了，这里是亿码科技，请问有什么可以帮助您的？”
3、当来电话的人说明找谁之后，一般为三种情况：
（1）刚好是本人接电话；（2）是本人在，但不是他接电话；（3）他不在办公室里。

第一种情形，说：“我就是，请问您是哪位？”
第二种情形，说：“他在，请稍候，我帮您转接过去,他的分机是XXX，如果断掉，麻烦您直拨他的分机”
第三种情形，说：“对不起，他现在不在办公室，有什么需要我帮您转达的吗？”切忌只说一声“不在”，就把电话挂了。

（1）如打电话人需要留言时，按下表应做好相应的记录，并重复一次给对方，以确认无误。

并及时转达相关负责人，确保电话的时效性。

（2）如打电话直接需要你帮助
首先要知道对方的姓名，确认对方所为何事，如产品咨询，需记录下产品型号，重复一次和对方确认，并确认是打印机型号还是卡匣（硒鼓）型号。

并按下表情况询问对方并作好记。