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公司公文管理制度目录1 公文管理制度的重要性1.1 有效管理信息流通1.1.1 提高工作效率1.1.2 避免信息混乱1.2 规范文件处理流程1.2.1 确保文件准确无误1.2.2 防止文件丢失或泄露1.3 提升公司形象与效益2 公文管理制度的基本要素2.1 文件分类与编号2.2 文件的起草、审批与签发2.3 文件的传递、存档与销毁2.4 电子文档管理3 公文管理制度的实施步骤3.1 制定公文管理制度的具体内容和流程3.2 定期进行公文管理培训3.3 监督和评估公文管理的执行情况4 公文管理制度的效果评估4.1 数据统计与分析4.2 员工满意度调查4.3 不断完善与优化制度公文管理制度的重要性公文管理制度在公司运营中扮演着至关重要的角色。
首先，它有效管理信息流通，提高工作效率，避免信息混乱。
其次，规范了文件处理流程，确保文件准确无误，防止文件丢失或泄露。
此外，公文管理制度提升了公司形象与效益，体现了公司的管理水平和规范化程度。
公文管理制度的基本要素公文管理制度包括文件分类与编号、文件的起草、审批与签发、文件的传递、存档与销毁以及电子文档管理等基本要素。
通过这些要素的规范运作，可以确保公司文件管理工作的顺利进行。
公文管理制度的实施步骤要落实公文管理制度，公司需要制定具体内容和流程，并定期进行公文管理培训。
同时，需要监督和评估公文管理的执行情况，及时发现问题并加以解决。
公文管理制度的效果评估为了检验公文管理制度的效果，公司可以进行数据统计与分析、员工满意度调查等工作，不断完善与优化制度，提升公司管理水平和效益。
公司公文处理管理制度一、总则本制度旨在规范公司内部公文的处理流程，提高办公效率，保证信息的准确性和安全性。
所有员工都应遵守本制度的规定，严格执行公文处理流程。
二、公文的分类根据内容和性质，公司的公文可以分为内部公文和外部公文两类。
1. 内部公文内部公文是指公司内部部门之间传达信息和决策的文件，包括通知、会议纪要、报告等。
2. 外部公文外部公文是指公司与外部单位或个人之间来往的文件，如合同、函件、采购单等。
三、公文的起草1. 内部公文起草流程•部门负责人或相关人员起草公文；•公文内容应准确清晰，表达简洁明了；•公文须经主管领导审批后方可下发。
2. 外部公文起草流程•外部公文由相关部门负责人或专人起草；•公文内容需准确无误，格式规范；•公文须经法务部门或主管领导审批后方可发送。
四、公文的处理和传递1. 公文处理•收到公文后，应按照公文的内容和要求及时处理；•如需延迟处理或无法完成任务，应及时向上级汇报。
2. 公文传递•内部公文传递采用内部系统或邮件方式；•外部公文传递需按照对方单位要求的传达方式进行。
五、公文的归档和保管1. 归档•公文处理完毕后，需按照规定的归档要求进行归档；•归档应按照时间顺序和文件编号进行分类存放。
2. 保管•公文保管需保证文件的完整性和安全性；•涉密文件须按照公司保密制度进行保存和管理。
六、公文的查阅和销毁1. 查阅•公文的查阅需符合工作需要；•查阅公文需通过相关部门主管或行政人员审批。
2. 销毁•公文保管期满或者无效的公文需进行销毁处理；•销毁需按照公司规定的文件销毁程序进行。
七、附件•公文格式范本•公文处理流程图八、附则•本制度自发布之日起生效，如有变动需经主管领导审批；•对于违反本制度的行为，将依据公司规定进行处理。
以上为公司公文处理管理制度相关内容，希望全体员工严格遵守，共同维护公司的正常运转和良好形象。
公司部门文件管理制度怎么写一、制度目的与适用范围本文件管理制度旨在明确公司内部文件的创建、审批、发布、存档及销毁等流程，确保文件管理的有序性和安全性。
适用于公司所有部门及员工，在处理各类正式文件时必须遵守本制度。
二、文件分类与编号公司文件应根据内容性质分为不同类别，如行政文件、财务文件、合同文件等，并由专人负责分类编号。
编号应遵循统一的规则，便于检索和管理。
三、文件起草与审批文件的起草应由相关部门负责人或指定人员完成。
起草后，需按照公司规定的审批流程进行审批。
审批过程中，各级审批人员应认真审核文件内容，确保信息的准确无误。
四、文件发布与传达经审批通过的文件，由文控中心负责正式发布。
发布的文件应及时传达至相关人员，并确保接收者签字确认，以便跟踪文件的传达情况。
五、文件存档与保密所有文件在流转结束后，应由专人负责归档保存。
根据文件的重要性和保密等级，采取相应的保密措施。
对于涉密文件，应严格限制访问权限，防止信息泄露。
六、文件更新与作废文件在使用过程中如有变更需求，应及时进行更新。
更新后的文件需重新经过审批流程。
作废的文件应当及时从所有流通环节中撤回，并按照保密规定进行处理。
七、责任与监督各部门及员工应严格遵守本文件管理制度，对于违反规定的行为，将视情节轻重进行处理。
同时，公司应设立监督机制，定期检查文件管理的执行情况，确保制度的有效性。
八、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释。
如有调整，将及时修订并通知全体员工。
总结：。
公司公文处理管理制度1. 引言公文是公司内部沟通、协调和决策的重要工具，对于保证信息的准确、及时和有效传达具有重要意义。
为此，制定和实行公司公文处理管理制度，规范公文的起草、审核、印发和归档流程，提高工作效率和质量。
2. 公文的定义与分类2.1 公文的定义公文是指公司内部工作单位之间或与外部单位之间进行信息交流、协调工作和决策的正式文件。
2.2 公文的分类根据公文的用途、内容和形式，我们将公文分为以下几类： - 通知：用于发布重要事项、通告或安排工作任务等。
- 决议：用于记录集体决策并加以公布，具有约束力。
- 报告：用于向上级或领导汇报工作情况、问题和建议等。
- 文件：用于记录和传达工作职责、规章制度和工作程序等。
- 请示：用于向上级请示解决问题、汇报工作情况等。
- 批复：用于对请示进行回复和决策。
3. 公文处理流程为了保证公文处理的快速、准确和顺利进行，制定如下的公文处理流程： 1. 起草：由相关单位或部门负责人起草公文正文内容，并附上必要的附件和签字处。
2. 审核：上级主管部门或人员对公文进行审核，确保其准确性、合规性和决策正确性。
3. 签字：相关主管部门负责人进行公文的签字，确保其具有法律效力和决策权威。
4. 印发：公文完成签字后，按照规定的分发名单和渠道进行印发，确保信息的及时和有效传达。
5. 留存：已印发的公文正本归档留存，便于查阅和追溯，同时进行电子存档备份。
4. 公文处理要求为了保证公文处理的质量和效率，提供以下几项要求： - 公文起草应准确、简明扼要，避免冗长和废话。
- 公文应使用公司规定的公文模板，并进行格式和排版统一。
- 公文正文中应注明标题、日期、发文单位等必要信息，以便识别和归档。
- 公文应抄送相关部门和人员，并在需要回复时给予明确的答复期限。
- 公文的审核和签字应完整、合规，并按照规定的流程进行。
- 公文的印发和归档应及时、正确，并进行必要的电子备份。
构建公文评价管理机制提升企业办文办事效率公文评价管理机制是指为提升企业办文办事效率，建立一套科学、规范、可持续的公文评价体系和管理流程。
通过对公文的评价，能够发现问题、改进工作，提高工作效率和质量，为企业的发展提供有力的支持。
一、建立公文评价指标体系公文评价指标体系是公文评价的基础，它是根据企业具体需求制定的一套分类清晰、层次分明、具有可操作性的指标。
公文评价指标体系应包括以下几个方面：1.及时性指标：对公文办理周期的评价，包括纳入办理程序的时间以及所需时间等。
2.准确性指标：对公文内容的准确性进行评价，包括语言表达的准确性、事实陈述的准确性、数据统计的准确性等。
3.清晰度指标：对公文语言文字的清晰度进行评价，包括结构清晰、逻辑严密、表述简明等。
4.可读性指标：对公文表达的可读性进行评价，包括用语通俗易懂、行文流畅、格式规范等。
6.办理效率指标：对公文办理效率进行评价，包括办文的复核时间、审核时间、审批时间等。
以上指标体系是一个综合性的评价指标，能够全面反映公文的质量和效益情况。
二、设计公文评价流程公文评价流程是保障公文评价实施的重要环节，它是指公文从发文到评价的全过程，包括公文的提交、评价指标的选择、评价的实施和结果的反馈等环节。
1.公文提交环节：企业内部的部门或个人向公文评价部门提交需要评价的公文，公文评价部门在收到公文后进行审核，确保评价对象符合评价要求。
2.评价指标选择环节：评价部门根据公文的性质和用途选择相应的评价指标，并制定评价方案，确保评价的公正、客观和科学。
3.评价实施环节：评价部门依据评价指标对公文进行评价，并制定评语和建议，以便于对公文进行改进。
4.结果反馈环节：评价部门将评价结果以书面形式反馈给公文提交者和上级主管部门，同时也可举办评价结果交流会议，促进改进和学习。
通过设计公文评价流程，能够保证公文评价工作的有效实施和反馈。
三、建立公文评价管理制度公文评价管理制度是指对公文评价工作进行规范、制度化管理的一系列制度和措施，包括公文评价的责任分工、人员配备、工作纪律等。
公文收发管理制度模版尊敬的各位员工：为建立科学高效的公文收发管理制度，提高工作效率，规范公务活动，现将我公司的公文收发管理制度进行调整和优化，特向各位员工宣布如下：一、总则本制度的目的是规范公司公文的收发管理流程，确保公文的正式、准确、及时交流与传达。
二、适用范围本制度适用于我公司内的公文收发管理，包括内部公文以及公司间的公文往来。
三、公文的分类1. 内部公文：指内部员工之间的沟通文件，如通知、备忘录、报告等。
2. 外部公文：指公司与外部机构或个人之间的往来文件，如合同、函件、外函等。
四、公文处理流程1. 内部公文处理流程：（1）起草：起草人应明确公文的目的、内容和格式，使用公司指定的文档模板进行起草，并恰当使用公司内的术语和规范用语。
（2）审批：起草人应将起草的公文提交给其上级领导进行审批，并附上相应的支持材料。
审批过程中如有需要，上级领导可以对公文进行修改和调整。
（3）签发：经过审批后，上级领导应签署该公文，确保公文的有效性。
签发后的公文应加盖公司公章，并注明签发日期。
（4）传达：签发后的公文应及时传达给相关人员，并在公文传送记录册上进行记录。
同时，传达人员应督促各部门及时进行回复或处理。
（5）归档：公文传达完毕后，应将公文归档，确保公文的保存和查阅工作。
2. 外部公文处理流程：（1）收件与登记：外部公文应由专门负责接收与登记的人员进行记录和管理。
收到外部公文后，应及时登记并分发给相关部门。
（2）审核与确认：经过登记后，相关部门应对外部公文进行审核和确认，并答复发文单位。
（3）签发与交付：审核通过后，相关部门应将公文进行签发，并交付给发文单位。
（4）复制与存档：签发的公文应复制一份存档，确保公文的备份和保存工作。
五、公文的要求1. 公文内容应准确、明确、简洁，不应含糊其词、缺乏逻辑或引起误解。
2. 公文格式应符合公司的统一规定，包括标题、正文、签发人等要素的规范使用。
3. 公文应注重细节，如日期、发文单位、收文单位等要素应准确无误。
经营公司文件管理制度内容
文件管理制度应明确文档的分类与编号规则。
企业应根据业务需求和文档性质，将文件分为不同的类别，如内部文件、会议记录、合同文件、财务文档等，并为每一类文档设定统一的编号规则，便于检索和管理。
例如，内部文件可以按照“部门代码+年份+顺序号”的方式进行编号。
制度中应包含文档的创建和审批流程。
每一份文档在创建之初就应明确其负责人、审核人和最终批准人。
同时，应规定文档的起草、审核、修改和批准的具体流程，确保文档的准确性和有效性。
例如，一份合同在起草后需经过法务部门的审核，然后提交给相关管理层批准。
文件的存储和保密措施也是制度中不可或缺的部分。
企业应配备专门的文档存储空间，并按照文档的重要性和保密等级进行分类存放。
对于涉密文件，还应制定严格的访问权限和借阅流程，防止信息泄露。
同时，随着信息技术的发展，电子文档的管理也越来越重要，企业应建立电子文档管理系统，确保电子文档的安全和完整。
在文件管理制度中，还应包括文档的归档和销毁规则。
文档在完成其使用价值后，应及时归档，并根据国家法律法规和企业的实际情况，设定合理的保存期限。
过期的文档应按照规定的程序进行销毁，确保不泄露任何敏感信息。
为了确保文件管理制度的有效执行，企业还应设立监督机制。
这包括定期对文档管理情况进行检查，以及对违反管理制度的行为进行处理。
同时，企业还应不断收集员工对文档管理的意见和建议，不断完善和优化管理制度。
公司行文流程及管理办法一、引言行文是公司内部和外部沟通的重要方式，对于保证公司的正常运作、提高工作效率和形象建设具有重要意义。
为了规范公司的行文流程和管理，制定本文档，明确公司内外部行文的流程和管理办法。
二、流程1.收文流程（1）接收：公司接收内部或外部来文时，由收文员接收。
内部来文包括各部门之间的文件传阅和汇报，外部来文包括政府部门、合作伙伴及客户的沟通函件。
（2）登记：收文员对来文进行登记，包括文号、标题、发文单位、日期等重要信息。
（3）分发：收文员根据来文内容和目的进行分发，将来文转交相关责任人。
（4）备份：收文员按照公司规定进行来文备份，确保文件完整性和安全性。
2.发文流程（1）拟稿：由拟稿人根据公司要求、内外部需求或业务需要，撰写行文内容。
（3）修改：拟稿人按照审核意见进行修改，并再次提交审核。
（4）定稿：经过多次修改和审核，完成最终版本，由拟稿人进行定稿。
（5）签发：定稿后，由主管领导进行签发，并加盖公司公章。
（6）登记：行文文号、标题、发文单位、日期等信息登记在公司行文管理系统中，保留文档的电子文件备份。
（7）分发：将发文材料分发给相关人员，同时将电子文件发送给指定人员。
三、管理办法1.文件分类和保管（1）按照文件的性质、机密等级将文件进行分类，如行政文件、内部通知、会议纪要等。
（2）建立合理的文件编号和归档规则，方便文件的追溯和检索。
（3）对重要文件进行电子备份，并建立文件备份和恢复机制。
2.信息安全管理（1）对涉及公司机密信息的文档进行严格控制，限制流转范围和存储位置。
（2）制定内部行文安全规范，明确公司内部人员对外行文的原则和限制。
3.行文规范（1）明确公司行文的格式和要求，包括文件的标题、正文、签署等。
（2）规范用语和写作风格，避免使用太过复杂或冗长、难懂的词汇。
（3）遵守法律法规和公司制度，杜绝虚假陈述、夸大宣传等不当行为。
4.会签和传阅规范（1）明确文件需要会签的情况，并明确会签人员的资格和责任。
公司文档及文印管理制度
随着信息技术的飞速发展，企业的文档管理已经不仅仅局限于纸质文件，电子文档的管理同样重要。
因此，公司在制定文档及文印管理制度时，需要兼顾传统与现代技术的结合，确保管理的全面性和有效性。
一、文档管理制度
1. 文档分类与编码：公司文档应根据内容和性质进行分类，每一类文档应有统一的编码规则，以便于检索和管理。
2. 文档创建与审批：所有新创建的文档必须经过相关部门负责人的审批，确保其内容的准确无误后方可正式发布。
3. 文档存储与保密：文档应按照保密等级存放在不同的存储介质中，对于涉密文档，要实行严格的访问控制和权限管理。
4. 文档更新与作废：文档内容如有变更，应及时更新版本，并通知相关人员。
作废的文档要按照公司的保密规定进行处理。
二、文印管理制度
1. 打印权限与审核：为了节约资源，减少不必要的打印，员工在进行文档打印前需获得上级的审批。
2. 设备使用与维护：公司应定期对文印设备进行维护和检修，确保设备的正常运行。
员工在使用设备时需遵守操作规程，避免造成设备损坏。
3. 耗材管理：文印耗材的采购、存储和使用应建立严格的管理制度，防止浪费和滥用。
4. 环保意识：鼓励员工采用双面打印等节约纸张的方式，提高环保意识，共同构建绿色办公环境。
三、监督与执行
1. 监督责任：公司高层管理者需定期检查文档及文印管理制度的执行情况，确保制度的有效性。
2. 违规处理：对于违反管理制度的行为，公司应当设立相应的惩罚措施，以此来维护制度的严肃性。
3. 持续改进：公司应根据实际情况和员工反馈，不断完善文档及文印管理制度，以适应企业发展的需要。
总结：。
公司常用的文件管理制度我们需要明确文件管理制度的目标。
制度的设计应致力于实现文件资料的规范化存储、快速检索和安全保密。
为此，公司应制定一套完整的文件分类体系，包括但不限于行政文件、财务文件、人事文件、业务文件等，每类文件应有明确的归档标准和保管期限。
文件的创建与审批流程也是制度设计中的重点。
每份文件从创建到最终归档，应经过严格的审批流程。
例如，文件的初稿由相关部门负责人起草，随后提交给上级领导进行审阅和修改，最后由授权人签字确认后方可正式发布。
这一过程不仅保证了文件内容的准确性，也确保了信息的适当层级传递。
电子文档的管理同样重要。
随着信息技术的发展，电子文档的使用越来越普遍。
公司应建立电子文档管理系统，确保所有电子文件都有备份，并且定期更新防病毒软件，防止数据丢失或被恶意软件侵害。
同时，对于敏感或重要的电子文件，应实行访问权限控制，仅允许授权人员访问。
文件的存储与保管也是不可忽视的环节。
实体文件应存放在指定的文件柜中，并有专人负责管理。
对于需要长期保存的文件，应考虑使用防潮、防火的材料进行包装，并定期检查其完整性和安全性。
电子文件则应存储在公司服务器或云端，确保有足够的存储空间和数据保护措施。
在文件的检索与使用方面，公司应提供便捷的检索系统，使员工能够快速找到所需文件。
这可能涉及到文件命名的规范性、关键词标注的准确性以及检索系统的用户友好性。
同时，鼓励员工在使用文件时保持原文件不变，如需修改则应创建副本进行操作，以维护文件的原始性和完整性。
文件的销毁与更新也应纳入制度之中。
对于过期或不再具有保存价值的文件，应及时进行清理和销毁。
销毁过程应遵循相关法律法规，并有记录可查。
同时，对于仍在使用中的文件，应根据实际变化及时更新内容，确保信息的时效性和准确性。
1．目的为规范集团公司及集团各部门的文件编制、更改、下发、传阅的管理，使各类行文规范化、统一化，特制订本机制。
2．范围2.1明确行文通用的纸张要求、行文要素排列顺序及具体要求。
2.2本机制适用于渝洲集团制发的各类文件，包括公告、呈报件、请示/报告、工作联系单、会议记录/纪要等。
3．职责3.1集团公司行政事务受集团总经办指导、监督和检查。
集团公司的文件处理工作，由总经办行政人员负责文件处理工作，并由总经办主任对所有文件进行认真核阅和文字把关。
3.2集团公司以公司名义对内、外行文的编制、发文以及存档的文件管理。
3.3集团公司总经办负责以公司名义对内、外行文的编制、发文以及存档的文件管理，并负有监督和检查的职责.3.4集团公司各职能部门负责以本部门名义对内、外行文编制、发文以及存档的文件管理，文件拟稿后交总经办制发。
3.5文件处理工作中，必须严格执行公司各项保密规定，必须做到及时、准确、安全。
4．行文类别4.1公告（红头文件）：为下行文，用于集团公司向全公司下发工作计划，部署重要工作，任免、奖励、处分有关单位和个人，工作总结及各种有关全局性的规定、决定、指示、通知、通报、批复，会议文件等事项。
4.2呈报件、请示、报告：为上行文，一文一事。
用于公司各部门向集团公司或集团公司向上级主管部门上呈的文件。
4.3工作联系单：为平行文，用于部门与部门间以及部门与总公司间商洽工作，通知、询问或答复问题等，主要发挥协调作用。
4.4会议记录、纪要：用于各类会议的会议记录、整理与总结。
5．行文要素要求5.1标准文件一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。
5.2文件按紧急程度分为：“特急”、“急件”、“一般”。
5.3文件按密级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”。
5.3.1“秘密”是指在一定的时间和范围内，为保护公司的安全和利益，需要加以隐蔽、保护、限制、不让外界客体知悉的事项的总称。
5.3.2“机密”是在公司经营活动中产生的，不属于公司秘密而又不宜于对外公开的秘密事项。
5.3.3“绝密”是关系到公司的安全利益，依照公司各项规章制度，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
5.4涉及公司秘密的文件应当标明密级，其中“绝密”、“机密”级文件还应当标明份数序号。
任何文件处理人员在文件编制或处理过程中擅自公开或擅自扩大接触范围的即属泄密，根据公司制度将处以相应处罚。
5.5行文的理由要充分，须“一事一请”。
若多头主送、叙事不清、一文数事、附件不全等问题，办文部门可将其退回呈报公司或部门。
5.6行文以迅速、简洁、明确为基础要求，按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文，不得越级报送。
5.7行文用词、用字应准确规范，不得使用繁体字、异体字。
排版回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
5.8行文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、略缩语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一律使用阿拉伯数码字。
6. 编制规范6.1为使公司管理体系的有效性和适宜性得以延续，公司各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用A4尺寸打印稿，行文应规范，不得有错别字。
6.2公司规章制度类文件应遵循如下文件格式，使文件清楚明晰：文件标题1．目的：(要明确阐述编制和使用本文件的目的)2．范围：(要明确阐述本文件适用范围。
)3．职责：(要明确阐述本文件所列执行部门或个人的职责。
)（下列正文）6.3作为需要进行传送的文件，请你在输入时采用如下的文件格式：（标准文件格式式样[1～5]详见附件1）7．文件版头7.1《渝洲集团文件》版头用于颁布公司重要规章制度，公布公司中长期发展规划、年度工作要点和总结等，公布机构设置或调整、人事任免、奖惩等重大事项，通知重要事项。
用于传达集团公司的决议或决定，转发上级机关的文件，发布有关事项。
7.2所有文件上均应标注相应秘级和紧急程度，增强文件办理的及时、有效、安全。
密级文件应在文件首页右上角位置编制列明，密级文件应当标明份数序号。
不属秘密文件，内容又不宜对外公开的，应当在文件右上角适当位置注明“内部文件”。
8．文号标准8.1发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。
8.2发文统一编发文字号(简称文号，以下同)。
文号包括公司代字、年份、序号。
联合发文，只标明发文主办机关文号。
8.3文号由发文公司代字、年份和发文序号组成。
公司代字一般由两个层次组成。
第一个层次是发文公司代字，第二个层次是发文公司主办文件的部门的代字。
8.3.1对外行文文号：发文公司+年份+序号组成8.3.2对内行文文号：发文公司/部门简称+文件分类简称+年份+序号组成8.4文号的编写8.4.1文号的年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“【】”括入。
8.4.2顺序号：案卷顺序号，从001开始编写。
序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
同一文件或同一名称的文件，追加一组自然数，用“-”隔开。
8.4.3各部门文件的版本编制：各类文件的版本号用来标识文件的修改状态，格式为大写英文字母与阿拉伯数字的组合，未经修改的文件版本号为“A/0”，修改一次版本号升为“A/1”，当版本号从“A/9”升级时，应升为“B/0”，依次类推。
9．行文附件9.1行文如有附件，在正文下空1行左空2字用宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。
9.2附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）。
9.3附件名称后不加标点符号。
9.4附件应与行文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序。
9.5附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与行文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识行文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
10．成文时间、署名和附注10.1成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。
成文时间，以领导签发的日期为准；联合发文，以最后签发领导人的签发日期为准。
10.2在文件制发时必须按要求署名，特殊情况或有专项指示的情况除外。
不重要的文件，只需署上经办人的姓名。
10.3行文如有附注，用宋体字，居左空2格（全角）加圆括号标识在需注明项的下一行。
11．文尾标注11.1对应文件上报“主送”、“报呈”、“抄送”，编制“主题词”。
11.1.1“主送”指文件处理或最终决策的部门或领导；11.1.2“报呈”指参与决策的领导或需了解相关情况的公司高层领导；11.1.3“抄送”是指与文件内容有联系的相关部门或领导。
11.1.4“主题词”可参照《国务院公文主题词表》编制。
同时，标引主题词必须准确，从主题词表中选用的主题词要能够准确的反映出文件的内容特征和归属类别。
除专有名词外，一个词不超过四个字，每个词之间空一格，无标点。
主题词最少选两个，最多不超过七个。
11.2如遇前页正文结束，落款转至下页，则须在落款的末页上注明“（本页无正文）”字样。
12．发文印章12.1除会议纪要、记录外，均应当加盖印章。
联合上报的非法规性文件，由主报机关加盖印章，并在首页注明会签单位的签发人姓名。
联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。
12.2当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文部门名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。
12.3单一部门制发的行文在落款处不署发文部门的名称，只标识成文时间。
12.4当行文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
12.5主办部门印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2格（全角）标识成文时间。
13. 文件装订及印制13.1行文应左侧装订。
骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处。
不得有坏钉、漏钉、重钉，钉脚应平伏牢固。
13.2印制文件要遵守时限要求，保证质量，做到文面清晰，字体适当，用纸规范、美观大方。
14．文件处理14.1公司各部门向集团总部报送的所有报告、文件，应严格遵守“一事一请”原则，统一报送至集团总经办，由集团总经办负责接收登记并根据文件内容作相应传递，做好文件处理跟踪工作。
14.2总经办在办文时应遵循上下原则：凡属本部门职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文部门，同时抄送一份至承办机关备案；凡涉及其他部门业务的事项，总经办要主动会同有关部门协商办理，凡须报请集团总裁审批的重要事项，应由总经办或主办部门提出处理意见，并代拟批复文稿，如文稿内容涉及其他主管部门，应与其协商并取得一致意见后，报呈集团总裁审批。
14.3传递秘密文件时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。
利用传真系统传送秘密文件时，应事先与接收方文件管理员确认，确保文件的保密性。
凡需存档或需报呈领导批示的传真件，应复印后再行处理。
以利长期保存。
14.4一般不提倡对个人行文，领导之间也不宜横向传递文件，以免造成文件的积压或传失。
14.5文件经各流程处理完毕后，收文部门文件管理员应对文件及时进行分类、归档，待办或临时未入档文件应注意保管，做好保密工作。
集团公司、各部门的发文统一由行政人员归档、保管。
14.6明确各级领导办文时限：特急文件的处理时限为半个工作日；急件的处理时限为1个工作日；一般性文件处理时限为2个工作日。
各级领导审阅后均须签名并签署日期，特急文件应签明处理时刻，行政文员负责文件的督办与保密工作。
15．发文办理15.1由集团总经办统一制发至各部门的管理类文件，由集团公司及相关部门行政人员负责及时打印、更新、存档。
15.2下发新文件时，文件制发人员应注意修改相关的版本号、生效日期。
15.3各部门制发的临时性管理文件，应获本部门第一负责人批准，交公司总经办备案后，由总经办向各部门制发。
15.4需传阅的文件，要严格登记手续，随时掌握文件去向，避免文件漏传、误传和延误。
15.5公司管理类文件的制定、更改、废止，应填写“制度类文件更改申请表”（附件2），将此表提交至原文件制订部门，由该部门负责人会同总经办及相关部门专业人员进行讨论，审议申请表所列动议内容，按审批权限报批，获准通过后方能发文。
15.6集团公司下发红头文件，填写“湖南省渝洲置业发展集团发文稿纸”（附件3），须报集团总裁通过后盖章下发。
15.7各部门，因工作需要下发红头文件的，需经发文部门负责人签核后报集团总裁编制下发。
15.8红头文件由公司行政人员负责文件处理工作。
16．收文办理16.1签收：签收文件要逐件清点，重要文件要逐页查点，如发现问题，应及时向发文部门查询并采取相应处理措施，急件要注明签收的具体时间。
