质量管理体系审核的过程方法

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质量管理体系审核的“过程方法” 在《质量管理体系 基础和术语》(GB/T19000-2008 idt. ISO9000:2005)和《组织持续成功的管理—一种质量管理方法》(ISO9004:2009)中,对“过程方法”原则是这样描述的:“将活动和相关资源作为过程进行管理,可更高效地得到期望的结果。”

“过程方法”原则是人们在质量管理历程中对质量管理科学方法高度归纳总结的成果之一,是众多质量管理大师的智慧结晶。世界范围的质量管理实践也证明,“过程方法”是质量管理效率最高的科学方法。具体到质量管理体系审核活动,也需要运用这一原则,才能高效地实现审核的目的。

一、 “过程”的定义 在GB/T19000-2008标准的第3.4.1条对“过程”是这样定义的:“一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动”。据此,可将“过程”简单示意如下:

图1:“过程”的示意图 其中,“输入”、“活动”和“输出”又称“过程三要素”。

二、 “过程”的特点 在GB/T19000-2008标准的第3.4.1条的“注1”中,有以下描述:“一个过程的输入通常是其他过程的输出”。据此,可将“过程”的特点简单示意如下:

图2:“过程”的特点示意图 如图所示,过程2的输入同时又是过程1的输出。例如,施工现场土建和安装的施

工交接,安装施工的输入之一就是土建施工输出的设备基础。

三、 “过程方法”示意图 “过程三要素”分别是指: 1、输入:该项质量活动或质量过程需要的资源。例如,人力(含组织机构)、物力、文件(规范、技术标准、图纸、制度、程序等)等。

输入 活动 输出 输入1 活动1 输出1 (输入2) 活动2 输出2 (输入3) …… 过程1 过程2 过程n 2、活动:该项质量活动或质量过程需要开展的活动。例如,策划、实施、检查和改进。 3、输出:该项质量活动或质量过程实施后预期应达到目标效果。例如,应达到质量目标、应形成的文件、得到的实物结果等等。

可将“过程方法”简单示意如下:

图3:“过程方法”示意图 简单来说,我们每一项质量管理工作,都可以用“过程三要素”来明确:(1)需要

哪些资源?(2)需要开展哪些活动?(3)需要达到什么样的目标效果?只有用“过程三要素”来明确我们的质量管理工作,才能充分高效地实现管理目标。

四、 质量管理审核的“过程方法” 根据上述各项定义和示意,质量管理体系审核“过程方法”就清晰了。对任何一个质量管理体系过程进行审核,都可以用“过程方法”,简单示意如下:

图4:质量管理体系审核“过程方法”示意图 以下是用“过程方法”举例几个质量管理体系过程审核的建议流程:

1、 “4.2.3文件控制” 注:根据《建设工程施工企业质量管理规范》(GB/T50430-2007)的第3.5.1条的条文说明,“文件管理的范围应包括与各项质量管理活动相关的法律、法规、标准、规范、合同、管理制度、支持性文件、其他各种形式的工作依据等。”所以,所谓“受控文件”就是指这些文件。

第1步:是否识别和提供了该过程需要的资源? 第2步:是否有效开展了该过程规定的活动? 第3步:该过程是否达到了预期的目标效果?

是否对该过程所需资源进行了有效策划?例如,资源计划或清单。 是否有为过程实施提供资源的有效证据? 是否对该过程所需活动进行了有效识别和策划? 是否有所需各项活动实施的必要证据?例如,规定的质量记录。 是否达到了预设的质量目标?

是否形成了规定的文件和记录?

是否得到了预期的实物结果? 所开展活动是否符合规定的要求并有效?

输入:需要的资源 需要开展的活动 输出:目标效果 人力 物力 文件 …… 策划 实施 检查 改进 质量目标 文件 实物结果 …… 图5:文件控制(管理)过程审核“过程方法”建议流程示意图

是否有文件控制的管理制度或程序?

是 否 体系不合格项

是否有受控文件总清单?

是 否 体系不合格项

受控文件总清单中,体系规定的文件是否识别齐全?

是 否 体系不合格项

抽查一份最近升版的受控文件管理的相关记录和证据……

旧版的回收数量是否少于原发放数量? 新版的文件及其发放范围是否经有效审批? 新版的发放是否确保及时到达需用场所? 旧版文件是否得到有效处理(销毁)?保留本是否有有效“作废”或防误用标识? 是否存在新、旧版混放保管的情况?

是 否 体系不合格项

文件存放保管的环境条件是否符合要求?(防潮、防火、防损坏)

是 否 体系不合格项

结束审核 2、 “7.4采购控制” 图6:采购控制(管理)过程审核“过程方法”建议流程示意图 是否有采购控制的管理制度(程序)或文件化规定?

否 是 体系不合格项

是否有采购合同(项)总清单? 否 是 体系不合格项

抽查最近一个采购合同(项)管理的相关记录和证据……

供方管理 合同管理 采购验证管理 供方是否经有效评审(初评、复评)并列入合格供方名册? 供方的资格、业绩证明文件是否真实、有效? 合同在签订前是否经有效的内部评审?

合同约定的质量条款是否清晰、明确、严谨?如,列明质量标准的名称、代码和版本。

(分包施工合同)是否组织了对分包方的合同交底?

使用后,是否对供方进行了客观、量化的综合考核评价?

在采购合同中,是否对验证的安排作了明确约定?

是否按采购合同约定的安排组织了验证?

供方提供的产品或服务是否符合合同约定的要求?

否 是 体系不合格项

结束审核 3、 “8.3不合格品控制”

图7:不合格品控制(管理)过程审核“过程方法”建议流程示意图 是否有不合格品控制的管理制度或程序?

否 是 是否有不合格品、顾客投诉总清单?

否 是

体系不合格项 体系不合格项 不合格品、顾客投诉总清单是否明确了不合格品状态?

否 是 体系不合格项

抽查最近发现一个不合格品、顾客投诉管理的记录和证据……

是否实施了处置? 是否做好了防止误用的标识和隔离措施?(包括实物标识和记录标识) 是否建立了规范的管理记录? 处置措施(方案)是否经有效审批后实施?

处置后,是否有进行重新验证确认满足要求后放行?

是否按经有效审批的处置措施(方案)实施?

否 是 体系不合格项

是否对重复发生和重大的不合格、顾客投诉组织了原因分析、实施纠正措施?

否 是 体系不合格项

结束审核或转入对纠正措施的审核 4、 “8.2.2内部审核” 图8:内部审核过程审核“过程方法”建议流程示意图 是否有质量管理体系内部审核(检查)管理制度或程序?

否 是 体系不合格项

是否有年度内部质量管理体系审核(检查)策划或计划? 否 是 体系不合格项

年度内部质量管理体系审核(检查)策划或计划中,审核(检查)范围是否包括了内部所有与质量有关部门?例如,领导层和质量部门。

否 是 体系不合格项

抽查最近一次内部质量管理体系审核(检查)记录……

审核(检查)策划 审核(检查)人员 审核(检查)记录 审核(检查)发现的不合格 是否考虑了拟审核(检查)区域和内部的主次和重点? 是否明确审核的准则、范围和方法? 是否经必要的培训并考核合格? 安排审核的区域是否能保证客观、公正性? 是否规范并具有足够证据性?

是否与策划相一致? 是否分析原因并采取

纠正和纠正措施?

纠正和纠正措施实施后,是否经验证确认关闭,并以此作为不合格关闭支持证据?

否 是 体系不合格项

结束审核或转入对纠正措施的审核 5、 “7.5.1生产和服务提供的控制” 图8:生产和服务提供过程审核“过程方法”建议流程示意图 是否有作业指导书、施工方案目录或清单?

否 是 重要和关键施工项的作业指导书、施工方案是否齐全?

体系不合格项

否 是 抽查一份在建系统的作业指导书或施工方案……

体系不合格项

内容 交底及人员 执行的施工和验收标准和规范是否明确? 施工项的重要和关键要求是否明确? 是否明确使用的机械和计量器具? 是否满足适宜性、指导性和可操作性原则? 是否明确了验收和放行的安排? 是否在施工前组织了交底? 是否向所有参与施工人员(包括管理人员和作业人员)进行了交底?

参与施工的特殊工种人员是否持证上岗?

否 是 体系不合格项

现场检查施工人员是否按要求管理和作业? 否 是 体系不合格项

结束审核或转入对生产和服务提供的过程确认审核