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HZC-QP-04文件与资料控制程序

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海南展创光电技术有限公司

文件编号 HZC-QP-04 版本 A.0 页次

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文件名称 文件与资料控制程序 生效日期 2012年11月8日

本资料为海南展创光电技术有限公司专有之财产,未经书面许可,不准透露或使用,亦不准复印复制或转变成任何其它形式使用

版别 日期 撰写者 变更要旨

A.0 2012.11.7 吴磊 新增

复 核 李志飞 审 批 陈朝义 海南展创光电技术有限公司

文件编号 HZC-QP-04 版本 A.0 页次

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文件名称 文件与资料控制程序 生效日期 2012年11月8日

本资料为海南展创光电技术有限公司专有之财产,未经书面许可,不准透露或使用,亦不准复印复制或转变成任何其它形式使用

1.目的

为确保在实施品质管理体系的各个过程和场所可获得适宜的文件，规范所有文件资料的接收、拟制、审核、批准、保存、使用和作废等过程，并保证文件和资料的处理满足质量体系运作要求。

2.范围

适用于本公司品质管理体系所需的所有文件，包括外来文件的管理。

3. 权责

3.1内部文件的制定，修改与作废权责：

文件分类 制定 审核 核准 编码 保管 作废

一阶手册 管理者代表 \ 总经理 文控中心 文控中心 总经理

二阶文件 使用部门 部门经理 管理者代表 文控中心 文控中心 管理者代表

三阶文件 使用部门 \ 部门经理 文控中心 文控中心 部门经理

四阶文件

使用部门 \ 部门经理 文控中心 文控中心 部门经理

3.2外部文件

外部文件于封面加盖文件发行章，经管理代表核准后，录入于《文件管制一览表》中，按5.4执行。

4．名词释义

4.1一阶文件：品质手册：说明本品质系统如何满足国际标准。

4.2二阶文件：程序文件：规定何人，在何时．在什么地方做什么事．

4.3三阶文件：指导书：各种作业指导书、操作规范、检验标准，说明怎么做。

4.4 四阶文件：表单：用以收集、传递信息、控制作业流程或证明作业已符合规定要求。

4.5外部文件：凡与质量体系或产品相关的国际、国家、行业标准均属之。（每四个月由管理者代表向国家技术监督局查询最新版本）

5. 工作程序

5.1文件的书写规定；

5.1.1一阶文件(品质手册)：按ISO9001：2008标准进行书写。

5.1.2二阶文件(程序文件)按：1、目的 2、范围 3、权责4、名词释义（无时则写无）5、工作程序 6、参考文件（无时则写无）7、附件（无时则写 “无”）进行编写。

5.1.3文件章节号：

1 1.1 1.1.1 1.1.1.1 1.1.1.2

2 2.1 2.1.1 2.1.1.1 如此类推 海南展创光电技术有限公司

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文件名称 文件与资料控制程序 生效日期 2012年11月8日

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5.1.4文件页数格式为：在页眉中以页数of总页数的形式体现。

5.1.5文件版本由两部分构成，即主版本号.次版本号，主版本号用大写英文A、B„„Z表示，次版本号用数字0、1、2、3、4表示, 例如A.0。当单次修订地方多于5处、在一个主版本号内修改5次或作大幅度修订时需升级主版本号.

5.2文件编号:

5.2.1 一至三阶文件编码规则：

HZC—AA--BB

文件流水号(01-99)

文件类别

公司代码

AA代码(文件类别)说明：QM-一阶品质手册，QP-二阶程序文件，QW-三阶作业指导书

5.2.2四阶文件编码规则:

HZC—AA--BB—CC— X（X表示四阶文件版次）

四阶文件流水号(01-99)

文件流水号(01-99)

文件类别

公司代码

5.2.2.1 四阶文件编码：系统文件表单一定会被引用于2、3 阶文件中，故其编号为主文件编号再加后缀并统一将编号标于左下角。如：规范HZC-QP-01 第一张表单之编号为XC-QP-01-01

5.2.2.2表单版号：新编制为A，换版后改为B，以此类推。

5.2.3 外来文件编码规则：

O — XX

流水号(01-99)

外来文件的英文简称（O）

5.3文件修订，换版作废：

5.3.1 由文件原制订部门或相关单位填写《文件修订/废止申请单》进行提出并说明原因和修订方案。

5.3.2 文件修订、废止之审查仍须由原制订部门审查及确认、核准人员判定，若因某种原因使原审核人员不能审核时，则新审核权责主管应调阅相关背景资料以参考。

5.3.3 文件经修改后须在已修改条文之开头以“△”注明之，待下次修改时再将所有“△”删除，凡是有对文件进行修改时，该文件应更新版次，并在“修订记录”中注明被更改的项目及更改的时间。 海南展创光电技术有限公司

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5.4 文件的发放与回收作业：

5.4.1 文件制订审核后由文控人员对文件进行编号，版次核对无误后记录于《文件管制表》中。

5.4.2 文件的发放范围：

5.4.2.1 品质手册、程序文件：发放总经理部、生产部、业务部、采购、技术部、 品质部、行政部、仓库。

5.4.2.2作业指导书及外部文件：发放给相关使用部门。

5.4.3 文控人员根椐各部门所需文件份数复印后于文件右下角加盖红色＂受控文件＂印章发行（原版文件无须盖章，由文控人员负责管理，同时文件制定人员需提供电子档到文控人员处进行统一归档），并请文件领用部门在《文件发放/回收登 记表》上签收。

5.4.4 在修订、废止文件须回收旧版文件时，应注意数量及内容之完整，并记录于《文件发放/ 回收登记表》中，文件收回后，除原版文件作为经验知识由文控人员保存并加盖＂作废文件＂存档以外，其它文件应立即销毁。作废之原版文件存放于管理者代表处一年后销毁。

5.4.5当文件使用部门发现文件有缺页,破烂,字迹不清或文件丢失时,应填写《文件补发申请表》经部门管理人员批准后,由文控人员予以补发,并在《文件发放/回收登记表》中予以登记。

5.5 经正式批准发行的文件,使用部门或使用人不得在文件上乱写乱画或涂改文件内容。

5.6 如因客户或认证机构要求我方提供文件时,经管理者代表同意后,该份文件加盖"仅供参考"章分发 (此文件不用回收)。

5.7 文控人员每半年发出《文件管制一览表》以供各使用部门核对其所接受文件是否为最新有效版本和正确持有文件份数。

5.8 有关表格表单填写之后的品质记录管制,依据《品质记录管制程序》执行。

5.9 外来文件只需管理者代表核准后在其封面的右下角加盖红色“外来文件”印章，对于一些行业标准或国家/际标准应由文控人员每4个月向有关机构咨询最新版本状况，以使现场使用的为最新有效版本的文件。

5.10 质量体系文件的定期评估:

5.10.1 质量体系文件应每半年由管理者代表提交管理审查会议予以评审以评价质量体系文件之有效性与适用性。

5.11 文件管理印章格式及内容见附页。

6. 参考文件

6.1 品质记录管制程序

7. 附件

7.1 文件管制一览表(ZC-QP-04-01)

7.2 文件补发申请表(ZC-QP-04-02)

7.3 文件发放/回收登记表(ZC-QP-04-03)

7.4 文件修订/废止申请单(ZC-QP-04-04)

海南展创光电技术有限公司

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文件名称 文件与资料控制程序 生效日期 2012年11月8日

本资料为海南展创光电技术有限公司专有之财产,未经书面许可,不准透露或使用,亦不准复印复制或转变成任何其它形式使用

附页：

一、文件管理印章格式及内容：

1、“受控文件”印章： 2、“作废文件”印章：

3、“仅供参考”印章： 4、“外来文件”印章：

二、文件与资料控制工作流程图：

工作流程 责任人 使用表单

文件制定/修订

分配文件编号录入 各制定/变更部门

各权责人员

文控中心 文件管制一览表 文件审核

文件发行

文件培训 文控中心 文件发放/回收登记表

文件补发申请表

定期评审 相关部门

相关部门 文件实施

各制定变更部门

合集下载

QP4-01文件和资料控制程序

QP4-01文件和资料控制程序

道普汽车零部件（上海）有限公司

SHANGHAI MINTH AUTOMOBILE MOULDING CO.,LTD 程 序 书 文件编号 QP4-01 版 本 号 1.0

文件和资料控制程序 实施日期 页 次 1/6

修订状态

日 期 章 节 修订内容 修订后版本 制/修订人 核准人

全文 新增订 1.0

批准 审核 编制 道普汽车零部件（上海）有限公司

SHANGHAI MINTH AUTOMOBILE MOULDING CO.,LTD 程 序 书 文件编号 QP4-01 版 本 号 1.0

文件和资料控制程序 实施日期 页 次 2/6

1. 目的：

本文件规定了文件和资料的编号、编制、审阅、审批、发放、回收和更改的方法。

2. 适用范围

适用于本公司质量体系文件的控制。

3. 术语和定义

略

4. 职责

4.1. 质量体系文件和资料的发放、存档由质量部门负责。

4.2. 技术文件（包括产品图纸、现场工艺文件及其它相关现场工艺类作业指导书）的发放、存档由生产部门技术工程师负责。

4.3. 各部门按本程序规定编制、修改、审批文件和资料。 道普汽车零部件（上海）有限公司

SHANGHAI MINTH AUTOMOBILE MOULDING CO.,LTD 程 序 书 文件编号 QP4-01 版 本 号 1.0

文件和资料控制程序 实施日期 页 次 3/6

5. 流程图

文件和资料控制流程图表

NO 输入 总经理办公室 部门经理 资料室 相关部门 输出 指标 备注

1 经营文件

管理文件

资料

外来文件

修改申请

文件存档、

文件分发一览表

补发申请

文件修改申请单

外来文件评审单

受控文件汇总表

外来文件登记表

文件分发记录表

Ⅲ Ⅳ Ⅰ、Ⅱ管理 文件的编写/修改/收集

审批

登记/归档

复印、受控 借阅 审批

文件和资料控制程序文件

文件和资料控制程序文件

/CX10—2017

1 文件和资料控制程序

1 目的

对公司范围内与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件和资料进行有效控制，确保在各部室、专业公司和项目部及各个场所可获得相应文件的最新有效版本，防止使用作废文件。

2 适用范围

本程序适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件和资料的控制，包括外部提供的有关文件和资料。

3 职责

3.1 最高管理者负责《质量、环境、职业健康安全管理手册》批准。

3.2 管理者代表负责审核《质量、环境、职业健康安全管理手册》和批准程序文件。

3.3 公司办公室负责管理本程序。负责对全公司范围内的文件管理进行监督检查；负责以公司名义制发的与质量、环境和职业健康安全管理有关的行政文件，国家机关、地方政府和上级机关颁发的有关工程施工质量安全管理、污染预防和职业健康安全方面的文件和资料的管理，以及本部门范围内的文件和资料的管理与控制。

3.4 安环质计部负责质量、环境和职业健康安全管理体系文件和资料，以及本部门范围内的文件和资料的管理与控制。

3.5 工程部负责技术性文件资料，以及本部门范围内的文件和资料管理与控制。

3.6 其他相关部门负责本部门与工程施工质量安全管理、污染预防和职业健康安全有关的文件和资料，以及本部门范围内的文件和资料的管理与控制。

3.7 专业公司、项目部负责本公司、项目部与工程质量安全管理、污染预防和职业健康安全有关的文件和资料的管理与控制。

4 工作程序

4.1 总则

质量、环境和职业健康安全管理体系文件和资料是指与工程施工质量安全管理、污染预防和职业健康安全有关的文件和资料，文件分为受控文件资料和非受控文件资料。受控文件和资料是指与质量、环境和职业健康安全管理体系运行及其有效性有直接关系，必须确保质量、环境和职业健康安全管理体系中各部门、各专业公司和项目部及各场所、岗位使用其有效版本的文件和资料。

文件和资料控制程序

文件和资料控制程序

文件和资料控制程序

20**年**月**日发布实施 QB **-**-**

1 目的

为了确保本公司职业安全卫生和环境管理体系运行的所有场所和人员所使用的文件和资料处于受控状态特制定本程序。

2 适用范围

本程序适用于与职业安全卫生和环境管理体系有关的文件和资料的控制。

3 引用文件 (无)

4 术语与定义

4.1 重大作业项目：可能对人身、设备安全产生重大影响的作业项目。

4.2 一般作业项目：可能对人身、设备安全产生一般影响的作业项目。

5 职责

5.1 职业安全卫生和环境管理体系管理手册由最高管理者批准发布，程序文件由管理者代表批准发布。

5.2 标准部负责职业安全卫生和环境管理体系管理手册、程序文件的组织编写、发放、更改以及组织职业安全卫生和环境管理体系文件的评审工作，负责组织适用法律、法规的获取与识别。

5.3 公司各部门、项目部、专业公司负责相关文件的实施，文件制订意见的提出以及本单位文件和资料的日常管理。

5.4 公司各部门、项目部、专业公司负责本单位作业范围内作业指导书、安全操作规程等职业安全卫生和环境管理体系支持性文件的制订、报批和实施。

5.5 总工程师或项目部总工程师负责重大作业项目作业文件的最终审批工作。

5.6 项目部安监部负责重大作业项目作业文件的审批、上报及一般作业项目作业文件的审批工作。

6 工作程序 6.1 职业安全卫生和环境管理体系的文件结构

一级：管理手册

二级：程序文件

三级：作业文件

6.2 文件的制（修）订

6.2.1 文件制（修）订的条件：

a) 公司的组织结构、技术改造、设备更新等变化，现文件不能满足需要；

b) 上级文件或标准进行修订，公司现行文件与之不符；

c) 经使用单位（部门或分公司及其部门）反映，文件的可操作性不强或与实际生产活动中行之有效的做法不相符；

QP-04-设备和标准物质控制程序

QP-04-设备和标准物质控制程序

西安摩尔石油工程实验室

质量体系程序文件

设备和标准物质控制程序

QP/MRSY04-2008

第一版：2008

受控状态

发放编号

2008-03-1 发布 2008-03-1 实施

西安摩尔石油工程实验室发布QP/MRSY04-2008

2008.03 第 1 页 共 7 页 西安摩尔石油工程实验室

1 目的

本程序规定了仪器设备选型、购置、建帐、使用、期间核查、维修、改造到报废全过程管理的控制职责和要求，以确保做到合理选购，正确操作，精心维护，科学检修，保证仪器设备能力满足生产、健康、安全及环保要求。

2 适用范围

本程序适用于实验室内仪器设备、器具、标准物质的选型、购置、验收、使用、维修、报废的全过程。

3 职责

3.1 技术管理室负责仪器设备的归口管理，包括仪器设备的选型、安装、验收。

3.2 各检测室或责任人按规定正确使用并保养维护本部门仪器、设备。

4 工作流程及要求

4.1 仪器设备的选型购置

4.1.1 各使用部门依据现有仪器设备的技术状况及实验室发展规划的需要，随时提出仪器设备购置或更新、改造申请，以呈批件形式汇总后报技术管理室审定，由实验室主任批准后实施。

4.1.2 仪器设备选型的原则：依照标准化、系列化、通用化的原则，使得所购仪器设备在生产上适用，技术上先进，经济上合理，运行可靠、维修性好，符合HSE和节能的要求。

4.1.3 采购仪器设备前，技术管理室组织有关人员调查仪器设备供方的产品质量及服务、信誉等方面情况，择优选择。在选型及评标时要对仪器设备的工艺先进性、噪音、能耗、外观、外型尺寸、密封性、维护与其它功能、性能指标进行综合评价，使得选择的仪器设备不仅满足生产工艺的要求，而且使其HSE指标符合国家和地方的有关法律、法规的要求。在采购合同及技术协议中，应明确仪器设备的规格、型号、质量要求、应达到的HSE性能指标、价格、交货期、交货方式、安装、调试、售后服务等要求，作为验收依据。