利用WORD邮件合并功能制作询证函方法

函证邮件合并的基本操作步骤
1. 打开你的电子邮件客户端或者电子邮件服务提供商的网页版。

2. 创建一个新的邮件草稿，并填写收件人的邮箱地址。

3. 在邮件中插入合并字段，例如收件人的姓名、公司名称等。

这些字段将在发送邮件时被替换为每个收件人的具体信息。

4. 选择“合并”或“邮件合并”选项，这通常可以在邮件编辑
界面的工具栏中找到。

5. 选择一个合并数据源，这可以是一个Excel表格、CSV文件
或者你的联系人列表。

6. 确认合并字段的匹配，确保你的邮件内容中的合并字段与你
的数据源中的列相对应。

7. 预览合并结果，确保每封邮件的内容都是正确的。

8. 发送邮件，系统会根据你的数据源为每个收件人生成个性化
的邮件内容，并将其发送出去。

通过这些基本操作步骤，你可以轻松地使用函证邮件合并技术，为大量的收件人发送个性化的邮件，提高工作效率和邮件的个性化
程度。

21.邮件合并-批量生成WORD版往来款项询证函等
关键程序
（1）首先把需要输出的询证函关键信息输入到“Excel电子表格”里，如函证对手方名称、报表的截止日、金额、（2）打开"Word"版本的往来询证函。

（3）点击“邮件”，按提示步骤开始邮件合并
（4）注意事项：邮件合并中word版本询证函导入数据后 小数点长度不正常的解决办法：
可以考虑在数据源的excel表的第二行（标题行的下一行）插入一行，内容输入”a”或者任何字
、报表的截止日、金额、发函日期、报表核算项目或科目等。

任何字符的内容（英文输入法下），保存数据表格后再进入邮件合并。

word邮件合并应用：如何快速批量制作证书或信函展开全文编按：Word中有一个功能叫“邮件合并”，可以将Excel中的数据自动生成到Word模板中，帮助我们在Word文档中完批量制作荣誉证书、录取通知书、邀请函、聘书、名牌、信封等邮件合并工作！＊＊＊＊＊＊＊＊＊老板丢过来一张获奖名单，仔细一看，发现足足有300人，而且每一个人的奖项都还不一样。

限时1小时，要我按人数马上制作出300份获奖证书。

这是在为难我胖虎啊！还好我有杀手锏，只需用Word中的邮件合并功能，3分钟就能轻松搞定！一、什么是邮件合并？Word中的邮件合并功能，其实就是将一个主文档（固定不变的内容+需要发生变化的内容）与收件人相关的一系列数据源结合起来，最终批量生成一系列输出文档。

通俗的来讲，就是，类似于我们群发邮件时候，同一封邮件发送给多个人，但能快速且智能的分别显示出收件人的信息！二、什么时候能够使用邮件合并？场景一：如果需要制作或发送一些文档，其中部分内容是固定不变的，而另外一部份是可变的。

而可变部份可以从数据源或Excel表中，合并过来的邮件文档时，如：获奖名单→奖状或荣誉证书；参会名单→需体现姓名、身份及座次号的参会邀请函等。

场景二：需要处理的文档数据量相对比较大时，这一功能能够让你成为公司最闪亮的崽！综上所述，邮件合并功能就是拯救“流水线上的复制粘贴工”的重要技能！它适合各种需要批量制作的场景，只要有数据源（无论是密密麻麻写满了各种信息的电子表格，还是内涵丰富，有着浩如烟海的“变数们”的数据库），只要你掌握并用上邮件合并操作，都能分分钟搞定，实现文档自动化，轻轻松松输出大批量的你所需要的文件。

不信，请看！（注，模板中红色区域为可变内容）。

三、案例操作示范几分钟过去，老板刚刚交代的任务咱们还没动手做呢！不用担心，只要学会用利用邮件合并功能，别说区区300份获奖证书，多少份都能分分钟搞定！下面，咱们简单4步，就能批量制作出300人的获奖证书。

word邮件合并快速制作询证函在Word中进行邮件合并，可以通过创建同样排版格式、但内容不同的多个电子邮件来批量发送邮件，从而提高工作效率。

询证函是企业之间常用的一种商务信函，常常涉及到产品质量、物流运输等诸多方面，因此快速而准确地制作询证函非常重要。

下面我们就来介绍一下如何使用Word进行邮件合并来快速制作询证函。

步骤一：准备询证函模板首先需要准备一份询证函的模板，包括询证对象、询证内容、日期、公司名称等，以便后续逐个字段进行填充。

可以选择现成的询证函模板，或者自己设计一份符合公司标准的模板。

模板制作完毕后，可以另存为“模板文件”，方便日后的使用。

步骤二：准备收件人信息在Word的邮件合并功能中，需要准备收件人的信息，包括姓名、公司名称、邮件地址等。

可以通过Excel或其他软件来管理收件人信息，并将姓名、公司名称、邮件地址等信息放在不同的列中，方便后续的导入。

步骤三：开始进行邮件合并进入Word的菜单栏，选择“邮件”-“开始邮件合并”-“电子邮件”，在“选用收件人”中选择“现有列表”，导入之前准备好的Excel文件，选择需要发送的收件人信息。

提示：如果需要在每份询证函的正文中插入不同的参数，可以通过插入邮件合并字段的方式来实现。

插入邮件合并字段的方法如下：1. 选择要插入邮件合并字段的位置，比如在“尊敬的XXX”后面，加入某个参数。

2. 在Word的菜单栏中选择“邮件”-“插入合并字段”。

3. 在“合并字段的类别”中选择需要插入的参数，比如日期、序号等。

4. 点击确定，Word会自动将合适的合并字段插入到选定的位置。

步骤四：调整格式在Word中进行邮件合并时，由于不同的收件人信息可能会不同，需要对模板进行不同的调整。

比如，有些收件人的公司名称较长，可能会导致文本换行、排版混乱，需要调整字体大小、行距、排版格式等。

同时，为了保证每封询证函的准确性，还需要检查且核对每个字段的内容是否正确，确保每封询证函顺利发送。

邮件合并功能证书制作流程一、准备工作。

咱得先把要用的东西都准备好。

你得有一份包含证书信息的数据源，这个数据源可以是Excel表格，里面像姓名啊、证书编号啊、获得的奖项之类的信息都要列得清清楚楚的。

就好比你要做一堆人的获奖证书，这个表格就是基础啦。

还有呢，得有一个证书模板，这个模板就是证书的样子，你可以用Word来做，设计得漂漂亮亮的，把那些固定的部分都弄好，像证书的抬头啦，颁发单位啦，就像是搭好了一个舞台，就等主角（那些个性化的信息）登场啦。

二、在Word里设置邮件合并。

打开你的Word证书模板，然后找到邮件合并这个功能。

这个功能可能在不同版本的Word里位置有点不一样，但你就到处找找，总能找到的。

找到之后呢，先选择文档类型，咱这做证书一般就选信函就行啦。

然后就开始连接数据源，也就是刚刚准备好的Excel表格。

这一步就像是给两个小伙伴牵线搭桥，让它们能互通有无呢。

连接好数据源之后，你就能看到Word里出现了一些小变化，它知道要从哪里找那些个性化的信息啦。

三、插入合并域。

这一步可关键了呢。

在证书模板里，你要把那些需要替换成个性化信息的地方插入合并域。

比如说姓名的地方，你就找到插入合并域这个选项，然后从数据源里选择姓名这个字段。

这就像是在舞台上给每个演员安排好自己的位置一样，告诉系统这个地方该放谁的名字，那个地方该放什么编号。

你把所有需要个性化的地方都这么设置好，就像给证书注入了灵魂，让每一份证书都独一无二。

四、预览结果。

都设置好之后，可别急着打印哦。

先预览一下结果，看看那些信息有没有正确地显示在该显示的地方。

这就像是在演出之前先彩排一下，看看有没有什么穿帮的地方。

如果发现哪里不对，就赶紧回到前面的步骤去修改。

可能是数据源里的信息写错了，也可能是合并域插错地方了，没关系，咱们再调整调整就好啦。

五、完成合并。

等预览都没问题了，就可以进行最后的合并啦。

这一步就是把所有的信息按照设置好的规则生成一份份完整的证书。

word邮件合并快速制作询证函一、制作明细表首先按照图1的格式制作“往来账项明细表.xls”。

笔者使用office 2003，在其他版本的office中操作略有不同，请朋友们注意。

二、询证函的格式为了叙述清楚，我们假设询证函的格式如图2所示（实际的询证函长达3页，编号中的最后一位数字即表示该询证函有3页内容），该文件名称为“询证函.doc”。

在这张询证函中有5处内容取自“往来账项明细表.xls”，即图2中标注的①、②、③、④、⑤处。

三、进行“邮件合并”1.启动word，打开“询证函.doc”，执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格。

2.选择“信函”项，单击“下一步”；选择“使用当前文档”项，单击“下一步?选取收件人”；选择“使用现有列表”项，单击“下一步?撰写信函”。

3.进入“选取数据源”对话框，在“文件类型”框中选择“excel文件”，然后在文件列表框中，双击“往来账项明细表.xls”。

4.在“选择表格”对话框中，单击所需要的工作表，勾选“数据首行包含列标题”复选框，单击“确定”按钮。

5.在“邮件合并收件人”对话框中，对数据进行编辑后，单击“确定”按钮。

6.执行“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”命令，打开“邮件合并”工具栏。

单击“询证函.doc”文档中的①处，然后在“邮件合并”工具栏中单击“插入域”按钮，进入“插入合并域”窗口；选择“数据库域”，然后在“域”栏中单击“顺序号”，依次单击“插入”和“关闭”按钮。

同理，将文档中的②、③、④、⑤处分别指定为“公司名称”、“项目”、“贵公司欠”和“欠贵公司”。

至此，“询证函.doc”文档显示如图3所示。

文档中书名号及里面的部分就对应着“往来账项明细表.xls”文件的相关项目。

四、完成“邮件合并”在“邮件合并”任务窗格中，单击“下一步?撰写信函”，然后单击“下一步? 预览信函”，再单击“下一步? 完成合并”，至此邮件合并完成。

07-05] 巧用WORD的邮件合并功能做审计函证在审计工作中，函证是非常重要，也是最常用的一种审计手段。

在实际审计工作，一般使用手工发询证函，更多的是利用WORD发询证函，但大多是手工输入，在输入数据和单位名称等内容时，存在重复劳动，且容易出错。

另外容易选取了样本，但在填写询证函时漏掉。

在发函数量较少的情况下，影响尚小，在发函数量很大的情况下，工作量很大，这时发函的自动化就显得非常重要了。

利用WORD的邮件合并功能，你可以方便、准确的发函，结合EXCEL电子表格，可以方便的统计发函的金额，并且可以进行进一步的回函情况统计。

下面，笔者来制作这样一个利用WORD的邮件合并功能来实现发函的系统，为了方便大家理解，将主要步骤的页面做了截图。

一、先制作一个WORD文件，内容是询证函的内容，保存为“询证函.DOC”文件。

（如下图）二、接下来，分析哪些数据是固定的，哪些是变动项目，需要输入的数据。

需要输入的主要是被函证单位名称、期末金额，其他基本上固定，可以直接在WORD模板文件中输入。

如果要想这个模板自动化程度更高，可以选择多一些项目作为参数。

经过分析，需要输入的主要有“被函证单位名称”、“发函日期”、“结算日期”、“应收金额”、“应付金额”、“被审计单位名称”和事务所联系人，而笔者为了这个文件方便大家使用，更是把“会计事务所名称”、“邮编”、“地址”和“询证函编号”也作为需要自动输入的参数来处理。

这样，自动化程度更高了。

三、现在，开始使用WORD邮件合并功能了，打开“询证函.DOC”文件。

选择“工具”菜单中的“邮件合并”命令，出现如下图所示的“邮件合并帮助器”单击“主文档”组框中的“创建”按钮，从出现的下拉列表中选择“套用信函”命令，出理对话框，再选择“活动窗口”，即选择当前文件做主文档，如你要另外的文件做主文档，则选择“新建主文档”。

四、创建数据源，即包含准备让系统取出的数据的文件。

WORD的邮件合并功能几乎可以使用任何类型的数据源，其中包括 Word 表格、Microsoft Outlook 联系人列表、Excel 工作表、Microsoft Access 数据库和 ASCII 码文本文件。

第二章邮件合并基本情况介绍邮件合并的用途：什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢？其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。

如何处理邮件？计算机的方法就是复制粘贴。

适用的情况为：有一部分固定内容的模版，其中一部分的项目是需要变动的情况下。

也就是说，可以批量处理数据的更改情况下的资料生成。

具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。

显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，在我们实际工作主要应用范围为：批量生成报告，以及批量生成企业函证，以及在固定模版情况下的意见书等有广泛的应用。

Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”，这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。

实现合并邮件的步骤：(一) 建立主文档（一个对于是否使用以及在使用中如何组织数据的一个思考过程）“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。

使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。

一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。

(二) 准备好数据源（如何取得数据源？）数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。

数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。

在实际工作中，数据源通常是现成存在的，在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。

也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。

如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel 制作。

为一名财务人员，笔者负责单位往来账项的询证工作。

查阅凭证、合同台账和合同原件，笔者费了九牛二虎之力，总算把本单位与百余家公司的往来账项搞清楚了，并编辑成了一张Excel表格，接下来就要根据这些数据编制百余份询证函。

难道还要笔者再费力地重复劳动吗？不，我们自有办法。

技术看点：邮件合并功能。

一、制作明细表首先按照图1的格式制作“往来账项明细表.xls”。

笔者使用Office 2003，在其他版本的Office中操作略有不同，请朋友们注意。

图1二、询证函的格式为了叙述清楚，我们假设询证函的格式如图2所示(实际的询证函长达3页，编号中的最后一位数字即表示该询证函有3页内容)，该文件名称为“询证函.doc”。

在这张询证函中有5处内容取自“往来账项明细表.xls”，即图2中标注的①、②、③、④、⑤处。

图2三、进行“邮件合并”1.启动Word，打开“询证函.doc”，执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格。

2.选择“信函”项，单击“下一步”；选择“使用当前文档”项，单击“下一步 选取收件人”；选择“使用现有列表”项，单击“下一步 撰写信函”。

3.进入“选取数据源”对话框，在“文件类型”框中选择“Excel文件”，然后在文件列表框中，双击“往来账项明细表.xls”。

4.在“选择表格”对话框中，单击所需要的工作表，勾选“数据首行包含列标题”复选框，单击“确定”按钮。

5.在“邮件合并收件人”对话框中，对数据进行编辑后，单击“确定”按钮。

6.执行“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”命令，打开“邮件合并”工具栏。

单击“询证函.doc”文档中的①处，然后在“邮件合并”工具栏中单击“插入域”按钮，进入“插入合并域”窗口；选择“数据库域”，然后在“域”栏中单击“顺序号”，依次单击“插入”和“关闭”按钮。

同理，将文档中的②、③、④、⑤处分别指定为“公司名称”、“项目”、“贵公司欠”和“欠贵公司”。