提高项目档案内在质量之思考

《机电兵船档案》2017年第2

期业务研究

质量是一切管理活动和生产经营活动的生命

线。项目档案工作质量直接影响着工程建设的质量

和效益。档案质量包括档案外在质量和内在质量。

档案外在质量主要是指案卷外观形态的好坏，包括

文件材料载体、印刷、卷面书写以及案卷装帧等方面

的状况。档案内在质量主要是指案卷的内容是否齐

全、完整、真实等。而项目档案的内在质量是影响工

程建设质量、效益的关键，对此我们必须有充分的认

识和思考，并在实际工作中切实保证项目档案的内

在质量。

一、项目档案管理过程中普遍存在的内在质量

问题

随着项目档案管理工作的不断规范，以及管理

模式和管理手段的不断更新，工程档案管理工作质

量虽较以往有了较大程度的提高，但是按照《国家重

大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《国防科

技工业固定资产投资项目档案管理办法》《建设工程

文件归档整理规范》的要求，仍然存在着不足，具体

表现在以下四个方面：第一，参建单位对管理工作的

重视程度不高。工程项目档案管理是一项服务性、

专业性都很强的工作，但工程建设过程中由于时间

紧、任务重，普遍存在着重工程运用，轻工程资料管

理；重工程质量，忽视工程资料整理；重工程后期档

案资料收集，忽视工程前期和过程资料整理等问

题。等到办理竣工验收手续时，才投入人力、物力搞

突击，造成报送的档案资料质量差，准确性、真实性、

完整性达不到规范要求，直接影响到日后的提供利

用。第二，参建单位对竣工资料的质量要求心中无

数，结果出现了文件表式不对、签字手续不完备、没

有原件归档等现象。第三，档案资料收集不及时，缺

乏系统管理机制。工程档案有一部分来源于施工现场，只有及时收集现场产生的资料，才能保证档案材

料的系统与完整。目前，在工程项目建设的后期，才

开始着手档案资料的收集、整理工作，这已经成为施

工单位的一种习惯，抢进度、抓质量，却忽视档案资

料的及时收集，从而造成了档案资料的复印件多、原

件少、特种载体档案缺失等现象。第四，档案工作投

入力度不足，硬件设施欠缺，信息化处理程度不高，

施工人员调动频繁，档案无专人管理，影响档案归档

质量。

二、影响项目档案内在质量的诸多因素

(一)工程建设项目档案的收集与工程进度不同

步

建设项目档案的收集贯穿于工程的全过程，项

目档案是由建设单位、设计单位、勘察单位、施工单

位、监理单位等不同的责任方形成的，最后归口到城

建档案馆和建设单位档案部门。由于大部分基建工

程建设周期长，参建单位多，档案种类多、数量庞杂，

给档案的收集、整理工作带来一定难度。由于一些

施工企业不重视施工文件资料的收集，监理单位只

监管工程质量，轻视工程资料的监管，基建档案的收

集与工程进度不能同步进行，等到工程竣工验收时，

才忙着补资料，致使基建档案的齐全性、完整性、准

确性得不到保证，给后期的工程维护和档案利用造

成不利影响。

(二)工程建设项目档案管理观念落后，流程不

规范

有些项目管理单位对现代化的档案管理观念认

识落后，档案中只是简单的文字和图表记载，缺乏全

面性的涵盖，很多资料不能同步转换归入到电子档

案库中，造成查找、调阅的困难。因为投入少，建设

项目档案管理的现代化水平跟不上时代要求，无法[摘要]根据“十三五”发展规划，国家将投入大量资金用于基础设施建设，因此将产生大量的项目档案，如何

有效控制项目档案的内在质量，为工程顺利竣工打好基础，本文从务实角度出发，对项目档案管理现状进行

了分析，并对项目档案管理进行了研究和探索，为后来者顺利开展这项复杂而重要的工作提供一定的借鉴

参考。思考提高项目档案内在质量之

渤海造船厂集团有限公司孟烁孙迎辉

29《机电兵船档案》2017年第2

期业务研究

满足快速发展的基建工程项目建设的基本要求，影

响了档案管理工作的效率。档案管理人员的思想观

念存在偏差，对建设项目档案工作缺乏正确的认识，

工程人员和档案人员缺乏工程项目档案管理的实践

经验，建设项目档案的整个运作流程缺乏秩序。

(三)工程建设项目档案管理人员变更频繁造成

档案资料缺失

建设单位的领导一般都以工程建设过程为侧重

点，在工期、质量、人员安全等方面关注较多，而对工

程项目档案管理不是特别重视，造成档案管理人员

时常更换，流动性非常大，不能保证档案人员的工作

能够贯穿于整个工程的始终，更换的档案人员对前

期的档案资料一无所知，出现资料签字手续不完整、

拖延资料整理等现象，给档案整理带来了很大难度。

(四)工程建设项目档案存放场地不规范

项目管理单位没有按档案管理规定的要求设置

专门的档案室，或者设置专门的档案柜并加锁以达

到防盗、防火、防潮、防虫蛀等档案保管要求。由于

场地等情况不规范，出现了调阅档案的人员不按制

度登记查档、不按时返还等情况，造成了档案资料的

丢失。

(五)工程建设项目档案管理奖惩机制不完善

传统的档案管理模式和日新月异的工程建设模

式不匹配，档案管理缺乏统一的标准，给档案的移交

工作带来麻烦。工程资料交接制度不完善，经常出

现人走档案被带走、人走档案丢失的现象。奖惩不

明也是影响档案接收质量的重要因素。一些重要档

案的收集往往需要花费一番周折和心血，在现实工

作中由于奖惩制度不完善赏罚不分明，费尽周折收

集到重要档案文件材料得不到奖励，而遗漏重要档

案又没有惩罚，严重挫伤了档案人员收集重要档案

的积极性。

三、提高项目档案内在质量的手段及措施

(一)重视项目管理工作是提高项目档案内在质

量的前提

在项目建设中，档案反映了项目建设的全过程，

可以反映出项目建设的质量，是项目建设中极为重

要的组成部分，可以说，档案工作是项目建设的基础

和开端，拥有一个好的开端，也就是成功了一半，因

此，为了提高项目档案建设的效率，保证项目建设的

质量，必须要像重视工程本身一样重视档案工作，充

分发挥档案的价值和作用。

1.领导要重视档案工作。领导是项目建设工作的舵手，如果领导本身不重视档案工作，那么项目档

案工作就很难很好地开展。领导不重视档案工作会

造成下属也轻视档案工作，最后导致整个项目档案

工作成为最薄弱的一个环节，很有可能会成为木桶

效应上的一个短板。只有领导带头，从思想上强调

档案工作的重要性，从行动上给予档案工作有力支

持，才能激发下属对档案工作的积极性。

2.档案工作人员自身要重视档案工作。项目建

设过程中，很多档案工作参与者的档案意识不强。

部分兼职档案员会将档案工作视为对自身项目建设

工作的负担。项目档案管理人员需要在管理档案的

同时，主动对兼职档案员进行有效培训，这样不仅可

以使项目档案管理工作有效开展，同时还会使领导

逐渐重视项目档案管理工作。

(二)完善的档案管理制度是项目高质量高效率

建设的保证

项目档案管理制度建设既是项目档案工作的重

要内容，又是项目档案管理工作的重要保证。档案

管理制度既要符合档案管理理论，做到科学合理，又

要符合实际操作需要，做到高效有序。制度建设是

一项复杂的系统工程，不可能一蹴而就。

1.档案管理制度标准化。科学、完善的管理制

度是确保项目档案管理工作顺利实施的重要前提。

应根据国家档案工作法律法规，建立健全项目档案

工作规章制度，制定切合实际的项目档案管理体制

和工作程序，并印发到各施工、监理单位以及项目各

职能部门，使各参建单位归档有章可循。同时应制

定科学合理的激励机制，将项目管理工作目标尽量

细化到每一个部门、岗位及个人，并将管理目标纳入

单位的年度整体计划中，纳入领导日常工作议事环

节中，纳入单位职工的岗位责任制以及经济责任制

中。要制定严格的考核评分机制，做到奖罚分明，为

档案管理工作创造一个良性的管理运行环境。

2.档案管理制度可操作化。档案管理制度需要

具备一定程度的可操作性，否则只是纸上谈兵。有

些项目在验收阶段需要呈送给城建档案馆和建设单

位各一套“原件”档案，而重要文件如房产证、施工许

可证、规划许可证等只有一套原件，无法同时满足上

述两方的要求。在新的管理制度中需给出明确的解

决方案，并得到认可。

3.档案管理制度系统化。制度的系统性可以使

档案工作各环节都以制度为依据，保障项目档案管

理的规范性。项目档案管理制度的系统性有两层含

30《机电兵船档案》2017年第2

期业务研究

义：一是项目档案管理制度应当是一个体系，不仅有

规范档案工作环节的制度，还应有相互配套的保障

制度执行的相关制度；二是将所有参建单位作为一

个系统，针对各个参建单位要制定相应的管理制度，

从而明确参建各方的责任和任务，减少因责任主体

不明确而造成的工作漏洞。总而言之，项目档案管

理需要建立健全归档制度、保管制度、借阅制度和销

毁制度，同时要做到有章可依、有章必依、违章必究。

(三)强化流程化控制是保证项目档案收集、整

理和归档质量的关键

1.把文件材料的收集、整理和归档工作要求纳

入合同管理之中，发挥合同的法律作用。从项目前

期开始，就将文件材料的收集、整理和归档纳入各相

关单位的合同管理之中，在招标文件及合同中，明确

约定文件材料收集、归档的具体要求，可以将工程项

目文件材料的归档要求作为合同的附件，在合同条

款中列出文件材料的归档范围、份数、归档时间、整

理要求等内容。建设单位在与项目管理公司等相关

单位签订设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监

造、咨询服务等合同时，在条款中约定档案工作的内

容应遵循“三个明确”要求，即明确约定对参建单位

的归档要求；明确约定参建单位的归档流程；明确约

定参建单位完成归档工作与支付工程尾款的对应关

系，参建单位移交的归档文件材料必须经建设单位

审查合格并确认归档后，方可领取工程尾款。

2.建设单位在工程项目立项后应对参建单位进

行档案工作交底。明确工程项目文件的现场保管条

件，即在项目建设过程中应配备文件收集袋(盒)及

专用文件柜，并在文件保管场所采取防火、防潮、防

虫、防盗等措施，确保项目文件材料的安全，项目电

子文件应及时备份。

3.项目档案与项目工程进度同步进行。应做好

三个方面的工作：一是健全工作机制，明确责任，建

设方应协调、督促施工与监理单位配备档案机构和

人员，明确责任，各司其职，把资料收集与整理纳入

工程质量管理，进行绩效考核；二是加强对档案管理

人员的培训，增强档案管理人员的责任意识，不断提

升档案业务知识水平，熟练掌握《建设工程文件归档

整理规范》《国家重大建设项目文件归档要求与档案

整理规范》等规范性文件；三是加强规章制度的贯彻

落实，把基建项目档案工作“三纳入”“三同步”制度

落到实处。

4.严格控制竣工验收，发挥工程竣工资料的凭证作用。竣工验收的一个重要条件是竣工资料必须

达到项目要求，因此工程项目管理部门、监理工程师

及资料管理人员要严把审查验收关口，对各参建单

位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审

查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程变

更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否

完整、准确，签证是否完备，组卷是否合理等规定内

容。

(四)提高档案工作人员的业务水平是项目档案

管理高质量开展的基础

档案管理需要档案人员具备良好的档案意识、

扎实的专业知识，这样才能够保证项目档案管理高

质量地开展。因此，档案管理人员需要提升自身各

方面的能力。

1.项目档案管理人员必须熟知项目建设的各个

方面。项目档案管理人员一般都具备专业系统的档

案管理知识，除此之外还应该熟悉项目建设的各个

方面，了解项目建设过程中形成的各类文件材料。

这样才能有助于档案的收集、鉴定工作，也有利于制

定合理的档案分类体系。

2.项目档案管理人员必须具备较强的沟通能

力。项目档案工作既是一项业务性工作，又是一项