《文件和资料控制程序》.pptx

程序文件编制/日期：_________________________ 审核/日期：_________________________ 批准/日期：_________________________注：未盖有“受控副本”印章的文件为非受控文件，请以受控文件为准1. 目的：确保与质量体系有关的所有文件和资料得到有效控制，以及与质量有关的各场所均使用现行文件的有效版本。

2. 适用范围：适用于与质量体系有关的所有文件、资料，包括外来控制文件与资料及电子文件与资料的管理。

3. 职责：3.1 行政部：3.1.1 组织相关部门人员编写“质量手册” 、“程序文件” “指导性文件”及设计表单。

3.1.2 组织人员会审，对文件的适用性进行审查。

3.2 资料文员：3.2.1 负责文件的登记、编码、发行与保管。

3.2.2 负责过期、无效文件回收、作废、销毁、暂留文件的保管。

3.2.3 负责受控文件原稿的保管与维护。

3.3 文件使用部门：3.3.1 负责分发文件的保管维护。

3.3.2 负责品质记录的保管与维护。

3.3.3 负责文件使用前相关培训。

4. 运作程序：4.1 文件的编制与修订。

4.1.1 文件编制由行政部指定相关人员编写。

4.1.2 文件若需更改时，由申请人填写《文件更改申请单》，按文件会审程序处理。

4.2 文件审核。

4.2.1 文件编制修订完稿后，由行政部办集中进行会审，对文件的适用性进行审查。

4.2.2 会审未通过者，由编制人取回重拟，直至通过审查。

4.3 文件批准。

4.3.1 文件会审通过后，质量手册（一类文件）由质量负责人审核，总经理批准发行。

4.3.2 程序文件（二类文件）由部门负责人审核。

由质量负责人或总经理批准发行。

4.3.3 指导性文件及表单（三类文件）由质量负责人批准发行。

4.3.4 文件和资料的更改审批按4.3.1 、4.3.2 、4.3.3 进行。

4.4 文件登录管理及使用推护。

4.4.1 归档：文件经拟制审批后，原版文件交资料文员编上文件号并列入《受控文件清单》。

1．目的：本程序为对海中质量和服务方面有影响的所有文件，包括适当范围的外来文件,客户提供的工程类的文件的控制过程的有关要求提供了一个指示及分派系统，来确保对质量和服务管理体系有效运作起重要作用的各个场所，都能使用相应有效文件，防止失效（和/或作废）文件的非预期使用。

2．范围：该文件适用于海中对设备产品质量和服务有影响的所有文件以及资料。

以下的称“文件”均指受控文件。

3．定义：3.1文件：经权责人员审批生效，由文控中心统一管制，用于指导作业的相关部门必须执行的规范和标准（如质量手册，作业指导书，工程图纸，各类图表），记录是一种特殊类型的文件。

3.2资料：文件执行进行中所产生的指导性文件或记录，用于指导工作或检验工作，由相关部门执行管控。

3.3受控文件：指为公司生产的设备和服务有关的相关文件，盖“受控副本文件”章，且由文控中心管理的文件，该类文件用作操作，评审，计划，行动等活动的依据时需接受文控中心的统一控制。

3.4参考文件：当受控文件（/外来资料）只用于参考而不作为活动的依据时不需要接受控制，该类文件称之为参考文件，在活动及过程中使用得以参考文件与受控文件区分开来。

3.5 版本：对文件作出其最新发布状态的标识，在文件上可以用”版本，修订，发行号码或者发行日期“等以作表示。

4．权责：4.1总经理：负责体系文件、质量方针、质量目标的核准。

4.2管理者代表：负责组织编制质量体系文件。

4.3文件管理员：负责文件的管理，包括文件的存档分发、借阅、回收、报废等日常工作。

4.4 研发部：负责公司所有工程图纸以及工程技术文件的制定审核，确保在公司使用的工程文件是最新有效的文件。

4.5各部门负责人：负责管理及技术性文件编写、批准，及本部门文件的管理。

5．作业内容：5．1文件的编写、审核及批准。

5．1．1质量手册由管理者代表编写，总经理批准。

5．1．2程序文件由相关部门负责人编写，管理者代表审核，总经理批准。

5．1．3三层次文件由相关部门负责人编写，部门主管审核，管理者代表批准。

1.目的本程序规定了文件的编写、批准、发布、标识、发放、修改和销毁等活动的要求和控制，以及对电子文件和公司知识进行管理。

通过对文件资料、公司知识进行控制，以确保各相关部门使用的文件、组织知识有效，防止使用失效的和作废的文件和知识。

2.范围本程序适用于本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件、技术性文件、适用的外来文件（含电子文件）、公司知识的控制，记录依据《记录控制程序》执行。

3.职责3.1总经理职责负责公司管理手册、管理方针、目标的批准。

3.2体系管理负责人职责负责本程序的批准；负责公司管理手册审核、程序文件、作业指导书的批准。

3.3运营部职责负责本程序的起草，修订、培训；负责管理体系文件的编写、修订、换版等工作。

3.4档案室职责负责管理体系文件、公司档案的发放、归档、保管等管理工作。

3.5信息系统部职责负责为公司电子文件的管理提供支持。

3.6生产部职责负责产品标准、新产品研发资料、公司专利等进行管理；负责对产品设计输出文件和资料、从产品设计开发过程获得的内部知识的管理。

3.7相关部门职责其他管理性文件的审批和发放由相关归口部门负责。

文件和资料使用部门负责按文件和资料管理要求进行文件的规范使用与管理。

4.定义5.工作程序5.1文件管控流程5.2文件控制范围及架构A类文件：管理手册B类文件：程序文件C类文件：如作业指导书、技术性文件、管理性文件等。

D类文件：记录架构图如右：5.3文件内容和格式5.3.1文件编写要求文件应当书写简洁、步骤明确、易懂。

信息表述应当清晰明确，以免对所述的要求产生疑问。

不应冗长、多余、重复啰嗦，应当简洁明了。

所描述的信息不能含糊不清和过于复杂。

5.3.2文件主要组成部分（1）编制、审核与批准文件的编制人及审核人为该文件所属主要责任部门负责人或其指定人员及质量保证负责人，负责在相应的空白处签名及日期，以表明该文件已经过审核。

文件的批准由体系管理负责人签批，以表明该文件已经经过批准。

喀什新海石油石化工程建设有限责任公司文件和资料控制程序 XH/CX-06-01（B/1） 第1页 共14页1 目的保证对公司管理体系有效运行起重要作用的各个场所，都使用文件的有效版本，确保管理体系文件和资料的唯一性和有效性而制定本标准。

2 范围本文件规定了新海公司文件和资料的范围、批准和发布、更改、作废和处置的要求及责任。

本文件适应于新海公司与QHSE 体系有关的文件和资料的控制。

3 定义3.1 程序文件：是指支持QHSE 管理手册，用以描述和控制体系要素所涉及各职能部门活动的管理性文件。

3.2 标准文件：指手册和程序文件以外的与管理体系有关的管理标准和技术标准。

3.3 外来文件：指从外部获得的标准、规程、与管理体系有关的图纸或管理性文件等。

3.4 其它文件：指由上级部门下发的与管理体系有关的管理性或技术性文件。

4 职责4.1安全环保部是文件和资料控制的归口管理部门，负责策划、组织实施本程序。

4.2安全环保部负责QHSE管理手册及程序文件的组织编制、修订工作，并进行有效控制。

4.3各部门承担主管业务范围内与体系要素有关程序文件和管理规定的编制、修改以及有效控制。

4.4各部门、基层单位要确定专人负责体系文件和资料的签收、发放、登记、借阅、回收和保管等管理工作。

4.5办公室负责与QHSE体系有关的外来文件的处置。

5 管理内容与要求5.1 QHSE管理手册5.1.1 QHSE管理手册的编制QHSE管理手册的编制程序见图1。

5.1.2 QHSE管理手册的修改和换版5.1.2.1在下列情况下，QHSE管理手册将修改：（a）经管理评审认为有必要修订时。

（b） QHSE体系运行的适宜性和有效性不能满足标准要求时。

（c）标准要求变更时。

5.1.2.2在下列情况下，QHSE管理手册将换页或换版：（a）手册某章节改动较大时，应换页。

（b）手册结构变动较大时或修改章节较多时，应换版。

5.1.2.3 文件主管部门申请修改或换版，需经最高管理者批准。