档案及讲义档案管理

{档案管理}档案学基础文档讲义档案现象产生于人类社会的早期，有着悠久的历史。

在这漫长的发展演变历史过程中，档案已经成为在社会现实生活中广泛存在且表现形态多种多样的复杂事物，从而构成了我们的研究对象。

一、档案是一种历史现象我们称档案是一种历史现象，是因为档案是人类历史过程中的一个重要内容。

从考古发现的资料来看，档案出现至少有五千年的历史。

在这五千年的历史中，档案与人类社会的发展相伴相随，直到今天，还会伴随我们的将来。

二、档案是一种社会现象从文化学的角度来看，现象可分为自然现象和社会现象。

档案是社会管理的重要工具，应社会生活的需要而产生，同时也受社会生活的影响和制约。

在社会中生活的任何人都无法割断与档案的联系，档案渗透到我们的生活之中，成为社会生活的必备要素。

三、档案是一种文化现象文化现象指人类文化发展过程中呈现出的某种外部状态和联系，具有个别、具体、可直接观察和经验性等特点。

在人类发展史上，档案代表着文化，记录着文化并为文化建设服务，同时也使自身成为社会文化的一个组成部分，成为一种文化现象。

一个国家和民族的档案是其文化发展的基础，不仅承载着其文化，同时也是其文化发展必须凭籍的资源，决定着其文化的特征和灵魂。

第一章档案的起源档案是人类社会发展的产物，是人类有意识、有目的的创造物，主要是社会关系、社会制度的产物，所以，档案是人类社会独有的现象。

档案因何而起源？起源于何时？档案是如何发展演变的？对于人类社会生活产生什么样的影响？则是我们首先要解决的基本问题。

第一节档案起源的社会机理关于档案起源这一命题，在档案学界历来争讼纷纭。

从已知的历史事实和研究成果来看，档案并非是自有人类伊始就同时产生的一种现象和物质实体，而是人类社会发展到一定阶段的文明产物。

迄今世界各地发现的比较系统地以文字记录人们实践活动最早的档案多属于国家出现之后的历史遗物，如中国的简册、金文，两河流域的泥版，埃及的纸草等。

一、档案因记忆而起源（一）人类自然记忆的缺陷以大脑为载体的人类的自然记忆存在着诸多缺陷。

第二节全宗和立档单位的划分一、全宗概念及含义（一）全宗定义全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。

全宗解放初称为“芬特”。

1955年改为“全宗”。

（二）全宗的含义1．全宗是一个有机整体同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

2．全宗是在一定历史活动中形成的全宗的这种整体性具有客观性，而不是纯粹人为的（即任意的）。

全宗的整体性，是由其内部的历史联系所决定的。

3．全宗是以一定的社会单位为基础而构成的全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的。

这就为档案全宗这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。

二、为什么要按全宗整理档案？（一）这种方法符合档案的形成规律和特点。

同一个全宗教的档案不能任意分散，不同国家的档案不能随意混杂，科学理解文件的历史联系。

档案都是围绕一个机关或个人的活动而形成的。

此方法还便于保管利用。

（二）全宗是组成国家全部档案的基本单位。

一个机关的活动体现着一定的职能，执行一定的任务，发挥一定的功能。

1．在我国，全部国家所有的档案为国家档案全宗，这是由于许多小全宗组成。

另外，全宗也是档案馆的统计单位。

2．全宗，也是一个相对的概念，据苏联理论，它包括全宗、档案馆全宗、国家档案全宗三个概念，我国一般取第一、三个概念，第二个概念则很少提。

一个档案馆收集的若干全宗数为档案馆全宗，我国则称馆藏。

并且苏联的提法是若干档案馆全宗形成国家档案全宗。

（三）全宗在档案整理上占有重要地位，是保证整理工作质量的重要条件。

区分全宗是整理工作的第一步。

（四）全宗为档案提供利用，奠定了科学基础。

如果全宗划分准确，全宗档案完整齐全，就会为利用带来方便，准确研究每个机关的活动情况和历史面貌。

（五）全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。

它不仅是一个单位和整理档案的方法问题，而且是一个原则理论，苏联更把它称为一种思想。

三、立档单位及其构成条件立档单位也称为“全宗构成者”。

它的构成条件是：（1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；（2）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；（3）设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。

档案管理讲义项目一认识档案与档案机构任务一了解档案的起源与档案价值一、档案的起源（一）档案的发展历程结绳-甲骨档案—简牍档案—金石档案—缣帛档案——纸质档案（二）档案名称的由来最早出现于明末清初，到了顺治十八年，官府文书中已使用档案一词。

二、档案的定义及其含义1.来源的广泛性档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的，从一定意义上讲，人类活动就是不断生成信息的过程。

2.形成的原始性。

原始性是指档案的历史记录性，是档案的本质属性。

3.形式的多样性。

刀刻、青铜等。

4.生成的条件性。

文件是档案的前身，档案是文件的归宿。

具有保存利用价值。

三、档案的价值及实现规律第一，档案价值概念明确了档案价值的主体、客体以及档案价值的根本来源、连接档案价值主体与客体的中介物。

第二，档案价值是档案客体与主体之间的特定关系。

第三，档案价值是档案客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考意义。

四、档案的种类1.档案来源：公务档案和私人档案。

2.档案内容：文书档案、科技档案与专门档案。

3.档案的形成时间：历史档案和现行档案。

4.档案载体：甲骨档案、简牍档案、金石档案、纸质档案、胶片档案。

任务二熟悉我国档案管理体系一、档案管理工作的内容及原则（一）档案管理工作的内容档案工作，指国家的档案事业，包括档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科学研究和档案的宣传出版工作。

具体环节包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案利用、档案统计。

（二）我国档案管理工作原则1.我国档案管理体制。

国家机关、企业和事业机构设置和管理权限划分的制度。

2.我国档案管理工作原则。

统一领导，分级管理工作。

维护档案的完整和安全。

便于社会各方面的利用。

二、我国的档案机构（一）组织形式1.分立型的档案工作机构。

仅仅负责管理组织内某一门类的档案机构。

2.综合型档案工作机构。

统一管理组织的全部档案、归口负责全部档案工作的机构。

档案处理培训讲义一、档案处理概述1.1 什么是档案处理档案处理是指对组织或个人的文件、记录、资料等信息进行整理、归档、保管、检索等工作。

1.2 档案处理的重要性良好的档案处理能够帮助组织或个人更好地管理信息，提高工作效率，保障信息安全和合规性。

二、档案处理的基本原则2.1 完整性对档案的整理、归档过程应当保证档案的内容完整，避免遗漏或损坏。

2.2 有序性档案应当按照一定的顺序或分类体系进行归档，方便检索和管理。

2.3 保密性对于涉及机密信息的档案，应当严格保密，限制查阅和使用权限。

三、档案处理的流程3.1 档案整理对已有的档案进行分类、审核、清理，保证档案的完整性和有序性。

3.2 档案归档根据一定的分类标准将档案进行归档，并建立档案检索系统，方便管理和查阅。

3.3 档案保管制定档案保管制度，确保档案的安全和完整性，避免丢失或损坏。

3.4 档案检索建立档案检索系统，提供便捷的检索工具，方便用户快速找到所需信息。

四、档案处理的工具和技术4.1 档案管理软件利用专门的档案管理软件，可以帮助组织更好地管理和使用档案。

4.2 数据备份定期对重要的档案数据进行备份，防止意外丢失或损坏。

4.3 电子档案逐步将纸质档案数字化，提高档案的管理效率和安全性。

五、档案处理的注意事项5.1 多备份重要的档案数据应当进行多重备份，避免单点故障导致数据丢失。

5.2 定期检查定期对档案进行审查和整理，保证档案的内容和质量符合要求。

5.3 定期培训定期对档案处理人员进行培训，提升他们的档案处理技能和意识。

六、总结档案处理是组织管理和个人信息管理中不可或缺的一部分，良好的档案处理能够提高工作效率，减少错误和风险，保障信息安全和合规性。

希望通过本讲义，您能够更加了解档案处理的重要性和方法，从而更好地管理自己的档案信息。

档案的整理与保管培训讲义一、引言档案是组织和个人活动过程中产生的记录和资料的集合，对于机构和个人来说具有重要的意义。

正确的整理和保管档案可以提高工作效率，保护权益，促进信息的流转和使用。

本讲义旨在介绍档案整理与保管的基本知识和技巧，帮助大家更好地管理和利用档案。

二、档案整理1. 档案整理的目的档案整理是指对档案资料进行分类、鉴定、整理、登记等活动，目的是为了保持档案的完整性和可利用性。

2. 档案整理的原则•分类归档：按照一定的标准和规则对档案资料进行分类，便于查找和利用。

•鉴定保留：对档案进行鉴定，确定哪些是有价值和需要保存的，避免无用档案的堆积。

•整理登记：整理完档案后进行登记，建立档案目录和索引，方便查找和管理。

3. 档案整理的步骤1.收集档案资料2.分类整理3.鉴定价值4.登记备案5.存放保管三、档案保管1. 档案保管的目的档案保管是为了保护档案的完整性和安全性，防止档案遗失、损坏或泄露。

2. 档案保管的原则•定期检查：定期检查档案存放情况，及时发现问题并进行处理。

•安全存放：选择适当的存放环境和设备，防止火灾、水灾等危害。

•保密性：对涉密档案进行加密和限制访问。

3. 档案保管的措施1.制定保管规定和标准2.建立档案管理制度3.档案柜的选择和布置4.防火、防水、防盗措施的设施5.涉密档案的处理四、结语档案的整理与保管是一个细致且重要的工作，需要有系统的管理和专业的技能。

通过本讲义的学习，相信大家已经掌握了档案整理与保管的基本知识，希望大家能够在日常工作中做好档案管理工作，提高工作效率，保护档案的安全和完整性。

档案管理培训讲义The document was prepared on January 2, 2021档案管理培训讲义培训目的：通过培训,提升各单位档案管理人员的专业知识水平和档案处理工作效率,规范各级档案管理流程,为公司建立规范化、科学化的档案管理体系夯实基础.培训要点：一、档案管理的基础知识二、公司档案管理的内容及要求一、档案管理的基础知识1、什么是档案国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录.2、什么是档案工作管理档案和档案事业的活动.3、什么是档案统计对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动.4、什么是归档办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程.5、什么是案卷由互有联系的若干文件组成的档案保管单位.按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程.7、什么是档案立卷将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程.8、什么是档案实体分类根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类.9、什么是档号以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码.10、什么是文件国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录.11、什么是文本同一文件由于作用不同而形成不同的版本,可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等.12、什么是归档文件在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料.13、什么是归档文件管理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程.全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号.15、什么是全宗指南介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具.是向利用者介绍和报道全宗构成者立档单位及其所形成档案情况的工具书.16、什么是专题指南介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具.17、什么是检索工具检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具,是目录、索引、指南等的统称.18、什么是索引索引是指明档案或目录的某种特征,以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具.19、什么是编目按照一定的规则进行档案着录并将条目组织成目录的过程.20、什么是案卷目录案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录.21、什么是全引目录全引目录是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录.22、什么是分类目录分类目录是依所分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录.二、公司档案管理的内容及要求1.档案管理的范围本公司所有需要归档的文件资料,包括：公司在经营活动中形成的行政事务、党群工作、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务等有保存价值的原始材料,在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备管理等方面有保存价值的原始材料.2.档案的管理部门公司各职能部室为档案管理的职能部门,按业务范围负责公司档案的管理工作.对公司各类档案进行收集、整理和归档.各部门根据工作需要配备专兼职档案管理人员,负责档案进室前的收集、整理和保管工作.各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围,定期向档案管理部门移交档案,确因工作需要继续使用的文件资料,原件移交档案室,使用部门留存复印件.接收档案必须认真验收,并办理交接手续,维护档案的完整与安全,使档案更好地为公司各项工作服务.3.档案的分类根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为九大类：A行政管理、B人事管理、C财会档案、D生产经营管理、E技术质量安全管理、F外来文件、G声像档案、H 实物档案、I其他档案.财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等相关资料的收集、整理、归档.实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物.以上九类档案中,每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理.4.归档要求归档的文件材料要完整、系统、准确.归档的文件材料必须是原件.如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明.存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则,并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号.档案名称的填写要注意内容准确,文字简练通顺,结构完整,必须揭示卷内文件的内容和成份,并区分保管期限.卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列,按顺序编号,填写“卷内目录”.目录各项必须填写清楚一律使用黑色中性笔填写,字迹工整、清晰,装订整齐.档案盒袋内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,计划、总结在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；案件材料中结论性材料在前,依据性材料在后.其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列.文件归档份数：一般归档1份,重要的和经常使用的文件归档2份或3份.对无保存价值和重份文件,需要办理销毁手续.归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即最迟一周内应将立卷归档的文件整理立卷,向公司档案管理部门移交归档.5.档案的查阅和借阅查阅档案应填写档案查阅登记表,写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等.有关人员应在档案室内查阅档案资料,阅后及时归还.查阅档案资料时一般不得对其进行复制.确有特殊情况必须复制的,应填写档案资料复制申请单,经所在部门领导签署意见后方可复制.原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅,但必须由所在部门出具借阅申请并由部门领导签名认可.借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限.借阅档案时应做到以下几点：5.3.1借阅者不得自拿、自取、自放档案,严禁擅自打开档案柜翻阅查找；5.3.2按规定办理登记手续,定期归还,确因工作需要不能按时返还的,需办理续借手续,否则按管理规定停止借阅；5.3.3要爱护档案,不得丢失,并注意保密,不得擅自转借他人；5.3.4所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写；5.3.5借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案管理员和借阅者当面核对清楚；5.3.6档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事人责任；5.3.7调离本单位的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续.6.档案的移交档案移交必须办理移交手续,填写移交清单,经移交人签字,接收方核对签收.7.档案的保管要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作.档案柜所在办公室严禁吸烟.档案管理人员要定期对档案进行安全检查,发现问题要及时向领导报告,并采取补救措施.对于不易继续保存的档案资料,应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复.为做好档案的提供和利用工作,所有文件资料均应按照其分类组卷,并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管.档案管理人员要做好档案资料的保密工作,档案管理部门除外,其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料.8.档案的销毁公司对各类档案每二年进行一次鉴定.对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见,报总经理批准后予以销毁9.责任有下列行为者,将根据公司有关规定和国家法规,给予责任行为人行政、经济处罚,情节严重的,给予解聘直至追究法律责任.擅自涂改档案.未按规定办理档案登记,擅自拿走档案.未按规定向他人提供档案.造成档案遗漏、损毁、丢失的.。

第一章档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。

3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。

4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。

9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。

12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。

13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。

15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。

是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。

16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。

17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。

18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。

档案管理基础知识一、档案（一）涵义档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

1、档案的来源：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人;档案又来源于形成者自身的实践活动2、档案的形成条件：是由文件材料有条件转化来的3、档案的形式是多样的4、档案是原始的历史记录（二）、档案的种类1、按历史时期分：中华人民共和国成立前、中华人民共和国成立后2、按档案的内容、性质分：文书档案：反映党务、行政管理活动的纸质文件材料科技档案：企事业单位和国家机关、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料专门档案：指各种专门业务活动中形成的具有保存价值的文件材料3、按档案载体形式分：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案4、按档案所用文字分：汉语言文字档案、满文档案、藏文档案、蒙文档案、外文档案二、档案工作（一）内容管理档案和档案事业的活动：狭义：管理档案档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研广义：管理档案事业档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案专业教育工作、档案科学技术研究工作、档案宣传出版工作、档案外事工作等。

三、机关档案工作（一）涵义：机关档案工作就是管理机关档案和机关档案事业的工作。

（二）机构的设置和人员的配备1、机关要设置综合档案室机关档案管理机构就是对本单位不同门类、不同载体的全部档案实行集中统一管理的机构，即我们平常所讲的机关综合档案室。

2、档案人员的配备（三）、机关档案工作各项规章制度的内容1、归档制度：包括归档范围、归档时间和归档要求。

2、档案利用制度：包括档案利用的范围、方式、要求、批准手续3、档案人员岗位责任制：包括档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。

档案人员岗位责任制要对岗不对人，即档案人员在这个岗位上做到什么，人员多少不同，职责分工不同。