质 量 记 录 清 单 和 保 存 期 限

国企文件材料归档及保管期限的规定1 总则公司档案是公司生产经营活动中形成的一种真实历史记录，是信息流的组成部分，是信息工作的一项重要内容。

属于存储的固定信息范畴。

按照公司文件材料系统地收集归档，保证完整齐全，利于档案信息科学管理和开发利用的要求，特就公司文件材料的形成、积累、归档和保管过程作出规定。

2 文件材料归档要求与工作程序2.1 归档文件材料，应符合完整性、准确性、系统性的要求，必须经过系统的整理和编目，线条清晰，字迹清楚，纸质优良，签署完备。

2.2 为确保归档材料的完整和质量，在材料归档前，应填写“文件材料归档审核表”随同档案材料一起交档案部门。

2.3 文件材料归档时，档案管理人员应认真检查文件的质量，交接双方必须在移交清单上签字、盖章。

移交清单一式两份，一份存档案部门，一份留移交部门。

2.4 文件材料归档的质量保证措施2.4.1 产品试制、科研课题研究、基建工程或其他技术项目活动过程中的文件材料，平时应由项目负责人或责成专人组织积累、整理和归档。

项目周期短的应在完成、鉴定、验收后两个月内组织归档；项目周期长的，可分阶段归档。

凡是设备随机所附文件，应在开箱后立即归档，再提供利用。

关于上述项目以外须归档的文件材料，应由各职能部门责成专人组织平时积累、整理，在次年四月份前提交档案部门归档。

2.4.2 工作人员因公外出参观学习、考察和参加上级有关业务会议所得的具有查考利用价值的文件材料，须交总经理办公室按文书处理程序统一上呈、下达、归档。

2.4.3 负责组织新产品和科技成果鉴定、基建工程竣工验收、设备开箱验收的相关职能部门必须通知档案部门一起参加上述活动。

2.4.4 文件材料的形成、积累、组卷和归档工作，要列入各职能部门管理工作程序和有关人员的岗位责任制。

2.4.5 产品和基建工程创优、科研成果评奖，有关部门必须主动做好文件材料归档，并经档案室签署意见。

2.4.6 引进国外的科技资料，凡由国外直接寄来的，首先由档案室接收登记；凡是由出国人员带回来的，首先向档案部门移交，然后再复制供翻译和借阅利用。

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。

定期一般分为30年、10年。

第七条永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

医疗器械内审检查表XXX内部审核检查表KS/JL8.2.2-03受审核部门/场所过程要求4.2.3程序办公室部门负责人检查清单审核日期页码审核记录（不符合描述用N标记）体系文件管理有序，如：文件受控分发、收回、销毁等按规定实施。

外来文件收集到位，新法规能及时向公司各部门贯彻实施。

程序文件1．质量管理体系文件在发放前编制、审核、批准是否符合审批要求？2．是否对文件的评审、修改和更新有书面的规定？修改更新的文件是否要重新批准？3.能否提供一份受控的所有文件清单？5.作废文件的保存期限是否作了规定。

6.查作废文件记录和作废文件，是不是符合文件规定的要求。

7．受控文件是不是都加盖有红色“受控”印章？是不是有使用复印文件的现象？8．对文件领用部门和个人是不是要求其坚持清晰，不得随意涂划。

9．外来文件控制是否符合规定的要求。

程序文件1.请出示《质量记录清单》文件控制4.文件的发放是不是经过审批、文件是不是有发放号、文件领用是不是有记录。

质量记录清单及时更新，质量记录的保存期限与文件规定相符。

2.记录是不是有涂改和点窜现象，点窜是不是符合程序的要求。

4.2.43.质量记录的保存是否有适宜的贮存方法和贮存环境。

记录控制4．质量记录的检索是不是轻易？是不是编制了记录的检索目录？当有需要借阅或检索某些程序记录时，是不是在很短工夫内即可查到所需要的记录？5．质量记录的保存期限是否符合文件规定的要求？6.记录的销毁是否符合要求。

7.外来记录的控制是不是符合要求。

质量手册1．请谈谈公司的质量方针是什么？5.32．公司的质量目标是什么？能准确回答质量方针。

制定有质量目标，也进行了统计、分析。

质量方针3.是否建立了本部门的质量目标，目标是否可测量？如何评审质量目标是否达到要5.4.1求？质量目标露台县康生医疗器械内部审核检查表KS/JL8.2.2-03受考核部门/场所过程要求5.5.1限办公室部门负责人检查清单审核日期页码考核记录（不符合描述用N标记）制订有部门职责及部门负责人的岗位职责质量手册1．本部门共有多少人？如何分工？2．你部门在公司的质量管理体系中主要负责哪些过程的控制？4.查看组织机构图、部门职责要求、岗位人员任命等文件确认是不是符合要求。

工程监理档案资料管理办法1目的为使建设项目(工程)监理档案完整、准确、安全保管并有效利用，按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》( GB/T11822-2000) 、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》( DA/T28-2002) ，结合公司工程监理档案资料的实际情况，制定本办法。

2适用范围监理档案是指从工程中标后开始至监理工作结束全过程中形成的按规定应当归档保存的文件资料。

包括各种具有查证、参考和保存价值的各种形式的原始记录、文函、会议纪要、签证资料、材料和设备证明、图纸、声像材料等。

电网工程按照《国家电网公司三个标准化项目部》手册执行。

3职责公司的监理档案工作实行公司技术负责人负责制；运营管理处负责对档案资料形成过程进行指导；事业部负责对所属监理部档案资料收集整理情况进行监督检查。

各项目监理部的监理档案工作由总监负责，总监办公室具体管理，设专人专岗开展此项工作，各专业应积极配合并明确责任人；工程竣工后监理部负责资料的归档工作，并在竣工1个月内向公司档案室移交归档资料。

向建设单位移交归档资料的工作，具体要求按建设单位的规定执行。

4 资料保存、归档范围及保管期限规定《监理工程资料保存、归档范围及保管期限规定》的说明本规定是以华联监表(A B、C)为例进行编写的，因各事业部以及各工程的建设单位要求不同，执行的资料管理标准不一，但资料的大体内容相同，所以如不执行华联监表的工程，参照本规定要求执行。

本规定标题栏归档保存单位栏目中：监理部保存资料为施工过程中监理部保存的过程资料，公司档案室保存资料为工程竣工后移交公司档案室的工程档案。

建设单位保存资料为工程竣工后移交建设单位的档案，此栏目仅为参考，具体移交内容以建设单位要求为准。

需要移交电子文件的资料，资料的编审批页和盖章页需扫描成JPG各式图片文件。

电子文件夹名称以附件 1 中资料名称为准。

一个文件夹内含两类或多类文件时，文件夹内再分别按文件类别建立子文件夹。

档案的保管期限与保管期限的确定从档案保管角度讲，档案的保管期限就是档案的保存价值。

按照1987年国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，文书档案的保管期限分为永久、长期和短期3种。

永久为50年以上，长期为16~50年，短期为15年以下。

1、永久凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

主要包括：本机关召开的党、政重要会议的主要文件材料；本机关制发的方针政策的、法规性的和重要业务问题的文件材料；党、团、工会的工作报告、总结；反映本机关主要职能活动的年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、控制数字、统计报表；重要的专题报告和统计材料；机构演变、机关领导人任免的文件材料；省级以上劳动模范、先进工作者等的文件材料；重大问题处分材料；职工、党员名册；有关区域变化、土地边界的文件材料；有历史意义和长远利用价值的合同、协定、协议书；重大外事活动中形成的主要文件材料；省级以上领导人重要批示和有处理结果的人民来信来访的文件材料；上级机关颁发的属本机关主管业务并要贯彻执行的主要文件材料；上级机关视察及检查本地区、本机关形成的重要文件及音像材料。

2、长期凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料列为长期保管。

主要包括：本机关制发的一般业务问题的文件材料；各种普查工作形成的原始记录；半年的、季度的、一般专题的工作总结、报告、内部机构负责人的任免材料；地县级以下的劳动模范、先进工作者等的文件材料；干部职工的录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料；职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根；财产、物资、档案的交接凭证；与国内外有关单位签定的有较长时效性的合同、协议书、协定等文件材料；外事活动中形成的一般文件材料；有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的人民来信来访的文件材料；上下级机关送来的重要文件，如上级机关召开的重要会议的主要文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的一般文件材料，下级机关报送的年度和年度以上的总结、统计报表、重大问题的专题报告等。

文件材料归档范围及保管期限表一、党务工作1、公司党委年度工作计划、总结永久2、公司党委（扩大）会、党委民主生活会会议文件材料(1)决议、决定、记录、纪要、领导人重要讲话、讨论通过的文件材料永久（2）讨论未通过的文件材料短期3、公司党员大会、党员代表大会会议材料永久4、公司党委工作会议形成的文件材料长期5、上级党组织颁发的需要本企业贯彻执行的文件重要的长期一般的短期6、机要保密工作文件材料短期7、表彰先进组织、优秀党员（党务工作者）的通知、决定等长期8、来信来访处理的批复与请示重要的长期一般的短期二、组织工作1、公司有关组织工作的规定、通知等文件材料长期2、上级组织颁发的需公司执行的有关组织工作、党员干部工作规定、通知短期3、党群机构设置（人员编制）、启用印信等方面的决议、决定、通知等长期4、党员名册、党组织关系介绍信存根、党费收据存根永久5、党员、党组织统计报表永久6、党员入党、转正、延期、取消预备期、党籍、党龄等决议、决定等永久7、党内干部任免、考核、奖惩、选举等方面的决议、决定、通知永久三、纪检工作1、上级机关颁发的需要公司贯彻执行的有关纪检工作的规定、通知长期2、公司关于纪检工作向上级纪检部门的请示、报告和上级的指示、批复长期3、纪检工作会议记录永久4、对公司纪检案件的处理和处分主要的已结案的长期一般的未结案的短期5、对党员干部、党员违纪处理的报告及批复永久6、党风建设、党纪检查工作中形成的材料长期7、关于纪检工作中来信来访的处理材料长期四、宣传、统战工作1、上级机关颁发的需要公司贯彻执行的有关宣传、统战工作的决定、通知短期2、对党员党性、党风、党纪教育的有关宣传材料短期3、员工教育和精神文明建设、思想政治工作会议材料短期五、工会工作1、上级工会组织颁发的针对公司的决定、指示、规定等长期2、公司工会年度工作计划、总结、统计报表长期3、公司职工代表大会的文件永久4、工会机构设置、干部任免的决定、通知永久5、工会组织制度、工会干部管理、会员管理制度、条例、章程等长期6、工会会员代表大会及有关人员名单、会议记录、报告、决议长期7、表彰先进材料、劳动竞赛的考核内容标准、评比结果长期六、共青团工作方面1、公司团委年度工作计划、总结、统计报表长期2、公司团员代表大会的文件材料(请示、通知、名单、议程、开（闭）幕词、报告、选举结果、领导人讲话、纪要、记录、上级的批复等) 长期3、团委会、团委扩大会纪录、纪要、决议长期4、团员管理、奖惩材料、评比先进材料长期5、团员介绍信存根、上缴团费收据长期6、团员干部任免材料永久7、上级及公司团组织颁发的关于共青团工作的通知、规定、决定等短期七、协会、学会工作方面1、上级机关颁发的关于协会、学会的规定、办法、计划等短期2、机构、章程、会员管理短期八、行政事务方面1、上级机关（控投公司）颁发的需要本企业贯彻执行的文件材料重要的长期一般的短期2、董事会会议文件材料永久3、上级领导来公司视察、检查工作、现场办公的讲话、题词、照片、录像等重要文件材料永久4、公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报等长期5、公司关于行政事务的请示、报告及上级的批复长期6、公司企业文化建设文件材料长期7、公司年度工作计划、总结永久8、总经理办公会、公司办公会、重要专业会会议记录、纪要等长期9、反映公司重大活动的声像材料、大事记永久10、反映公司文秘、保密、无线电管理及其他事务性活动方面的文件长期11、公司处理人民来信、来访材料及人大、政协提案材料重要的有处理结果的长期一般的短期12、公司更改名、改变隶属关系、启用或作废印模等文件材料永久13、工商行政管理、法律事务等文件材料（含经济合同）长期14、企业整顿、改制、企业升级、达标、贯标等管理文件材料长期15、公司各部门签报单（有结果）短期九、武装保卫、治安消防1、上级机关颁发的需要贯彻执行的有关武装保卫工作的指示、通知等短期2、公司关于武装、保卫、民兵工作的决定、通知、制度等短期3、公司关于武装、保卫干部配备的决定、名单长期5、公司经济民警配备的计划、方案、措施、总结短期6、公司治安管理、消防工作形成文件材料短期十、监察工作方面1、上级机关颁发的需要贯彻执行的有关监察工作的决定、通知等长期2、公司关于监察工作的请示、报告及上级的批复等长期3、公司调查处理违纪案件材料（包括批准立案的报告意见、审查、结论和处理决定、结案报告及与本案有关的重要材料）十一、医疗卫生方面1、上级机关颁发的需要贯彻执行的有关医疗卫生、计划生育工作的规定、条例、办法、通知等长期2、公司关于医疗卫生、职工防治病工作的规定、办法短期十二、后勤福利方面1、公司后勤福利工作的通知、规定等长期2、生活管理（食堂、招待所、公寓管理）短期3、车辆、道路管理方面的文件材料短期4、绿化管理形成的文件材料长期十三、外事工作方面1、公司出国考察的活动安排、请示、报告、审批手续、考察报告等长期2、外事活动的通知、规定十四、经营计划、统计方面1、上级机关下达的经营计划、指示、批复长期2、公司全面预算、经营决策、方针及其依据材料长期3、公司发展战略规划、管理创新长期4、上级机关下达针对公司的及公司制定的各项技术经济指标长期5、公司技术经济指标完成情况分析长期6、年度统计报表及统计资料汇编（含固定资产报表）永久十五、物资管理方面1、年度物资、原材料供应计划、总结、统计报表长期2、主要物资供应文件（招标、投标、合同、协议）长期3、物资采购办法、运输办法短期4、仓储物资管理措施、规定、制度短期5、年度物资节约情况，清仓挖潜情况报告、报表、总结长期十六、电力销售1、电力销售的合同、协议长期2、电力销售、竞价上网管理的规定、通知短期十七、基建工程管理方面1、工程勘测设计管理（资格认证、设计招标、投标等）长期2、基建工程管理的规定、办法（征、租土地、建筑市场管理）等重要的长期一般的短期3、工程项目管理等文件材料长期4、工程概算定额管理规定及外包管理长期5、企业定额（含预算、资金、消耗、工具定额）长期十八、生产技术管理方面1、设备技术管理的通知、规定、办法（设备可靠性、设备评级与可调出力、设备异动、完善化备品定额管理、固定资产管理等）长期2、生产技术管理的通知、规定、办法等长期3、检修工作的规划、计划、总结短期4、技术改进措施、调度、运行方式、电网、电压、负荷管理等规定办法、制度、通知、通报长期5、金属、化学、热控、电测、继保、电能质量、环保、节能等九项技术监督和网络活动的规定、办法、通知、计划、总结等长期6、上级关于能源定额消耗、节能管理的指示、规定通知长期7、公司关于能源定额标准、节能奖惩材料长期8、燃料管理（铁路专用线管理）长期十九、安全、环保方面1、安全技术、劳动保护工作规划、计划、总结长期2、年度安全技术计划、总结长期3、安全技术措施、方案短期4、安全检查、整改措施执行情况材料短期5、安全教育方面的材料短期6、公司重大设备事故、人身伤亡事故的请示、报告批复及调查分析材料永久7、设备、交通等非生产事故及障碍、未遂事故长期8、特殊工种考核通知、规定、办法长期9、环境保护的通知、规定、办法长期10、环保调查、污染治理短期11、粉煤灰综合利用等材料二十、科技管理方面1、技术革新、技术改造的有关制度、方案、措施长期2、合理化建议的材料长期二十一、质量管理方面1、质量管理的规划、计划、措施、总结、通知等短期2、全面质量管理办法、规定、培训、考试、检查短期3、质量管理体系认证的文件材料短期4、工程质量监督办法、规定、通知、考核短期5、工程创优材料短期二十二、标准计量工作方面1、上级机关颁发需要公司贯彻执行的有关标准计量工作的通知、批示、规定、规程、制度条例、办法等2、公司关于标准计量工作的规定、办法等长期3、公司技术标准永久4、公司各项管理工作标准永久二十三、信息工作方面1、上级机关颁发需要公司贯彻执行的有关信息工作、档案情报、图书资料、计算机管理、通讯管理的规定、标准、通知等长期2、公司关于档案资料、图书、计算机管理、通讯管理的规定、标准等长期3、MIS系统资料长期二十四、财务管理方面1、上级机关及公司关于财务管理的制度、规定、办法、通知等各种文件材料长期2、流动资金核定、结算，燃料、材料核算长期3、固定资产的新增、报废、调拨、清产核资、设备保险等材料长期4、专项资金的提取、分配通知、请示、批复长期5、生产财务和成本、财务收支计划、经济分析、利润、年度财务决算等永久6、基建财务管理的规定、办法、意见等长期7、上级和公司颁发的关于财政、税收等的规定、办法、请示、批复长期8、价格管理的规定、意见、通知短期9、公司发行债券、借贷、投资管理的文件长期10、各项费用开支及收费标准的规定、意见、办法、通知长期二十五、会计账务方面1、会计凭证类（1）原始凭证长期（2）记账凭证短期（3）汇总凭证短期2、会计账簿类（1）总账（包括日记总账）短期（2）明细账短期（3）日记账（现金和银行日记账保管长期）短期（4）辅助账簿短期3、财务报表（1）月、季度财务报表（包括文字分析）短期（2）年度财务报表、决算（包括文字分析）永久4、其它类（1）会计移交清册短期（2）会计档案销毁清册永久二十六、审计工作方面1、上级机关和公司颁发的关于审计工作的通知、规定（含专项审计）长期2、经审计机关批准的审计任务书、审计通知书永久3、审计机关的审计结论和处理决定永久4、审计调查报告及有关材料长期二十七、机构、编制方面1、公司关于机构设置、定岗定员问题的文件材料长期2、公司各种行政临时机构短期二十八、人力资源管理方面1、上级机关和公司颁发的关于人事、劳动管理的规定、办法、通知等长期2、员工调进、调出、大中专毕业生分配的介绍信及存根长期3、劳动定额、员工录用、合同工、临时工的安排、解除劳动合同、退休、抚恤、死亡请示、报告、批复、合同、协议4、员工考察、审查材料永久5、公司岗位责任制的材料长期6、员工奖惩材料永久7、员工任免文件材料（1）上级机关（董事会）对公司领导人任免的文件材料永久（2）公司对各职能部室负责人、重要岗位人员任免文件长期8、员工退休、退职及其待遇规定、通知、审批材料长期9、劳动保险、劳动保护、福利等文件材料长期10、各类专业职称评定请示、批复、通知永久11、关于职称评定工作的规定、办法、通知短期二十九、薪酬管理方面1、劳动工资计划、总结、会议纪要等2、公司员工晋资、晋级、岗位工资改革的方案永久3、各种奖金、津贴发放的规定长期三十、教育培训方面1、上级机关颁发的需要贯彻执行的有关教育工作的规定、办法、通知长期2、公司关于员工教育、职业生涯设计的规定、办法、通知等长期3、员工教育年度工作计划、总结、统计报表长期4、教育、培训经费规定、办法、通知长期三十一、电力生产方面1、规程、规范、（运行规程、检修规程、公司技术标准、条例）短期2、运行系统图短期3、值长运行日志短期4、集控、燃运领班、化运领班运行日志短期5、各专业运行日报表短期三十二、基本建设方面1、工程前期文件（1）项目建议书及批复永久（2）可行性研究永久（3）项目评估永久（4）环境预测、调查报告永久2、设计基础材料（1）地质材料、地形材料永久（2）水文、水质、水源、气象、地震材料永久（3）燃料分析报告永久3、设计文件（1）初步设计、扩初设计（包括概算）永久（2）施工图设计（包括预算）短期4、工程管理性文件（1）征租地文件（红线图、合同、赔偿协议、合同、五通一平等）永久（2）合同、协议（与工程参建单位的合同、协议）永久（3）招标、投标文件长期（4）施工执照短期（5）环保三同时、消防、卫生（包括水、气、电等协议、文件）永久（6）工程的费用、物资管理短期（7）与工程各参建单位的来往文件短期（8）工程会议文件材料短期（9）涉外文件材料短期（10）工程统计报表短期5、土建、水工施工方件（1）开工报告、工程技术要求（技术要求、图纸会审）短期（2）放工组织设计（方案、计划、措施）长期（3）原材料证书（出厂证明、试验报告）长期（4）设计变更、材料代用审批永久（5）施工记录施工测量、勘测、土岩试验报告长期（6）验收记录（隐蔽工程与一般工程验收）基础处理永久（7）观察记录（沉陷、变形观察记录）永久（8）事故处理报告永久（9）竣工验收（竣工报告、验收报告）永久（10）总结性文件（工程总结、技术总结）永久6、燃、机、炉、化、设备及管线安装施工文件（1）开工报告、工程技术要求（技术要求、图纸会审）短期（2）施工组织设计（文案、计划、措施）长期（3）出厂证书（材料出厂证书）短期（4）设计变更、工程变更、设备代用（设计变更单、工程联系单）长期（5）焊接施工记录（焊接记录、试验报告）长期（6）设备管线施工安装记录永久（7）设备调试记录短期（8）事故处理报告长期（9）验收记录（隐蔽工程及一般工程验收记录）长期（10）工程总结、技术总结长期7、电气、热工控制安装施工文件（1）开工报告、工程技术要求（技术交底、图纸会审）短（2）施工组织设计（方案、计划、措施）长期（3）出厂证书（材料出厂证书）短期（4）设计变更、工程变更、设备代用(设计变更单、工程联系单) 长期（5）施工、安装记录、调试整定记录长期（6）性能测试、操作联动试验短期（7）事故处理报告长期（8）验收记录、质量评定、竣工报告、竣工验收报告长期8、竣工文件（1）工程竣工验收（工程总验收、证书）永久（2）全部竣工图永久（3）工程遗留问题、工程现场声像材料永久（4）竣工验收会议文件（交接证书）（5）工程总决算永久9、试生产阶段（1）启动试运行文件材料（启动委员会名单、文件、会议纪要）长期（2）操作规程、事故处理规程短期（3）试运行记录短期（4）技术培训教材短期三十三、设备仪器方面1、出厂说明及技术文件(包括厂家提供的说明书、安装、维护、使用说明书、出厂试验报告) 长期2、设备图纸、计算书(厂家的设备图纸、产品计算书和进行设备改进图纸、计算书) 长期3、设备材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单短期4、设备、材料出厂合格证件5、设备安装调试、测定数据、性能鉴定长期6、试验报告（包括各专业设备的常规试验）长期7、检修记录(包括检修计划、措施、总结报告、工序工艺卡、技术监督、检修招投标文件等) 长期。

物业管理有限公司各类档案归档范围及保管期限为保证企业各门类档案的齐全、完整、系统，符合质量标准，实现对本企业档案集中统一管理的要求，特制定各类档案归档制度。

文书档案归档范围一、归档要求1、凡反映企业各项工作活动，具有查考利用价值的文件及资料，均应按要求归档。

2、归档的文件材料必须齐全完整，符合公文格式，统一采用国际通用标准A4纸，所反映的问题真实可靠，各种统计数字准确无误。

3、归档的文件材料书写色素要用碳素墨水、兰黑墨水或计算机打印，不得使用纯兰、圆珠笔或铅笔，也不得使用复印件。

4、需长期保存的档案材料，必须采用优质纸张，正件与附件、正本与原稿、转发件与原件请示与批复件一并立卷保存。

5、归档的文件材料要保持一定的特征，符合其自然形成规律、历史联系。

6、各部门移交文件材料要填写材料移交登记，交接材料时，双方根据移交清册核对，并履行签字。

7、对不能按期归档的各部门，每月扣发部门负责人奖金，直至按要求归档为止。

二、归档时间各科室本年度形成的文件材料要于次年3月份之前送交档案室，送交的归档文件材料要齐全、完整，由档案室统一整理归档。

三、归档范围及保管期限㈠党务、团、工会工作类1、党、团支部工作计划、总结，党、团支部大会、专题会议的会议记录等材料………………………………………………永久2、党团员年度统计报表、党员名册……………………永久3、党团员关系介绍信……………………………………长期4、上级机关颁发的决定、指示、通知等文件…………长期5、组织发展工作形成的各种重要材料…………………长期6、查处违法党团员的有关材料及处理决定……………永久7、上级纪律检查机关对本公司的批复批示和需要执行的文件………………………………………………………………永久8、工会开展各项活动的工作计划、总结材料…………长期9、上级机关颁发的需要执行的重要文件材料…………长期10、对违反有关计划生育工作规定的人员处理意见及结果…………………………………………………………………长期11、计划生育年报表……………………………………长期㈡劳资人事1、干部、职工劳动工资年度统计表、职工名册…………永久2、干部、职工录用转正、调资、定级、评定职称、退休、抚恤等材料……………………………………………………………长期3、上级任免本公司干部或本公司任免领导干部的通知…………………………………………………………………永久4、调资的名单及调资后的工资统计审批表………………长期5、本公司职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根…………………………………………………………………长期6、本公司对有关人员的处分材料…………………………永久7、职工年工伤事故统计表及锅炉年度检查事故情况………………………………………………………………长期8、职工业务技术培训材料………………………………㈢行政类1、公司年度工作计划、总结材料…………………………永久2、公司董事会、股东大会、经理办公会会议记录、各部门主管领导会议记录，带有政策性会议、企业重大决策性、时势性会议记录…………………………………………………………………永久3、本公司召开的专题会议形成的通知、报告、重要讲话…………………………………………………………………永久4、本公司的长远规则、组织沿革、大事记………………永久5、本公司先进集体、个人、文件材料……………………永久6、公司机构设置、人员编制、名称更改、启用印鉴文件材料…………………………………………………………………永久7、调查、经验总结材料……………………………………永久8、本公司的请示与上级机关的批复………………………永久9、本公司征用土地与上级机关批准文件材料……………长期10、本公司制定的规定、决定、办法材料………………长期11、公司简报、信息…………………………………………短期12、上级机关转办的与本公司有关的人民代表政协委员提案和办理结论材料……………………………………………………长期13、本公司处理人民来信来访文件材料…………………长期14、本公司接待市级以上领导同志形成的文件材料…………………………………………………………………长期15、本公司出国考查、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料及本公司参加本市和外省市活动形成的文件材料…………………………………………………………………重大活动的主要文件材料…………………………………永久一般活动的审批手续、考查报告…………………………长期㈣经营管理类1、本公司与有关单位签定的合同、协定、协议书等材料…………………………………………………………………永久2、本公司汇总的、年度、专题的销售统计报表及各类经济指标报表………………………………………………………………永久3、本公司在业务工作中的请示、报告…………………长期4、直属上级机关颁发属于本公司主管业务并要执行的一般文件…………………………………………………………………长期5、其它有关的需要保存的数字及有关资料………………短期㈤产品技术类：1、调查研究、方案评选和前期开发形成的材料…………长期2、产品设计、工艺流程、包装的图样和技术文件、原材料检验等材料……………………………………………………………永久3、产品鉴定、评价等文件材料……………………………永久4、产品使用说明书、产品合格证、注册商标等文件材料…………………………………………………………………永久5、生产许可证，产品包装，产品装箱单…………………永久6、用户、市场反馈材料……………………………………长期7、优质产品必备的文件材料…………………………永久可长期㈥科研类科研项目的立项、试验、总结鉴定、成果投资、推广应用等………………………………………………………………项目研究和管理过程中形成的材料………………………永久㈦劳动安全保卫工作中形成的文件材料…………重要的长期，一般的短期会计档案管理范围一、归档要求：1、企业的会计档案应由财务部门的会计按照归档要求负责整理立卷或装订成册，按规定将应归档的会计档案向公司档案部门归档。

1 目的对质量记录的填写、标识、贮存、检索、保护、保存期限和处置进行控制，以提供产品、过程符合要求及管理体系有效运行的证据，同时也为产品的可追溯性及保持和持续改进管理体系提供信息，特制订本管理规定。

2 范围本规定适用于管理体系运行中形成的各种质量记录。

3 职责3.1质检部是质量记录（包括质量记录清单）的归口管理部门，负责公司质量管理体系策划、运行所需求的记录，如管理评审、内部审核、有关数据分析及纠正和预防措施等有关记录。

负责产品实现过程、监视和测量、质量管理等有关记录，如外来材料及部件检查记录、不合格项报告及产品合格证等，负责以上记录的收集、整理、保存和向行政人力资源部归档。

3.2 职能部门质量记录样表由各部门组织编制，质检部审核，总工程师批准。

3.3 职能部门负责本部门范围内的专业性记录的填写、保管、整理和向行政人力资源部归档。

3.4质量记录的填写人对所填写记录的真实、准确、清晰和完整性负责。

4 定义4.1 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

4.2使用寿命：产品在规定的条件下，从规定时刻开始，到故障间隔变得不可接受或产品的故障被认为不可修理时为止的期限。

5 工作程序5.1填写要求5.1.1 质量记录要及时填写，字迹工整、清晰，内容真实、准确、全面。

5.1.2 所有质量记录都应注明日期并有责任人员签字或盖章方可生效、存档。

5.1.3 质量记录不得随意更改，因笔误确需要更改时，应采取杠改的方式，并在更改处签名或盖章，记录更改必须是相关记录人员，其他人员无权更改。

5.1.4质量记录必须使用钢笔、碳素笔书写，不准用圆珠笔、铅笔等书写。

5.1.5网络记录的填写和确认5.1.5.1网络记录的填写必须要准确、内容真实有效。

5.1.5.2网络记录需要传递时，填写部门应与接收部门确认，如果未收到记录应立即重新发送。

5.1.5.3用于指导工作的网络记录在发布前，填写部门对其修改权限进行限定，确保其他部门无法对其进行修改。

建设工程文件归档整理标准?GB/T50328-2001〔建设工程文件归档范围和保管期限表目录〕一、工程准备阶段文件1.立项文件2.建设用地、征地、拆迁文件3.勘察、测绘、设计文件4.招投标文件5.开工审批文件6.财务文件7.建设、施工、监理机构及负责人二、监理文件1.监理规划2.监理月报中的有关质量问题3.监理会议记要中的有关质量问题4.进度控制5.质量控制6.造价控制7.分包资质8.监理通知9.合同与其他事项管理10.监理工作总结三、施工文件1.建设安装工程1) 土建〔建造与结构〕工程2) 电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建造智能化、电梯工程3) 室外工程2. 市政根抵设施工程1) 施工技术准备2) 施工现场准备3) 设计变更、洽商记录4) 原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告5) 施工试验记录6) 施工记录7) 预检记录8) 隐蔽工程检查〔验收〕记录9) 工程质量检查评定记录10) 功能性试验记录11) 质量事故及处理记录12) 竣工测量资料四、竣工图1.建造安装工程竣工图1) 综合竣工图2) 专业竣工图2. 市政根抵设施工程竣工图五、竣工验收文件1. 工程竣工总结2. 竣工验收记录1) 建造安装工程2) 市政根抵设施工程3. 财务文件4. 声像、缩微、电子档案附录A建设工程文件归档范围和保管期限表序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城 建档案馆工程准备阶段文件一立项文件1工程建议书永久√2工程建议书审批意见及前期工作通知书永久√3可行性研究报告及附件永久√4可行性研究报告审批意见永久√5关于立项有关的会议记要、领导讲话永久√6专家建议文件永久√7调查资料及工程评估研究材料长期√二建设用地、征地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书永久√2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久√3拆迁安置意见、协议、方案等长期√4建设用地规划许可证及其附件永久√5划拨建设用地文件永久√6国有土地使用证永久√三勘察、测绘、设计文件1工程地质勘察报告永久永久√2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查 永久永久√3建设用地钉桩通知单〔书〕永久√4地形测量和拔地测量成果报告永久永久√5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久长期√6初步设计图纸和说明长期长期7技术设计图纸和说明长期长期8审定设计方案通知书及审查意见长期长期√9有关行政主管部门〔人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等〕批准文永久√单位单位单位单位档案馆件或者取得的有关协议。