档案管理讲义第二编档案管理第一章文书档案管理一、文书档案：是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在党务、行政管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。
二、文件材料的收集是指立档单位各部门及个人按照档案管理的要求，在日常工作中有目的地收集文件材料的活动。
三、文件材料的收集工作的要求：1.文件材料应当齐全完整，并符合长久保管的质量要求；2.归档文件材料应当精练准确，并反映立档单位的主要职能；3.档案机构要加强对收集工作的监督和指导；4.及时移交应归档文件材料。
四、文件材料收集主要有几种方法：1.严格按照归档范围进行收集。
这是收集工作的主要形式。
2.建立相关制度，加强对零散文件的收集。
3.明确具体人员职责，保证归档文件材料齐全完整。
4.平时收集。
五、文件材料价值鉴定包括两个方面的工作任务：一是确定归档范围；二是划分保管期限六、文件材料的鉴定原则：1.历史的观点，要分析文件材料的价值，不能脱离当时的历史条件。
2.全面的观点，一方面要全面地分析文件材料各方面的特征，再一方面要全面地预测将来社会对档案利用的需要；既要考虑当前的需要，又要考虑长远的需要3.发展的观点，档案的价值有时效性和扩展性的特点。
七、.鉴定应注意的问题：1.以文件材料为主，不是“有收必归”，凡是报道本机关情况，反映本单位工作活动的，或以简报形式发布的与本机关主要职能工作有关的文件，则应随同本机关形成的文件纳入归档范围。
2.以文件材料价值为主，不是“有文必档”。
3.归与不归，不能光看有无红字版头和文号。
普发文件不存档。
4.以本机关为主，不是“外机关都不要”，许多外来的上、下级文件，都是反映本机关主要职能活动的。
5.要注意宏观文件材料，也要注意微观文件材料。
八、2020年12月18日国家档案局颁发《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。
各机关单位必须以此作为鉴定工作和判定文件材料归档和不归档的基本依据。
九、机关文件材料归档范围：1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益方面具有凭证价值的文件材料。
3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。
4.其他对本机关具有查考价值的文件材料。
十、机关文件材料不归档范围：1.上级机关文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料，不是重要的不保存。
十一、国家档案局对文书档案规定的保管期限有2种，即永久和定期。
定期一般分为30年、10年。
带“重要”划分为永久。
分析文件材料的内容是判定其价值和划分保管期限的基础。
文件材料的现实作用和历史作用主要取决于其内容十二、永久保管的文书材料主要包括：1.本机关制定的政策法规性文件材料；2.本机关召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料；3.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；4.本机关关于重要问题的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；5.本机关机构演变、人事任免等文件材料；6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；7.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、批复等文件材料。
十三、划分保管期限应注意的问题：1.注意文件之间的联系，不要孤立地看其价值；2.注意考察文件的实际内容，不要单从形式上看其价值；3.注意考虑文件的长远需要，不要静止地看其价值；4.要综合研究文件的各种作用，不要片面地看其价值。
十四、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》是正确区分文件材料价值、划分保管期限的基本依据。
《档案保管期限表》主要由顺序号、条款、保管期限和备注等项组成。
条款是一组类型相同的文件材料名称，包括一组文件材料的来源、内容和形式，文字要简明确切。
十五、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
十六、归档文件有以下限定：1.必须是办理完毕的文件材料，文书处理程序不是文件现行效用的结束。
2.必须是文书档案范畴的纸质文件材料。
3.必须是应保存的文件材料。
十七、归档文件整理是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序的过程。
十八、《规则》确定了归档文件的整理原则：1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
2.区分文件不同价值。
3.便于保管和利用”。
“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”是整理原则的基本指导思想，“便于保管利用”是整理原则的基本要求。
“事由原则”将同一事由的的文件材料排在一起，是为了充分体现文件的形成规律和文件之间的有机联系。
十九、《规则》规定：“件”即归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一份。
这是对“件”概念认识和“件”实体确定的基本原则。
二十、归档文件整理单位“件”的确定的统一要求是：1.正本与定稿为一件，正本与发文处理为一体；2.正文与附件为一件；3.转发文与被转发文为一体；4.原件与复制件为一件；5.来文与复文可为一件；6.文件处理单与文件为一件；7.报表、名册、图册等每册（本）为一件。
会议记录为一本，不要拆开，保持一件。
二十一、归档文件的修整：1.修裱破损文件；2.复制字迹模糊或易褪变文件；3.超大纸张折叠；4.去除易锈蚀的金属物。
二十二、只有有明确请求、询问的事项，需要对方明确答复（批复、批示、复函）时，其形成的来文与复文方可“可为一件”。
二十三、件内稿本、文本的排列:《规则》规定：“正本在前，定稿在后；主件在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后”。
处理单在前，正本在后；发文文件处理单在前，定稿在后。
二十四、装订的要求：采用左侧装订的，应将文件左、下边对齐；采用左上角装订的，应将文件左、上边对齐。
装订工作最好由专人负责。
二十五、分类是归档文件按其内容和形式特征划分类别和层次，构成有机体系的过程。
分类必须在区分全宗的基础上进行。
在通常情况下，一个独立的机关、团体、企业、事业单位，可以称为一个立档单位，其形成的归档保存的文件材料（档案）单独构成全宗。
二十六、归档文件的分类具体包括选择确定分类方法，制定分类方案和文件实体归类等内容。
《规则》以年度、机构或问题和保管期限作为基本的分类方法。
规划、计划应归于当年度，年度总结一般放入第二年。
件内稿本、文本日期不一致的，应以装订时排在前面的文本日期为准。
二十七、保管期限分类法是将归档文件按照不同的保管期限分开，分成永久、定期两个类别，其中定期一般可分为30年、10年。
二十八、年度分类时应注意哪些情况：1.文件有多个时间，分年度时，一般来说以文件签发日期（即落款日期）为准据以断定文件所属年度。
2.跨年度形成的有密切联系的文件，往往统一在办结年度归档。
3.件内稿本、文本日期不一致，应以装订时排在前面的文本的日期为准；4.文件没有标注日期。
二十九、机构分类法：机构分类法是将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。
机构适用于内部组织机构比较稳定，职责范围比较清楚，形成文件材料在内容上不相交叉的机关单位。
注意事项：1.原则上哪个机构处理处理或办理的文件就归入哪个机构的类别中，对于几个机构共同处理或办理的文件，有主办机构的应归入主办机构。
2.机关内部设置的临时机构，应和内部机构一样设置类目，其形成的文件材料归入该临时机构。
三十、问题分类法：问题分类法是按归档文件内容划分类别。
按问题分类，不受机关内部机构限制。
这种分类法适用内部机构变化较大，职责范围不甚清楚，形成的文件材料在内容上常有交叉的机关单位。
采用问题分类法，可以避免或减少同一内容文件材料分散的现象，便于按专题查找利用。
采用问题分类法，要注意考虑机关内设机构的基本职能和业务范围，尽量做到问题和机构基本对应。
同时，类目设置要符合逻辑，类名要简明准确，前后一致。
三十一、分类方案有哪些：1.保管期限――年度――机构分类法；2.保管期限――年度――问题分类法；3.年度――机构――保管期限分类法；4.问题――年度――保管期限分类法；5.保管期限――年度分类法。
三十二、分类应注意的问题：第一，同一层次的分类必须依据同一标准；第二，类目设置要合理，含义要明确，不可互相交叉，互相包容，类目具有排它性；第三，划分的子项的外延总和应等于母项的外延。
三十三、归档文件的排列，是指在分类体系的最低一级类目内，按照一定的原则和方法排定归档文件先后次序的过程。
归档文件的排列，《规则》强调了“事由原则”，同一事由即有密切联系的文件材料应当排列在一起。
《规则》还提供了按照文件材料形成时间、重要程序等排列的不同方法。
三十四、按照事由原则排列归档文件的主要优点是：第一，体现了遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系的整理原则。
第二，对判定和体现文件材料的价值具有十分重要的作用；第三，有利于检索和档案实体存取工作。
三十五、排列的方法：1.同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按照文件材料形成时间的先后顺序，时间最的在前、时间晚的在后。
按文件材料的重要程度排列，重要的在前，次要的在后。
2.不同事由间归档文件的排列：（1）是按不同事由办结时间的先后顺序排列；（2）是按事由的重要程度排列。
（3）按事由文件材料的责任者或承办部门分别集中排列。
（4）按事由文件材料所反映的不同问题分别集中排列。
三十六、归档文件排列应注意哪些问题；1.不同类目归档文件的排列，编制分类方案时就确定了的，应以编制部门的有关文件为准。
2.不可将归档文件直接按形成时间或收、发文文号顺序排列。
3.“随办随归”应服从归档文件按事由排列原则。
4.“零头”归档文件的排列。
三十七：归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
编号是编目工作的起点和基础，其目的是固定分类、排列体系，也为编目及查找实体提供了条件。
三十八、件号分为室编件号和馆编件号两种。
室编件号在同一年度、统一组织机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。
三十九、馆编件号的编制方法有哪几种参考；1.将室编件号与馆编件号合二为一；2.充分利用原基础，对部分变动较大的归档文件目录进行调整；3.统一编制馆编件号。
