国际科技会议审批申请指南

中国化学会举办国际会议工作条例为了规范国际学术交流活动的申报、举办、总结、呈报和统计等工作，根据中国科协《关于在华举办国际科技会议的工作细则》、《在华举办和申办国际会议注意事项》以及中共中央、国务院的有关精神，特制定本条例。

一、国际会议的申报：在华举办国际会议要从我国实际需要出发，从严控制，应限于我国按规章有义务举办的，和对提高我国际声望、维护我国家利益、促进我国民经济和科技发展有重大作用的国际会议。

确有水平且规模适度的科技专业性国际会议可适当多办，一般性的国际研讨会、交流会、论坛等，从严掌握，内容空泛，无明确目的，可开可不开的会议一律不开。

各专业委员会、地方学会申报国际会议须在规定时间前报中国化学会秘书处汇总，正式行文，经中国科协核准，按规定程序报科技部或国务院审批。

未经批准，任何单位和个人不准擅自对外承办、承诺举办国际会议或承诺与外方合作，协助外方在华举办国际会议。

严禁为得到外方赞助轻率同意在华举办国际会议。

凡上报申办会议者，必须在申办前6个月上报审批，逾时一律不予办理。

在我国举办主要国际组织的重要会议、涉及重大敏感问题的国际会议、邀请外宾在一百五十人以上的大型国际会议，重要的专业性国际会议，以及邀请外国政府现职部长以上的官员和在国际上有重要影响人士参加的高级别国际会议，均应先商外交部同意，报国务院批准。

如我作为东道国需在经费上承担义务，还应先商财政部同意。

凡以上国际会议均应在上年八月底前向国务院报送年度计划，未报年度计划，未经批准的国际会议一律不得举办。

特殊情况需要临时安排的国际会议，必须专项报批，但必须提前半年办理审批手续。

同一会议不能多渠道申报，一经批准不得擅自改变（如：时间、地点、名称、内容等）。

如遇特殊情况，须来函详细说明理由，由我会经中国科协报科技部审批。

二、申办在国内举办国际会议需提供的申报材料：1、盖有申报的专业委员会或地方学会公章的举办国际会议的请示报告，内容包括：（1）会议名称（中英文全称及英文缩写）、举办时间、地点，国际科技会议不应以民族来限定参加者，会议名称不能冠以“华人”“世界华人”等称谓；（2）发起、主办、承办单位名称及各自的责任和义务，其中主办单位应为“中国化学会”，承办单位为申报单位；（3）可行性分析，包括会议内容及筹备班子情况，会议内容必须符合第一条规定；（4）会议背景，说明会议的起因、宗旨、我国学术水平的现状及趋势。

国际科学技术会议与展览管理暂行办法正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 国际科学技术会议与展览管理暂行办法（国科发外字[2001]311号2001年8月23日）第一章总则第一条为加强对国际科学技术会议与展览的管理，鼓励国内科技界、学术界、产业界及相关机构积极举办各类国际科学技术会议与展览，促进国际科学技术交流与合作，根据国家政策和有关法规，制定本办法。

第二条在我国境内（不含港、澳、台地区）举办国际科学技术会议与展览（以下简称国际科技会展）应当遵守本办法。

本办法所指的国际科技会议是指与会代表来自三个或三个以上的国家或地区（不含港、澳、台地区），以科技学术研讨为主要目的的研讨会、报告会、交流会、论坛等。

本办法所指的国际科技展览是指以科研、技术及高技术产品的展示交流为目的，境外参展商比例在２０％以上的展览会、博览会（一般指规模较大，代表性和综合性较强的展览）、技术展示交流会等。

第三条科学技术部负责国际科技会展的审批、协调和管理工作。

第四条举办国际科技会展应有助于实现下列目标：（一）了解国际科技发展动态，加强中外科技界的交流，实现资源和信息共享，提高我国在国际学术界的地位；（二）积极引进先进技术和设备，展示我国科技成就，配合国内科技发展计划，推动科技兴贸战略的实施；（三）加强科技界与产业界的合作，促进科技成果的产业化、商品化和国际化；（四）推动国际科技合作，实现我国科技进步，促进经济与社会可持续发展。

第二章申报第五条举办国际科技会展，主办单位应向审批部门提出书面申请，并按照规定提交有关资料。

第六条举办会展应提前６个月申请报批，规模较大的会展应提前１２个月申请报批。

申请报告尊敬的校领导：由全国高等学校教学研究中心、全国高等学校教学研究会、教育部高等学校计算机类有关教学指导委员会、中国计算机学会教育专业委员会、高等教育出版社与有关高校共同主办，华南师范大学承办的第八届“大学计算机课程报告论坛”定于2012年11月10－11日在广东省广州市举行。

会议将围绕计算机类国家精品课程建设的认识与实践、计算机类国家精品课程建设与精品开放课程建设、计算机类精品开放课程建设与课程教学方法及教学内容改革、计算机类精品开放课程建设与共享等作报告，促进高等学校计算机课程的改革与发展，为计算机课程教师提供相互学习、相互交流的平台，并就相关问题展开深入研讨。

论坛期间统一安排食宿，费用自理，无会议补助，论坛会务费600元/人。

为促进我院相关学科专业建设，经我院研究决定拟派***、***两位老师参加。

因广州到西宁路途遥远，来往坐火车耗费时过多，且火车的卧铺价格与做乘坐飞机（淡季机票打折）相差无几，若改乘飞机，则不仅可以减少教学异动，而且可以省去一日住宿费用和补助经费，完全可以弥补因乘坐飞机而产生费用，据此恳请院领导同意二人乘坐飞机往返。

因参会而产生的交通费、住宿费、会务费从我院专业学科建设业务费（已做预算）中支付。

食宿按会务组统一安排标准执行，其余费用按照学校相关制度执行。

恳请领导批准！*****学院****年**月**日篇二：国际会议申请报告国际会议申请报告大连市科技局：我校拟于年月日至日在举办大会，现将有关事宜申报如下：一、会议名称英文全称：简称：中文全称：二、会议背景(对会议的起因、宗旨、前几届会议的情况等有关情况做简要说明。

)三、会议主要内容（列出会议的主要议题，并就这些议题对我国、我校的科研发展或国民经济建设的意义作出说明。

）四、会议目的五、会议时间、地点、规模时间：地点：规模：国外代表人国内代表人六、会议组织工作1. 国际组委会。

（包括中、外学者姓名、职称、单位。

）2. 会议筹备组。

学院学术会议管理办法为加强我校学术会议管理，规范申办程序、过程管理、经费管理和总结工作，提高我校学术影响力，根据教育部、财政部和省教育厅有关文件精神，结合我校实际制定本管理办法。

第一章会议界定第一条本办法适用的学术会议包括学院或校属单位名义在我国境内（不含港、澳、台地区）主办、承办的（国际级、级、省级）学术会议。

第二条国际级学术会议应达到包括主办国在内的至少2个（或地区）以上；与会人数不少于50人，其中我校教研人员应有5人以上参会并提交论文，其中有3篇及以上论文被遴选在大会上交流；外籍高校或研究机构的研究人员应占与会人数的5%；按照国际会议正式代表人数，将国际会议划分为以下三类：A类：大型国际会议，指正式代表在200人以上的会议；B类：中型国际会议，指正式代表在100人以上、200人以下（含200人）的会议；C类：小型国际会议，指正式代表在100人以下（含100人）的会议。

第三条级学术会议与会人数不少于50人，其中省外专家不少于20人，我校教研人员5人以上参会并提交论文，其中有3篇及以上论文被遴选在大会上交流。

按照级学术会议分类规定，划分为以下三类：A类：部委或一级学会主办。

B类：部委的各司主办，或一级学会分会主办。

C类：各学科学会主办。

第四条省级学术会议应由省级学会举办或其他具有省内影响的学术会议，应有我校教研人员8人以上参会并提交论文，其中有3篇及以上论文被遴选在大会上交流，校外专家20人以上参会。

第二章申请审批笫五条申请条件：1.申请举办国际会议的单位对会议的学术领域有较强的教学及科研力量，教学、科研水平较高，一般应在国内处于领先地位；能够征集到国内外具有较高学术水平的论文，并能够邀请国际及国内的著名学者出席会议；得到有关主管部门的同意和支持；会议经费落实，须提供相应的证明材料，并具备会务及接待工作的能力。

2.申请举办级会议的单位对会议的学术领域有较强的教学及科研力量，科研水平较高，一般应在国内具有一定影响力；能够征集到国内具有较高水平的论文，并能邀请国内著名学者出席会议；得到有关主管部门的同意和支持；会议经费落实，须提供相应的证明材料，并具备会务及接待工作的能力。

国际会议资助申请
申请国际会议资助通常需要向资助机构提交一份详细的申请文件。

以下是可能包含在国际会议资助申请中的一些关键元素：
申请人信息：
提供申请人的详细信息，包括姓名、联系方式、学历、职称、工作单位等。

会议信息：
说明所申请资助的国际会议的基本信息，包括会议名称、时间、地点、主题等。

资助金额：
具体说明申请的资助金额，包括会议注册费、差旅费、住宿费等详细费用。

参会目的：
说明申请人参加该国际会议的目的，以及参会对其个人和专业发展的重要性。

研究背景和意义：
简要介绍申请人的研究背景、研究方向，并说明参加该国际会议对其研究的意义。

学术贡献：
描述申请人计划在会议上分享的学术贡献，如论文、研究成果等。

资金用途：
明确申请的资助金额将用于支付哪些费用，包括会议注册费、交通费、住宿费、餐费等。

经济状况：
提供个人或机构的经济状况证明，以证明确实需要资助参加该国际会议。

推荐信：
如果需要，提供推荐信，以证明申请人在相关领域的学术水平和活动参与度。

计划安排：
提供参会的详细计划安排，包括参与的会议日程、演讲安排等。

其他资料：
根据资助机构的要求，可能需要提供其他相关资料，如个人简历、发表的论文、学术活动参与证明等。

申请人自付比例：
说明申请人能够自付的部分，以展示其对参会的积极性和承担责任的态度。

在准备国际会议资助申请时，重要的是仔细阅读资助机构的申请要求，并确保提供清晰、详细、符合要求的信息。

此外，需要提前了解申请截止日期，并确保申请材料按时提交。

国际科学技术会议与展览管理暂行办法实施细则国际科学技术会议与展览管理暂行办法实施细则2002年1 月31 日第一章总则第一条为贯彻执行科学技术部、外交部、海关总署、国家工商行政管理总局《关于印发〈国际科技会议与展览管理暂行办法〉的通知》（国科发外字[2001]311号）（以下简称《管理暂行办法》），针对中国科协及所属全国性学会、协会、研究会，各直属单位在开展此项工作中的具体情况和特点，特制定本实施细则（以下简称细则）。

第二条在我国境内（不含港、澳、台地区）举办国际科学技术会议与展览（以下简称国际科技会展）应严格执行本细则。

本细则所指的国际科技会议是指与会代表来自三个或三个以上的国家和地区（不含港、澳、台地区），以科学技术交流为主要目的的研讨会、报告会、交流会、论坛以及国际科技组织行政会议等。

本细则所指的国际科技展览是指以科学研究、技术及高技术产品的展示交流为目的，境外参展商展位比例在20%以上的展览会、博览会（一般指规模较大，代表性和综合性较强的展览）、技术展示交流会等。

第三条中国科协按照《管理暂行办法》的授权，负责中国科协及所属全国性学会、协会、研究会（以下简称各学会）、各直属单位（以下简称各单位）申请在我国境内主办的国际科技会展的审核、审批、协调和管理工作。

地方科协举办国际科技会展的申请报送地方政府有关部门审批。

第四条举办国际科技会展应有助于实现下列目标。

（一）了解国际科技发展动态，加强中外科技界的学术交流，实现资源与信息共享，推动我国科技创新和进步，增强我国在相关科技领域的影响，提高我国在国际科技界的地位；（二）引进国际先进技术和设备，展示我国科技成就，配合国内经济建设和科学技术发展规划的需要，促进科技成果的产业化、商品化和国际化；（三）提高公众科学素养，实施科教兴国战略，推动国际科技交流与合作，促进经济与社会可持续发展。

第二章申报第五条举办国际科技会展，由主办单位向中国科协提出书面申请。

中国科学院国际会议资助管理办法（2021年修订版）第一章总则第一条本办法适用的国际会议包括以中国科学院或院属单位名义在我国境内（不含港、澳、台地区）举办、承办的有国外代表出席的论坛、研讨会、报告会、国际科技组织相关会议等。

第二条为进一步规范国际会议的资助管理，确保有计划、有重点地资助我院主办或承办的高水平国际会议，提升我院科研机构的国际地位和影响力，特修订本管理办法。

第二章国际会议分类第三条第一类国际会议是指我院科学家经过积极争取获得主办权并在本领域内具有一定国际影响力的国际学术会议，中国科学院或院属单位为第一主办或承办单位，参会外宾人数在150人以上。

第四条第二类国际会议是指由我院科学家牵头发起的多边国际学术会议，中国科学院或院属单位为第一主办或承办单位，参会外宾人数为50-150人。

第五条第三类国际会议是指申请单位与国外相应科研机构、大学或其他高水平机构联合举办的多边学术研讨会，参会外宾人数在50人以下。

第三章资助申请第六条申请资助的国际学术会议须提前按程序报批，获得主管部门签发的“中国科学院国际会议（展览）批件”。

其中，举办总人数在800人以上或外宾人数在300人以上的国际学术会议须报国务院批准，举办其他国际学术会议须报我院批准，详情及相关报批程序参照《中国科学院关于在华举办国际会议的管理细则》（科发际字〔2006〕191号）。

关于对举办国际学术会议经费的管理，参照《中国科学院在华举办国际会议经费管理办法（暂行）》（科发际字〔2017〕47号）和《财政部关于印发〈在华举办国际会议经费管理办法〉的通知》（财行〔2015〕371号）。

第四章受理与审批第七条对于第二年全年度在华举办的国际学术会议（以会议开幕日期为准）的资助申请每年度集中受理一次。

原则上每年5-6月份发布征集通知，9月中旬截止申报，逾期提交视为无效。

第八条资助计划经院领导审定后，由国际合作局正式行文通知相关申请单位。

国际合作局每年年底前下达下一年度国际会议资助正式通知。

赴法参加国际学术会议的签证全过程2006年2月开学后老板叫我写个论文，想投在法国Grenoble举行的2006年4M国际学术会议。

我写好后老板在线投稿，后来被接受，老板就按要求交了会议注册费。

大概2006年8月11日大会主席发来邀请函，邀请我和老板一起参加4M会议。

因为是第一次办理出国手续，还是参加学术会议，所以不知道该怎么办理，在BBS的VISA版也弄不清查不到。

在办理护照和签证的过程中，还是走了不少弯路，所以现在把自己的申请全过程整理一下，希望对有需要的同学有所帮助。

补充：如果要报销，当飞机票价格大于一定数额（好像是大于2000元，具体询问财务处），必须使用支票购买飞机票，如果用现金购买飞机票，报销起来还要再加些手续，颇为麻烦。

因为我是和老板一起去参加的，老板以为我也可以办理因公护照，所以他填了教职工因公短期出国的申请表等相关材料，但后来学校出境科老师说我因为是学生，不能办理因公护照的，护照和签证必须自己办理，但参加国际学术会议算作因公出国，费用可以报销。

因为老板写申请时是带上我的名字，所以我没有单独去填上海交大学生因私出国申请表。

老板填表后需要盖的公章先后顺序是：学院领导签名并盖章、科技处领导签名并盖公章（申请人员不涉及军工项目，涉及军工项目的是另外一个部门盖公章）、保密处签名并盖章、研究生院签字并盖章（因为我是研究生）。

交上短期出国申请表和4M会议主页、议程、接收的论文、邀请函复印件等相关材料后，人事处的出境科老师说会电话联系我，准备去拿学校的文件批复。

所有盖章都在闵行校区的行政楼办理。

保密办是在530室。

拿到学校批件后，老板（属于学校教职工）的护照签证都是出境科办理了，不做叙述。

不过说一下，我拿到的学校批件原件有两份，一份原件交给财务处借贷出国的钱款，一份批件原件交给出境科老师给老板办理签证。

强烈建议将批件进行复印，回国以后拿复印件去财务处报销费用。

接下来我就办理自己的因私护照和签证的事。

国际科技合作基地建设申报指南一、功能定位国际科技合作基地（离岸孵化创新基地）是我省利用全球科技资源、参与国际科技合作的重要载体，由“海外平台＋国内基地”构成，依托海外离岸研发平台或离岸技术转移平台开展离岸创新、海外人才引进或国际技术转移等，链接海外创新资源构建跨境转移通道，推进先进技术成果到国内转化并形成产业化示范。

二、建设与考核重点1.开展3项以上的离岸研发项目或从海外引进3项以上技术到国内转化。

2.引进技术转化的产值达到500万元以上。

3.引进5名以上国际化人才。

4.承办1次以上国际学术交流活动。

三、资助强度和实施周期资助经费不超过50万元/项，建设期3年。

由建设及运营主体先行组建运行，省科技厅择优立项建设。

四、申报单位要求1.国际科技合作基地建设申报主体为行政区域依法注册成立并正常运营1年以上（时间截止2023年6月30日）的企事业单位。

每个单位限申报1项。

国家机关不得牵头或参与申报。

— 1 —2.申报单位为企业的，须建立研发费用辅助账，有研发投入且按会计准则进行会计核算，并在管理系统如实填报上年度企业研发投入情况。

其中，纳入统计部门调查范围的企业（军工企业除外），需按照《企业（单位）研发活动统计报表制度》要求，以向统计部门报送的上年度企业研究开发项目情况表和企业研究开发活动及相关情况表中的数据为准进行如实填报，并上传附表至管理系统。

3.申报单位以独资、合资或合建等方式已在海外建设离岸研发平台或离岸技术转移平台，具有完成项目所必备的人才条件、技术装备等基础条件，科研管理制度、财务管理机构健全，运行管理规范，无不良诚信记录。

并满足以下条件：（1）离岸研发平台应具有固定的场所、仪器设备和科研团队开展研发，能提供海外平台建设的现场照片、注册文件、股份说明或权益约定等相关佐证材料。

（2）设立有从事国际化工作的岗位或部门，海外平台有相对稳定的工作人员2人以上。

（3）近3年用于国际合作的经费200万元以上。

在华举办和申办国际会议注意事项
1. 一定要确定好会议的主题呀！这就好比你要去旅行，连目的地都不知道咋行呢。

比如说办一个科技主题的会议，那所有准备都得围绕科技来呀！
2. 提前做好预算那是必须的！你想想看，没有钱咋办事呀，像租场地、准备餐饮等哪样不要钱呢。

就好比建房子，材料都没有怎么建起来呀。

3. 场地选择可得慎重哟！这就如同给公主选城堡，得合适才行。

比如会议人多，那场地就得宽敞大气，不然多拥挤呀。

4. 宣传推广可不能马虎呀！这不就跟商店卖东西一样嘛，你不吆喝谁知道你这有好东西呀。

一定要让大家都知道这个国际会议。

5. 准备好各种设备设施啊，这就像是战士上战场得有好武器一样。

例如音响效果不好，那参会的人体验得多差呀。

6. 别忘了安排好专业的服务人员呢！就像一场盛大的派对，没有周到的服务怎么行呢。

要是服务不好，大家肯定会吐槽呀。

7. 与相关部门的沟通协调要顺畅呀！这跟团队合作一样，得齐心协力呀。

不然遇到问题解决不了，那不就麻烦大啦。

8. 安全问题绝对不能轻视哦！这好比开车要系安全带，不重视能行吗。

万一出点啥事，那可不得了呀。

9. 随时做好应对突发情况的准备呀！生活中都常有意外，何况这么大的活动呢。

就像天气突然变化，得有应对的办法呀。

我觉得在华举办和申办国际会议真的不容易，每一个环节都得高度重视，精心准备，这样才能办出精彩的国际会议呀！。