浅谈高校基建档案管理工作

试论如何加强高校基建档案管理摘要本文主要阐述了高校基建档案建设过程中主要存在的问题，并针对其原因进行了分析，采取有效对策，提高基建档案的管理工作。

关键词高校基建档案管理中图分类号：g271 文献标识码：a近几年，我国的高等教育发展较快，高校基本建设的投资规模也逐步扩大，很多高校都将院校进行了扩建、改建，成立了多所分校，或将院校间合并与重组，这些都使高校发展日益壮大，那么高校的基建档案管理工作也必须要跟上形势，在加强学校基础设施建设力度的同时，也要做好基建档案管理工作。

因此，笔者针对提高基建档案管理工作浅谈以下几点看法。

一、明确高校基建档案的概念高校基建档案是高校档案的组成部分之一，是高校进行整体建设、规划的重要组成部分，它是在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表及声像载体，它不仅是学校建设过程中的真实记录，更是为学校未来的发展提供了重要的基础和参考依据。

二、抓住高校基建档案建设的特点，提高档案管理建设工作基建档案专业性强、在收集、整理过程中又涉及较多单位，使其对高校基建档案在自身的质量、项目的齐全性、完整性、准确性、真实性、方便性上都提出了更高的要求，采用科学现代化的管理方法管理档案信息资源，是实现现代化改革发展的需求，也是基建档案管理现代化的关键所在，其特点表现为：（一）广泛性。

每一个基建项目从项目开工前到工程全面竣工验收，基建档案的审批、设计、材料来源涉及政府部门、设计部门、施工及监理等多处单位的评定。

（二）成套性。

形成完整的基建档案,需要工程项目前期到竣工验收后，每一项活动、每一个环节的文字或图纸记录, 其完整性决定每一个单项工程与整体工程项目之间的衔接。

（三）专业性。

基建档案技术含量高，基本建设过程涉及到设计、勘探、施工、安装、消防等多种专业内容, 也是今后维修、验收、审查提供的唯一依据。

（四）庞大性。

基本建设项目由于投资规模大，参与单位多，涉及专业广，以及项目归档文件套数多等因素，所形成的基建档案数量远比其他档案多。

高校基建档案建设与管理摘要：就高校基建档案来看，这些都是高校在开展基础建设工作中逐渐形成的，包含了项目规划、立项、施工、维护等整体过程资料，具有一定的真实性、实用性和专业性，这也是高校建设发展的真实写照和重要依据，意义重大。

而目前的高校基建档案管理现状并不理想，其中还存在很多的问题，对此，需要进一步强化高校基建档案管理工作调整和改革，促进基建档案管理效益不断提升，提升学校基建档案管理质量。

关键词：高校；基建；档案建设；管理前言：高校基建档案是高校行政管理和档案管理的重要部分。

基建档案能够使用户更了解建设，同时也为高校的后续建设奠定了基础。

随着社会经济的迅速发展，很多高校的基建项目逐渐增多，基建档案资料也随之增加，对基建档案建设与管理提出了更高的要求。

因此，高校理应拟定出合理的基建档案管理方法，做好面临更多困难和问题的准备，使高校的基建档案资源得到有效的开发和利用，推动高校的持续稳定发展。

1高校基建档案建设与管理存在的问题1.1不够重视基建档案大部分高校缺乏基建档案的意识，过于重视教学的档案、财务档案等，忽略了基建档案。

并且，很多高校在工程建设时，认为档案的收集和搭建难度较大，所以就自动减少了对基建档案的管理，只是让相关管理人员进行简单的整理，缺乏完整的管理约束机制和管理制度。

1.2缺乏专业人员，归档整理不规范，责任心不足基建档案内容涉及面广，工作环境较为复杂，编制整理周期长，具有鲜明的专业性。

这就要求档案管理人员既要有档案方面的专业知识，又必须具备一定的建筑专业知识，而且要对基建项目施工各阶段的环节流程和基本术语都有一定的了解，以便和建设方、施工方、监理方更好地沟通，保证基建档案管理的质量。

但因新校区建设时间长，规模大，人员流动大，很难保证基建档案人员的稳定性，导致基建档案无法做到有效、系统、连续的管理，所以应该派遣专业的档案管理人员来管理高校基建档案，以保证管理效率和质量。

此外，基建档案的管理人员，对档案管理的意识不够，无法对数据进行有效的完善与管理。

一、总则为了加强学校基建工程档案的管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，充分发挥档案在基建工程管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 基建工程立项、规划、设计、施工、验收、移交等过程中的各类文件、图纸、照片、录音、录像等资料。

2. 基建工程招投标、合同、协议、会议纪要、验收报告、保修证书等。

3. 基建工程维修、保养、改造等过程中的各类文件、图纸、照片、录音、录像等资料。

4. 基建工程相关的法律法规、政策文件、标准规范等。

三、档案管理制度1. 建档：基建工程立项、规划、设计、施工、验收、移交等各阶段形成的文件、图纸、照片、录音、录像等资料，应按照国家档案管理的有关规定进行分类、整理、立卷、归档。

2. 保管：档案应存放在安全、通风、防潮、防尘、防盗、防虫蛀的档案室或专用柜中，确保档案实体和信息安全。

3. 查阅：查阅档案需经档案管理员同意，并办理查阅手续。

查阅者应遵守档案保密规定，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。

4. 档案借阅：档案借阅需经主管领导批准，并办理借阅手续。

借阅者应妥善保管档案，按时归还。

5. 档案销毁：档案保管期满，经鉴定无保存价值的，应按规定程序报批后销毁。

销毁前，应编制销毁清单，经主管领导批准后，由档案管理员监督销毁。

6. 档案数字化：对有保存价值的档案，应进行数字化处理，实现档案资源的共享和利用。

四、档案管理人员职责1. 档案管理员应具备良好的政治素质、业务能力和职业道德，熟悉档案管理业务。

2. 档案管理员负责基建工程档案的收集、整理、立卷、归档、保管、查阅、数字化等工作。

3. 档案管理员应严格执行档案管理制度，确保档案的完整、准确、系统、安全。

五、奖惩1. 对严格执行档案管理制度，工作成绩显著的档案管理人员给予表彰和奖励。

2. 对违反档案管理制度，造成档案丢失、损坏、泄露等后果的，依法追究责任。

六、附则本制度自发布之日起施行，由学校档案管理部门负责解释。

基建项目档案标准化规范化管理存在的问题及对策基建项目是国家经济发展的重要组成部分，也是引领城市化和工业化的重要支撑。

随着中国经济快速发展，基建项目数量增多，项目规模不断扩大，项目管理面临的挑战也日益突出。

基建项目档案标准化规范化管理存在着许多问题，需要及时采取对策加以解决。

一、存在的问题1.档案管理水平不高。

在基建项目中，存在着许多档案管理水平不高的情况，项目档案的整理、存储、检索等方面存在着诸多不规范和混乱的现象，导致档案管理工作效率低下，难以满足项目管理和相关法律法规的要求。

2.档案内容不完整。

在基建项目档案管理中，档案内容不完整是一个普遍存在的问题。

一些重要的项目资料和信息未能及时完整地纳入档案管理系统，导致项目档案的完整性和可追溯性受到影响。

3.档案管理标准不统一。

管理标准的不统一导致基建项目档案管理中存在着很多混乱和不规范的问题。

各个项目单位对于档案管理标准的理解存在差异，导致了档案管理工作的混乱和不规范。

4.档案管理技术手段滞后。

目前，许多基建项目单位在档案管理中还停留在传统的纸质档案管理阶段，缺乏现代化的档案管理技术手段，无法有效地利用信息技术来提高档案管理的效率和质量。

二、对策1.提高档案管理人员的专业水平。

加强档案管理人才队伍建设，培养专业化的档案管理人员，提高档案管理人员的专业水平和管理能力，以保障项目档案管理工作的规范和高效。

2.建立健全档案管理制度。

制定并完善基建项目档案管理制度，明确档案管理的各项工作流程和责任，规范档案管理的各项规定和标准，以确保档案管理工作的规范和有序进行。

5.加强档案内容的整理和完善。

加强对项目档案内容的整理和管理，逐步完善项目档案的内容和信息，确保项目档案的完整性和可追溯性，并为相关法律法规的遵守提供可靠的依据。

在基建项目档案管理中存在的问题和对策的分析表明，加强基建项目档案管理的标准化和规范化工作，具有重要的现实意义和深远的发展意义。

只有不断加强基建项目档案管理的标准化和规范化工作，才能更好地满足国家经济发展和社会进步的需要，为基建项目的顺利实施和可持续发展提供坚实的保障。

2012.No22摘 要 高校基建档案在高校建设和发展中起着重要的作用，但由于历史原因，目前大部分高校在基建档案的收集和管理中存在严重不足。

结合现代化科学技术水平的提高和高校对基建档案收集和管理的重视，我们可以通过对基建档案管理的优化和创新来完善高校基建档案的收集和整理制度。

关键词 基建档案 管理 优化与创新随着我国社会经济的不断发展和国家对高等教育的不断投入，大批民办高校相继建立，一些原有的高校随着学生的扩招也不断修建新校区，高等院校的校区建设在一个时期内成了大家关注的重点。

为了有效地管理和收集高等院校的基建项目和档案资料并将其移交至地区城建档案馆，我们需要在高校基建档案的管理中不断创新，加强管理。

1 高校基建档案的内容和作用高校基建档案是指从高校建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件资料，包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容。

高校基建档案是反映学校基本建设工作的真实原始纪录，是学校档案的重要组成部分。

高校基建档案作为记录和承载学校历史建设沿革的载体，在高校发展建设中发挥着越来越重要作用。

首先，高校基建档案有凭证作用。

高校基建档案是一个学校建校过程中形成的所有资料，包含各种文件、凭证、函件、图纸、预算、记录等资料，它客观地记载当时的历史情况，反映学校基本建设的完整过程，这些资料具有凭证作用。

其次，高校基建档案还起着参考作用。

高校基建档案记载了房产、地产以及设备产权形成的全过程，是学校界定产权关系的法律依据和法定根据，用好基建档案可以帮助高校避免和解决产权纠纷。

2 高校基建档案管理中存在的不足高校基建档案由于其形成的过程贯穿于整个高校建设工程项目，它除了具有一般档案的原始记录性、信息性、价值性等特点以外,还具有成套性、专业性、实用性和滞后性。