文秘常用办公设备有哪些文秘常用办公设备有哪些导语：文秘必须熟练使用各种办公设备，下面是文秘常用办公设备的介绍，欢迎参考！1．电话机电话机是利用电流和电波传播声音的通信设备，已成为人们不可缺少的通信工具。
1)程控电话机程控电话机是在电子计算机程序的控制下进行自动转接的自动电话机，具有自动拨号、多次重拨、自动计时、储存电话号码、免提通话等多种功能，在我国已被广泛使用。
2)电视电话电视电话是电话通信技术同电视技术、大规模集成电路和数字处理技术相结合的产物。
这种新式通信设备不仅可以传送声音，还可以传递通话双方的现场画面以及文件、图表、实物等图像信息。
电视电话主要由电话机、电视摄像机和电视接收机3部分组成。
在通话时，利用摄像机将现场画面传递给对方，同时利用接收机将对方的现场画面显示在屏幕上。
电视电话是电话事业发展的一个趋势。
3)移动电话移动通信是指移动点与固定点或两个移动点之间的通信，这是一种有线通信和无线通信相结合的通信方式。
移动电话在我国已广泛使用，它将具有广阔的发展前景。
2．传真机传真是利用有线电路或无线电路对各种图文原稿进行远距离真迹传送的通信技术。
1)传真机的操作使用方法发送时，首先将欲发送原稿放入传真机内，并根据原稿情况选择发送参数(扫描线密度、对比度)，然后拨通对方电话，听到回答信号后，表明对方已经开机准备接收，这时便可按启动键(START)开始发送，放下话筒。
待发送结束后，传真机自动恢复到待机状态。
接收方接到发送方的电话，通话后便可放下话筒，按启动键(START)，开始接收，直到接收完毕。
2)更换记录纸以理光RIFAX580为例说明换纸步骤。
(1)打开传真机的上盖。
(2)把记录纸侧板调到适合记录纸幅宽的位置，取出侧板。
(3)放入记录纸，此时要特别注意卷纸方向。
将纸拉出至超出绿色带约5cm。
装上侧板，盖好上盖。
3)使用传真机的注意事项在操作时应注意原稿的质量，防止发生堵塞、损坏等事故。
纸张太厚或太薄的文件，有皱折、卷曲、潮湿、切边不齐的文件不宜发送；应将文件上的紧固件如曲别针、订书钉、胶带等在发送前全部去掉，以免造成机械故障；机器发出堵纸信号时，应及时将卡住的原稿取出。
通讯是指⼈们利⽤⼀定的电讯设备，来进⾏信息的传递。
被传递的信息，既可以是⽂字、符号，也可以是表格、图象。
在⽇常⽣活⾥，商界⼈⼠接触最多的通讯⼿段，主要有电话、电报、电传、寻呼、传真、电⼦邮件等等。
通讯礼仪，通常即指在利⽤上述各种通讯⼿段时，所应遵守的礼仪规范。
考虑到商界⼈⼠的实际需求，以下将着重介绍⼀下⽽今应⽤最多、最⼴的电话、⼿机、寻呼机、传真机以及电⼦邮件的基本礼仪。
（⼀）电话礼仪 在商务交往中，普普通通的接打电话，实际上是在为通话者所在的单位、为通话者本⼈绘制⼀幅给⼈以深刻印象的电话形象。
所谓电话形象，即⼈们在通电话的整个过程之中的语、⾔、声调、内容、表情、态度、时间感等等的集合。
它能够真实地体现出个⼈的素质、待⼈接物的态度以及通话者所在单位的整体⽔平。
与⽇常会话和书信联络相⽐，接打电话具有即时性、经常性、简捷性、双向性、礼仪性等等较为突出的特点。
所谓即时性、经常性、简捷性、双向性都不难理解，⽽所谓礼仪性却不能够不为之“正名”。
电话的礼仪性特点，直接与前⾯提到过的“电话形象”密切相关。
它是指不论是打电话还是接电话，都必须以礼待⼈，克⼰⽽敬⼈。
假如不注意在使⽤电话的过程中讲究礼貌，先敬于⼈，⽆形之中将会使⾃⼰的⼈际关系受到损害。
使⽤电话通讯，有主动地拨打电话与被动地接听电话之别。
从礼仪⽅⾯来讲，拨打电话与接听电话时有着各⾃不同的标准做法。
1. 打电话礼仪。
在打电话时，对⼀个⼈的电话形象影响的，当⾸推他⾃⼰的语⾔与声调。
从总体上来讲，应当简捷、明了、⽂明、礼貌。
在通话时，声⾳应当清晰⽽柔和，吐字应当准确，句⼦应当简短，语速应当适中，语⽓应当亲切、和谐、⾃然。
有⼀点必请注意，打电话时，嘴部与话筒之间应保持3厘⽶左右的距离。
这样的话，使对⽅接听电话时，才能听得最清晰。
打电话时所使⽤的语⾔，应当礼貌⽽谦恭。
应尽快地⽤三⾔两语把要说的事情说完。
应遵循“通话三分钟”原则。
打电话时，每个⼈开⼝所讲的第⼀句话，都事关⾃⼰给对⽅的第⼀印象，所以应当慎之⼜慎。
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传统的邮寄书信的联络方式，已难于满足这一方面的要求。
在此背景之下，传真便应运而生，并且迅速走红于商界。
传真，又叫作传真电报。
它是利用光电效应，通过安装在普通电话网络上的传真机，对外发送或是接收外来的文件、书信、资料、图表、照片真迹的一种现代化的通讯联络的方式。
现在，在国内的商界单位中，传真机早已普及成为不可或缺的办公设备之一。
利用传真通讯的主要优点是，它操作简便，传送速度非常之迅速，而且可以将包括一切复杂图案在内的真迹传送出去。
它的缺点主要是发送的自动性能较差，需要专人在旁边进行操作。
有些时候，它的清晰度难以确保。
商界人士在利用传真对外通讯联络时，必须注意下述三个方面的礼仪问题。
第一，必须合法使用。
国家规定：任保单位或个人在使用自备的传真设备时，均须严格按照电信部门的有关要求，认真履行必要的使用的手续，否则即为非法之举。
具体而言，安装、使用传真设备前，须经电信部门许可，并办理相关的一切手续，不准私自安装、使用传真设备。
安装、使用的传真设备，必须配有电信部门正式颁发的批文和进网许可证。
如欲安装、使用自国外直接所带入的传真设备，必须首先前往国家所指定的部门进行登记和检测，然后方可到电信部门办理使用手续。
使用自备的传真设备期间，按照规定，每个月都必须到电信部门交纳使用费用。
第二，必须得法使有。
使用传真设备通讯，必须在具体的操作上力求标准而规范。
不然，也会令其效果受到一定程度的影响。
本人或本单位所用的传真机号码，应被正确无误地告之自己重要的交往对象。
一般而言，在商用名片上，传真号码是必不可少的一项重要内容。
对于主要交往对象的传真号码，必须认真地记好，为了保证万无一失，在有必要向对方发送传真前，最好先用对方通报一下。
