表格管理流程
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表 格 管 理 流 程
责任 者 流 程 描 述
用表单位
综合管理部
人力资源部
综合管理部
财务控制部
采购部
综合管理部
用表单位
用表单位 汇总并申请印制 企管员对表格编号及备案 制定表格样式,确定表格需用量计划
使用及保存
审核表格样式、用量及费用预算
依据预算审批
受理采购申请并办理印制
接收并转发
领用
2011 FIRST ISSUE 2011年第一版: 2011/07/12 PAGE页码: 1 OF 4 第1/4页
1 适用范围
本程序适用于公司各单位。
2 术语及定义
2.1 表格:用于工厂日常管理所产生的记录、大量使用且在一定时间内需要妥善保管的填写文字或数字的书面材料。
3 职责
3.1 各用表单位
3.1.1 制定表格样式、确定需求量、传递审批表、领用、使用及妥善保存使用后的表格,以备查询。
3.2 综合管理部
3.2.1 负责审核表格样式、用量及费用预算、汇总并申请印制、接收印好的表格并转发到用表单位。
3.3 财务控制部
3.3.1 依据预算审批表格印制申请。
3.4 人力资源部
3.4.1 人力资源部企管员负责表格的编号登记备案和原始表样的存档。
3.5 采购部
3.5.1 根据综合管理部的表格采购(印制)申请进行采购,将印制好的表格发放给综合管理部。
4 工作程序和要求
4.1 各用表单位需要表格时,制定本单位需要的表格样式、需求量并报送综合管理部。
4.2 综合管理部审核表格样式、用量以及费用预算并将表格样式送人力资源部企管员编号及备案。 2011 FIRST ISSUE 2011年第一版: 2011/07/12 PAGE页码: 2 OF 4 第2/4页
4.3 人力资源部企管员设立台账,按照《记录管理程序》的要求对各单位的表格予以编号,在台账上登记备案并留存样表。
4.4 用表单位将编号后的表格报送财务控制部。
4.5 财务控制部依据用表单位的费用预算情况审批。
4.6 财务控制部批准后,由综合管理部将批件和表格样式报送采购部印制。
4.7 综合管理部向计划财务部借款并办理印制(采购)业务。
4.8表格印制完毕后,采购部通知综合管理部,由综合管理部办理接收及留存表格样式。
4.9 综合管理部通知各用表单位领用。
4.10 表格使用后,各用表单位按照《记录管理程序》的要求将传递到终端的表格整理、装订、归档,妥善保管。
5 相关文件
5.1 《记录管理程序》
6 相关记录及保存期
6.1 各类表格样式 保存期:按有关规定执行