XXXXXXXXXXXXXXXX有限公司程 序 文 件文件名称：文件与资料控制程序文件编号：生效日期：X X X年3月10日版 本 号： P适用范围： XXX 司编制：审核：批准：版次：P 标题: 文件与资料控制程序生效日期：文件制定/修改情况记录版次 修改内容制定/修改人审核 批准 修改日期版次：标题: 文件与资料控制程序生效日期：1目的：保证与质量体系(包含有害物质过程管理体系，下同)有关的文件均经过审核和批准及迅速正确地流通，且能确保各中心/分公司/事业部（“分公司/事业部”下简称“分公司”）相关部门都能及时得到相关文件的有效版本，防止过期文件的使用。
2适用范围：XXXXXXXXXX有限公司各中心/分公司之间所有与质量体系有关的文件和客户提供的资料（不包括与人事、行政、财务、商业有关的秘密文件）。
3职责：3.1体系管理部：负责通用程序文件的起草、修订工作，并保证持续有效地执行。
3.2一级文控：负责XX公司各中心文件及外来文件的接收、受控、保管、发放、回收；以及跨分公司间的受控文件的接收、保管、发放、回收等工作；同时负责对二级文控进行业务指导及监控。
3.3二级文控：负责分公司内部需受控文件的接收、受控、保管、发放、回收等工作；负责接收新宝一级文控下发到各分公司相关部门受控文件的接收、保管、发放、回收等工作。
3.4相关部门：按本程序的要求对对口管理文件及资料制定、修改、保存、使用等进行控制。
4 定义：4.1一级文控：XXX公司总文控，直接由体系管理部管理。
4.2二级文控：设立在各分公司文控室，由各分公司负责管理，XX总文控监控。
4.3文控室：一级文控与二级文控的统称。
4.4一阶文件：指公司的纲领性文件，如：质量手册。
4.5二阶文件：指公司的主要运作流程文件，也称程序文件。
4.6三阶文件：指公司的细化流程及操作性文件，也称作业指导书，又分为产品技术文件和流程性文件两类。
a）产品技术文件：指与产品或产品直接相关的作业指引、技术标准，如操作指引、产品规格书、图纸、BOM表、工程更改/评估、检验标准等资料。
产品技术文件归属三阶文件。
b）流程性文件：对某一过程中相关环节的职责、权限、先后顺序、行为规范等进行描述的文件，如一/二阶文件、部门或过程的运作指引等。
4.7四阶文件：指支撑文件的记录，也称表单。
4.8内部文件：指公司内部颁布实施的受控文件，包括一阶文件、二阶文件、三阶文件和四阶文件。
4.9外来文件：指公司以外的文件，包括可以直接引用的法律法规、客户的文件资料、供应商的文件资料等等。
版次：标题: 文件与资料控制程序生效日期：XX-3-10 5.3.1受控文件不允许在文件上直接涂改，应采取换页或换版的方式进行，文件修改时需在“文件制定/修改情况记录”选择修改版次。
5.3.2文件的修改应由原制订部门或主要相关部门进行（品质保证中心负责质量管理类及体系流程类、产品研发中心负责产品研发工程类、物流管理中心负责采购物流类、海外营销公司负责订单管理类、资源支持中心负责人力资源培训类、产品验证中心负责认证测试类等），对修改内容较少时则采用换页方式，涉及范围较大的文件采用换版的方式，版本修改需修改封面页。
5.3.3对于修改内容影响页数小于等于总页数三分之一时（不含“文件制定/修改情况记录表”），可采用换页的方式。
页次修改时，应在文件修改记录栏内注明修改内容、修改人及修改日期等相关内容，同时在“版次”栏内加注更换序号（如：D2 表示该页D版的第2次修改）。
修改页次需注明修改页数（第几页修改）及简单注明修改内容，并将修改内容页与“文件制定/修改情况记录”一同拿去给相关人员签字审核，页次修改可不需修改封面页，文件发放可采用抽页换页方式。
如只修改附件，则版次不用变化，由文控通知相关部门进行换页解决。
5.3.4受控文件修改完成后，应按照《受控文件制订、审批权限一览表》的要求进行审批，当“文件制定/修改情况记录”内容较多时，可保留最新一页修订“文件制定/修改情况记录”。
5.4受控文件的制订、修改、确认、入档5.4.1文件的编制、审核和批准按附件《文件制订、审批权限一览表》执行，流程性文件在制订或修改时须明确文件的适用范围, 如:一分公司、二分公司、三分公司等。
5.4.2所有二阶文件、三阶文件中的流程性文件在受控前，必须经过相关单位确认，《质量手册》、《程序文件》和涉及多个中心/分公司的三阶流程性文件可通过电子邮件的形式确认；其他三阶流程性文件必须由相关单位在《文件会签记录》上签名确认。
技术类文件可不用进行会签或给相关单位确认。
流程性文件若为初次制订或大范围修改,制订单位还必须召集适用范围内的相关单位负责人员进行文件研讨, 研讨通过后,方可进行修订。
5.4.3同时所有的流程性文件在受控前,制订或修改单位需填写《文件入档申请单》交体系管理人员确认。
分公司或中心通用的文件由体系管理部确认，各分公司内部文件由分公司体系管理人员负责确认。
5.4.4体系管理人员应评估此文件是否与公司体系的总体策划一致,确认文件是否与其它文件或规定相冲突或违背。
有问题直接反馈给制订/修订单位,若确认无误则在《文件入档申请单》签名及签署意见,由制订/修订单位将附有《文件入档申请单》的文件提交文控存档（含电子版本）和受控发行。
5.4.5对于产品类技术文件，则可由制订/修订单位相关人员审核审批后直接交文控室受控发行。
5.4.6各中心/分公司如需修订通用表格，需将本公司修改的草稿交于体系管理部确认，由体系管理部评估其它分公版次：标题: 文件与资料控制程序生效日期：XXX-3-10 司是否需要修订，如不适用其它分公司,则将修改后的表格编号改该分公司的编号。
通用表格修订后需要印刷的，必须经过体系管理部审核确认。
5.4.7文控室文控人员在接收各中心/分公司交来需受控分发的文件后，必须核对此文件的编号、版本号及审批权限等是否有误，是否有旧版或不同编号的同一文件存在，技术文件中必要的内容是否完整，表格格式是否正确等，若有异常则退回重新制订或修订。
5.5受控文件的发放5.5.1XX公司各中心/分公司编制并已批准的文件，如须受控应交相关文控室负责统一发放。
针对部分现场用量较多的受控文件，一级文控可发放受控正本到二级文控，由二级文控负责统一发放、回收、保存等管理工作，一级文控负责受控正本的回收。
5.5.2文控室文控人员在接收各中心/分公司交来须受控分发的文件核对无误后登记于《受控文件目录表》上，并盖上红色“受控正本”印章和当天日期。
5.5.3文控室根据《受控文件发放一览表》的要求复印份数，并加盖蓝色“受控副本”印章及填写发放编号。
5.5.4文控室按《受控文件发放一览表》名单填写《受控文件发放/回收表》并将受控文件分发至各有关部门。
接收文件部门的文件管理员须在《受控文件发放/回收表》上签收，并同时交回旧版本文件给发放人员（如有）。
5.5.5如有需要发放给X以外的外部机构或人员作为宣传或展示用途的受控文件，需由体系管理部或分公司体系管理人员批准方可发放，并在封面上加盖蓝色的“UNCONTROLLED COPY”印章，此文件不列入版本更新范围。
5.6受控文件的使用5.6.1XX公司各中心/分公司须确保在使用处获得有效版本的适用文件并传阅至相关人员，必要时组织培训。
5.6.2受控文件应保持清晰、便于识别、易于查找，不得私自进行涂改。
5.6.3XX公司各中心/分公司使用的受控文件必须是文控室发放的盖有蓝色“受控副本”印章的文件，不得从其它渠道复印使用。
5.7受控文件的保管5.7.1所有受控文件的正本均由文控室统一保存。
文控室须建立《受控文件目录表》，记录现行控制的所有文件和资料，并须及时更新此表，以确保现行受控文件的正确性。
各部门可在EIP系统查询。
5.7.2受控文件由于换版等原因需作废时，应由编制部门填写《作废文件通知单》按照审批权限进行审批，若为流程性指导性的受控文件作废需交由体系管理部或分公司体系管理人员确认，由文控室将文件名称、编号、日期、使用部门等相关内容记录于《当日作废及改版需退回文件》中，并公布在网络系统上，然后将《作废文件通知单》发放至使用部门，使用部门所在中心/分公司文员将作废文件找出来并登记到《作废文件目录清单》一起版次：标题: 文件与资料控制程序生效日期：XX-3-10 给到文控室，总文控就在《作废文件目录清单》中签名确认进行交接，并在《当日作废及改版需退回文件》表中销数。
文控室每月初需将上月作废文件汇总在《作废资料目录表》中。
5.7.3已作废的受控文件，文控室人员应将旧版的正本盖上“文件作废”章，并与最新版本分开保存，作废的受控文件副本由文控室人员统一销毁。
5.7.4文控人员及各部门文员须定期整理所受控的文件，各部门发放到现场的受控文件必须在其文件目录表中得到识别。
5.7.5文件资料的保密规定：a）各部门及文控室人员必须对公司的文件和资料严格保密，任何人非工作需要不得私自复制或提取，如果因工作需要将文件带离公司，需经部门最高负责人书面同意，并按公司制度填写放行条，由保安确认放行。
b）外来人员、非本部门人员、本部门非授权相关工作人员不得跨部门非法提取公司任何资料，若工作需要可按本程序要求向文控室申请；文件管理员做好防盗、防晒、防雨及用电安全工作，保持室内整齐和清洁；文件签收、查阅人员只限在规定区域范围内作业。
c）文件资料员须做好防盗、防晒、防雨及用电安全工作，保持室内整齐和清洁。
d）所有文件的封面都必须标识该文件所属的保密等级，对于没有封面的文件，文件编制部门应视文件页面情况将保密等级清楚标识在文件的合适位置。
具体保密实施要求参照公司保密制度执行。
5.8受控文件的遗失及增发申请5.8.1各部门如使用的受控文件遗失，由本部门文员填写《遗失文件通知单》且应确保旧文件不会再出现在工作区域、不会再有类似情况发生，并经部门经理签名后交文控人员记录。
5.8.2如受控文件已遗失或残旧、损毁等因实际运作需要，须再申请增发及借阅文件时，均须由部门文员填写《文件申请单》，经相关负责人审核（若是遗失申请补发，则必须经过副总经理或以上级别人员的审核，其它则由部门经理审核即可）、体系管理部或分公司体系管理人员确认后交文控人员，文控人员凭《文件申请单》发放并做好相关记录。
5.9受控文件的借阅各部门相关人员如需借阅受控文件，须填写《文件申请单》并在“备注”栏中注明“借阅”字样，经体系管理部或分公司经理级以上负责人审批后交文控人员，重要文件的借出,需填写《重要文件申请单》,并交相应权限人员审批,文控人员凭《文件申请单》/《重要文件申请单》借出，并在《文件借阅登记表》上做好记录。
受控文件的借阅不得超过一星期，如超出一星期的需重新办理借阅手续。
