档案管理学基础(人大版)讲义：第七章 档案检索工作.doc

{档案管理}档案学基础文档讲义档案现象产生于人类社会的早期，有着悠久的历史。

在这漫长的发展演变历史过程中，档案已经成为在社会现实生活中广泛存在且表现形态多种多样的复杂事物，从而构成了我们的研究对象。

一、档案是一种历史现象我们称档案是一种历史现象，是因为档案是人类历史过程中的一个重要内容。

从考古发现的资料来看，档案出现至少有五千年的历史。

在这五千年的历史中，档案与人类社会的发展相伴相随，直到今天，还会伴随我们的将来。

二、档案是一种社会现象从文化学的角度来看，现象可分为自然现象和社会现象。

档案是社会管理的重要工具，应社会生活的需要而产生，同时也受社会生活的影响和制约。

在社会中生活的任何人都无法割断与档案的联系，档案渗透到我们的生活之中，成为社会生活的必备要素。

三、档案是一种文化现象文化现象指人类文化发展过程中呈现出的某种外部状态和联系，具有个别、具体、可直接观察和经验性等特点。

在人类发展史上，档案代表着文化，记录着文化并为文化建设服务，同时也使自身成为社会文化的一个组成部分，成为一种文化现象。

一个国家和民族的档案是其文化发展的基础，不仅承载着其文化，同时也是其文化发展必须凭籍的资源，决定着其文化的特征和灵魂。

第一章档案的起源档案是人类社会发展的产物，是人类有意识、有目的的创造物，主要是社会关系、社会制度的产物，所以，档案是人类社会独有的现象。

档案因何而起源？起源于何时？档案是如何发展演变的？对于人类社会生活产生什么样的影响？则是我们首先要解决的基本问题。

第一节档案起源的社会机理关于档案起源这一命题，在档案学界历来争讼纷纭。

从已知的历史事实和研究成果来看，档案并非是自有人类伊始就同时产生的一种现象和物质实体，而是人类社会发展到一定阶段的文明产物。

迄今世界各地发现的比较系统地以文字记录人们实践活动最早的档案多属于国家出现之后的历史遗物，如中国的简册、金文，两河流域的泥版，埃及的纸草等。

一、档案因记忆而起源（一）人类自然记忆的缺陷以大脑为载体的人类的自然记忆存在着诸多缺陷。

档案管理第一章绪论第一节档案管理概述●一、档案管理工作的性质和特点●二、档案管理的内容●三、档案管理的范围●四、档案管理的基本要求一、档案管理工作的性质和特点●档案管理工作是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。

●（一）工作性质●是国家科学文化事业的组成部分；●是部门各项管理工作的组成部分；●是文献信息管理系统的组成部分。

●（二）档案管理工作的特点●（1）档案资源积累的缓慢性——重视档案保管和保护●档案是随着人们的实践活动而逐渐积累起来的，不像图书资料大量印刷并广泛流通；●大多数档案是“孤本”，不能随意复制；●档案比一般图书更显珍贵。

唐代开元年间的档案由辽宁省档案馆收藏的形成于公元714年的《唐代开元年间档案》（5件）是中国档案部门现存最古老的纸质公文档案（2）档案管理过程的阶段性——在不同阶段具有不同的特点档案的流转程序，可分为档案室阶段和档案馆两个阶段。

处于不同阶段的档案所起的作用不同，价值不同，服务对象不同，档案管理方式也存在差异。

档案在不同阶段的特点：（3）档案管理活动对档案形成者的依附性——客观上限制了档案交流档案是在形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史，以及其观点、经验和成果，包含了与形成者利益密切相关的事实和数据。

来源原则是这一特点的充分体现。

（4）档案管理工作对社会的相对封闭性——造成档案保管和利用的矛盾档案直接关系到形成者的切身利益，关系到国家机密，因此，许多国家都实行封闭期制度。

封闭期是指从档案形成到开放之间的期限。

●二、档案管理的内容●包括两个方面：（一）档案资源管理，也称档案实体管理。

包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等档案业务工作内容。

（二）档案信息组织，对档案中所包含的信息的管理。

是指对档案中所包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。

●三、档案管理的范围不同种类的档案构成了档案管理的不同方面。

档案管理讲义项目一认识档案与档案机构任务一了解档案的起源与档案价值一、档案的起源（一）档案的发展历程结绳-甲骨档案—简牍档案—金石档案—缣帛档案——纸质档案（二）档案名称的由来最早出现于明末清初，到了顺治十八年，官府文书中已使用档案一词。

二、档案的定义及其含义1.来源的广泛性档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的，从一定意义上讲，人类活动就是不断生成信息的过程。

2.形成的原始性。

原始性是指档案的历史记录性，是档案的本质属性。

3.形式的多样性。

刀刻、青铜等。

4.生成的条件性。

文件是档案的前身，档案是文件的归宿。

具有保存利用价值。

三、档案的价值及实现规律第一，档案价值概念明确了档案价值的主体、客体以及档案价值的根本来源、连接档案价值主体与客体的中介物。

第二，档案价值是档案客体与主体之间的特定关系。

第三，档案价值是档案客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考意义。

四、档案的种类1.档案来源：公务档案和私人档案。

2.档案内容：文书档案、科技档案与专门档案。

3.档案的形成时间：历史档案和现行档案。

4.档案载体：甲骨档案、简牍档案、金石档案、纸质档案、胶片档案。

任务二熟悉我国档案管理体系一、档案管理工作的内容及原则（一）档案管理工作的内容档案工作，指国家的档案事业，包括档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科学研究和档案的宣传出版工作。

具体环节包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案利用、档案统计。

（二）我国档案管理工作原则1.我国档案管理体制。

国家机关、企业和事业机构设置和管理权限划分的制度。

2.我国档案管理工作原则。

统一领导，分级管理工作。

维护档案的完整和安全。

便于社会各方面的利用。

二、我国的档案机构（一）组织形式1.分立型的档案工作机构。

仅仅负责管理组织内某一门类的档案机构。

2.综合型档案工作机构。

统一管理组织的全部档案、归口负责全部档案工作的机构。

档案管理学------知识点总结第一章档案概论第一节档案的历史沿革一、档案的起源：结绳记事、刻契记事、原始图画（理解）。

二、我国档案的演变：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、胶磁档案、电子档案（理解）。

三、档案的定义及其含义。

档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。

”四、档案含义的四个方面（1）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；（2）档案是保存查备的文件；（3）档案内容的记录方式和载体是多种多样的；（4）档案是原始的历史记录。

五、档案种类划分按照档案的载体形式标准，可分为金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案等等；按照记录信息方式可分为文字档案、图片档案、音像档案、电子文件。

音像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。

六、国家全部档案的概念归国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。

七、档案的作用1、行政管理的查考凭据2、生产建设的参考依据3、政治斗争的必要工具4、科学研究的可靠资料5、宣传教育的生动素材6、维护国家、集体和个人权益的法律书证八、档案的基本价值1、档案的凭证作用2、档案的参考作用3、对档案真实性的辩证理解第二章档案工作概论一、我国档案工作的基本原则统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

第三章档案的收集一、档案收集工作的内容1、对本单位需要归档文件的接受工作。

2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。

3、对历史档案的接收和征集工作。

二、单位内文件的归档（见老师复印资料）第四章档案的整理一、档案整理工作的定义和内容定义：档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。

第七章档案法规与档案职业道德一、档案法律概述1、档案工作法律概念：简称"档案法律"，是指由国家最高权力机关制定的档案事业规定性文件，包括全国人民代表大会和全国人民代表大会常务委员会制定的各种关于档案和档案工作的法律行为规范。

2、表现形式：《档案法》及其他法律中的相关条文3、地位：(1)依据和基础：档案法律是一种一般法律，它高于档案行政法规与部门规章，是制定和实施各种档案行政法规、规章、条例和办法等文件的依据和基础。

(2)保障：档案法律是档案事业实现"依法治档"的重要保障。

4、本质：是国家和人民意志的集中表现，是整个社会均需要严格遵守的基本行为规范。

5、特点：(1)直接性:档案法律在解决和处理档案工作事务方面的问题、矛盾时，表现出较为明显的直接性特点(2)具体性：档案法律内容的具体性(3)综合性：档案法律所提供的、调整与档案和档案工作相关的行为的手段具有综合性的特点。

6、档案法律与档案行政法规的关系(1)联系：☞目的一致：两者的制定与实施的根本目的是一致的。

☞相互影响、相互促进：档案行政法规是制定档案法律的"法源"之一；档案法律的问世，也使行政法规的科学合理制定有了坚实的法律依据，大大减少了行政法规制定方面的主观随意性。

☞遵守宪法：两者都应该在宪法规定的框架范围内制定和实施，不能违背宪法规定的基本准则(2)区别：☞制定主体不同:档案法律的制定主体是——全国人民代表大会及其常务委员会；档案行政法规制定主体——国务院☞地位不同：档案法律具有广泛的行为约束力，它是国务院制定档案行政法规的重要依据，也是我们目前常见的档案行政法规的渊源。

就此而言，档案行政法规的制定与实施均要以法律为准绳。

☞调节的对象特征不同：档案法律调节的对象特征具有——一般性和普遍性；档案行政法规调节的对象特征具有——特定性和专指性7、档案法律与档案行政规章的关系(1)联系：(2)区别：☞制定主体不同:档案法律的制定主体——全国人民代表大会及其常务委员会；行政规章的制定主体——国务院各部委，省、自治区、直辖市以及省、自治区的人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的市的人民政府。

第一章档案概论第一节档案的起源与沿革1、甲骨档案2、金石档案3、简牍档案4、缣帛档案5、纸质档案6、音像档案7、电子文件（电子档案）第二节档案的特点和范围一、档案的定义（一）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的（二）档案是保存备查的文件（三）档案内容的记录方式和载体是多种多样的（四）档案是原始的历史记录档案与文献档案与文书档案与图书档案与资料档案与文物二、档案的知识属性和信息属性（一）原始记录性是档案的基本属性（二）档案是贮存和传播知识的一种形式（三）档案是一种重要的信息资源三、档案分类的含义和档案种类的划分（一）档案分类的含义（二）档案种类的划分（三）国家全部档案的基本构成第三节档案的作用及其规律一、档案的一般作用（一）行政管理的查考凭据（二）生产建设的参考依据（三）政治斗争的必要工具（四）科学研究的可靠资料（五）宣传教育的生动素材（六）维护国家、集体和个人权益的法律书证二、档案的基本价值（一）档案的凭证作用（二）档案的参考作用（三）对档案真实性的辩证理解三、档案发挥作用的规律性（一）档案作用的时效律和扩展律（二）档案机密性递减律和社会性递增律（三）档案行政作用弱化律和科学文化作用强化律第二章档案工作概论第一节档案工作的内容和性质一、档案工作的内容档案工作的基本要求：（一）了解各环节的特殊性（二）协调系统的整体性（三）掌握诸环节的基本关系二、档案工作的性质和意义（一）档案工作的性质（二）档案工作的意义（作用）第二节我国档案工作的基本原则一、全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则（一）统一领导，统一管理（二）国家全部档案由各级档案机构分别集中保存，并实行党、政档案的统一管理（三）全国档案工作，由各级档案行政管理机构统一地、分层负责地进行监督和指导二、维护档案的安全与完整三、便于社会各方面的利用第三节档案机构一、档案室（一）档案室的地位和作用（二）档案室的性质（三）档案室的任务基本任务具体任务（四）档案室的类型二、文件中心和档案寄存中心（一）文件中心（1）文件中心的含义及其产生背景（2）文件中心的特征（二）档案寄存中心（三）档案事务所三、档案馆国家档案馆（一）档案馆的性质（二）档案馆的基本职责与具体任务专业档案馆（一）专业档案馆的基本含义（二）专业档案馆的类型内部档案机构(企业档案馆、档案室)（一）企业档案馆的含义（二）企业档案馆的特点（三）企业档案馆的职能四、档案行政管理机构（一）档案行政管理机构定义（二）档案行政管理机构的基本职责（三）档案行政管理机构的具体任务五、档案机构之间的相互关系六、我国当前档案机构的状况第三章档案的收集第一节档案收集工作的意义和要求一、收集工作的内容和意义（一）档案收集工作的内容（二）档案收集工作的意义1、收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了实际的管理对象。

第一章档案收集工作★第一节档案收集工作概述一、收集工作的内容（一）收集工作的含义档案收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接受制度和专门征集的方法，把分散在各组织、个人手中的散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。

（二）档案收集工作的内容1. 档案室对本单位需要归档的档案的接收。

2. 档案馆对所辖区内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保管价值的档案的接收。

3. 对历史档案的接收和征集工作。

二、收集工作的意义1. 收集工作是档案部门积累档案的手段，是存储档案信息资源的重要途径。

它为档案工作提供了物质对象。

因此它是档案工作的起点及第一个环节。

2. 收集工作是实现档案集中统一管理的基本手段和具体措施。

3. 收集工作是档案管理其他业务环节的基础。

4. 收集工作是决定档案工作存在和发展的前提条件。

三、档案收集的要求1. 大力丰富和优化馆（室）藏。

2. 加强档案馆（室）外的调查和指导。

3. 积极推进入馆档案的标准化。

4. 保持全宗和全总群的不可分散性。

5. 要注意处理局部和整体、当前与长远的关系。

第二节机关文件的归档（档案室的收集工作）一、归档制度1.归档制度的定义各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为归档。

在我国归档是党和国家规定的一项制度，称为归档制度。

2.归档制度的内容（1）归档范围：详见《机关文件材料归档与不归档的范围》。

（2）归档时间：文书档案第二年六月底（18个月）以前归档。

（3）归档要求：归档文件的质量总的要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

具体要求：①归档文件齐全、完整②归档文件系统、条理③技术加工标准规范④移交目录清点、核对履行签字手续二、归档组织工作1. 档案室要关心文件的形成，力争做到事事有记载，件件都规范。

2. 指导和协助文书部门组织归档工作。

自考《档案管理学》第七章复习：检索工作2017自考《档案管理学》第七章复习：检索工作考生们在备考2017年自学考试过程中，要确保所涉及的考点能全面复习到位，以下是店铺搜索整理的关于自考《档案管理学》第七章复习：检索工作，供参考学习，希望对大家有所帮助!想了解更多相关信息请持续关注我们店铺!第七章检索工作档案检索工作的地位一、检索工作在整个档案工作中的地位1、检索是提供利用的先期工作档案馆(室)为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。

2、检索是提高档案馆(室)工作水平的重要手段3、检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节编制检索工具的要求和排检方法一、基本要求(一)全--信息存储丰富(二)准--检索准确(三)快--迅速(四)便--检索要方便二、应当注意的问题：要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。

1、一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。

2、强调检索工具按照一定的方法排列起来以供查找咨询。

三、排检方法(一)分类法：以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。

现又称责任者把同一个作者形成的文件线索集中在一起。

(二)按文号排检法：即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。

(三)按字序排检法编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。

1、部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。

2、笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。

3、四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。

4、音序法：按汉语拼音顺序进行排列。

多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。

(四)按地序排检法按照文件形成的地区排列。

此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。

如清代的奏折、地质档案、农业档案等。

档案管理基本知识讲义第一章档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。

3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。

4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。

9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。

12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。

13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。

15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。

是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。

16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。

17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。

18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。

《档案管理学基础》教案课程教案课程名称档案管理学基础教师姓名高劼第一章档案概论档案起源与沿革（一）起源(主要有以下4种观点)1、国家——文字——档案2、文字——国家——档案3、文字——档案——国家——有条理的档案4、结绳、刻契——档案——文字——国家——有条理的档案（二）沿革1、载体沿革甲骨档案金石档案简牍档案缣帛档案纸质档案声像档案电子档案2、名称的沿革A、商：册；周：中；秦汉：典籍；魏晋以后：文书、文案；唐、宋以来：文卷、案卷、案牍；B、“档案”一词，一般认为初见于清代。

3、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案，相当于中文“档案”一词。

复数archives[`a:kaivz], n.公文保管处、档案处、公文。

思考与练习1、档案有哪些载体？档案的定义档案是机关、组织或个人在社会活动中直接形成的,作为历史记录保存起来以备查考的数据、信息和知识的记录。

包括文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。

为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。

档案定义的涵义一、档案来源从形成者看来源：Ａ、机构Ｂ、组织Ｃ、个人二、档案形成文件作为档案保存，转化条件有三：（一）办理完毕的文件是档案的前身，档案是文件的归宿。

（二）在日后具有查考价值的文件是档案的基础，档案是文件的精华。

（三）按照一定规律集中保存的文件是档案的因素，档案是文件的组合。

三、档案的形式从档案内容的载体形式上看，古代有龟甲兽骨、竹简木牍、金石等；近现代有纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。

档案内容的载录方式：1、记录内容的方法：文字、图像、声音、数码；2、载录方法：手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。

从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。

现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。

四、档案内容和特征反映了人们各种社会活动，即档案内容上的特征是：1、十分丰富，无所不包2、原始性档案种类的划分一、按照来源标准可划分：国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案等。

档案管理学基础（人大版）讲义：7.6档案检索工具.doc第六节档案检索工具一、作用档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。

它的基本职能有两个方面：1）存储。

即把档案的有特征著录下来，按照一定的顺序加以排列或进行客观的描述，以二次文献或三次文献的形式将档案信息集中起来；2）查检。

即向利用者提供档案的线索，借利用者了解和查询档案时使用。

档案检索工具既是存储结果的最终体现，又是查检活动的必要条件，对检索效率具有重要的甚至可以说是决定性的影响。

档案检索工具在档案管理中具体表现为以下作用。

（一）桥梁作用档案的数量庞大，并随着时间的推移而增加，内容繁杂，涉及社会实践活动的各个方面，对于利用者来说犹如档案之海，如果不借助于科学的方法和手段，便无法从中获取所需档案。

档案检索工具在档案和利用者的特定需要之间架设了一道“桥梁”，沟通了二者的借需关系，利用者借助检索工具便可以较为迅速准确地获取所需档案。

也有人将这种桥梁作用比喻为“打开信息宝库的钥匙”，使用它才可以开户档案信息宝库之门，满足特定的需求。

（二）交流作用档案检索工具中存储了大量的档案信息，它不仅可以提供查询，同时可成为档案馆（室）与利用者、档案馆（室）之间的交流工具。

利用者借助它可以了解档案的分布、内容、价值等信息，档案馆（室）借助它可以互相了解馆藏情况，互通有无，提高服务质量。

（三）管理作用档案检索工具记录了档案的主要内容和形式特征，集中、浓缩地揭示了馆藏情况，档案工作人员可以通过检索工具概要了解馆藏档案的内容、形式、数量等情况，为档案管理业务活动提供一定的依据。

尤其是馆藏性检索工具反映档案实体顺序，在库房管理、档案数量统计等管理活动中直接发挥作用。

各种检索工具还是档案工作人员查找档案、提供咨询、开展档案编研工作的必要手段。

上述3个方面的作用是就档案检索工具的整体而言的，某一种检索工具可侧重于其中一个或两个方面。

二、档案检索工具的分类档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。