浅谈高校电子档案管理及应用

中国 电力教 育
２ １ 年 管理 论 丛 与技 术研 究专刊 Ｏ Ｏ
浅谈高校科技档案管理工作
张
摘
铁
０５０ ） ６ ０ ０
（ 中国人 民武装警 察部 队学 院维 和中心 ，河北 廊 坊
要 ：高校科技档案管理工作是高校科研工作的重要部分 ，是开展进 一步科学研究的基础。高校科技档案 目前在管
管 理 机 构 和 科 研 人 员进 行 科 研 管 理 、技 术 交 流 、 经 验 总 结 如 果 只 重保 管 ，不 重 利 用 ，回避 信 息 管理 现 代化 的 发展 趋 势
等提 供参考 ，是科研工 作者 长期从事科 学研究 工作的劳 动 对科 技档案管理 职能 的挑战 ，可 能会使科技 档案管理 裹足
映了高校科研 活动 的历史和 现状 。高 校科研 活动过程 中的
重 大 科 研 发 现 、重 大 发 明 ，促 进 了社 会 和 经 济 某 方 面 的 进
三 、管 好 用 好 高 校 科 技 档 案 工 作 的建 议 １加 强 对 科 技 档 案 重 要 性 认 识 ． 高 校 科 技 档 案 产 生 于 高 校 的科 研 工 作 中 ， 高 校 的 科 研 为 生 产 活 动 提 供 完 整 、 准 确 、有 效 的 依 据 和 信 息 资 源 。 切 实
尤 为重要。在高 校科技档案工作的信息化 、标准化 建设过程 中，管理者必须 关注科技档案的开发和利 用，科技档案管理
３ 高校科技档 案直接 反映了教学科研发展的历程 ．
科 技 档 案 是 高 校 科 研 人 员 和 师 生 在 科 技 实 践 活 动 中形 人 员思 想 、业务 素 质 是 科 技 档 案 能否 发展 进 步 的重 要 因 素 。 成 的 具 有 保 存 价 值 、 经 过 整 理 后 可 利 用 的 记 录 ，客 观 地 反 科 技 档 案 管理 者 人 员必 须 正 确 认 识 面 临 的挑 战 。

二、 有重点地抓好数据库建设
目前高校档案信息 自动化 系统从总体上看仍处于 由文件处理向信息管 理系统 的过 渡阶段 ， 完成这一 部 的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是 国 家档案信息工 程的核 心和基础 ， 是工 程的 主体。建立
四、 实事求是 的改进管理体制
集 中统 一是管 理任 何社会 化大 生产所必需 的方
术队伍 ， 其素质水平 直接影 响 自动化 水平 的提高 。当
等都应纳入统一 的档案信 息 自动化 系统管 理之 中， 实 行集 中统一管理 ， 不能各行其是 自建系统 ， 造成信息分 割和资源浪费。也要 下决心解 决方便 实用 的问题 ， 如 长期将档案部门的“ 硬任务 ” 中于 一个部门 ， 集 在档案 部门这一信息系统 之内再 组建一个 “ 档案信息 系统 ” ， 就很难提高档案工作整体水平 。建立集 中统一 管理 下
目前 ， 高校档案信息 自动化系统 的现状是档案 标 准化、 规范化滞后和应用软件多而乱 ， 这些都严重影响 了系统整体水平的提高 。目前 系统的主要矛盾不是硬
根 据系统 论思想和集成化要求 ， 档案信息 自动化
建设的着眼点应是整个 系统 ， 组成 系统的纵 向和横 向
件设备 的缺乏 ， 而是硬 件 的功能 没有 充分 发挥 到位。 档案信息 自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各
阻。当然 ， 要求每个节点 的装 备水 平和应 用能力齐头
并进是不现实的 ， 在一些单位进行较 高水平的试点 ， 以
化、 规范化 ， 掌握好两 者相辅相成 、 互相促 进 的辩证 关
系。
取得值得推广 的经验 ， 对整个系统是有利 的， 但其基本
出发点应是 为了提 高系统的整体水平 ， 只有少数先进 的节点不可能组成先进的 系统 。

・
能实施 ， 规范化管理主要 表现在档案基础工作和档案制 度建设等方面 。
１ 档案基 础工作 的规范化 。档案基础 工作包括收 ． 集、 整理 、 立卷 、 录入 、 装订 、 装盒 、 上架 等 ， 工作量大而繁 琐， 要求工作人员要 耐心 、 细致 、 准确。尽管很多高校都 安装 了档案管理软件 ，由于还没 有完全实现无 纸化办 公， 档案基础工作 始终要投入精力去做。例 如归档文件 收集 过程 中， 各部 门一定要认 真仔细 ， 归档文件 材料的 份数 以及每份文件不得缺张少页 ， 发文签和相应 的发文
核。
参考文献： ［］ １ 曹瑞玲 ． 文秘人 员素质与文 书档案 管理 刍ｉ ｊ． ｚ￣］工会论坛 ，
２０ ，３ ３ ：５ — ６ ． ０ ７ １ （ ）１９ １０
件 的法律凭证地 位 。为 了解决 电子文件 载体易老化变 质影响电子文件 的长期可读性问题 ， 档案部 门可以将电 子 文件 打印出一 份纸质档案 以作备份 。对于加密 电子 文件 ， 则应解密后再完成上述 工作 。存储电子文件的载 体或包装盒上应贴有标签 ，标签 内填写编号 、名称 、 密 级、 保管期 限 、 硬件及软件环境 。将相应 的电子文件机
难。 因此 ， 电子文件要进行加密保护 ， 以确保档案部 门收 到 的电子文件的原始性 、 真实性 和准确 性 ， 保证 电子文
实现文书档 案管理 由传统管理向现代管理过渡 ， 对 专职文 书档 案管理人员的基本要 求除 了传统管理 体制
下 的要求之 外 ， 要强调业务知识 水平 ， 更 一是要有 扎实
一
档案利 用也称档案的利用服务 ，指 档案部 门通过 定 的方式 和方法 ， 直接提供档案 ， 为利 用者服务 的一

１ ． ２ 信 息化 、 数字化水 平低
当今 ， 各 高校 档 案 室虽 然 初 步 实 现 了 档 案 目录 自动化 管 理 。但 是 ， 由于 当前 电子 文 件 的 保密、 保 真技 术 尚未成 熟 和一 些 高 职 院校 档案 室技 术 力量 比较 薄 弱 等 原 因 ， 档 案 信息 仍 为单 机管理 ， 不 能联 网 ， 档 案 信息 化建 设 相 对 滞后 ， 提供档案利用服务的方式大部分还以手工操作
பைடு நூலகம்
１ ． ４ 编研能力薄弱
高校 档案部 门缺 乏对档 案信息 资源 的整合 开发能力 。传统的档案工作重馆藏轻利用 ， 加 之学校领导对档案工作的不重视， 导致高校档 案人员长期养成“ 坐等上门” 、 “ 安闲自闭”的工 作 作风 ， 对外 接 触 少 、 眼界 狭 窄 、 缺 乏 主 动 服 务 的意识 、 参 与高校教 学与科 研 的本 领不 强 、 对 档 案的利 用服 务仅局 限于提 供复 印件和摘 录 内容 等， 对档 案 的编研 利用仅 停 留在专 题介 绍 、 全 宗 介 绍 等初 级 编 研 阶段 ， 缺乏 对 档案 信 息 的深 加 工能力 。编研 能力 薄 弱 ， 严 重 影 响 高校 档 案 信 息资源提高深层次的开发和利用。
１ ． ３ 从业人员结构不合理
由于社会 对 档案 工 作 的不 理 解 和偏 见 、 学 校 领 导 的 不重 视等 原 因 ， 高校 档 案部 门 长期 成 为闲余人员安置的地方， 档案工作人员普遍年 龄偏大 、 学 历偏 低 ， 缺 乏 高学 历 、 能力 强 的年 轻 骨干人 才 。档案 从 业 人员 思 想 观念 陈 旧 、 创 新 意识不强 ， 严重制约了高校档案利用与服务工 作 的发展 。

信息技术在学校档案管理中的运用策略随着信息化时代的到来，学校档案管理也在不断的向着数字化、智能化方向发展。

信息技术在学校档案管理中的运用不仅能够提高管理效率，还能够保障档案的安全性和完整性。

本文将重点探讨信息技术在学校档案管理中的运用策略。

一、建立数字化档案管理系统传统的学校档案管理方式主要依靠纸质档案，这种方式不仅工作效率低下，还存在着档案易丢失、难以查找、占用大量空间等问题。

信息技术的运用可以帮助学校建立数字化档案管理系统，将纸质档案转化为电子档案，实现档案的高效管理和利用。

这需要学校投入一定的资金和人力，但是从长远来看，数字化档案管理系统将极大地提升学校档案管理水平和效率。

二、采用信息化手段管理档案信息传统的档案管理方式容易造成档案信息的混乱和不完整，而信息技术的运用可以帮助学校建立起完整的档案信息管理系统。

学校可以利用信息技术手段建立档案信息数据库，实现档案信息的收集、整理、存储和检索。

管理者可以通过数据库快速查找到所需的档案信息，而且可以对档案信息进行备份和恢复，确保档案信息的安全性和完整性。

三、利用数据分析技术提高档案管理效率信息技术的另一大优势就是其强大的数据处理和分析能力。

学校可以利用数据分析技术对档案信息进行分析和挖掘，从中发现有用的信息和规律，为学校的教育教学工作提供支持。

数据分析技术还可以帮助学校发现档案管理中存在的问题和隐患，及时采取措施加以解决，提高档案管理效率。

四、加强网络安全保障档案信息安全随着数字化档案管理系统的建立和使用，学校档案信息的安全性越来越受到关注。

学校需要加强网络安全保障档案信息的安全，防止档案信息被非法访问、篡改和泄露。

学校可以利用信息技术手段建立健全的网络安全体系，加强对档案信息的监控和保护，确保档案信息的安全性。

五、推动档案管理工作的智能化信息技术的智能化应用为档案管理工作带来了革命性的变化。

学校可以利用信息技术手段推动档案管理工作的智能化，实现档案管理流程的自动化和智能化。

２ ０ １ ３年
第２ １ 期
Ｓ Ｃ Ｉ Ｅ Ｎ Ｃ Ｅ＆Ｔ Ｅ Ｃ ＨＮ ＯＬ ＯＧ Ｙ Ｉ Ｎ Ｆ Ｏ Ｒ ＭＡ Ｔ Ｉ Ｏ Ｎ
Ｏ图书与档案 。
科技信息
浅谈学生档案数字化管理
舒 涛 （ 成都 大 学 档 案馆 ， 四川 成都 ６ １ ０ １ ０ ６ ）
【 摘 要】 高 校 学生档案是学生在校期 间学习生活 的真 实记 录， 是 用人单位选拔人 才的重要依据 ， 学生档案管理是高校重要 的基础性工作。
依照就业 协议制 作档案转 递地 址电子表格
●
核对转递地址信息与就业 派遣证 上的地址信息
＋
制作档案转递地址签
１ 数 字化 管理 的必然性
＋
在档案袋 上粘贴封 条、粘 贴转递地址签 、加盖公章
１ ． １ 档案 数字 化是档案工作发展的必然要求 １ ９ ９ ２ 年． Ａ ｌ ｂ ｅ ａ Ａ ｎ ｒ ｏ ｌ ｄ “ Ａ １ ” Ｇ ｏ ｒ ｅ 作为参议员提 出美国信息高速公 ＋ 分类制作转递 电子、纸质 路 法案 ． 此后美 国启 动 了 Ｎ Ｉ ｌ （ Ｎ ａ ｔ ｉ ｏ ｎ ｌ ａ Ｉ ｎ ｆ ｏ ｒ ｍ ａ ｔ ｉ ｏ ｎ Ｉ ｎ ｆ ｒ ａ ｓ ｔ ｒ ｕ ｃ ｔ ｕ ｒ ｅ ． 国家 表格 信息基础设施 ） 项 目， 随后 ， 许多 国家 和地区纷纷效仿 。２ ０ ０ ３ 年， 苏州 ● 会议决定在 我国苏浙沪 地区率先启 动 “ 长 三角信息高速 公路示范项 转递 目” 建设 。 为此 ， 我 国的信息化技术越来越成熟 ， 在此 环境 下 ， 作 为档案 ＋ 管理部 门 ． 其 管理对象将 不得不 由原来单纯 的实物管 理 ． 逐步转化 为 开通 网 络 以计算机 网络技术 为主的数字化管理 ， 以适 应社 会发展的需要 。 ＋ １ ． ２ 档案数字化是信息 时代 发展的必然要求 学生查询档案去 向 在学生档案管 理中 ，毕业 生档案的转递是其 中的一项 重要工作 。 自高 考实行 网上招 生录取 方式后 ，学生档案转递方式也 发生了变化 。 图 ２ 转递毕业生档案 传统 的学 生档案转 递方式容易出现档案损坏 、 丢失 ． 内容 张冠李戴 、 误 装漏 装等现象 ． 加上收集整理繁琐 ， 各地邮寄速度不一 ． 档案寄送滞后 在学生档案管 理的第二个 阶段 ． 需要收集整 理大量 的资料 ． 如学 等问题 ． 给管理带来难度 业成绩 、 身体状况 、 思想 道德 、 政治信仰 、 社团服务 、 获奖信息等 等 ， 这 计算机技术的发展改变了信息交流的模式 ． 为了能在 网络环境下 些资料基本依赖手工填表归档 。随着高校规模 的扩 大 ， 学生档案数量 轻松实现档案的业务功能 ． 数字化档案管理是发展趋势 每年递增 ， 在 以手 工操 作为主 的作业 中 ， 极易 出现笔误 、 手误 现象 ． 使 档案管理的准确性 、 及时性 和完整性受到影响 ２ 学生档案管理现状 ２ ） 学生档案数字化管理与高校办公 自动化没有 实现有 机结合 一 方面 ． 电子档案管理与办公 自动化系统中的电子文件在管理方 面不 相 ２ ． １ 学生档案 的管理方式 档案管理处于被动状态 ； 另一方面 ， 办公 自动化系统 中的学 生 １ ） 传统 的学生档案管理机制未得 到根本 改变 ， 现有管理 方式介于 互依 附， 学生档案的管理模 式和服务 内容没有 传统管理与 电子管理之 间。学 生从入 学到毕业 ， 其档案 管理 大致分为 档案大部分分散于不 同的学院 动化应用有效地结合起来 ． 使得以电子档案为基础 的档案信 三个 阶段 。第一是新生人 学建档阶段 （ 如图 １ ） ； 第二是收集整 理学生 与办公 自 息化建设没有真正实现 。造成学生档案数字化管理成本和难度增加 ． 就学期 间档案材料 阶段 ； 第 三是毕 业生档案转递阶段（ 如图 ２ ） 。 且效率低下 。 依据招办信 息制作 新生 班 级 电子 表 格 ２ ． ２ 学生档案管理人员素质与发展不匹配 ＋ 在信息化社会 中 ． 人才是最关键 的因素 ． 档 案管 理工作 的数 字化 制作新生入学档案电 离不开专业人才。档案网络化建设 ． 要求管理人员不仅要 精通传统 的 子 、纸质表格 ● 档案业务 ， 而且要掌握 自动化计算机技术 。 目 前， 高校 的档案管理 队伍 整体素质仍然偏低 ， 缺乏既懂计算机技术 、 网络技术 ． 又精 通档案业务 接收入学档案 的复合型人才。 ＋ １ ） 在学生档案逐步数 字化的过程 中． 纸质材料 与电子文件将在相 建立新生档案 当长 的一段 时间内并存 。而 由于我们对数字 化档案的管理情 况不熟 ● 悉， 容易引发许多问题 ， 如电子档案 的长期保存方式 、 计算 机病毒 的威 以班 级 为 单位 按 理 档 案 井 入柜 ’ 胁、 信息的安全 陛能等等 图 １ 建 立新 生档 案 ２ ） 管理人员的保密意识不够。 数字化档 案必须严格遵守 系统保密

高校档案管理信息化建设探析随着高等教育规模的迅速增长，高校档案管理工作也日益重要。

因此，采用信息化手段对高校档案管理进行系统化、自动化、集成化管理，成为高校档案管理现代化建设的必经之路，并且可以极大提高档案工作的效率和工作质量。

本文将从信息化的角度出发，探析高校档案管理信息化建设的必要性、现状和发展趋势。

高校档案作为高校的重要资源之一，对学生人才培养、师资队伍建设、科研工作、学科建设以及国内外交流合作等方面都具有重要作用。

因此，加强高校档案管理工作，提高档案工作水平、规范和透明化档案管理是非常有必要的。

尤其，随着互联网技术的迅速发展和应用广泛性的不断扩大，信息化对于高校档案管理来说是必不可少的。

具体表现如下：1.提高工作效率高校档案管理工作需要大量的手工工作。

例如，手工建档案、文件管理、查阅和借阅档案等等。

大量的手工工作不仅浪费了大量的人力和物力，而且效率低下，容易出现错误，影响工作的质量。

采用信息化手段可以将档案工作变为自动化和集成化的管理，有效提高工作效率。

2.保证信息安全档案管理工作需要保证档案信息的完整性、保密性和可靠性，避免泄露、丢失和损坏等事件的发生。

传统的纸质档案容易被人为故意或者误操作所导致的档案的不完整性，乃至于档案的遗失或破坏。

而采用信息化手段可以将档案信息进行加密和备份，能够更好地保证档案信息的完整性和安全性。

3.提高档案查询效率随着高校规模的不断扩大，档案数量也会逐渐庞大，档案的查询和查阅成为一个繁琐的工作。

传统的查询方式往往需要大量的人力和时间，效率低下。

而采用信息化手段可以实现档案的网络化、数字化和自动化管理，提高档案查询效率，方便真正有需要的人更好的了解档案情况。

目前，国内很多高校都已经开始了档案管理信息化建设。

许多高校根据自身需求，开展了较为完善的档案管理信息化建设。

具体表现如下：1.建设数字化档案馆许多高校根据自身需求建设了数字化档案馆，把档案信息进行数字化处理后存储在数据库中，方便查询查阅。

学生电子档案实施方案范文随着信息化时代的到来，学生电子档案的建立和管理已经成为学校管理工作中的一项重要内容。

为了更好地规范学生档案管理工作，提高学生档案管理的效率和质量，制定学生电子档案实施方案是至关重要的。

下面，我们将就学生电子档案实施方案进行详细阐述。

一、学生电子档案的建立。

1. 学生基本信息采集，学校应当建立完善的学生信息数据库，包括学生的基本信息、家庭信息、学习成绩、奖惩情况等内容，并确保信息的准确性和完整性。

2. 电子档案的建立，学校可以利用现有的信息化技术，建立学生电子档案系统，将学生的各类信息进行数字化存储和管理，确保档案的安全性和隐私性。

3. 档案更新机制，学校应当建立档案信息的更新机制，及时更新学生的各类信息，确保档案的及时性和准确性。

二、学生电子档案的管理。

1. 权限管理，学校应当建立严格的权限管理制度，对不同层级的管理人员进行权限分级，确保档案信息的安全和保密。

2. 查询和使用，学校可以通过建立电子档案查询系统，方便相关管理人员和教师查询学生档案信息，提高工作效率。

3. 审核和监督，学校应当建立档案信息的审核和监督机制，对档案信息进行定期审核和监督，确保档案信息的准确性和完整性。

三、学生电子档案的应用。

1. 教学管理，学校可以通过学生电子档案系统，对学生的学习情况进行全面分析和评估，为教学管理提供科学依据。

2. 学生服务，学校可以利用学生电子档案系统，为学生提供更加个性化的服务，包括奖学金评定、就业推荐等方面。

3. 管理决策，学校可以通过学生电子档案系统，对学生的整体情况进行统计和分析，为学校管理决策提供科学依据。

四、学生电子档案的保密与安全。

1. 数据加密，学校应当对学生电子档案系统进行数据加密处理，确保档案信息的安全性。

2. 访问控制，学校应当建立严格的访问控制机制，对档案信息的访问进行严格控制，防止信息泄露。

3. 灾难恢复，学校应当建立档案信息的灾难恢复机制，确保档案信息在意外情况下的安全性和完整性。

（上接第75页）些不必要的误会，增进相互之间的了解和信任，这样才能够更好的开展思想政治工作。

2.3企事业在开展思想政治工作的时候要关心职工。

关心主要来源于对职工的感情。

随着我国社会经济的不断发展和进步，人们的物质生活水平在不断的提高，在这个时候职工对于感情的需求也就变得更加的强烈。

如果企事业的思想政治工作者对职工不够关心，感情比较冷淡的话，那么思想政治工作肯定也就开展不好。

企事业在实际的思想政治工作当中应该要更加关心职工，不管是对职工的生活还是工作，都需要加倍的关心，为职工创造比较良好的生活环境和工作环境，这样职工和企事业都能更好的发展。

2.4企事业在开展思想政治工作的时候要激励职工。

在企事业发展的过程当中一定不能够压抑职工的个性，如果职工的个性被压抑的话，那么他们的创造力也就不能够有效的发挥出来。

在社会经济不断的发展当中，对于现代企事业来说，对职工个性化人格的认知情况是其进步的一个主要标志。

在对企事业职工的人际关系进行协调的时候，应该要表现出以人为本，让职工相互之间的包容意识能够得到不断的增强，让企事业的职工能够在相互的激励、合作和促进当中完成知识的增值和更新，完成专业的互补和思想的碰撞，这样职工的价值就会得到不断的升华和放大。

企事业在开展思想政治工作的时候，应该要采用比较有效的激励手段，提高企事业职工的创新能力，因为只有通过不断的激励才能够让职工的潜能得到激发，那么他们才能够不断的进行创新。

3结束语企事业在开展思想政治工作的时候是一项比较复杂和系统的工程，那么在实际思想政治工作当中就应该要坚持以人为本，关心人、理解人、尊重人以及服务人，把企事业的思想政治工作和职工的实际问题有效的结合在一起，在服务职工的过程当中对职工进行引导，从而来促进企事业职工的全面发展和进步，这样企事业也能够得到更好的发展。

参考文献:[1]牛慧慧.实施思想政治工作要以人为本[J].当代矿工，2014，01:44-45.[2]王瑛.试论以人为本的思想政治工作[J].神州，2013，19:134.[3]李科平.略论以人为本做好企业思想政治工作[J].企业家天地下半月刊(理论版)，2008，12:69-70.[4]洪波.以人为本做好新时期思想政治工作[J].当代广西，2004，19:15-16.[5]崔克锐.论新时期思想政治工作“以人为本”的新理念[D].东北师范大学，2005.[6]王志强.关于坚持以人为本做好企业思想政治工作的思考[J].现代企业教育，2012，04:83-84.[7]张广龙，宋先增.坚持以人为本做好新形势下的思想政治工作[J].山西青年，2013，08:6.摘要:学生档案是一个教育单位必不可少的组成部分，它对于学校的管理来说至关重要。

点
有 哪些 优点 呢 ？ 是 设 置 密 码 ，让 文 件 只 能 是用 于 阅读 而 且 不 能
１ 档案管理更为便捷 ：这其实 不说大家 ． １ 也知道。 利用计算机平台作为基础 ， 档案 的管理 员就可以随时随地的利用计 算机对各种各样 的 数据进行 清查 ， 统计 ， 索等需 要的相关 资料 。 检 这样便可省掉很多翻阅纸质档案带来的繁琐 的 手续 。而且 。 和纸质档案相 比， 电子档案也几乎 不会 占用什么太大的空问。需要的管理资源也
管理科学 Ｉｌ 术在档 案 管 理 中 的运 用
（ 富裕县 农村合作 医疗管理 办公 室， 黑龙 江 富裕 １ １０ ） ６ ２ ０
摘 要： 我们生活在这 个社 会上， 开档案 ， 学的时候有上学的档案， 离不 上 等工作 了又有 工作 的档案 ， 档案可谓是追随我们一 生记 录我们一 生的 重要 资料 ， 么社会上这 么多的人这 么多的档案， 管理人 员数量有限， 那 档案 怎样把这 些档案分文 别类的整理好呢？ 社会 的进 步是不 可估量 的 ， 个电 这 子信 息的时代 ， 已经 不是 问题 ， 文就 旨在探 讨一 下电子信 息技术在档案管理 中的应用 。 这 本 关键词： 档案管理 ； 电子 ； 用 应 １ 应用 电子信息技术对档案进 行管理的优 范都建立电子档案地 目录路径 ， 以方便查找 。 再次 ， 对电子档案 使用的管理 ： 我们 所总结 拷 随着科技 的发展 ， 我们 日常生活少 不 了电 的 电子档案的使用途径 最主要有 以下几 种 ： 网络传输 ， 直接使用。而从信 息的安全及保 子信息技术 。 网络化也 深入我们的工作和学习 。 贝 ， 我们 应利用安全保 档案管理也从最初 的纸质档案管 理发展到现在 护资料 的完整性角度出发 ， 的电子档案管 理。这说 明我们 的社会是不断进 密措施 ，尤其是一些涉及到专 利的成 果甚至 于 步的。那 么应 用电子信息技术对 档案进行管理 机密 的档案 ，通过给这样的整个 文件加密或者

真伪易于判别 ． 人们可 以借助形式的原始性来证 实和确认 内容的原始 性。 但 电子档案 的内容与形式是相对独立的 ， 不仅 内容易于变化 ． 而且 失去 了固定 的形式 ． 使档 案部门在对 电子档 案进行检验时 ． 很 难对电 子档案的原始性 、 真实性 、 完整性 、 安全性进行认定。
１ ． ２ 真 实 性 问题
３ 加强电子档案管理 的重要意义
电子档案极易失真 如将纸质档案转化为 电子档案的操作过程稍 电子档案对于大部分的单位 和部 门来说 ．已不是一个新鲜事物 ． 有失误 即会导致档案信息失实 ： 电子档案 的真实性 问题伴 随其生命 的 加强对 电子档案的管理意义重大 ． １ 加强 电子档案管理 ． 有利于节省人力物力 始终 ． 维护其真实性是一个不 间断 的过程 ． 信息 内容 “ 出错” 的概率 和 ３ 机会 远高于传统档案 ： 电子档 案可被原样复制 ． 甚至被篡改后可不 留 在传统档 案管理中 ． 由于档案 工作的特殊性 ． 特 别是一些易破 碎 痕迹 。 的档案资料 ． 一般需要大量 的人财 物力才能够更好 地保 管 ． 而且还 不 １ ３ 完整 性 问题 可避免地存在损坏 的风险 然而． 计算机及其 网络 的出现 ， 不但为归档 而且 提供 了信息利用 的快 速途径 ． 免除 了立 电子文件 、 电子档案 内容的完整性很难保 障。电子文件 经常处 于 提供了快捷的管理手段 ． 检索查找 的困难 ． 减轻了工作人员的劳动强度 ， 提 高了归档质 流动状态 ． 如不及时捕获 ， 可能会 导致信息丢失 ； 电子文件结构 复杂 ． 卷归档、 储存方式多样 ． 容易造成信 息的缺损 ： 电子文 件的背景信息伴 随文件 量和检索速度 ． 有利于节省大量的人力物力 。档案管 理工作 实现电子 处理过程而不断累加 ， 而且形 式多样 、 存储分散 ， 极易丢失 ， 往往致 使 化以后 ． 就可把按 “ 卷” 立卷归档 ． 改为按“ 件” 整理 归档 ， 大大提高了档 案 管 理 的 工作 效 率 电子文件来 龙去脉不清 １ ． ４ 安 全 性 问题 ３ ． ２ 加强电子档案管理 ． 有利于提高服务质量 电子数据的易更 改性为非法操作提供 了便利 ． “ 黑客” 攻击以及用 档案管理的 目的是为使用者提高便捷高效的服务 ， 加强 电子档案 资源信息实现电子化 ． 有利于提高档案管理的服务质量 。 电子档 户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息 ． 都会直接损害电子档案 的 管理 ． 安 全 案 的特点是实物资料的信息化 ． 大量 的原始档案可以集中在计算机存 储介质 中． 通过互联 网进行 传播 ． 这可 以使得用户在查 阅时可以实现 ２ 做好电子档案管理 的主要措施 对海量信息的快速筛选。加强电子档案 的管理 ， 为读者提高高质量 的 服务 ． 要求 我们 必须 拓宽知识面 ． 努力学 习新技术 ， 增 长技能 ， 提高 驾 由于 电子档案 自身的这些特 点和其提供利用方式 的多样化与所 使档案管理工作 发挥 出应有 的社会效益 和经济 依赖技术 的多样化 ． 导致其管理利用工作 的复杂性 。 因此 。 加强电子档 驭现代化技术的能力 ． 案 的管理 是十分重要的工作 ． 需要 多方面的密切配合 ， 并从多个角 度 效益 。 ＿ ３ 加强 电子档案管理 ． 有利于满足多样化需求 展开 作为档案管理工作者 ， 做好电子档案 的管理 ， 从理念上说 ， 要 求 ３ 随着社 会的进步 ．越来越 多的使用者对 档案的多样性提 出了要 我们必须完成 由传统的管理模式向现代化 管理模式 的转变 。 求． 他们不但要看原始 的文字 资料 ， 更要看原始 的图像 、 视频等 资料 ， ２ ． １ 建立档案利用制度 ． 整合各类档案资源 电子档案因为对信息保存 要建立档案利用审批制度 ．相关人员需要查 阅和利用档案 时 ， 必 而传统 的档案模式 已经无法满足这一需求 。 逐渐成为 了满足使用者多样化需求 的主要解决 方案。档案 须 获得档案 主管领导的审批。还要建立档案利用管理制 度 ， 档案收藏 的多样性 ． 与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切 部

浅谈高校人事档案管理摘要:人事档案是高校对人才管理的重要手段,也是反映人才经历、能力、特长等的重要载体,同时也是学校考察和了解人才的重要依据,其管理的好坏关系到学校人力资源的开发和应用。

本文主要分析了高校人事档案管理存在的问题,并结合工作经验,提出相关改善措施,旨在提高我校人事档案管理质量。

关键词:高校人事档案问题对策人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分,通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。

从人力资源开发、管理的角度来看,人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。

作为高校的人事档案管理,是人力资源管理的重要组成部分,是识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据,科学的人事档案管理能促进人力资源的开发和使用。

但由于认识的偏差,一直以来,人事档案并未引起人们的重视,因此存在诸多亟待解决的问题。

1 高校人事档案管理存在的问题近几年来,全国各高等院校的建设都取得了前所未有的发展,但高校的人事档案工作却一直是薄弱环节,未跟上发展的步伐。

虽然档案管理人员队伍在逐年壮大,档案人员的素质也有所提高,但从整体上来看,依旧存在诸多的问题,主要表现在以下几点。

1.1 对人事档案管理认识不足长期以来,很多人错误的认为高校人事档案管理只是简单的录入、裁剪、装订、保管而已,与教学和科研无直接关系,不能为学校创造效益,只要做好本职工作,不丢失、不泄密便可。

如此人事档案管理人员平日也只是程序化的完成工作,无任何激情,默默无闻中度日,让人事档案管理工作处于“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”的尴尬局面。

殊不知,人事档案管理工作是高校人才储备情况的真实反映,是选拔人才的重要依据,很大程度上决定了高校的发展。

1.2 人事档案管理方法落后长期以来,档案室只求“看好大门、守好小摊”,档案不丢便可万事大吉,因此工作人员在思想上形成看家守业的“保管型”思维方式,缺乏创新意识,仍处于“被动服务”的局面。

高校档案管理数字化发展面临的问题及对策随着信息技术的不断发展和高校教育管理的现代化需求，高校档案管理数字化已经成为大势所趋。

数字化档案管理可以加快档案信息的获取和传递速度，提高管理效率，降低管理成本，保障档案信息的安全性和完整性，而且有助于提升高校档案管理的水平。

在数字化档案管理发展的过程中，也会面临一系列问题和挑战。

本文将从高校档案管理数字化发展面临的问题及对策进行分析和探讨。

一、问题分析1. 技术设施滞后目前我国很多高校在信息化建设方面仍存在一些问题，例如技术设施滞后、网络带宽不足等。

这就制约了高校档案管理数字化发展的速度和质量。

2. 安全风险数字化档案存在着被黑客攻击、数据泄露等安全风险。

一旦档案信息泄露，可能会造成严重的负面影响。

如何保障数字化档案的安全性成为了一个亟待解决的问题。

3. 人员素质和意识高校档案管理数字化需要专业的技术人员进行操作和维护，而目前相关人员的素质和意识普遍较为薄弱。

这就为数字化档案管理的实施带来了一定的困难。

4. 成本问题数字化档案管理需要大量的投入，包括技术设备的采购、人员的培训、信息安全设施的建设等。

这对一些财力不足的高校来说是一个不小的压力。

二、对策建议高校需要加大信息化投入，提升技术设施水平，包括更新硬件设备、提高网络带宽、拓展数据存储空间等。

只有具备先进的技术设施，才能支撑高效的数字化档案管理工作。

2. 建立健全的安全保障系统高校应建立健全的安全保障系统，加强对数字化档案的安全管理和监控，包括加密传输、权限控制、备份恢复等措施，确保档案信息不被非法获取和篡改。

高校应加强对相关人员的培训和学习，提高他们的技术水平和业务素质，增强他们对数字化档案管理工作的认识和重视，提高他们的安全意识和责任感。

高校在推进数字化档案管理的过程中，需要合理控制成本，采取经济实用的设备和技术方案，充分利用现有资源，避免造成不必要的浪费和投资。

5. 完善管理政策和制度高校应当加强对数字化档案管理的规范和规定，健全相关的管理政策和制度，明确责任主体和管理程序，确保数字化档案管理工作有序、规范地开展。

电子档案的作用
1. 提高信息存储和检索效率：电子档案可以大大缩短文件查找时间，提高档案管理和利用效率。

2. 保障信息的完整性和安全性：电子档案能够实现数据备份和防丢失等功能，保障信息的完整性和安全性。

3. 便捷的共享和协作：电子档案具有便捷的共享和协作功能，多人可以同时查看、共享和编辑同一份档案，方便协同工作。

4. 降低档案管理成本：电子档案可以大大降低档案管理成本，减少印刷、复印、存储等方面的开支。

5. 便于数据分析：电子档案可以进行数据分析和挖掘，从中提取出有用的信息，为企业的决策提供参考。

6. 强化档案保密性：电子档案提供了更加严格的权限管理和加密措施，可以保障档案的安全和保密性。

高校教学档案信息化管理研究随着信息技术的迅猛发展，高校教学档案信息化管理已成为高校管理工作中的重要领域。

本文旨在探讨高校教学档案信息化管理的现状和存在的问题，并提出一些应对策略和建议。

一、高校教学档案信息化管理的现状教学档案是高校管理中的重要组成部分，记录了学校、学院、教师和学生的各项教学活动和信息。

传统的教学档案管理主要依赖纸质档案和人工记录，存在着信息更新慢、存储空间有限、难以共享和保密性差等问题。

在信息化时代背景下，高校教学档案信息化管理已得到广泛关注。

各高校纷纷引入信息化技术，建立电子教学档案系统，实现档案信息的数字化、网络化和智能化。

这对提高档案管理效率、服务质量和学校管理水平具有重要意义。

二、高校教学档案信息化管理存在的问题1. 技术支持不足：有些高校在引入信息化管理系统时，缺乏相应的技术支持。

系统的建设和维护需要专业的人员和设备，但高校在这方面的投入相对不足，导致信息化管理效果不佳。

2. 数据安全性问题：教学档案信息的安全性是信息化管理的重要考量因素。

然而，一些高校在信息安全方面的防护措施不够完善，容易遭受黑客攻击或数据泄露，给学校和个人带来潜在的风险。

3. 数据标准化和整合问题：高校教学档案信息包含各种类型的数据，来自不同的部门和系统。

如何实现数据的标准化和整合成为一个亟待解决的问题，以便实现信息的有效共享和利用。

三、高校教学档案信息化管理的应对策略1. 提升技术支持能力：高校应加大对信息化技术建设和运维的投入，引进专业的团队或外包服务，提升教师和职员的信息技术素养，确保教学档案管理系统的正常运行和后续维护。

2. 加强数据安全保护：高校应制定和完善信息安全管理制度，加强对教学档案信息的保密和防护措施，采取加密技术和权限管理等手段，防范数据泄露和非法访问。

3. 推进数据标准化和整合：高校应制定统一的数据规范和格式，确保不同系统的数据可以互通互用。

同时，建立数据共享和交换机制，促进信息的流动和整合，提高教育资源的利用效率。

电子档案管理论文六篇电子档案管理论文范文1电子文件的归档是一项系统化的工作，在各个方面需要相关工作人员具备细心、严谨的态度。

在电子文件的归档工作过程中，详细需要完善的工作如下：（一）做好电子文件收集工作在电子文件的归档前期，做好电子文件收集工作是特别关键的。

能够反映出本机关的工作活动，并且具有利用价值的电子文件，均在收集的范围以内。

首先，对于需要保存底案的重要文件，在修改的时候需要将原文保留，在加版本号后进行积累，并把草稿与定稿同时进行归档。

其次，对计算机帮助设计、检测以及仿真试验等技术进行充分利用，并形成拥有查考价值的数据文件。

例如：图形文件、模型文件以及数据库文件等。

再则，和机关制作的各类数据文件相关的各类命令文件，例如：计算程序、掌握程序以及管理程序等。

对于命令文件而言，有些是需要机关部门以实际需求为依据，进而进行自行编制，还有的是需要以购进的方式猎取。

对于档案室已经具备的命令文件，便不需要进行再次归档。

最终，对于设备运行所需要的操作系统也需要归档。

但是，档案室已经具备的操作系统是不需要再次归档的。

另外，和电子文件相关的各类纸质文件也需要进行归档。

主要包括两大类：其一是基于电子文件使用的计算机硬件说明文件，例如计算机技术说明书、图纸以及操作手册等。

其二是电子文件在形成中所产生与之有关的纸质文件，包括系统设计说明、程序框架图以及技术鉴定材料等。

（二）完善电子文件的归档要求电子文件的归档需符合的要求包括：首先，所归档的电子文件需具备完整性。

对于具备查考价值的电子文件及支持软件都应当准时归档，切不行以分散的方式进行保存。

其次，确保归档电子文件的真实性与有效性。

对于文本文件，应在最终定稿，若图形文件发生了改动，那么便需要和当时产品的技术状况相同的版本进行同时归档保存。

对于有技术条件的机关，允许使用电子文件签署技术，这样能够对电子文件的有效性进行确认。

再则，对于载体形式与质量要求需实现统一性。

档案电子文件的载体规格、形式以及质量，均需要档案室工作人员作出统一的规定，把带有归档标识的电子文件进行集中，进而制定成归档数据集，通过拷贝的方式传输到具备耐久性的载体中，实行一式两套、异地保存的模式。