公司文件管理规定流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政中心： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心； 2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、各中心总监/副总
1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识 行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排 放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 ⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须 当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘 抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门 经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由行政中心人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录
序号文件名称文件编号发布日期实施日期备注 1 质量保证手册MZSC2013A 2013年5月20日2013年6月1日 2 管理评审程序MZCX012013A 2013年5月20日2013年6月1日 3 质量计划控制程序MZCX022013A 2013年5月20日2013年6月1日 4 文件控制MZCX032013A 2013年5月20日2013年6月1日 5 记录控制程序MZCX042013A 2013年5月20日2013年6月1日 6 合同评审管理程序MZCX052013A 2013年5月20日2013年6月1日 7 设计控制程序MZCX062013A 2013年5月20日2013年6月1日 8 材料、零部件控制程序MZCX072013A 2013年5月20日2013年6月1日 9 作业（工艺）控制程序MZCX082013A 2013年5月20日2013年6月1日 10 焊接控制程序MZCX092013A 2013年5月20日2013年6月1日 11 无损检测控制程序MZCX102013A 2013年5月20日2013年6月1日 12 理化检验控制程序MZCX112013A 2013年5月20日2013年6月1日 13 检验与试验控制程序MZCX122013A 2013年5月20日2013年6月1日 14 设备、检验与试验装置控制程序MZCX132013A 2013年5月20日2013年6月1日 15 不合格品（项）控制程序MZCX142013A 2013年5月20日2013年6月1日 16 质量与服务控制程序MZCX152013A 2013年5月20日2013年6月1日 17 人员培训、考核及管理控制程序MZCX162013A 2013年5月20日2013年6月1日 18 其它过程控制程序MZCX172013A 2013年5月20日2013年6月1日 19 执行特种设备许可制度控制程序MZCX182013A 2013年5月20日2013年6月1日
1.目的 为有效地操纵质量治理体系所要求的文件，确保公司质量治理体系运行的各个场所都能得到相应文件的有效版本，特制定本程序。 2.范畴 本程序规定了文件的审批、公布、发放、更换、保管、处理（包括防止使用失效作废的文件）等内容和要求，适用于对体系文件、技术文件和外来文件的操纵。 3.职责 3.1治理者代表负责组织相关人员编制并审核质量手册、程序文件。 3.2总经理负责批准公布质量手册、程序文件。 3.3各部门负责相关文件的编制、收集、整理、使用和保管。 3.4办公室负责文件的发放、治理及更换操纵。 4、程序 4.1文件的操纵范畴 a、质量手册（含程序文件），第三层次质量活动作业指导书。 b、法律、法规和其他外来文件。 c、质量记录、表格。 4.2文件的编号 a、质量手册 公司名称代号/手册名称代号—版本号 如：YTHG/QM-A b、程序文件 公司名称代号/程序文件名称代号-版本号-程序文件顺序号 如：YTHG/QP-A-01 c、作业指导书如： d、外来文件：外来文件代号/（文件名称或代号）－流水号如WL/（合同法）－ 01 e、质量记录：QR为质量记录代号，其后为手册中的章节号，01、02、03……为
质量记录序号，例如：《受控文件清单》为QR-01。 4.3修改状态 4.4版本规定 4.5文件的编写、审核、批准、发放 文件公布前应得到批准，以确保文件是有效的，适宜的。 a、质量手册、程序文件由治理者代表组织相关人员编写，治理者代表审核，总经理批准公布，办公室负责登记发放。 b、各部门负责相关文件的编制，经主管审核后报治理者代表批准使用，各部门负责登记发放。 c、应确保文件使用的各场所得到相关文件的适用版本，文件发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。 4.6文件的操纵状态 文件分为“受控”和“非受控”两类，凡与质量治理体系运行紧密相关的文件虽受控，所有受控文件必须在该文件封面上加盖受控印章，并注明分发号。 4.7文件的更换 a、文件的更换一样由原编制部门进行，填写《文件更换申请》后由原审批者进行审批，并由文件保管部门保留文件更换的记录。 b、若指定其他部门进行文件更换时，被指定部门/人员应获得审批所必需时背景材料。 c、所有被更换的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯独性。 d、文件更换内容由相应主管部门以书面形式通知文件持有人员。 4.8文件的领用 a、文件持有人必须在《文件发放、回收记录》签收后方可领用文件。 b、因破旧而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，由文件发放部门作好相应发放签收记录。
××物业管理有限公司×××P R O P E R T Y M A N A G I N G（××）C O.,L T D. 编号：****—COP 版本号：A 程序文件 编制：日期： 审核：日期： 批准：日期： 说明：红色印章为受控文件 括号内数字为文件分发号 文件受控章 声明：程序文件未经许可，不得翻印。 责任部门：质量管理部
序号编号标题页码版号/状态 1 4.2.3 文件控制程序 3 A/0 2 4.2.4 质量记录控制程序 3 A/0 3 5.4.1 质量目标控制程序 2 A/0 4 5.5.3 内部沟通控制程序 2 A/0 5 5.6.0 管理评审控制程序 2 A/0 6 6.2.0 人力资源及培训控制程序 4 A/0 7 6.3.0 基础设施的控制程序 2 A/0 8 6.4.0 工作环境控制程序 2 A/0 9 7.1.0 服务过程的策划程序 2 A/0 10 7.2.2 服务要求的评审程序 2 A/0 11 7.2.3 与顾客沟通程序 3 A/0 12 7.4.1 采购控制程序 3 A/0 13 7.4.2 供方评价和选择程序 3 A/0 14 7.5.1-01 物业项目拓展控制程序 4 A/0 15 7.5.1-02 物业前期介入控制程序 2 A/0 16 7.5.1-03 物业接管/入伙控制程序 4 A/0 17 7.5.1-04 日常服务控制程序 2 A/0 18 7.5.1-0401 服务计划控制程序 2 A/0 19 7.5.1-0402 设备管理控制程序 6 A/0 20 7.5.1-0403 清洁管理控制程序 1 A/0 21 7.5.1-0404 绿化管理控制程序 1 A/0 22 7.5.1-0405 装修管理控制程序 2 A/0 23 7.5.1-0406 安全管理控制程序 2 A/0 24 7.5.1-0407 消防管理控制程序 2 A/0 25 7.5.1-0408 公共设施控制程序 1 A/0 26 7.5.1-0409 会所管理控制程序 1 A/0
质量记录清单 序号记录名称编号版/ 次 填写部门 整理 周期 保存 年限 保管部门备注 1《文件发放计划审批表》RGPM-4.2.3-D-01-01A/0各部门半年二年资源部 2《文件发放、回收登记表》RGPM-4.2.3-D-01-02A/0各部门半年二年资源部 3《文件更改申请表》RGPM-4.2.3-D-01-03A/0资源部半年二年资源部 4《文件销毁申请表》RGPM-4.2.3-D-01-04A/0资源部半年二年资源部 5《文件留用申请表》RGPM-4.2.3-D-01-05A/0资源部半年二年资源部 6《文件借阅/复制登记表》RGPM-4.2.3-D-01-06A/0资源部半年二年资源部 7《受控文件清单》RGPM-4.2.3-D-01-07A/0各部门/管理处半年二年各部门/管理处8《外来文件登记表》RGPM-4.2.3-D-01-08A/0资源部半年二年资源部 9《文件归档登记表》（合同类）RGPM-4.2.3-D-01-09A/0资源部半年二年资源部 10《质量记录清单》RGPM-4.2.4-D-01-01A/0各部门/管理处半年二年各部门/管理处11《质量记录借阅表》RGPM-4.2.4-D-01-02A/0资源部半年二年资源部 12《质量记录销毁审批表》RGPM-4.2.4-D-01-03A/0资源部半年二年资源部 13《质量目标评价报告》RGPM-5.3-D-01-01A/0各部门/管理处半年二年资源部 14《各区域报修按时完成率统计表》RGPM-5.4-D-01-01A/0技术部每月两年技术部 15《房屋重大维修项目监督统计表》RGPM-5.4-D-01-02A/0技术部半年两年技术部 16《不合格项纠正执行统计表》RGPM-5.4-D-01-03A/0技术部每月两年技术部
保定天智电气有限公司 质 量 记 录 清 单 编码：JL —4.2.4—01 编号：01 序号 质 量 记 录 名 称 使用表格编号 保存时间（年） 备 注 1 受控文件清单 JL —4.2.3—01 长期 4.2.3 办 公室 2 文件发放、回收登记表 JL —4.2.3—02 长期 3 文件更改申请单 JL —4.2.3—03 3年 4 文件借阅/复制登记表 JL —4.2.3—04 3年 5 质量记录清单 JL —4.2.4—01 长期 4.2.4 6 质量目标完成情况统计 JL —5.4.1—01 3年 5.4.1 7 管理评审计划 JL —5.6—01 3年 5.6 8 管理评审记录 JL —5.6—02 3年 9 管理评审报告 JL —5.6—03 3年 10 年度培训计划 JL —6.2—01 3年 6.2 11 培训记录表 JL —6.2—02 3年 12 岗位人员能力确认记录 JL —6.2—03 3年 13 生产设备一览表 JL —6.3—01 长期 6.3 生 产部 14 设备检修计划 JL —6.3—02 3年 15 设备检（维）修单 JL —6.3—03 3年 16 生产设备配置申请单 JL —6.3—04 3年 17 设备进厂验收记录 JL —6.3—05 3年 18 设备报废申请表 JL —6.3—06 3年 19 合同评审表 JL —7.2—01 3年 7.2 市 场部 20 电话（口头）联系登记表 JL —7.2—02 3年 21 合同台帐 JL —7.2—03 3年 22 项目建议书 JL-7.3-01 3年 7.3 技术 质量部 23 设计开发计划书 JL-7.3-02 3年 24 设计开发任务书 JL-7.3-03 3年 25 设计开发输出文件目录 JL-7.3-04 3年 26 设计开发评审报告 JL-7.3-05 3年 27 设计开发验证报告 JL-7.3-06 3年
ISO9001：2015质量管理体系审核准备资料清单 一、文件和记录的管理： 1. 办公室要有全部文件和记录空白表格清单； 2. 外来文件（质量管理方面、与产品质量有关的标准、技术文件、资料等）清单特别是国家强制性的法律法规的文件及控制发放的记录； 3. 文件发放记录（各部门都要有） 4. 各部门受控文件清单。含：质量手册、程序文件、各部门的支持性文件、外来文件（国家、行业、等标准；对产品质量有影响的资料等）； 5. 各部门质量记录清单； 6. 技术文件清单（图纸、工艺规程、检验规程及发放记录）； 7. 各种类文件的都要进行审核批准及日期； 8. 各种质量记录签字要齐全； 二、管理评审： 9. 管理评审计划； 10. 管理评审会议的“签到表”； 11. 管理评审记录（管理者代表的报告、与会者的讨论发言或书面的材料）； 12. 管理评审报告（其中的内容见《程序文件》）；
13. 管理评审后的整改计划和措施；纠正、预防和改进措施记录。 14. 跟踪验证记录。 三、内审方面： 15. 年度内审计划； 16. 内审计划及日程安排 17. 内审小组长的任命书； 18. 内审成员资格证书复印件； 19. 首次会议记录； 20. 内审检查表（记录）； 21. 末次会议记录； 22. 内审报告； 23. 不符合报告及纠正措施验证记录； 24. 数据分析的有关记录； 四、销售方面： 25. 合同评审记录；（订单评审） 26. 顾客台帐；
27. 顾客满意程度调查结果、顾客投诉、抱怨及反馈的信息，台帐，记录，并进行统计分析，是否完成质量目标； 28. 售后服务记录； 五、采购方面： 29. 合格供方评定记录（包括外协代方的评定记录）；以及对供货的业绩评价的材料； 30. 合格供方评质量台帐（在某个供方采购了多少材料，是否合格），采购质量统计分析，是否完成质量目标； 31. 采购台账（包括外协产品台帐） 32. 采购清单（应有审批手续）； 33. 合同（应经部门负责人批准）； 六、仓储物流部： 34. 原材料、半成品、成品名细台帐； 35. 原材料、半成品、成品标识（包括产品标识和状态标识）； 36. 入、出库手续；先进先出的管理. 七、质量部 37. 不合格量具、工具的控制（报废手续）；
体系文件记录清单 编号：JL-7.5-05 序号：1 序号表格名称编号保存年限备注1内部因素识别评价总清单JL-4.1-01 3 2外部因素识别评价总清单JL-4.1-02 3 3监视分析和评价改进JL-4.1-03 3 4相关方及其需求清单JL-4.2-01 3 5相关方的需求和期望监视评审记录表JL-4.2-02 3 6风风险和机遇的措施一览表JL-6.1-01 3 7设备总台帐JL-7.1.3-01 3 8培训计划JL-7.2-01 3 9培训记录JL-7.2-02 3 10受控文件清单JL-7.5-01 3 11外来文件清单JL-7.5-02 3 12文件更改申请单表JL-7.5-03 3 13文件发放签收单JL-7.5-04 3 14记录清单JL-7.5-05 3 15合同台账JL-8.2-01 3 16合同评审记录JL-8.2-02 3 17合格供货方名单JL-8.4-01 3 18供方调查与评审表JL-8.4-02 3 19顾客满意度调查表JL-9.1.2-01 3 20目标指标统计及考核表JL-6.2-01 3 21环境管理方案JL-E6.2-01 3 22安全管理方案JL-S4.3.3-01 3 232018年内审计划JL-9.2-01 3 24内部审核实施计划JL-9.2-02 3 25内审检查表JL-9.2-03 3 26不符合项报告JL-9.2-04 3 27内部审核报告JL-9.2-05 3 28管理评审计划JL-9.3-01 3 29管理评审会议记录JL-9.3-02 3
序号表格名称编号保存年限备注30管理评审报告JL-9.3-03 3 31纠正措施和预防措施处理单JL-10.2-01 3 32环境因素及其识别表JL-6.1.2-01 3 33重要环境因素清单JL-6.1.2-02 3 34危险源辨识JL-4.3.1-01 3 35不可接受危险源清单JL-4.3.1-02 3 36内部信息交流记录表JL-7.4-02 3 37危险废物登记表JL-E8.1-02 3 38废弃物分类收集检查表JL-E8.1-03 3 39消防器材登记表JL-E8.1-04 3 40消防器材检查JL-E8.1-05 3 41应急演习计划JL-S4.4.7-02 3 42应急预案JL-S4.4.7-01 3 43环境、安全管理过程运行控制检查表JL-9.1.1-02 3 44消防安全日常检查表JL-S4.5.1-01 3 45合规性评价记录JL-9.1.2-01 3 编制：审批：时间：
QB 上海鹏欣建筑安装工程有限公司企业标准 QB/PX—ZLJL—2009 质量记录清单 （第C 版） 2009—08—27发布 2009—09—01实施上海鹏欣建筑安装工程有限公司发布
批准页 上海鹏欣建筑安装工程有限公司发布的QB/PX—ZLJL—2009《质量记录清单》（第C版）经审核，从可操作性和符合性方面能满足GB/T19001—2008idt ISO9001：2008《质量管理体系要求》的要求和公司QB/PX—ZLSC—2009《质量管理手册》（第C版）、QB/PX—CXWJ—2009《程序文件汇编》（第C版）的证实性要求。 现批准发布。 管理者代表： 批准日期：2009年8月27日
说明 1、本“清单”依据公司QB/PX—ZLSC—2009《质量管理手册》（第C版）和QB/PX—CXWJ—2009《程序文件汇编》（第C版）对质量记录控制的要求汇编。 2、本“清单”的主要范围是：根据公司实际情况编制的与《程序文件汇编》（第C版）相应的质量记录和上海市《建筑施工技术资料编制手册》（第二版）、《建筑工程施工质量验收统一标准》和工程竣工验收备案制中的所有附表。 3、本“清单”主要有二种标识：根据公司实际情况编制的质量记录，按CX—ZB03—2009《质量记录控制程序》中“4.2.3标识”的要求进行标识，本市《建筑施工技术资料编制手册》（第二版）、《建筑工程施工质量验收统一标准》和工程竣工验收备案制中的附表，仍按原标识，此外，现公司沿用的一小部分常用表格和记录未作标识。 4、现质量记录表格以科室分列，以明确其对质量记录控制的内容和责任，各项目经理部须建立和保持与本工程建设直接有关的相应“清单”。 5、本“清单”由综合办公室实施控制，为确保使用的“文件 和资料有效性”，本“清单”有效期为三年，每半年审核一次，如 需修改、调整和补充以换页方式进行，其他部门不得随意更改和 增删。 管理者代表： 日期：2009年8月27日
浙江中特力制锁有限公司 NO. 质量记录清单编号：ZTL-4.2.4-01-A/0 序号表格编号质量记录（表格名称）填写/保存部门保存期 1.ZTL-4. 2.3-01 文件发放范围审批表办公室文件重新发放后一年 2.ZTL-4.2.3-02 文件发放和回收记录表办公室文件重新发放后一年 3.ZTL- 4.2.3-03 技术文件发放/回收记录表技术部文件重新发放后一年 4.ZTL-4.2.3-04 文件更改通知单办公室3年 5.ZTL-4.2.3-05 技术文件更改通知单技术部3年 6.ZTL-4.2.3-06 文件销毁申请单办公室2年 7.ZTL-4.2.3-07 文件作废保留登记表办公室3年 8.ZTL-4.2.3-08 文件借阅登记表办公室3年 9.ZTL-4.2.3-09 文件归档登记录办公室记录作废后一年 10.ZTL-4.2.3-10 受控文件登记表办公室文件作废后一年 11.ZTL-4.2.3-11 外来文件登记表办公室文件作废后一年 12.ZTL-4.2.3-12 文件对外发放登记表办公室文件作废后一年 13.ZTL-4.2.3-13 文件有效性评价定期评价表办公室3年 14.ZTL-4.2.3-14 文件领用申请单办公室3年 15.ZTL-4.2.4-01 质量记录清单办公室记录作废后一年 16.ZTL-5.5.3-01 会议记录办公室3年 17.ZTL-5.5.3-02 业务联络单办公室3年 18.ZTL-5.6-01 管理评审计划办公室3年 19.ZTL-5.6-02 管理评审会议记录办公室3年 20.ZTL-5.6-03 管理评审报告办公室3年 21.ZTL-5.6-04 管理评审跟踪验证报告办公室3年 22.ZTL-6.2.2-01 人力资源需求表办公室3年 23.ZTL-6.2.2-02 员工档案表办公室3年 24.ZTL-6.2.2-03 培训需求表办公室3年 25.ZTL-6.2.2-04 年度培训计划办公室3年 26.ZTL-6.2.2-05 培训记录表办公室3年 27.ZTL-6.2.2-06 培训情况总结表办公室3年 28.ZTL-6.2.2-07 岗位培训登记表办公室员工辞职后一年 29.ZTL-6.2.2-08 特殊岗位人员名单办公室员工辞职后一年 30.ZTL-6.2.2-09 员工培训档案表办公室3年 31.ZTL-6.2.2-10 培训有效性评价表办公室3年 32.ZTL-6.2.2-11 岗位人员能力评价记录办公室3年 33.ZTL-6.2.2-12 培训计划调整通知单办公室3年 34.ZTL-6.2.2.4-01 员工满意度调查计划表办公室3年 35.ZTL-6.2.2.4-02 员工满意度调查表办公室3年 36.ZTL-6.2.2.4-03 年度员工满意度调查和趋势分析统计表办公室3年 37.ZTL-6.2.2.4-04 员工出勤和流动率统计表办公室3年 38.ZTL-7.5.1.4-01 设备购置申请单生产部3年 39.ZTL-7.5.1.4-02 设备开箱验收记录单生产部3年 40.ZTL-7.5.1.4-03 设备总台帐生产部设备报废后一年 41.ZTL-7.5.1.4-04 设备履历卡生产部设备报废后一年