内外部管理信息沟通控制程序

1.目的为规范质量/环境有关信息的交流与协商得到有效沟通，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。

2.适用范围本程序适用于公司质量/环境管理体系的信息交流与协商的控制。

3. 职责3.1总经理确保在公司内部建立适当的沟通过程，并确保对质量/环境管理体系的有效性进行沟通。

公司品质部按手册及程序文件规定组织实施，确保公司内、外部的信息交流。

3.2 其它职能部门负责人做好本部门的内外部信息交流。

3.3紧急状态下的信息传递可由发生部门直接传递至主管领导或相关部门。

3.4 体系负责人负责重大信息处理和审批，并与总经理及时进行信息交流。

3.5品质部负责与政府主管部门进行质量环境的信息交流工作；业务部负责与项目实施有关的相关方进行信息交流；采购部负责与外部相关方信息的沟通。

4工作程序4.1 信息交流分为内部信息交流和外部信息交流。

4.1.1 信息交流与协商的途径可以是口头的或书面的文件，也可以是一切可以利用的宣传工具和媒体。

4.1.2 内部信息交流的主要内容是：方针、目标（指标）、管理方案；重大质量、环境事故或事件；管理作用、职责和权限的信息；管理体系更心的信息；内外审、管理评审的有关信息；相关法律法规及其它要求的信息；紧急（事件）事故及急应响应信息；顾客、相关方或内部员工或其它相关方的抱怨、意见及建议的信息。

4.1.3 外部信息交流的主要内容是：顾客或相关方对影响环境的投诉；质量、环境管理体系方针通告相关方；法律法规和其他要求的信息与执法部门的联系；测量与监督检查的信息；认证与监督检查的信息；相关方的抱怨、投诉等信息；获取适用的法律、法规的变更信息等；其他外部方与环境方面相关的信息。

4.2 信息提出者可以是外部相关方或公司内部的所有员工。

4.3 内部信息交流管理4.3.1 公司的管理方针目标、质量信息、重要环境因素等信息，可运用多种媒体（例如会议、文件、手册、电子网络、内部刊物等）传达到每一个员工，并为相关方所获取。

xxxx有限公司内外部沟通控制程序编号：受控状态：分发号：编制：审核：批准：发布日期：2016年2月28日实施日期：2016年3月1日1 目的根据规范要求，确保在公司内建立适当的沟通过程，并确保对质量管理体系的有效性进行内部沟通，并确定和实施与外部组织包括顾客进行沟通的过程，以确保在履行合同和产品实现中，要求得到理解、沟通、实施和保持。

2 适用范围适用于本公司内部质量管理体系的沟通，以及外部过程销售中和顾客的沟通。

3 名词术语本程序引用术语为ISO9000：2005、API Q1 2013标准中术语4 职责4.1总经理批准公司的质量方针，并在公司内贯彻执行。

4.2 管理者代表在组织内相关职能和层次上，对满足顾客要求、法律法规以及其他适当要求的重要性进行沟通；4.3管理者代表在组织内相关层次和职能上对数据分析的结果进行沟通。

4.4 研发部负责与相关方认证和咨询机构进行沟通。

4.5供应处负责与供方质量进行沟通。

4.6 销售处负责对外部组织包括顾客进行沟通，确保合同的履行，以及对顾客的满意情况进行了解。

5 程序：5.1内部沟通5.1.1公司通过经理办公会、调度会、生产经营分析会、月品种质量例会等形式传达顾客的、法定的和其它适用的要求的重要性和数据分析的结果开展内部沟通；5.1.2员工交流：公司通过绩效面谈、信息平台发布公告、内部设立意见箱、电子邮箱及提案系统等方式，给员工提供信息交流的条件。

员工的合理化建议，必要时可向全公司公示。

对有些不公开的建议，应做到保密或不予公开。

公司每年定期对优秀建议进行表彰。

5.1.3 内部审核：研发部每年至少一次进行内部审核，以发现体系运行过程中出现的问题，并与责任单位进行沟通。

5.2外部沟通5.2.1研发部负责同咨询机构、认证机构的沟通；5.2.2销售处负责与顾客的沟通。

销售处负责在每次销售合同签约前的沟通，以及签约后的合同进行变更，应及时向客户进行沟通，得到解决。

对顾客的投诉和抱怨，销售处应及时告知客户解决问题的进度和效果。

公司内外部沟通与沟通管理制度第一章总则为加强公司内外部沟通与沟通，提高工作效率，加强团队合作，订立本制度。

本制度适用于公司全体员工，凡涉及公司内外部沟通与沟通的事项，均应遵守本制度的规定。

第二章内部沟通管理第一节公司内部沟通渠道1.为保障公司内部沟通的畅通，公司设立公司内部专用沟通平台“XX系统”，供员工之间进行信息沟通和沟通。

全部员工须注册并使用该系统。

2.在“XX系统”中，设置相应的部门和项目组别，方便员工之间按需进行分类和组织沟通。

3.除“XX系统”外，公司内部沟通还可采用企业内部邮件、电话、会议等方式进行。

第二节公司内部沟通准则1.公司内部沟通应遵从敬重、客观、实事求是的原则，不得发表与工作无关的攻击性、鄙视性言论。

2.任何内部沟通内容不得泄露公司商业秘密、客户信息以及内部工作流程等敏感信息。

3.员工在沟通中应有理有据、言之有物，不得传播虚假信息，违者将承当相应的法律责任。

4.部门负责人和项目组负责人在内部沟通中应加强引导和协调，保证信息的准确转达和及时反馈。

第三节内部沟通记录与信息安全1.公司内部沟通记录及信息流通应当保管并归档备查，以备后续审计和查阅。

2.公司内部沟通记录及信息应依照信息安全管理制度进行保护，不得擅自复制、转发以及外传。

3.员工如有需要将内部沟通内容进行共享或外传，应事先征得相关部门负责人或项目组负责人的书面批准。

第三章外部沟通管理第一节公司对外沟通的授权1.公司对外沟通应由相关职能部门或授权代表进行，未经公司授权，任何员工不得代表公司进行外部沟通。

2.中高层员工在外部沟通时应重视形象、言行得体，代表公司与外界进行良好合作，不得损害公司利益和声誉。

第二节客户与供应商沟通1.公司员工在与客户、供应商的沟通中应礼貌、专业、乐观自动，及时回应并解决问题。

2.客户和供应商的投诉或反馈应由相关负责人及时进行处理并反馈客户、供应商。

第三节公司外部沟通格式与内容1.公司外部沟通应符合公司的宣传口径和政策规定。

信息、协商和沟通管理程序一、目的本程序旨在建立有效的信息交流、协商和沟通机制，确保公司内部各层级之间、公司与外部相关方之间的信息能够及时、准确、完整地传递和共享，促进公司的良好运作和持续发展。

二、适用范围本程序适用于公司内所有与信息交流、协商和沟通相关的活动。

三、术语和定义1、信息：指与公司的经营、管理、生产、安全、环保等方面有关的数据、消息、报告、文件等。

2、协商：指公司与员工或相关方就共同关心的问题进行讨论和交换意见，以达成共识的过程。

3、沟通：指信息在发送者和接收者之间的传递和理解。

四、职责分工1、综合管理部门负责制定和修订信息、协商和沟通管理程序。

统筹公司内部信息的收集、整理、传递和发布。

组织和协调公司与外部相关方的沟通和协商活动。

对信息交流、协商和沟通的效果进行评估和改进。

2、各部门负责收集、整理和传递本部门的相关信息。

参与公司内部的协商和沟通活动，提出意见和建议。

负责与本部门业务相关的外部单位的沟通和协调。

3、员工及时反馈工作中的相关信息和问题。

参与公司组织的协商和沟通活动。

五、工作程序1、内部信息交流各部门通过工作汇报、会议、邮件、即时通讯工具等方式向综合管理部门传递本部门的工作进展、成果、问题等信息。

综合管理部门对收集的信息进行整理和分析，形成公司内部报告，向管理层汇报，并通过公司内部网站、公告栏等渠道向全体员工发布。

定期召开公司级会议、部门级会议、专题会议等，进行信息交流和讨论。

2、外部信息交流综合管理部门通过网站、社交媒体、行业报告等渠道收集外部信息，包括政策法规、市场动态、竞争对手情况等，并传递给相关部门。

各部门通过与客户、供应商、合作伙伴、政府部门等的沟通和交流，获取和传递相关信息。

对涉及公司重大利益或形象的外部信息，由综合管理部门组织相关部门进行评估和应对。

3、协商对于涉及员工权益、公司发展战略等重要事项，组织员工代表和管理层进行协商，充分听取各方意见，达成共识。

对于劳动争议、合同变更等问题，按照相关法律法规和公司制度进行协商解决。

内部控制体系的信息与沟通流程公司内部控制体系是保障公司运作顺利、风险可控的重要方面。

而信息与沟通流程在内部控制体系中扮演着至关重要的角色。

本文将就内部控制体系的信息与沟通流程展开探讨。

一、信息与沟通在内部控制体系中的重要性信息在内部控制体系中起到了传递、沟通和反馈的作用。

通过信息的流动，公司各部门和人员可以获取所需的数据和知识，了解公司的目标、策略、规章制度等重要要素，以便在工作中进行正确的决策和行动。

同时，信息也有助于发现和解决潜在的风险和问题，提高公司的业务效率和竞争力。

二、内部控制体系中的信息流程1. 政策与目标的传达：公司高层管理人员需通过定期会议、内部通知等形式向全体员工传达公司的政策、目标和战略。

这有助于员工了解并明确公司的目标和要求，为员工的工作提供明确的方向。

2. 内部规章制度的传达：公司应建立健全的规章制度，并通过相应的渠道向员工传达。

这些规章制度包括财务管理制度、人力资源管理制度等，通过明确规定员工的行为和责任，保障公司的内部控制有效运行。

3. 业务信息的传递：各部门和员工之间需要进行业务信息的传递，以协调工作进展和确保各项任务按时完成。

比如，销售部门需要向生产部门传递订单信息，生产部门需要向采购部门传递原材料需求等。

信息传递可以通过会议、报告、邮件等形式进行。

4. 风险信息的反馈：内部控制体系需要及时掌握和处理公司面临的风险。

各部门和人员需要向内部控制部门、风险管理部门等报告潜在的风险问题，以及已发生的风险事故，以便及时采取适当的措施进行风险控制和管理。

三、信息与沟通流程的改进与优化为了更好地发挥信息与沟通在内部控制体系中的作用，公司可以采取以下措施进行改进与优化。

1. 建立信息平台：公司可以建立内部的信息平台，用于统一管理和传递公司的政策、规章制度以及重要的业务信息。

员工可以通过该平台获取所需的信息，并与其他员工进行沟通和协作。

2. 加强沟通培训：公司可以加强对员工的沟通培训，提高员工的沟通能力和信息传递的效率。

信息交流与沟通控制程序文件编号：1 目的为了保证公司质量、环境管理体系信息交流的及时性，有效性，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。

2 范围本程序适用于公司质量、环境管理体系信息交流的传递和处理。

3 职责3.1 交流、沟通工作由总经理、管理者代表、总经理办公室、综合部等各部门负责实施。

3.2 总经理办公室牵头管理内外交流沟通过程。

3.3 各部门3.3.1 负责来自于公司内外部的有关质量、环境的信息的接收、处理、应答、回复。

3.3.2 规定交流的方式并予以实施，并对处理结果进行确认。

3.3.3 必要时形成记录，进行统计分析并报告。

4 程序4.1 内部沟通4.1.1 沟通内容a) 正常信息，如方针、目标指标、检查监测记录、重要环境因素、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等。

b) 不符合、潜在不符合信息，如内审、外审中的不符合报告、纠正和预防措施处理记录等。

c) 合规性评价的信息。

d) 紧急信息，如发生火灾等。

e) 满足顾客和相关方要求的重要性，法律法规要求的重要性。

4.1.2主要沟通方式a) 部门间的沟通：①公司定期召开部门经理办公例会。

会议应包括各部门负责人介绍上月的体系运行状况，并每月报告本部门的目标指标情况，必要时在统计分析的基础上采取了纠正措施和预防措施。

②有文件规定的，按规定方式进行沟通。

③电子邮件、口头沟通等。

b) 自上而下的沟通：①公司每周一召开晨会，内容应包括及时通报有关顾客和其他相关方要求、法律法规要求（特别是相关要求发生变化时），有关领导关于质量和环境管理体系的指示和要求。

②总经理通过定期召开的部门经理办公例会，提出关于质量和环境管理体系的指示和要求。

③总经理通过体系文件的发布，规定各部门和子公司负责人的职责和权限。

④管理者代表不定期通过内部简报、宣传栏等方式，以提高员工关注顾客的意识及满足法律法规要求的意识。

c) 自下而上的沟通：①各部门通过定期召开的部门经理办公例会，向总经理汇报体系运行状况和改进需求。

某有限公司信息沟通管理程序一、目的为了加强公司内部各部门之间、公司与外部相关方之间的信息交流与沟通，确保信息的准确、及时、有效传递，提高工作效率和决策质量，特制定本信息沟通管理程序。

二、适用范围本程序适用于公司内部各部门之间、公司与外部相关方之间的信息沟通管理。

三、职责分工1、综合管理部（1）负责公司信息沟通管理的统筹规划和协调工作。

（2）收集、整理、传递公司内部的各类信息，并向公司领导汇报重要信息。

2、各部门（1）负责本部门内部的信息收集、整理和传递工作。

（2）及时向综合管理部反馈本部门的工作进展、问题和需求等信息。

3、公司领导（1）负责对重要信息进行决策和指示。

（2）定期了解公司的信息沟通情况，提出改进意见和要求。

四、信息分类1、内部信息（1）公司的战略规划、年度计划、规章制度等。

（2）各部门的工作进展、业绩成果、问题反馈等。

（3）员工的意见、建议、投诉等。

2、外部信息（1）行业政策法规、市场动态、竞争对手信息等。

（2）客户的需求、意见、投诉等。

（3）供应商的信息、合作情况等。

五、信息沟通方式1、会议（1）定期召开公司例会、部门例会等，汇报工作进展，讨论问题和解决方案。

（2）根据需要召开专题会议，研究特定问题。

2、报告（1）各部门定期向综合管理部提交工作周报、月报等。

（2）对于重要项目或任务，提交专项报告。

3、邮件（1）公司内部员工之间通过邮件进行工作交流和信息传递。

（2）与外部相关方通过邮件进行业务往来和信息沟通。

4、电话（1）用于紧急事项的沟通和协调。

（2）日常工作中的简单沟通。

5、即时通讯工具（1）如企业微信、钉钉等，方便实时交流。

六、信息传递流程1、内部信息传递流程（1）各部门将收集到的信息进行整理，填写《信息传递单》。

（2）根据信息的重要性和紧急程度，选择合适的沟通方式将信息传递给相关部门或人员。

（3）接收信息的部门或人员对信息进行处理和反馈，如有需要，进一步传递给其他相关方。

2、外部信息传递流程（1）综合管理部负责收集外部信息，并进行初步筛选和分类。

沟通与信息交流控制程序文件编号：WG-ESP-05版本号：A/0编制：审核：批准：1、目的为在本司建立有效的信息沟通渠道，确保将管理体系要求的相关信息及时对内/外作出交流,相关方的信息得到及时收集、传递和处理，维护管理体系的正常运行，规范信息交流以及内部外信息的畅通，特制订本程序。

2、范围适用于公司就管理体系的内/外部信息交流。

3、职责与权限3.1总经理/管理者代表：3.1.1管理体系相关法规信息的接收、传递和宣导；3.1.2公司经营计划、管理方针、目标的宣导；1.2人力资源部：3.2.1内部员工申诉、反馈、改善意见的信息的接收、处理及回馈；4.2.2与环境、职业健康安全有关的内外部相关方意见的接收、传递和管理；5.2.3与内部员工、当地政府、医院、工会其他外部相关方，关于环境、职业健康安全等方面的信息沟通。

1.3市场部：3.3.1与客户有关的合同、订单、产品信息和顾客回馈信息的接收、传递和处理；4.3.2外部发生的不合格与生产、品质、工程等相关部门的沟通；5.3.3客户有关危害物质过程控制方面的信息的接收、传递和管理；3.4采购部：3.4.1与外部供方有关质量、环境、社会责任方面要求的信息的传递、收集和沟通；3.4.2与外部供方有关危害物质过程控制方面信息的传递和沟通；3.5品质部：3.5.1与产品质量相关的要求及异常信息的接收、传递和处理；3.5.2与供货商有关危害物质过程控制方面的信息的倡导、传递和管理；3.5.3管理体系相关法律法规、标准的收集、传递。

3.6工模部、工程部：产品要求信息的接收、传递和处理；3.7其他相关部门：各部门之间工作相关事宜沟通。

4、定义4.1外部相关方：泛指客户、供应商、加工商、服务商、外协厂、认证机构、检测机构、环保主管机关及社会团体等。

4.2管理体系:指我司已建立的IS0900司IS01400KIS045001管理体系。

5、程序内容5.1信息交流的途径可以是口头、公/通告、标识牌、电子邮件、腾讯通、微信或书面联络单等其它常用的通讯及宣传工具。

信息交流控制程序为使内外部质量、环境和职业健康安全信息能迅速、有效地进行交流，特制定本程序。

2、范围适用于所有内部质量、环境和职业健康安全信息和来自外部相关方的质量、环境和职业健康安全信息交流与处理。

3、职责1.1品保部：负责本公司内部质量、环境和职业健康安全信息的收集、传递工作和外部（包括分公司）信息的记录及有关的处理工作。

3.2管理部：负责接收、处理政府环保、劳动和消防等部门对公司在环境、消防安全、职业健康安全工作方面的要求和周边单位对公司在环保和职业健康安全方面的要求，并及时通报给品保部。

4.3采购部：负责向品保部和制造部提供塑料、化学品的质量信息及对供货商提出环境保护和职业健康安全要求。

5.4营销部：负责传递顾客对产品的质量、环保和职业健康安全要求或投诉。

6.5各部门：及时向相关部门传递和向本部门员工传达有关质量、环境和职业健康安全信息。

4工作程序4.1内部信息交流4. 1.1需得到交流的内部信息内容，包含但不限于质量、环境和职业健康安全方针、目标（指针）、重要环境因素、重大危险源、体系文件的制定与修改、危险化学品的性质、培训安排、监测和统计的结果、环境行为和危险源的改善信息、内审和管理评审的情况、质量统计报表、质量/环境/职业健康安全不符合及纠正预防措施、紧急事故信息、体系运行的其他信息。

7. 1.2内部信息的交流方式内部信息可通过每季的管理体系检讨会、相关其他会议、联络单、公告、教育培训、日常报表、汇总报告、数据传递、内部计算机网络、电话、广播、报警铃、员工代表信箱、E-mail等方式进行并记录，信息交流方式以会议形式进行时会议主持部门应填写《会议记录h4.2外部信息交流1. 2.1外部信息的内容，包含但不限于适用的质量、环境和职业健康安全等法律法规变化的信息、市场动向、产品开发信息、顾客的询价、合同的处理及更改、顾客信息的反馈、政府部门对本公司的要求、周边单位和居民对本公司在环保和职业健康安全方面的投诉及期望等。

信息沟通控制程序
1．目的
为了及时、准确地收集、传递及反馈与产品质量安全有关的信息，做好信息的管理，特制订本程序。

2．适用范围
适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方面的信息交流。

3.职责
3.1 管理者代表负责本程序的归口管理。

3.2 管理部负责统筹公司对内、对外有关产品质量、安全的信息收集、传递和处理，负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。

4.工作程序
4.1 信息的分类
4.1.1 外部信息沟通事项、时机、对象、方式、负责部门、沟通评审及输
（1）质量技术监督局、环保局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信
息；
（2）政策法规标准类信息，如食品安全卫生、食品法律法规、条例、标准等；
（3）来自顾客和供方与产品质量安全有关的信息等。

4.1.2 内部信息沟通事项、时机、对象、方式、负责部门、沟通评审及输。