秘书学与秘书工作【ppt课件】

可向行政管理、人力资源管理、市场营销等相关领域转型。
转型准备
了解目标领域的知识和技能需求，提前进行学习和准备。
THANK YOU
做好接待的后续工作，包括送别、回 访、总结等。
接待服务
热情、周到地接待来宾，为来宾提供 优质的服务和便利。
05
秘书沟通与协调
秘书沟通概述
1 2
沟通定义 沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的 传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的 通畅。
秘书沟通特点 秘书沟通具有明确的目的性、内容的务实性、方 式的策略性、过程的互动性等特点。
《秘书学》全套课件完整版
目录
• 秘书学概述 • 秘书工作基础 • 秘书职业素养 • 秘书实务技能 • 秘书沟通与协调 • 秘书参谋与辅助决策 • 秘书培训与职业发展
01
秘书学概述
秘书学的定义与性质
秘书学定义
秘书学是研究秘书工作规律和秘书 人员任职要求的科学，是一门综合 性、应用性的科学。
秘书学性质
谦虚谨慎
虚心向他人学习，谨慎处理事务，避免出错。
抗压能力
具备较强的抗压能力，能够应对各种复杂情 况。
04
秘书实务技能
文书处理技能
公文写作
熟练掌握各类公文的格式、 内容和写作技巧，能够撰 写规范、准确、简洁的公 文。
文件处理
熟悉文件的收发、登记、 传阅、催办等流程，能够 高效、准确地处理各类文 件。
在领导决策过程中，积极与相关部门和人员 进行沟通协调，确保决策顺利实施。
辅助决策概述
辅助决策的定义与作用
辅助决策是指秘书人员在领导决策过程中所提供的辅助性服务。其作用是帮助领导完善决策 方案、优化决策程序、提高决策效率。

• 由于“秘书”一词原义是指文献，故后 来便将以掌典图书，著书立说为职责的官职 称之为“秘书监”、“秘书丞”、“秘书 郎”、“秘书令”。秘书寺和秘书省均属国 家机构，内设秘书监、秘书郎等职，负责收 集、校阅、编修、保管图书。由此可见，我 国古代以“秘书”一词命名的官职或官署， 并不真正从事现代意义上的秘书工作，故不 能同现代秘书人员和秘书机构相提并论。
三、秘书的定义
• 秘书是以综合处理信息和事务的方式直 接辅助领导者实施管理的人员。
（一）秘书活动的根本对象是领导者
• 秘书活动的对象分解成两个相互联系的层 次：第一个层次是外围的、直接的对象，即秘 书人员每一次具体的实务操作所直接作用的信 息和事务；第二个层次是内核的，也是最根本 的，对于秘书活动具有本源意义的对象——领 导活动。离开了领导活动，秘书活动就失去了 核心和方向，因而也就丧失了其存在的必要性 和可能性。 • 结论：没有领导活动，就没有秘书活动。
•结 论：
•
一是古今“秘书”一词所代表的概念
具有明显的区别，古代“秘书”一词指物，现
代“秘书”一词则指人，即为领导者提供特定
服务的人员；
•
二是古今“秘书”概念之间存在内在
的联系。“秘书”一词由“秘”和“书”二字
组成。“秘”即秘密、神秘的意思。我国古代
“书”一字指一般图书外，还包括版图、律令、
户籍、族谱等文书和档案，这同现代意义上的
• 第二，秘书作为一种特定的职务，不再 以掌管一般意义上的图书典籍为主要职责， 而真正具有了现代意义的秘书职能。
二、国外对秘书概念的解释
• ●Secretary最早是指英王身边的辅臣 • ●今天，一切辅助主管人员从事行政和业
务管理的人员都可以称为secretary

这些机构所承担的是专项职能而非综合职能。 （2）秘书机构内部也有非秘书性质的部门。 如：“汽车队”、“保卫科”、“文印室”等。
1.2 秘书部门
1.2.3 秘书工作机构的名称与组织形式
2.组织形式 （1）综理制：将全部秘书工作集中在一个部门办
理。 如一般中小型企业、人大和政协。
（2）分理制：将秘书工作分散在机关各个部门分 别办理。 如国务院机关以及各级党政机关。
秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或 办公室 ：机关、单位或首长名称＋秘书机构名称 例如：国务院办公厅
上海市人民政府办公厅 华夏银行总经理办公室
（2）狭义 以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、 单位或办公厅下。
*以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书机构 。 如：信访办公室、机要科。 一般承担组织内部信访、机要等专职工作。 *注意： （1）并非所有的“办公室”都属于秘书机构。 如：外事办公室、侨务办公室、征兵办公室等就不是秘书机构，
1.3.3 秘书工作的作用
1.助手作用 2.参谋作用：中高级秘书 3.协调作用 管理的五大职能：计划、组织、指挥、协调、控制 4.信息枢纽作用 处理文书（书面信息） 5.公共关系作用 “对外联络、内部协调”—“内求团结、外求发展”
第二章 秘书的素养
1.1 秘书的知识和能力
1.秘书的知识结构（Ⅱ字型） 相关知识 专行 业业 知知 识识 基础知识
室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘 书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆 纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮 件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。
陆纯初在这封用英文写就的邮件中说，“我曾告诉过 你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我 锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自 以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时 段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无 事后才能离开办公室，明白了吗？”（事实上，英文原信 的口气比上述译文要激烈得多）。陆在发送这封邮件的时 候，同时传给了公司几位高管。

提高工作效率的策略
2024/1/27
合理安排工作时间
根据生物钟和个人习惯，合理安排工作时间，避免在疲劳时处理重要 任务。
减少干扰因素
关闭不必要的通知和提醒，减少社交媒体等干扰因素的影响，保持专 注力。
学会拒绝和委托
对于不重要或超出自身职责范围的任务，学会拒绝或委托给他人处理 ，避免浪费时间和精力。
合理安排工作和生活
合理规划工作时间，保持工作 与生活的平衡，避免过度劳累 。
增强自我认知
了解自己的性格特点、情绪变 化等，有助于更好地应对心理 问题。
2024/1/27
建立良好的人际关系
与同事、领导保持良好的沟通 和合作关系，减轻工作压力。
寻求专业帮助
当遇到难以解决的心理问题时 ，及时寻求心理咨询或心理治 疗的帮助。
工作效率和身心健康。
压力来源分析
02
工作压力可能来源于工作量过大、时间紧迫、人际关系复杂等
多个方面。
压力应对策略
03
积极应对工作压力，如合理规划工作时间、寻求支持、调整心
态等，有助于缓解压力对心理健康的负面影响。
25
常见心理问题及应对方法
1 2
焦虑
表现为过度担忧、紧张不安等。应对方法包括深 呼吸、放松训练、寻求心理咨询等。
应对危机
在危机事件发生时，迅速启动 应急预案，协助领导进行危机 处理，降低负面影响。
公关技巧
与媒体和公众保持良好的沟通 和合作关系，及时发布准确信 息，维护公司形象和声誉。
反思与改进
对投诉和危机处理过程进行反 思和总结，提出改进措施，不 断完善公司的管理和服务水平
。
15
04 秘书的时间管理与效率提升

3.年轻化：发达国家平均年龄26岁，一般20-35岁之间。工作3-5年，
积累经验，锻炼能力，逐步由操作（秘书）向管理层（主管）迈进
4 .初级中级秘书女性化：程序性重复、规范性要求，需细心耐心 5.高级秘书男性化：调研、出谋划策、挑战性，需高科技和逻辑思
维
第二节 秘书工作的内容、特点和作用
一、秘书工作的含义和内容 二、秘书工作的性质与特点 三、秘书工作的职能作用 四、做好秘书工作的基本要求 五、秘书长、办公厅（室）主任的任务
大家好
秘书学
第一章 绪论
学习要求： 了解秘书的涵义和特征，了解秘书工作的内容
和作用，了解秘书学的涵义及对象、方法。
学习内容： 第一节 秘书的涵义和特征 第二节 秘书工作的内容、特点和作用 第三节 秘书学的涵义、研究对象、研究方法
第一章 绪论
【教学目的】 使学生明确秘书、秘书机构、秘书工作、秘书 学等几个概念的内含，了解秘书学的学科性质、 研究对象及秘书学的整体理论框架，明确学习 秘书学的意义。
直接性（贴身的工作助手，不存在中间层次；工作内容与领导工作保持 一致；直接对领导负责，听命于领导，并向其汇报）；
广泛性（为上司、同级、群众三层级服务）；稳定性（只要不解聘不辞 职，秘书长期为固定地上司服务，业缘关系和人情关系）
2.知识化：以处理书面信息为主要内容，需掌握现代办公手段和专业
知识技能，属知识分子或白领阶层，高级秘书属于智囊型人物
西方secretary,小秘书，帮助上司处理文书和事务的人。
东汉末年，曹操为魏王，设秘书令以“典尚书奏事，并掌图书秘 记之事”。曹操实际上是由秘书令取代了尚书的职权，使秘书令 不但掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟奏章、发布政令之 事。
秘书令所掌管的草拟奏章、发布政令职权，是以往任何一位曾被 冠以“秘书”称谓的官员所没有的。这是我国历史上第一次出现 的现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。

• 综合方法,就是把研究对象的各个方面、部分、阶段 属性和层次联系起来进行考察,行成对研究对象整体认 识的研究方法. 择优 –全息—扬弃
第五节 秘书的工作方法
• 秘书工作的基本方法 • 参谋方法: • 随机参谋法 • 预测性参谋法 • 比较式参谋法 • 完善式参谋法 • 求同式参谋法
求异式参谋法 • 鉴诫式参谋法
程度.在社会实践中形成和改变.本职内外都要有 • 意志:是人确定目的、实现目的、支配和控制自己行动的心理.积极的品质:
自觉性、果断性、自制力和坚韧性;消极的品质、盲目性顽固性、冲动性、 脆弱性 • 情绪:是人的情感较强烈的、带有冲动性的明显地外部表现.直接影响人的意 志、思维和言行. 保持 克服 转变 持久 • 思维:是人的认识过程,是把感觉、知觉加以抽象 比较 概括 综合 • 记忆:是人的思想、行为、知识、经历的印记的保持和再现.外脑 记忆法 备 忘录
第二节 秘书的道德修养
• 秘书的职业道德 • 忠于职守 • 严守机密 • 恪守信用 • 文明礼貌 • 廉洁奉公
概括：忠诚、保密
第三节 秘书的心理性格
• 个性心理:心理是人脑的机能,是客观现实在人脑中的反映,它决定于人的
内在需要和周围环境的相互作用. • 兴趣:个人对客观活动、事物人物积极地选择的爱好倾向所产生的情绪紧张
• 桥船路
第五节 秘书的工作方法
• 秘书工作的辩证方法
• 按领导意图办事与发挥主动性的辩证统一
• 业务分工与相互配合的辩证统一 • 事务性工作与参谋性工作的辩证统一 • 对领导负责与对群众负责的辩证统一 • 保守秘密与信息共享的辩证统一
第五节 秘书的工作方法
• 秘书工作的基本方法 • 调查方法 • 典型调查法 • 普遍调查法 • 抽样调查法 • 个案调查法 • 直接调查法 • 间接调查法

高级：出点子，行政总监或办公室主 任，参与决策。
中级：笔杆子，主要是文字秘书，其工 作对领导决策起重要作用。如调 查、信息、文稿起草等。
初级 ：跑腿办事，接待、联络、收发等。
14
第二节 秘书部门
一、 秘书部门的涵义
秘书部门又称秘书机构。 广义的秘书机构:指承担办文办事、信息调研、综合协调、
督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称 办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、 调研、信访、行政、督查等部门。（如下图）
5
• 秘书是为政府机关、企事业单位、团体或 个人提供辅助管理、综合服务的人员。
——《秘书学》陈合宜著
• 秘书是专门从事办公室程序工作，协助领 导处理财务及日常事务，并为领导决策及 实施服务的人员。
——《秘书职业技能标准》 1998.5劳动和社会保障部
6
• 所谓秘书专业，乃是办公室内特定主管的 助手。其任务，是在认可的职权范围内， 不必经过直接的督管，就能运用办公室的 工具，从事该主管制定的行政性任务。
24
二、 秘书工作的原则
1.准确原则
理解和执行党和国家的现行方针政策。 收集和提供领导工作所需要的信息资料。 判断和贯彻领导意图。 处理各种秘书事务和领导者交办的事项。 进行文字表达和口头表达。
25
2.及时原则
要确立正确的时间观念。 要讲究工作效率。 要分辨轻重缓急。 要变被动为主动。
3.严谨原则
严密地思考。 周详地运作。 谨慎地行事。
26
4.同步原则
要同步思维。 要同步行动。 要同步提高。
5.保密原则
要强化保密意识。 要具备法律知识。
27
三、秘书工作的特点
从属性
是现代秘书工作最根本的属性和特点。 • 辅助性（被动性）

交际能力：1．秘书从事公关活动的主要目的：帮助 所在单位及服务对象树立良好的社会形象；2．第四章 《秘书交际》重点内容提示：①p30双向互惠，②p31换 位思考，③p34学会倾听，④p36深切了解领导，⑤p37 若无其事，⑥p39雪中送炭与火上浇油，⑦p40等边距离
表达能力：1．基本要求：能说会写；2．共同标准： 准确、规范、简洁
2021/4/4
13
三、秘书的类别与层次
2021/4/4
14
（一）秘书的类别（划分标准不同， 类别各异）
• 1．公务秘书与私人秘书（区分的关键在于经
济来源，而非服务对象是否为个人）。 2．从所属部门的角度划分，更大的意义在于
显示秘书遍布于社会各行各业。 3．从具体工作的角度划分，意义在于提示秘
书可以而且必须承担哪些具体工作。 （1）“生活秘书”、“警卫秘书”等类型确实
2021/4/4
40
十一、秘书机构的领导关系
2021/4/4
41
（一）秘书机构只直接对所属机关 单位负责
• 秘书机构只直接为本单位领导服务，
对下一级或上一级秘书机构不存在领导或 被领导关系。换言之，各级秘书部门之间 不实行自上而下的、独立的垂直领导体系， 秘书机构之间存在相对的封闭性。（“各 自为营”、“各为其主”）
4．咨询工作（为决策者提供与决策有关的法 律、法规、政策、资料等，范围极广）
2021/4/4
38
（二）主要任务（三大任务之间互 相渗透，互相交叉，相辅相成）
• ＊业务性工作（秘书部门独有的、带有秘书专业性质
的任务） 1．文书工作（公文的统收统发） 2．档案工作（现行文件办理完毕后，对其中具有存
查价值的那部分进行立卷、归档，移交给档案部门管理） 3．会务工作（为了开好会议而开展的一系列准备、

► 她习惯性地仔细阅读了自己经手的材料，看完可行 性报告之后，她预感到公司有可能要进行这方面的 投资，于是，她开始注意收集有关“纳米”的材料。
► 过去她对“纳米”也没什么了解，现在她不仅注意 收集信息，而且还充分利用自己工作上的便利条件， 在与研发部打交道时，注意跟有关人员“套磁”， 如经常开开玩笑说说笑话，向他们请教关纳米方面 的一些问题；见总裁办秘书向自己讨教，工程师们 自然诲人不倦；久而久之，小萌不仅积累了丰富的 纳米知识，而且还与从事纳米产品前期研发的工程 师们建立了良好的关系。
第二节 秘书工作的内容特点和作用
►一、秘书工作的内容 秘书的工作可简要概括为“文书、事务、一 般管理”，根据我国的实际情况，我国政府 机关与企事业单位的秘书工作大致有以下15 项： 文书撰写、文书制作、文书处理，档案管理、 会议组织、调查研究、信息资料工作、信访 工作、接待工作、协调工作、督查工作、日 程安排、日常事务、办公室管理、其他临时 交办事项。
►总裁马上点头，于是，小萌用非常通俗的语 言解析了什么叫纳米和纳米产品的功效…… 会议达到了预期的目的，结束时总裁宣布让 小萌负责公司整个纳米项目的协调工作。这 样，当总裁让她负责协调整个项目时，她早 己胸有成竹了。
►（材料来源：谭一平《秘书实务与案例分 析》）

►二、工作体面而又稳定
►作为一种正式的社会职业，秘书工作给一般 人的印象首先是体面，她们的办公地方总是 挨着公司的高层领导，与其他部门的办公室 相比，办公环境更舒适和优雅，跟贵宾们接 触的机会更多，经常辅助公司领导处理一些 重大问题，因此，也特别被公司领导所器重 和欣赏。办事比较规范，工作和收入都比较 稳定，这些都非常适合女性。
►（二）秘书工作的六个强调 ►1.强调调查研究工作 ►2.强调信息工作 ►3.强调信访工作 ►4.强调协调工作 ►5.强调督察工作 ►6.强调党务、政务服务工作

第五讲：秘书工作的规律与方法
第一节:秘书工作的一般规律 第二节:秘书工作的特殊规律 第三节:对立统一规律 第四节：秘书的职业守则 第五节：秘书的思维方法 第六节：秘书的工作方法
第一节:秘书工作的一般规律
一、秘书工作一般规律的揭示 秘书在主辅配合中近身综合辅助与领
导对秘书公务服务需要相适应规律 二、秘书工作一般规律的运用
三、 秘书思维能力的培养与创新
（一）思维依据的把握 1、思维规范性依据把握 2、思维具体依据的把握 （二）秘书思维的训练 1、业务思维的训练 2、模拟领导思维训练 3、归纳分析经验教训的思维训练 4、领导者对秘书思维的训练和引导
（三）秘书思维的发展与创新 秘书的创新思维：
1、在综合中创新 2、在适变中创新 3、在探索中创新
变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书 工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化 管理的方向发展，而这也是发达国家秘书工作的 特点。
（五）秘书工作的六个强调
1.强调调查研究工作 2.强调信息工作
3.强调信访工作
4.强调协调工作
5.强调督察工作 服务工作
6.强调党务、政务
二 、秘书应掌握的领导方法
上司
员 工 秘 书
员 工 员 工
电脑
门
员工 员工 秘书
窗户
员工 员工
电
上司
脑
茶几
门
了解时间管理的陷阱 猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里就是哪里 不好意思拒绝别人 反正时间还早——拖延 文件满桌病 喋喋不休的电话粥 源源不断的信息
跨越时间的陷阱 要事第一 学会拒绝 计划使用时间
效下当天的工作 及时更新工作日志——记忆往往是不可靠的。