第七章档案检索工作
第一节档案检索工作的地位
一、检索工作在整个档案工作中的地位
1．检索是提供利用的先期工作
档案馆（室）为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。
2．检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段
3．检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节
二、编制档案检索工具的基本要求是
1．全，指信息存储丰富。
2．准，指检索准确。
3．快，指迅速。
4．便，指检索要方便。
三、应当注意的问题
要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。
1．一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。
2．强调检索工具按照一定的方法排列起来以供查找咨询。
四、排检方法
（一）分类法
以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。
优点：同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。
（二）按作者排检法
现又称责任者，把同一个作者形成的文件线索集中在一起。此法一般在机关档案室用得较多。
（三）按文号排检法
即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。在机关档案室此法也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。但对一此历史文件或文号不全的文件档案进行文号排检则有困难。
（四）按字序排检法
编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。
1．部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。
2．笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。
3．四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。但此法的普及面不广。
4．音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。此法较简便，但对于年纪较大的人却有不便之处。
（五）按地序排检法
按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档案、农业档案等。
（六）主题法
按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。严格来说，此法与第（四）种方法是一致的，是按主题词的字序进行排检。对于外文档案，一般是按外文字母进行排检。
目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。
第三节中国档案分类法
1987年出版《中国档案分类法》第一版。
1996年出版《中国档案分类法》第二版。
《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。
中华人民共和国档案分类表，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等）组成。
《中国档案分类法》虽然设有检索方法，但手工翻阅，检索速度不快。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案分类法》。
第四节中国档案主题词表
1989年8月出版了《中国档案主题词表》试行本。
1995年11月出版《中国档案主题词表》正式版本。
《中国档案主题词表》主要由主表及词族索引、范畴索引、首笔画检字表和附表组成。主表主题词款目如下例：
Renmindaibiaodahui……………款目主题词及汉语拼音
人民代表大会…………[BB]……范畴号
D 人代大会……………………代项
F 地方各级人民代表大会……分项
全国人民代表大会
S 国家权力机关………………属项
会议*
Z 国家机构*……………………族项
C 人民代表大会制………………参项
《中国档案主题词表》词间关系表
词间关系含义简称符号
等同关系正式主题词用项Y
非正式主题词代项 D
属分关系下位词分项 F
上位词属项S
族首词族词Z
相关词相关关系参项 C
族首主题词注以“*”符号。
需要指出的是：传统纸质词典式《中国档案主题词表》，虽然设有几种检索方法，但检索效率仍不高。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案主题词表》。
需要指出的是：传统纸质词典式《中国档案主题词表》，虽然设有几种检索方法，但检索效率仍不高。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案主题词表》。
第五节档案著录
档案著录是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程，称为分类标引。赋予其主题标识的过程，称为主题标引。
表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。
练习：
文件名称：关于印发《档案馆开放档案暂行办法》的通知
文件内容："经请示内容国务院，现将《档案馆开放政策档案的办法》发给你们，请按照本地区、本单位实际情况积极贯彻执行。"
有关数据：
分类号：A-236 档号：2-1-3-3
文号：国档发（1986）2号；
保管期限：长期
文本：正本发文日期：1986年2月7日
附件：《档案馆开放档案暂行办法》
规格：16开，3页
12.30
第六节档案检索工具
一、作用
档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。它的基本职能有两个方面：1）存储。即把档案的有特征著录下来，按照一定的顺序加以排列或进行客观的描述，以二次文献或三次文献的形式将档案信息集中起来；2）查检。即向利用者提供档案的线索，借利用者了解和查询档案时使用。档案检索工具既是存储结果的最终体现，又是查检活动的必要条件，对检索效率具有重要的甚至可以说是决定性的影响。
档案检索工具在档案管理中具体表现为以下作用。
（一）桥梁作用
档案的数量庞大，并随着时间的推移而增加，内容繁杂，涉及社会实践活动的各个方面，对于利用者来说犹如档案之海，如果不借助于科学的方法和手段，便无法从中获取所需档案。档案检索工具在档案和利用者的特定需要之间架设了一道“桥梁”，沟通了二者的借需关系，利用者借助检索工具便可以较为迅速准确地获取所需档案。也有人将这种桥梁作用比喻为
