档案管理培训讲义

第五节卷内文件目录、案卷目录与档号
一、卷内文件目录
1．卷内文件排列
时间、重要程度、作者、问题、地区、文件名称
2．卷内目录及备考表
二、案卷目录
案卷目录就是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序排列的一览表。

三、档号
长期以来，我国许多档案馆不编档号，或档号残缺不全，从而影响了档案的查找利用。

全宗号、目录号、案卷号、页号（件号）
1．全宗号
序时流水编号法按进馆档案的先后顺序编号
系统编号法如党群、政法、工交、农林、财贸按立档单位重要程度编号
系统流水编号法G002．J011．A024．X136
2．目录号
3．案卷号
4．件号或页号。

第四节档案与相关事物的比较一、档案与图书的比较1．不同方面（1）档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书是作者为了某种目的，有意识地撰写的。

（2）数量不同。

档案往往是原稿原件，一般只保存几件或一件（孤本），失而不可复得，同一种图书往往印刷成千上万册。

（3）作用不同。

档案是历史的原始记录（并非全是真实记录），绝大多数档案具有信证作用，同时在社会生活各个方面都产生重要作用，图书一般没有法律信证作用，在许多方面不如档案作用重要，图书的作用是传播知识。

（4）保密性不同。

少部分档案含有一定的机密，不能向社会随意开放（但并不排斥向某些人开放）；图书基本上是公开发行，不需要保密。

（但并不排斥有些“内部交流”之类）。

（5）形式不同。

档案以单份和卷宗的形式为主，并且手写体较多，而图书主要是一本本装订完好的，印刷体占绝大多数。

2．相似之处（1）两者目前都以文字记录为主（2）都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息资源的范畴。

（3）在一定条件下，两者可以互相转化，互相弥补。

（如利用一些档案资料写成图书，由于种种原因，原档案不见了，就可用所写的图书代为档案）。

二、档案与情报的比较1．情报的本质属性是：（1）情报的根本属性之一是知识。

（2）有一定利用价值的知识才具有情报价值。

（3）情报是知识运动的过程之一，即情报是传递着的知识。

2．两者的比较情报比档案的内涵丰富，涉及的范围更广；另一方面，它始终处于传递过程，是一种无形的东西，它的外在形式有图书、资料、档案等多种文献。

三、档案与文物的比较文物是留存下来的具有历史、艺术、科学价值的遗物。

大多数文物和档案属于两种不同的事物，如古文化遗址、建筑、工艺品、墓葬、图书资料等，都是文物。

有部分文物是重要的历史档案，如历代手稿，部分石刻、简牍、甲骨文、契约、古代书信等，这些事物就具有双重性，部分文物和档案具有交叉性。

这些东西，明清以前的一般都保存在文博部门四、档案和文献的比较文献的范围相当广，人类历史留下的图书、档案、资料等都称为文献，档案是文献其中一部分或一种文献，因此说“档案文献”是可以的。

{档案管理制度}火电建设项目文件收集及档案整理规范讲义概 述 标准主要章节的解读 标准实施指南目 录 Content123第一部分 概 述一、标准编写的社会背景•电力工业的发展• 标准化工作的发展• 档案工作发展的必然第一部分 概 述二、标准及标准化的概念GB/T 20000.1-2002《标准化工作指南 第1部分:标准化和相关活动的通用词汇》对标准定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种规范性文件。

标准宜以科学、技术和经验的综合成果为基础，以促进最佳的共同利益为目的。

第一部分 概 述二、标准及标准化的概念GB/T 20000.1-2002《标准化工作指南 第1部分:标准化和相关活动的通用词汇》对标准化定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用的条款的活动。

标准化包括标准的制定、发布及实施。

第一部分 概 述二、标准及标准化的概念GB/T 20000.1-2002《标准化工作指南 第1部分:标准化和相关活动的通用词汇》对标准化定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用的条款的活动。

标准化包括标准的制定、发布及实施。

第一部分 概 述三、指导思想和基本原则制定标准的指导思想：标准的制定要切合实际有操作性，能对项目档案工作具有实际的指导意义，解决“五归三要”问题。

1.五归：“归什么、谁来归、怎么归、归哪里、及时归”2.三要：“要有的该有、要能快速查找、要符合要求”。

第一部分 概 述三、指导思想和基本原则标准编写的基本原则：具有前瞻性、先进性、可操作性，能覆盖档案管理的全过程。

1）服从国标，满足电力建设的需求。

2）突出全过程管理，强调全面性和完整性。

3）强调可利用性，去粗取精，摒弃形式主义。

4）注重可操作性，简明、简化、实用。

5）管理责任明确，界面清晰。

6）格式单元化，一事一办。

7）归档范围（内容）双向量化。

基本建设档案管理中铁十九局集团有限公司档案室根据股份公司《档案管理办法》（中铁建办[2004]181号）及集团公司《中铁十九局集团有限公司档案管理实施办法》（公司办[2005]204号文件的规定。

结合集团公司所属单位、项目部目前所承揽的路内、路外工程的特点，拟写了这份讲义。

基本建设档案（以下简称基建档案）是指在整个工程建设过程中直接形成的，如实反映施工过程和建设项目实际状况的，具有保存利用价值的各种文件材料、图纸、录音、录像等。

基建档案包括的范围：①铁路建设项目（国家铁路、地方铁路、企业合资铁路、专用铁路）。

②路外建设项目（工业与民用建筑、公路、机场、码头、水利电力等）。

应当归档保存的各种文件材料、图表、图纸、计算数据、声像等多种载体的形式，记录了基建工程施工过程中各种建筑物、构筑物、隐蔽工程状况和设备运转状态及各种材质性能状况等工程情况。

一、基建档案的作用基建档案是基建工程交付使用的必备条件；是设备改建、扩建的主要依据和凭证；是设备养护、维修的依据；是施工单位不断总结经验提高施工技术管理水平的重要参考资料。

完整准确的竣工文件对促进施工生产，科学研究、提高经济效益、节省投资以及投（招）标工作都起着十分重要的作用。

国家一再强调：基建工程竣工后，必须要有完整、准确的竣工文件。

否则，工程不能验收移交。

国家档案局和原国家计委在1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》的通知中第十二条指出：施工单位不能按时移交合格的竣工文件，不算完成施工任务，基建工程不能验收移交，并应承担责任；没有良好的、规范的竣工文件，工程不能参评优质工程；财务不能做竣工决算。

这些规定，体现了竣工文件在基建工程建设中的重要地位和作用。

1、基建档案是基建工程交付使用的必备条件。

为什么工程竣工后一定要编制竣工文件呢？因为，竣工文件记述和反映了整个工程的情况，如工程的地理位置、工程规模，形状尺寸、数量、施工质量、材料性能及设备状况等，这些情况在工程竣工验收交接时，有的可以看到或者用仪器测量得到，但对工程的隐蔽部分，各种地下管线的埋设，已形成工程实体内在质量是否达到设计要求等，既看不到也分辨不清，只有用图纸和各种检查证、质量合格证、测试记录、试验报告等才能说清楚，没有记载这些内容的竣工文件，验收就没有依据和凭证，所以说，它是竣工验收的必备条件。

第九章档案统计工作第一节档案统计工作概述一、档案统计工作的内容和任务1．档案统计，就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。

内容很多。

包括档案的基本登记和综合统计两部分。

从统计的对象来看，分为两方面：（1）对档案实体及其管理状况的统计；（2）对档案事业的组织与管理状况的统计；目前，我国档案工作的基本情况统计，分为四个层次：其一，全国档案工作基本情况统计；其二，专业系统档案工作情况统计；其三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计；其四，档案馆、档案室档案工作情况统计。

2．任务是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析，提供统计资料，实行统计监督。

二、档案统计工作的意义、要求和步骤1．意义（1）是认识档案工作的一种重要手段；（2）可以把定性分析和定量分析结合起来；（3）是档案事业建设的一项重要的基础工作；（4）可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供提供依据。

2．要求（1）准确性、客观性、科学性（2）遵循全国统计工作现代化的要求，须达到：统计指标体系完整化，统计分类标准化，统计调查工作科学化，统计基础工作规范化，统计计算和数据传输技术现代化，统计服务优质化。

3．步骤包括（1）统计调查（2）统计整理（3）统计分析三、档案统计调查1．统计表报2．专门调查四、档案统计资料的整理统计分组：简单分组和复杂分组五、统计表六、综合指标1．绝对数2．相对数第二节档案的登记一、档案数量和状况登记（一）案卷目录与卷内文件目录（二）档案收进登记簿这是专门记录档案进入档案机构情况的一种登记形式。

主要应用于档案馆和规模较大的档案室。

其具体形式一般为簿册式。

其基本登记进以档案进入档案机构的次数为单位进行登记，即每收进一次档案，无论其数量及全宗所属情况如何，都要在收进登记簿上登记为一个条目。

（三）全宗名册档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室，对其所管全宗进行逐个登记的一种形式。

SD2000档案管理系统培训讲义1、重要概念：自动组卷：自动组卷是指不需要手工输入档号、案卷号、页号、文件顺序号和归档时间，而这些字段可以在自动组卷的时候自动生成。

自动组卷的依据是用户设置的组卷参数和档号格式。

手工组卷：手工组卷是指档案已经组好卷，已经有了档号、案卷号、页号和文件顺序号，在输入时这些项目都需要手工输入。

传统组卷：传统组卷是指档号和案卷号按全宗号，组卷年度，实体分类和保管期限排序。

如：档号C01-1998-01-Y-001-001，分别代表全宗号-组卷年度-实体分类-保管期限-案卷号-卷内文件顺序号。

去掉档号的最后一段，即案卷号。

简化组卷：简化组卷是指档号按全宗号，组卷年度，保管期限，件号组卷，而不考虑档案的分类和案卷号。

如：档案C01-1998-Y-001。

一级分类、二级分类和三级分类：分类号长度分别是2位、4位和6位，下级分类的前面必然包括其上级分类的分类号。

例如，党群管理01，人事安排0102，干部任免010201。

档号、案卷号推荐使用下列基本格式：①传统组卷档号： C01-1999-01-Y-001-001②简化组卷档号：C01-1999-Y-001(不再需要案卷著录)③文书档案案卷号：C01-1999-01-Y-001④会计档案案卷号：C01-D2.1.1-0012、系统定义：用户定义：在系统管理的用户组界面中，可以增加用户组和用户。

用户组是指具有相同权限的一组用户，用户是指具有独立标志和密码的个别用户。

在定义了自己的用户标识和密码以后，可以不再使用系统默认的用户Sinfarch。

实体分类定义：在正式进行文件著录和案卷著录以前，应该把本单位的分类大纲录入电脑。

系统在初始化时已经定义了若干分类。

用户可以进行增加、修改和删除。

著录格式定义：著录格式主要包括组卷参数和档号格式，按不同的一级分类分别进行定义。

在对文件进行自动组卷的时候，系统会根据定义的格式自动生成案卷号和档号。

如果对某一类文件只使用手工组卷，则可以不定义该分类的著录格式。

工程档案管理讲义杨艳主编2011年3月目录一、工程项目档案基本知识二、科技档案工作基本技能与方法三、关于实行集中统一管理和有关部门档案立卷归档问题四、如何建立和认识档案工作。

五、档案部门有效实施自已的工作职能六、如何指导业务部门、项目负责人等做好文件材料的立卷归档工作。

七、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理。

一、工程档案工作基本知识1、什么是工程档案？工程档案是指从工程项目提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备、监理以及工程管理过程中形成的应当归档保存的全部文字材料及其图纸的总和。

2、为什么要建立工程档案工作？工程档案工作是基本建设项目管理工作的重要组成部分，建立与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作的需要，也是国家和水利部的共同要求，工程档案工作达不到规定要求的建设项目不能进行竣工验收；对历史负责，为后人着想，将项目建设的过程真实地记录并保存下来，为日后查考及其他利用工作，提供一份翔实可靠的文件材料，客观也需要建立工程档案工作。

3、怎样建立工程档案工作？首先，建设项目的领导要对工程档案工作给予足够的重视，落实领导责任制，明确分管档案工作的领导和专兼职档案工作人员；其次，根据国家有关档案管理工作的规章制度，建立健全本单位的工程档案管理工作制度；第三，将工程档案工作按要求，纳入相关的管理工作程序和有关人员的职责范围；第四、档案部门或档案人员要认真履行职责，加强对文件材料的形成、积累、整理工作进行监督、指导与检查。

4、工程档案管理制度应包括那些内容？工程档案管理制度应该明确包括以下内容：4.1 工程档案工作的性质、任务及其管理体制；4.2 工程档案的作用及其与工程建设项目之间的关系；4.3 工程档案资料的形成与整理主体；4.4 工程档案的具体内容及各类档案材料的保管期限表；4.5 工程档案资料的整理标准及归档份数与时限。

另外，为进一步加强档案的管理工作，各单位在建立档案管理制度的同时，还应建立档案的保管、保护与借阅等制度，以确保档案资料的安全和有效利用（包括档案制成材料与内容的安全）。

城乡居民健康档案管理服务规范讲义•一、健康档案管理2011版规范对健康档案的样式作出了变动，相对农村来说变动的不大，只是增加了部分内容；相对城市来说变动的较大，取消了城市的以家庭为单位的档案模式，变为以个人为单位的档案模式，体现了人性化的管理要求。

具体要求就是已经建立好的档案就不要求更换为新的档案样式，但城市社区的原有档案中无身份证号码信息，需要进行信息补充。

•二、健康档案的考核1、档案合格率和使用率要求就是不能有空项，特别是必填项，在录入电子档案时有提示。

一个正常人的合格健康档案包含个人基本信息表、健康体检表，如果有接诊记录更好（使用率）；一个重点人群的合格健康档案需增加健康管理记录。

合格率要求达到95%，档案使用率不低于30%。

2、档案建档率2012年的建档率要求达到95%，电子档案要与纸质档案同步更新。

城乡居民健康档案管理服务规范•三、考核的方法需被检查单位现场提供健康档案目录。

如果不能当场提供纸质的档案目录，本项考核视为0分。

在我们之前的检查中出现过我们要求提供档案目录的时候，告诉我都在电脑里。

对于检查来说，档案管理的要求是纸质目录是必须要有的的。

如果大家对健康档案怎么管理不清楚，可以参照病历管理的要求。

根据被考核单位提供档案目录，随机抽取10份档案，根据在规定的时间内提交抽取档案数量的多少核定建立健康档案数。

对档案目录要有汇总数据，农村可以以村为单位汇总，城市可以按照片区进行汇总，要求汇总数据必须清楚，依据要充分。

建档人数=在规定的时间内找出的档案数/10×档案目录人数检查人员对抽取的档案进行检查，并计算建档率、合格率、使用率和电子建档率城乡居民健康档案管理服务规范•四、其他注意事项•1、重点人群的不同标识管理•高血压红色、糖尿病蓝色、老年人绿色、精神病人黄色四种重点人群的健康档案需要用不同颜色的标识进行标记。

各单位也可根据实际情况自行规定标识颜色。

•2、健康档案号码的编排•农村以村为单位进行档案号码编排•城市社区档案号码的编排如果以居委会为单位进行编排的话，会出现一个号段内人数过多的现象。