电子档案管理系统规章制度

电子文件归档和电子档案管理制度三篇篇一：电子类资料和档案特殊管理制度为加强应急救援电子类资料和档案的管理工作，方便做好数据备份，特制订本制度。

一、制度(1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由煤矿应急救援机构统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。

(2)为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

(3)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。

(4)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。

进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。

(5)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。

二、电子文件的收集与积累(1)收集范围。

电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。

(2)收集、积累要求1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。

4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

电子化档案工作制度一、总则1.1 为了加强档案工作的规范化、科学化、现代化管理，提高档案管理效率和服务质量，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法等相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

1.2 本制度适用于本单位电子档案的形成、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作。

1.3 本单位电子档案管理工作应遵循真实性、完整性、可用性和安全性原则，确保电子档案的合法有效。

二、组织机构和职责2.1 设立电子档案管理领导小组，负责领导、协调和监督本单位电子档案管理工作。

2.2 电子档案管理部门是本单位电子档案管理工作的具体实施部门，负责电子档案的日常管理工作。

2.3 各部门应指定专人负责本部门电子档案的管理工作，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

三、电子档案的形成和管理3.1 电子档案的形成应遵循相关法律法规和标准，确保电子档案的合法有效。

3.2 电子档案的整理应按照国家和行业的相关规定进行，确保电子档案的有序、规范管理。

3.3 电子档案的归档应按照规定的流程和时间进行，确保电子档案的及时、完整归档。

3.4 电子档案的保管应采取有效的安全措施，确保电子档案的安全、可靠存储。

3.5 电子档案的利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保电子档案的信息安全和服务质量。

四、电子档案的共享和交流4.1 电子档案的共享应按照国家和行业的相关规定进行，确保电子档案的合法、安全共享。

4.2 电子档案的交流应遵循保密、合法、合理的原则，确保电子档案的信息安全和服务质量。

4.3 电子档案的共享和交流应通过安全可靠的渠道和方式进行，确保电子档案的信息安全。

五、电子档案的销毁5.1 电子档案的销毁应按照国家和行业的相关规定进行，确保电子档案的合法、安全销毁。

5.2 电子档案的销毁应经过电子档案管理部门的审核和批准，确保电子档案的合法、安全销毁。

5.3 电子档案的销毁应采取有效的方式和措施，确保电子档案的不可恢复性。

电子档案管理制度一、引言电子档案管理制度是现代社会信息化发展的必然产物，它在提高档案管理效率、保障信息安全等方面具有重要意义。

本文旨在详细介绍电子档案管理制度的内容和要求，以便更好地推动电子档案管理的规范化和科学化。

二、电子档案管理制度的概述电子档案管理制度是指为规范电子档案的收集、整理、传输、保存和利用等各个环节而建立的一套规章制度。

该制度包括以下主要内容：1.电子档案的分类与整理电子档案应按业务分类，制定相应的文件目录结构和命名规范，便于查找和管理。

同时，对于已经生成的电子档案，应进行整理和清理，确保其有序和完整性。

2.电子档案的存储与传输电子档案的存储应遵循数据安全和备份原则，合理选择存储介质并定期进行备份。

对于需要传输的电子档案，应采取加密和合法传输渠道，保障信息的安全性和完整性。

3.电子档案的权限管理建立合理的权限管理制度，确保各个岗位人员只能访问其需要的电子档案，避免信息泄露和滥用。

4.电子档案的查询与利用提供便捷的查询和检索功能，为相关人员提供准确、及时的电子档案信息。

同时，应根据业务需要，对电子档案进行合理利用，促进信息共享和知识管理。

5.电子档案的保密与溯源加强对电子档案的保密工作，确保敏感信息不被非法获取和使用。

另外，建立电子档案的溯源机制，能够对电子档案的生成和修改历史进行追溯和审计。

三、电子档案管理制度的要求为了确保电子档案管理制度的有效实施，以下是一些必要的要求：1.制度的制定与修订建立电子档案管理制度的责任部门，并明确相关人员的职责和权利。

制度应定期进行修订和更新，以适应信息技术的发展和业务需求的变化。

2.培训与宣传针对电子档案管理制度的要求，开展相关人员的培训和宣传工作，以增强其对制度的认识和遵守意识。

3.监督与评估建立电子档案管理制度的监督与评估机制，定期检查制度的执行情况，并针对存在的问题进行整改和改进。

四、电子档案管理制度的意义电子档案管理制度的实施具有以下重要意义：1.提高档案管理效率电子档案的数字化和自动化处理，可以大大提高档案管理的效率和准确性，减少工作量和人工错误。

工程类电子档案管理制度总则第一条为了加强工程类电子档案的管理和利用，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关法规，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、各项目所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。

第三条工程类电子档案是指在工程建设过程中产生的，以电子形式保存的文件资料，包括工程设计、施工、监理、验收等各个阶段的文件资料。

第四条工程类电子档案应遵循完整性、准确性、及时性、安全性的原则进行管理。

第五条工程类电子档案的管理应实行统一领导、分级负责、分工协作、全面管理的管理体制。

第六条公司应设立档案管理员，负责工程类电子档案的管理工作。

第七条工程类电子档案的管理应采用先进的技术手段，实现档案的电子化、网络化和智能化。

收集与归档第八条工程类电子档案的收集应遵循工程建设的顺序，及时、完整、准确地收集各类文件资料。

第九条工程类电子档案的收集应包括以下内容：（一）工程设计文件：包括设计说明书、设计图纸、设计变更等；（二）工程施工文件：包括施工方案、施工组织设计、施工图纸、施工记录、施工报告等；（三）工程监理文件：包括监理计划、监理记录、监理报告等；（四）工程验收文件：包括验收报告、验收记录、验收合格证等；（五）其他与工程建设有关的文件资料。

第十条工程类电子档案的归档应按照国家和行业的有关规定，进行分类、编号、装订，并建立索引。

第十一条工程类电子档案的归档应实行电子化存储，确保档案的完整、准确、可用和安全。

保管与借阅第十二条工程类电子档案的保管应实行分级管理，明确保管权限和责任。

第十三条工程类电子档案的保管应采取有效措施，确保档案的物理安全和数据安全。

第十四条工程类电子档案的借阅应实行借阅登记制度，明确借阅权限和期限。

第十五条借阅工程类电子档案的人员应遵守以下规定：（一）爱护档案，不得污损、涂改、剪裁、撕毁；（二）不得将档案带出借阅场所；（三）不得泄露档案内容；（四）按照借阅期限归还档案。

销毁第十六条工程类电子档案的销毁应遵循国家和行业的有关规定，进行审批、登记、监销。

档案信息管理系统规章制度一、总则1. 为了规范组织内档案信息管理系统的运作，制定本规章制度。

2. 本规章制度适用于所有涉及档案信息管理系统的部门和人员。

3. 各部门和人员应当遵守本规章制度的规定，确保档案信息的安全性和完整性。

4. 本规章制度的解释权归档案管理部门所有。

二、档案信息管理系统的建立和维护1. 档案信息管理系统应当由专门的档案管理部门进行建立和维护，确保系统的稳定运行和信息安全。

2. 档案信息管理系统应当定期备份，确保档案信息的安全性和完整性。

3. 档案信息管理系统的用户应当定期接受相关培训，了解系统的操作和管理规定。

4. 档案信息管理系统的管理员应当定期对系统进行检查和维护，确保系统的正常运行。

5. 档案信息管理系统应当建立权限控制机制，确保只有经过授权的人员才能访问系统中的档案信息。

三、档案信息的存储和管理1. 档案信息应当按照相关规定进行分类和存储，确保信息的查找和检索效率。

2. 档案信息应当定期进行清理和整理，确保信息的及时更新和完整性。

3. 档案信息的存储介质应当符合相关规定，确保信息的长期保存和安全性。

4. 档案信息的借阅和归还应当按照相关规定进行，确保信息的安全和追溯性。

5. 档案信息的销毁应当按照相关规定进行，确保信息的安全性和合规性。

四、档案信息的安全管理1. 档案信息的访问应当记录并进行监控，确保信息的安全性和追溯性。

2. 档案信息的传输应当加密和安全，确保信息的机密性和完整性。

3. 档案信息的保护应当采取必要的措施，防止信息的泄露和损坏。

4. 档案信息的备份和恢复应当按照相关规定进行，确保信息的安全性和可用性。

五、违规处理1. 对于违反本规章制度的行为，档案管理部门有权进行相应处理，包括警告、罚款、停职等。

2. 对于严重违规行为，档案管理部门有权进行停职、降职、开除等处理。

3. 对于违规行为造成的损失，违规者应当承担相应的赔偿责任。

六、其他1. 本规章制度的解释权归档案管理部门所有，档案管理部门有权对本规章制度进行修订和解释。

档案信息化管理制度范文第一章电子文件归档与管理制度第一条为适应本单位信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《____档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。

第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各部门形成的电子文件并需归档保存的应由档案室统一保管。

档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。

第四条各部门应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位责职。

第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各部门从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。

第六条归档电子文件的类型主要包括。

文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。

第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分。

第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。

第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十一条各部门在每年____月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。

电子文件视情况按月或按季度向档案室移交归档。

重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。

移交清单应一式两份，交接双方各执一份。

第十二条移交档案室的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。

电子健康档案管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范医院电子健康档案管理工作，保护患者隐私权和信息安全，提高医疗服务质量，订立本规章制度。

依据《中华人民共和国卫生健康委员会关于印发电子健康档案管理方法的通知》（卫健委办发〔2019〕3号）及相关法律法规进行订立。

第二条适用范围本制度适用于我院内全部医务人员和相关部门，包含电子健康档案的创建、维护、使用、共享等各个环节。

第二章电子健康档案创建与维护第三条电子健康档案的创建1.医院为每位患者建立电子健康档案，记录患者的个人基本信息、病史、诊断和治疗情况等内容。

2.电子健康档案的创建必需符合患者同意原则，医务人员应当在患者同意的情况下进行档案创建，并及时将相关信息录入系统。

3.创建电子健康档案的医务人员应进行培训，熟识相关的技术操作和规范要求。

第四条电子健康档案的维护1.医务人员应确保电子健康档案的准确性和完整性，档案中记录的内容必需真实可靠。

2.电子健康档案的更新应及时，每次患者就诊后，医务人员应依据实际情况进行相应的记录和修改。

3.医务人员对电子健康档案的修改必需有明确的操作原因和依据，并在系统中留下相关的修改记录。

第三章电子健康档案使用与共享第五条电子健康档案的使用1.医务人员在使用电子健康档案时，必需遵守医疗机构的规定，严守职业道德和法律法规。

2.电子健康档案的使用仅限于供应医疗服务和进行科学研究，不得用于其他非法用途。

第六条电子健康档案的共享1.医务人员应当依照患者的授权要求对电子健康档案进行共享，保护患者的隐私权和信息安全。

2.电子健康档案共享的对象应当符合相关资质要求，有明确的科研或医疗服务目的，并签订相关保密协议。

3.电子健康档案的共享应当通过安全的信息系统进行，确保数据传输的安全和完整。

第七条电子健康档案的审计与追溯1.医院将定期进行电子健康档案的审计，确保医务人员使用档案的合法性和合规性。

2.对涉及紧要病史、诊断和治疗方案等信息的电子健康档案，应进行特殊权限设置，记录医务人员的操作痕迹。

第一章总则第一条为了加强公司财务部电子档案的科学管理，确保电子档案的完整、准确、安全和高效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》等法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司财务部电子档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条财务部电子档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家法律法规和公司规章制度执行；（二）统一管理原则：实行统一规划、分级管理、责任到人；（三）安全保密原则：确保电子档案的保密性和安全性；（四）方便利用原则：提高电子档案的检索和利用效率。

第二章电子档案的收集与整理第四条电子档案的收集范围包括：（一）财务报表、会计凭证、会计账簿、财务分析报告等；（二）合同、协议、授权委托书等与财务活动相关的文件；（三）财务管理制度、工作流程、操作规范等；（四）其他与财务活动相关的电子文件。

第五条电子档案的整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类、编号、编目、归档等规范进行；（二）确保电子档案的完整性、准确性、一致性；（三）电子档案的命名应简洁、规范、易于识别；（四）对电子档案进行定期检查、维护和更新。

第三章电子档案的保管与利用第六条电子档案的保管应遵循以下要求：（一）建立电子档案库房，确保库房环境安全、通风、防潮、防磁、防火、防盗；（二）采用加密、压缩、备份等技术手段，确保电子档案的保密性和安全性；（三）制定电子档案的保管期限，对超过保管期限的电子档案进行销毁处理；（四）对电子档案的保管情况进行定期检查、评估。

第七条电子档案的利用应遵循以下要求：（一）严格按照规定程序办理电子档案的查阅、复制、借阅等手续；（二）对查阅、复制、借阅电子档案的人员进行登记，确保档案的利用安全；（三）加强对电子档案的检索、查询和统计分析，提高档案的利用率；（四）鼓励利用电子档案进行财务分析、风险评估等工作。

第四章电子档案的销毁第八条电子档案的销毁应遵循以下要求：（一）对超过保管期限的电子档案，按照国家规定和公司制度进行销毁；（二）销毁前，应进行鉴定、评估，确保档案的销毁安全、合法；（三）销毁过程应严格保密，防止档案泄露；（四）销毁后，应做好销毁记录，并及时上报有关部门。

第一章总则第一条为加强公司人员电子化档案管理，提高档案工作效率，保障档案信息安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工及公司内部各类档案的电子化管理。

第三条本制度遵循统一管理、分级负责、安全保密、便于利用的原则。

第二章档案管理机构及职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司人员电子化档案的统一管理和监督工作。

第五条档案管理部门职责：（一）制定公司人员电子化档案管理制度，并组织实施；（二）负责公司人员电子化档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；（三）负责公司人员电子化档案的检索、利用、复制等工作；（四）负责公司人员电子化档案的安全保密工作；（五）定期对档案管理人员进行业务培训，提高档案管理人员的业务水平。

第三章档案收集与整理第六条公司人员电子化档案收集范围：（一）员工个人信息、入职离职手续、劳动合同、各项协议等；（二）员工培训、考核、奖惩等记录；（三）员工工资、福利、社会保险等财务信息；（四）员工出差、报销、用车等审批信息；（五）其他与员工相关的信息。

第七条档案收集要求：（一）档案收集应当真实、准确、完整，不得伪造、篡改、隐匿、销毁档案；（二）档案收集应当及时，确保档案的时效性；（三）档案收集应当分类存放，便于检索和利用。

第八条档案整理要求：（一）档案整理应当遵循档案管理规范，确保档案的系统性、完整性；（二）档案整理应当采用统一格式，方便检索和利用；（三）档案整理应当定期进行，保持档案的时效性。

第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：（一）档案保管应当符合国家档案安全标准，确保档案实体和信息安全；（二）档案保管应当实行分级管理，明确各级档案的保管责任；（三）档案保管应当定期进行检查、维护，确保档案的完好。

第十条档案利用要求：（一）档案利用应当遵循保密原则，不得泄露公司秘密；（二）档案利用应当确保档案的真实性、完整性；（三）档案利用应当便于检索和利用，提高档案利用效率。

电子档案管理制度•相关推荐电子档案管理制度范本随着社会不断地进步，制度的使用频率逐渐增多，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。

那么什么样的制度才是有效的呢？下面是小编为大家整理的电子档案管理制度范本，欢迎阅读与收藏。

电子档案管理制度1一、管理目的1、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

2、原则上公司所有的员工档案管理依本制度执行。

二、人员定义公司所有员工划分为四种：档案依据四种人员采取相应的管理。

三、档案文件定义1、员工入职前及入职后提供的个人资料，简称员工个人资料。

及入职后补充的资料（如学历变更的证书复印件）2、员工入职前及入职后需与公司签订的合同及协议。

简称员工协议文件。

依据不同类人员有不同的合同与协议以上，包括但不限于，所有入职人员都必须提供以上资料，并保证完整、齐全、真实、整洁。

四、档案收藏工具在职人员每人使用一个档案袋，档案袋左上角贴上一片不干胶，并在不干胶上面使用黑色水笔清晰、端正的写上工号及姓名，工号写在姓名前面。

档案袋之间以工号顺序排列。

五、档案管理细则1、档案的封面：在职人员的档案封面都要贴上一份《档案管理清单表》，依据档案内容作标注，即有则打勾。

《档案管理清单》见附件一。

2、档案内容的放置顺序不同员工的档案均分为两叠，第一叠为员工个人资料，第二叠为员工协议文件。

这两叠资料按照以下顺序分别用回形针夹好。

员工个人资料：身份证→学历证书、职称证书、英语及计算机等相关证书→ 员工协议文件：劳动合同→→转正资料→合同续签文件，若存在一些文件没有包括在内的如职务发生协议、户口调动申请等，则按照事件的发生顺序排放在员工协议文件的后面。

3、档案资料的规格资料原则上以A4为标准规格，若规格比A4小的，则以上方及左边为对齐标准；若规格比A4大的，则超出部分折叠为A4规格。

4、在职人员管理权限A类人员的档案除总裁有特别规定外，一律由人力资源总监保管；B类人员中的部门经理及人力资源部成员的档案由人力资源总监保管，但人力资源总监的档案由其上级人员保管。