发货退换货制度及流程

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公司发货、退货换制度及流程
客户
向公司客服下单

核实现有库存
是否满足订单


客服通知客户并
告知到货时间

客服根据客户订单
录入用友软件
制作销售出库单

财务审核订单
并查看客户余款是否满足订货要求否通知客户打款

客户已汇款
财务查收
已到账
未到账

财务签字并
通知库房发货

库房收到财务签字
的销售出库单
及时安排发货

库房发货后及时将
托运单传递到客服

客服及时将
发货信息
通过QQ或短信

告知客户

如客服未收到客户
发货托运单应于
发货次日及时
向库房所要

.2. 退换货规定及流程
2.1退换货流程图
客户信息沟通
退货信息受理
退货判断
YES
收回退货

不符合
退货规定

退货初步分析
财务核实
审核无误后
做好入账

验收入库
产品包装
完好无损
NO

产品包装
损毁严重
无法进行
二次销售

结束
破损较小
符合退货
规定的

入库待处理
库房统计破损
产品明细和数量

客服根据产品
外包装数量
向厂家申请

库房翻箱

注:1、所有特价及特殊促销政策均不予退换货。
2、所有有配赠的产品,在退货时需将配赠产品一起退回,否则均不予退换。
3、其它不能退换的产品公司有权做出解释。

2.2 退换货规定
一、总则
第一条 为了加强已销产品的退货管理,明确责任,确保产品退货管理规范化,并做到有
章可循,特制定本规定。
二、适用范围
第二条 消费者使用我公司产品发生质量问题。
第三条 由于运输造成包装破损严重,无法继续销售的产品。
第四条 由于工作失误造成发错货或送错货,但未超过退换期的产品。
第五条 因双方终止合作。
三、职责
第七条 销售部负责提出退货申请并实施,财务部负责退货产品帐物相符情况的控制和检
查,仓储部门负责退货产品的管理,行政部负责对退货产品的监督检查和对本制度有效
执行的监督与考核。
四、退货操作流程
第八条 因产品质量原因造成的退货,由销售部授权人填写《产品退货申请表》,在此表
中表明退货单位、产品名称、规格型号、数量、退货原因后,报公司行政部审核,并根
据具体情况出具处理意见,报总经理批准,销售部根据批准意见办理。
第九条 因双方终止合作等原因造成的退货,由销售部授权人填写《产品退货申请表》,
在此表中表明退货单位、产品名称、规格型号、数量、退货原因后,报公司行政部审核,
并根据具体情况出具处理意见,报总经理批准,销售部根据批准意见办理。
第十条 因发错货等原因,但未超过1个星期期限的产品退货,报客服核对,库房核准。
第十一条 由于运输造成包装破损严重,无法继续销售的产品,客户应在收到货后3个工
作日内,进行拍照并将信息反馈到公司客服,逾期不予受理。
第十二条 在未接到公司领导批准的处理意见前,应禁止办理退货,仓库保管员也应拒绝
收货入库,否则视情节情况,对责任部门和责任人员进行严厉处罚。
第十三条 依照公司领导的处理意见,对允许退回的产品,待产品到达仓库后,由销售部、
行政部、财务部及仓库保管员共同进行清点,销售部应根据清点情况认真填写《产品退
货清点表》,并建立产品退货台账备查。
第十四条 销售部应对退货单位的准确性及返回原因负责,仓库保管员应对退回产品名
称、规格型号、数量负责,行政部对所接受产品的外观质量状况负责。财务部负责核对
退货产品与《产品退货申请表》所列与退货产品是否一致,准确无误后,准许放置退货
产品区。
五、退货产品的处置
第十五条 非质量原因造成的退货产品,如外观无明显变化,行政部应于2个工作日对退
货产品作出检查结论,若同意继续销售,仓储部们应放置于产品合格区。
第十六条 退货产品因质量状态较差,影响二次销售的产品,公司不予处理,直接退回。
第十七条 如是客户调换货,流程及要求按以上规定执行。
六、检查与考核
第十八条 销售部是本规定实施过程中的第一责任部门,应根据本规定制定详细的产品退
货流程和考核细则,并报行政部备案。
第十九条 财务部要不定期的对成品库进行检查,如发现成品库退货产品区存放未有处理
意见的退货产品,由此造成的经济损失由销售部承担。
第二十条 行政部不定期对成品库进行综合性检查,发现成品库退货产品区达不到规范要
求或管理混乱,在实施考核时可加大扣罚力度。
第二十一条 为强化管理者的责任,在经济处罚时,按部门主要负责人承担60%,直接责
任人承担40%的原则实施。
七、附则
第二十二条 本规定由行政部负责解释。
第二十三条 本规定自2013年1月1日起实施。
附:《客户退货申请表》、《客户退货清点表》各一份

附表一:
客户退货申请表

退货单
位信息

退货单位 联系人

单位地址 联系电话

退货
产品
信息

退货产品名称 规格型号 单位 数量 单价 金额
退货
原因
授权填写人

处理 意见
销售总监:
总经理: 批准日期:
附表二:
客户退货清点表

退货单位信息
退货单位
联系人 联系电话
退货产品名称 规格型号 单位 数量 单价 金额 备注
清点人: 年 月 日