新编办公自动化实习指导书

《办公自动化》 实验指导书 编著：孙强 张双杰

景德镇陶瓷学院工商管理学院编 二○○七年三月 景德镇陶瓷学院工商管理学院 办公自动化实验指导书 目 录

一、复印机的原理及操作 ............................................................... 1 二、传真机的原理及操作 ............................................................... 4 三、扫描仪的原理及使用 ............................................................... 8 四、office办公软件的使用 .......................................................... 12 五、网页设计 ................................................................................. 27 景德镇陶瓷学院工商管理学院 办公自动化实验指导书

1 在高度信息化的21世纪，计算机及互联网正在改变着人们的生活、学习、工作方式，随着数字化技术和网络技术的发展，传统的办公模式正在向办公自动化的方向发展。越来越多的人认识到掌握办公室的软硬件的使用的重要性，人们迫切希望掌握办公室软硬件的基础知识和操作技能，以便适应现代社会发展的需要。在本次办公自动化实习中，我们将进行复印机的原理与操作、传真机的原理与操作、扫描仪的原理与操作、office办公软件的使用以及网页设计五个方面的知识学习，从而较全面地掌握办公自动化所需的知识和技能。

一、复印机的原理及操作 复印机是我们非常熟悉的现代办公设备之一。复印技术是随着现代科学技术的发展而产生和发展起来的，它主要用来复印大量的文件、书刊等稿件。复印技术的发展十分迅速；复印机的研制和生产也向着重量轻、精度高、功能多、功耗小的方向发展。目前最广泛使用的是静电复印机。 （一）、复印机的原理及分类 1． 复印机的工作原理 静电复印机是集静电成像技术、光学技术、电子技术和机械技术于一体的办公设备。它采用的成像方法很多，例如间接式静电复印法（即卡尔逊法）、NP静电复印法、KIP持久内极化法、TESI静电转移成像法等。现代静电复印机普遍采用间接式静电复印法和NP静电复印法。 复印机完成一次复印动作一般都要经过下面四个步骤： （1）照明和聚焦成像 当一张要复印的图像放在复印机的稿台上时，在机体内灯光照射下形成反射光，通过内反射镜和透镜组成的光学系统，聚焦成像。 （2）静电显影 像正好落在光导硒鼓上，光导硒鼓是一个圆鼓形结构的筒，表面覆有硒光导体薄膜。光导体对光很敏感，没有光线时具有高电阻率，一遇光照，电阻率就急剧下降；在充电机的作用下，电阻率就急剧下降。光导体表面，在充电极的作用下，带有均匀的静电荷。当由图像的反射光形成的光像落在光导体表面上时，由于反射光有强有弱(因为原稿的图像有深有浅)，使光导体的电阻率相应发生变化。光导体表面的静电电荷也随光线强弱程度而消失或部分消失，在光导体膜层上形成一个相应的静电图像；人们看不到它，好像潜藏在膜层内，所以也称静电潜像。 景德镇陶瓷学院工商管理学院 办公自动化实验指导书 2 （3）转印和定影 一种与静电潜像上的电荷极性相反的显影墨粉末，在电场力的吸引下，加到光导体表面上去。潜像上吸附的墨粉量，随潜像上电荷的多少而增减。于是，在“硒鼓”的表面显现出有深浅层次的墨粉图像。当复印纸与墨粉图像接触时，在电场力的作用下，吸附着墨粉的图像，好比用图章盖印一样，将墨粉转移到复印纸上，在复印纸上也形成了墨粉图像。再在定影器中经加热，墨粉中所含树脂融化，墨粉被牢固地粘结在纸上，图像和文字就在纸上复印出来了。 （4）清洁 静电复印机还有一个清洁的过程，即清洁感光体表面，利用刮板将残余在感光鼓上的墨粉去掉。 2、复印机的分类 复印机种类非常多，按照不同的标准可以将复印机分为不同的类型。比如，可以按照复印速度分为低速复印机，中速复印机和高速复印机；按照感光鼓的光导材料不同可以分为硒鼓复印机（例如理光复印机），硒合金复印机和硫化镉复印机；按照工作原理的不同可分为模拟复印机和数码复印机两种。 (二)复印机的操作及日常维护 1、静电复印机的操作步骤 （1）开机预热：按下电源开关，开始预热，面板上有指示灯显示并闪烁出现等待信号（主要是自检、定影器加热）；当预热信号消失或由红变绿时，表示机器预热完毕，可以进行复印。 （2）准备原稿：复印前应先将原稿上不清楚的字迹或线条描写清楚，然后进行复印；同时还要注意原稿的装订方式，张数和顺序。 （3）检查机器状况：应看一下控制面板上各项显示是否正常（一般检查复印机信号显示、纸盒位置显示、放大倍数显示、纸张尺寸和浓度调节等）。 （4）放置原稿：复印机型号很多，但总体来说，一般有两种方式放置，即依左边中心对称放置和依左下角为基准。放置原稿应尽量使之与稿台玻璃充分接触。开始复印时，应尽量使盖板盖严，否则会因为漏光在复印品上出现黑边，不但而浪费墨粉并且影响复印品。 （5）设定倍率：即选择复印纸尺寸，在使用复印机时应注意观察复印机操作面板上的信息，一般复印机可以将已经装入纸箱的复印纸的尺寸显示出来。 （6）设定复印份数：在这一步可以根据需要设置复印份数，具体设置方法可以根据景德镇陶瓷学院工商管理学院 办公自动化实验指导书 3 具体的复印机进行操作。 （7）调节复印浓度：该步可以根据原稿的色调浓淡来调节复印品的浓度。如果需要大量复印时，不妨多作几次测试，以便找出最佳的效果。 （9）开始复印：按下“启动”键，即可开始复印。 2、静电复印机的常见故障和简单维护 在使用复印机的过程中，复印机面板上的显示屏会实时地给出信息，以表明复印机正在进行的操作，当复印机出现故障时，也会给出相应的信息，以方便使用者可以采取相应的措施。复印机的常见故障信息有： （1）C1、C2、C3：卡纸； （2）E1、E3：纸张卡在机器内； （3）E5：前盖没有关闭 （4）E6：右盖开着； （5）J1墨粉不足； （6）J9：废粉过多； （7）U1~U8：机器有较严重的故障，需请维修人员。 在日常使用复印机的过程中，如果我们对复印机进行简单维护，不但可以使复印机更好的工作，而且可以延长复印机的使用寿命，我们能从下面几方面对复印机进行简单的维护。 （1）保持稿台玻璃清洁，不要划伤玻璃台面。 （2）复印机不能接受阳光直射，否则会使光材料和电子元件老化而失效。 （3）复印机周围应该留出足够的空间，以利于机器通风散热。 景德镇陶瓷学院工商管理学院 办公自动化实验指导书

4 二、传真机的原理及操作 （一）、传真机的原理 1、传真机的原理 传真机是通过电话线路将原稿发送到接收方的一种设备。传真机的发送和接收过程主要分为两个状态：一个是发送端，一个是接收端。第一种：在发送端 （1）(处于发信状态的)传真机，将原稿图像（或文件）经过逐行扫描，分解成许多微小的像素（基本单元）； （2）经过光电变换转换成相应的电信号，形成图像原始信号，对原始信号进行处理，变成图像数据； （3）用编码电路将图像数据进行压缩，这是由于图像的原始数据量很大，为了实现图像数据高速传输； （4）压缩后的数据经调制后转变为模拟信号发送到线路上。（是调制过程）

第二种：在接收端 （1）首先传真机进行文件接收；（获得模拟信号） （2）对接收的文件信号要进行解调和解码； （3）通过光电变换恢复图像信号； （4）对恢复的图像信号进行记录成为接收副本（即复印件）。 2、传真机的基本结构 （1）自动进稿部件：作用是传输原稿。使原稿沿扫描拾取部件经过； （2）扫描拾取部件：作用是将原稿图像被光学系统扫描并逐行的分解成像素，并经

原稿 微机处理 传输信号 扫描拾取 图像信号 处理 数据压 缩编码 调制 景德镇陶瓷学院工商管理学院 办公自动化实验指导书

5 光电变换成电信号； （3）图像信号处理电路：有两个作用：一是对图像原始信号进行处理；另一个作用是对原始信号进行编码，实际上是进行模/数变换，变成数字图像数据； （4）自动排纸部件：作用是传送记录纸； （5）记录头：是将电信号变成对原稿像素可视图像的器件； （6）记录控制电路：作用是从解码获得的图像数据，将每个图像数据分几段，分别送到记录头的相应记录单元中； （7）编码与解码电路：作用是将对图像数据进行压缩的编码电路和对图像数据进行恢复的解码电路； （8）主控制电路：作用是对整机进行指挥管理功能； （9）电机驱动电路：作用是自动进稿或自动排纸部件中的输纸结构，逐行完成输纸； （10）调制解调电路：有两个作用 调制：是使数字图像数据经过调制后转换成能在模拟电话电路上传输；（发送时） 解调：是使接收的模拟信号转换成数字图像信号；（在接收时） （11）网络控制元件：是用来解决传输线路在传真给予电话机之间交替、交换的问题； （12）操作与显示部件：作用是设置传真机的工作方式和工作状态，并通过显示器显示机器的当前状态； （13）电源供给控制电路：作用是为机器提供电路所需的电源，分为主、辅电源。 3、传真机的分类 目前市场上常见的传真机主要有两种：热敏纸型和普通纸型。热敏纸顾名思义就是在纸上涂有特殊感热材料，因受热而呈现字迹或影像的一种专用纸张。这种传真机的特点是价格低廉，节约成本，缺点是它所打印出的文件清晰度不高，而且不利于信息的长期保存，同时还会对环境造成一定的污染。另外一种就是普通纸传真机。随着人们对传真机的功能及性能要求的不断提高，更为高效实用的普通纸传真机逐渐替代了热敏传真机的位置。 （二）、传真机的操作及日常维护 1、准备工作： （1）连接传真机与电话线：如果没有连接或者连接不正确将不能正常收发传真，传真机的连接很容易，具体接法可参考下图。 注意：①电话线与传真机的“线路”，即“TEL.LINE”先连接； ②电话机与传真机的 “TEL.SET”连接。