第9章 电子文件的开发利用实验

电子文件的开发利用情况调查分析

实验目的：调查政府机构电子文件和档案馆电子文件的开发利用情况， 分析其开发利用的特点，针对不足之处，提出方案或建议。

实验内容：自行选取一个政府机构和一个档案馆为调查对象。首先，简单介绍其主要职能，产生的主要电子文件种类和类型；然后，调查其电子文件开发利用的基本情况，涉及其电子文件开发利用的内容、主要开发模式，电子文件检索系统的特点和主要功能，电子文件提供利用的原则或制度，电子文件提供利用的方式。最后，综合分析各自的优势和不足，结合所学知识，有针对性地提出建议。

实验要求：要求学生了解电子文件开发利用的现状、存在的问题，并提出改进的建议或措施，具体包括：电子文件开发利用的内容、模式；检索系统的功能完善情况，电子文件提供利用的制度、方式情况。

实验方式：网络或实地调研等

考核方式：调查要全面、详尽，分析要深刻，可作必要截图（配相应说明文字），实验报告要格式规范，思路清楚、层次结构清晰，建议切合实际、有参考意义。

实验建议： word命名规则为“学号后两位+姓名+实验名称”

崇文区档案馆

主要职能：

崇文区档案馆 是集中管理档案的文化事业机构，是全区永久保管档案的基地和爱国主义教育基地，是科学研究和社会各方面利用档案史料的中心。根据《中华人民共和国档案法》第八条规定，地方各级档案馆要承担下列工作任务：

1、接收与征集本馆保管范围内对国家和社会有保存和利用价值的档案；

2、科学地保护和管理档案；

3、采取多种形式开发档案信息资源，为社会各方面利用档案资源提供优质服务。

崇文区档案局馆内部机构目前设有六科一室，即业务指导(法制）科、档案管理科、编研科、计算机科、社会教育科、接收征集科、办公室。

产生的主要电子文件种类和类型：

纸制档案数字化，文书档案，照片档案，磁性载体档案。

文书档案的主要内容，有市民政局的文件，民政系统创市级一流水平单位和工作的通知及表彰崇文区市级一流水平和工作的名单等文件，有本局的请示、报告、计划、意见、总结、通报、批复、记录、协议书、民政工作概况、综合调研报告、民政工作会议、计划生育、支部工作专卷等材料；有民政机构设置、接管市局下交福利工厂、北京电子元件厂二车间场地给区的文件材料；有建立婚姻档案工作，婚姻登记工作、离婚分析、婚姻登记年报；有对居委会工作实行目标管理责任制、积极分子补贴和奖励经费实行年度包子制的材料；有信访情况报表等。有上级单位文件，本局在市会议上的发言稿；有本部门的计划、总结、会议记录、统一街道办事处名称、标牌和印章的通知等材料；有街道办事处机构设置、人员配备、居委会积极分子情况调查、居〈家〉委会调整、改选、换届选举情况汇总专卷，有区向街道放权进行综合体制改革的方案、报告、研讨会、核定财政、税收、经费等专卷材料；有新老积极分子生活补贴经费预算的报告、批复、审批表。城市服务费包干办法结算单、报表；有增加居委会经费、办事处干部、积极分子工资、职称、福利等工作材料；有居委会兴办便民生活服务事业，发展社会福利网络的材料；有区街道工作会议材料专卷，历年年终总结评比表彰先进的文件材料；有各项工作基本情况调查表；统计表等报表。工作规范、工作人员岗位职责，年度工作总结等文件材料；有复退军人评选先进的条件；有“八一”建军节活动安排；有各项管理服务工作的材料；有新老兵接待站兵运工作材料；有接收安置管理服务工作的登记表、统计表、审批表，历年复退军人登记卡片、户口介绍信，分配介绍信存根。

电子文件开发利用的基本情况，涉及其电子文件开发利用的内容、主要开发模式:

一、电子文件利用工作的原则

由于电子文件的利用具有全新的方式和特点，因此必须建立和遵守新的利用工作原则，并建立相应的利用活动规则。它们一方面要方便利用者的利用活动，另一方面要有利于保证电子档案的安全。它们要符合电子档案利用活动的特点与性质。与纸质文件相比，电子文件利用活动中较突出的问题是信息安全难以保障。一方面电子信息的易变性使利用活动中潜藏着对信息原始性的威胁，另一方面，随着网络的普及，电子档案的利用"窗口"将从档案馆和档案室的阅览处分散到四面八方的计算机显示屏，以往许多行之有效的控制手段都将变得无能为力。有效防止利用过程中的资源流失，并保证利用活动顺利便捷，制定和推行专门的电子档案利用制度和利用规则是极为必要的。

1．严格执行电子文件的双套备份制度 电子档案必须具有双套备份。其中一套封存起来，一般使用于与拷贝件的对照校验，而不能对外提供利用。《电子文件归档与管理规范》(修改稿)规定："归档电子文件的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件"、"利用时使用拷贝件。"

这里封存的实际上是电子文件的"原始性"，是它作为"档案"的资格。当然，对外提供件也应采取多种方法保证其原始性。对外提供的一般应为只读文件，档案馆阅览室应为利用者配备阅览终端，不宜直接向利用者提供软盘和其他拷贝件。

2．采用适当的控制技术

对需要控制使用的电子文件用密钥技术、用户身份验证技术等方法进行加密管理。由于某些电子文件需要控制使用，因此，必须用密钥技术、用户身份证技术等方法进行加密处理，使无关人员无法进入该文件。档案工作人员无法面对身在各处的利用者，这样，对于利用者的利用权限只能靠系统来鉴别和控制。当然，从档案馆方面来说，实行加密的文件范围应当适当，对于可以开放的文件应及时解除加密措施，使大家可以公开利用。

首先，在整个利用系统功能的使用上，要登记各种人员的职务、级别、工作性质等，进行使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。在利用中，当进入系统时，由系统自动判定当前使用者身份的合法性及所使用的功能的范围，并由系统自动对其使用的各种功能操作的路径进行跟踪与记录，对涉及使用未经授权的功能时，应拒绝响应并给予警告提示，以确保系统的安全和进行有效的监督与控制。

其次，在电子文件存储载体的使用上，要根据电子档案内容的密集和开放程度，确定其使用控制程度。在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。电子文件存储载体分为可复制与不可复制两种类型。对可任意复制功能的授权应非常谨慎，范围越小越好。

再次，建立的规章制度应注意有效性与可行性。既要确保电子文件的保密性、安全性，同时又要照顾到利用者在利用过程中的易用性，对电子文件保密或利用者利用不利的审核方法都不是好方法。

3．限制利用方式，确保电子文件安全

档案部门应根据现有的信息安全技术水平采取适当的利用方式，在不能确保安全时可以对利用方式加以限制，如仅限在档案室内阅览、转换成纸质文件提供等，以防出现泄密、信息系统失真、损失、病毒入侵等方面的问题。在阅览室操作、软磁盘外借、复制等方面都应有具体的规定。在电子文件进入网络前应对网络安全状况进行深入细致的研究，因为进入网络的文件不仅扩大了使用范围，而且改变了人们的利用方式。设计和选择电子文件利用方式不仅要考虑有利干信息安全，同时也要考虑有利于方便利用。 由电子文件自身特点决定，电子文件在利用活动中的保密与安全问题更加难以控制。因此，我们应注意采取更为严密的安全措施，确保电子文件的安全与保密；

(1)采用何种利用方式，应根据利用者具体情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式和利用功能。

(2)应依据电子文件信息内容的密级，进行分层次的有效管理。一般情况下，对于有一定保密范围的电子文件，不宜用拷贝的方式提供利用。提供利用电子文件的复制工作，必须在有效监控下进行。

(3)在大多数情况下，特别是在线利用的情况下，应对电子文件信息内容进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。

(4)系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行利用活动信息记录，作为对利用工作进行监控与查证的依据。

(5)利用系统应具有较强的容错能力和恢复能力，避免由于误操作带来不可挽回的损失。

4．最大限度地发挥电子文件的优越性

利用制度应该有利于方便利用和最大限度地发挥电子文件的优越性。例如档案馆的电子文件阅览室应该允许利用者像阅览纸质档案那样边阅览、边摘抄。既然是无纸阅览，当然也应该是无纸摘抄。应该允许利用者使用馆内的计算机，对没有密级的不同文件中的数据进行分析、比较、综合，甚至形成一份新的材料(用于法律用途的凭据性档案除外)。档案部门应该能够提供符合利用者已有硬件及软件的电子文件拷贝，或通过网络提供远程档案服务，使利用者摆脱时间和空间的限制，随时随地获取所需信息。档案部门还应该建立一个电子文件利用的咨询服务系统，随时为利用者解难释疑，使所有的利用者随时得到帮助和引导。这个咨询服务系统可以表现为网络和计算机上的"帮助"栏。

电子文件的利用才刚刚开始，大规模的利用活动还没有开展。因此，现在我们所制定的电子文件"利用规则"，大多还是处于想象、推测阶段，缺少足够的实践经验的支持。因此，它必将处于不断的改进之中。

二、电子文件提供利用的方式

电子文件的提供利用与传统纸质文件的提供利用有极大的不同，这种不同主要在于电子文件的提供利用必须以计算机为基本工具。因此，我们以使用计算机的方式将电子文件的利用划分为两种基本方式：非在线提供利用(物理方式)与在线提供利用(逻辑虚拟方式)。

1.阅览 在非在线利用的情况下，利用者一般须亲自到档案室或档案馆的阅览室查阅利用电子文件。屯子文件的这种利用形式与纸质文件的不同主要表现在技术上，即要使用计算机作为阅览工具。需要注意的问题是档案管理人员要对利用者的阅览范围进行适当的限制和控制。

2.提供拷贝

如果利用者查阅电子文件后，需要"抄录"档案内容，档案室或档案馆则可提供电子文件拷贝件；或者利用者须将电子文件借出，档案室或档案馆也可提供电子文件拷贝件。所谓提供电子文件拷贝，就是档案部门向利用者提供记录在特定载体上的电子文件。所使用的拷贝载体应视不同的利用对象和利用对象的不同需要与用途而定。使用大型电子计算机设备的利用者，以提供磁带或硬磁盘为宜；对一般的微型电子计算机的使用者，如果文件数据量较小且用于一般用途，可用软磁盘进行拷贝；若是大批量的电子文件，则可考虑用一次写光盘进行拷贝。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供纸质拷贝件(硬拷贝)或缩微品。

提供电子文件的拷贝件是目前电子文件利用的一种重要方式。但它并不是电子文件利用的最佳方式，它必然带来利用时间与利用地点的分散，给电子文件利用的管理工作造成一定程度的困难。如果管理不好将会造成电子文件信息无原则传播，不适于保密文件的利用。因此，必须采取有效的措施和方法，对提供电子档案的拷贝件进行严格的管理。应采取以下基本措施：

第一，尽量避免把载体上存储的电子文件信息全部拷贝。在为利用者提供电子文件拷贝件时，原则上应是利用者需要什么就复制什么，原载体上的其他电子文件信息不应与利用者所需要的电子文件信息同时复制。

第二，除经过编辑公开出版发行的电子文件汇编外，对那些提供利用的拷贝应及时回收。

第三，完善提供拷贝利用的手续。即提供利用者和利用者双方都应对提供拷贝的内容进行确认，并对使用载体的类型、数量、时间、最后回收期限及责任人等情况进行登记。系统可根据这些登录信息进行自动管理，以便电子文件管理人员能够及时了解提供拷贝利用的情况，并对已到回收期限的拷贝提出催还清单。