秘书学课件5协调督查工作1

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第五章 协调督查工作

第一节 协调工作

协调是领导工作的重要组成部分，也是有效地进行行政管理的重要手段。要进行强有力的领导，就要做好各方面的协调工作，使上下左右同心同德，团结协作，保质保量地完成各项任务，高效率地实现预定的目标。而在实际工作中，领导者不可能事无巨细地都去过问，大量的协调工作是由秘书和秘书部门去完成的。从某种意义上说，秘书部门也可以说是协调部门。秘书部门作为综合办事机构，协助领导协调好与各方面的关系，已经成了它的一项重要职能和长期任务。

一、协调的含义和类型

“协调”照字面上解释，“协”是协商、协同的意思，

“调”是调解、调和的意思。“协调”作为一般词汇，其基本的含义是：通过协商和调和，建立和谐、融洽的关系，密切配合，步调一致，来实现共同的目标。

秘书和秘书部门的协调，指的是秘书和秘书部门在其职责范围内，或在领导的授权下，组合、调整和改善各级组织、各个部门、各类人员、各项工作之间的关系，促使各项活动 2 同步化、和谐化和科学化、秩序化，以实现机关、单位的整体目标。

协调的内容多种多样，涉及的范围十分广泛，概括起来，主要有以下几种类型：

1. 计划协调

在计划协调中大致有两方面的工作：一是搞好本机关、单位计划制定中的协调。秘书部门在进行计划安排之前，就要了解各部门的打算和意见，围绕中心工作，统筹安排各部门的工作，分清轻重缓急，进行分类排队，统一协调各部门的计划指标、工作步骤、完成时间，避免互相“撞车”。安排计划一定要从实际出发，为基层单位着想，留有充分余地，不要满打满算。计划初步拟定后，对各部门有分歧的地方，要进行综合协调，协调不成时，要逐一准备好协调意见，供领导亲自协调时参考；二是对下属单位的计划，要协助领导从全局出发，综合平衡，统筹兼顾，以保证下属单位的计划与本机关、单位的计划协调一致。

2. 业务协调

又叫专业协调。主要指计划、政策执行过程中的协调。计划和政策实施以后，随着时间的推移和主客观条件的变化，往往会出现一些始料未及的问题和矛盾，这就需要及时加以协调，化解矛盾。同时，由于各机关、单位所处位置、角度不同，考虑问题的出发点和思路也就不同，在对现行政 3 策的理解上往往会出现某些分歧，使步调难以一致，阻碍工作的顺利开展，这也需要秘书部门协调解决。还有，在日常工作中有时会出现争权或踢皮球的现象，有利的事，你干我也干，互相争抢；无利可得的事，你不管我也不管，互相推诿，给工作造成损失；还有一些工作，一个单位难以承担，等等。这都需要秘书部门出面牵头协调，通过相关单位的商洽、讨论，提出主导意见，经领导同意后付诸实施。

3. 事务协调

指日常工作和生活具体事务的协调。秘书部门根据领导的意图，平衡各单位间的会务安排、资料提供、工作和生活保障以及行政管理事宜等。此外，还有领导临时交办的协调任务。这一般是因为一些繁杂的事务性工作，涉及许多部门，一个部门不好办理；或事情比较复杂，需要共同研究；或因认识不一，有必要统一认识；或这些事务性工作关系到干部、群众的切身利益，如分房、医疗、子女就学就业等，往往也都需要秘书部门牵头协调。

4. 关系协调

关系协调可分为工作关系协调和人际关系协调两大类。

工作关系协调可分为内向关系协调、纵向关系协调、横向关系协调三种：

内向关系协调又称内部协调，指机关、单位中职能部门之间各种关系的协调，这是协调工作的重点。 4 纵向关系协调又称上下级关系协调，就是同一组织系统中不同层次之间的机构之间各种关系的协调。纵向关系协调还可分上行和下行协调，其中又以下行协调较多。

横向关系协调又称外向关系协调，就是本机关、单位与同级或不相隶属的机关、单位之间各种关系的协调，还包括与社区、军队、工农、城乡、民族等各种关系的协调。

人际关系协调包括上级机关、单位与本机关、单位领导之间，本机关、单位领导者之间、群众之间、干部与群众之间各种关系的协调等。

总之，建立良好的工作关系和人际关系，有利于营造正常、健康的心理氛围，创造和谐、融洽的工作环境，调动所有员工的主动性、积极性和创造性，进一步提高工作质量和效率。

二、秘书协调的特点

为秘书和秘书部门的工作性质和职能所决定，其协调工作具有以下几个明显的特点：

1. 非权力支配性

作为秘书和秘书部门，毕竟不是领导，没有法定的支配性权力，不能发号施令去指挥别人或决定重大问题，只能借助领导的权威和自身的素质、人格、品德和协调艺术去说服他人，使对方心悦诚服，这就是秘书和秘书部门协调的非权力支配性。在协调过程中，硬性的、命令式的、支配性的协 5 调是行不通的，必定会使被协调者产生逆反心理而达不到协调的目的。但是，秘书和秘书部门是领导的助手和参谋，在进行各种协调时，代表着领导的意向，因而，凭借着组织和领导的权威和权力惯性，在一般情况下，被协调各方都能接受秘书和秘书部门的协调；同时也就决定了秘书部门在协调过程中，一般采用软协调的策略，讲究方式方法，加强信息沟通，以平等协商的原则解决矛盾，尊重被协调的各方，在维护整体利益的前提下同时照顾到各方的利益，切不可以势压人，俨然以“二首长”自居，也不可摆“法官”的架子，当“裁判员”。否则，就有可能引起被协调各方的反感，甚至发生对抗，不仅不能有效进行协调，解决问题，而且还有可能使自己也卷入矛盾的漩涡中去，陷入被动的困境。

2. 非职责限定性

一般说来，管理职能，只有在确定的职责范围内才能有效地发挥作用。秘书和秘书部门的协调，却没有确定的职责范围的限定。秘书和秘书部门协调的非职责限定性，是与其非权力支配性紧密相关的。由于没有法定的支配性权力，协调主要依靠机关、单位的组织权力惯性、领导的权力辐射和秘书自身的素质及协调艺术，而这是三个受着个性影响的变量，具有较大的不确定性，加上环境、条件等因素的影响，使得秘书和秘书部门协调的范围，有着较大的伸缩性，故组织管理系统也无法用职责范围来加以限定。正是由于具有这 6 种非职责限定性，才使秘书部门被称之为“不管部”，其他职能部门不能管理或难以处理的矛盾和纠纷，它都可以协助管理，进行协调和处理。

3. 非确定地位性

在管理体系中，凡实施职能使命，一般都具有确定的地位。只有确定了地位，才能明确实施职能使命时与工作对象的关系，进而根据这种工作关系，选择恰当的工作方式。而秘书和秘书部门的协调，因具有非职责限定性，也就没有确定的地位。如秘书和秘书部门在领导班子成员间沟通信息，促进相互理解和支持，由于处在下级的地位，这种协调是下对上的工作关系；在同级职能部门人员间进行协调，则处于同级的地位，是平行的工作关系。担负协调的任务，处于几种不同的地位和存在几种不同的关系，这就是秘书和秘书部门协调的非确定性。正是由于这种非确定地位性，秘书和秘书部门在进行协调时，就更需要对具体情况作具体分析，从实际情况出发，选用恰当而富有成效的协调方式。

三、协调的手段

秘书和秘书部门协调的手段，一般可分为两种：一是思想疏导和教育的方式，通过劝导、说服、教育和充分协调，统一有关方面的认识，又称软协调。另一种手段是强制性的，就是在软协调不成的情况下，经请示领导同意，综合运用行政的、组织的、经济的手段，规范各方行为，又称硬协调。 7 秘书和秘书部门协调的方式有：

(一)公文协调

1.草拟文稿的协调。起草文稿，要按领导意图办事，准确地把领导意图传达给相关起草人，对于那些涉及人财物问题的文件，起草时需把有关方面召集起来共同商量，把问题解决在动笔之前。经过协商，草拟文稿也就有了基础。不要把矛盾写在文件里，拿到领导面前等拍板。

2. 发文的协调。秘书部门拿到要求发出的稿件以后(包括领导批示要发的文件)，有义务认真研究一下：首先，这个文件需不需要发；如果要发，该以什么形式发为好。其次，要对文件进行校核，如认为有不符有关方针政策和规定的地方，就要与呈交部门进行协商。

3. 文字和文书规范的协调。下级机关呈送上级机关的文件是否符合文书处理的规定，上级秘书部门具有检查把关的责任。如不规范，则要与呈交部门协商改正。

(二)会议协调

1. 会议议题的协调。议题协调是会议协调工作的重点。

会议议题的协调包含三种情况：一是按照领导批示的会议议题同有关方面协调，进行充分准备，凡涉及几家的内容，会前要协调一致；二是根据党委的中心工作由秘书部门主动提出会议议题，报请领导同志批准后加以实施；三是一次会议提出几个议题时，要按照轻重缓急充分协调后确定讨论次 8 序。无论哪种情况，会前都需要秘书部门经过反复协商确定。

2. 会议的时间、地点和出席列席人员的协调。领导确定开会以后，在会议的时间、地点和出席、列席人员的细节安排上秘书部门要注意协调。总的原则是利于会议开得卓有成效。

3. 会议纪要的协调。会议议决以后，往往要用纪要的形式记载下来并传达给有关部门去办。涉及几个部门的决定事项，如想贯彻顺利和增加领导决策的可行性，就要先与有关部门协商一致后再写进纪要里去。

4. 决定事项落实的协调。这也是一种督办性质的工作。协调决定事项的落实。

此外常用的还有情况协调(做好“通气”工作)、制度协调、面商协调、现场办公等，可依据实际情况选用。

四、如何搞好协调工作

1. 以准确、充足的信息作为协调的基础

在协调的各个阶段，秘书和秘书部门都必须十分重视信息的收集、整理、传递与反馈。在协调的初始阶段，主要是收集和协调内容有关的信息资料，熟悉协调对象的历史与现状；在协调的进行阶段，主要是收集对象的现实态度、意愿、情绪和要求，并及时在协调者与被协调者之间传递和反馈；在协调的结束阶段，主要是收集协调对象对协调结果的态度以及对协商决定的贯彻执行情况，并及时向领导和有关部门 9 提供反馈信息。

2. 从大局出发

需要协调的许多事项或问题，大多是局部利益与全局利益、眼前利益与长远利益之间的矛盾。局部与整体、当前与长远本来就存在着差异，加之一些部门和单位本位主义严重，因而往往影响到协调工作的正常开展。秘书和秘书部门作为协调者，必须从全局利益、长远利益和总体目标出发，晓理明义，统筹兼顾，努力使局部利益统一到全局利益、眼前利益统一到长远利益上来。

3. 坚持实事求是

这是协调工作的指导方针。工作上各种不协调现象的产生，往往不是单个因素引起的，可能有各种因素或是有实际困难，或利益分配不公平、不合理，或法律、法规不健全，或分工不明确等。秘书和秘书部门在协调时，一定要坚持调查研究，掌握实际情况，找准问题的症结，才能有效地进行协调。如果情况不明，就着手进行协调，那是很难奏效的，还可能由此引起新的不协调。只有坚持实事求是，一切从实际出发，才能掌握协调的主动权。

4. 坚持平等协商的原则

即把自己与协调对象摆在平等的位置上，待人以诚，商量共事，公平合理地处理各种矛盾。要努力做到：尊重被协调的各方，虚心听取并采纳他们的合理要求；理解被协调的