高校教学档案的管理与利用

/【摘要】伴随中国进入到信息化社会,电子档案的管理与利用在档案工作方面发挥着越来越重要的作用。

高校繁重的教学管理由于使用了电子档案而变得更加科学和便捷,并逐渐成为高校教育管理的重要组成部分。

本文针对高校档案管理的工作特点,着重分析电子档案在高校教学管理应用中的主要特点,以找到科学有效地制定高校电子教学档案管理的对策。

本文旨在通过研究电子档案管理推动高校教育教学改革,促进高校的可持续发展。

【关键词】高等学校；档案管理；电子档案随着信息化时代的发展，高校早已不是通过单一的纸质档案来进行教学管理，而是以电、磁、光等媒介为信息载体，形成电子教学档案进行档案的管理与利用。

电子档案不仅具有保存价值，而且可以被多种软件兼容。

一、高校教学档案管理现状根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）,高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。

但是纵观近几年高等教育发展状况,由于扩大招生数量，高校(含普通高校和成人高校)数量正在逐年递增，高校教师数量日益增多，高校中的教育教学档案也成几何数量增长。

每年数以千万的教学档案的变动、更新、维护,确实是对高校教学档案的管理工作形成巨大的挑战。

具体地看，全国高校教学档案管理现状呈现以下几个方面的特点:（一）高校教学档案工作量巨大由于高校的独特工作性质，新专业会不断涌现，每年都会产生大量的教学档案；不符合时代的、专业的不断淘汰，每年又需要对档案进行筛选与封存。

这就造成了高校教学档案的变化呈现数量大、变动频繁等特点。

（二）高校教学档案信息化程度亟待提升先进的信息技术是进行档案管理的有效手段，但是目前在高校教学档案管理过程中还没有完全发挥其优势。

高校中的教学档案主要还是凭借纸质作为其保管的媒介，电子信息管理只在高校教学档案中起着检索、备份、交换等辅助作用。

教学档案的管理制度概述教学档案是一种重要的教学资源，记录着学校和教师的教学过程、成果和评价，对于保障教学质量、促进教学改革具有重要作用。

因此，建立科学、规范的教学档案管理制度，已成为学校教学管理的必要内容。

本文将结合实际情况，介绍教学档案管理的相关制度和要求，以提高学校教学档案的管理水平。

教学档案的内容教学档案是学校和教师的教学过程、成果和评价的记录，包括以下内容：1.教学计划：包括教学内容、教学目标、教学方法、教学资源等。

2.教学实施：包括教学日志、学生答题情况、学生作业等。

3.教学评价：包括自我评价、同行评价、学生评价等。

教学档案的管理制度为保障教学档案的准确性和完整性，学校应制定相应的教学档案管理制度。

教师档案管理制度一、教师档案的建立与管理1.教师个人档案由学校或教研部门建立，管理由学校或教研部门负责。

2.档案内容包括教学经历、教学成果、督导评价、培训情况、奖励处分等。

3.建立教师个人档案应注重搜集资料、分类存档、及时更新。

4.管理人员要严格保密教师个人信息，未经本人同意不得对外提供。

二、教学档案管理制度1.学校应设立教学档案室或教学档案管理岗位，负责教学档案的管理和维护。

2.学校应建立教学档案管理系统，区分学科、年级、教师等级等，便于管理和查询。

3.教师应按要求及时填写教学计划、教学日志、学生考试答题和作业等，并且核实无误后交至教学档案室或管理岗位。

4.教学档案应定期进行维护和更新，如有异常情况应及时处理。

5.教师个人档案和教学档案在离职后应移交至下一管理单位，不得私自带走。

教学档案管理的要求一、及时录入等相关工作负责人要按时交接档案，确保档案资料的完整性和真实性。

二、加强档案安全管理1.学校应采取物理、电子、网络等多种方式保障教学档案的安全。

2.管理人员应在使用教学档案时遵守“谁管理谁负责、谁使用谁承担”的原则，若在使用过程中出现遗失、泄露等情况，应及时报告上级单位。

3.外部人员如需查询教学档案，需提交证明材料和申请书。

2023年学校档案管理制度2023年学校档案管理制度1第一章总则第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。

第二条本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。

省、自治区、直辖市的人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。

国家档案行政部门和省、自治区、直辖市的人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度;(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章机构设置与人员配备第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：(一)建校历史在50年以上;(二)全日制在校生规模在1万人以上;(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。

未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。

分室是高校档案机构的分支机构。

第八条高校档案机构的管理职责是：(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作;(二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实;(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源;(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;(六)开展档案的开放和利用工作;(七)开展学校档案工作人员的业务培训;(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能;(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

浅谈教学档案的管理和作用摘要：教学档案是衡量高校教学质量和教学管理水平的重要标识之一，加强教学档案的管理，对推进教学管理工作的科学化和制度化，具有重要的意义和价值。

基于这一认知，对教学档案的管理工作进行探讨，以期推进该项工作的探索和完善。

关键词：教学档案；管理；归档；制度教学档案是学校师生在进行教学活动、教学管理过程中的历史记录和真实反映。

教学档案由文字材料、图表、音像、照片等材料汇总而成，是教学活动和教学管理的客观反映和具体总结。

建立完整的教学档案，对于提高教学质量、推进教学研究、提升教学管理水平，具有重要的意义。

一、教学档案管理的意义教学档案是衡量教学质量和教学管理水平的重要标识之一，加强教学档案的管理，对推进教学管理工作的科学化和制度化，具有重要的意义和价值。

1、它是提高教学质量和提高教学管理水平的重要依据。

教学档案是教学活动和教学管理工作的具体体现，同时，它又会反过来促进教学质量和教学管理水平的提高。

在日常教学活动中，各种工作的不足和问题都会在相关的教学记录上有所体现，因此，分析、研究、总结这些教学记录上的内容，可以直接发现问题、解决问题，进而推动教学质量和教学管理水平的提升。

2、它是进行教学改革和教学研究的重要依据。

作为教学工作情况的重要记录，教学档案记载了长期的教学活动情况、科研情况，以及教学管理工作中的经验和教训等，当教学活动或教学管理需要作出新的决策时，教学档案可以提供针对性的参考和以往所总结出的各种经验，从而促进管理部门及时有效制定出符合本单位实际的相关决策。

比如，教学大纲的完善和修订，教学质量的提高、教学改革的进行，都可以借鉴教学档案所提供的具体材料。

3、它是支撑教学评估工作的重要依据。

在教学评估过程中，教学档案是支撑教学评估工作最直接、最坚实的方面，教学档案的管理和利用水平直接反映了学校的办学水平和能力。

在教学评估环节，专家主要通过查阅和阅读档案资料，尤其是教学档案的资料来掌握相关的具体情况，如果没有完整、真实和相应的教学档案，将无从佐证教学活动和管理的水平，从而缺乏说服力和实证性。

教务档案管理制度是指学校或教育部门制定的一套规范教务档案管理的制度和流程。

教务档案是对教育工作中各项事宜的记录和归档，包括教学管理、教师管理、学生管理、课程管理、成绩管理等相关资料。

以下是教务档案管理制度的一些主要内容：1. 教务档案的建档与维护：确定教务档案的建档标准和要求，明确档案的存储方式、保管期限和保密措施。

同时，规定教务档案的定期维护和整理工作。

2. 教务档案的分类与归档：对教务档案进行分类，包括教学档案、教师档案、学生档案等，明确各类档案的内容和管理要求。

并规定档案的归档时间和归档程序。

3. 教务档案的查阅与利用：制定教务档案的查阅和利用规定，明确查阅权限和程序。

同时，注重保护个人隐私，规定档案的提取和使用应遵守相关法律法规和保密原则。

4. 教务档案的电子化管理：推动教务档案的电子化管理，建立电子档案库和管理系统，提高档案管理的效率和便利性。

同时制定电子档案管理的规定，包括数据备份、安全性保护等方面。

5. 教务档案的销毁与转移：制定教务档案的销毁和转移规定，明确销毁的条件和方法，确保档案的完整性和安全性。

对于有转移需求的档案，规定转移程序和目标档案馆的要求。

6. 教务档案的管理责任：明确教务档案管理的责任人和管理团队，加强档案的管理和监督。

建立教务档案管理宣传和培训机制，提高管理人员的档案管理水平。

通过建立和执行教务档案管理制度，能够有效地管理和利用教务档案，提高教育管理的规范性和效率性。

同时，也能够保护教务档案的完整性和安全性，确保档案资料的可靠性和便捷性。

教务档案管理制度（2）是指对教务工作中产生的各类档案进行管理的一套制度和规范。

其主要目的是保证教务档案的安全、完整、准确和便捷的管理。

教务档案管理制度包括以下几个方面：1. 档案的建立和归档：确定各类教务档案的名称、编号、格式、内容、存储方式等，并依据规定的流程建立档案。

2. 档案的保管：设立专门的档案保管室或档案库，严格管理教务档案的存放、保管和使用，确保档案的安全性。

学校教学档案管理规范一、教学档案的重要性教学档案是学校管理教学工作的重要依据，它记录了教学过程和成果，对于促进教学质量的提高起着至关重要的作用。

因此，规范的教学档案管理是学校教务工作的基础和保障。

二、教学档案的组成教学档案一般包括以下内容：学生信息、教师信息、课程设置、教材教具、课堂教学记录、考试成绩、教学评价等。

这些内容是教学过程中不可或缺的关键信息，它们的准确记录和妥善管理对于教学工作的开展至关重要。

三、教学档案的收集和整理学校要建立健全的教学档案收集和整理制度，明确教师和各相关部门的责任和义务。

教师应及时提交教学记录和学生成绩等相关信息，教务部门则要确保这些信息的安全保存和合理利用。

四、教学档案的保密性教学档案属于敏感信息，涉及到学生和教师的个人隐私，因此必须严格保密。

学校要加强对教学档案的管理，确保档案信息不被非法获取、篡改或泄露，以保护师生合法权益。

五、教学档案的查询和使用教学档案是教务工作的重要参考资料，同时也是教师和学生自我反思的重要依据。

因此，学校应建立起教师和学生自主查询和使用教学档案的渠道，以推动教学素质的提高和个人成长。

六、教学档案的数字化管理随着信息技术的快速发展，教学档案的数字化管理已经成为一个趋势。

学校应积极推进教学档案的数字化建设，建立起完善的电子档案库和管理系统，以提高档案管理效率和安全性。

七、教学档案管理的挑战教学档案管理面临着一些挑战，比如信息传递不畅、档案整理不准确、管理和使用不规范等。

学校应加强对教师和教务人员的培训，提高他们的专业素养和管理水平，以应对这些挑战。

八、教学档案管理的经验和启示教学档案管理需要学校和教师的共同努力，也需要经验总结和经验借鉴。

学校应积极探索适合自身的教学档案管理模式，吸收借鉴其他学校的成功经验，以实现规范化、科学化的教学档案管理。

九、教学档案管理的评价和监督学校应建立起完善的教学档案管理评价和监督机制，定期对教学档案的质量和管理情况进行评估和检查。

XX大学档案管理办法第一章总则第一条为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《档案法》及其《实施办法》、《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）、《XX省高等学校档案管理实施办法》等有关法规精神，结合学校具体情况，制定本办法。

第二条学校档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的，对师生员工、学校和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子等不同形式和载体的历史记录。

第三条学校档案是评估教学质量、衡量管理水平、促进科学研究、维护学校权益以及编写校史等的重要依据，是国家、社会和学校宝贵的历史文化财富，必须坚持集中统一管理的原则，做到完整、准确、系统、安全和有效开发利用，资源共享。

第四条加强对档案工作的领导和管理，将档案工作纳入学校整体发展规划，纳入相关管理制度，纳入整体考核指标体系。

第二章管理体制和任务第五条坚持党委领导、校长负责、档案机构集中管理和组织协调、各部门共同参与的档案工作体系。

设立档案工作委员会，校长任委员会主任，分管档案工作的校领导任副主任，相关职能部门的负责人任委员。

档案工作委员会负责组织、协调、咨议全校档案工作。

委员会办公室设在学校档案馆。

第六条负责档案工作的校长职责：（一）贯彻执行国家、教育部和XX省关于档案管理的法律法规和方针政策，批准和颁布实施学校档案工作的规章制度；（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，使其与学校其他工作同步发展；（三）建立健全与学校办学规模相适应的档案管理机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备和经费；（四）研究、决定学校档案工作的奖惩和其他重大事项。

第七条明确分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，其主要职责：（一）组织制定实施学校档案工作长期发展规划和年度计划；（二）组织、协调学校各单位的档案工作，保证档案工作的有效运行和科学发展；（三）贯彻执行档案工作规章制度，为学校档案工作发展创造条件；（四）监督、检查、评估学校档案工作；第八条学校档案馆是永久保存和提供利用学校档案的专门机构，其管理职责是：（一）贯彻执行国家、教育部、XX省和学校有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；（二）拟定学校档案工作规章制度，并贯彻落实；（三）接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管各类档案及有关资料；（四）编制档案检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；（五）开展档案信息化建设和电子文件归档工作；（六）开展档案的开放和利用工作；（七）开展专兼职档案人员的业务培训；（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；（九）开展校内外档案学术研究和交流活动；（十）对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。

高校教学档案管理的工作方法浅议摘要：随着高校教育的不断发展，高校管理工作的增加更加凸显了档案管理工作的重要意义，高校的教学档案是教学信息的重要体现，档案是教学的历史数据，是教学的发展与建设的重要信息支撑。

现代教学方式中如何做好教学档案的管理工作，是高校管理工作中的重点。

本文对现代高校教学档案管理的工作方法进行了论述。

关键词：高校；教学档案；管理；方法中图分类号：g64 文献标识码：a 文章编号：1009-0118（2011）-03-00-01一、建立适合本校特点的教学档案管理方式教学档案只有经过科学的整理，才能保持有机联系，才能体现出教学档案的价值。

教学档案与学校性质、特色密切相关。

因此，各学校应依据自身不同性质、特色，对教学档案进行整理、保管。

例如综合性学校教学档案可以分为以下几大类：第一类：综合类。

第二大类：学科与实验室建设类；第三大类：招生工作类；第四大类：学籍管理类；第五大类：课堂教学与教学实践类。

专业性学校教学档案分类整理模式分为：综合类、教学管理类、教学业务类、教学研究类。

而高职高专学校教学档案分类整理模式分为：综合管理性文件类、教学计划类、教务类、教材类、学籍类师资类、师资类。

建立科学的检索体系提高档案查寻的工作效率根据学校教学档案的实际情况及利用者的特点，改变检索工具单一的状况，建立和完善多种检索工具和检索渠道，如多编制一些专题卡片、分类卡片、专题目录、重要文件目录、分类目录以及各种索引、文稿、指南等。

这样不但减少档案原件的调阅次数，加快档案信息的提供，还能将“死”档案变成“活”信息，为利用者提供大量的综合性信息，最大限度地实现档案信息的价值。

二、提高教学档案管理人员的工作能力目前我国高校档案管理人才问题十分突出，人才总量不足，尤其是复合型人才严重匮乏，人才队伍建设滞后，人才已成为推进档案规范化管理工作的瓶颈。

因此，做好高校教学档案管理工作必须配备能够担当起高校教学档案管理重任的人才，由于很多高校的档案员都不是档案专业出身，档案业务知识不扎实，需要定期组织培训，丰富他们的理论功底。