环境记录保存期限一览表

参考材料之各类档案归档范围及保管期限

发表日期：2004年10月8日 出处：常州市武进区档案局 已经有6941位读者读过此文

电子档案归档范围及保管期限

一、武进区xx局电子档案是在数字及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理、并可在通信网络上传递的文件。

二、武进区xx局电子档案归档范围是在工作活动中形成的具有查考利用价值的各类电子文件及各种计算机应用系统形成的电子文件（包括相应的计算机系统软件、应用软件和数据文件）均应归档保存，具体范围参照武进区XX局纸质文件材料归档的有关规定执行。

三、电子档案保管期限定为永久保存。

会计档案归档范围及保管期限表

一、武进区xx局会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。

二、归档范围及保管期限表：

序号 档案名称类 保管期限 备注

一 凭证类 会

计 1、原始凭证 15年

2、记帐凭证 15年

3、汇总凭证 15年

二 帐簿类 会

计 1、现金日记帐 25年

2、银行日记帐 25年

3、总帐 15年

4、明细帐 15年

5、辅助帐 15年

6、固定资产卡片 资产报废后再保存5年 三 财报

告

务类 1、年度财务报告（决算） 永久

2、月、季度财务报告 5年

四 其他类 1、会计档案移交清册 15年

2、会计档案保管清册 永久

3、会计档案销毁清册 永久

4、银行对帐单、余额调节表等 5年

注：涉外、未了结债权、债务和基建方面的凭证、帐簿、报表保管期限为永久。

设备档案归档范围及保管期限

一、武进区xx局设备档案是指武进区xx局购置的金额在3000元(此金额根据各单位实际情况制定)以上的具有一定科技含量的耐用性设备仪器。其中包括办公性和运输性设备。每台设备实行一机一档管理。

表一 原辅料进货查验记录（1）

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序号 原辅料名称 规格 数量 生产日期

（批号） 保质期 供货商 进货

日期 采购人 验收人 名称 地址 联系电话

备注：1.记录要真实、完整、规范；2.供货商资质、产品合格证明（供货商不能提供的，须由企业进行检验）、进货票据等相关凭证另建册存档，与记录逐一对应；3.记录和凭证保存期限不得少于产品保质期满后六个月；没有明确保质期的，保存期限不得少于二年。

食品添加剂进货查验记录（2）

第 页

序号 食品添加剂名称 规格 数量 生产日期

（批号） 保质期 供货商 进货

日期 采购人 验收人 名称 地址 联系电话

备注：1.记录要真实、完整、规范；2.供货商资质、产品合格证明（供货商不能提供的，须由企业进行检验）、进货票据等相关凭证另建册存档，与记录逐一对应；3.记录和凭证保存期限不得少于产品保质期满后六个月；没有明确保质期的，保存期限不得少于二年。

食品相关产品进货查验记录（3）

第 页

序号 食品相关产品名称 规格 数量 生产日期

（批号） 保质期 供货商 进货

日期 采购人 验收人 名称 地址 联系电话

备注：1.记录要真实、完整、规范；2.供货商资质、产品合格证明（供货商不能提供的，须由企业进行检验）、进货票据等相关凭证另建册存档，与记录逐一对应；3.记录和凭证保存期限不得少于产品保质期满后六个月；没有明确保质期的，保存期限不得少于二年

表二 原料验收记录

( ）年（ ）月 编号：QR-016-A

进货日期 食品原料名称 生产日期/批号 保质期 规格 数量（kg

） 供货者名称

2008年10月1日发布 2008年10月1日实施

第1页 共6页 南通宝钢钢铁有限公司管理文件

文件编号： NBZ01005 第1版 签发:

记录管理程序

1 总则

1.1 记录是质量、环境、职业健康安全、计量检测管理体系(以下简称体系)的重要组成部分，是持续改进的基础，是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，也是衡量和反映体系管理水平的重要依据。为对记录进行有效管理，确保记录的完整、准确和查阅方便，特制定本控制程序。

1.2 记录的载体可以是纸质、电子媒体或其它介质。

1.3 本程序规定了记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制要求，适用于为证明产品符合要求和管理体系有效运行的记录。

1.4 术语和定义

本程序采用GB/T19000-2000、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001标准中的术语和定义。

2 管理职责分工

2.1 综合管理部运营改善室负责本记录程序制订、修订，协调解决相关问题。

2.2 各专业管理部门负责本专业管理范畴内记录表格的制定、修订的管理。

2.3 制造管理部负责编制公司质量管理体系、计量检测体系中的记录清单，并下发各体系覆盖部门。

2.4安全保卫部负责编制公司职业健康安全管理体系中的记录清单，并下发各体系覆盖部门。

2.5能源环保部负责编制公司环境管理体系中的记录清单，并下发各体系覆盖部门。

2.6 各部门负责编制本部门涉及到的记录清单。 内部资料注意保存

第 2 页 共 6 页 2.7记录人员应对其记录内容的准确性、完整性负责。

文件编号

版本号

生效日期

记录控制程序 页码 第 1 页 共 5页

一、目的

对记录进行有效控制，以提供符合质量、环境管理体系要求有效运行的证据。

二、适用范围

适用于本公司质量、环境管理体系的所有记录。

三、职责

3.1行政部负责对公司质量、环境记录表格编号，对表格电子档及打印的空白样版的使用、改版、增删、保管的归口管理。

3.2各部门负责本部门记录的编制、填写、传递、收集、归档、保管、储存，确保记录的可追溯。

四、内容

4.1记录表格的设计

4.1.1记录可以透过表格﹑报告﹑图表﹑U盘﹑光盘﹑照片的形式体现出来。4.1.2表格的设计要求格式清晰﹑项目明确﹑填写方便，能实现使用的目的。

4.1.3表格一般应包含公司Logo、表格名称﹑表格编号﹑版本、记录内容﹑记录日期、制作、核准等，表格设计时应尽可能全面，能反映质量、环境管理体系的运行情况和效果，能为质量、环境管理体系提供必要的信息和依据。

4.1.4表格的格式由各部门根据需求设计，部门编号、检查，行政部留一份空白表格存档。

4.2记录的填写

4.2.1记录填写字迹要清晰,内容要真实﹑准确﹑完整，能准确识别，不能随意更改、涂抹。如发现记录内容填写有误，应用划改的方式进行更正，并在更改位置附近签名，注上更正日期。

4.2.2应使用蓝色或黑色圆珠笔﹑水笔﹑碳素笔填写，不得使用铅笔﹑彩笔填写。

4.2.3记录必须有记录人签名，每份记录在实施人员更换或进行交接班时至少进行一次签名。

4.2.4各部门负责人对本部门的记录进行审核﹑监督﹑管理。

4.3记录的编号

行政部按《文件控制程序》中规定的记录表格编号方式进行编号。

4.4记录的归档和保存

4.4.1各部门应及时收集、汇总各类记录，保持顺序或日期、页码的连续，便于查阅。

4.4.2文件所用到的表单记录在保存期限内应妥善保管，若有缺失、损坏或变质应给予维护更新；

4.4.3各部门应根据记录数量的多少应定期对记录进行收集整理，在保存记录的明显位置记录名称部门和年份。当记录在使用场所已满或到了适当时机，应装订成册，并在封面或文件夹侧面清晰地标明记录名称、日期、部门等标识，然后做妥善保存。 文件编号