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对文档一体化管理的几点思考一、概念文档一体化管理是指在一个系统中对文档进行统一的管理和控制。
它通过将不同类型、不同格式的文档集成到一个平台上，实现文档的统一存储、分类、检索和共享，提高工作效率和信息安全性。
二、优势1. 提高工作效率：文档一体化管理系统能够快速检索和共享文档，减少了在海量文档中寻找特定信息的时间，提高了工作效率。
2. 降低成本：通过文档的电子化管理，可以减少纸质文档的印刷、存储和传递成本。
3. 提升信息安全性：文档一体化管理系统可以设置权限和审批流程，确保文档的安全性和机密性。
4. 便于合规管理：文档一体化管理系统可以记录文档的修改历史和查阅记录，方便进行合规审计和管理。
三、实施步骤1. 确定需求：明确文档一体化管理的目标和需求，包括文档类型、存储要求、权限控制等。
2. 选择合适的系统：根据需求选择适合的文档一体化管理系统，考虑系统的功能、易用性和扩展性等。
3. 数据迁移和整理：将现有的文档进行整理和分类，并导入到文档一体化管理系统中。
4. 系统部署和配置：根据需求配置系统的权限、审批流程、存储策略等参数。
5. 培训和推广：对组织内的员工进行系统的培训和推广，增加系统的使用率和接受度。
6. 持续改进：根据实际使用情况和反馈，对文档一体化管理系统进行持续改进和优化。
四、注意事项1. 数据备份和灾备：建立定期的数据备份和恢复机制，防止数据丢失或损坏。
2. 权限管理：合理设置权限，确保文档的安全性和机密性。
3. 定期维护：对文档一体化管理系统进行定期的维护和升级，修复系统漏洞和提升性能。
4. 培训和推广：加强对员工的培训和推广，提高其使用系统的能力和积极性。
5. 风险管理：建立风险评估和风险控制机制，及时发现和解决潜在的风险。
6. 合规管理：确保文档的合规性，遵循相关法规和规范。
总结：文档一体化管理是一种高效、便捷、安全的文档管理方式，通过合理的规划和实施步骤，可以提高工作效率，降低成本，保障信息安全，便于合规管理。
一体化管理系统一、概述8thManage 一体化管理系统是一套采用“一个设计一个系统”架构的商业管理解决方案，其设计是为了满足商业用户的全面需求.这套解决方案功能齐全，涵盖了客户关系管理（CRM ）、产品管理、采购与供应商管理、人力资源管理、文档管理以及财务管理等应用领域。
8thManage 一体化管理系统提供全面的即装即用的功能，用户只需执行简单的配置步骤，即可轻松启用各个功能模块。
二、一体化管理系统定义一体化管理系统（Integrated Management System），又被称为“综合管理体系”、“整合型管理体系”等，就是指两个或三个管理体系并存,将公共要素整合在一起，两个或三个体系在统一的管理构架下运行的模式。
与此对应，在软件行业一体化管理系统就是通过不同模块，不同层面的集成，有效地实现单个业务系统的互联，真正做到信息共享，避免了企业在开发和维护与企业业务无关的各种数据接口上的财力、人力和物力的浪费.二、发展历程计算机软件在商业管理中的应用已有40年的历史。
在前20年里,计算机软件处于分散式应用阶段，主要用于数据的处理和报表的制作。
它们运行在不同的计算机平台上,不支持数据与业务规则的共享，因此存在数据不一致和工作效率低下的问题.在后20年里,人们投入了大量精力和资金尝试整合不同领域的商业应用系统。
各种形式的企业应用系统整合（EAI）技术都被用来连结分散式应用系统.尽管一些实力雄厚的软件供应商与专业的软件公司投入了大量的资金并提供了其他各种强有力的赞助，但由于当时的技术尚未成熟，而程序设计人员也还在学习所需的技术和积累所需的经验，因此70%EAI项目都以失败告终。
随后，大型软件供应商纷纷通过收购生产分散式自动化系统的小公司牟取暴利.进入21世纪，新一代的应用系统开发公司再次开始设计和开发功能上和性价比上都远远超越旧式应用系统的新型商业管理工具。
根据全球权威的分析和研究机构Gartner的最新的IT调查报告，2010年“最酷的IT厂商”之一的高亚科技公司的核心产品便是8thManage 一体化管理系统。
一体化信息管理系统简介一体化信息管理系统是一种集成不同功能模块的软件系统，旨在帮助企业或组织高效管理和整合各种信息资源，提高工作效率和决策能力。
该系统通过集成多个模块，涵盖了多个方面的功能，包括但不限于人力资源管理、项目管理、客户关系管理、文档管理等。
通过统一的用户界面和数据模型，提供了全面且便捷的信息管理和查询功能，帮助用户将不同部门和不同业务之间的信息关联起来，以实现跨部门协作和知识共享。
功能模块1. 人力资源管理一体化信息管理系统的人力资源模块提供了全面的员工信息管理功能。
包括员工档案管理、招聘管理、培训管理、绩效评估等。
通过人力资源管理模块，管理者可以方便地查看员工的个人信息，以及对员工进行招聘、培训和绩效评估等操作。
同时，员工也可以通过该模块查看自己的个人信息和参与培训评估等活动。
2. 项目管理一体化信息管理系统的项目管理模块提供了全面的项目管理功能。
包括项目信息管理、任务分配、进度跟踪、问题解决等。
通过项目管理模块，项目经理可以方便地创建和管理项目，将项目分解为不同的任务，并设置任务的优先级和截止日期。
同时，团队成员可以通过该模块查看自己被分配的任务，并及时报告任务进度和解决遇到的问题。
3. 客户关系管理一体化信息管理系统的客户关系管理模块提供了全面的客户管理功能。
包括客户信息管理、销售机会管理、客户反馈管理等。
通过客户关系管理模块，销售团队可以方便地记录客户信息，跟进销售机会，并及时处理客户的反馈和投诉。
同时，客户也可以通过该模块提供反馈和投诉，并查看自己的购买记录和订单状态。
4. 文档管理一体化信息管理系统的文档管理模块提供了全面的文档管理功能。
包括文档的创建、编辑、分享、审批等。
通过文档管理模块，用户可以方便地创建和编辑各种类型的文档，如报告、合同、备忘录等。
同时，用户还可以将文档分享给团队成员，并通过审批流程确保文档的合法性和准确性。
优势与特点1.统一界面：一体化信息管理系统提供了统一的用户界面，使用户可以方便地在不同模块之间切换和使用。
密级电子文档管理系统设计与实现随着信息化时代的到来，电子文档已经成为企业、政府机构等组织中最为重要的信息载体之一。
为了确保电子文档的安全性和机密性，密级电子文档管理系统应运而生。
本文将详细介绍密级电子文档管理系统的设计与实现，包括系统设计、系统实现、系统测试、系统维护和系统评估。
密级电子文档管理系统的架构设计主要包括前端和后端两部分。
前端部分包括用户界面和身份验证，后端部分包括数据库和业务逻辑处理。
其中，前端采用响应式设计，以适应不同设备的访问需求；后端采用微服务架构，以提高系统的可扩展性和可维护性。
密级电子文档管理系统的主要功能包括：文档上传、文档下载、文档删除、文档加密和解密、权限控制等。
其中，文档上传和下载功能需支持多种文件格式；文档删除功能需支持回收站机制；文档加密和解密功能需采用先进的加密算法，以确保文档的安全性；权限控制功能需根据用户角色和密级程度进行细致的权限划分。
密级电子文档管理系统的界面设计应简洁明了，易于操作。
系统的用户界面采用扁平化设计风格，以简化用户操作流程。
同时，应提供详细的使用帮助和提示信息，以便用户更好地使用系统。
密级电子文档管理系统的实现需要用到多种技术，包括前端技术、后端技术、数据库技术等。
前端技术包括HTML、CSS、JavaScript等；后端技术包括Java、Python、C#等；数据库技术包括MySQL、Oracle、MongoDB等。
系统的开发流程应遵循软件工程的最佳实践，包括需求分析、设计、编码、测试和部署等环节。
其中，需求分析是整个开发流程的基础，需要准确无误地理解用户需求；设计环节需考虑系统的可维护性、可扩展性和可测试性等因素；编码环节应采用面向对象编程方法，以提高代码的可读性和可维护性；测试环节需确保系统的稳定性和性能；部署环节需考虑系统的安全性和可靠性。
密级电子文档管理系统的测试方案应覆盖系统的所有功能和场景，包括单元测试、集成测试和系统测试。
比亚迪档案系统上线的分析和研究发布时间：2022-10-21T02:14:05.571Z 来源：《科技新时代》2022年第5月9期作者：张济梅[导读] 企业档案是企业重要资源张济梅（上海比亚迪有限有限公司上海 201600）摘要：企业档案是企业重要资源。
档案信息化建设能运用现代化方法和手段对档案工作进行有效管理，获得最佳工作效率、经济效益和社会效益，可以使档案工作者不断破除狭隘、守旧的观念，激发高效、服务等先进意识，能全面、持续提升档案管理现代化水平，让档案增值，促进产业发展。
关键词：档案信息化；企业档案；档案管理系统；比亚迪档案系统一、比亚迪公司档案管理系统上线背景企业在进行企业文化宣传时往往对企业历史进行追溯，向企业员工展示企业的发展历程，而这个历程往往是通过档案室保存的老旧照片、文字记录来表现的，比亚迪公司由小作坊发展为国内外知名企业，由单一的电池产品发展到IT、汽车两大产业齐头并进，这期间留下了许多重要史料，是比亚迪人的珍贵记忆，如果对这些史料进行深度发掘，可以编制出企业发展史、企业大事记、企业成功或失败案例、企业组织结构变更等诸多用以宣传或供借鉴的材料，对档案的利用是方方面面的。
企业作为一个生产经营主体，与内外界都保持着错综复杂的关系，这些关系往往以契约的形式保存了下来，这种契约的文书成为公司正常生产经营，开展商业活动的支撑，没有营业执照，则公司不能生产销售产品，没有合同，则公司不能解决与供应商的纠纷，没有公告文件，则汽车无法上市销售……。
在公司上市中，档案室存有的专利、3C证书、商标、合同、产权证等，提供给律师鉴证的数量多达万份。
试想，如没有公司档案室作后盾，没有前期收集与统一保管，没有档案的信息化管理，审核工作何以变得如此顺畅。
公司大了，就不能靠人脑记忆信息，必须转化为文字或其它形式记录下来，大公司管理上更是如此，因为人多了，部门多了，重复做同一件事的人也多了，这就造成了企业的臃肿，效率的低下，很多大公司都犯有“设计健忘症”。
方正CEB文档一体化整体解决方案-电子政务解决方案标准化作为支撑电子政务建设的重要手段，是电子政务系统实现互联互通、信息共享、业务协同、安全可靠的前提。
过去，因为标准不统一而导致的系统互联互通不畅、共享程度低、信息资源开发利用滞后、安全存在隐患等现象，在我国各级党政机关早期政务信息系统建设中普遍存在。
随着我国电子政务建设的深入，标准化的重要性愈来愈显现，迫切需要建立和完善与电子政务快速发展相适应的国家电子政务标准体系，尽快制定一批支撑电子政务建设和发展的基础性关键标准。
文件处理（办文）作为政府工作的重心之一，电子政务建设也需要围绕这个核心业务提供一系列的解决方案，电子公文的处理过程包括生成、显现、办理、交换、归档、销毁。
文档一体化政府部门日常处理的电子文件得到的文件多种多样，包括纸张文件、二扫文件、Word（DOC）文件、文本（TXT）文件还有各种图像文件等。
在日常工作中多种文件格式的存在，给文件的保存、查阅、交换带来了很多困难。
为了使电子文件在政府办公中充分发挥其优势，方正将各种公文格式转换成统一的电子文件格式，在生成到归档整个公文生命周期中，实现了电子公文的统一传输、保存、管理与利用，同时保证了纸质公文与电子公文的一致性，从而助力于"文档一体化"的实现。
CEB的生成和应用模式，如图所示：如何生成CEB文件？CEB文件可以通过以下几种方式获得：1、书版、飞腾排版软件，排版定稿的正式文件，通过内置的CEB转换插件，直接保存为CEB文件。
2、利用CEB Converter虚拟打印驱动，可以转换Windows操作系统上几乎所有支持打印的格式（例如：WPS、PPT、Excel、CAD、HTML文件等）。
3、使用Apabi Maker转换工具，可以转换S2、S72、S92、MPS、PS、PS2、TIFF、JPG、DOC、PDF等格式，并支持批量处理。
4、使用标准公文生成系统，直接填写表单，生成13种符合标准规范的CEB公文。
电力企业文档一体化管理实践发布时间：2021-12-15T02:27:20.920Z 来源：《中国电业》2021年7月20期作者：梁艳[导读] 文档一体化是一个实际可操作可运用的系统方案，它是现阶段下电力企业信息系统的一个重要环节，对电力企业信息系统的正常运行起着举足轻重的作用梁艳深圳钰湖电力有限公司 518111摘要：文档一体化是一个实际可操作可运用的系统方案，它是现阶段下电力企业信息系统的一个重要环节，对电力企业信息系统的正常运行起着举足轻重的作用。
通过文档一体化和计算机系统相互结合的方案能够达到企业办公自动化的目的，同时这也把计算机系统带入了电力企业的文档管理中，开始形成电子文件，直接通过计算机归纳整理，统筹收集文档重要信息和关键数据，最终形成有价值又简洁的档案。
这一方案的实行，虽然从实质上降低了档案收集整理的难度，但是也带来了新的矛盾，需要相关人员从多个层面研究实践以后提出可解决各项矛盾的策略，以规范和完善文档一体化的管理工作。
本文主要分析电力企业文档一体化管理。
关键词：文档一体化；办公自动化；电子公文；档案管理；归档规范引言国内文档一体化管理工作已开展了20多年，在用户的指导下，各软件厂商开发一批支持文档一体化管理的软件系统，有效提升我国文档一体化管理效果。
但是，早期由于国家标准和行业标准的缺失，各机关、单位和软件开发商一直各自为战，公文要素、档案元数据、接口形式等均不同，几乎在每个用户现场，不同的办公自动化（OA）系统和档案管理系统开发商都需单独开发数据交换接口，以实现文档一体化管理。
1、现阶段电力企业对文档一体化的实际运用现阶段对电力企业的总体观察表明，电力企业作为连接民生和社会生活的企业，具有特殊的社会地位，其发展关系到整个社会的基础设施建设和人民日常生活的需要。
与此同时，随着社会人口的增加和经济技术的迅速发展，电力公司开始设置电网，变得越来越强大。
在这个过程中，电力公司信息系统的压力逐渐增大，其中包含的信息数据不能说是巨大的。
构建一体化运营体系的初步设想及建议一体化运营体系是指将企业的各个部门、职能统一起来，协同合作，实现高效运营的管理体系。
构建一体化运营体系可以提高企业的整体竞争力，增强企业的战略执行能力，提升企业的运营效率和效益。
1.构建一体化组织架构：一体化运营体系首先需要构建一个合理的组织架构，将不同部门、职能整合起来。
可以设立跨部门的运营团队或项目组，由不同部门的代表组成，共同制定和执行企业的运营策略和目标。
同时，建立跨部门的沟通机制和流程，促进信息共享和协作。
2.设立绩效考核机制：建立一套绩效考核机制，将绩效目标与员工和团队的奖惩机制相结合。
通过设立关键绩效指标(KPIs)，并将其与不同职能和部门的员工的考核和激励制度相结合，激发员工的积极性和责任感，推动跨部门的协同合作。
3.整合信息系统：一体化运营体系需要支撑的关键是信息系统的整合。
通过建立一个集成的企业资源计划(ERP)系统，整合企业内部各个部门的信息系统，实现信息的共享和协同。
同时，可以引入先进的数据分析和大数据技术，对企业的运营数据进行分析和挖掘，为企业的决策提供科学依据。
4.建立协同工作平台：为了促进团队间的协同工作，可以建立一个协同工作平台。
该平台可以提供共享文档、项目管理、沟通协作和任务分配等功能，方便团队成员之间的信息交流和协作。
通过协同工作平台，可以实现跨部门间的协同合作，提高工作效率和质量。
5.建立创新激励机制：为了鼓励创新，可以建立创新激励机制。
通过设立创新奖励制度，鼓励员工提出创新点子和解决方案，并给予适当的奖励和认可。
同时，可以设立创新实验室或专项基金，支持员工进行创新项目的实施和推广。
6.加强员工培训和发展：构建一体化运营体系需要员工具备跨部门协作和协调的能力。
因此，企业应加强员工的培训和发展，提升员工的综合素质和专业能力。
可以组织定期的跨部门培训和交流活动，促进员工之间的知识共享和学习。
7.建立监测和反馈机制：为了确保一体化运营体系的有效运行，需要建立监测和反馈机制。
论优化文档一体化管理系统康开洁（兰州资源环境职业技术学院，信息管理系，甘肃兰州730021）摘要：文档一体化计算机系统是采用计算机技术来实现的文书、档案一体化管理的系统。
现在的文档管理系统在一定程度上体现了文档一体化的思想，但其缺点也是显而易见的，优化文档一体化管理系统，应该采取相应的措施与对策。
关键词：优化文档一体化系统前言文档一体化,就是从文书和档案工作全局出发,实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。
文件生命周期理论告诉我们,从现行文件到档案是一个连续统一,前后衔接的过程。
文件管理和档案管理一体化,就是对文件运动全过程的有效体现。
计算机技术,特别是网络技术的出现,促进了文档一体化的过程。
现化办公系统要求文书与档案工作紧密衔接,避免无谓的重复劳动,实现办公信息的传递、存储、查阅、利用、收集现代化。
文档一体化计算机系统是采用计算机技术来实现的文书、档案一体化管理的系统。
可优化文档管理工作，提高文档管理工作效率，增强其安全性和完整性。
我们的档案自动化把档案的前身——文件材料作为一个系统来考虑，组成一个有机的自动化系统。
采用计算机技术,可使文书、档案一体化管理的优越性得到充分的体现,最大限度地实现信息资源共享,是实现办公自动化的一个重要环节。
文档一体化系统设计的任务就是建立文档一体化系统的系统结构、程序结构、各类文书报表输入输出格式、用户界面、操作方式,确定功能模块之间的层次关系和调用关系,定义各功能模块间的数据接口,设计数据结构,规定约束或限制,进一步保证设计的可行性。
文档一体化系统一般包括四个子系统:即公文子系统,归档系统，档管理子系统和系统维护子系统。
公文子系统涵盖了公文信息管理的各个环节。
归档子统进行公文信息向档案信息的转化过程。
档案管理子系统负责档案信息的各项管理活动,主要包括:档案检索、档案借阅与归还、催还、案卷注销等功能。
为了保证系统正常运行,还有系统维护子系统系统，主是对软件的核心数据进行调整,它需要由具备相应权限的人员来操作。
一．文档一体化管理系统存在的问题文档一体化要求归档文件的真实性、完整性、有效性要在文件生产阶段就要加以控制，鉴定、编目、著录、标引等工作也要在文件生产和处理阶段进行。
因此，研发能够覆盖电子文件全部活动，将部分“档案管理工作”前置到“公文处理工作”中的文档一体化计算机管理系统，是实现电子文件的文档一体化管理的关键。
真正的文档一体化必须通过网络才能实现。
所以建设和优化文档一体化系统是非常必要的。
由于受我国文件和档案分开管理传统模式的束缚，迄今为止，办公自动化系统与计算机档案自动管理系统是相互独立的两各系统。
目前，不少名为“文件和档案管理一体化管理系统”，其实也只是将文件管理和档案管理并列而非合在一起，仅仅是将办公自动化系统产生的数据自动导入档案管理系统而已，这绝非是真正意义上的文档一体化管理系统。
有些部门已经基本实现了文档一体化，具有了自己的文档管理系统。
在这样的文档管理系统中一般都设置有文件管理、档案管理平台，能完成从收发文直至文件运行完结后的分类、立卷、编目、著录、编研和利用等诸多工作。
文件由过去的拟稿、核对、定稿、打印、登记收发等一系列的繁琐手工工作流程，变为这种流程的部分甚至全部都能在计算机上直接拟稿、核对、定稿，直至最后成文，然后利用网络实现收发文登记、催办等后期工作。
这样的文档管理系统在一定程度上体现了文档一体化的思想，但其缺点也是显而易见的。
首先，现有系统由于在关键环节上缺乏全局观念，因而没有注意文件向档案转化的整体性[1]。
文书成为档案大多只表现在条目级的登记、分类，文件运行的各个环节在档案上很少体现。
如果要进行全文检索和查询利用，仍需要用纸质文件扫描或者重新输人的方式才能实现。
其次，由于缺乏与网络的密切结合，它们大都局限于本单位内部，无法实现在更大范围内的数据传输与信息共享(当然是在不涉密的情况下)。
如全国海岛调查档案的移交或档案信息交流时，最多也仅是以软盘的形式交流，电子文档的优越性无法体现。
第三，在文件归档整理流程环节的设置上，有违背档案形成原则之处。
主要在发文归档整理过程中，系统设置操作流程如下:文书在发送电子公文时即将电了文件归档。
同时，在保留纸质归档文件的情况下，再由文书打印出一份纸质文件正本进行归档；而作为文件定稿使用的领导签发登记单，则需要再经过档案员对有关内容进行调整、鉴定、编目，确定文件保管期限。
赋予档号，由档案人员打印后与纸质文件正本一并归档。
即纸质文件归档由文书、档案员两人分两步操作才能完成。
原程序设置即不符合归档文件形成规律，损害了文件档案的历史原貌，而且增加了档案整理的工作负担，造成不必要的重复劳动。
第四，检索手段单一抗风险能力差。
在普遍保存纸质档案的现阶段，档案管理系统中没有同步设置生成必要的纸质档案检索工具功能.而仅仅依靠计算机检索档案信息一种手段，这样就使系统难以适应环境，满足实际档案利用多样化的需要，也不利于防范可能发生的技术和意外事故风险。
第五，系统中档案管理“盒”似“卷”，系统操作简化难。
第六，档案信息资源不能实现跨地区检索利用，造成文件大量重复归档和人力、物力的浪费。
第七，系统采用的某些档案业务技术标准与新标准有差距。
由于档案管理系统开发与档案管理信息变化是不对称的，一般来说，档案管理系统的开发相对滞后，使已在应用或开发的系统在设计要求上与新颁布的档案整理标准存在某此不相一致的地方。
第八，管理系统功能不一，模式不一。
很多的单位从本单位出发研制各自的文档一体化管理系统，由于缺乏必要的统一技术指导，存在各系统功能不一，模式不一的状况，这必将会影响将来全国性的电子文件管理标准化的进程。
第九，系统功能存在缺陷。
由于保证电子文件真实性、完整性、可靠性的技术要求依旧未解决，很多电子文件的法律效力尚不明确，有些计算机文档一体化系统设计时就存在一些功能缺陷。
第十，投入较多。
要实现文档管理一体化，需要很多投入，包括设备、人员、技术力量等等，目前我国很多单位还不具备这一条件，所以计算机文档一体化管理一时难以在全国人面积推广，很长时间内电子文件的管理将以多种方式并存。
第十一，有关人员认识不足。
尽管现在档案部门对采用计算机技术以提高工作效率与水平,已经成为人们的共识,但对如何使用计算机管理档案,相当多的工作人员包括有关领导,还没有充分认识到计算机技术对档案工作影响的深刻程度。
第十二，计算机管理系统界面不足。
二．解决的对策优化文档一体化管理系统，解决以上诸多问题，应该采取以下相应措施与对策。
一、要加强宏观管理，研究制订规范标准。
进行行政立法，国家档案、标准化管理部门要尽早联手制定电子公文一体化业务流程技术标准体系和规则，也就是说，为便利首尾对接提出电子文档格式、版式的法定要求，以保证立卷电子公文向档案管理系统的平滑移交，实现档案目录信息，文件原文和元数据的计算机网络化管理。
具体讲就是针对电子公文文档一体化业务流程，分别对文件、档案、文档交换三个方面建立文档安全与管理机关的标准体系。
需要强调和说明的是，标准化建设必须要抓住核心，要简单易行、方便操作，否则为达标而给文秘工作人员增加过多的工作量，实际运作中就很难推动了，因为档案部门对文秘部门的制约力度是有限的。
另外还要坚持实事求是，强化监督管理机制。
二、要力图使系统功能齐全，性能稳定，专业性强[2]。
适应不同操作系统和网络环境，可平滑转入不同平台。
实现自动转换，即通过软件技术实现不同标准间的自动生成功能。
最科学最便捷的办法是，充分利用现有国际、国内公认的成熟的协议、标准、技术，以国际标准或国内标准为基准，一切向其看齐，通过产品化的软件化繁为简，将不同处理手段形成的数据、版式，通过软件自动转化到国际、国内标准上来。
体现“文档一体化”原则和现行的文件归档办法，系统应涵盖文书处理和档案管理全过程，集文件登记、公文处理、自动组卷、自动编目、智能检索、统计编研、借阅管理、档案保护等功能于一体。
采取“一次登记，无限使用”管理模式，用户只需录入文件或档案基本信息，程序自动完成处理、传阅、查询、组卷、打印乃至销毁等基本业务工作。
用户可“自定义”设计表格，有更新、添加、删除、打印功能，可单库统计、条件统计、分类统计、多库统计设计。
系统有多种条件检索和智能模糊检索功能，可目录检索，也可全文检索。
查准率应达100%，查全率应达99%以上。
三、确保安全，系统应为分级管理安全策略。
原文档案资料压缩后存入数据库应经过加密，防止误删除、修改、泄密等问题。
系统应有详细的权限设置功能，可定义从系统管理员级到系统访问者级用户的各种权限。
系统应采用事务追踪，从登录系统到修改、删除资料的所有操作都逐一登记，用户可按权限随时查阅数据处理信息。
安全体系应具备的主要功能包括:建立对特定网段、服务的访问控制体系，检查安全漏洞，建立人侵性攻击监控体系，主动进行加密通讯，建立良好的认证体系，建立合理可靠的备份和恢复机制，进行多层防御，隐藏内部信息，建立安全监控中心等。
四、具有较强的扩充性、兼容性，采取组件设计、定制和通用相结合。
系统管理对象无限扩充，用户可以任意增加各门类文件、档案以及其它相关信息资料。
管理对象可无限分级，用户可按需要实施分类方案。
提供通用数据接口，可在不同数据库中转换和处理数据，用任何软件录入的历史资料均可转入。
用户可根据需要随时增加新的功能版本，升级换代容易，提供资料导入导出功能，可使升级换代的数据格式兼容。
系统采用动态智能菜单设置，系统自动根据用户需要及相关设置调整菜单项。
系统应采取自行调整接口，满足不同用户的习惯。
五、图文并茂，直观易学，优化档案计算机管理系统界面。
系统应采用图形化接口，资源管理器模式，使操作过程一目了然。
另外软件系统应有详细的用户手册、系统管理员手册和安装说明，或设计动态联机在线帮助，能随时支持指导操作，便于学习掌握。
六、要组织技术攻关，推广应用先进成果。
开发相对统一、符合规范的档案管理软件，是节省经费、减少浪费的有效方法。
这就要注重以人为本，加强人才队伍建设，转变观念,培养与一体化相适应的人才。
更新观念,提高认识。
七、确保文件向档案的“无缝交接”。
档案的前身是文件。
文件在执行完成自己的职能后，其中有保存价值的就会转化为档案。
从文件到档案的转变过程是一个连贯、统一的过程，档案要尽量保持文件本身在工作过程中所具有的必然联系。
只有在网络化了的文档管理系统中，才真正有可能实现这种“无缝交接”。
文件运作的所有过程都是在网上完成的，只要一事已经完毕，就可以直接由文件转化为档案，不存在丢失、遗忘等问题，且保留了文件之间完整而清晰的相互关系。
文件自一产生起，就应该由系统自动对其进行分类、标引，并且由文件工作者根据实际情况不断调整、优化。
可以说，文件一旦完成了其工作过程也就自动完成了立卷、分类整理等工作。
