商业银行档案管理集中化、电子化与编研深化的思考
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商业银行运营管理数字化转型的思考作者:王超来源:《中国民商》2021年第09期摘要:随着大数据时代的到来,催化了互联网商业金融的发展。
大数据技术和互联网金融的结合,对我国金融生态和格局都产生了十分深远的影响。
我国商业银行在历经多年高速发展之后,开始进入数字化转型改革阶段,数字化管理必然成为商业银行后续发展的主流模式,因此商业银行应当主动拥抱变化,积极开展数字化运营管理转型工作,从而为商业银行的可持续发展奠定良好的基础。
本文从商业银行运营管理数字化转型的主要内容、商业银行运营管理数字化转型的思路和目标、商业银行运营管理数字化转型遇到的问题、商业银行运营管理数字化转型的具体措施四个角度,对本文论题进行分析阐述,希望能为商业银行提供一些参考建议。
关键词:商业银行;运营管理;数字化转型;优化策略随着互联网的发展,金融科技对商业银行的发展模式和理念带来了十分重大的影响。
运营管理是商业银行的核心竞争力,对于银行的发展有着十分重要的作用,由于内外部环境发生了较大变化,因此需要商业银行针对当前的发展需求,对运营管理进行数字化转型,从而加快商业银行运营管理改革创新,促进其职能作用的发挥,在激烈的市场竞争中占据有利地势。
一、商业银行运营管理数字化转型的背景和内容流程优化是运营管理改革工作的重要内容,商业银行应当围绕满足客户深层需求为核心目标,依托流程管理运行部门的合理运营,借助互联网技术、软件存储等方式不断对业务流程进行优化和完善。
近几年,随着社会经济发展和科技手段的不断进步,金融行业的竞争压力在不断加剧,第三方支付方式的出现,使得消费者能够通过移动终端来实现便捷化、在线化金融服务需求,使得传统商业银行面临着较大的转型危机。
因此商业银行应当基于数字化管理理念,通过人工智能、大数据、区块链等科学技术,为促进商业银行运营管理数字化转型提供科学赋能。
商业银行运营管理数字化转型主要包含以下几方面内容:第一,商业银行要逐渐减少人工管理在总工作量中的比例,通过智能化和数字化系统来完成银行各业务的管理和规划,将银行底层管理工作之间的壁垒顺利打通,促进各部门、各领域的交流合作,提高银行内部管理效率。
2024年档案工作思路和计划一、引言2024年,作为档案工作者,我们将继续努力提升档案管理水平,为各行各业提供优质的档案服务。
本文将介绍2024年的档案工作思路和计划,旨在为读者呈现一个真实而充满情感的叙述。
二、继续数字化档案工作随着科技的进步和信息化的发展,数字化档案已经成为未来的趋势。
因此,我们将继续致力于数字化档案的建设和管理。
首先,我们将加强档案数字化技术的研究和应用,提高数字化档案的质量和效率。
其次,我们将建立完善的数字档案管理系统,便于档案的存储、检索和利用。
同时,我们还将加强数字档案的安全保密工作,确保档案信息的完整性和可信度。
三、深化档案管理体制改革档案管理体制的改革对于提高档案管理水平至关重要。
我们将进一步深化档案管理体制改革,推动档案工作与国家治理体系和治理能力现代化相适应。
首先,我们将加强档案管理机构的建设和队伍建设,培养一支专业化、高素质的档案管理队伍。
其次,我们将优化档案管理法律法规,推动档案管理工作规范化和法治化。
此外,我们还将加强档案管理制度的建设,促进档案信息的共享和交流。
四、加强档案保护和修复工作档案的保护和修复是档案管理的重要内容。
我们将加强档案保护和修复工作,保护好历史文化遗产,为后代留下宝贵的资料。
首先,我们将加大对档案资源的保护力度,加强档案存储环境的建设,确保档案的安全性和可持续性。
其次,我们将加强档案修复技术的研究和应用,提高档案修复的质量和效果。
同时,我们还将加强档案保护意识的宣传,提高公众对档案保护的重视程度。
五、推动档案利用和服务档案的利用和服务是档案管理的重要目标之一。
我们将积极推动档案利用和服务工作,为社会各界提供优质的档案服务。
首先,我们将加强档案信息的开放和共享,提高档案利用的便利性和效率。
其次,我们将加强档案教育和培训,提高公众对档案利用的能力和水平。
此外,我们还将加强档案宣传和展览,丰富档案服务形式,满足公众多样化的需求。
六、总结2024年的档案工作,我们将继续坚持以人为本的原则,提升档案管理水平,为社会各界提供优质的档案服务。
谈档案在银行管理中作用谈档案在银行管理中的作用各单位档案部门管理各门类的档案,管理半径大,风险点增多,而档案管理电子化、数字化还处于起步阶段,进展缓慢,档案转化为成果的工作机制尚未建立。
要解决以上问题,必须进展档案管理形式改革,制定并施行档案工作“三步走战略”,即由“分布式保管”向“集中化管理”方向开展,再逐步提升“档案电子化管理”程度,并加快实现“多元化编研”。
从目前情况看,档案工作的开展完全取决于各级单位领导者的档案意识、重视程度和档案从业人员的各项素质。
实现档案工作标准化、标准化的根本目的就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完好化、检索利用便捷化。
而“以我为主”的立卷归档工作那么是解决问题、实现目的的关键性工作。
“以我为主”的立卷归档原那么,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原那么,不仅是在我国文书立卷归档工作理论中形成并坚持下来的一条原那么,而且还是推进档案工作标准化、标准化,乃至现代化的一个重要原那么。
它要求从业人员在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁方法》的根底上,要强化系统思维意识,树立文书处理工作标准化、标准化与档案工作标准化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作标准化、标准化的入口关,积极实现档案工作标准化、标准化的根底工作。
公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现标准化、标准化的最大问题。
要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的方能予以立卷或归档,而没有完成的,那么不能立卷或归档,否那么,将会给档案管理造成无序和混乱。
二是明确立卷归档的重点和进展合理的立卷分工。
要在“以我为主”原那么指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,详细问题详细分析^p ,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,进步档案利用的效率和效果。
三是在坚持贯彻“以我为主”归档原那么的前提下,要注意有效地维护档案全宗的完好。
2024年电子档案管理工作经验总结在2024年,我担任电子档案管理工作已有多年经验。
通过这些年的工作,我学到了很多关于电子档案管理的技巧和知识,并取得了一些较好的成绩。
以下是对我在2024年电子档案管理工作的经验总结:1. 提升电子档案管理系统:在过去的一年里,我致力于提升我们的电子档案管理系统。
我与IT团队紧密合作,推动系统的升级和改进,使其更加高效、安全和易于操作。
通过这些改进,我们能够更好地管理和存储大量的电子文件,并方便地检索和共享这些文件。
2. 强化安全性和隐私保护:随着数字化时代的到来,电子档案管理的安全性和隐私保护变得尤为重要。
我在2024年加强了对档案系统的安全监控和访问控制。
我定期审查系统的安全措施,并向全体员工提供培训,以确保他们了解合适的数据保护和隐私政策。
3. 自动化和智能化处理:为了提高工作效率,我致力于将电子档案管理工作自动化和智能化。
我引入了一些智能化工具和技术,如自动数据识别和分类,OCR识别,智能搜索等。
这些工具和技术使我们能够更快速地处理大量的电子文件,并且更准确地找到需要的信息。
4. 加强团队合作和沟通:在电子档案管理工作中,团队合作和沟通是非常重要的。
在过去的一年里,我加强了与其他部门和团队的合作。
我经常与他们沟通,了解他们的需求,并提供合适的解决方案。
同时,我也组织了一些培训和会议,以增进团队成员之间的合作和交流。
5. 持续学习和更新知识:作为电子档案管理人员,我深知技术和法律法规在电子档案管理中的重要性。
因此,我不断学习和更新相关的知识。
我参加了一些培训课程和研讨会,并阅读了相关的书籍和文章。
通过这种方式,我能够不断提升自己的专业能力,并应对不断变化的电子档案管理领域。
总的来说,2024年是我在电子档案管理工作中取得进步和成绩的一年。
通过不断学习和提升,我能够更好地管理和处理电子档案,并为组织提供更好的服务和支持。
我期待在未来继续努力,为电子档案管理领域做出更大的贡献。
银行档案工作总结6篇篇1一、引言在过去的一年中,我所在的银行档案部门紧紧围绕银行业务发展,积极开展档案管理工作,取得了一定的成绩。
在此,我对过去一年的银行档案工作进行总结,以期更好地服务于银行业务发展。
二、工作内容及成果1. 档案整理与归档过去一年,我们顺利完成了大量档案整理与归档工作。
针对各类业务档案,我们制定了详细的归档标准和流程,确保档案归档的准确性和完整性。
同时,我们加强了对电子档案的收集与整理,实现了纸质档案与电子档案的同步更新。
2. 档案数字化建设为提升档案管理效率,我们积极推进档案数字化建设。
通过引进先进的扫描设备和识别技术,实现了档案资料的快速扫描和识别。
此外,我们还建立了完善的电子档案管理系统,提高了档案管理的信息化水平。
3. 档案利用与服务我们始终坚持以服务银行业务发展为导向,积极开展档案利用工作。
通过提供档案查询、借阅、复制等服务,满足了业务部门的需求。
同时,我们还根据业务部门的需要,提供了档案数据分析服务,为业务决策提供了有力支持。
4. 档案安全与保密我们始终高度重视档案安全与保密工作。
通过制定严格的档案安全管理制度和保密措施,确保了档案的安全与完整。
同时,我们还加强了对档案人员的安全教育,提高了档案人员的安全意识。
三、遇到的问题及解决措施1. 档案管理信息化水平有待提高尽管我们在档案数字化建设方面取得了一定成果,但仍然存在档案管理信息化水平不高的问题。
为此,我们将继续加大投入,引进更先进的档案管理系统和技术,提高档案管理的信息化水平。
2. 档案人员专业素质有待提高随着银行业务的不断发展和创新,对档案管理的要求也越来越高。
部分档案人员的专业素质还不能完全适应新形势下的档案管理需求。
为此,我们将加强档案人员的培训和学习,提高档案人员的专业素质。
四、工作展望1. 深入推进档案数字化建设,提高档案管理信息化水平。
2. 加强档案人员的培训和学习,提高档案人员的专业素质。
3. 进一步完善档案安全管理体系,确保档案的安全与完整。
银行运营档案管理建议摘要本文旨在为银行运营部门提供档案管理方面的建议。
档案管理对于银行的运营和业务发展非常重要,合理的档案管理可以提高办公效率、保障信息安全和规范业务操作。
建议银行运营部门关注以下几个方面来优化档案管理:提升档案存储和检索效率、加强档案保密和信息安全、规范档案归档流程等。
引言银行作为金融机构,在日常运营中产生大量的业务档案。
这些档案包括客户信息档案、贷款合同档案、存款凭证档案等。
合理的档案管理可以保障银行的业务正常运行和信息的安全。
本文将从提升存储和检索效率、加强档案保密和信息安全以及规范档案归档流程等方面提出建议,帮助银行运营部门优化档案管理工作。
提升存储和检索效率高效的档案存储和检索是提高办公效率的关键。
以下是一些建议:1.采用数字化档案管理系统:将纸质档案数字化可以极大地提高档案存储与检索效率。
数字化档案管理系统能够将纸质档案转化为电子文档,并建立索引,方便随时检索和查找相关档案。
2.制定档案管理标准:建议银行制定统一的档案管理标准,规定各类档案的分类、归档和保管等细节。
确保档案被正确存放,方便日后的查阅和使用。
3.建立档案存储区域:银行可以建立专门的档案存储区域,采用分区存放的方式,便于对档案进行分类和管理。
同时,要做好环境控制,确保档案的安全与保存。
加强档案保密和信息安全银行运营过程中的档案往往包含大量的敏感信息,加强档案保密和信息安全至关重要。
以下是一些建议:1.设立访问权限控制:银行应设立档案访问权限控制机制,确保只有授权人员才能查阅和修改档案。
权限的设立应根据不同岗位和职责进行细分,避免信息泄露。
2.加强网络和系统安全:银行应加强网络和系统安全建设,保护档案信息免受黑客攻击和病毒感染。
定期进行安全漏洞扫描和应急演练,及时修补和处理安全漏洞。
3.建立档案管理责任制:银行应明确档案管理的责任和权限,每个人都应该清楚自己在档案管理中的职责,并按照规定的流程和操作要求进行工作,确保档案的安全和完整。
浅谈银行档案工作发展方向银行档案工作是银行管理工作的重要组成部分,其发展水平直接影响到银行的整体发展。
在当前信息化、数字化的时代背景下,银行档案工作面临着新的挑战和机遇。
本文将主要从数字化发展、标准化建设、专业化服务、共享化利用、智能化管理等方面,探讨银行档案工作的发展方向。
一、数字化发展随着信息技术的发展,数字化已经成为各行各业发展的必然趋势。
银行档案工作也应该紧跟时代步伐,积极推进数字化发展。
通过数字化技术,将传统的纸质档案转化为数字档案,实现档案信息的数字化存储、传输和利用。
这不仅可以提高档案的保管和利用效率,还可以降低档案管理成本,提高档案管理的安全性。
二、标准化建设标准化建设是银行档案工作发展的重要基础。
银行应该制定完善的档案管理制度和标准,包括档案分类标准、档案整理标准、档案存储标准等,确保档案工作的规范化和标准化。
同时,还应该加强档案管理人员的培训和教育,提高档案管理人员的专业素养和技能水平,确保档案管理工作的质量和效率。
三、专业化服务银行档案工作应该以客户需求为导向,提供专业化服务。
银行应该深入了解客户需求,为客户提供个性化的档案解决方案,满足客户的不同需求。
同时,还应该加强与其他金融机构的合作与交流,共同推动档案管理工作的专业化发展。
四、共享化利用共享化利用是银行档案工作发展的重要方向。
通过共享化利用,可以实现银行内部各部门之间的信息共享和交流,提高工作效率和协同作战能力。
同时,还可以加强与其他金融机构的信息共享和交流,共同推动金融行业的整体发展。
五、智能化管理智能化管理是银行档案工作发展的必然趋势。
通过智能化管理,可以实现银行档案信息的自动化分类、整理、存储和检索,提高档案管理效率和质量。
同时,还可以利用人工智能等技术手段,对银行档案信息进行分析和挖掘,为银行决策提供有力支持。
总的来说,数字化发展、标准化建设、专业化服务、共享化利用和智能化管理等方面是银行档案工作发展的重要方向。
有关档案电子化管理的几点思考【摘要】档案电子化管理是一种对传统档案管理方式的革新和突破,具有重要的背景意义和必要性。
本文从优势、实施策略、存在问题、解决方法和未来发展等方面进行了探讨。
档案电子化管理能够提高工作效率、节约成本、便于查找和管理档案等优势,是值得推广的管理方式。
档案电子化管理也面临着一些问题,如数据安全性、系统稳定性等,需要通过加强技术保障和培训来解决。
展望未来,随着技术的发展和档案管理理念的更新,档案电子化管理将迎来更广阔的发展前景,促进档案管理的现代化和智能化。
档案电子化管理具有重要意义,应该引起足够的重视和关注。
【关键词】档案、电子化管理、优势、实施策略、问题、解决、未来发展、重要性、前景。
1. 引言1.1 介绍档案电子化管理的背景意义档案电子化管理能够提高工作效率和管理水平。
通过电子化管理,档案信息可以被快速检索和利用,避免了传统纸质档案检索困难、存储空间大等问题,大大提升了工作效率。
档案电子化管理有助于节约资源和保护环境。
电子档案不需要大量纸张进行存储,减少了印刷、复印等环节的使用,有利于节约资源、减少环境污染,符合可持续发展的理念。
档案电子化管理还可以改善档案信息的安全性和可靠性。
电子档案可以通过加密技术、权限控制等手段保护档案信息的安全性,避免了纸质档案易丢失、易损坏等问题,确保档案信息的完整性和可靠性。
档案电子化管理在当前信息化社会中具有重要的背景意义,是一种必然的趋势和发展方向。
通过电子化管理,可以提高管理效率、节约资源、保护环境,改善信息安全性,为建设现代化管理体系和社会提供有力支持。
1.2 提出研究档案电子化管理的必要性档案电子化管理是当代信息化发展的必然趋势,其在提高档案管理效率、节约管理成本、保障档案安全等方面具有明显优势。
而随着信息技术的不断发展和应用,传统的纸质档案管理已经无法满足现代社会的需求。
研究档案电子化管理的必要性显而易见。
电子化管理可以实现档案信息的快速检索和共享,大大提高了档案管理的效率和实用性。
2024年电子档案管理工作经验总结范文____年电子档案管理工作经验总结一、引言作为电子档案管理人员,我在____年度积极参与并负责了电子档案管理工作。
通过对档案管理流程的优化和技术的应用,我成功地推动了电子档案管理工作的效率和质量的提高。
在这份总结中,我将分享我在____年电子档案管理工作中的一些经验和心得。
二、工作概况____年度,我们单位继续加大对电子档案管理的投入,并积极推行电子档案管理系统的运用。
我作为电子档案管理负责人,负责整个系统的建设、实施和日常运营。
在这一年的工作中,我主要做了以下几个方面的工作:1. 完善电子档案管理制度:根据国家相关政策和规定,制定和完善了电子档案管理制度,确保各项工作有章可循,明确责任和权限。
2. 梳理和整理电子档案资料:通过对现有电子档案的梳理和整理,建立了清晰的档案目录结构和档案检索系统,提高了档案的可查找性和信息的准确性。
3. 开展电子档案的数字化工作:利用现有设备和技术,对纸质档案进行数字化处理,将其转化为电子档案,方便后续的管理与使用。
4. 提升电子档案管理系统的功能和性能:根据用户的需求和反馈,不断优化和升级电子档案管理系统,提高其功能和性能,使其更加适应我们单位的实际工作需要。
5. 加强电子档案管理人员的培训和交流:组织培训和交流活动,提升电子档案管理人员的技能和知识水平,使他们能够更好地运用电子档案管理系统开展工作。
三、工作经验总结在进行电子档案管理工作的过程中,我积累了一些宝贵的经验,总结如下:1. 制定合理的工作计划和目标:在开始进行电子档案管理工作之前,制定一个合理的工作计划和目标是非常重要的。
合理的计划能够帮助我们规划好各项工作,并合理安排时间和资源。
2. 了解相关政策和技术:电子档案管理是一个涉及到政策和技术的复杂工作。
了解国家相关政策和规定,掌握电子档案管理的基本原理和技术是必要的。
只有深入了解了相关内容,才能更好地开展工作。
3. 建立良好的沟通和协作机制:电子档案管理工作涉及到不同部门和不同人员的合作,因此建立良好的沟通和协作机制是非常重要的。
2024年电子政务工作电子档案管理工作心得体会随着信息技术的不断发展和应用,电子政务成为现代化政府建设的重要组成部分。
作为电子政务工作中的一项重要内容,电子档案管理在推动政务数字化、规范化、便捷化方面起到了重要的作用。
在2024年的电子政务工作中,我负责电子档案管理工作,通过这段时间的实践和总结,对电子档案管理工作有了更深刻的理解和认识。
下面是我在2024年电子政务工作电子档案管理工作中的心得体会。
一、加强档案数字化建设在电子档案管理工作中,加强档案数字化建设是重中之重。
通过将传统纸质档案数字化,可以更好地保护档案,提高档案利用效率,方便用户查询和利用档案信息。
在2024年的工作中,我们积极推动各部门进行档案数字化建设,建设了档案数字化管理平台,并进行了档案材料数字化录入和整理工作。
通过档案数字化管理平台,档案馆管理人员可以更方便地对档案进行管理和维护,用户也可以通过平台方便地查询和利用档案信息。
通过这项工作,我们有效提高了档案利用效率,提高了政府机关的工作效率。
二、加强档案数据的安全保障电子档案管理工作的一个重要问题是档案数据的安全保障。
档案数据的泄露、丢失或被篡改,将对政府机关的正常运行带来严重影响。
因此,我们在2024年的工作中加强了档案数据的安全保障工作。
首先,我们建立了档案数据备份机制,定期对档案数据进行备份,防止数据丢失。
其次,我们建立了档案数据权限管理机制,对不同的用户设置了不同的权限,确保档案数据只能被授权人员访问和利用。
再次,我们加强了档案数据的加密工作,通过加密技术对档案数据进行保护,防止数据被非法篡改。
通过这些举措,我们有效保障了档案数据的安全性。
三、加强档案管理人员的培训和能力提升电子档案管理工作的顺利开展离不开专业的档案管理人员。
在2024年的工作中,我们加强了对档案管理人员的培训和能力提升工作。
首先,我们组织了培训班,邀请专业的档案管理专家为档案管理人员进行培训,提高了他们的专业知识水平。
商业银行档案管理集中化、电子化与编研深化的思考[摘要]档案工作是商业银行管理中不可缺少的重要组成部分,是经营管理的
基础。
多年来的工作实践表明,档案工作在银行日常工作中确实发挥了很大作用,促进了银行各项工作的广泛开展。
本文对商业银行档案管理集中化、电子化与编研深化进行分析,提出建设性的建议,以供参考。
【关键词】商业银行;档案管理;集中化;电子化;编研深化;措施方法
一、当前银行档案管理面临的突出问题
(一)现有的档案管理粗放、占用资源较多,库房可存放面积接近饱和。
全辖档案仍沿用分级分布式管理模式。
截至2011年12月,仅调研一家地市级分行及所属的专用档案室最少的有6个、最多的达62个,而这些档案室存储上级收文及外来文档案占本级档案库存使用空间约11.36%。
(二)档案存放地点分散,投入严重不足。
目前银行的档案采取分散保管的形式,分别存放在各级分支机构,库房不仅分散、狭小,自有与租赁并行,有很多行占用了租赁用以营业的用房面积,昂贵的库租,造成资源的非适用型浪费。
从运行情况来看,档案分散管理,存在着档案存放环境、安全保管及风险隐患等问题,管理费用偏高并造成后续投入严重不足等各种问题。
(三)档案数量增长速度加快,出现严重的“档案挤人”现象。
档案数量增长速度的加快,出现了“档案挤人”的现象。
例如,某一级分行信用卡中心信用卡档案自2003年新业务产生以来,其每年以2.1倍的增速增长。
(四)档案人员素质参差不齐,档案电子化进程缓慢。
兼职的档案人员占比达84%,专职的档案管理人员占比仅为16%,而且一般缺乏专业的档案知识,还身兼数职,投入档案工作的精力极其有限,无法对档案进行科学有效的管理,也无法对档案进行系统的收集、编研和开发利用。
(五)档案管理基本处于信息库的档案利用上。
目前档案编研的成果仍停留在文件汇编、大事记,年鉴等基础性材料,大多为一些原始材料、统计数字和基本事实的简单罗列与堆砌,效用性、针对性、新颖性不强,知识含量不高,档案编研工作处于“初级阶段”,“编而少研,编而无研”现象突出。
二、档案管理集中化、电子化与编研深化的基本内涵与实施后的效益分析预测
(一)集中管理是科学的管理制度。
档案为商业银行经营管理工作提供方针、政策依据(商业银行形成的不同门类、不同载体的档案,是银行各项业务活动的真实记录。
商业银行各项经营管理工作正是从档案中了解和掌握党和国家各个时期制定的方针、政策,熟悉了解并掌握各项工作的来胧去脉,才能承上启下,保证工作的连续性。
(二)电子化管理。
把档案现代化建设放在首位,将利用率最高的先行数字化,并整合档案资源。
档案电子化管理又称数字化管理,与传统档案管理模式相比,实施档案电子化可以带来种种直接或潜在的效益:(1)利用者可按照一定条件在网上进行检索,查阅数字化档案文件资料,实现资源共享;(2)快速回应查阅人员查阅档案资料需要,提高利用效率,提升服务水平;(3)使用计算机快速查询档案,并且不受时间和地点限制,大大提高工作效率;(4)对新形成的有价值的文件进行电子归档后,再将纸质档案以件归档,运用条形码入库保
管,可以节省约33%的库房空间;(5)通过对电子化档案数据的光盘备份并异地存储,可以提高档案保管的安全性,规避自然灾害不可抗拒所带来的风险;(6)查阅及使用档案无需再接触原件,可有效保护源文件,延长档案的寿命;(7)有利于档案的规范化管理,将密级及以上文件定“无权”查阅,确因工作之需,严格履行审批程序后,再在加密机上由专职档案员帮助查询等,提升档案管理应用水平;(8)档案电子化管理也是档案集中管理与编研工作深化的基础性条件。
(三)编研深化也就是实现档案编研的多元化。
编研工作深化,首先是编研技术的多元化,由以前纯手工方式逐渐向现代化过渡,编研工作的各个环节都纳入到计算机操作和网络化管理;其次是编研工作组合的多元化,整合档案资源与立档单位信息资源、整合档案人员与各部门力量,把档案编研工作与业务工作等结合起来,尽快合成档案利用体系;再次是编研成果的多元化;三是重视挖掘档案的潜在价值。
档案编研多元化可以为业务发展提供有利的支持和保障。
三、推进档案管理集中化、电子化和编研深化的措施与建议
(一)加快档案集中储存基地的建设步伐。
按照总行档案集中管理的要求,省级行采取全省档案统一集中管理模式进行档案保管需要新建档案存储基地,从而彻底解决分行档案及辐射范围内占库房空间大的期限内会计存量档案进行集中存放与管理。
(二)成立档案管理中心以加强档案集中后的全方位管理。
档案储存地的集中,档案管理中心的设立与档案管理专业人员的增加,为实行档案集中管理提供了条件,档案管理中心为了更好地保管档案,履行历史任务,应专门负责全系统档案业务建设、档案库房建设好,以延长档案的使用寿命、档案信息化建设、档案队伍建设和档案工作培训、检查、考核、考评、鉴定销毁等系列性工作。
(三)推进档案电子化建设进程。
档案集中存储后,为原单位查找、利用带来不便,通过安装档案远程分散存放电子化档案管理系统,实现档案联网管理,加快档案的扫描工作,实现档案电子化管理,做好光盘有效备份与异地保管,以有效解决利用实物不便等问题。
(四)加快档案资源开发,实现档案编研多元化。
一是创新编研方式。
在以自编为主的基础上,应积极关注档案管理中心全程工作,采取与有关单位联合编研的方法,既可提高编研质量,弥补资料和经费的不足,从而加强与业务部门的沟通联系,同时也可以扩大档案管理中心的社会影响。
三是深化编研内容。
对那些属于档案接收范围但尚未接收入库的立档部门档案应该先收集、借阅与开发、编纂,在第一时间延伸编研工作,这样有利于弥补归完档案后再利用的滞后性,增强档案的时效性,发挥档案信息的现实作用。
(五)加强专业人才的配置与现有档案人员的培训。
引进计算机专业人员和法律专业人员。
由计算机专业人员利用其专业知识负责档案信息化建设,在档案信息管理系统上线准备到上线后维护的一系列工作中发挥重要作用;多鼓励、支持档案人员参加档案工作协作、经验交流、业务考察和培训等活动,扩大档案人员的视野。
同时档案人员要真正以实际行动向刘义权学习,不断学习新的业务知识,努力提升综合素质和档案集约化管理水平。
加强档案的内控管理,深入而扎实地做好每项具体工作的每一细节,并在精细化、规范化上完善档案的全方位管理。
平时要注意多积累和推广有历史性操作性的重要案例与实例,推动档案利用价值的充分体现。
适时宣传本级行产生的档案利用工作实例。
尽早成为档案管理的”通才”和“专才”,为档案建设事业做出积极贡献。
结束语
当前档案管理电子化、数字化还处于起步阶段,进展缓慢,档案转化为成果的工作机制尚未建立。
要解决以上问题,必须进行档案管理模式改革,制定并实施商业银行档案工作“三步走战略”,即由“分布式保管”向“集中化管理”方向发展,再逐步提升“档案电子化管理”水平,并加快实现“多元化编研”。