QW423-01 文件编号管理办法 OK1

成都科力电子研究所其他质量文件
标题：文件编号规则
编号：KONY/Ⅲ-4.2.3-01-2002
版号： B 修改状态：第 0 次
2
页数：分发号：
拟制：日期：
审批：日期：
生效日期：
1 目的
本规则规定了与质量体系有关的管理性和技术性文件的编号内容。

2 适用范围
本规则适用于与质量体系有关的文件的编号。

3 编号规定
3.1 管理性文件
年号
分顺序号
对质量管理文件，该部份编号与
GB/T19001:2000的各条款相对应
.质量手册
.程序文件
.其它质量文件（分顺序号为01---10）
3.2 技术性文件
采用十进分类编号。

KONY．
文件简号
文件登记顺序号
十进分类编号（编号规则见SJ207.1-82）企业代号
3.3 行政文件
3.4 质量记录
KONYⅢ—.
年号
分顺序号（11以上）
顺序号
该部份编号与GB/T19001:2000的各条
款相对应
4 支持性文件
4.1 《质量管理体系要求》GB/T19001-2000
4.2 《设计文件的分类和组成》SJ207.1-82。

**************公司****（总）字〔****年〕第***号关于公司文件编号的管理规定公司各部门为便于文件的识别，追溯和控制，加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对公司的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性，特制定本管理办法：一、编号管理规则（一）适用种类：适用于企业在经营管理活动中所有的表单、文件、合同、制度、资料载体的编号等。

（二）编号规则：文件号由公司代码、部门代码、年份代码、文件类别代码、文件流水号5组代码组成。

1、公司代码：**********公司：SM2、部门代码:部门代码由部门名称前三个字的汉语拼音首字母大写组成，部门代码分别为：3、文件类别代码：文件类别代码由文件类别所属前两个字的大写汉语拼音组成，分别为：4、文件流水号代码：所有文件流水号由三位阿拉伯数字组成，序号由001开始。

（三）编号种类：1、表单类：公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号总经办为：SM-ZJB-BD***办公室为：SM-BGS-BD***财务部为：SM-CWB-BD***经营部为：SM-JYB-BD***工程部为：SM-GCB-BD***设计部为：SM-SJB-BD***安全科为：SM-AQK-BD***采控部为：SM-CKB-BD***项目监管部为：SM-JGB-BD***事业发展部为：SM-FZB-BD***2、合同类公司代码-文件类别代码-年份代码-文件类别代码-文件流水号建设工程施工类合同：SM-SG-[2***年]-HT***设计类合同：SM-SJ-[2***年]-HT***采购类合同：SM-CG-[2***年]-HT***分包类合同：SM-FB-[2***年]-HT***聘用类合同：证件：SM-PY/ZJ-[2***年]-HT***人事：SM-PY/RS-[2***年]-HT***服务咨询类合同：SM-FW-[2***年]-HT***行政类合同：SM-XZ-[2***年]-HT***3、文件制度类公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号二、编号管理程序1、表单类：由各部门拟好表单初稿后，编制部门负责人进行审核编号，编号后方可使用，同时将编号后的电子版文件上传至群空间或共享，便于各部门了解、使用和管理。

件号管理制度第一章总则第一条为了规范公司文件的管理流程，提高文件管理的效率和质量，制定本管理制度。

第二条本管理制度适用于公司内所有文件的管理，包括纸质文件和电子文件。

第三条公司文件的管理应当遵循科学、规范、便捷、高效的原则，确保文件的安全、完整、准确和便于查阅。

第四条公司文件包括各类内部文件、外部文件、会议记录、合同、协议等，均须按照本管理制度进行管理。

第五条文件管理负责人应当负责文件管理制度的制定、实施和监督，确保文件管理工作的顺利进行。

第六条公司文件的管理包括文件的编制、编号、归档、借阅、销毁等环节。

第二章文件的编制第七条公司文件应当采用统一的格式进行编制，确保文件的规范性和一致性。

第八条文件的编制必须明确文件的标题、作者、编写日期、审定人、审定日期、文件编号等信息，确保文件的可追溯性和可审查性。

第九条编制文件时应当慎重对待，确保文件的内容真实、可靠、合法，避免造假、夸大、虚假等行为。

第三章文件的编号第十条公司文件的编号应当采用统一的编号规则，以确保文件的唯一性和可辨识性。

第十一条文件编号应当包括公司名称、文件种类、年份、序号等信息，确保文件编号的有效性和便于管理。

第十二条文件编号应当由文件管理负责人统一负责，避免重复、混乱的现象发生。

第十三条文件编号应当在文件编制完成后立即进行，确保文件编号与文件内容相符合。

第四章文件的归档第十四条文件的归档应当按照文件管理制度的规定进行，确保文件的整齐、清晰。

第十五条文件归档应当按照文件的主题、种类、年份等进行分类，确保文件的归档便于查阅。

第十六条文件归档应当定期进行，确保文件的及时性和完整性。

第十七条文件归档应当采用合适的存储设备，并在设备上标明文件的编写日期、编号等信息，确保文件的可追溯性和安全性。

第五章文件的借阅第十八条文件的借阅应当遵循规范的程序进行，确保文件的安全、完整。

第十九条文件的借阅必须经过文件管理负责人审批，借阅人对借阅文件的内容必须尊重和保密。

XXXXXXX有限公司程序文件编号：GL／QSP―423―01版号：A/0发布日期：2016年03月03日实施：2016年03月10日拟制：审核：批准：受控编号：受控印章：1、目的对质量管理及文件进行控制，确保各阶段使用有效版本的文件2、适用范围适用于质量管理体系文件的控制3、职责3.1办公室负责组织编制质量管理体系文件3.2文件控制中心负责质量体系文件的发放、更改控制和管理3.3各职能部门负责本部门质量体系有关文件的编制、更改和管理3.4管理者代表组织相关部门对文件进行评审3.5总经理负责批准质量体系文件4、程序4.1控制范围本公司受控文件包括：质量手册、程序文件、作业指导书、外来文件、质量计划、标准、质量记录及其它质量文件等4.2文件控制方法4.2.1文件的拟制、审核、批准a）质量手册由办公室拟制，管理者代表审核，总经理批准；b）程序文件、管理制度、岗位职责、规程等其它质量文件由相关部门拟制，管理者代表审核，总经理批准；c）作业指导书、由质量工程部拟制，管理者代表审核，总经理批准；d）质量方针、目标由总经理批准后予以发布，每年的管理评审均应对其适宜性、有效性进行评价，若需修改，按4.2.3条款执行。

4.2.2文件的发放质量体系文件由文控中心按“文件发放规定“盖“文控中心发布章”发放，并填写“文件发放、回收记录”；4.2.3文件更改、换版与作废a)质量手册、控制文件、质量方针、其他文件需要修改时，填写“文件更改申请单”由原来拟制部门修改，由原审批部门审批，若指定其他人拟制、审批时，该部门应获得审批所依据的有关背景资料，文控中心根据“文件更改申请单”章登录于封面上（申请人、审核人、批准人也由文控中心登录）；b)每次修改和换版后，由文控中心发新文件，收回旧文件，登录于“文件发放、回收记录单”的回收栏中，由文控中心保留一份原稿，并在首页盖“作废保留”章，长期保存，以备参考查阅，其余收回的旧文件由文控中心填写“文件销毁申请单”，经管理者代表批准后统一销毁或改作它用；c)受控文件更改时，修改的版号以“A0、A1、A2……”数字表示，A为版本，0、1、2……为修改次数，修改十次以上或文件进行大幅度修改时应换版由文控中心负责换版至B版（注：某一文件有数版，则在其目录的版号栏填修改标识最大的）；d)凡公司发放的质量手册、程序文件（包括给认证公司）均为受控版本，如果顾客要求提供质量管理手册、程序文件时，需经总经理批准，文控中心盖“非受控”印章，为不受控版本，如果更改，不作通知。

制定： 2013－01－06 总务部日期审查(1): －－部门主管日期审查(2): －－管理代表日期核准：－－总经理日期分发部门及份数：1、目的：为使公司质量文件控制作业达成一致性，以促使各项业务能顺利推行及建立本公司标准化制度。

2、范围：涵盖本公司ISO9001：2008所有质量体系文件、外来文件的管理。

3、权责：3.1ISO推行委员会负责本管理程序的制订和执行中的监督；维护本程序与公司实际运作相一致，当发现文件不适用时，及时提出修改。

3.2总务部兼文件管制小组：负责按照本程序的要求严格执行有关文件的打字、复印、分发、回收、存档等工作，当发现文件不适用时，应及时向管理者代表提出；对行业资料按照要求做好资料的收发、归档、借阅等管理工作。

3.3相关部门：严格按照本程序的要求，严格遵守文件的领用、借阅等手续，并保管好各自的文件，确保文件完整、清晰，对于文件中不适用之处，应及时向上级主管提出修改。

4、定义：4.1质量文件：包括质量手册、质量方针和质量目标的书面陈述、公司为确保规划的有效性和过程运作与管制所需的文件、ISO9001：2008标准所要求书面化程序、ISO9001：2008标准所要求的质量记录。

4.2受控文件：凡与ISO9001：2008有关的文件其分发、变更、回收须按本程序实施的文件。

4.3非受控文件：发出的文件如有变更并不作回收或通知对方等处理的文件。

5、内容5.1文件制作5.1.1质量手册文件：制作格式见质量手册5.1.2程序文件5.1.2.1目的：重点说明拟定该文件的目的和用意。

5.1.2.2范围：说明该文件所适用的部门或个人。

5.1.2.3权责：说明负责制订、维护、执行的相关部门。

5.1.2.4定义：针对文件中的专用名词或特殊用意等作解释，如无该项目以“略”表示。

5.1.2.5作业内容：内容说明方式也可用流程图或图片等。

5.1.2.6附件：详细记录文件中所提及的表格等。

5．1．3编号为该文件的识别号码，编列方法以ISO-加上文件类别（质量手册Q、程序文件P、规范类文件W）加上ISO相关章节编列及序号。

文件编号管理制度一、总则为规范文件编号管理，提高文件管理工作的效率和质量，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于全公司的文件管理工作，包括各部门、各岗位。

三、文件编号的定义文件编号是对文件进行标识和管理的重要工具，是对文件进行分类、检索和跟踪的必要条件。

文件编号应当具有唯一性、连续性和便于管理的特点。

四、文件编号的编制原则1. 根据文件的类别进行编号：按照文件类型和用途的不同，对文件进行不同的编号，以便于归档和检索。

2. 按照时间顺序进行编号：对文件按照建立或收文的时间顺序进行编号，以便于跟踪和管理文件流程。

3. 统一标准规范进行编号：制定统一的编号标准和规范，确保编号的唯一性和连续性。

4. 使用便于管理的编号方式：对于大量文件管理工作，可以采用自动生成或快速编制的方式进行编号，提高工作效率。

五、文件编号的管理办法1. 文件编号的编制（1）文件编号由文件管理部门统一进行编制，根据文件的类别和时间顺序，按照统一规范进行编号。

（2）文件编号包括年份、文件类型和顺序号，例如：2022-XX-001，表示2022年的某类文件的第一个文件编号。

（3）对于需要长期保存的文件，可以采用永久编号，以便于长期管理和归档。

2. 文件编号的使用（1）文件编号应当在文件建立或收文时即时进行编制和使用，避免延误或遗漏。

（2）文件编号应当在文件的各个阶段都进行使用，包括起草、审核、批准、传阅等环节。

（3）对于文件的电子版和纸质版，应当采用统一的编号标识，确保信息一致性和完整性。

3. 文件编号的管理（1）文件编号管理应当建立完善的档案登记和管理系统，对文件进行全程跟踪和管理。

（2）文件编号管理应当建立统一的数据库或系统，对文件编号进行统一管理和查询。

（3）文件编号管理应当遵循保密原则，防止泄露和篡改。

4. 文件编号的变更和补充（1）对于已经编制的文件编号，如有需要变更或补充，应当进行统一管理和控制，避免混乱和错误。

（2）对于文件编号的变更和补充，应当经过相关部门的审批和记录，确保信息的准确性和完整性。

湘潭县金龙锰业有限公司质量管理体系程序文件CX4.2-01-2006文件控制程序版本/修改次：A/0 1 目的对与质量管理体系有关的文件的编、审、批、发、改、废、回收等环节进行控制，以确保相关场所使用文件的有效版本。

2适用范围适用于本公司与质量管理体系有关的文件的控制。

3职责3.1办公室负责体系文件的归口管理，负责组织编制质量手册。

3.2 总经理负责审批质量手册。

3.3管理者代表负责对程序文件、技术文件、作业指导书、其他管理制度的审批。

3.4 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

4 工作程序4.1文件分类：文件从内容上分为三类：a) 质量管理体系文件,包括质量手册、程序文件、作业文件(含设备操作规程)和记录。

b) 技术文件,包括工艺文件、产品标准、检验标准等；c) 外来文件，包括法律、法规、标准、规范及顾客提供的文件等。

4.2.4质量管理体系文件编号的规定a)质量手册编号为Q/HLMY ZS-2006，其中：Q代表企业标准，HLMY表示湘潭县金龙锰业有限公司，ZS表示质量手册，2006表示编制年代。

b) 程序文件编号为CX*.*-0*-2006CX表示程序文件，*.*-01表示隶属质量手册章节号和顺序号。

c) 作业/制度文件编号为ZD 00*-2006ZD表示作业文件，其它同上。

d) 记录（表格）编号为JL *.*-0*-0*JL表示记录，*.*-0*表示对应程序文件编号和顺序号。

e) 公司的发布的公文为：金龙[200*]0*4.3受控和非控文件受控文件由办公室统一在封面加盖“受控”标识，并加注分发号，受控文件为同步更改文件；非受控文件只编号，不加标识，对外发放后不跟踪。

4.4文件编制、审批和发布。

质量手册由办公室组织编制，管理者代表审核，总经理批准公司后发布；程序文件、作业文件由相关部门负责人组织编制，管理者代表批准后发布。

4.5文件的发放4.5.1办公室按部门职能需要发放经批准发布的文件。

1 目的对食品安全管理体系文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料。

2 范围适用于本公司食品安全管理体系有关文件（包括外来文件和技术资料）的控制。

3 职责3.1 总经理负责批准发布食品安全管理体系手册、程序文件。

3.2 食品安全质量小组组长负责审核食品安全管理体系手册、程序文件。

3.3食品安全质量小组组长负责公司食品安全管理体系文件的控制。

3.4质检部负责体系文件的分发和管理。

4 工作程序4.1 文件的分类4.1.1 按文件和资料来源划分4.1.1.1 内部形成文件a）食品安全管理体系文件和资料（包括食品安全管理体系手册、程序文件、作业指导书、记录等）；b）技术文件和资料（包括工艺文件、各类标准等）；c）各部门内部管理文件。

4.1.1.2 外来文件a）国家及上级机关颁发的有关法规、法令、政策等文件；b）行业可直接引用或执行的规范、规则、技术标准等；c）顾客提供的资料、来函及传真件、电话记录等。

4.1.2 按文件载体分类a）纸张性文件；b）非纸张性文件。

4.1.3 文件层次划分4.1.3.1 第一层次文件——食品安全手册，包括食品安全方针和目标。

4.1.3.2 第二层次文件——程序文件、HACCP计划书、操作性前提计划等。

4.1.3.3 第三层次文件——作业文件（作业指导书）：指导特定食品安全活动的作业指导书：包括检验规程、检验标准、工艺操作规范、设备操作规程、相关规章制度等。

4.1.3.4 第四层次文件——食品安全/质量管理记录。

4.2 文件标识食品安全质量管理体系手册、程序、作业文件及其它管理文件用编号、版次、修订号及“受控”和“非受控”印章等进行标识，其中版本用“A、B、C”表示，修订状态用“0、1、2、3”表示；文件经过10次以上更改，或文件作大规模更改时，应考虑进行文件换版。

作废文件以“文件作废”印章标识。

4.3 文件编号XX为公司代号，QM代表食品安全质量手册，QP代表程序文件（HACCP代表危害分析及关键控制点计划书），OPRP—代表操作性前提方案，SSOP代表标准卫生操作程序， QW代表作业文件，QR代表记录。

文件编号管理制度文件编号管理制度1. 目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。

2. 适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。

3. 总则3.1 凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理;本规定不适用质量体系文件。

3.2 由行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。

3.3 根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。

4.文件类别4.1文件1.管理制度2.合同（招投标）协议3.外来文件4.2 记录1.会议记录2.检查记录3.工作总结4.工作计划5.文件编号规则5.1编码元素使用规则5.1.1公司名称公司全称：简称：5.1.2部门代号XZ--行政部CW--财务部 KF—客服部 XS—销售部 HX—化学部WL—物理部 DGB—东莞办事处 XTB—新塘办事处 HJ—环境事业部5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“1601”代表该文件是2016年1月制定的。

5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编写，例如：“001”代表第一份文件。

5.1.5文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1,0.2,0.3，...，0.10.版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。

例如，0.1,0.1.1,0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0.版本编号不断变化为：1.0,1.1,1.2，...，1.10.项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0,2.1,2.2等。

5.2文件编码结构5.3文件分类编码规则公司规章制度—ZD 公司合同—HT 通知文件—TZ重要文件—ZY 其他文件—QT 外来文件—AA5.3.1规章制度和管理文件格式：XXX-XZ-ZD-vdd格式说明：公司名称-部门缩写-制度缩写-版本号5.3.2合同（招投标）协议格式:XXX-XZ-HT-P-yyxx-nnn格式说明：公司名称-部门缩写-合同类型-年月-流水号HT:合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；T-技术开发合同；O-其他合同）5.3.3外来文件格式：XXX-AA-yyyy-nnn格式说明：公司名称-外来公司名称-年份-流水号5.3.4会议记录格式：XXX-XZ-HY-yyyy-nnn格式说明：公司名称-部门缩写-会议缩写-年份-流水号5.3.5工作总结或者工作计划格式:XXX-XZ-ZJ/JH-yyyy-nnn。

管理制度编号QW第一部分绪论一、目的与范围本管理制度的制定旨在规范公司内部管理，提高工作效率，确保企业运营的顺利进行。

本管理制度适用于公司内部各项管理工作的规范化和标准化。

二、依据本管理制度的制定依据国家相关法律法规，结合公司实际情况和管理经验，为公司内部管理工作提供统一的指导服务。

第二部分组织管理一、机构设置1. 公司设有总经理办公室、财务部、人力资源部、市场部、技术部、生产部等部门。

2. 各部门根据工作需要设立相应的岗位，明确各岗位职责和权限。

3. 公司内部设立管理委员会，负责制定公司发展战略和重大决策。

二、职责分工1. 总经理办公室负责公司全面工作的协调和监督。

2. 财务部负责公司财务管理、成本核算、合规审计等工作。

3. 人力资源部负责公司员工招聘、培训、绩效考核等工作。

4. 市场部负责市场调研、营销策划、渠道拓展等工作。

5. 技术部负责产品研发、技术支持、质量控制等工作。

6. 生产部负责生产计划、物料管理、生产作业等工作。

第三部分内部管理一、管理流程1. 公司内部管理流程包括日常办公流程、人事流程、财务流程、市场流程、技术流程、生产流程等。

2. 各部门按照管理流程进行工作，确保工作有序、高效进行。

3. 管理流程应不断优化，提高工作效率，降低成本。

二、信息共享1. 公司内部建立健全的信息共享机制，保障信息的安全和有效传递。

2. 各部门应及时分享相关信息，提高工作效率和协作能力。

3. 信息共享应注重保密性，不得泄露公司机密信息。

三、决策机制1. 公司内部建立合理的决策机制，明确各级管理层的决策权限。

2. 重大决策应由管理委员会讨论决定，以充分发挥集体智慧。

3. 决策应及时有效，避免因决策不当造成的损失。

第四部分员工管理一、招聘与培训1. 公司招聘应根据业务需求和人才市场情况，制定合理的招聘计划。

2. 新员工入职后，应进行全面的培训，使其尽快熟悉工作。

3. 员工培训应不断完善，提高员工的专业能力和综合素质。