广西桂平市中润地产顾问有限公司 中润行通字第（2017）001号 关于发布【锦洲·时代广场】营销中心 《文件编号管理规定》的通知 公司各部门： 为有效管理公司、部门层级起草的文件，确保各职责单位所使用的文件为有效版本，现结合我司锦洲时代广场项目工作实际情况，特制订广西桂平市中润地产顾问有限公司《文件编号管理规定》，具体如下。 该规定自2017年3月1日份起生效，请各部门遵照执行。 特此通知 广西桂平市中润地产顾问有限公司 2017年3月3日
报：总经理 抄：行政部、总经办、财务部、策划部、销售部、按揭部 广西桂平市中润地产顾问有限公司 《文件编号管理规定》 一、目的 对公司、部门层级起草的文件进行有效管理，确保各职责单位所使用的文件为有效版本。 二、适用范围 广西桂平市中润地产顾问有限公司范围内。 三、文件编号细则 1、文件编号格式 2、文件分类
公司文件分为以下几类： 合同类：包括合同、协议、合作意向书等。与客户签订的商品房买卖合同、认购书、协议书等属于广西锦洲投资建设有限公司名义签订，不在本规定范畴。 制度、规定类：包括公司的各项管理制度、规定、决定等。 通知类：以公司、各部门名义下发或向有关合作单位发出的各项通知。 纪要类：以公司名义召开会议形成的各项会议纪要。 公函类：以公司名义向各合作企业、单位、组织或个人发出的函。 申请、请示类：以公司名义向各合作单位、企业、上级机构、行政单位发出的各类申请、请示。 报告、总结类：以公司名义向上级单位、行政机构提交的各类报告。 文件类别简称：
发文时对照文件类别使用上述简称。 3、发文单位及简称 凡是向外单位发文的都使用公司名义，发文单位简称为空白。对内发文的，按发文单位使用简称。 公司名称统一用“中润”。 4、年份和顺序号 “年份”属于顺序号的一部分，“年份”记录文件发布的年份，“顺序号”记录该文件在当年发布的顺序。 顺序号不区分文件类别，统一编号。 5、示例 （1）策划部向锦洲公司申请费用： 中润申字第【2017】×××号 （2）行政部发布会议纪要： 中润行纪字第【2017】×××号
1、目的 确保本公司制定的综合管理体系文件有统一的标准格式，以便于统一管理和查询。 2、范围 本制度规定了文件编号的表达形式及编号要求，适用于公司内使用文件、记录的编号。 3、职责 人力资源部负责制定文件编号规则和对体系文件的编号。 4、部门代号 人力资源部：RL 综合管理部：ZH 财务部：CW 营销部：YX 研究所（油田化学工程中心）：YJ 质检部：ZJ 生产部：SC 5、文件分发号 认证机构：00 总经理：01 管理者代表：02 人力资源部：03 综合管理部：04 财务部： 05 营销部：06 研究所（油田化学工程中心）：07 质检部：08 生产部：09 6、编号规则 6.1一级文件：手册 注各管理体系代号如下： 质量管理体系（9000）：QMS 安全、环境与健康（HSE）管理体系：HSE 环境和职业健康安全管理体系：E0M API石油天然气行业制造企业质量管理体系：SC 6.2二级文件：程序文件 注各管理体系代号如下：
安全、环境与健康（HSE）管理体系：HSEP 环境和职业健康安全管理体系：E0P API石油天然气行业制造企业质量管理体系：CX 6.3三级文件 6.3.1管理体系文件（管理制度、作业指导书、图纸等） □□□/□□-□□-□□□□-□□ 顺序号 审批年份 部门代号 文件类型代号 公司缩写 注：文件类型代号 管理类文件：GL 技术类文件：JS 6.3.2记录表格类 □□□/JL-□□-□□ 顺序号 部门代号 记录缩写 公司缩写 注：质检部、生产部涉及记录内容较多，为便于区分，可在顺序号后加工段号或产品代号，以便于区分。例：产品原始检测记录（DSP-2、DSP-3、SMP-Ⅰ、SMP-Ⅱ等），可记录为：DSY/JL-ZJ-01-(DSP-2)、 DSY/JL-ZJ-01-(DSP-3)等 6.3.3外来文件 GK –□-□□□ 顺序号 类别号，用A、B、C……表示 外来文件代号注：A表示法律法规类文件；B表示技术标准和规范类文件；C表示与体系有关的文件；…… 6.5通知通报类文件 -□□□□-□□
1目的 为规范公司文件的管理，提高工作效益，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2 使用范围 2.1适用于公司文件的编号管理和控制：包括公司的规章制度、管理文件、合同协议、外来文件等；编号文件包括纸字文件以及电子文件。 3 程序规定 3.1文件的分类 3.1.1一级文件：管理性文件、标准性文件、程序文件等 3.1.2二级文件：规章制度、合同协议、流程等 3.1.3三级文件：操作规程、通知、通报等 3.1.4四级文件：记录 3.2文件的编制、审核、批准和发布 文件发布前须得到有关人员的批准，以确保文件的充分和适宜，其审批权限为： 公司一级文件：由常务副总审核，总经理批准后发布实施； 公司二级文件：由部门总监审核，常务副总批准后发布实施； 公司三级文件：由部门总监审核，各部门总监签批后发布实施； 公司四级文件：行政部批准后使用。 3.3文件的编号 3.3.1各部门文件编号自行编制，各分公司文件统一由经营管理部编号，所有编号完毕的文件必须先发行政部门审核文件格式。 3.3.2公司一级文件编号格式 J - XX - AN - QP - 01 部门代码：经营管理部-JG；行政部-XZ；财务部-CW
一级文件类型代码：QS-管理文件 QJ-标准文件 QP-程序文件 3.3.3 公司二级文件编号格式 J - XX - BN - QZ - 01 二级文件类型代码：QZ-规章制度 T-合同协议 QG-流程 3.3.4 公司三级文件编号格式 J - XX - CN - GC - 01 三级文件类型代码：GC-操作规程 TZ-通知 TB-通报 3.3.5 公司四级文件编号格式 J - XX - XX - 001 四级文件类型代码：一、二、三级文件类型代码简称 4 版本号 文件版本号以大写A表示，修订号以阿拉伯数字0、1、2、……表示。 5 文件字体 5.1标题（公司名）：二号字体 5.2副标题：三号字且黑体 5.3文件编号：五号字体
作业指导书修改状态: 0
质量体系文件编码规定 编号: ZY—XZB—1002 页码:第1页/共2页 质量体系文件编码规定 1．0 目的 1.1本指导书确保每一个质量体系文件都有唯一的编码。便于文件的识别、追溯和 控制。 1．0 适用围 2．1 本指导书适用于本公司质量体系文件的编码。 3．0 职责 3. 1 行政人事部负责对公司质量体系文件统一编码和登记。 4．0 编码规定 4.1 质量体系文件在编写完成后，由行政人事部按照规定的要求进行登记、编码。 4．2 代号 4．2．1公司各级部门代号从该部门名称中取三个汉语拼音字母来表示，如：XZB——行政人事部 CWB——财务部 JYB——经营部 GCB——工程部 BAB——保安部 YLB——园林清洁部YCG——怡翠花园管理处 DLG——电力大楼管理处 NXG——能兴大楼管理处YDG——移动通信管理处 FYG——法院管理处 RJG——软件科技园管理处KTB——怡翠花园康体部（其他依次类推） 4．2．2文件类别代号取两个汉语拼音字母表示： ZL——质量手册 CX——程序文件 ZY——作业指导书 JL——质量记录 4．2．3顺序号用四位数表示，从左到右前二位表示文件所属容，后二位代表顺序。 程序文件前二位的编号是—00，作业指导书前二位的编号如下： a)按职能部门、管理处区分 10—行政人事部管理 20—工程部管理 30—保安部管理 40—经营部管理 50—财务部管理 60—园林清洁部管理 70—其他部管理 90—社区中心康体部管理（其他依次类推） b)按管理处部专业管理区分 80—接管验收管理 81—公共场地管理 82—设备设施管理 83—清洁绿化管理 84—消防管理 85—保安队管理 86—综合管理（其他依次类推） 4. 3质量体系文件的编码方法 4．3．1程序文件的编码由文件类别代号、顺序号组成，表达形式如下图：
一、目的 加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。 二、适用范围 本办法适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号管理和控制，具体如下： 1、管理类文件：包括公司规章制度、办法等文件； 2、合同协议类文件：包括公司各类合同协议（招投标）文件等； 3、技术类文件：包括工艺流程文件、产品说明文件等； 4、表格类文件：包括岗位说明、绩效考核等文件； 5、其他类文件：包括会议、决议记录、传真等。 三、编号方法 状态及版本号⑤ 发文日期④ 文件类型③ 发文部门② 公司名称代码① 1 公司全称：安徽人和建设科技有限公司 简称：人和建设代码：RHJS 2、发文部门 综合管理部：ZG 项目工程部：XM 待续 3、文件类型 (1)管理类—RUS. (2)合同协议类—CON.（此条适用流水号编制，参加6.1）） (3)技术类—SOP. (4)表格类—GF. (5)其他类—SR.
4、发文日期 日期格式由年月日表示yyyymmdd如20171010 5、文件状态与版本号 5.1文件状态符号的说明： Add.版本号增编 Corr.版本号更正 Rev.版本号发布（新发布或取代已发放的文件） 5.2版本号的使用： 第一版（原件）用Rev.1.0表示 对第一版进行细部调整用“状态符号Add.1.1 / 1.2 ……”表示 对第一版进行结构修改用“状态符号Corr.2.0 / 3.0 ……”表示 例：公司综合管理部在2017年10月1日发布第一版薪酬管理制度,文件编号为：RHJS-ZG-RUS-20171001-Rev1.0 6、流水号的使用：适用于公司合同协议类文件，流水号由001开始依次为002、003.......,除附件流水号起始值为01外，其余文件流水号起始值均为001。所有文件流水号在每年1月1日自动归零。 6.1合同协议类编号格式：RHJS-ZG-CON-C-201710-001 6.2格式说明：公司名称-部门编号-合同编号-合同类型-年月-流水号 6.3合同类型（C-承揽合同（施工合同）；P-采购合同；H-劳动合同；Z-租赁合同；T-技术开发合同；O-其他合同） 四、编号管理 1、公司所有审批完毕的文件必须由综合管理部统一编号，并登记入档后方可发布。 2、本办法解释权归属公司综合管理部，未尽事宜另行补充，经总经理批准后执行。
质量管理体系文件编号规定和标识规则 一、一级文件（质量手册）编号规定 质量手册编号由三部分组成： 第一部分：公司英文简写，即XX 第二部分：文件级别。质量手册的文件级别用A表示。 第三部分：版本号。版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。 举例： 质量手册 XX – A – 0 英文简写版本号 二、二级文件（程序文件）编号规定 程序文件编号由四部分组成： 第一部分：公司英文简写，即XX。 第二部分：文件级别。程序文件的文件级别用B表示。 第三部分：流水号。用1、2、3……依次排序。 第四部分：版本号。版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。 举例： 程序文件版本号 XX – B – 1 - 0 英文简写流水号
三、三级文件编号规定 三级文件编号由五部分组成： 第一部分：公司英文简写，即XX。 第二部分：文件级别。三级文件的文件级别用C表示。 第三部分：文件类别。 三级文件包括：工作依据、作业指导书、岗位职责。 a）工作依据类型： “法规”表示为“FG” “规章”表示为“GZ” “公司内部制度”表示为“ZD”（意为“制度”） “其他文件”表示为“QT”（意为“其他”） b）作业指导书 作业指导书按用途分类，可分为：规范类、指南类、标准类、综合类。 “规范”用“GF”表示 “指南”用“ZN”表示 “标准”用“BZ”表示 c）岗位职责用“ZZ”表示 第四部分：流水号。用1、2、3……依次排序。 第五部分：版本号。版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。 举例： 三级文件流水号 XX – C –（LB）– 1 – 0 英文简写文件类别版本号 四、四级文件编号规则 四级文件编号由五部分组成（每部分中间以“-”连接）：
文件编号： 文件编号及格式编制规定 版次： 受控状态：
1.0目的 对本公司质量管理体系文件、记录进行编号和格式规定，确保本公司质量管理体系文件的一致性。 2.0适用范围 适用于本公司所有部门 3.0职责 3.1技术质量部负责编制质量管理体系文件、记录编号及格式规定，审核质量管理体系文件、 记录编号及格式规定。 4.0工作程序 4.1质量手册的编号规定 HC / QM 质量手册 XX 4.2程序文件的编号规定 HC / QP —×× 程序文件 XX 4.3管理及操作性文件编号规定 HCYL—×××—××—××× 文件流水号 职能代号（见4.3.1） 文件分类（见4.3.3） 医疗 4.3.1 职能代号 “JZ”——技术质量 “SC”——生产采购
“SB”——设备 “RL”——人力资源 “BG”——办公室 “YC”——营销 “JL”——计量（监视和测量设备） 4.3.2文件分类 “SOP”——标准操作规程 “SMP”——标准管理规程 “STP”——技术、质量标准 “SOR”——记录 “CE”——CE技术文件 “QR”——确认 “YZ”——验证 4.4产品确认资料编号 HCYL –YZ/QR /×××—××× 确认或确认流水号 产品名称首位字母（大写三位） 验证/确认资料 医疗 4.4.1第一个确认资料编号为001，第二个验证/确认资料编号为002，……依次排序表示 如：灭菌确认为公司第一个验证/确认资料为001，包装确认为第二个验证/确认资料为002，……依次排序表示 4.4.2方案为每个验证/确认的001，报告为每个验证/确认的002。 如：导尿包灭菌验证如果为公司的第一个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-001-A，验证报告为HCYL-YZ/DNB-001-B；导尿包包装验证如果为公司的第二个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-002-A，确认报告为HCYL-YZ/DNB-002-B，……。 4.4.3验证/确认版次、修订按管理及操作性文件执行。 4.5外来文件的编号 如果原文件有编号，引用原文件编号，如无编号按下列编号格式执行。 ×××—××××—××× 流水号
体系文件编号规则SUP-GM-R01
版本修改描述日期编制人A/00首次发布2014.3.13蔡媛媛
1.目的： 对公司体系文件和记录的编号作出明确规定，规范统一体系文件的编号，便于文件及记录的识别和检索。 2.适用范围： 适用于公司与质量管理体系有关的所有文件及实施记录的编号。 3.参考文件或标准： 无 4.术语和定义： 无 5.责任部门及职责： 综合管理部：负责制定统一的文件编号规则并监督执行。其他相关部门：按照规则执行 6.流程图 无 7.控制要求： 7.1质量管理体系文件的编号 7.1.1质量手册（一级文件）编号； SUP/QM 7.1.2程序文件（二级文件）； SUP ×.××-×× 例如：SUP1.1-GM 《文件和记录控制程序》 7.1.3支持性文件（包括操作指导书、检验规范、操作规程、内部标准、规章制度等，三级文 责任部门代码 1-2位流水号 分类号码： 1．质量管理体系2．管理职责部分3．资源管理部分 4．产品实现和运行控制部分5．检查、测量、分析和改进部分 公司名称代号
件）； SUP -××-×-××× 例如：SUP-GM-R01表示综合管理部负责实施和控制的有关制度规定类文件。 7.2文件记录的编号和流水号7.2.1文件记录的编号 F ××/SUP ×××× 例如：编号ESPBB1.1-QM 的文件产生的第一个记录为“F01/ESPBB1.1-QM ”。7.2.2文件记录的流水号 一般文件记录的流水号，按年份加3位阿拉伯数字流水号的形式编制。如：No.2014001,表示2014年第一份记录。如记录表格较多，各部门可按年、月、日及字母缩写等形式编制流水号。 7.3外来文件的编号 7.3.1外来文件（国际标准、国家标准、行业标准、法律法规、客户要求等） 外来文件一律使用原文件编号 备注：部门代号采用英文名称的缩写字母表示，具体如下： 综合管理部:GM 采购部:PU 销售部:SD 客服部:CS 市场部:MK 研究所:R&D 技术部:TD 生产部:PD 品质部:QM 计划部:PM 两位流水号 部门内部分类代码（数字）如:不同班组（可选） 文件分类号： S ：企业技术标准、规范等（评判的准则） O ：作业指导书、实施的细则、指引等 R ：单项规定、制度等 责任部门代号 公司名称代号 产生该记录的文件的编号 两位流水号（01开始） 记录（表格英文Form 的第1个字母）
文件编号及格式管理制度 1. 目的 确定文件的编号规则是为了使文件有分类标准，以便全公司内统一，便于区分、传递、查找和存档。 2. 适用范围 适用于天津市屹马汽车配件制造有限公司所有部门的行政文件、工艺技术文件、质量管理体系文件。 3. 术语和定义 无 4. 职责与权限 4.1 总务人事部负责行政文件编号规则的制定和管理； 4.2 质检部负责公司总体质量管理体系文件编写规则的制定和管理； 4.3 各部门负责本部门文件编号的正确运用。 5. 工作程序 5.1代号说明 5.1.1公司及部门代号说明 代号由两位字母组成，其代号规定见下表：
5.1.2文件类别代号说明 如有其他类型的文件应取拼音字母前两个。 5.2文件编号及识别号编制规则 5.2.1行政文件编号规则参照总务人事部下发的《行政文件编制规则》进行，其中各部门代码按照本规 定5.1.1执行。 522体系文件编号编制规则 5.221体系文件编号构成如下: 5.2.2.2 体系文件编号说明 a ） 体：代表质量管理体系文件 b ） 文件类别：X 代表I-V 类文件夹，也就是IS09001标准4.2.1条款a ）-e ）类文件，用a-e 书写（a 代 表质量方针、质量目标。 B 代表质量手册. c 代表程序文件. d 代表支持文件. e 代表记录、表单） c ） TYM 天津屹马汽车配件制造有限公司 d ） XX ISO/TS16949 : 2009 标准条款 e ） XX 文件序号，从 01-99 5.2.3体系文件识别号编制规则 5.2.3.1公司级体系文件识别号构成如下： 文件序号 过程条款 文件类别 体系文件缩写 企业代号
质量管理体系文件分类与编号规定 为规范山东凤凰城发展有限公司质量管理体系文件的分类与编号，便于文件的控制、使用与保存，制定本规定。 第二条本规定适用于山东凤凰城发展有限公司所有质量管理体系文件。 第二章文件分类 第三条质量管理体系文件包括： 1、质量方针和质量目标； 2、质量手册； 3、程序文件； 4、制度、办法、作业指导书等管理性文件； 5、标准、规范、图样等技术性文件； 6、相关外来文件； 7、质量记录表式等其它文件。 第三章编号规则 第四条代号释义 Ｑ－－－质量管理体系 FHC－－－凤凰城 SC－－－质量手册 CX－－－程序文件 GL－－－制度、办法、指南等管理性文件 JS------标准、规范、图纸等技术性文件
JL------质量记录 A,B,C---版本 第五条质量手册编号格式 Q/FHC.SC--XXXX 发布时间 发布时间以“年”为限。 第六条程序文件编号格式 Q/FHC.CX.XX--XXXX 发布时间 文件顺序号 发布时间以“年”为限。 第七条制度、办法、指南等管理性文件编号格式 Q/FHC.GL.XX 文件顺序号 第八条标准、规范、图纸等技术性文件使用技术资料编号办法，即按项目性质、地点、内容等编号。 第九条外来文件中如有编号，则沿用原编号，无编号的执行第七条规定，其中，技术性文件执行第八条规定。（国家法律法规不再加编号） 第十条质量记录表式编号格式 FHC.JL.XXX 顺序号
第十一条第一版本文件为A版，以后换版依次为B、C、D……。 第四章分发号规则 第十二条各职能部门由公司办公室统一分配一个部门代号，分发号即使用部门代号。文件需二次发放的，各部门建立分发记录。 第十三条对“受控”文件，文件发放部门加盖“受控文件”专用章（红色）和分发号（红色）；技术图纸使用技术资料专用章（红色）；通过办公网或电子邮件发送的第三层次文件，在文件首页右上方加“受控”专用标识,标识为： 受控 分发号： 部门内部文件由使用部门确认受控方式。
xx公司文件编号管理制度 1.目的 确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2.适用范围 本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。 3.总则 1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求 接受管理；本规定不适用于党务文件。 2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员 执行。 3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。 4. 文件类别 4.1 文件 1.管理制度 2.技术文件
3.合同 4.表格 4.2记录 1.会议记录 2.检查记录 3.工作总结(周报、月报) 4.工作计划 5.文件编号规则 5.1编码元素使用规则 5.1.1公司名称 公司全称：上海xx有限公司 简称：SHYG 5.1.2部门代号 FD--财务部 MD--市场部 OD--运营部 HR--人力资源部 IT--技术部5.1.3日期代号 统一采用“yyxx”的格式，例如“2016”代表该文件是2016年制定的。
5.1.4流水号 统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。 5.1.5文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为 A0-A……，B0-B……，C0-C……，字母是根据内容升级而变化。 5.2文件编码结构 SHYG—XX—XX—YYXX—nnn/版本 (000-999) 日期代号(年) 部门代号 文件类型 企业代号 5.3文件分类编码规则 5.3.1规章制度和管理文件 格式：SHYG-ZD-C-yyxx-nnn/A0 格式说明：公司名称-制度缩写-部门缩写-年-流水号/版本号
文件编号管理办法 1.目的 为规范公司各类文件的管理，统一各类文件的编号，确保在需要时能及时得到适用文件的有效版本，特制订本办法。 2.适用范围 本办法适用于公司各中心、部室发放的各类文件及外来文件的编号，具体包括以下几类： （1）质量、环境及职业健康安全管理手册； （2）作业程序文件：指对公司各类管理事务的工作流程所作的基本描述和规定； （3）管理制度：指对公司的基本组织规程和各领域的工作所作的基本规定； （4）记录表单：指在公司工作中所使用的表格、单据； （5）图纸：指有关公司土建、水电安装、网络等图纸； （6）外来文件：指各级政府部门、客户、供应商等外部往来单位的来文。 通知、通报、联系函等不适用于本办法。 3.职责 办公室负责公司各类文件编号规则的制定及编号分配。 4.内容和要求 4.1编号构成 4.2.1质量、环境及职业健康安全管理手册 YC—GLSC—XXXX 编写年度代码 管理手册代码 公司代码 4.2.2作业程序文件 YC/CX—XX—XXXX 编写年度代码 章节代码 程序简称 公司代码 4.2.3管理制度
YC/ZD—XXXX—XX—XXXX 制定年度代码 流水编号 前两位为类别代码，后两位为细类编号 制度简称 公司代码
4.2.4记录表单 YC/BD—XX—XX—XXXX 年度代码 流水编号 部门代码 表单简称 公司代码 4.2.5图纸 YC/TZ—XX—XX—XXXX 年度代码 流水编号 类别代码 图纸简称 公司代码 4.2.6外来文件 YC/WL—XXX—XXXX 年度代码 流水编号 外来文件简称 公司代码
4.2.7公司其他发文，按照公司《文件管理办法》的规定进行编号。 4.3本办法由办公室负责制定、解释和修改，各子公司文件由各子公司参照本办法自行编号。 4.4本办法自总经理批准之日起执行。
xx公司文件编号管理制度 欧阳歌谷（2021.02.01） 1.目的 确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2.适用范围 本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。 3.总则 1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按 照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。 2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导 各部门专职人员执行。 3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发 利用。
4. 文件类别 4.1 文件 1.管理制度 2.技术文件 3.合同 4.表格 4.2记录 1.会议记录 2.检查记录 3.工作总结(周报、月报) 4.工作计划 5.文件编号规则 5.1编码元素使用规则 5.1.1公司名称 公司全称：上海xx有限公司 简称：SHYG 5.1.2部门代号 FD--财务部MD--市场部OD--运营部 HR--人力资源部IT--技术部
5.1.3日期代号 统一采用“yyxx”的格式，例如“2016”代表该文件是2016年制定的。 5.1.4流水号 统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。 5.1.5文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为A0-A……，B0-B……，C0-C……，字母是根据内容升级而变化。 5.2文件编码结构 SHYG—XX—XX—YYXX—nnn/版本 流水号(000-999) 日期代号(年) 部门代号 文件类型 企业代号
5.3文件分类编码规则 5.3.1规章制度和管理文件 格式：SHYG-ZD-C-yyxx-nnn/A0 格式说明：公司名称-制度缩写-部门缩写-年-流水号/版本号5.3.2合同协议类 格式：SHYG-HT-C-yyxx-nnn/A0 格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号5.3.3文案类 格式：SHYG-WA-C-yyxx-nnn/A0 格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号5.3.4会议记录 格式：SHYG-JL-C-yyxx-nnn/A0 格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号5.3.5工作总结或工作计划 格式：SHYG-ZJ-C-yyxx-nnn/A0 格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号
Date:14/07/01 文件版本A/0 Page 1/2 1.目的：为规范公司文件、表格的编写、修订、审批和管理流程，以确保文件的规范化和系统化，满足管理要求。 2.定义 文件分类：公司文件分可控文件和非可控文件二大体系， 可控文件按四级管理 2.1一级文件：管理手册；简述本品质系统如何满足国际标准要求。代号用QM表示 2.2二级文件：程序文件；规定何人，于何时，在什么地方做什么事。代号用QP表示 2.3三级文件：作业文件,包括工作指示或流程、作业指导书、车间管理办法、仓库管理办法、文件和资料编写导则、产品标识细则等,用WI表示 2.4四级文件：表单、记录，用以收集数据，传递信息，控制作业流程或证明及作业流程执行所留下的记录.代号用QR表示 非可控文件分外来文件、其他行政管理公司发文及公司协议、技术资料等等。 2.5公司各部分代号如下： 行政部---XZ 财务部---CW 办公室---BG 采购部---CG 生产部---SC 扣带部---KD 包装部---BZ 打磨部---DM 收发中心---SF 开料机---KL 钻床部---ZC 锣床部—LC 啤压部—BY 数控机床—CNC 工模部—GM 电加工—DJ 后勤部—HQ 例如三级文件—图纸管理规定 文件表头可设置为 图纸管理规定WI-JS-01 Date:14/07/01 文件版本A/0 Page 1/1 3.管理程序 3.1第一级文件（QM）编写 管理体系手册由管理者代表或管理者代表组织编写，手册的格式不固定，但必须符合如下的要求： a、手册要参考ISO9001《质量管理体系要求》和ISO14001《环境管理体系要求及使用指南》编制； b、手册的编号为QM，由文控员进行统一编号。 c、手册有版本和生效日期的控制，其首次版本为A/0版，生效日期为手册发行日期； d、手册中使用的公司名称必须与注册名称相同； 3.2 第二级文件(QP)编写 程序文件（QP）的编写 程序文件由相关的文控员负责组织编写。必须符合如下要求：
A CFC 第一次发布 版本状态修订编制人审核人批准人批准日期中核动力设备有限公司南京分公司 文件编码 文件名称： 部门文件编制格式及编 码规则管理规定 文件类型文件分类技密级别所属专业 发布单位质量管理部 编制部门部门内部标识码适用范围 质量管理部xxxxxxxx 中核动力设备有限公司南京分公司
版权说明： 此文件内容属中核动力设备有限公司南京分公司所有，未经同意不得引用、复制、借阅、发表。 修改页 版本状态修改章节
目录 1.目的 (5) 2.适用范围 (5)
3.参考文件 (5) 4.程序管理 (5) 5.职责 (5) 5.1质量管理部 (5) 5.2综合管理部 (6) 5.3文件编制部门 (6) 6.详细描述 (6) 6.1文件的编制格式 (6) 6.2文件编码规则 (11) 6.3文件内部标识码编码规则 (11) 7.附录 (12)
1.目的 为了便于文件的管理和控制，统一中核动力设备有限公司南京分公司（以下简称南京分公司）各部门文件格式、标识，规范化、标准化管理生产管理活动中的每份文件，特制定本规定。 2.适用范围 本程序适用于南京分公司各部门产生的所有与生产活动有关的管理性、技术性文件（另有规定文件除外），包括但不限于部门制度、程序、规程、工艺技术文件等。其它文件可参考使用。 3.参考文件 1）Q/SQY·G08-0000-2012/A 《质量手册》 2）QP/SQY.G08－3000－2012/A 《民用核安全机械设备制造质量保证大纲》 3）Q/SQY·G08-401-2012/A 《文件控制管理程序》 4.程序管理 本程序由质量管理部编制、修订和解释，并具有以下签名： 编制：编制人； 审核：质量管理部负责人； 批准：主管经理。 5.职责 5.1质量管理部 1）负责文件编制格式及编码的统一管理； 2）负责文件符合性的审查； 3）负责对文件编码进行准确性检查； 4）负责范围内文件内部标识码流水号的管理。
编号:□□□/GL-RL-2014-01 企业管理体系文件 第0 次修改□□□版次：A/0 质量管理体系 文件编号规定页数：共3页1、目的确保本 公司制定的综合管理体系文件有统一的标准 格式，以便于统一管理和查询。2、范围 本制度规定了文件编号的表达形式及编号要 求，适用于公司内使用文件、记录的编号。 3、职责人力资源部负责制定文件编号规则 和对体系文件的编号。 4、部门代号人力资 源部：RL 综合管理部：ZH 财务部：CW 营 销部：YX 研究所（油田化学工程中心）：YJ 质检部：ZJ 生产部：SC 5、文件分发号认证 机构：00 总经理：01 管理者代表：02 人力 资源部：03 综合管理部：04 财务部： 05 营 销部：06 研究所（油田化学工程中心）：07 质检部：08 生产部：09 6、编号规则 6.1一 级文件：手册□□□ /□□□ -□□□□ 年号各管理体系代 号公司缩写注各管理体 系代号如下：质量管理体系（9000）：QMS 安全、环境与健康（HSE）管理体系：HSE 环境和职业健康安全管理体系：E0M API石
油天然气行业制造企业质量管理体系：SC 6.2二级文件：程序文件□□□/□□□□-□□ 程序顺序号各管理体 系代号公司缩写注各管 理体系代号如下： 1 安全、环境与健康（HSE）管理体系：HSEP 环 境和职业健康安全管理体系：E0P API石油天然气行 业制造企业质量管理体系：CX 6.3三级文件 6.3.1管 理体系文件（管理制度、作业指导书、图纸等） □□□/□□-□□-□□□□-□□ 顺序号 审批年份部门代号 文件类型代号公司缩写注：文 件类型代号管理类文件：GL 技术类文件：JS 6.3.2记录表格类□□□/JL-□□-□□ 顺序 号部门代号记录缩写 公司缩写注：质检部、生产部涉及记录内容较 多，为便于区分，可在顺序号后加工段号或产品代号， 以便于区分。例：产品原始检测记录（DSP-2、DSP-3、 SMP-Ⅰ、SMP-Ⅱ等），可记录为：DSY/JL-ZJ-01-(DSP- 2)、DSY/JL-ZJ-01-(DSP-3)等 6.3.3外来文件 GK –□-□□□ 顺序号类别号，用A、B、C……表示外来 文件代号注：A表示法律法规类文件；B表示
管理体系文件发文 规范
管理体系文件发文规范 第一章总则 第一条为强化集团管理制度文件的规范性，提高审核效率，根据《董事会议事规则》、《总裁办公会议事规则》、《授权 手册》相关内容制定本办法。 第二条本规范适用于全集团。 第三条行政人资中心为集团管理体系文件的主管部门，对各类管理体系文件的发文具有审核和监督权。下辖各公司行政人 资部为本公司管理体系文件的主管部门，对本公司的各类 管理体系文件的发文具有审核和监督权。 第二章文件命名与审核 第四条分类及定义 管理体系文件分为两大类：制度体系文件和流程体系文 件。 4.1制度体系文件指企业制定的管理过程和进行管理的规则和 制度的总和，包括：制度类文件、规范类文件。 4.1.1制度类文件是指由企业针对某项具体工作、具体事
项制订的，要求全体员工共同遵守的行为规范。 4.1.2 规范类文件是指企业为维护内部纪律和公共利益制 定的，要求员工遵守的条规文件，包括管理办法、规定、规范、细则、标准、手册等。 4.2 流程体系文件指企业为达到期望的管理或业务目标，经过 明确的组织、人员，按照标准的步骤执行并输出成果的一系列的管理流程或业务工作指导性文件，包括管理流程、 作业指引、导则、指导等。 第五条 文件签发及命名 管理体系文件审批依据《授权手册》执行，原则如下： 5.1制度类文件签发及命名 此类文件适用范围为集团全体员工, 签发人为董事长，是 管理体系文件 制度体系文件 制度类：如薪酬管理制度、奖惩管理制度、考勤管理制度等 规范类：如开发项目采购管理办法、营销工服管理规范、工程部门印鉴管理实施细则、安全文明现场标准等流程体系文件 流程类：如交房计划实施流程、景观设计标准指引、建筑防水设计及施工技术导则
芜湖华丽工程塑料制品有限公司 文件名称：文件编号与编写格式规定 文件编号：HL3—001 版本号：A 编制：章庆红审批：批准： 日期：2011.3.1 日期：日期：
修订记录
1 目的 规范文件规则与编写规定，以求文件格式与风格的统一。 2 范围 适用于本公司所有文件的编号以及编写。质量手册。 不适用标准、图纸、工艺文件的编号与编写。 3 职责 3.1 质量手册由管理者代表负责组织编写； 3.2 各职能部门负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程、管理制度和相应 的记录表格。 3.3 办公室负责制定文件编号和附件的表格编号。 4 工作内容 4.1 编号方法 4.1.1 质量手册 HL/TS- 分别表示为企业代号/体系代号-质量手册号0001 4.1.2 程序文件 分别表示为企业代号/体系代号-程序文件流水号 4.1.3 作业指导书 分别表示为企业代号/体系代号-部门代号－该文件的流水号 4.1.4 记录表单 分别表示为企业代号/体系代号-制定部门代号－文件编号－版本号 部门代号规定 部门代号 总经理 AA 管代 BB 市场部 SC 质量部 ZL 采购部 CG 设计开发部 SJ 财务部 CW 4.1.5 公司内部规定类文件 HL/1－
分别表示为企业代号/规定-文件流水号 4.1.6 文件的版本号 a.首版文件的版本为A版 b.同一版本的文件，已经修订三次，或一次修订的内容牵涉到三页（含三页）以上的文件时，需要换版本，即提升版本号的字母，即B版。 4.2 书写用纸、格式及字体。 文件采用A4的书写用纸。文件和表格等的页边距规格为：上边和左边边距为2厘米，下边和右边边距为0.5厘米。页眉距边界为2厘米，页脚距边界为0厘米。具体格式要求如下： a.封面见附件1。 b.修订记录见附件2。当质量手册或程序文件需修改时使用。 4.3 文件结构 文件按章、条、款、项的结构层次编写。编写程序文件时应按以下规定的章节,依序分章编写，但若因文件主题的不同，遇有章名不适合用时，则在该章名下标示“无”以保留章名。 4.3.2 目的 重点描述编写本文件的目的。 4.3.2 范围 重点描述程序活动所适应的部门、人员或其它可界定的范围，必要时可描述文件 的“不适用”范围，以清楚界定文件的使用范围。 4.3.3 职责 描述该项活动程序的主要职责部门及配合部门的职责。 4.3.4 工作内容 按活动的逻辑顺序描述活动的细节。重点描述相关人员所进行的工作，将工作可能发生的时机，由谁以某种方式，在何时、何地及何种方法来执行某种特定的工作。必要时可先画出简单的程序流程图。 流程图的符号按以下规定： 表示各阶段性事件或活动的叙述 表示必须做决定、检查或检验的过程 表示事件发生的顺序或方向 4.3.5 相关文件
文件编号及格式管理制度 1.目的 确定文件的编号规则是为了使文件有分类标准，以便全公司内统一，便于区分、传递、查找和存档。 2.适用范围 适用于天津市屹马汽车配件制造有限公司所有部门的行政文件、工艺技术文件、质量管理体系文件。 3.术语和定义 无 4.职责与权限 4.1总务人事部负责行政文件编号规则的制定和管理； 4.2 质检部负责公司总体质量管理体系文件编写规则的制定和管理； 4.3 各部门负责本部门文件编号的正确运用。 5.工作程序 5.1代号说明 5.1.1公司及部门代号说明 代号由两位字母组成，其代号规定见下表：
5.1.2文件类别代号说明 如有其他类型的文件应取拼音字母前两个。 5.2文件编号及识别号编制规则 5.2.1行政文件编号规则参照总务人事部下发的《行政文件编制规则》进行，其中各部门代码按照本规定5.1.1执行。 5.2.2体系文件编号编制规则 5.2.2.1体系文件编号构成如下： 5.2.2.2体系文件编号说明 a ）体：代表质量管理体系文件 b ）文件类别：X 代表I-V 类文件夹，也就是ISO9001标准4.2.1条款a)-e)类文件，用a-e 书写(a 代表质量方针、质量目标。B 代表质量手册. c 代表程序文件. d 代表支持文件. e 代表记录、表单) c ）TYM ：天津屹马汽车配件制造有限公司 d ）XX ：ISO/TS16949：2009标准条款 e ）XX ：文件序号，从01-99 5.2.3体系文件识别号编制规则 5.2.3.1公司级体系文件识别号构成如下： 企业代号 体系文件缩写 文件类别 过程条款 文件序号
对文件和记录的编号作出明确的规定，使每份文件和记录都有规定的编号，便于文件记录的识别和检索。 2、适用范围 适用于公司质量管理体系有关文件和质量管理体系运行记录、施工过程记录和工程质量记录的编号。 3、职责 3.1 质量管理部负责质量管理体系文件和管理体系运行记录编号的控制与管理。 3.2 生产技术部负责工程技术文件和施工过程记录和工程质量记录编号的控制与管理。 3.3 公司办公室负责公司文件及其相关文件和记录编号的控制与管理。 3.4 其他相关单位负责本单位的文件和记录编号的控制与管理。 4、编号规则 4.1质量手册编号 4.2 程序文件编号 例：管理评审控制程序的编号 YSJA/CX—56 同一条款下有多种程序文件按以下方式编号 YSJA—CX—□□—□ 例：材料采购控制程序的编号 YSJA/CX—74—1 4.3 作业指导书、技术交底编号 4.3.1 公司发布的通用作业指导书编号
例：质量计划编制指南编号 YSJA/ZY—04 4.3.2 各单位、部门编制的专业作业指导书编号 例：机电安装公司编制的专用作业指导书编号 JA机电/ZY—05—01 4.3.3 技术交底编号 例：第一项目部2010年编制的第一份技术交底JA一项/JD—2010—01—01
4.4 质量计划、施工组织设计、施工方案、质量通报编号 例：2011年编制的第一份施工方案 YSJA/SF—2011—01—03 4.5 公司管理制度编号 4.6 公司文件、合同文件等其他公司内部自制文件编号按公司行政文件编号的相关要求执行。 4.7 质量记录编号 4.7.1 程序文件下的记录编号 4.7.2 通用作业指导书下的记录编号
哈尔滨龙运科技有限责任公司 文件编号管理制度 1.目的 确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2.适用范围 本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。 3.总则 1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照 本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。 2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各 部门专职人员执行。 3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利 用。
4.文件类别 4.1文件 1.管理制度 2.技术文件 3.合同(招投标) 4.外来文件 4.2记录 1.会议记录 2.检查记录 3.工作总结(周报、月报) 4.工作计划 5.文件编号规则 5.1编码元素使用规则 5.1.1公司名称 公司全称：哈尔滨龙运科技有限责任公司简称：LYKJ 5.1.2部门代号 QF--企业发展部 ZH--综合部 ZX--管理咨询部
GC--工程运维部 RJ--软件研发部 5.1.3日期代号 统一采用“yyxx”的格式，例如“1101”代表该文件是2011年1月制定的。 5.1.4流水号 统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。 5.1.5文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为 2.0，2.1, 2.2 等。 5.2文件编码结构