公司记录控制工作程序(7)

公司记录控制工作程序1. 引言公司记录控制工作程序是指在公司运营过程中对各种记录进行管理、归档和控制的一套标准化程序。

通过建立记录控制工作程序，可以确保公司记录的完整性、准确性和可追溯性，为公司的决策和业务运营提供有效支持。

2. 目的公司记录控制工作程序的目的是确保记录的可靠性、完整性、保密性和可用性，以满足公司运营、法律合规和信息安全的要求。

3. 范围公司记录控制工作程序的范围包括但不限于以下内容：•公司内部各类文件、合同、协议、报告等文件的管理和归档•公司会议记录、工作日志、工作报告等日常记录的管理和存档•公司客户资料、员工档案、财务数据等重要信息的管理和保密控制4. 组织和责任公司记录控制工作程序的实施由记录控制小组负责，该小组由跨部门的成员组成。

该小组的主要责任包括：•制定和修订记录控制工作程序，并确保其与相关法规和标准的一致性•指导各部门在实施过程中遵循记录控制工作程序•监督记录的建立、归档和销毁过程，以确保其符合要求•定期组织记录的审查和评估，以进行必要的改进5. 记录的管理流程为了实现记录的有效管理，公司记录控制工作程序包括以下流程：5.1 记录的建立•各部门根据业务需要和工作流程，建立相应的记录，包括文件、报告、合同等•记录的建立应遵循一定的格式和规范，并确保记录的完整性和准确性•建立的记录应及时归档，以便后续的管理和使用5.2 记录的归档和保管•归档是指将记录按照一定的分类和编号规则进行存储和管理•归档应该确保记录的易找性、可读性和保密性•归档的责任由相关部门或指定的记录管理员来执行，记录管理员应定期检查和维护归档系统的可用性和完整性5.3 记录的使用和查阅•工作人员需要按照授权和审批程序来使用和查阅记录•使用和查阅记录时应确保记录的完整性和准确性，并遵循相关的保密措施•记录的使用和查阅应有明确的目的，并记录相关的操作信息和审批信息5.4 记录的销毁•已达到保管期限或不再需要的记录应进行销毁•记录的销毁应确保其不可恢复，并遵循相关的法规和标准•记录的销毁应有相应的审批和记录，以确保其合规性和可追溯性6. 控制措施公司记录控制工作程序需要采取一系列的控制措施来确保记录的安全和可靠性，包括但不限于以下措施：•记录的访问控制：通过权限管理和身份认证机制，限制记录的访问权限，并记录相关的访问日志•记录的备份和恢复：定期备份重要记录，并建立相应的恢复机制，以防止数据丢失•记录的加密和传输：对于涉密信息，应采用加密措施保护其安全性，并使用安全的通信渠道传输•记录的保密措施：建立保密协议和保密控制措施，限制记录的泄露和非法使用•记录的审计和监控：通过审计和监控系统，对记录的访问和使用情况进行监控和审计，及时发现和处理异常情况7. 变更管理和持续改进为了适应公司运营的变化和不断提高记录管理的水平，公司记录控制工作程序必须进行变更管理和持续改进。

1目的对质量和环境、食品安全管理体系记录进行有效地管理和控制，用以提供本公司的体系有效运行的证据，并为公司的产品实现和环境管理的可追溯性、改进、纠正和预防措施提供依据，为文件修改提供依据。

2适用范围本程序适用于公司内质量、环境、食品安全管理体系中各种记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制。

3职责3.1行政部为本程序的主管部门，负责本公司质量、环境、食品安全管理体系记录的管理和归档。

监督检查各部门对本程序的执行情况，并组织相关部门解决本程序运行中发现的问题。

3.2各职能部门和车间负责本部门范围内的体系运行记录的填写、收集，做好本部门记录的管理和保存，并定期归档上交行政部。

3.3记录填写人应严格按本程序规定要求填写记录，保证记录的真实性、准确性和及时性。

4工作程序4.1记录的种类记录的种类主要包括：培训记录、检验报告、实验报告、评审报告、审核报告、事故报告、不合格复审报告、有关法律法规信息、质量、环境管理体系运行记录等。

4.2记录的形式纸张填写（卡片、表格、图表、报告等形式）或电子邮件、软盘、光盘等形式。

4.3记录填写要求字迹清楚、内容真实、完整准确、填写及时。

当需要修改或发生错误时，在被修改的内容上划一道横线，并在上面填写新的内容，必要时相关人员签字或盖章。

4.4记录的标识4.4.1一般以记录、表格名称、编号或代码来表示。

对外来的与体系有关的记录可直接引用“原有标识” 。

4.4.2记录的编号方法如下图所示：行政部负责记录的统一编号。

A.程序文件编号TJRBS-CX程序文件顺序号-JL-序号TJRBS—缩写CX —文件种类所写（CX -程序；ZD-制度；ZY作业；SC-手册章节号）JL-记录缩写序号-涉及记录排序如：TJRBS-CX程序文件顺序号-JL-001 文件控制程序涉及记录排序B.各部门记录文件编号TJRBS部门代号文件种类---序号一JL—序号JL-记录4.5记录的检索4.5.1记录的归档行政部为记录的主管部门，负责编制本公司的《质量、环境、食品安全记录清单》，做好归档管理。

记录控制程序JDY/202-2008 1、目的为对体系的有效运行提供证据，满足追溯性要求，对记录进行控制和管理，特制定本程序。

2、适用范围适用于公司体系覆盖范围内活动、产品和服务过程中形成的记录。

3、职责3.1科技部负责记录的统一管理。

3.2公司相关部门、分公司和项目经理部负责本部门、本单位记录的收集、编目、归档、贮存、保管和处置。

4、工作程序4.1记录的内容与质量、环境、职业健康安全有关的记录和体系运行记录。

4.2记录的管理4.2.1记录的标题和编号记录的标题应直接体现记录内容，以便于正确使用，批准使用的记录表按文件编号规定进行编号登记。

4.2.1.1文件的编号方法JDY / □□——2008①③编号说明：①文件次号：1——第一层次文件（手册）；2——第二层次文件（程序文件）；3——第三层次文件（管理规定、施工组织设计、施工方案、作业指导书等）。

②本层次内的文件排列序号。

③发布年号。

4.2.1.2使用说明a、第一层次文件由于不涉及程序②可省略。

b、第②部分，第二、三层文件从01开始使用。

c、施工组织设计、作业指导书的编号在后面增加×分公司和在本分公司内的编制序号。

编号统一使用JDY/3××—×—××—2008。

4.2.2记录编号□——□①②编号说明①由于该记录隶属于某一程序文件的，因此①与该程序的编号相同。

②该程序文件内的记录排列序号。

4.2.3记录编目编目说明①单位序号，各分公司用Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ、Ⅴ、Ⅵ、Ⅶ、Ⅷ、Ⅸ、Ⅹ、安装、装饰、地基与各单位（部门）相对应。

②年号。

③填写顺序按本年度、本单位内部排序。

4.2.4填写记录的要求4.2.4.1记录应由记录的产生部门负责填写。

4.2.4.2用钢笔或圆珠笔填写，不准使用铅笔和色笔。

4.2.4.3记录应字迹清晰，标识明确，正确填写，满足可追溯性。

4.2.5记录的方式以文字、图表为主，也可采用磁盘、照片、胶片、录像带等电子媒体方式。

记录控制程序（基本要求）1版权A I E I N质量所有，更多相关A I E I N质量了解1目的为有效证明本公司符合ISO9001质量管理体系的实施要求，对本公司质量管理体系所要求的记录实行有效控制，以提供证明本公司质量体系有效运行的客观证据，保持追溯信息的有效性，进行持续改进。

2范围适用于为证明本公司产品实现和提升服务符合体系要求的所有过程及体系运行相关的记录。

3职责3.1相关部门搜集整理、保存本部门的表单、记录以及相关信息。

3.2质管部为表单及记录管理部门。

4工作程序4.1表单的制定、审批、编号和修改4.1.1记录所使用的表单，由使用部门进行编制，经业务部门领导审批后空白表单由质管部按《文件控制程序》对空白表单进行编号，并登记在《文件控制清单》中，一年发布一次，由总经理进行批准。

4.1.2记录表单的审批、修改必须执行《文件控制程序》的有关规定。

4.2记录的使用和保存4.2.1相关的记录责任人应按《记录控制程序》的要求，做好有关的记录，保证记录清晰。

4.2.2记录完成后，由相应业务部门收集、整理，按月装订成册，并1版权A I E I N质量所有，更多相关A I E I N质量了解由相应职能部门保存。

4.3记录要求4.3.1各项记录应完整、清晰、真实，不得随意涂改。

4.3.2如因填写错误要修改记录内容，应采用一条直线划去错误内容，并在直线的右上方填写正确内容，并由修改人员在修改处签章，并注明修改日期。

4.4记录的归档与查阅4.4.1各职能部门应将记录分类归档，建档时应按记录日期和表单号顺序排列。

并在资料夹或档案袋的封面标示记录的名称。

4.4.2记录的查阅分现场查阅和借阅二种形式a.除公司例行检查或内、外部审核外，各部门现场查阅记录时应经受查阅部门分管领导批准，应填写《借阅登记表》登记备案。

b.有关部门相互借阅或复制记录时，借阅部门应确保所借资料的完整和清洁。

4.5.1各职能部门负责管理记录，防止记录散失、损坏。

一、目的对记录进行有效控制，以提供符合质量、环境管理体系要求有效运行的证据。

二、适用范围适用于本公司质量、环境管理体系的所有记录。

三、职责3.1行政部负责对公司质量、环境记录表格编号，对表格电子档及打印的空白样版的使用、改版、增删、保管的归口管理。

3.2各部门负责本部门记录的编制、填写、传递、收集、归档、保管、储存，确保记录的可追溯。

四、内容4.1记录表格的设计4.1.1记录可以透过表格﹑报告﹑图表﹑U盘﹑光盘﹑照片的形式体现出来。

4.1.2表格的设计要求格式清晰﹑项目明确﹑填写方便，能实现使用的目的。

4.1.3表格一般应包含公司Logo、表格名称﹑表格编号﹑版本、记录内容﹑记录日期、制作、核准等，表格设计时应尽可能全面，能反映质量、环境管理体系的运行情况和效果，能为质量、环境管理体系提供必要的信息和依据。

4.1.4表格的格式由各部门根据需求设计，部门编号、检查，行政部留一份空白表格存档。

4.2记录的填写4.2.1记录填写字迹要清晰,内容要真实﹑准确﹑完整，能准确识别，不能随意更改、涂抹。

如发现记录内容填写有误，应用划改的方式进行更正，并在更改位置附近签名，注上更正日期。

4.2.2应使用蓝色或黑色圆珠笔﹑水笔﹑碳素笔填写，不得使用铅笔﹑彩笔填写。

4.2.3记录必须有记录人签名，每份记录在实施人员更换或进行交接班时至少进行一次签名。

4.2.4各部门负责人对本部门的记录进行审核﹑监督﹑管理。

4.3记录的编号行政部按《文件控制程序》中规定的记录表格编号方式进行编号。

4.4记录的归档和保存4.4.1各部门应及时收集、汇总各类记录，保持顺序或日期、页码的连续，便于查阅。

4.4.2文件所用到的表单记录在保存期限内应妥善保管，若有缺失、损坏或变质应给予维护更新；4.4.3各部门应根据记录数量的多少应定期对记录进行收集整理，在保存记录的明显位置记录名称部门和年份。

当记录在使用场所已满或到了适当时机，应装订成册，并在封面或文件夹侧面清晰地标明记录名称、日期、部门等标识，然后做妥善保存。

生产、质量记录控制程序一、目的1、本程序的目的在于对记录的标识、收集、归档、存储、检索、保护、保存期限和处置进行有效的控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。

二、适用范围1、本程序适用于公司内与质量管理体系相关的所有记录。

三、职责1、各部门负责本部门记录的填写、收集、整理和初步保管。

2、质量部门负责监督、审查各部门记录管理的执行情况，并负责公司级记录的保存和管理。

四、工作程序1、记录的设计与编号（1）各部门根据工作需要设计记录表格，确保其内容能满足相关活动的可追溯性要求。

（2）质量部门对记录表格的格式、内容和编号进行统一规范和审批。

2、记录的填写（1）记录应在活动进行的同时及时填写，确保内容真实、准确、清晰、完整，不得随意涂改。

（2）如确需修改，应采用杠改方式，并在修改处签名和注明日期。

3、记录的收集与归档（1）各部门定期收集本部门的记录，并进行初步整理。

（2）按照规定的时间间隔将整理好的记录移交至质量部门进行归档。

4、记录的存储（1）质量部门设立专门的档案库或存储空间存放记录，并确保存储环境适宜，防火、防潮、防虫蛀、防损坏。

（2）采用分类、分区存放的方式，便于检索和查阅。

5、记录的检索（1）建立记录的索引目录，便于快速准确地查找所需记录。

（2）检索方式可以是手工检索或电子检索。

6、记录的保护（1）对重要和机密的记录采取加密、备份等保护措施，防止未经授权的访问和泄露。

（2）限制访问权限，只有相关人员经过授权才能查阅和使用记录。

7、记录的保存期限（1）根据记录的性质和用途，确定其保存期限。

（2）保存期限应符合法律法规、合同要求和公司的规定。

8、记录的处置（1）超过保存期限的记录，由质量部门按照规定的程序进行销毁。

（2）销毁方式应确保记录信息不可恢复。

五、内部审核与改进1、定期对记录控制程序的执行情况进行内部审核，检查记录的完整性、准确性和管理的规范性。

2、针对审核中发现的问题，采取纠正措施，持续改进记录控制程序。

记录控制程序1.目的为了加强体系运行记录的规范管理和有效的控制，保证记录满足可追溯性要求，为管理体系有效运行提供客观证据。

2.适用范围适用于公司管理体系范围内记录的控制管理。

3.职责3.1办公室负责体系运行记录控制的归口管理；3.2各部门负责本部门运行记录的控制管理。

4.工作程序4.1 记录的控制范围与分类4.1.1 记录包括：管理体系文件规定提供的记录及其他记录（包括电子存储介质），也包括来自相关方的记录。

4.1.2 记录的分类包括：各种管理记录、操作记录、监视测量记录及电子记录等。

4.2 记录的填写4.2.1 按记录设置内容逐项填写，不得空项。

某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。

4.2.2 填写记录时，一律用黑色钢笔或签字笔填写。

填写时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名。

4.2.3 记录的内容应完整、齐全，提供的数据、资料应准确、语言要简练。

4.2.4 各种管理记录、操作记录、监视和测量记录等要及时填写，不得后补、伪造。

4.2.5 记录填写完，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性，并为制定纠正措施提供依据。

如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。

凡涂、贴、刮方式改动的记录一律作废。

4.3 记录的管理4.3.1 记录的编号根据《体系文件编写导则》规定进行编号。

4.3.2 记录的编制、修改填写“记录表格编制/修改申请表”，附空白记录表格，经部门负责人批准后方可使用。

4.3.3 记录的使用各部门应建立本部门“文件/记录清单”，并保存空白表格，当需要使用新版本记录时应规定使用时间。

4.4 记录的贮存、保管、处置4.4.1 使用记录原则上由使用部门自行保管，并分类明确，贮存在适宜环境中，防止变质、损坏、丢失。

4.4.2 当人员发生变更时，做好交接工作。

4.4.3 各部门应收集整理有关记录，建立记录台帐，要求保存期限在3年以上的，应按年度移交办公室保存；办公室对移交的记录，在移交清单上签收，分类存放，建立管理台帐。

1 目的对质量记录进行控制，为证明产品满足质量要求和质量体系的有效运行提供客观证据，并建立可追溯性和采取纠正和预防措施提供依据。

2 适用范围适用于本公司产品过程和质量体系运行所产生的记录，及来自合格供方的质量记录的控制。

3 职责3.1 办公室是质量记录控制的归口部门，负责本程序的实施与监督。

3.2 各部门负责本单位所产生的质量记录的管理。

4 工作程序4.1 质量记录的格式及填写。

4.1.1各类质量记录的内容及格式，由文件编写部门设计，办公室审核，办公室统一印制，并由办公室在《受控文件清单》作登记，编制样表本。

4.1.2 质量记录格式的修改按《文件控制程序》执行。

4.1.3 质量记录应真实，字迹清晰、准确、完整、注明日期，由记录人签字或作其它鉴定后方能生效。

4.1.4 质量记录不能随意更改，必须更改时，更改人应在更改处作出标识。

4.2 标识和收集4.2.1 有规定格式的记录表格，在左上角编文件编号，编号方法如下：HR—××—××顺序号ISO9001：20标准条款号质量记录英文缩写发布日期：年月日实施日期：年月日4.2.2 质量记录产生后收集人在右上角编顺序号。

4.3 质量记录的编目和保管。

4.3.1 各部门资料员定期对所收集的质量记录进行编目，及时归档。

归档方法应便于存取或检索，资料员必须对质量记录进行分类整理，填写《质量记录清单》，并整订成册。

4.3.2 质量记录贮存保管设施应通风、防潮、防虫，以防质量记录的损坏、丢失和变质。

4.4 查阅和处理。

4.4.1 当合同要求时在商定期内，质量记录可提供给顾客或其代表评价时查阅，由办公室负责统一提供。

如需提供复印件带走，应由办公室长批准。

4.4.2 当内部需要查阅质量记录时，各部门资料员应提供查阅，如需借阅时，应填写《文件/资料借阅单》，办理审批手续。

4.4.3 质量记录的保存期一般为五年，各部门可根据需要规定更长的保存期。

记录控制程序记录控制程序第一条目的对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、服务、过程和体系符合要求及体系有效运第二条范围本程序适用于本企业与质量管理体系文件相关的所有质量记录。

第三条定义质量记录是指为了证明质量管理体系的要素运行的有效性提供客观证据的文件。

第四条职责1.综合部负责组织程序文件、作业指导书等产生的质量记录样本的编制、审批、修订及日常检查考负责质量记录的保存、维护、借阅和日常管理工作。

2.各部门配置管理员负责本系统归口管理的质量记录的收集、临时保存及检查考核工作。

3.档案管理员负责保存公司签订的合同以及工程发生的相关记录。

4.各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式。

第五条程序1.质量记录的范围(1)与产品质量有关的记录，如顾客投诉记录，工程现场检验报告等。

(2)质量体系运行记录内审报告、管理评审报告、人员培训记录等。

(3)来自供应商的质量记录等。

2.质量记录的存储形式(1)书面文字(2)电脑存档3.质量记录的设计与标识(1)质量记录的编写按《文件控制程序》执行。

(2)质量记录的格式要满足程序文件的要求，适用性强，可操作，易于识别和修改。

(3)质量记录由各归口管理部门根据《文件控制程序》对序号进行编号，填写在编号位置。

(4)综合部要每年对全公司的质量记录样本汇总并组织编制成册，，发至各部门并以模板方式存于指综合部每月对全公司质量记录进行审查，统一归档存储质量记录。

4.质量记录填写和修改(1)记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清楚，不得随意涂改。

如因某种原因不能填写的项目理由，并将该项用单杠划去。

各相关栏目负责人签名不允许空白。

(2)如因笔误或计算错误要修改原数据，不能采取涂抹的方式，而应采用单杠划去原数据，在其上方后的数据，并签上更改人的姓名和日期。

(3)如果由于程序文件或作业指导书的更改导致质量记录样本的更改，则更改过程按《文件控制程如果仅修改质量记录样本时，各部门将修改的样本报综合部，由综合部审核，企业最高管理者批准样本模板，并在下次发行质量记录样本手册时更新相应质量记录样本。