某某电力公司档案管理规范

前 言 1、本标准是根据《建设一流供电企业考核标准》的要求，为了加强对公司企业档案工作的管理而制定。

2、本标准由湖北丹江电力股份有限公司标准化委员会办公室提出。

3、本标准起草人： 4、本标准审核人： 5、本标准审定人： 6、本标准批准人： 7、本标准由湖北丹江电力股份有限公司标准化委员会负责解释。 目 次 前 言 ...................................................................................... 1 目 次 ...................................................................................... 2 1 适用范围 ................................................................................ 2 2 引用标准 ................................................................................ 3 3 管理职能 ................................................................................ 3 4 管理内容与要求 ................................................................... 4 5 检查与考核 .......................................................................... 10 附：企业档案分类表 ............................................................... 10

1 适用范围 1.1本标准规定了公司企业档案管理的职能、管理内容与要求、检查与考核。 1.2 本标准适用于公司及各基层单位的档案管理。 2 引用标准 能源部《电力工业企业档案分类规则供电企业档案分类表》 国家档案局《文书档案保管期限表》 国家档案局、国家计委《基本建设资料管理暂行规定》 国家档案局、国家经委、国家计委《国营企业档案管理暂行规定》 国家档案局《企业档案工作目标管理办法》 3 管理职能 3.1 总经理工作部（公司办公室）是公司档案管理的归口管理部门，设档案专责负责公司档案的日常管理工作。

3.2 认真贯彻执行党和国家有关档案工作的各项方针、政策，负责组织制定企业档案管理的实施细则。

3.3 负责企业文书、会计、科技、声像等档案及资料的管理工作。

3.4 研究企业档案工作规律，制定档案工作计划、方案。 3.5 对基层单位的档案工作实行指导和监督，开展业务培训工作。

3.6负责组织企业档案目标管理工作，使档案管理达到与企业管理相适应的水平。

3.7企业档案实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，为公司生产经营、建设和科学研究服务。 4 管理内容与要求 4.1 归档管理 4.1.1 在工作中形成的具有保存价值的文件材料（含文字、声音、图像、电子等各种特殊载体材料），都应当及时归档。凡属应归档的文件材料，各有关部室应按公司制定的企业档案归档范围，由兼职档案员收集齐全、完整、准确，并进行整理，于第二年一季度前按照归档要求移交到综合档案室集中统一管理。 4.1.2 企业生产（施工）活动中形成的科技文件材料（含各种特殊载体材料），由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责收集、整理，工作完结后立即交综合档案室科技档案人员存档。 4.1.3 科技档案人员必须参加重要设备开箱、工程竣工验收、科研成果鉴定和有关生产技术会议。

4.2 归档的文件材料必须齐全、完整、准确。 4.2.1 归档的文件材料必须准确地反映本企业生产、科研、基建和经营管理等方面的情况。

4.2.2 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 4.3 归档范围和管理期限 归档范围、立卷类目，保管期限主要参照原能源部《电力工业企业档案分类规则供电档案分类表》、国家档案局《文书档案保管期限表》，结合公司实际情况制定。 附：公司档案归档范围、立卷类目、保管期限表。 4.4 档案分类 公司档案根据其形成特点分为十大类。即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、生产调度、科学技术研究、基本建设、设备仪器，共设十个一级类目，其类名、代号见附表。 4.5 编制档案总目录、档案分目录、底图目录和案卷目录工作。

4.6 档案保管 4.6.1 接收档案必须认真验收，并填好移交清册。 4.6.2 档案要专柜存放，排架要科学，便于查找。 4.6.3 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库要认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。

4.6.4 胶片、照片、磁带的保管，要有特制的密封盘，按编号顺序排列在专用柜内，库房应符合规定的要求。

4.6.5 要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。对破坏和载体变质的档案，要及时进行修被和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要填写清楚。 4.6.6 档案库房的要求：库房必须具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。 4.7 图纸的修改、补充 4.7.1 修改已归档的图纸，要有经分管领导批准的图纸修改、补充通知单。

4.7.2 修改内容较小时，可直接在图面上“杠改”、“括改”或者发送“变更通知单”，“杠改”、“括改”时应在修改处标注“修改标记”。 4.7.3 修改内容较多时，应绘制新图代替，原来的图纸作废。采用新图纸列入原图纸目录，并注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图纸的编号，根据需要另行保管。 4.7.4 整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。 4.8 档案鉴定 4.8.1 要根据国家和有关部门的规定，根据本公司制定的档案保管期限表，开展鉴定工作，由档案鉴定小组每年进行一次鉴定。 4.8.1.1 对有长远利用价值的档案应永久保存。 4.8.1.2 对在一定时期内有利用价值的档案，分别为长期或短期保存。

4.8.1.3 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

4.8.2 鉴定工作要由有公司分管领导、各专业部门负责人、专业技术人员和档案人员参加鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每项鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并注明鉴定时间。 4.8.3 鉴定工作在每年四月份进行。 4.8.4 档案通过鉴定，要求达到规定保管期限标准，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，负责档案工作的公司分管领导，应及时责成有关部门的人员负责修改补充。对定期和已超过保管期限的档案进行鉴定，应提出存毁意见。 4.8.5 销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要编制清册，提出销毁报告，经公司分管领导审批并报送有关档案管理机关备案，销毁档案时，要严格执行保密规定，指定专人监督，监销人应在销毁清册上签字。 4.9 档案统计 4.9.1 档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。

4.9.2 要搞好档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及其效果统计。

4.10 档案管理现代化 要把档案管理现代化列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑，要逐步应用以计算机为主，包括办公自动化等现代管理手段。 4.11 档案借阅 4.11.1 严格履行档案借阅登记手续，并在借阅卡上填写借阅者单位、姓名、借阅目的、借阅时间等。

4.11.2 外单位查阅档案除持正式介绍信外，还须公司分管领导审批后方可查阅。

4.11.3 确因工作急需或其他特殊情况需将档案借出档案室，必须经公司分管领导批准，孤本档案原则上不外借。借阅档案一般不得超过一个星期，确需延长时，应办理续借手续，借阅份数每人每次不得超过三份。 4.11.4 维护档案的完整和安全，所借档案不得转借或私自影印、复制、拆散、调换、涂写和污损，违者必究。

4.11.5 凡遇节、假日或特殊情况，档案室有权收回借出的材料，以利安全、保密。

4.11.6 凡在借阅档案过程中造成案卷散失污损、丢失或拒不归还者，按有关规定严肃处理。

4.12 档案信息开发利用 4.12.1 档案信息开发主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发，档案信息开发要重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物资消耗和增加经济效益等方面。 4.12.2 档案信息开发利用的几种形式。 4.12.2.1 在企业内部暂时实行档案闭架阅览，待条件成熟，逐步实现开阅览。 4.12.2.2 编制并交流档案目录。 4.12.2.3 对档案进行加工整理，汇编专题资料或编制科研成果，基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、国内外同行业生产情况简介表等。 4.12.3 企业档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。 4.12.4 档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容，为了便于档案的利用和确保档案的安全，应遵循档案借阅制度。 4.13 档案管理体制 4.13.1 综合档案室隶属于公司总经理工作部（公司办公室），由公司分管领导负责全公司的档案工作。综合档案室同时接受上级主管机关的档案管理部门监督、检查和业务指导。 4.13.2 综合档案室是企业档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理全公司的档案、资料工作。

4.13.3 档案管理人员 4.13.3.1 综合档案室应配备足够的适应档案管理工作的专职档案人员。档案人员应专业化、知识化。各科室应根据档案工作的需要，配备兼职档案管理人员，负责文件资料、图纸资料的收集积累工作，并将有保存价值的文件、图纸资料整理后归档。 4.13.3.2 档案管理人员享受专业技术管理人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。