I S O电子文件管理规定 Revised final draft November 26, 2020ISO14001电子文件管理办法第一条为规范公司电子文件编制、审核、批准、发放、作废、登记等管理工作，保障电子文件的真实性、有效性、安全性，根据国家关于电子文件管理的有关规定、标准，结合公司实际情况，制定本办法。
第二条本办法规定了公司在产品、服务、活动中产生的电子文件的编制、审核、批准、发放、作废、登记等管理工作。
第三条本办法所称电子文件（电子公文）是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
第四条公司文件、公文等有关资料可以制作成电子文件进行发布、实施，经批准、发布的电子文件具有同纸质文件具有同等的效力，发布的电子文件形成部门应负责输出一份制成纸质文件并经过审批程序后与电子文件一同归档保存。
第五条公司各类电子文件的发布格式：文本文件现阶段采用PDF格式文档；图像文件采用TIFF或JPEG格式；视频或多媒体文件采用MPEG或AVI格式；声音文件推荐采用MP3或WAV格式；其他文件参照有关规定。
第六条电子文件的编号同纸质文件的编号，其形成制作质量由文件的起草者、审核者、批准签发者负责，电子文件应采用安全措施，防止未经授权的更改，同时应当随时对电子文件进行备份，存储在脱机保存的载体上。
第七条电子文件发放部门负责对发放的电子文件进行登记；电子文件的更改由电子文件编制生成部门负责并经过审批程序，更改后的电子文件应重新进行登记发放；电子文件的作废应经过主管领导审批，并由电子文件的发放部门进行通知，并有作废电子文件的记录。
第八条电子文件发放可以通过网络、邮箱、磁盘载体等形式进行，在接送交电子文件时，应当对电子文件及其载体、技术环境进行检验，检验载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备。
开始文档管理系统
——-—ISO文档管理方案上海开始软件
开始软件ISO文档管理解决方案，为企业的ISO文控文件提供一套标准的应用流程与管理及使用规范。
提供有序的审批流程，使ISO文件的起草、修订、废止行为更为规范严格，并使用户可随时了解当前审批与培训发行进度。
提供ISO文件统一的在线访问平台，既让用户享受电子版文件的方便性，同时可以确保文件的有效性与版本的正确性。
为管理员自动生成相关管理清单报表,供管理员随时了解体系文件状况。
A、ISO文档产生、变更、废止严格依照流程处理。
2、流程相关数据自动关联，部门关联用户体系，自动编号可以根据文件级别与应用方向自动产生.
3、审批传签记录全过程轨迹可以查询
4、审批通过后,文档自动归档，并且文档相关属性自行产生
5、管理员可以导出文件清单与属性报表
6、普通员工使用ISO文件更规范
新的体系文件生效后，系统会自动通知相关用户。
登录统一使用平台即可访问所有体系文件。
所有文件即可在线预览。
同时可以确保用户使用文件为最新版。
ISO文件管理流程
1.定义、适用范围
集团总部行政中心、财务中心、信息中心、人力资源中心、投资发展中心下发的集团级会议纪要、公文、集团级通知需按照本流程操作，行政中心负责组织文件的最终评审及下发。
2.流程
2.1相关中心起草拟下发的文件；
2.2如需要征求相关公司意见，可通过E-mail调查问卷、会议讨
论、网上交流等方式进行；
2.3报行政中心进行文字审核、修改；
2.4提交相关人员评审、会签；
2.5批准后由行政中心按发放范围通过书面及内网形式发放各单
位；
2.6评审表、文件及签收单存档。
3.规定、权限
3.1行政中心负责集团ISO文件、集团级会议纪要、通知的编号、
下发及存档；
3.2文件接收单位建立文件台帐并书面存档，同时负责将文件精
神传达本单位相关人员。
4.标准化格式
XX集团会议通知下发评审表
XX集团会议纪要下发评审表
XX集团质量管理体系文件评审表
集团级通知下发评审表
XX国际航运集团
文件签收单
发文单位: 下发日期:。
